4 Désaffectation ou retour d un bien affecté à un service non doté de la personnalité morale Instruction M14 Tome 1 annexe 45 Tome II - Titre 3 Chapitre 3 Instruction M52 Tome 1 annexe 45 Tome II - Titre 3 Chapitre 3 Instruction M71 Tome 1 annexe 40 et 42 Tome II - Titre 3 Chapitre 3 Instruction M4 Article D 1617-19 du CGCT Quels textes de référence? De quoi parle t- on? L affectation permet à une collectivité de transférer à un tiers la jouissance d un bien avec tous les droits et obligations qui s y rapportent. L affectation ne comporte aucune rémunération. La collectivité affectante conserve la propriété du bien : l affectation n emporte pas transfert de propriété. L affectation laisse la possibilité d un retour du bien vers la collectivité «affectante» Comment justifier l opération? Il s agit d une opération d ordre non budgétaire à l initiative de l ordonnateur. Aucun titre ni mandat n est émis. Liste des pièces justificatives Délibération autorisant l affectation. et délibération autorisant le «retour» Certificat administratif indiquant : Désignation précise du bien, localisation, N d inventaire (n inventaire physique et inventaire comptable si différent), Date et valeur d acquisition (valeur historique), Le compte par nature, S il est amortissable ou non et dans l affirmative, le montant des amortissements, le type d amortissement, la durée (copie du tableau d amortissement) La situation des subventions attachées à ce bien (copie de la notification et tableau d amortissement) La situation de l emprunt attaché à ce bien avec indication de la solution adoptée lors de l affectation pour l emprunt. En cas de transfert d emprunt avenant au contrat de prêt.
Comment les prendre en compte comptablement? Ordonnateur Collectivité affectante (affectant) Le bien revient chez la collectivité affectante L ordonnateur doit donc impérativement suivre plusieurs étapes afin que l opération puisse être prise en compte au niveau de son propre inventaire (retour) et au niveau de l état de l actif du comptable. Il doit : Identifier l immobilisation de «retour», Enregistrer le montant des amortissements, Enregistrer les subventions transférables ayant financées le bien, Identifier la situation de l emprunt lié à ce bien, «intégrer» ces immobilisations dans son inventaire (y compris la subvention si il y en a une) Le bien «revenant» doit retrouver son numéro initial ou une racine permettant le suivi Transmettre l information au comptable par communication d un certificat administratif et des pièces justificatives prévues (rubrique : comment justifier l opération). Documents mis à jour chez les ordonnateurs (collectivité affectante collectivité bénéficiaire) Inventaire comptable et inventaire physique, Le bien «revenant» doit retrouver son numéro initial ou une racine permettant le suivi. Etat du passif ou de la dette si nécessaire, Etat de suivi des subventions si nécessaire. Comptable Le comptable procède à la comptabilisation de cette opération au vu des pièces justificatives transmises par l ordonnateur (voir rubrique comment justifier l opération). A la réception des pièces justificatives, le comptable : Identifie précisément le bien de retour et met à jour l état de l actif, Veiller à la mise à jour du module inventaire hélios Passe les écritures suivantes : 21X 181
S il s agit d une immobilisation amortissable, les amortissements pratiqués sont transportés au compte 28. 181 28 S il s agit d une immobilisation subventionnée, il convient de retransférer également cette subvention : 181 13X S il s agit d une immobilisation amortissable, les reprises de subventions doivent également être «retransférées»: 139 181 Dans l hypothèse où il subsiste un emprunt, il convient de régulariser la situation de l emprunt : 181 16X 2763 (1) (1) selon que l emprunt est remboursé à l établissement de crédit ou à la collectivité Le compte 181 sera soldé par le compte 193 (ou 1021 M4). Documents mis à jour chez les comptables : Etat de l actif (ne pas oublier les subventions associées), Veiller à la mise à jour des fiches inventaire hélios Etat du passif. suivi du numéro d inventaire : Il est recommandé que le numéro d inventaire attribué au bien affecté soit le même que celui initialement donné. A défaut, le numéro doit conserver la racine du numéro d origine, le comptable doit être informé du numéro initial du bien et le numéro initial du bien doit demeurer libre de toute attribution ultérieure. Il est nécessaire de mettre en place une procédure qui permette de garder trace des deux ou plusieurs numéros d inventaire successifs attribués au bien chez toutes les parties. Ordonnateur Service bénéficiaire (affectataire) Le bien affecté «quitte» le service bénéficiaire L ordonnateur doit donc impérativement suivre plusieurs étapes afin que l opération puisse être prise en compte au niveau de son propre inventaire (sortie) et au niveau de l état de l actif du comptable. Il doit : Identifier l immobilisation affectée et retournant chez la collectivité affectante, Identifier, le cas échéant les amortissements, Identifier, le cas échéant, les subventions liées au bien, Identifier la situation de l emprunt lié à ce bien de retour.
