COMITE TECHNIQUE REUNION DU 27 MARS 2017 POLE RAYONNEMENT ET SERVICES A LA POPULATION PROPOSITION D ORGANISATION DU POLE RAYONNEMENT ET SERVICES A LA POPULATION APRES PREFIGURATION RAPPORT POUR AVIS COMPOSITION DU POLE Le Pôle «PRSP» piloté par un directeur général adjoint assisté de 3 conseillers et d un assistant de direction, regroupe : - 4 Directions : la Direction de l Attractivité, la Direction des Sports, de la Jeunesse et de la Vie Associative, la Direction de la Santé et la Direction de la Proximité - 1 Mission : la Mission du développement des usages numériques - 1 Service : le Service de Coordination de Pôle Service de coordination auprès du Pôle (SCP) Placé sous l autorité du DGA, ce service a pour fonction de piloter les budgets des directions du pôle, d exercer un véritable contrôle de validité et d apporter au DGA une fonction de conseil et d expertise. Les missions d ordre financier : o Lors de la préparation budgétaire : appuie les directions du pôle et alerte sur les propositions effectuées par ces mêmes directions, notamment dans le cadre des mesures antérieurement décidées (AP/AE historique) grâce à leur connaissance des dossiers. analyse, consolide et saisit les propositions budgétaires du pôle dans le logiciel financier. pilote la préparation budgétaire au sein du pôle o Suit l exécution de l ensemble des crédits du pôle et centralise les demandes d apurement des AP/AE. o Vérifie les pré-affectations réalisées par les directions et en demande la validation à la direction des finances. o Valide les transferts d AP/AE et de CP des directions du pôle et formule auprès de la Direction des Finances les demandes de transferts d AP/AE et de CP entre les directions du pôle (dans le cadre de transferts au sein d un même chapitre) o Valide les engagements comptables (à l appui des actes juridiques). Les missions relatives aux délibérations et aux actes afférents : o Participe à la préparation et suit les instances préparatoires (organisation des réunions de visa pour le Pôle, contribution à l organisation des comités d arbitrage pour ce qui
concerne le Pôle, commissions thématiques) et décisionnelles (commissions permanentes, séances plénières). o Vérifie, lors de la préparation des délibérations, la disponibilité des crédits (réalisation de tableaux de bord), l impact pluriannuel du dispositif et la cohérence avec l arborescence de gestion afin de garantir l intégrité des données de gestion. o Emet un avis sur les argumentaires et délibérations avant validation du DGA o Centralise et sécurise les notifications et actes en vue de leur validation par le DGA o Assure une interface privilégiée avec le Secrétariat général. Les missions relatives aux marchés : o Analyse, consolide et pilote la programmation des achats au niveau du pôle, o Donne un avis sur l opportunité de la demande d achat et le cas échéant sur le DCE permettant une validation par le DGA et le Vice-président concerné pour chaque demande d achat ou d avenant o valide les rapports d analyse des offres et obtient l accord du DGA en vue de l attribution des marchés. o valide l engagement comptable des marchés et avenants. Les missions relatives au management stratégique : o Constitue le maillon essentiel du contrôle interne. o Est garant de l application des règles de gestion validées en Comité de Direction Elargi du 31 janvier 2017. o Accompagne les directions opérationnelles dans le pilotage des satellites, notamment en se faisant le relais et le diffuseur des outils et des bonnes pratiques mis en avant par la DMS. o Constitue le premier niveau de contrôle des satellites et DSP et sollicite la compétence et ou alerte la Direction du management stratégique à leur sujet. o Est le correspondant privilégié du Service appui à la Performance, notamment pour l élaboration et la mise à jour des tableaux de bord. o Effectue un premier niveau de contrôle sur la qualité des données. o Relaie auprès des directions les démarches portées par la Direction du management stratégique (ex : simplification des dispositifs). Les missions relatives aux fonds européens : o o consolide les informations liées à la gestion des fonds européens et au CPER recherche de nouvelles sources de financement (mécénat, crowdfunding, ) SCHEMA D ORGANISATION DU SCP PROPOSE Le Pôle Rayonnement représente: - plus de 7000 subventions instruites chaque année dont plus de 5 000 subventions votées (données 2015, année plus représentative). Cela représente environ 35% des subventions de la Région. -Un tiers des délibérations : 33% des délibérations de la collectivité (500 délibérations /an). -7237 mandats, soit 7,16% des mandats
