Gestion flotte de véhicules Manuel de l'interface utilisateur
Table of Contents Gestion flotte de véhicules... 4 Fenêtre principale... 5 Menu Véhicules... 7 Menu Dépenses... 9 Menu Options... 10 Véhicules...12 Onglet Général... 13 Onglet Pleins d'essence... 17 Onglet Ch. d'huile...19 Onglet Réparations...21 Onglet Achats de pneus... 23 Onglet Autres frais... 25 Onglet Frais de location... 27 Onglet Lectures odomètre...29 Onglet Images... 31 Onglet Cédule d'entretien...32 Conducteurs...34 Onglet Général... 35 Onglet Accidents... 37 Onglet Véhicules Conduits...38 Relevés d'odomètre... 39 Ajout/modification de relevés d'odomètre... 42 Pleins d'essence... 43 Ajout/modification de pleins d'essence... 45 Réparations...48 Ajout/modification de réparations... 50 Détails de la réparation...53 Ajout/modification de frais de réparation... 55 Liste de sélection de pièce... 57 Changements d'huile... 58 Ajout/modification de changements d'huile...60 Achat de pneus... 62 Ajout/modification d'achat de pneus... 64 Autres frais...67 Ajout/modification d'autres frais... 69 Gestion des groupes de véhicules...71 Ajout/modification de groupes de véhicules... 73 Gestion des usagers du groupe de véhicules en cours... 75 Sélection d'usager(s)... 77 Sélection de véhicule(s)... 79 Liste maître des entretiens...81 Ajout/modification d'entretiens...83 Liste maître des pièces... 84 Ajout/modification de pièces... 86 Fournisseurs... 88 Ajout/modification de fournisseurs... 90 Rapports...93 Onglet Coûts/km...94 Rapport Dépenses et consommation... 96 Onglet Dépenses...97
Rapport détaillé de dépenses par véhicules... 99 Rapport non détaillé de dépenses par véhicules... 100 Onglet Graphiques... 101 Graphique de dépenses/véhicule... 103 Graphique des dépenses...104 Graphique de dépenses/mois... 105 Graphique de consommation d'essence...106 Onglet Autres...107 Rapport d'entretien...109 Rapport de détail de véhicule...110 Rapport de relevés d'odomètre... 111 Rapport de conducteurs...112 Exportation des tables de la base de données vers excel... 113 Personnalisation...115 Paramètres globaux...117 Options de sécurité... 119 Modification du mot de passe "Admin"... 121 Vérification usager...122 Niveaux d'accès...123 Ajout/modification de niveau d'accès... 125 Gestion des usagers... 127 Ajout/modification d'usager...129 Sauvegarde de la base de données...131 Configuration de l'édition réseau...132
Gestion flotte de véhicules Vehicle Fleet Manager permet une gestion efficace de votre flotte de véhicules. Il permet une saisie facile et détaillée des caractéristiques de vos véhicules ainsi que de tout les frais normalement encourus pour un véhicule de flotte. C'est à partir de ces données que le logiciel peut générer des rapports et des graphiques de consommation et de dépenses (les pleins d'essence, changements d'huile, réparations, achats de pneus, frais de locations et les autres frais). L'affichage des rapports est extrêmement versatile (affichage selon la date ou la période, affichage des véhicules désirés seulement, des dépenses sélectionnées, etc.). Vous pouvez aussi créer des programmes d'entretiens pour chacun de vos véhicules.
Fenêtre principale Liste des véhicules Bouton d'accès à la liste des véhicules. Liste des conducteurs Bouton d'accès à la liste des conducteurs Liste maître des entretiens Bouton d'accès à la liste des entretiens maître Liste des pièces d'inventaire Bouton d'accès à la liste des pièces d'inventaire Rapports Bouton d'accès à la fenêtre des rapports. Rapports MS Excel Bouton d'accès à la fenêtre des rapports MS Excel Relevés d'odomètre
Bouton d'accès à la liste des relevés d'odomètre. Pleins d'essence Bouton d'accès à la liste des pleins d'essence. Changements d'huile Bouton d'accès à la liste des changements d'huile. Réparations Bouton d'accès à la liste des la liste des réparations. Achat de pneus Bouton d'accès à la liste des achats de pneus. Autres frais Bouton d'accès à la liste des autres frais. Menu véhicules Menu véhicules Menu dépenses Menu dépenses Menu options Menu options
Menu Véhicules Menu permettant l'accès aux fenêtres n'étant ni des dépenses ni des options. Liste des véhicules Permet l'accès à la liste des véhicules. Gestion des groupes de véhicules Permet l'accès à la fenêtre de gestion des groupes de véhicules Relevés d'odomètre Permet l'accès à la liste des relevés d'odomètre. Liste maître des entretiens Permet l'accès à la liste maître des entretiens Liste maître des pièces Liste maître des pièces d'inventaire
Fournisseurs Permet l'accès à la liste des fournisseurs. Conducteurs Permet l'accès à la liste des conducteurs Rapports Permet l'accès à la fenêtre des rapports.
Menu Dépenses Menu permettant l'accès aux fenêtre d'ajout, de modifications et de consultation des diverses dépenses encourus par les véhicules. Pleins d'essence Permet l'accès à la liste des pleins d'essence. Changements d'huile Permet l'accès à la liste des changements d'huile. Réparations Permet l'accès aux réparations. Achats de pneus Permet l'accès aux achats de pneus. Autres frais Permet l'accès aux autres frais.
Menu Options Menu permettant l'accès aux fenêtres de configuration des options propres au poste de travail en cours et au système complet (dans le cas d'une utilisation en réseau). Personnaliser Permet l'accès à la fenêtre de configuration des options propres au poste de travail en cours. Paramètres globaux Permet l'accès à la fenêtre de configuration des paramètres globaux (options applicable pour tout les utilisateurs du logiciel sur le réseau). Options de sécurité Accès à la fenêtre de gestion des options de sécurité Usagers Permet l'accès à la liste des usagers Niveaux d'accès Permet l'accès à la liste des niveaux d'accès Vérouiller le logiciel Permet de vérouiller le logiciel. Ceci forcera l'usager suivant à entrer son nom d'usager ainsi que son mot de passe pour pouvoir utiliser le logiciel.
Sauvegarde de la base de données Permet de créer une copie de sauvegarde de la base de donnés. Le fichier de base de données original est situé par défaut dans le dossier "C:\Program Files\Vehicle Fleet Manager Data" et se nomme "GESTIONFLOTTE.FDB".
Véhicules Cette section concerne l'ajout, la modification et la consultation des données des véhicules inscrits.
