BOUYGUES TELECOM ENTREPRISES - CLOUD

BOUYGUES TELECOM ENTREPRISES - CLOUD PARTIE CLIENT Version 1.4. 21/06/2013 Partie client Page 1

Sommaire 1 FONCTIONS CLES DU PORTAIL 3 1.1 Pré-requis d utilisation des services Cloud 3 1.2 Principes de mise en service 3 1.3 Vision d ensemble 4 2 COMMANDER ET METTRE EN SERVICE 7 2.1 Faire une demande d achat par un utilisateur 7 2.2 Commander 8 2.3 Créer des utilisateurs 9 2.3.1 Création unitaire d utilisateur 9 2.3.2 Création par chargement de fichiers d utilisateurs 10 2.4 Mettre en service 11 2.4.1 Mettre en service la Sauvegarde Poste de travail 11 2.4.2 Mettre en service la Web Conférence 14 2.4.3 Gestion des annuaires de vos utilisateurs 15 3 GERER LES SERVICES 16 3.1 Visualiser les services utilisés 16 3.2 Migration de services 17 3.3 Résilier les services 18 4 VISION UTILISATEUR 19 4.1 Etat des services 19 4.2 Alerte sur les services 20 4.3 Ouvrir et suivre les incidents 20 5 FACTURATION DES SERVICES 23 5.1 Paiement de vos consommations Cloud 23 5.2 Mise à disposition du relevé des consommations facturés 23 5.3 Facturation de vos services 26 5.3.1 Facturation à la mise en service 26 Partie client Page 2

1 FONCTIONS CLES DU PORTAIL 1.1 Pré-requis d utilisation des services Cloud Les services Cloud sont utilisables via internet ou via des agents ( i.e. application logicielle installé sur votre Poste de travail, Smartphone ou tablette). Les utilisateurs du Cloud doivent posséder une connexion internet ainsi qu une adresse mail valide afin d accéder aux services et à leur portail utilisateur Cloud. 1.2 Principes de mise en service Le principe de mise en service est le suivant : Gestionnaire Entreprise Commande Administrateur des utilisateurs Mise en service Utilisateurs Utilisation L étape de commande consiste à valider les quantités de services Cloud que vous désirez acheter, elle s effectue uniquement par un gestionnaire connu du site Bouygues Telecom Entreprise. L étape de mise en service consiste à affecter les utilisateurs de votre entreprise aux services achetés par le gestionnaire L utilisation des services consiste au préalable à se connecter au service avec une étape de configuration du service ou de saisie de clés d accès. Chaque utilisateur reçoit un mail lui informant de son accès au service et la procédure à suivre pour configurer le service. Service Actions à réaliser par les utilisateurs Sauvegarde Poste de travail Les utilisateurs reçoivent un mail avec l accès au téléchargement de l agent de sauvegarde Le mail contient les clés d autorisation au service - clé d activation - Web Conférence Les utilisateurs reçoivent un mail avec l accès au téléchargement de l agent de WebConférence La connexion au service s effectue avec les identifiants de l espace client utilisateur. Partie client Page 3