a- Composition L organisation de la fonction administrative et financière au sein du Pôle rayonnement et service à la population s articulera de la manière suivante : Service de Coordination de Pôle : rattachement hiérarchique auprès du Directeur Général Adjoint Auprès du DGA, une équipe dédiée et composée de : - 1 responsable de service - 1 assistante de mission - 2 cadres administratifs et financiers chargés des instances - 1 cadre administratif et financier chargé de sujets transversaux et notamment du suivi des systèmes d informations - 1 cadre administratif chargé des questions européennes, du contrat de plan et de la recherche de nouveaux financements (poste par transfert interne au Pôle) - 1 cadre administratif chargé du budget et du suivi de son exécution - 2 gestionnaires administratifs et financiers (postes par transfert interne au Pôle) Les missions principales des cadres administratifs et financiers sont : - Préparer et suivre les instances décisionnelles (commissions permanentes, commissions thématiques et séances plénières) - Planifier l inscription des délibérations dans les différentes instances - Contrôler et valider les délibérations au niveau du Pôle (état des visas) - Animer les «réunions de chalutage» - Rédiger des relevés de décisions - Rédaction de délibérations le cas échéant - Suivre les suites données aux dossiers défavorables - Préparer et élaborer le budget en lien avec le DGA et les Directeurs : - Opérer les rapprochements avec les projets politiques et accompagner les directeurs dans le recueil des besoins - Elaborer les différents scénarios et prendre en compte les contraintes budgétaires - Organiser les processus d ajustements budgétaires - Produire des tableaux de suivi et de pilotage en mettant en place des indicateurs permettant de rendre compte de la situation financière en temps réel - Assurer une expertise en matière de marchés publics - Suivre l avancée de la programmation des fonds européens et du contrat de plan et dans ce cadre, préparer les diverses réunions afférentes à ces sujets (GPS, comités de programmation, des comités de suivi..) - Contribuer à la recherche de nouvelles sources de financements pour les Direction du Pôle Les missions principales des gestionnaires administratifs et financiers sont : - Participer à la conception et à la mise à jour, des tableaux de suivi et outils de pilotage
- Assurer la gestion administrative des dossiers relevant du Pôle - Assurer le suivi et le contrôle des actes juridiques - Gestion financière - Vérifier les disponibilités financières des directions du Pôle - Veiller au suivi comptable des recettes - Assurer le contrôle de la pré-affectation - Exécuter les délibérations préparées par le Pôle (rédaction des actes juridiques, exécution et contrôle des dossiers concernés) b- Modes de fonctionnement Chaque direction du Pôle disposera d un service SAF. Un SAF sera mutualisé entre la direction de la santé et la mission numérique. La direction de la proximité ne disposera pas d un SAF mais des référents administratifs et financiers seront les interlocuteurs privilégiés du SCP. La supervision de la coordination sera assurée par le responsable du service. Les chefs de services administratifs et financiers piloteront les activités liées à leurs services et assureront l interface entre la direction et le Service de Coordination de Pôle. Des réunions seront organisées régulièrement entre le Service de Coordination de Pôle et les chefs de service administratifs et financiers où un point budgétaire, juridique et financier sera réalisé et où le responsable du service transmettra entre autres les informations générales internes et externes. Un point sur les paiements et notamment sur les mesures antérieurement décidées (MAD) ainsi que sur la préparation des instances décisionnelles aura lieu avec chaque entité périodiquement.
