T PRODUCT SPACE GUIDE DE DEMARRAGE RAPIDE Version du 22 avril 2014
Table des matières I. Généralités... 4 A. Qu est-ce que T Product Space?... 4 B. Prérequis à l utilisation de T Product Space... 4 1. Vérifiez votre système informatique... 4 2. Paramétrez Internet Explorer... 5 C. Qu est-ce qu un projet dans T Product Space?... 7 1. Les différents types de projet... 7 2. La structure d un projet... 8 II. Vous avez choisi T Product Space comme solution de gestion des matières premières au sein de votre société... 9 A. Comment accéder à T Product Space?... 9 1. Activez T Product Space... 9 2. Connectez-vous à T Product Space... 9 B. Comment inviter des fournisseurs à renseigner une fiche technique dans T Product Space? 10 1. Créez un projet... 10 2. Pré-remplissez le projet... 11 3. Invitez vos fournisseurs à renseigner un projet... 11 4. Consultez les projets de vos fournisseurs et validez-les... 12 5. Récupérez un projet renseigné par un seul fournisseur dans votre espace privé... 13 6. Récupérez un projet renseigné par plusieurs fournisseurs dans votre espace privé... 13 C. Comment réutiliser les données entre T Product Space et le Portail Qualité?... 14 1. Comment importer un projet T Product Space dans la recette d un cahier des charges dans le Portail Qualité?... 14 2. Comment gérer une matière première du Portail Qualité dans T Product Space?... 15 3. Comment naviguer entre T Product Space et le Portail Qualité?... 16 4. Comment publier les modifications d un projet T Product Space vers le Portail Qualité?.. 17 5. Comment valider une matière première du Portail Qualité à partir de T Product Space?.. 17 III. Vous avez été invité à rejoindre le Portail Industriel T Product Space par un de vos clients... 18 A. Acceptez l invitation de votre client en vous connectant à T Product Space... 18 B. Renseignez le projet de votre client... 19 1. Créez une nouvelle fiche technique ou réutilisez une fiche technique existante... 19 2. Renseignez les différentes sections de la fiche technique... 20 2
3. Renseignez la liste des ingrédients dans le cas d une matière première composite... 20 4. Quelques spécificités... 22 C. Publiez et validez un projet T Product Space vers l espace de votre client... 23 D. Conclusion... 24 Tous droits réservés, Trace One, 2014. Trace One est une marque propriété de Trace One. Tout autre nom de société et/ou de produit figurant sur le document appartiennent à leurs titulaires et sont uniquement cités à des fins d identification. Toute utilisation, reproduction ou divulgation de tout ou partie du document est interdite sans l autorisation écrite et préalable de Trace One. Le contenu de ce document est tenu pour être exact et actuel à la date de sa publication. Bien que Trace One s efforce de fournir des informations avérées, ce document peut contenir des imprécisions techniques ou des erreurs. En conséquence, Trace One n assume aucune responsabilité quant à l utilisation du contenu de ce document 3
I. Généralités A. Qu est-ce que T Product Space? T Product Space est une solution collaborative dédiée aux industriels de l agroalimentaire souhaitant optimiser la gestion des informations relatives aux matières premières et faciliter leur relation avec leurs partenaires commerciaux. Ce portail vous permet de constituer une bibliothèque de fiches techniques de matières premières que vous pouvez réutiliser dans les recettes de vos cahiers des charges sur le Portail Qualité. Vous pouvez également inviter vos fournisseurs à venir renseigner ou mettre à jour les fiches techniques de matières premières en ligne. B. Prérequis à l utilisation de T Product Space Vous disposez d un poste connecté avec accès internet ADSL et IP fixe, ceci vous évitant toute déconnexion du site. NB : vous devez disposer des droits d administration pour exécuter cette procédure. 1. Vérifiez votre système informatique Afin d installer Trace One, votre ordinateur doit être correctement configuré. Processeur : 2,66 GHz double-coeur Disque dur : 100 Mo d espace libre Mémoire RAM : 4 Go Accès réseau : plate-forme compatible TCP/IP (2048Kbit/s en débit descendant, 512 Kbit/s en débit ascendant) Écran : 17 pouces Résolution 1280 x 1024 (32 Bits couleurs) ou 1024 x 768 (16 bits couleurs) Systèmes d exploitation compatibles : Windows XP SP2 ou SP3 32 bits, Vista (non recommandé), Windows 7 (32 et 64 bits) Navigateurs Internet compatibles : Internet Explorer version 8, 9 (idéalement) ou 10. Mettez à jour votre version de Java 4