Onglet Général Fenêtre accessible via le menu Véhicules -> Liste des véhicules Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des véhicules. Liste des véhicules La liste des véhicules. Cliquez sur la liste pour sélectionner un véhicule. Double cliquez pour ouvrir la fenêtre d'édition du véhicule sélectionné. Pour connaître la signification des couleurs, veuillez vous référer à l'onglet Cédule d'entretien Caractéristiques du véhicules
Cette section contient les caractéristiques générales du véhicule sélectionné. Numéro : Un numéro modifiable déterminé par vous, vous permettant d'identifier rapidement vos véhicules. Numéro de série : Le numéro de série du véhicule. Classe : La classe ou le type de véhicule Fabricant : Le fabricant du véhicule. Modèle : Le modèle du véhicule. Carburant : Essence, Diesel, Pétrole, Biodiesel, Ethanol, Hybride ou autres. Année de fabrication : L'année de fabrication du véhicule. Immatriculation : Le numéro d'immatriculation du véhicule. Lecture d'odomètre : Le type d'odomètre utilisé soit, par la mesure des distances ou par les heures d'utilisation. Notes générales : Des notes générales à propos de ce véhicule. Assurances Cet encadré contient les données concernant l'assurance du véhicule. - Assureur - Cie d'assurance - Date d'assurance - Date d'expiration de l'assurance - Notes sur la couverture d'assurance Quand l'assurance est presque expirée, le champs "Expire le :" apparaîtra en jaune tout comme la ligne du véhicule dans la grille de gauche. Si l'assurance est déjà expirée, ces données apparaîtront en rouge. This frame contains insurances informations about the selected vehicle. - Insurer - Insurance company - Date of insurance - Expiration date of insurance - Notes on coverage When insurance is almost expired, the field "Expires on" will appear in yellow as well as the line of the vehicle. If it is already expired, they will appear in red. Recherche
Permet une recherche rapide en restreignant le nombre d'enregistrements affichés dans la liste. Le caractère générique (*) est permis. Caractéristiques d'achat/location Cet encadré contient les données concernant l'achat ou, selon le cas, la location du véhicule. - Date d'achat/location - Coût à l'achat - Odomètre à l'achat/location - Fournisseur - Notes sur l'achat/location Ajouter Cliquez ici pour ajouter un nouveau véhicule. Supprimer Supprimer le(s) véhicule(s) sélectionné(s). Modifier Modifier le véhicule sélectionné. Vous pouvez aussi double cliquez sur la liste des véhicules pour modifier un véhicule. Quitter Fermer cette fenêtre. Dépréciation
Cette section vous permet de calculer la dépréciation annuelle de vos véhicules. Vous n'avez qu'à entrer les informations requisent et le champs Dpn affichera la dépréciation annuelle. Caractéristiques de location Cette section contient les informations concernant la location de ce véhicule. Il est possible de configurer l'ajout automatique de transactions de location à tout les X jours. Pour modifier ces paramètres, cliquez sur le bouton "Modifier". Conducteur Le conducteur actuellement affecté à ce véhicule Pour consulter la liste des conducteurs ayant utilisé ce véhicule, voir le rapport des conducteurs.
Onglet Pleins d'essence Cet onglet permet la gestion des transactions de pleins d'essence pour le véhicule sélectionné. Ajouter Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouveau plein d'essence au véhicule sélectionné. Supprimer Cliquez ici pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s). Liste des pleins d'essence Cette liste contient tout les pleins d'essence du véhicule sélectionné.
Modifier Cliquez ici pour modifier l'enregistrement sélectionné. Vous pouvez aussi double-cliquer l'enregistrement directement sur la liste.
Onglet Ch. d'huile Cet onglet permet la gestion des transactions de changements d'huile pour le véhicule sélectionné. Ajouter Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouveau changement d'huile au véhicule sélectionné. Supprimer Cliquez ici pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s). Liste des changements d'huile
Cette liste contient tout les changements d'huile du véhicule sélectionné. Modifier Cliquez ici pour modifier l'enregistrement sélectionné. Vous pouvez aussi double-cliquer l'enregistrement directement sur la liste.
Onglet Réparations Cet onglet permet la gestion des transactions de réparations pour le véhicule sélectionné. Ajouter Cliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle réparation au véhicule sélectionné. Supprimer Cliquez ici pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s). Liste des transactions de location Cette liste contient toute les réparations du véhicule sélectionné.
Modifier Cliquez ici pour modifier l'enregistrement sélectionné. Vous pouvez aussi double-cliquer l'enregistrement directement sur la liste.
Onglet Achats de pneus Cet onglet permet la gestion des transactions d'achat de pneus pour le véhicule sélectionné. Liste des achats de pneus Cette liste contient tout les achats de pneus du véhicule sélectionné. Supprimer Cliquez ici pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s). Ajouter Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouvel achat de pneus au véhicule sélectionné. Modifier
Cliquez ici pour modifier l'enregistrement sélectionné. Vous pouvez aussi double-cliquer l'enregistrement directement sur la liste.
Onglet Autres frais Cet onglet permet la gestion des transactions d'autres frais pour le véhicule sélectionné. Ajouter Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouvel autre frais au véhicule sélectionné. Supprimer Cliquez ici pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s). Liste des autres frais Cette liste contient tout les autres frais du véhicule sélectionné. Modifier
Cliquez ici pour modifier l'enregistrement sélectionné. Vous pouvez aussi double-cliquer l'enregistrement directement sur la liste.
Onglet Frais de location Cet onglet permet la gestion des transactions de location pour le véhicule sélectionné. Vous pouvez entrer des transactions manuellement mais vous pouvez aussi les configurer de façon à ce qu'elle s'inscrivent automatiqueent. Cliquez sur le bouton "Modifier" des véhicules pour configurer les paramètres d'ajout automatique. Ajouter Cliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle transaction de location au véhicule sélectionné. Supprimer Cliquez ici pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s). Liste des frais de location
Cette liste contient toute les transactions de location du véhicule sélectionné. Modifier Cliquez ici pour modifier l'enregistrement sélectionné. Vous pouvez aussi double-cliquer l'enregistrement directement sur la liste.
Onglet Lectures odomètre Cet onglet permet la gestion des lectures d'odomètre pour le véhicule sélectionné. Si des relevés d'odomètres apparaissent en rouge c'est qu'ils sont incohérents en fonction de la date. Ajouter Cliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle lecture d'odomêtre au véhicule sélectionné. Supprimer Cliquez ici pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s). Liste des lectures d'odomêtre Cette liste contient toute les lectures d'odomêtre du véhicule sélectionné. Si des relevés d'odomètres apparaissent en rouge c'est qu'ils sont incohérents en fonction de la date.
Modifier Cliquez ici pour modifier l'enregistrement sélectionné. Vous pouvez aussi double-cliquer l'enregistrement directement sur la liste.
Onglet Images Cette fenêtre permet de regarder les images de vos véhicules. Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 images par véhicules. Pour ajouter, modifier ou supprimer les images, cliquez sur le bouton "Modifier". Bouton de sélection d'image Cliquez l'un des 10 boutons pour sélectionner une image.
Onglet Cédule d'entretien Cette liste contient les entretiens de la cédule d'entretien du véhicule sélectionné. Les entretiens apparaissant en jaune sont presque prêt à être effectué et les entretiens en rouge sont déjà prêts. L'état de ces entretiens détermine la couleur de l'enregistrement de véhicule dans la liste de gauche. Si au moins un enregistrement est rouge dans la liste des entretiens, le véhicules apparaîtra en rouge. Si au moins un enregistrement est jaune dans la liste des entretiens et qu'aucun enregistrement est rouge, le véhicule apparaîtra en jaune dans la liste de gauche. Ajouter un entretien Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouvel entretien à la cédule. Supprimer l'entretien Cliquez sur ce bouton pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s) de la cédule d'entretien du véhicule. Modifier l'entretien
Cliquez sur ce bouton pour modifier les paramètres de l'entretien sélectionné. Entretien La description de l'entretien à effectuer. Dernier entretien le La date ou cet entretien a été effectué pour la dernière fois. Fréquence La fréquence où cet entretien doit être effectué. Prochain entretien le La date où l'entretien sera à faire. Odo. prochain entretien L'odomètre où l'entretien sera prêt à être effectué. Entretien effectué Utilisez ce bouton pour indiquer que l'entretien a été effectué. Vous pouvez marquer plus d'un entretien comme étant complèté à la fois en sélectionnant tout les entretiens que vous avez complèter. Quand vous cliquez sur ce bouton, le programme vous demandera d'inscrire la date et l'odomètre lors de l'entretien.