Serveur Virtuel Les utilisateurs reçoivent un mail les informant qu ils ont accès aux serveurs virtuels via leur espace utilisateur A partir de l espace utilisateur ils peuvent configurer et mettre en service les serveurs. 1.3 Vision d ensemble Le portail vous permet de gérer l ensemble de vos services Cloud Bouygues Telecom Entreprise de manière autonome. Les actions clés que vous pouvez réaliser à travers le portail Cloud en tant que Gestionnaire : Commander : Passer et Valider les commandes de services Cloud Administrer les utilisateurs : Gérer l annuaire des utilisateurs Cloud de votre Entreprise Affecter les services : Permettre la mise en service et le retrait des services à vos utilisateurs. Gérer : Suivre le déploiement et l utilisation des services Cloud au sein de votre entreprise. Consulter les relevés de consommations. Résilier les services Afin de pouvoir déléguer l administration des utilisateurs et l affectation des services vous pouvez déléguer ces fonctions à un autre utilisateur du Cloud. Les actions clés que vous pouvez réaliser à travers le portail Cloud en tant qu utilisateur : Utiliser : Accéder et suivre l état des services. Support : Suivi et Ouvrir des tickets vers le support. Afin de suivre et ouvrire des tickets sur un service donné vous pouvez lors de l affectation des services à un groupe de personne autoriser la visibilité sur le support à plusieurs personnes. C est le rôle Administration technique du service. Le portail présentera automatiquement les menus en fonction des droits. Rôle Mode d attribution Mode de connexion Gestionnaire Via le portail Bouygues Telecom Entreprise, avec les droits suffisants Portail Bouygues Telecom Entreprise : http://www.bouyguestelecomentreprises.fr/ Portail Cloud Entreprise : https://cloud.bouyguestelecom- Partie client Page 4

GESTIONNAIRE ADMINISTRATEUR UTILISATEUR ADMINISTRATEUR TECHNIQUE UTILISATEUR BOUYGUES TELECOM ENTREPRISES - CLOUD Administrateur Utilisateur Administrateur technique Utilisateur Cloud du Droits associés : Via le portail Cloud lors de la création d utilisateurs Via le portail Cloud lors de l affectation à un groupe de service Via le portail Cloud lors de la création d utilisation entreprises.fr/ Exclusivement Portail Cloud Entreprise : https://cloud.bouyguestelecomentreprises.fr/ Exclusivement Portail Cloud Entreprise : https://cloud.bouyguestelecomentreprises.fr/ Exclusivement Portail Cloud Entreprise : https://cloud.bouyguestelecomentreprises.fr/ Tableau de bord Gestionnaire OUI(1) Administrer les utilisateurs OUI(1) OUI(2) Activer les services OUI(1) OUI(2) Gérer les services OUI(1) Suivre les commandes OUI(1) Suivre les demandes d achat OUI(2) OUI(2) OUI(2) Accéder à mes services OUI(1) OUI(2) OUI(2) OUI(2) Commander OUI(1) Demande Achat Partiel Achat Partiel Achat FAQ et Documentation OUI(1) OUI(2) OUI(2) OUI(2) Accéder au support Technique OUI(1) sur OUI(2) OUI(2) sur OUI(2) l ensemble de la base l ensemble des user du service Mes conditions tarifaires OUI(1) Mes relevés de consommation OUI(1) (1) Ces fonctions sont directement intégrées dans l espace client Entreprise via le bouton Cloud : (2) Ces fonctions sont intégrées dans l espace client Cloud : (https://cloud.bouyguestelecom- Partie client Page 5

entreprises.fr/) Partie client Page 6

2 COMMANDER ET METTRE EN SERVICE 2.1 Faire une demande d achat par un utilisateur Dans le menu «commander» un utilisateur peut effectuer une commande qui restera en demande d achat tant que le gestionnaire n a pas validé. Il accède à l ensemble du catalogue du Cloud : A la dernière étape on lui indiquera que la demande d achat est transmise à son gestionnaire Cloud. Partie client Page 7

2.2 Commander La commande s effectue de deux manières par le gestionnaire, soit en faisant une commande, soit en reprenant une demande d achat d un de ses utilisateurs : Dans «Suivre les commandes» il voit aussi l ensemble des commandes passées et à valider : Partie client Page 8

Le Gestionnaire peut refuser la commande et indiquer un motif de refus. 2.3 Créer des utilisateurs 2.3.1 Création unitaire d utilisateur Dans le menu «Administrer les utilisateurs» vous accédez à l ensemble des utilisateurs de votre entreprise. Par action sur le bouton «ajouter un utilisateur» vous accédez à la fiche de création de l utilisateur. Seul le mail est obligatoire (les autres champs sont renseignés par défaut et l utilisateur pourra les changer lui-même. Un mail est envoyé à l utilisateur avec l adresse du site Solutions Cloud Bouygues Telecom Entreprises. La vue hiérarchique permet de modéliser votre hiérarchie d entreprise et ainsi de mieux naviguer dans votre organisation. Les boutons sur la partie gauche «ajouter» «supprimer» «Modifier» permettent de gérer votre hiérarchie. Partie client Page 9

