MINISTERE DE L HABITAT, DE L URBANISME ET DE LA POLITIQUE DE LA VILLE JOURNEE PORTES OUVETRES Jeudi 27 septembre 2012 DEMATERIALISATION DES ARCHIVES Pour un meilleur accès à l information 1
PLAN Archivage physique Dématérialisation des archives Système GED 2
La fonction Archivage C est quoi l archivage? : Ensemble d outils et de méthodes pour l organisation, la gestion, la préservation des documents et des dossiers, depuis leur production/réception et jusqu à leur sort final. Une archive : c est quoi? Ensemble de documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale à l occasion de l exercice de ses activités. 3
Cycle de vie d une archive Archives courantes les dossiers qui sont d'utilisation courante pour l'activité des entités qui les ont produits ou reçus. Lieux de stockage : bureaux. Archives intermédiaires les dossiers qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés pour une durée limitée, essentiellement pour des raisons réglementaires, de gestion ou de contrôle interne. Lieux de stockage : local d archives intermédiaires. Archives définitives les dossiers qui sont à conserver sans limitation de durée. Ces archives sont composées des dossiers et des documents stratégiques pour la compréhension de l histoire de l organisme et du secteur tant du point de vue administratif qu économique et social. Lieux de stockage : local d archives définitives. 4
La fonction Archivage Archiver : pour quoi? : Responsabilité de l organisme Cadre réglementaire : valeur patrimoniale et/ou probatoire Responsabilités vis-à-vis des utilisateurs internes Responsabilités vis-à-vis des utilisateurs externes Service rendu Vers l interne : support et matière pour l ensemble des activités de l organisme Facteur de productivité (capitalisation d expérience) Valeur économique : gain d espace Valeur économique : gain de papier Valeur financière de l information Vers l externe, dans le cadre de la relation client et partenaire 5
Système d archivage : principes fondamentaux Un système d archivage conforme aux dispositions législatives de la loi 69-99 relative aux Archives du Maroc ; Un système d archivage basé sur le cycle de vie des documents et conforme aux normes archivistiques de traitement, d accès et de conservation des documents; Un système d archivage qui doit tenir compte des besoins réels des usagers. 6
Système d archivage : contraintes normatives La norme ISO 15 489 sur le Records Management Le Records Management consiste en la normalisation de la gestion du cycle de vie des documents produits par un organisme afin de constituer une information authentique, fiable, intègre et exploitable. La NF Z42-013 fournit les spécifications techniques à mettre en œuvre pour l enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d assurer la conservation et l intégrité de ceux-ci 7
La loi sur les archives (1/3) Les documents qui procèdent de l activité des établissements et des organismes publics sont considérés comme des archives publiques (Art.3) ; Les archives publiques font partie du domaine public et sont de ce fait imprescriptibles et inaliénables (Art. 4); Tout fonctionnaire ou agent relevant des organismes publics est responsable des documents produits ou reçus dans l exercice de sa fonction (Art.5). Le respect de l intégrité et de la structure interne des fonds d archives (Art. 1, 3me alinéa) ; 8
La loi sur les archives (2/3) Les établissements et organismes publics sont tenus de mettre en place les structures, les moyens et les procédures qui permettent la gestion de leurs archives depuis leur création jusqu à leur archivage définitif dans un service d archives public ou leur élimination ( Art.5) ; La prise en charge des archives courantes est du ressort des organismes qui les ont produites ou reçues (Art.7, 2me alinéa) ; La conservation et la gestion des archives intermédiaires - dans des locaux aménagés à cette finincombent aux organismes qui les ont produites ou reçues (Art.8, 2me alinéa) 9
La loi sur les archives (3/3) L élaboration et la mise à jour d un calendrier de conservation qui détermine les délais de conservation des archives courantes et intermédiaires et leur sort final (Art.9) ; Le triage des documents afin de déterminer ceux qui doivent être conservés de manière définitive et ceux qui doivent être éliminés car dépourvus d intérêt (Art.10) ; Le versement des archives définitives au «Archives du Maroc» (Art. 11,1er alinéa). La communication au Public des documents librement communicables (Art 15). 10
Fonction d archivage Les fonctions d un service d archives (1/2) Collecte et reconstitution Sensibilisation, tableau de gestion, tri, versement, élimination Inventaire Récolement, Descriptions Conservation et conditionnement Plan de classement, Conditions de conservation Gestion des espaces, Plan de sécurité 11
Entité Volume total des archives (archive bureaux + archive dépôts) DRHMG Un fonds d archives de 4335 mètres linéaires DU DHSAF DTH DPI DAT SG DAJ Archives centrales IG DEPP DA CNH 680 926 511 446 415 398 209 207 130 171 131 71 41 0 200 400 600 800 1000 Volume (ml) 12
ETAT DES LIEUX 13
ETAT DES LIEUX 14
ASSAINISSEMENT Dépoussiérage 15
ASSAINISSEMENT Tri 16
ASSAINISSEMENT Inventaire 17
ASSAINISSEMENT Contrôle qualité 18
ASSAINISSEMENT Concertation des services producteurs 19
ASSAINISSEMENT Concertation de l entité commanditaire du projet 20
ASSAINISSEMENT Avis d experts 21
Assainissement des archives Avant Après 22