Conducteurs Cette section concerne l'ajout, la modification et la consultation des données des conducteurs inscrits.
Onglet Général Cet onglet contient les informations générale relatives au conducteur sélectionné. Liste des conducteurs La liste des conducteurs existants. Cliquez la liste pour sélectionner un conducteur. Ajouter Cliquez ici pour ajouter un nouveau conducteur. Supprimer
Supprimer le(s) conducteur(s) sélectionné(s). Modifier Modifier le conducteur sélectionné. Vous pouvez aussi double cliquez sur la liste des conducteurs pour accèder à la fenêtre de modification des conducteurs. Quitter Fermer cette fenêtre Recherche Permet une recherche rapide en restreignant le nombre d'enregistrements affichés dans la liste. Le caractère générique (*) est permis.
Onglet Accidents Cet onglet contient les accidents relatif au conducteur sélectionné. Liste des accidents La liste de tout les accidents du conducteurs sélectionné. Modifier Cliquez ici pour modifier l'enregistrement sélectionné. Vous pouvez aussi double-cliquer l'enregistrement directement sur la liste. Supprimer Cliquez ici pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s). Ajouter Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouvel accident au conducteur sélectionné.
Onglet Véhicules Conduits Cet onglet contient la liste des véhicules conduits par le conducteur sélectionné ainsi que les dates de débuts et de fin. Cette liste se met à jour automatiquement à chaque fois qu'un conducteur est assigné à un véhicule à l'aide de ce contrôle. Elle peut tout de même être mise à jour manuellement en tout temps à l'aide des boutons d'ajout, suppression et modification.
Relevés d'odomètre Fenêtre accessible via le menu Véhicules -> Relevés d'odomètre Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des relevés d'odomètres de vos véhicules. Il est bon de prendre fréquemment les lectures d'odomètre de vos véhicules. Ceci permettra la création de rapports précis. Liste des relevés d'odomètres
Liste des relevés d'odomètre inscrit. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un relevé d'odomètre. Un double clique permet l'accès à la fenêtre de modifications des relevé d'odomètre. Ajouter Permet l'ajout d'un relevé d'odomètre via la fenêtre d'ajout/modifications des relevés d'odomètre. Supprimer Supprimer le(s) relevé(s) d'odometre sélectionné(s). Recherche Permet une recherche rapide en restreignant le nombre d'enregistrements affichés dans la liste. Le caractère générique (*) est permis. Modifier Modifier l'enregistrement sélectionné.
Quitter Quitter cette fenêtre.
Ajout/modification de relevés d'odomètre Cette fenêtre permet l'ajout d'un nouveau relevé d'odomètre ou la modification du relevé d'odomètre en cours. Liste des véhicules Permet la sélection du véhicule pour lequel on inscrit ou modifie un relevé d'odomètre. Il sera impossible de sélectionner un autre véhicule que celui en cours si vous provenez de la fenêtre des véhicules. Date Date du relevé d'odomètre. Odomètre Valeur de l'odomètre. Enregistrer Bouton permettant l'enregistrement du nouveau relevé d'odomètre ou des modifications apportés au relevé d'odomètre en cours. Annuler Annulation de l'ajout ou des modifications.
Pleins d'essence Fenêtre accessible via le menu Dépenses -> Pleins d'essence Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des pleins d'essence de vos véhicules. Tab Liste des pleins d'essence inscrit. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un plein d'essence. Un double clique permet l'accès à la fenêtre de modifications des pleins d'essence. Recherche
Permet une recherche rapide en restreignant le nombre d'enregistrements affichés dans la liste. Le caractère générique (*) est permis. Ajouter Permet l'ajout d'un plein d'essence via la fenêtre d'ajout/modifications des pleins d'essence. Supprimer Supprimer le(s) plein(s) d'essence sélectionné(s). Modifier Modifier l'enregistrement sélectionné. Quitter Quitter cette fenêtre. Note La note concernant le plein d'essence sélectionné.
Ajout/modification de pleins d'essence Cette fenêtre permet l'ajout d'un nouveau plein d'essence ou la modification du plein d'essence en cours. Liste des véhicules Permet la sélection du véhicule pour lequel on inscrit ou modifie un plein d'essence. Il sera impossible de sélectionner un autre véhicule que celui en cours si vous provenez de la fenêtre des véhicules. Liste des fournisseurs Permet la sélection du fournisseur du plein d'essence. Date Date du plein d'essence.
Date #2 Deuxième date de référence si nécessaire. Coût Vous pouvez entrer le coût total du plein d'essence ou le coût par volume. Ils s'ajusteront l'un par rapport à l'autre. Quantité Quantité d'essence. Facture Numéro de référence ou de facture. Ville La ville du plein d'essence. Certaine entreprise ont besoin de ce champs pour la production de rapports comptables. Province/État La province ou l'état du plein d'essence. Certaines entreprises ont besoin de ce champs pour la production de rapports comptables. Odomètre Lecture de l'odomètre. Lors de l'inscription d'une valeur dans ce champs, un relevé d'odomètre s'inscrira automatiquement dans la liste des relevés d'odomètre. Note Note concernant l'enregistrement en cours. Enregistrer
Bouton permettant l'enregistrement d'un nouveau plein d'essence ou des modifications apportés au plein d'essence en cours. Annuler Annulation de l'ajout ou des modifications.
Réparations Fenêtre accessible via le menu Dépenses -> Réparations Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des réparations de vos véhicules. Tab Liste des réparations inscrites. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner une réparation. Un double clique permet l'accès à la fenêtre de modifications des réparations. Recherche
Permet une recherche rapide en restreignant le nombre d'enregistrements affichés dans la liste. Le caractère générique (*) est permis. Ajouter Permet l'ajout d'une réparation via la fenêtre d'ajout/modifications des réparations. Impression du détail de réparation. Boutons permettant l'impression du détail de la réparation sélectionnée. Voir la fenêtre Détail de réparation pour plus de détails. Supprimer Supprimer la(les) réparation(s) sélectionnée(s). Modifier Modifier l'enregistrement sélectionné. Quitter Quitter cette fenêtre. Note La note concernant la réparation sélectionnée.
Ajout/modification de réparations Cette fenêtre permet l'ajout d'une nouvelle réparation ou la modification d'une réparation en cours. Liste des véhicules Permet la sélection du véhicule pour lequel on inscrit ou modifie une réparation. Il sera impossible de sélectionner un autre véhicule que celui en cours si vous provenez de la fenêtre des véhicules. Liste des fournisseurs Permet la sélection du fournisseur de la réparation. Date Date de la réparation.