Vous avez aussi la possibilité de localiser vos utilisateurs dans l entreprise avec la fonction adresse qui permet de gérer une base d adresse unique pour votre entreprise. 2.3.2 Création par chargement de fichiers d utilisateurs Vous avez la possibilité de charger l ensemble de vos utilisateurs via un fichier excell ou csv. A la deuxième étape du chargement vous vérifiez les champs à importer : Le système va automatiquement vérifier les données déjà existantes et vous proposer les mises à jour nécessaires : Partie client Page 10

2.4 Mettre en service 2.4.1 Mettre en service la Sauvegarde Poste de travail 2.4.1.1 Gestion simplifiée Dans le menu «Activer les services» vous choisissez le profil «Sauvegarde PdT» après avoir acheté le nombre suffisant de ressources. Ce profil possède l ensemble des offres sauvegarde Poste de travail, que le gestionnaire à acheter. Partie client Page 11

Le profil présente les utilisateurs utilisant déjà ces ressources. (Nombre d utilisateurs Affectés et ressources affectées). L écran des utilisateurs permet de filtrer par hiérarchie, de voir les utilisateurs ayant déjà le service ( en bleu ), de n afficher que les utilisateurs n ay ant pas le profil sélectionné. Après sélection des utilisateurs, vous validez les ressources que vous attribuez à chaque utilisateur, notamment pour l offre de sauvegarde il y a plusieurs offres possibles, le système propose ainsi de sélectionner par utilisateur la bonne ressource : Partie client Page 12

L indicateur admin permet de définir les personnes qui auront un rôle «Administrateur technique» de ce service. Ils pourront ainsi voir l ensemble des utilisateurs du groupe dans l état des services et recevront les mails d alertes en cas de problème sur l utilisation. Après la validation chaque utilisateur recevra un mail lui indiquant la procédure à suivre pour télécharger le logiciel de sauvegarde poste de travail, ainsi que la clé (un mot de passe long) pour activer le service. 2.4.1.2 Gestion avancée Si vous désirez regrouper des ressources vous pouvez créer des profils ( menu Fonction avancée). Quand le profil est crée vous affectez les ressources que vous désirez. Ceci permet de regrouper les offres de sauvegarde «Sauvegarde 10 go» sur un profil donné, «Sauvegarde 25 go» sur un autre profil. Les quantités autorisées vous permettent d alerter sur la consommation des ressources dans un profil et ainsi de ne pas dépasser pour certain profil une quantité. Par défaut ce paramètre est positionné à l infini i.e. sans limites Partie client Page 13

2.4.2 Mettre en service la Web Conférence 2.4.2.1 Mise en service d utilisateurs La mise en service du Web Conférence s effectue via le menu ««/cloud/activer les services/». Après avoir acheté le nombre de licences de Web Conférence suffisant vous affecter les utilisateurs au groupe «communication» - pour une utilisation en multi groupe voir le paragraphe suivant Chaque utilisateur va recevoir un mail, l informant du logiciel à télécharger. On lui demandera uniquement une première confirmation de son mot de passe du portail client utilisateur Cloud. 2.4.2.2 Gestion de multi - groupe de communication Cette fonction permet de regrouper des utilisateurs au sein du service de Web Conférence. Ainsi ces utilisateurs se verront entre eux mais n auront pas la visibilité sur d autres groupes d utilisateur de la société. Par défaut le premier groupe est créé par l application il se nomme «Communication» Pour ajouter des groupes, vous allez dans le menu «/cloud/activer les services/» : - Choisissez dans Fonction avancée la création d un profil avancé, vous saisissez dans «Nouveau profil» le nom de votre groupe et la description. - Après création du profil dans l écran «2-Ajouter utilisateur/ressource» vous affectez les ressources «Web Conférence et communication» et les utilisateurs que vous souhaitez inclure dans le groupe. Ces utilisateurs seront ainsi visibles entre eux automatiquement dans l application Web conférence et communication. 2.4.2.3 Association de groupes Dans accès rapide, «Paramétrage des services» dans le menu «Paramétrage des groupes de communication» vous pouvez décider que vos groupes d utilisateurs se voient entre eux. Pour permettre à vos groupes de communication de se voir entre eux, vous sélectionnez à gauche le groupe souhaité et à droite vous basculer via la case à cocher les groupes que vous souhaitez rendre visible. Partie client Page 14