DIRECTION DE LA CULTURE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1 Chef de Service A 2 Cadres administratif/ive/s et financier/e/s (A) DIRECTION DE PROJET MAISON DES PROJETS REGION DES MUSEES MINEURS DU MONDE 1 Directeur/rice de Projet (A) 1 DIRECTEUR/RICE (A) 1 Assistant/e de direction (B) NORD-PAS-DE-CALAIS ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 65 Dont 3 postes concernés par le Pôle Rayonnement et services à la population hors lycées 1 Cadre administratif/ive et financier/e (A) 1 Cadre administratif (A) 1 Cadre Administratif/ve (A) SERVICE RESSOURCES ET DEVELOPPEMENT 1 Chef de service (A) 1 Assistant/e administratif/ive (B) 1 Gestionnaire administratif/ive et financier/e (B) 1 gestionnaire administrative (B) 7 Assistant/e/s administratifs et financiers (B) SERVICE RESPONSABILITE DE L ETABLISSEMENT ACCUEIL ET MEDIATION 1 Chef de Service (A) 3 Animateur/rice/s Culturel/le (B) 1 Chef de Projet complexe (A) 2 Chargé/e/s de mission (A) 1 Gestionnaire de bases de données (B) 1 Assistant/e de gestion administrative (B) 1 Assistant/e de mission (B) DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE DE L ACTION CULTURELLE 1 Directeur/trice adjoint/e (A) DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE DES PROJETS D INITIATIVE REGIONALE 1 Secrétaire assistant/e (C) 1 Directeur/trice adjoint/e (A) 2 Assistant/e/s de mission (B) PROJETS TERRITORIALISEES 1 Chargé/e de mission (A) PROJETS INTERNATIONAUX 1 Chargé/e de mission (A) SERVICE PATRIMOINE CULTUREL 1 Chef de service (A) 1 Assistant/e de gestion administrative (B) 1 Assistant/e de mission (B) 5 Chercheur/euse/s (A) 1 Chef de projet complexe (A) 2 Chargé/e/s de mission (A) 2 Photographes (B) 1 Assistant/e technique dessinateur/trice (B) 1 Secrétaire assistant/e (C) SERVICE ACCOMPAGNEMENT DES DYNAMIQUES ARTISTIQUES 1 Chef de service (A) 4 Chargé/e/s de Mission Thématique (A) 1 Assistant/e de gestion administrative (B) 1 Assistant/e/s de mission (B) SERVICE DEVELOPPEMENT CULTUREL DES TERRITOIRES 1 Chef de service (A) 1 Assistant/e de gestion administrative (B) 1 Assistant/e/s de mission (B) 4 Chargé/e/s de Mission Territoriaux (A) 1 Chargé/e de Mission Territoriaux (A)
DIRECTION QUALITÉ EN EPLE NORD-PAS-DE-CALAIS ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 20 Dont 1 poste concernés par le Pôle Rayonnement et services à la population hors lycées 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice Adjoint/e (A) 15 Référent/e/s qualité (A) 1 Référent qualité (A) 1 Assistant/e de Direction (B) 1 Agent/e d Administration (C)
DIRECTION DES SPORTS 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice Adjoint/e (A) 1 Adjoint/e au Directeur/trice (A) NORD-PAS-DE-CALAIS ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 17 Dont 2 postes concernés par le Pôle Rayonnement et services à la population hors lycées 1 Assistant/e de direction (B) 1 Secrétaire Assistant/e (C) SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER SERVICE INSTRUCTIONS DES SUBVENTIONS 1 Chef de Service (A) 4 Chargé/e/s de mission (A) 1 Cadre Administratif/ive et Financier/e (A) 2 Gestionnaires de Subventions (B) 3 Assistant/e/s administratif/ive/s et financier/e/s (B) 1 Gestionnaire Administratif/ive (B)
PÔLE RAYONNEMENT ET SERVICES A LA POPULATION HORS LYCEES ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 6 Dont 4 postes concernés par le Pôle Rayonnement et services à la population hors lycées 1 DGA Responsable de Pôle (A) 2 Conseiller/e/s Technique/s expert/e/s (A) 1 Conseiller/e technique (A) 1 Directeur/trice de Projet (A) 1 Assistant/e de Direction (B)
Secrétariat général 4 PICARDIE ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 8 Dont 1 poste concernés par le Pôle Rayonnement et services à la population hors lycées 1 Secrétaire générale (A) 1 Chargé/e de mission (A) 6 Assistant/e/s de gestion (B)
POLE «RAYONNEMENT ET SERVICES A LA POPULATION» HAUTS DE FRANCE PROPOSITION D ORGANIGRAMME Postes autorisés : 11 (Versant Nord : 10, Versant Sud : 1 ) - postes par redéploiement : 0 - postes par transfert : 3 - postes mis en réserve : 0 1 DGA - Responsable de Pôle (A) 1 Assistant/e de direction (B) SERVICE DE COORDINATION DE POLE 1 Responsable de service (A) 3 Conseiller/e/s (A) 1 Assistant/e de mission (B) 5 Cadre/s administratif/ve/s et financier/e/s (A) dont 1 poste par tansfert interne au pôle 2 Gestionnaires administratif/ve/s et financier/e/s (B) Postes par transfert interne au pôle Une démarche d harmonisation des outils de référence de GPEC permettra une appréhension harmonisée des fonctions exercées et des métiers présents dans la collectivité. Ces derniers seront déclinés dans les organigrammes.