Date #2 Deuxième date de référence si nécessaire. Coût Coût. Facture Numéro de référence ou de facture. Description Description de la réparation effectuée. Pièce(s) sous garantie Cette case à cocher permet d'indiquer si des pièces réparées sont garanties. Référence garantie Inscrire ici le numéro de référence de la garantie. Description garantie Description de la garantie. Odomètre Lecture de l'odomètre. Lors de l'inscription d'une valeur ici, un relevé d'odomètre s'inscrira automatiquement dans la liste des relevés d'odomètre. Note Note concernant l'enregistrement en cours.
Enregistrer Bouton permettant l'enregistrement d'une nouvelle réparation ou des modifications apportés à la réparation en cours. Annuler Annulation de l'ajout ou des modifications. Détails de réparation Permet d'accéder à la fenêtre de détail de cette réparation.
Détails de la réparation Cette fenêtre permet d'ajouter et de modifier le détail d'une réparation. La liste contient les items et la main d'oeuvre de la réparation en cours. Liste de détail de la réparation Cette liste contient le détails des items de la réparation en cours. Ajouter
Permet l'ajout d'une réparation via la fenêtre d'ajout/modifications des réparations. Supprimer Supprimer la(les) réparation(s) sélectionnée(s). Modifier Modifier l'enregistrement sélectionné. Quitter Quitter cette fenêtre.
Ajout/modification de frais de réparation Cette fenêtre permet l'ajout d'un nouveau détail de réparation ou de la modification du détail de réparation en cours en cours. Quantité Entrer la quantité en fonction du type d'item en cours : Pour une pièce : la quantité unitaire Pour de la main d'oeuvre : la quantité en heures Pour autres frais : la quantité unitaire Pièce Pour ajouter une pièce dans la réparation détaillée. Vous devrez sélectionner une pièce à partir de la liste de sélection de pièce en cliquant sur le bouton "Select a part". Vous pouvez voir plus bas le numéro de pièce, sa description ainsi que son coût unitaire. Main d'oeuvre
Pour créer un item de main d'oeuvre dans le détail de la réparation. Vous devrez entrer le coût/horaire. Autres Pour ajouter n'importe quel autre frais qu'une pièce ou de la main d'oeuvre dans le détail de réparation en cours. Vous pouvez entrer une description et un coût unitaire. Enregistrer Bouton permettant l'enregistrement du détail de réparation ou des modifications apportés au détail de réparation en cours. Annuler Annulation de l'ajout ou des modifications.
Liste de sélection de pièce Cette fenêtre permet la sélection d'une pièce à ajouter au détail de la réparation. Liste de sélection Sélectionner la pièce à ajouter à partir de cette liste. Valider Valider votre sélection. Annuler Annuler votre sélection.
Changements d'huile Fenêtre accessible via le menu Dépenses -> Changements d'huile Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des changements d'huile de vos véhicules. Liste de changements d'huiles Liste des changements d'huile inscrit. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un changement d'huile. Un double clique permet l'accès à la fenêtre de modifications des changements d'huile. Recherche
Permet une recherche rapide en restreignant le nombre d'enregistrements affichés dans la liste. Le caractère générique (*) est permis. Ajouter Permet l'ajout d'un changement d'huile via la fenêtre d'ajout/modifications des changements d'huile. Supprimer Supprimer le(s) changement(s) d'huile sélectionné(s). Modifier Modifier l'enregistrement sélectionné. Quitter Quitter cette fenêtre. Note La note concernant le changement d'huile sélectionné.
Ajout/modification de changements d'huile Cette fenêtre permet l'ajout d'un nouveau changement d'huile ou la modification du changement d'huile en cours. Liste des véhicules Permet la sélection du véhicule pour lequel on inscrit ou modifie un changement d'huile. Il sera impossible de sélectionner un autre véhicule que celui en cours si vous provenez de la fenêtre des véhicules. Liste des fournisseurs Permet la sélection du fournisseur du changement d'huile. Date Date du changement d'huile. Date #2 Deuxième date de référence si nécessaire.
Coût Coût. Facture Numéro de référence ou de facture. Type d'huile Choisissez le type d'huile utilisé lors du changement d'huile (standard ou synthétique). Odomètre Lecture de l'odomètre. Non obligatoire. Lors de l'inscription d'une valeur ici, un relevé d'odomètre s'inscrira automatiquement dans la liste des relevés d'odomètre. Si il y a un changement d'huile configuré dans la cédule d'entretien du véhicule en cours, un message vous demandera si vous voulez mettre à jour les données de l'entretien correspondant avec les données du changement d'huile en cours d'ajout. Note Note concernant l'enregistrement en cours. Enregistrer button Bouton permettant l'enregistrement d'un nouveau changement d'huile ou des modifications apportés au changement d'huile en cours. Annuler Annulation de l'ajout ou des modifications.
Achat de pneus Fenêtre accessible via le menu Dépenses -> Achats de pneus Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des achats de pneus de vos véhicules. Tab Liste des achats de pneus inscrit. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un achat de pneus. Un double clique permet l'accès à la fenêtre de modifications des achats de pneus. Recherche Permet une recherche rapide en restreignant le nombre d'enregistrements affichés dans la liste. Le caractère générique (*) est permis.
Ajouter Permet l'ajout d'un achat de pneus via la fenêtre d'ajout/modifications des achats de pneus. Supprimer Supprimer le(s) achat(s) de pneus sélectionné(s). Modifier Modifier l'enregistrement sélectionné. Quitter Quitter cette fenêtre. Note La note concernant l'achat de pneus sélectionné.
Ajout/modification d'achat de pneus Cette fenêtre permet l'ajout d'un nouvel achat de pneu ou la modification de celui en cours. Liste des véhicules Permet la sélection du véhicule pour lequel on inscrit ou modifie un achat de pneus. Il sera impossible de sélectionner un autre véhicule que celui en cours si vous provenez de la fenêtre des véhicules. Liste des fournisseurs Permet la sélection du fournisseur de l'achat de pneus. Date Date de l'achat de pneus.
Date #2 Deuxième date de référence si nécessaire. Marque Marque de pneus. Modèle Modèle de pneus Type de pneus Indiquer le type de pneus (Été, Hiver, 4 sais.). Quantité Inscrire la quantité de pneus achetés. Coût total. Coût total. Facture Numéro de la facture. Date fin vie approx. Date de fin de vie approximative des pneus. Entreposage Lieu d'entreposage des pneus. Note
Note concernant l'enregistrement en cours. Enregistrer Bouton permettant l'enregistrement d'un nouvel achat de pneus ou des modifications apportés à l'achat de pneus en cours. Annuler Annulation de l'ajout ou des modifications.
Autres frais Fenêtre accessible via le menu Dépenses -> Autres frais Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des autres frais de vos véhicules. Tab Liste des autres frais inscrit. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un autre frais. Un double clique permet l'accès à la fenêtre de modifications des autres frais. Recherche
Permet une recherche rapide en restreignant le nombre d'enregistrements affichés dans la liste. Le caractère générique (*) est permis. Ajouter Permet l'ajout d'un autre frais via la fenêtre d'ajout/modifications des autres frais. Supprimer Supprimer le(s) autres(s) frais sélectionné(s). Modifier Modifier l'enregistrement sélectionné. Quitter Quitter cette fenêtre. Note La note concernant l'autre frais sélectionné.