2. Paramétrez Internet Explorer Afin d utiliser Trace One dans les meilleures conditions, Internet Explorer doit être correctement paramétré. Procédez de la manière suivante : 1) Ouvrez Internet Explorer. 2) Cliquez sur la roue crantée en haut à droite et sélectionnez Options Internet. 3) Cliquez sur l onglet Sécurité, sur Sites de confiance puis Sites. 4) Ajoutez les trois adresses de Trace One suivantes : https://www.traceone.net https://www.aeabonnes.traceone.net https://pack.traceone.net Cliquez sur Fermer. 5
5) Dans la zone Niveau de sécurité pour cette zone, descendez le curseur jusqu au niveau Basse puis cliquez sur OK. 6) Fermez Internet Explorer afin de valider les modifications effectuées. 6
C. Qu est-ce qu un projet dans T Product Space? 1. Les différents types de projet Chaque projet est composé de plusieurs sections comportant un ensemble de données qui peuvent être renseignées en collaboration entre un industriel et son fournisseur. T Product Space permet de créer trois types de projet : Matière première : projet qui correspond à une fiche technique d une matière première composée d un seul ingrédient. Un projet de type Matière première est composé des sept sections ci-contre. NB : pour les utilisateurs du Portail Qualité, notez que ces sections correspondent aux différents onglets d une fiche technique de matière première dans le Portail Qualité. Matière première (avec composants) : projet qui correspond à une fiche technique d une matière première composée de plusieurs ingrédients. En plus des sections d un projet de type Matière première, il comporte une section Composition dans laquelle vous pouvez renseigner les différents ingrédients qui composent la matière première. Pièces jointes : projet simple composé uniquement de pièces jointes. Les projets de type Pièce jointe se composent des deux sections ci-contre. Vous n avez pas la possibilité d inviter vos fournisseurs à collaborer sur ce type de projet. 7
2. La structure d un projet Lorsque vous accédez à un projet dans T Product Space, celui-ci est structuré comme suit : Liste des clients et des fournisseurs Navigation entre les différents espaces du projet Liste des sections Zone de saisie Actions possibles Pour un même projet, il existe trois espaces auxquels vous pouvez accéder par une liste déroulante : En sélectionnant Espace privé, accédez à votre projet de référence interne. En sélectionnant Entrée, accédez au projet renseigné par vos fournisseurs. En sélectionnant Sortie, accédez à votre projet tel qu il sera publié vers vos clients. Vous bénéficiez également d un tableau de bord pour chaque projet : En sélectionnant Dashboard, accédez à un tableau de bord qui vous donne des informations sur l état d'un projet chez vos clients, en interne et chez vos fournisseurs. 8
II. Vous avez choisi T Product Space comme solution de gestion des matières premières au sein de votre société A. Comment accéder à T Product Space? 1. Activez T Product Space 1) Une fois que Trace One vous aura donné les droits d activation de T Product Space, connectez-vous par carte à puce ou par identifiant et mot de passe sur le site www.traceone.net. 2) Sélectionnez votre communauté privée puis cliquez sur T Product Space dans la liste des modules. 3) Vous êtes redirigé vers une page dédiée à T Product Space. Cochez la case confirmant que vous avez pris connaissance des conditions d utilisation puis cliquez sur Essayer T Product Space. 4) Vous êtes alors redirigé vers une vidéo de démonstration de T Product Space. Votre compte est activé! 2. Connectez-vous à T Product Space Vous pouvez maintenant vous connecter à T Product Space à tout moment : 1) Connectez-vous à www.traceone.net. 2) Sélectionnez votre communauté privée et cliquez sur T Product Space. 3) Vous accédez ainsi à la page d accueil de T Product Space. 9