2.4.3 Gestion des annuaires de vos utilisateurs Chaque utilisateur peut contacter d autres utilisateurs d autres groupes ou d autres sociétés via la fonction rechercher contact dans l application Web Conférence, menu «Mon compte». Vous avez la possibilité de gérer le niveau de publication de vos utilisateurs dans l annuaire du service Web Conférence. La publication dans cet annuaire est paramétrable par utilisateur au niveau du menu «Paramétrage des groupes de communication» «Paramétrage des utilisateurs» Les niveaux proposés : - Niveau groupe (Paramétré par défaut) = Pas de publication - Niveau Entreprise = Permet d être publié au niveau entreprise. - Niveau Inter Entreprise = Permet d être visible dans les annuaires de toutes les entreprises possédant le service Web Conférence de Bouygues Telecom Entreprises. Même si vous n êtes pas visible dans l annuaire vous pouvez être contacté par un autre utilisateur pour être intégré dans son annuaire. Partie client Page 15

3 GERER LES SERVICES 3.1 Visualiser les services utilisés En tant que gestionnaire vous voyez le stock complet des services que vous avez acheté, résilié, Disponible, Activé et en cours d activation. Cette fonction est disponible dans «Cloud/Gérer les services». Plusieurs vues sont proposés avec capacité de faire une extraction Excel. Vision par «stock» de service : Permet de faire un zoom sur les utilisateurs du service sélectionné Partie client Page 16

Pour chaque utilisateur vous avez les dates d achat, d affectation, de mise en service et date de modification. Pour les offres qui permettent d être migré la liste est proposée dans cet écran cf chapitre suivant En bleu vous voyez les offres d essai apparaitre celles qui sont souscrites par vos utilisateurs - Vision par «utilisateur» : avec capacité de naviguer dans l organisation (sur la partie droite) et filtrer par offres. Cet écran ne présente que les services affectés à des utilisateurs ou résiliés. La somme de quantités achetées est donc différente de l écran précédent. 3.2 Migration de services La migration de service est possible pour l offre de Sauvegarde Poste de travail. Le gestionnaire peut changer l offre d un utilisateur (augmenter la capacité de stockage) sans résilier ou interrompre le service. Ceci génère automatiquement une nouvelle commande. L accès à cette fonction s effectue via : Cloud/Gérer les services et le bouton d accès aux utilisateurs : cibles possibles : vous voyez alors apparaitre les utilisateurs de ce service avec les offres Partie client Page 17

3.3 Résilier les services La résiliation des services pour les offres de communication, sauvegarde poste de travail s effectue de la manière suivante : 1/ le service doit être supprimé de l utilisateur via l écran «Cloud/Activer les services» en supprimant l utilisateur du groupe. Cette opération n arrête pas la facturation du service. 2/ dans l écran «Cloud/Gérer les services» vous sélectionné l offre à résilier. On vous indique ensuite le nombre maximum de services que vous pouvez résilier : La facturation sera alors stoppée sur ces services pour les mois à venir. Les offres de serveurs virtuels se résilient directement dans l écran de gestion des serveurs virtuels. Partie client Page 18