Enregistrer la «sortie» de l immobilisation de son inventaire physique et comptable, Transmettre l information au comptable par communication d un certificat administratif et des pièces justificatives prévues (rubrique : comment justifier l opération). Comptable Le comptable procède à la comptabilisation de cette opération au vu des pièces justificatives transmises par l ordonnateur (voir rubrique comment justifier l opération). A la réception des pièces justificatives, le comptable : Identifie précisément le bien «sortant» et met à jour son état de l actif, Passe les écritures suivantes : 181 21 S il s agit d une immobilisation amortissable : 28 181 Si ce bien avait été acquis avec des subventions et si des reprises avaient été opérées, la situation est régularisée 13X 181 181 139 Si ce bien avait été financé par un emprunt, il faut examiner la situation arrêtée vis à vis de cet emprunt : 164 181 1687 (1) (1)Selon que l emprunt est remboursé à l établissement de crédit ou à la collectivité. Le comptable solde le compte 181 par le compte 193 (ou le compte 1021 M4).
Désaffectation à un service non doté de la personnalité morale et de l autonomie financière : Illustration Hypothèse : Affectation par une commune à un service non doté de la personnalité morale budget annexe ou régie dotée de la seule autonomie financière d une immobilisation, puis retour de ce bien dans la collectivité d origine. Valeur historique de l immobilisation : 1 Amortissements pratiqués : Capital restant dû sur l emprunt : Subvention transférable reçu pour financier le bien ; Subvention reprise au compte de résultat : 150 Collectivité affectante (retour) Ordonnateur Opération d ordre non budgétaire Aucune prévision budgétaire à prévoir Aucun titre/mandat à émettre Comptable Libellé Montant Retour du bien affecté 21X 181 1 Transfert des amortissements 181 28 Transfert de la subvention transférable 181 131 Transfert des reprises de subventions 1393 181 150 Transfert de l emprunt (1) 181 164X/2763 Apurement du compte 181 (2) 193 181 100 (1): Si l emprunt est transféré à l affectataire (avenant au contrat de prêt ) : compte 164X Si l emprunt ne peut être transféré (cas d un emprunt global), l affectant continue à rembourser l emprunt et se fait rembourser à son tour de l annuité par l affectataire : 2763 (2) Afin de calculer le montant nécessaire pour solder le compte 181, il faut prendre en compte les opérations en débit et en crédit sur ce compte depuis l affectation :
Compte 181 Pour mémoire reprendre les données de la fiche relative à l affectation services non dotés de la personnalité morale (fiche 3) 181 181 Libellé Affectation Affectation Amortissements Subvention Reprise de subvention Emprunt Retour Désaffectation Amortissements Subvention Reprise de subvention Emprunt Total Solde 1 50 3050 200 1 150 2950 100 200 1 150 2950 100 1 50 3050 Ordonnateur Etablissement bénéficiaire (désaffectation) Opération d ordre non budgétaire Aucune prévision budgétaire à prévoir Aucun titre/mandat à émettre Comptable Libellé Montant Sortie du bien affecté 181 21X 1 Transfert des amortissements 28 181 Transfert de la subvention 131 181 Transfert de la reprise de subvention 181 139 150 Emprunt 168X/164X 181 (1) Apurement du compte 181(si nécessaire) 181 193 0 (1) si l emprunt a été transféré (avenant au contrat de prêt) : compte 164X Si l emprunt na pas été transféré (cas d un emprunt global), l affectant rembourse le prêt et se fait rembourser l annuité par l affectataire : compte 168X.