B. Comment inviter des fournisseurs à renseigner une fiche technique dans T Product Space? Avec T Product Space, vous pouvez inviter vos fournisseurs à venir renseigner les fiches techniques en ligne. En envoyant une invitation à un fournisseur, celui-ci recevra un e-mail l invitant à se connecter à T Product Space. NB : vos fournisseurs n ont pas besoin d être clients Trace One pour accéder à T Product Space, ils peuvent créer leur propre compte eux-mêmes. 1. Créez un projet 1) Tout d abord, créez un projet. 2) Dans la fenêtre CRÉER UN PROJET qui s affiche, saisissez le nom de la fiche technique, sélectionnez le modèle puis cliquez sur OK. 3) Votre projet est alors créé en tête de liste des projets. Pour y accéder, cliquez sur son titre. 10
2. Pré-remplissez le projet Avant d inviter un fournisseur à renseigner la fiche technique, vous pouvez la pré-remplir. Pour savoir comment pré-remplir un projet, référez-vous au paragraphe suivant : Renseignez les différentes sections de la fiche technique. 3. Invitez vos fournisseurs à renseigner un projet Pour inviter des fournisseurs à travailler sur un projet dans T Product Space, vous devez vous trouver dans l'espace Privé du projet. Cliquez sur Inviter dans la liste des actions. L invitation se déroule en trois étapes. 1) La première étape consiste à sélectionner les sections qui seront visibles par les fournisseurs invités. Cette fonctionnalité sera bientôt disponible. Par défaut, toutes les sections seront visibles par vos fournisseurs. Passez directement à la deuxième étape en cliquant sur 2. Destinataire(s). 2) La deuxième étape consiste à saisir les adresses e-mail des fournisseurs que vous souhaitez inviter. Vous pouvez inviter un nouveau fournisseur en saisissant son adresse e-mail dans le champ Courriel. Pour inviter plusieurs fournisseurs, saisissez simplement les adresses e-mail les unes après les autres en les séparant d un point-virgule. L invitation de plusieurs fournisseurs sur un même projet n est possible que pour les projets de type Matière première. 11
3) Cliquez ensuite sur 3. Ecrire un message dans la liste des actions. Cette troisième étape vous donne la possibilité de personnaliser le message d invitation qui sera envoyé aux fournisseurs. Enfin, cliquez sur Envoyer dans la liste des actions pour finaliser l'invitation. L e-mail d invitation est envoyé à vos fournisseurs! 4. Consultez les projets de vos fournisseurs et validez-les Une fois qu un fournisseur accepte l invitation et renseigne la fiche technique, il peut la valider. Elle apparaît en statut «À valider». Vous pouvez ensuite la valider à votre tour. De cette manière, le projet n est plus modifiable. Accédez au projet correspondant à la fiche technique que votre fournisseur a remplie. 1) Cliquez sur le nom du fournisseur. Vous pouvez ainsi visualiser les informations renseignées par votre fournisseur. 2) Cliquez sur Valider dans la liste des actions. Ainsi, la fiche technique n est plus modifiable par votre fournisseur. 12
5. Récupérez un projet renseigné par un seul fournisseur dans votre espace privé Une fois qu un fournisseur a renseigné un projet sur lequel vous l avez invité, vous pouvez le récupérer dans votre Espace privé pour constituer votre bibliothèque interne de fiches techniques et ensuite les réutiliser pour vos clients. Accédez au projet que votre fournisseur a rempli. 1) Cliquez sur le nom du fournisseur. 2) Cliquez sur Publier dans la liste des actions. Une copie du projet de votre fournisseur est alors créée dans votre Espace privé. Vous pouvez alors le modifier pour l adapter à votre utilisation interne et ensuite le réutiliser dans vos cahiers des charges du Portail Qualité. 6. Récupérez un projet renseigné par plusieurs fournisseurs dans votre espace privé Dans le cas où vous invitez plusieurs fournisseurs à travailler sur un même projet, vous pouvez accéder au projet de chacun des fournisseurs en cliquant sur leur nom dans la liste des communautés. Lorsque vous récupérez les données en Espace privé, un projet unique est créé. Parmi les projets des différents fournisseurs d une même matière première, vous devez d abord choisir celui qui vous servira de base (le plus complet par exemple). 1) Dans la liste des communautés, sélectionnez le fournisseur qui vous a transmis le projet que vous souhaitez utiliser comme base. 2) Dans la liste des actions, cliquez sur Copier. Un projet unique est alors créé dans votre Espace privé. Ce projet contient autant de blocs «Fournisseur» que de fournisseurs invités à renseigner le projet. Les allergènes indiqués dans les projets de chacun des fournisseurs sont automatiquement compilés dans la section Ingrédients particuliers. Les autres informations correspondent à celles contenues dans le projet que vous avez choisi comme base. 13