Assainissement des archives Avant Après 23
Assainissement des archives Avant Après 24
Fonction d archivage Les fonctions d un service d archives (2/2) Communication / restitution Traçage, Relance Contrôle d accès, Contrôle et surveillance des salles de lecture Valorisation Prêt, Expositions, conférences, lectures, etc. 25
Archivage physique La fonction archivage : les objectifs et les missions, la terminologie et le cadre normatif, la loi sur les archives. Méthode et organisation de la chaîne archivistique : les acteurs de la chaîne: services producteurs, utilisateurs, correspondants... Les outils :et techniques : calendrier de conservation, plan de classement et inventaire. Procédures de gestion : analyse, tri, versement, recherche, consultation, destruction. 26
Dématérialisation des archives Dématérialiser des archives : c est quoi? Transférer sur support numérique des documents qui existaient sur supports dits traditionnels, le plus souvent le papier, mais aussi le film ou le microfilm 27
Dématérialisation des archives Les atouts Gain d espace de stockage ; Gain de temps : Recherche rapide : multicritère, texte intégral, plan de classement électronique ; Consultation facile Autonomie des utilisateurs ; Partage de l information 28
Les étapes clés de la dématérialisation (1/3) La connaissance de l existant : pour chaque type de document : On définira les éléments permettant de sélectionner l appareil le plus adapté ; On précisera les informations nécessaires à leur manipulation (description, recherche) L évaluation de l opportunité du projet le retour sur investissement, les risques la réglementation 29
Les étapes clés de la dématérialisation (2/3) La réalisation du projet Le réseau va-t-il supporter les transferts et la circulation des documents électroniques? Les postes de travail sont-ils équipés de mémoires vives suffisantes, et d écrans adaptés à la taille des documents numériques? La base de données et les supports de stockage sont-ils suffisants pour accepter la volumétrie des objets numériques? La conduite du changement Qui numérise? Y a-t-il un contrôle qualité au niveau de la phase de numérisation? Les documents papiers sont ils détruits après leur numérisation? (certains?, tous?, selon quels critères?, etc). 30
Les étapes clés de la dématérialisation (3/3) Le suivi des archives Des contrôles périodiques de la qualité des archives conservées ; Des migrations des archives sur de nouveaux supports de stockage ou de nouveaux formats informatiques. La dématérialisation des traitements Recenser les traitements qui peuvent être dématérialisés 31
Spécificité des documents numériques Les contraintes liées à La viabilité : le cycle d évolution des applications qui les exploitent est parfois très court La fiabilité : l intégrité des corpus archivistiques est sous la responsabilité des archivistes et des informaticiens ; mise en œuvre de procédures contraignantes (par exemple la sauvegarde systématique des données : back up).. 32
La mise en place d un projet de dématérialisation : aspects méthodologiques et techniques Phase de définition Phase de développement Phase d exploitation Mise en place du système ; Formation des utilisateurs ; Exploitation du système ; Modifications et évolutions du système ; Validation du système ; Maintenance du système ; Les acteurs : les documentalistes le service informatique le service juridique le service formation. 33
La mise en place d un projet de dématérialisation : aspects humains Culture papier : on imprime très souvent un document pour les étapes clé de contrôle, lecture ou relecture Nécessité de compétences informatiques La charge de travail 34
Composantes d un Système GED : acquisition, indexation, stockage, recherche et consultation Qu'est-ce que la GED? La gestion électronique de documents ou GED recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie du document, de l'acquisition à l'archivage Les fonctions d un système GED : Acquisition Classement / indexation Stockage Diffusion Archivage 35
Principes essentiels et vocabulaire Un Système GED permet la modification des documents permet la coexistence de plusieurs versions peut permettre la destruction peut comporter des règles de conservation peut comprendre une structure organisée de stockage Est à priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires. Besoins des utilisateurs Un SAE interdit la modification des documents admet la version finale interdit la destruction des documents en dehors des procédures ad hoc contrôle obligatoire des durées de conservation comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement d abord destiné à la constitution d un fonds sécurisé des documents probants Responsabilité de l entreprise cf MoReq2 10.3 36
GED Numérisation 37
GED Numérisation 38
GED : gestion des accès Serveur GED-DAT StarSafe Apache PHP SQL 2008 Consultation Consultation (http://ged-dat/ssafe_consult) Administrateur (http://ged-dat/ssafe_admin) 39
GED : administration 40
GED : recherche et consultation 41
Consultation d un document
SAE : GESTION DES FLUX DOCUMENTAIRES Producteur des documents SAE Archives historiques Courrier et Courrier électronique Dossiers papiers dans les bureaux Rayonnage d archives physiques Norme ISO 15989 Futur Centre National d Archives GED et messagerie bureautique Applicatifs RH et Budget SAE / coffre fort Norme ISO 15989 Et Norme NFZ 42-013 Futur Centre National d Archives 43
Merci pour votre attention 44