Ajout/modification d'autres frais Cette fenêtre permet l'ajout d'un nouvel autres frais ou la modification de celui en cours. Liste des véhicules Permet la sélection du véhicule pour lequel on inscrit ou modifie un autre frais. Il sera impossible de sélectionner un autre véhicule que celui en cours si vous provenez de la fenêtre des véhicules. Liste des fournisseurs Permet la sélection du fournisseur de l'autre frais en cours d'ajout ou de modification. Date Date de cet autre frais. Date #2 Deuxième date de référence si nécessaire.
Coût Coût. Facture Numéro de référence ou de facture. Description Description de l'autre frais en cours. Odomètre Lecture de l'odomètre. Non obligatoire. Lors de l'inscription d'une valeur ici, un relevé d'odomètre s'inscrira automatiquement dans la liste des relevés d'odomètre. Note Note concernant l'enregistrement en cours. Enregistrer Bouton permettant l'enregistrement de nouveaux autres frais ou des modifications apportés aux autres frais en cours. Annuler Annulation de l'ajout ou des modifications.
Gestion des groupes de véhicules Fenêtre accessible via le menu Véhicules -> Gestion des groupes de véhicules Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des groupes de véhicules. Les groupes de véhicules permettent de séparer les véhicules en groupe afin de faciliter la recherche. Il est possible de configurer les usagers pouvant avoir accès à tel ou tel groupe. Liste des groupes de véhicules Ceci est la liste des groupes de véhicules existants. Liste des véhicules du groupe en cours
Ceci est la liste des véhicules du groupe sélectionné. Ajouter Ajouter un nouveau groupe de véhicules à l'aide de la fenêtre d'ajout de groupes de véhicules. Supprimer Supprimer le(s) groupe(s) de véhicules sélectionné(s). Modifier Modifier le groupe de véhicules sélectionné à l'aide de la fenêtre d'ajout de groupes de véhicules. Ajouter un véhicule au groupe Ajouter un véhicule au groupe de véhicules sélectionné à l'aide de la fenêtre de sélection de véhicules. Supprimer le(s) véhicule(s) du groupe Supprimer le(s) véhicule(s) du groupe de véhicules sélectionné. Quitter Quitter cette fenêtre.
Ajout/modification de groupes de véhicules Cette fenêtre permet l'ajout d'un nouveau groupe de véhicules ou la modification du groupe en cours. Code de groupe Inscrivez ici le code qui vous permettra de reconnaître rapidement ce groupe lors de recherche dans le programme. Description du groupe Inscrivez ici une description du groupe en cours. Note à propos du groupe Inscrivez ici une note à propos du groupe en cours. Gestion des usagers du groupes Ce bouton permet l'accès à la fenêtre de gestion des usagers afin de déterminer les usagers qui auront accès aux véhicules du groupe en cours. Enregistrer
Bouton permettant l'enregistrement de nouveaux groupes de véhicules ou des modifications apportés au groupe de véhicules en cours. Annuler Annulation de l'ajout ou des modifications.
Gestion des usagers du groupe de véhicules en cours Cette fenêtre permet l'ajout et la suppression d'usagers pour le groupe de véhicules en cours. Liste des usagers du groupe en cours Cette liste contient les usagers ayant actuellement accès au groupe de véhicules en cours. Ajouter
Ajouter un usager au groupe de véhicules en cours à l'aide de la fenêtre de sélection d'usagers Supprimer Supprimer le(s) usager(s) sélectionné(s). Quitter Quitter cette fenêtre.
Sélection d'usager(s) Cette fenêtre permet l'ajout d'usagers au groupe de véhicules en cours. Liste des usagers du système
Cette liste contient les usagers présentement inscrits au système. Valider Ce bouton permet de valider la sélection d'usager(s). Annuler Annuler la sélection.
Sélection de véhicule(s) Cette fenêtre permet la sélection de véhicules à ajouter au groupe de véhicules en cours. Liste des véhicules
Cette liste comprend tout les véhicules présentement présentement inscrit au système. Valider Ce bouton permet de valider la sélection des véhicules. Annuler Annuler la sélection.
Liste maître des entretiens Fenêtre accessible via le menu Véhicules -> Liste maître des entretiens Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des entretiens maître. La première étape avant la création d'une cédule d'entretien pour vos véhicules est de créer votre liste maître des entretiens. Cette liste vous servira de gabarit pour la création de vos cédules d'entretiens dans l'onglet "Cédule d'entretien" de la fenêtre de gestion des véhicules. Liste maître des entretiens
Cette liste contient les entretiens maître qui vous serviront lors de la création de votre cédule d'entretien. Ajouter Permet l'ajout d'un entretien maître via la fenêtre Ajout/modification d'entretiens. Supprimer Supprimer le(s) entretien(s) frais sélectionné(s). Modifier Modifier l'entretien sélectionné. Quitter Quitter cette fenêtre.
Ajout/modification d'entretiens Cette fenêtre permet l'ajout d'un nouvel entretien ou la modification de l'entretien en cours. Description de l'entretien Description de l'entretien. Fréquence d'entretien La fréquence à laquelle l'entretien devrait être efféctué. Vous pouvez entrer une valeur de temps ou une valeur d'odomètre. L'entretien ainsi que le véhicule correspondant à cet entretien apparaîtront en rouge dans la fenêtre des véhicules lorsqu'une des deux conditions sera atteinte. Enregistrer Bouton permettant l'enregistrement de nouveaux entretiens ou des modifications apportés à l'entretien en cours. Annuler Annuler les modifications.
Liste maître des pièces Fenêtre accessible via le menu Véhicules -> Liste maître des pièces Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des pièces maître. Les pièces sont utilisées pour créer les réparations détaillées. Liste maître des pièces Cette liste contient toute les pièces présentement inscrites au système. Vous pouvez, si vous le désirez, utilliser le champs "Qté" afin de gérer vos stocks d'inventaire. Lorsqu'une réparation sera créée avec une pièce, la qté se mettra à jour en fonction de celle-ci.
Ajouter Créer une nouvelle pièce. Supprimer Supprimer la(les) pièce(s) sélectionnée(s). Modifier Modifier la pièce sélectionnée. Quitter Quitter cette fenêtre
Ajout/modification de pièces Cette fenêtre permet l'ajout d'une nouvelle pièce ou la modification de la pièce en cours. Numéro de pièce Le numéro de la pièce. Description La description de la pièce. Coût Le coût de la pièce. Fournisseur Le fournisseur de la pièce. Manufacturier Le manufacturier de la pièce. Note
La note de la pièce. Enregistrer Bouton permettant l'enregistrement de nouvelles pièces ou des modifications apportés à la pièce en cours. Annuler Annuler les modifications.