C. Comment réutiliser les données entre T Product Space et le Portail Qualité? Si vous êtes utilisateur du Portail Qualité, vous pouvez réutiliser les données de T Product Space dans les recettes de vos cahiers des charges du Portail Qualité. Vous pouvez également exporter les données existantes du Portail Qualité vers le portail T Product Space afin de constituer votre bibliothèque de fiches techniques de matières premières. 1. Comment importer un projet T Product Space dans la recette d un cahier des charges dans le Portail Qualité? La fonction d import des projets T Product Space dans vos spécifications du Portail Qualité vous apporte un gain de temps dans la saisie des recettes. Cette fonction vous évite la ressaisie des données et vous permet d utiliser une même fiche technique dans plusieurs cahiers des charges. Pour importer un projet T Product Space dans un cahier des charges du Portail Qualité, procédez comme suit : Connectez-vous au Portail Qualité. Ouvrez le cahier des charges dans lequel vous souhaitez importer un projet T Product Space. 1) Sélectionnez la section Recette dans le chapitre Composition. 2) Cliquez sur le bouton Saisir la recette. 3) Dans le tableau de saisie de la recette, sélectionnez la fonction Importer depuis T Product Space à l aide de la flèche bleue au niveau d une ligne vide. La liste de vos projets dans T Product Space s affiche : cochez le projet que vous souhaitez réutiliser dans votre recette et cliquez sur OK. 14
Le projet sélectionné s affiche dans la liste des ingrédients. Vous pouvez alors renseigner le pourcentage de mise en œuvre dans la recette et enregistrer les modifications. Vous constaterez que la matière première apparaît avec l icône T Product Space dans l arboresence de la recette. Cette icône vous indique qu un lien a été créé entre le projet de T Product Space et votre cahier des charges. 2. Comment gérer une matière première du Portail Qualité dans T Product Space? En tant qu utilisateur du Portail Qualité, vous possédez déjà un certain nombre de données renseignées dans vos cahiers des charges. Grâce aux nouvelles fonctionnalités développées par Trace One vous pouvez alimenter le portail T Product Space avec les fiches techniques de matières premières déjà renseignées dans vos cahiers des charges du Portail Qualité. Vous pouvez ensuite réutiliser les fiches techniques dans de nouveaux cahiers des charges, ce qui vous évite de ressaisir les informations. 1) Connectez-vous au Portail Qualité. 2) Ouvrez le cahier des charges qui contient la fiche technique de la matière première que vous souhaitez gérer dans T Product Space. 3) Faites un clic droit sur la matière première en question puis cliquez sur Gérer dans T Product Space. L icône de T Product Space apparaîtra alors devant le nom de la matière première : le lien entre la fiche technique de la matière première et T Product Space a été créé. 15
3. Comment naviguer entre T Product Space et le Portail Qualité? Pour faciliter la navigation entre un cahier des charges du Portail Qualité et T Product Space, plusieurs raccourcis sont à votre disposition. Pour afficher une fiche technique de matière première dans T Product Space depuis le Portail Qualité, procédez comme suit : Connectez-vous au Portail Qualité. Ouvrez le cahier des charges qui contient la fiche technique de la matière première que vous souhaitez modifier ou valider. Faites un clic droit sur la matière première et cliquez sur Afficher dans T Product Space. La fiche technique de la matière première s ouvre alors dans T Product Space. Vous pouvez ainsi la consulter. Vous pouvez à tout moment retourner dans le cahier des charges du Portail Qualité en suivant les étapes suivantes : 1) Cliquez sur le nom de votre client dans la liste des communautés. 2) Cliquez sur le lien Back to Spec V4. 16