4 VISION UTILISATEUR 4.1 Etat des services Vous accédez à l ensemble de l état de services de l entreprise avec les filtres suivants : - Pour les profils que utilisateur : uniquement ses propres services - Pour les profils «administrateur technique» : ses propres services ainsi que les services dans les groupes ou il est identifié comme administrateur technique - Pour les profils gestionnaire : ses propres services ainsi que tous les services de l entreprise. Pour l ensemble des services vous pouvez : Résilier le service à l utilisateur, attention ceci va retirer l accès au service mais la facturation continuera tant que le gestionnaire n a pas résilié le service dans «Gestion des services Accéder au support technique pour ouvrir un incident sur la ressource concernée. Les filtres permettent de trier selon l état, avec une analyse vous indiquant les problèmes critiques ainsi que les services qui méritent attention et le service actif normal. Partie client Page 19

Pour certains services vous avez de plus des informations détaillées : statistiques de l utilisation, paramétrage, etc... 4.2 Alerte sur les services Dans l état des services vous pouvez voir les alertes sur les services ( les vôtres ou ceux pour lesquels vous êtes administrateur). Les alertes sont les suivantes : Service Niveau alerte Description Sauvegarde Poste De Travail Critique Quota au delà de 95% ou pas de sauvegarde depuis 7 jours Sauvegarde Poste De Travail Problème Quota au delà de 80% ou pas de sauvegarde depuis 3 jours. Ces alertes sont envoyées par mail à l utilisateur chaque jour, ainsi que à l administrateur des utilisateurs. De même dans l état des services vous pouvez voir les personnes qui ne se sont pas encore connecté sur l application Web Conférence. 4.3 Ouvrir et suivre les incidents L ensemble du support s effectue en ligne, avec confirmation par mail de l ouverture et du suivi de l incident. Partie client Page 20

Automatiquement le système va vous proposer une sélection de réponses afin de résoudre votre problème sans attendre. Lors de la validation de votre demande un mail vous confirmera l enregistrement de l incident. Le suivi des incidents permet de voir les échanges avec Bouygues télécom, à chaque échange vous êtes aussi alerté par mail. L icône incident. indique que vous êtes en échange avec Bouygues Telecom pour clore votre Dans l écran de suivi des demandes vous voyez l ensemble des incidents, demandes d information et l état de vos mises en service : Partie client Page 21

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5 FACTURATION DES SERVICES 5.1 Paiement de vos consommations Cloud Le montant global de vos consommations et abonnements aux services Cloud sera reporté sur votre facture Bouygues Telecom Entreprises. Vous ne pouvez posséder qu un centre de facturation -par entreprise- pour l ensemble de vos services Cloud. Celui-ci est choisi par votre gestionnaire au sein de votre entreprise au travers du Portail client Bouygues Telecom Entreprises. 5.2 Mise à disposition du relevé des consommations facturés Un relevé de consommations des services facturés est mis à disposition après le 5 de chaque mois. Ce relevé présente les nouveaux services sur la période précédente, ainsi que les services actif du mois en cours. Ce relevé est disponible dans la partie «Mon Contrat Cloud»/ «Mes relevés de consommations» sous deux formats ( pdf ou excell) avec les différents niveau de lecture. Format pdf Premier niveau de lecture : une page de synthèse : Partie client Page 23

Format pdf : Deuxième niveau le détail de vos services activés sur la période précédente : Format pdf : Deuxième niveau Les services actifs facturé sur la période à venir, qui indique les quantités, le prix catalogue et le prix appliqué. Partie client Page 24