Fournisseurs Fenêtre accessible via le menu Véhicules -> Fournisseurs Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des fournisseurs. Les fournisseurs sont utilisés pour indiquer d'où provienne les dépenses concernant les véhicules. Tab Liste des fournisseurs inscrit. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un fournisseur. Un double clique permet l'accès à la fenêtre de modifications des fournisseurs. Recherche
Permet une recherche rapide en restreignant le nombre d'enregistrements affichés dans la liste. Le caractère générique (*) est permis. Ajouter Permet l'ajout d'un fournisseur via la fenêtre d'ajout/modifications des fournisseurs. Supprimer Supprimer le(s) fournisseur(s) sélectionné(s). Modifier Modifier l'enregistrement sélectionné. Quitter Quitter cette fenêtre. Données du fournisseur Données concernant le fournisseur sélectionné.
Ajout/modification de fournisseurs Cette fenêtre permet l'ajout d'un nouveau fournisseur ou la modification de celui en cours. Nom Nom du fournisseur. Adresse #1 Adresse #1 du fournisseur. Adresse #2 Adresse #1 du fournisseur.
Ville Ville du fournisseur. Pays Pays du fournisseur. Code postal Code postal du fournisseur. Courriel Courriel du fournisseur. Contacter Nom d'un contact chez ce fournisseur. Type de fournisseur Le type de fournisseur (garage, station-service, détaillant, autres). Téléphone #1 Indiquer la description ainsi que le numéro de téléphone #1. Téléphone #2 Indiquer la description ainsi que le numéro de téléphone #2. Télécopieur Indiquer le numéro de télécopieur.
Numéro de compte Numéro de compte chez le fournisseur. Note Note concernant ce fournisseur. Enregistrer Bouton permettant l'enregistrement d'un nouveau fournisseur ou des modifications apportés au fournisseur en cours. Annuler Annulation de l'ajout ou des modifications.
Rapports Cette section concerne les rapports et les graphiques disponibles.
Onglet Coûts/km Fenêtre accessible via le menu Véhicules -> Rapports Cet onglet permet la consultation des rapports de coûts/distance parcourue et de consommation d'essence des véhicules. Les données affichées dans l'onglet "Coûts/Km" à la droite de l'écran sont calculés en fonction des "Dépenses à inclure", de la période et du véhicule sélectionné. Liste des véhicules Liste des véhicules inscrits. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un véhicule. Dépenses à inclure Choississez les dépenses que vous voulez voir dans le rapport. Période
Sélectionnez la période pour laquelle vous voulez générer un rapport. Les données seront toutefois calculées en fonction des relevés d'odomètre existant pour le véhicule en cours se rapprochant le plus des dates sélectionnées. Ex.: Si vous choisissez comme date de début le 2005-01-01 et que le relevé d'odomètre le plus près (avant la date choisi, à moins qu'il n'y en ait pas, alors, le relevé choisi sera le plus près après cette date) est le 2004-11-29, alors, c'est cette date qui sera utilisée pour la création du rapport. C'est à dire que les dépenses effectuées à des dates supérieure ou égale au 2004-11-29 seront prise en compte. Le même principe s'applique à la date de fin sélectionnée. Aperçu Aperçu avant impression du rapport. Impression Impression du rapport. Date premier relevé d'odomètre Ceci est la date du premier relevé d'odomètre trouvé selon la période sélectionnée. Voir l'infobulle "Période" pour plus de détails. Date dernier relevé d'odomètre Ceci est la date du dernier relevé d'odomètre trouvé selon la période sélectionnée. Voir l'infobulle "Période" pour plus de détails. Dépenses Données concernant les dépenses et le coût de revient selon la distance parcourue de ce véhicule (selon les critères sélectionnés). Consommation d'essence Données concernant la consommation d'essence de ce véhicule selon les critères sélectionnés.
Rapport Dépenses et consommation
Onglet Dépenses Fenêtre accessible via le menu Véhicules -> Rapports ->onglet Dépenses Cet onglet permet la consultation des rapports de dépenses des véhicules. Les données affichées dans l'onglet "Dépenses" à la droite de l'écran sont calculés en fonction des "Dépenses à inclure", de la période et du véhicule sélectionné. Liste des véhicules Liste des véhicules inscrits. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un véhicule. Dépenses à inclure Choississez les dépenses que vous voulez voir dans le rapport. Période
Sélectionnez la période pour laquelle vous voulez générer un rapport. Les données seront toutefois calculées en fonction des relevés d'odomètre existant pour le véhicule en cours se rapprochant le plus des dates sélectionnées. Ex.: Si vous choisissez comme date de début le 2005-01-01 et que le relevé d'odomètre le plus près (avant la date choisi, à moins qu'il n'y en ait pas, alors, le relevé choisi sera le plus près après cette date) est le 2004-11-29, alors, c'est cette date qui sera utilisée pour la création du rapport. C'est à dire que les dépenses effectuées à des dates supérieure ou égale au 2004-11-29 seront prise en compte. Le même principe s'applique à la date de fin sélectionnée. Affichage détail Cocher cette case si vous ne voulez pas afficher le détail des dépenses dans le rapport. Vous verrez alors seulement les coûts total pour chacun des types de dépense sélectionné. Rapport détaillé Rapport non détaillé Exporter le rapport de dépenses vers excel Utiliser ce bouton pour exporter le rapport de dépenses vers Microsoft Excel. Noter que vous devez avoir Microsoft Excel installé sur votre poste. Vous pouvez générer plus de rapports excel en utilisant la fenêtre d'exportation des tables de la base de données vers excel. Rapport détail des réparations Si des réparations détaillées sont créées pour le(s) véhicule(s) sélectionné(s), vous pouvez les imprimer en utilisant ces boutons.
Rapport détaillé de dépenses par véhicules
Rapport non détaillé de dépenses par véhicules
Onglet Graphiques Fenêtre accessible via le menu Véhicules -> Rapports ->onglet Graphiques Cet onglet permet la consultation des différents graphiques. Liste des véhicule Liste des véhicules inscrits. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un véhicule. Dépenses à inclure Choississez les dépenses que vous voulez voir dans le rapport.
Période Sélectionnez la période pour laquelle vous voulez générer un rapport. Les données seront toutefois calculées en fonction des relevés d'odomètre existant pour le véhicule en cours se rapprochant le plus des dates sélectionnées. Ex.: Si vous choisissez comme date de début le 2005-01-01 et que le relevé d'odomètre le plus près (avant la date choisi, à moins qu'il n'y en ait pas, alors, le relevé choisi sera le plus près après cette date) est le 2004-11-29, alors, c'est cette date qui sera utilisée pour la création du rapport. C'est à dire que les dépenses effectuées à des dates supérieure ou égale au 2004-11-29 seront prise en compte. Le même principe s'applique à la date de fin sélectionnée. Unités d'affichage Pour les graphiques de consommation d'essence, vous pouvez choisir sous quelles unités de mesure vous désirez afficher les données. Graphique "Consommation d'essence" Affichage du graphique de consommation d'essence. Affichage axe des X Sélection de l'information à afficher dans l'axe des X (Véhicules, Mois, Type de dépenses). Custom control Affichage du graphique de dépenses.