4. Comment publier les modifications d un projet T Product Space vers le Portail Qualité? Lorsque vous modifiez un projet T Product Space déjà lié au Portail Qualité, vous pouvez publier les modifications dans les cahiers des charges dans lesquelles ce projet a été importé (seulement si la fiche technique n est pas validée par le distributeur). Connectez-vous à T Product Space. Ouvrez le projet que vous souhaitez modifier. Modifiez le projet dans votre Espace privé et enregistrez. Publiez le projet mis à jour dans l espace Sortie : cliquez sur Publier dans la liste des actions. Ensuite, publiez le projet mis à jour vers les cahiers des charges d un client : cliquez sur le nom de votre client dans la liste des communautés (1) et cliquez sur Publier (2). Si vous souhaitez modifier un projet pour un client en particulier, faites directement les modifications dans l espace Sortie correspondant au client, et non pas en Espace privé. Connectez-vous à T Product Space. Ouvrez le projet que vous souhaitez modifier. Cliquez sur le nom du client dans la liste des communautés. Effectuez les modifications nécessaires et enregistrez. Publiez le projet mis à jour vers les cahiers des charges de votre client en cliquant sur Publier dans la liste des actions. 5. Comment valider une matière première du Portail Qualité à partir de T Product Space? Lorsqu un projet T Product Space est utilisé en tant que fiche technique dans vos cahiers des charges du Portail Qualité, la validation de la fiche technique doit se faire dans le portail T Product Space et non plus dans le Portail Qualité. Connectez-vous à T Product Space et ouvrez le projet que vous souhaitez valider. 1) Dans la liste des communautés, sélectionnez le nom du client pour lequel vous souhaitez valider le projet. 2) Dans la liste des actions, cliquez sur Valider. Votre projet est alors validé. Si vous allez dans un cahier des charges du Portail Qualité comportant la matière première en question, vous constaterez que son statut est bien «Validé». 17
III. Vous avez été invité à rejoindre le Portail Industriel T Product Space par un de vos clients Vous avez été invité par un de vos clients à rejoindre T Product Space pour renseigner une fiche technique de matière première en ligne. Ce kit de démarrage rapide vous explique comment utiliser T Product Space pour répondre à la demande de votre client. A. Acceptez l invitation de votre client en vous connectant à T Product Space Quand un client vous invite à collaborer sur une fiche technique T Product Space, vous recevez un e- mail. Pour accéder à la fiche technique sur laquelle votre client vous a invité à collaborer, cliquez sur le bouton Répondre à l invitation. Vous êtes alors redirigé vers le site Internet de Trace One. Si vous ne possédez pas encore de compte chez Trace One, cliquez sur le bouton Activer votre compte et suivez les étapes indiquées. Une fois votre compte créé, vous pouvez vous connecter par identifiant et mot de passe. Si vous êtes déjà client Trace One, connectezvous simplement par carte à puce ou par identifiant et mot de passe. 18
Une fois connecté, vous êtes automatiquement redirigé dans le portail T Product Space. Vous retrouvez le contenu de l invitation avec le nom de la fiche technique à compléter ainsi que le message d invitation de votre client. Pour accepter l invitation, cliquez sur Accepter dans la liste des actions. B. Renseignez le projet de votre client 1. Créez une nouvelle fiche technique ou réutilisez une fiche technique existante Une fois que vous acceptez l invitation de votre client, vous avez alors deux possibilités : vous pouvez soit compléter la fiche technique à partir d une trame vierge, soit utiliser une fiche technique que vous avez déjà complétée pour un autre client sur T Product Space. Pour compléter la fiche technique à partir d une trame vierge : sélectionnez Nouveau projet puis cliquer sur Confirmer dans la liste des actions. Pour utiliser une fiche technique que vous avez déjà complétée pour un autre client sur T Product Space : sélectionnez Projet existant puis cliquer sur Confirmer. 19