Format pdf : Troisième niveau détail par utilisateurs : Ces informations sont disponibles au format excell sous le format suivant : Niveau 1 & 2 : Offre/Option Période Charge Quantité Prix catalogue Prix appliqué Web conférence et Collaboration 2013-04-01 Abonnement 8 9,90 0,00 Sauvegarde Serveur 2013-04-01 Abonnement 1 100,00 0,00 Sauvegarde Serveur 2013-04-01 FMS 1 150,00 150,00 Sauvegarde Poste de travail 25Go 2013-05-01 Abonnement 1 14,90 10,90 Serveur virtuel de type L - OS Windows 2013-05-01 Abonnement 1 309,00 309,00 Serveur Virtuel option stockage - 2013-05-01 1000Go Abonnement 1 71,90 71,90 Partie client Page 25

Niveau 3 : Produit Resource Commande Utilisateur Période Montant HT SAUVPC03 - Sauvegarde Poste de travail SAUVEGARDE 50Go Pdt E9MI5LYH13 25GO Sylvain JOUSSET 2013-05-01 18,90 SAUVPC01 - Sauvegarde Poste de travail SAUVEGARDE 25Go PdT CAMDU17JFB 10GO Frédéric Nantin 2013-05-01 10,90 SAUVPC01 - Sauvegarde Poste de travail SAUVEGARDE 25Go PdT C7MD6C3969 10GO Stéphanie Grillon 2013-05-01 10,90 SAUVPC03 - Sauvegarde Poste de travail SAUVEGARDE 50Go Pdt E9MI5LYH13 25GO Stéphane Lefloch 2013-05-01 18,90 IAAS2W02 - Serveur virtuel de type SV S - EUROPE OS Windows WINDOWS D8MD4CL646 S Fabrice Demange 2013-05-01 74,00 IAAS2L02 - Serveur virtuel de type SV S - EUROPE OS LinuxLINUX C9MDW9R377 S Gestionnaire 2013-05-01 Test 59,00 5.3 Facturation de vos services 5.3.1 Facturation à la mise en service Le relevé de votre consommation de services Cloud est arrêté au premier de chaque mois à 0h01. Les services Cloud de «serveurs virtuels» sont facturés mensuellement (Mois civil ) à partir de la Mise en service de votre serveur virtuel. Le premier mois d abonnement vous est facturé comme un mois complet. La mise en service du serveur virtuel vous est signifiée par l envoi d un mail ainsi que par l intermédiaire du portail de gestion de vos services Cloud. Les services Cloud de «Sauvegarde Poste de Travail» et les services «Web Conférence & Collaboration» sont facturés mensuellement (Mois civil) à partir de la mise à disposition de l agent à vos utilisateurs. Le premier mois d abonnement vous est facturé comme un mois complet. Cette mise à disposition vous est signifiée par un mail contenant la clé d accès au service ainsi que par l intermédiaire du portail de gestion de vos services Cloud. Le mois de mise en service est facturé à 0 sur l ensemble du mois civil. Votre Facture mensuelle comprend : - Les nouvelles mises en service et vos achats ponctuels pour la période mensuelle écoulée -Prestations / options -, - Le montant des abonnements pour la période mensuelle à venir. 5.3.1.1 Arrêt de la facturation des services Les services ne sont plus facturés quand ils sont résiliés. La résiliation est définie de deux manières : Pour les serveurs virtuel : L arrêt de la facturation est enregistrée par résiliation du serveur virtuel dans l écran de management des serveurs virtuels. Partie client Page 26

Pour les autres service, l arrêt de la facturation est enregistrée par suppression d utilisateur puis pas résiliation de la licence ( i.e. la ressource) associée par le gestionnaire. Ces deux étapes permettent de ré atribué facilement une licence sans passer par une nouvelle commande. La suppression du service s effectue dans le menu «Activer les services» par suppression de l utilisateur au groupe, ou dans l écran «Mes services» via le bouton : Le mois de résiliation du service est facturé en totalité. Pour les services de serveurs virtuels, si la résiliation intervient durant le mois d activation, celle-ci sera effective à la date anniversaire de la création sur le mois suivant. Le service Cloud sera donc facturé un mois. Partie client Page 27