Graphique de dépenses/véhicule
Graphique des dépenses
Graphique de dépenses/mois
Graphique de consommation d'essence
Onglet Autres Fenêtre accessible via le menu Véhicules -> Rapports ->onglet Autres Cet onglet permet la consultation des rapports d'entretiens, de détail à propos des véhicules et des relevés d'odomètres. Liste des véhicules. Liste des véhicules inscrits. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un véhicule. Rapport des entretiens Cette section permet d'imprimer un rapport d'entretien. Si vous cocher la case "Imprimer seulement les entretiens du", les rapports ne contiendront que les entretiens qui sont prêts à être effectués dès maintenant. Vous pouvez aussi cocher la case "Imprimer un seul véhicule par page" et les véhicules sélectionnés s'imprimeront sur des pages différentes. Rapport d'entretien
Rapport de détail des véhicules Cette section permet d'imprimer un rapport contenant les informations générale à propos des véhicules. Vous pouvez aussi cocher la case "Imprimer un seul véhicule par page" et les véhicules sélectionnés s'imprimeront sur des pages différentes. Rapport de détail de véhicule Rapport de relevés d'odomètres Cette section permet d'imprimer un rapport contenant les relevés d'odomètres des véhicules. Vous pouvez utiliser la case "Imprimer seulement le relevé d'odomètre le plus récent de chaque véhicule" afin de restreindre la sélection aux relevés les plus récents seulement. Rapport de relevés d'odomètre
Rapport d'entretien
Rapport de détail de véhicule
Rapport de relevés d'odomètre
Rapport de conducteurs Ce rapport sert à afficher les conducteurs ayant conduits les véhicules ainsi que la date de début et de fin.
Exportation des tables de la base de données vers excel Cette fenêtre permet l'exportation des tables de la base de données en format MS Excel. Ceci vous permettra de créer vos propres rapports dans MS Excel. Liste des véhicules Liste des véhicules inscrits. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un véhicule. Inclure la clé unique de la table Si cette case est coché, le numéro unique de chaque enregistrement sera inclu dans le rapport. Inlcure l'id explicite des fournisseurs Si cette case est coché, le nom et le type du fournisseur seront inclus dans le rapport pour chacun des enregistrements. Si elle n'est pas coché, seulement le numéro unique du fournisseur sera inclu. Inlcure l'id explicite des véhicules
Si cette case est coché, le numéro, la classe, la marque, le modèle et l'année des véhicules seront inclus dans le rapport pour chacun des enregistrements. Si elle n'est pas coché, seulement le numéro unique des véhicules sera inclu.
Personnalisation Fenêtre accessible via le menu Options -> Personnaliser Cette fenêtre permet la personnalisation des paramètres du logiciel sur ce poste seulement. Langue d'affichage Choisir la langue. Boîte de dialogue "impression" Détermine si la boîte de dialogue d'impression doit apparaître lors de l'impression d'un rapport. Si cette case n'est pas coché alors l'imprimante par défaut sera utilisée et l'impression démarrera automatiquement. Enregistrer
Enregistrement des modifications. Serveur de données Nom du serveur de données. Le serveur de données est le nom du poste sur lequel est installée la base de donnée. Cette option est utile seulement si vous utilisez l'édition "Network". Voir la section Configuration de l'édition réseau pour plus de détails. Annuler Annuler les modifications. Chemin du fichier de base de données Taper ici le chemin d'accès au fichier de base de données sur le serveur. Le chemin d'accès par défaut est "C:\Program Files\Vehicle Fleet Manager Data". Cette option est utile seulement si vous utilisez l'édition "Network". Voir la section Configuration de l'édition réseau pour plus de détails. Affichage des services en jaune Utilisez cette case texte pour déterminer combien de jours avant la date d'expiration des entretiens vous voulez avertis. Ceci s'applique aussi pour la date d'expiration des assurances. Les lignes du programme d'entretien ainsi que des véhicules affectées apparaîtront alors en jaune dans la liste des véhicules.
Paramètres globaux Fenêtre accessible via le menu Options -> Paramètres globaux Cette fenêtre permet la configuration des paramètres globaux du logiciel. Les modifications seront effectives pour tout les postes sur le réseau. Unité "Distance" Sélectionner l'unité de distance utilisée. Devise utilisée Sélectionner la devise utilisée. Unité de "Volume"
Sélectionner l'unité de volume utilisée. Enregistrer Enregistrement des modifications. Annuler Annuler les modifications.
Options de sécurité Fenêtre accessible via le menu Options -> Options de sécurité Cette fenêtre permet la configuration des options de sécurité du logiciel. Activer la gestion des usagers Permet d'activer ou de désactiver la gestion des usagers. Si cette option est activée, chaque usager du logiciel devra s'identifier par son nom d'usager ainsi que son mot de passe lors de l'ouverture du programme. L'usager "admin" est permanent et permet l'accès et le contrôle total de tout les paramètres du logiciel. Lors de la première ouverture du programme et jusqu'à ce que celui-ci soit modifié, le mot de passe de l'usager "admin" est vide. Voir les sections Gestion des usagers et Niveaux d'accès pour plus de détails sur la façon de configurer les usagers et les niveaux d'accès. Enregistrer Enregistrement des modifications. Modifier le mot de passe "Admin" Ce bouton permet l'accès à la fenêtre de modification du mot de passe de l'usager général "admin". L'usager "admin" est permanent et permet l'accès et le contrôle total de tout les paramètres du logiciel. Lors de la première ouverture du programme et jusqu'à ce que celui-ci soit modifié, le mot de passe de l'usager "admin" est vide.
Annuler Annuler les modifications. Vérouillage du logiciel après X minutes d'inactivité La sélection de cette option vous permet de définir une période d'inactivité après laquelle le programme se vérouillera. La fenêtre de vérification d'usager apparaîtra alors et l'usager devra ré-entrer son mot de passe afin de pouvoir ré-accéder au programme. Vérouillage du logiciel : Jamais Si cette option est sélectionnée, le logiciel ne se vérouillera jamais. L'usager devra entrer son nom d'usager et son mot de passe seulement lors de l'ouverture du programme.
Modification du mot de passe "Admin" Cette fenêtre permet la modification du mot de passe de l'usager "admin". L'usager "admin" est permanent et permet l'accès et le contrôle total de tout les paramètres du logiciel. Lors de la première ouverture du programme et jusqu'à ce que celui-ci soit modifié, le mot de passe de l'usager "admin" est vide. Ancien mot de passe Vous devez entrer l'ancien mot de passe "admin" avant de pouvoir le modifier. Nouveau mot de passe Le nouveau mot de passe "admin" désiré. Confirmation La confirmation du mot de passe. Enregistrer Enregistrement des modifications. Annuler Annuler les modifications.
Vérification usager La fenêtre de vérification des usagers permet d'identifier l'usager lors de l'ouverture du programme et ainsi de lui donner accès seulement au fonction définie par son niveau d'accès. Nom d'usager Inscrire ici le nom d'usager. Mot de passe Inscrire ici le mot de passe.
Niveaux d'accès Fenêtre accessible via le menu Options -> Sécurité -> Niveaux d'accès Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des niveaux d'accès. Les niveaux d'accès sont utilisés afin de restreindre l'accès des usagers à certaines fonctions du logiciel. Client area Liste des niveaux d'accès inscrit. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un niveaux d'accès. Un double clique permet l'accès à la fenêtre Ajout/modification de niveaux d'accès. Ajouter Permet l'ajout d'un niveau d'accès via la fenêtre Ajout/modification de niveau d'accès. Supprimer
Supprimer le(s) niveau(x) d'accès sélectionnée(s). Modifier Modifier le niveau d'accès sélectionnée. Quitter Fermer cette fenêtre.