La fiche technique est alors créée automatiquement dans votre espace. Dans la liste des projets, cliquez sur le titre de la fiche technique pour y accéder. 2. Renseignez les différentes sections de la fiche technique La trame d une fiche technique est composée de plusieurs sections. Pour modifier une section, cliquez sur son nom dans la liste des sections puis cliquez sur Modifier dans la liste des actions. Vous pouvez alors compléter les informations nécessaires. Une fois que vous avez fini renseigner une section, cliquez sur Enregistrer dans la liste des actions. 3. Renseignez la liste des ingrédients dans le cas d une matière première composite Dans le cas d une matière première composite, vous pouvez indiquer la liste des ingrédients en cliquant sur Ajouter / Enlever un composant dans la liste des actions. NB : aucune section ne doit être sélectionnée dans la liste des sections. 20
Pour ajouter des composants, vous pouvez soit créer un nouveau composant, soit réutiliser une fiche technique existante en tant que composant. Pour ajouter un composant existant, cliquez sur le nom du projet que vous souhaitez réutiliser dans la liste «Ajouter un composant existant». Celui-ci s ajoute alors dans la liste «Ingrédients du projet actuel». Pour créer un nouveau composant, saisissez le nom du composant dans le champ Nom et cliquez sur Créer un composant. Pour retirer un ingrédient de la liste «Ingrédients du projet actuel», passez le curseur sur le nom de l ingrédient en question et cliquez sur la croix rouge. Une fois les composants créés, cliquez sur Enregistrer. Cliquez sur la section Composition puis cliquez sur Modifier. Vous pouvez ainsi renseigner les pourcentages ou quantités des différents composants de la matière première. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications. 21
4. Quelques spécificités Section «Ingrédients spéciaux» Dans le cas d une matière première composite, vous avez la possibilité d indiquer dans quel ingrédient un allergène est présent : pour un allergène donné, sélectionnez l ingrédient qui contient l allergène dans la liste déroulante à droite du tableau. Section «Caractéristiques» Pour renseigner une caractéristique physico-chimique, vous avez deux possibilités pour renseigner les cibles : Pour renseigner des cibles numériques, utilisez les champs intitulés : o «Tol. Inf» et «Tol. Sup» pour les tolérances inférieure et supérieure, o «Cible inf» et «Cible sup» pour les cibles inférieure et supérieure, o «X =» pour la cible, o «Unité» pour renseigner l unité de la caractéristique. Pour renseigner des cibles au format de texte, utilisez les champs intitulés «Cible», «Cible inférieure/supérieure» et «Tolérance inférieure/supérieure». 22
C. Publiez et validez un projet T Product Space vers l espace de votre client Une fois que vous avez fini de compléter la fiche technique dans l Espace privé, cliquez sur Publier dans la liste des actions afin de publier la fiche technique vers votre espace Sortie. Une fois que vous avez publié la fiche technique dans l espace Sortie, vous pouvez personnaliser la fiche technique en fonction des demandes de votre client. Pour publier la fiche technique vers l espace de votre client, cliquez sur le nom de de votre client dans la liste des communautés puis sur Publier. Votre client pourra ainsi prendre connaissance des informations renseignées dans la fiche technique et vous demander de faire des modifications si nécessaire. Si vous n avez plus aucune modification à faire, vous pouvez valider la fiche technique : ouvrez la fiche technique, cliquez sur le nom de votre client dans la liste des communautés puis cliquez sur Valider dans la liste des actions. Une fois validée, votre client pourra alors valider la fiche technique à son tour. La fiche technique ne sera plus éditable. 23
D. Conclusion Vous pouvez maintenant vous déconnecter en cliquant sur votre nom puis sur Déconnexion depuis la barre d outils en haut à droite. Vous pouvez retourner à tout moment dans le portail T Product Space en vous connectant à l adresse www.traceone.net. 1) Connectez-vous par carte à puce ou identifiant et mot de passe. 2) Dans la liste des communautés, sélectionnez le nom de votre société. 3) Dans la liste des modules, cliquez sur T Product Space. Pour des explications plus détaillées, vous pouvez consulter l aide en ligne. Si vous souhaitez utiliser T Product Space comme outil de gestion de vos matières premières et inviter vos propres fournisseurs à collaborer sur des fiches techniques, écrivez-nous à contact.booster@traceone.fr pour obtenir plus d informations. Nous vous ferons un plaisir de vous faire une démonstration complète de cette solution. 24