Ajout/modification de niveau d'accès Cette fenêtre permet l'inscription des données d'un nouveau niveau d'accès ou la modification d'un existant. Il y a 7 fonctions principales dont l'accès peut être restreint par les niveaux d'accès : 1 - Informations véhicules : La création et la modification des informations générales concernant les véhicules (ceci n'inclut pas les dépenses). 2 - Dépenses : La création et la modification de dépenses de véhicules. 3 - Les options de sécurité : Tout ce qui a trait à la gestion des usagers et des niveaux d'accès. 4 - Les pièces : La création et la modification des pièces dans la liste maître des pièces. 5 - Les entretiens : La création et la modification d'entretiens dans la cédule d'entretien des véhicules. 6 - Les groupes de véhicules : La création et la modification des groupes de véhicules. 7 - Les fournisseurs : La création et la modification des fournisseurs. Enregistrer Enregistrement des modifications. Description
La description du niveau d'accès. Annuler Annuler les modifications.
Gestion des usagers Fenêtre accessible via le menu Options -> Sécurité -> Usagers Cette fenêtre permet la configuration et l'enregistrement des usagers. La gestion des usagers est utilisée afin de restreindre l'accès des usagers à certaines fonctions du logiciel. La création de niveaux d'accès est préablable à la création des usagers. Liste des usagers
Liste des usagers inscrit. Cliquer directement dans la liste pour sélectionner un usager. Un double clique permet l'accès à la fenêtre Ajout/modification d'usager. Ajouter Permet l'ajout d'un usager via la fenêtre Ajout/modification d'usager. Supprimer button Supprimer le(s) usager(s) sélectionnée(s). Modifier Modifier l'usager sélectionné. Quitter Quitter cette fenêtre.
Ajout/modification d'usager Cette fenêtre permet l'ajout ou la modification des usagers du logiciel. Prénom Prénom de l'usager. Nom réel de l'usager Nom réel de l'usager. Nom d'usager Nom d'usager (c'est ce mot qui sera nécessaire d'inscrire lors de la vérification de l'usager à l'ouverture du programme). Mot de passe Le mot de passe. Celui-ci devra être inscrit lors de la vérification de l'usager à l'ouverture du programme. Niveau d'accès Sélection du niveau d'accès de l'usager en cours. Accès aux groupes de véhicules
Vous pouvez spécifier si cet usager peut accéder à tout les groupes de véhicules ou seulement aux groupes lui étant assignés. Voir la section Gestion des groupes de véhicules pour plus de détails. Enregistrer Enregistrement des modifications. Annuler Annuler les modifications.
Sauvegarde de la base de données Sauvegarde de la base de données Utilisez ce menu pour sélectionner le nom et l'emplacement de la copie de sauvegarde de la base de données que vous désirez effectuer. La copie de la base de données sera enregistrée sous l'extension.gbk. Restauration de la base de données Pour restaurer une base de données vous n'avez qu'à remplacer le fichier de base de données "GESTIONFLOTTE.FDB" contenu dans le répertoire par défaut "C:\Program Files\Vehicle Fleet Manager Data\" par un des fichiers de sauvegarde que vous avez fait précédemment et renommez-le de cette façon : "GESTIONFLOTTE.FDB". Pour ce faire, vous devrez fermer le programme Vehicle Fleet Manager.
Configuration de l'édition réseau Configuration de l'édition réseau (Network Edition) Pour configurer correctement l'édition réseau de Vehicle Fleet Manager, veuillez suivre ces étapes attentivement : 1. Installez le programme Vehicle Fleet Manager (www.vinitysoft.com/vfm/vfm22.exe) sur votre serveur de données. Le serveur de données peut-être n'importe quel ordinateur relié à votre réseau local. 2. Installez le composant Firebird sur votre serveur de base de données (www.vinitysoft.com/vfm/ NetworkVFM.exe) sur votre serveur. IMPORTANT!: Le programme d'installation vous demandera ou vous désirez installer le programme Firebird et ensuite, il vous demandera ou vous voulez installer la base de données. Le programme Firebird doit être installé sur le même lecteur physique que celui de la base de données elle-même. 3. Vous devez activer votre serveur. Pour ce faire, envoyez nous le code d'identification de votre serveur et nous vous enverrons le code d'activation correspondant. Pour obtenir votre code d'identification vous devez cliquer sur "Activer maintenant" dans la fenêtre de démarrage de Vehicle Fleet Manager (version d'essai). 4. Assurez vous que le fichier de base de données GESTIONFLOTTE.FDB est situé dans le dossier "C: \Program Files\Vehicle Fleet Manager Data" (ou le dossier que spécifié durant l'installation de la base de données) de votre ordinateur serveur. Si le dossier "Program Files" de votre serveur est situé sur un autre lecteur que le lecteur "C:" alors cherchez dans le lecteur correspondant (Par exemple : "M:\Program Files \Vehicle Fleet Manager Data"). Ce chemin sera le chemin que vous aurez à configurer sur vos postes clients à la prochaine étape. 5. Ouvrez Vehicle Fleet Manager sur votre serveur et rendez vous au menu "Options - Personnaliser". Remplacer le nom du serveur de données en cours ("(local)") par le nom d'ordinateur de votre serveur. Si vous ne connaissez pas le nom d'ordinateur du serveur de données alors cliquez avec le bouton de droite sur "Poste de travail", choissisez "propriétés" et sélectionnez l'onglet "Nom de l'ordinateur". 6. Rendez-vous sur un ordinateur client. Installez Vehicle Fleet Manager (www.vinitysoft.com/vfm/ VFM22.exe), démarrez l'application et cliquez sur le menu "Options - Informations de connexion à la base de données" et tapez le nom de l'ordinateur serveur dans la case correspondante. Si vous ne connaissez pas le nom du serveur de données alors rendez-vous sur votre poste serveur, cliquez avec le bouton de droite sur "Poste de travail", choissisez "propriétés" et sélectionnez l'onglet "Nom de l'ordinateur". 7. Toujours sur votre poste client, insérer le chemin de la base de données sur le serveur à l'emplacement approprié (par exemple: "C:\Program Files\Vehicle Fleet Manager Data"). 8. Fermez l'application Vehicle Fleet Manager sur votre poste client et redémarrez la. Le programme devrait se connecter à la base de données automatiquement. Si cela ne fonctionne pas, c'est probablement que le nom de serveur ou le chemin d'accès à la base de données est incorrect. Si ces paramêtres sont corrects, probablement que votre serveur est muni d'un pare-freu. La plupart des ordinateurs sont muni d'un pare-feu. Si c'est le cas, vous devrez soit le désactiver, soit assigner une exception au pare-feu. Le fichier de programme qui devra être exclus du pare feu est le suivant : "C:\Program Files\Firebird\Firebird_2_0\fbserver.exe". Pour ajouter une exception au pare-feu (avec Windows XP), aller dans "Démarrer - Panneau de configuration - Pare feu". Dans l'onglet "Exceptions", appuyez sur "Ajouter un programme", cliquez sur parcourir et sélectionnez le fichier suivant : "C:\Program Files\Firebird \Firebird_2_0\Bin\fbserver.exe"