COOPAMI INAMI Introduction à Excel 2007 Les bases fondamentales pour l utilisation de Excel 2007 John Keisen Juin 2012
Page 2 de 86 SOMMAIRE I. INVENTAIRE DES OUTILS... 3 II. LA CELLULE... 28 III. UN ENSEMBLE DE CELLULES EN LIGNE OU EN COLONNE (TABLEAU)... 31 IV. LE TRAITEMENT DES DONNEES... 38 V. LA MISE EN FORME DES DONNEES... 41 VI. LA SAUVEGARDE DES DONNEES... 42 VII. L INSERTION D OBJETS DE TRAITEMENT DE DONNEES... 44 VIII. LES FEUILLES D UN FICHIER... 56 IX. LA BOITE DE DIALOGUE «FORMAT DE CELLULE»... 62 X. FONCTIONS FREQUEMMENT UTILISEES... 73 XI. ANNEXES 1. Création d un graphique... 1 2. Création d un tableau croisé dynamique... 18! N ont été développées que les principales fonctions utilisées dans le cadre des formations organisées par COOPAMI.
Page 3 de 86 I. INVENTAIRE DES OUTILS 1 2 3 4 1 Bouton Office 2 Barre d outils Accès rapide 3 Barre d outils 4 Ruban 5 Barre d état 6 Le clic droit de la souris
Page 4 de 86 1 Bouton Office Nouveau : permet de créer un nouveau classeur vierge ou à partir de modèles existants Ouvrir : permet d ouvrir un fichier. Par défaut le type de fichier sera «Tous les fichiers Excel» mais il est aussi possible d ouvrir des fichiers texte par exemple (Raccourci clavier : CTRL+O) Enregistrer : permet d enregistrer le classeur si celui-ci à déjà été sauvegardé sinon c est le menu «Enregistrer sous» qui s ouvrira (Raccourci clavier : CTRL+S) Enregistrer sous : permet de choisir le nom, l emplacement et le format sous lequel le classeur sera sauvegardé Imprimer : permet d imprimer le tableur, de choisir des options d impression et de voir un aperçu avant impression (Raccourci clavier : CTRL+P) Préparer : permet de préparer le classeur en vue de sa distribution Envoyer : permet d envoyer le classeur à d autres utilisateurs Publier : permet de distribuer le document à d autres utilisateurs via un réseau
Fermer : ferme uniquement le classeur en cours. Ne ferme pas Excel. Identique à la croix se situant juste sous la croix du coin supérieur droit Options Excel : permet de paramétrer Excel Page 5 de 86 Quitter Excel : quitte Excel et ferme tous les classeurs en cours (donne le choix de sauvegarder ces documents si ceux-ci ont été modifiés). Identique à la croix se situant dans le coin supérieur droit.
Page 6 de 86 2 Barre d outils Accès rapide Personnaliser la barre d outils Accès rapide : permet de personnaliser la barre d accès rapide Autres commandes : permet de choisir parmi des catégories ou toutes celles existantes et pas uniquement celles proposées dans la 1ère partie du menu Afficher en dessous du ruban : permet de placer la barre d accès rapide sous le ruban Réduire le ruban : permet de réduire le ruban ; celui-ci ne s affichera qu en cliquant dans la barre d outils
Page 7 de 86 3 Barre d ouils 1 Accueil Presse-papiers : Coller : colle le contenu préalablement coupé ou copié(raccourci clavier pour le collage simple : CTRL+V) Couper : coupe le contenu d une ou plusieurs cellules en vue de le coller ou de l insérer à un autre endroit (Raccourci clavier : CTRL+X) Copier : copie le contenu d une ou plusieurs cellules en vue de le coller ou de l insérer à un autre endroit (Raccourci clavier : CTRL+C) Reproduire la mise en forme : permet de reproduire la mise en forme d une ou plusieurs cellules sur une ou plusieurs autres cellules Presse-papier : affiche le volet presse-papier Police : Police : modifie le type de police Taille de police : modifie la taille de police Augmenter la taille de police : augmente la taille de police Réduire la taille de police : réduit la taille de police Gras : mets la sélection en gras(raccourci clavier : CTRL+G) Italique : mets la sélection en italique(raccourci clavier : CTRL+I) Souligner : souligne la sélection(raccourci clavier : CTRL+U) Bordures : applique des bordures aux cellules sélectionnées Couleur de remplissage : applique une couleur à l arrière-plan des cellules sélectionnées Couleur de police : applique une couleur au(x) texte(s) sélectionné(s) Format de cellule : police : affiche le volet Police de la boîte de dialogue Format de cellule (Raccourci clavier : CTRL+MAJ+F)
Page 8 de 86 Alignement : Aligner en haut, Aligner au centre, Aligner en bas : aligne les valeurs en haut, au centre ou en bas dans les cellules sélectionnées Orientation : fait pivoter les valeurs des cellules sélectionnées selon l orientation ou l angle spécifié Aligner le texte à gauche, Centrer, aligner le texte à droite : aligne les valeurs à gauche, au centre ou à droite dans les cellules sélectionnées Diminuer le retrait : réduit le retrait du texte par rapport à la bordure gauche de la cellule sélectionnée (Raccourci clavier : CTRL+ALT+MAJ+TAB) Augmenter le retrait : augmente le retrait du texte par rapport à la bordure gauche de la cellule sélectionnée (Raccourci clavier : CTRL+ALT+TAB) Renvoyer à la ligne automatiquement : adapte la hauteur de la cellule au texte contenu quand celui-ci n est pas entièrement visible Fusionner et centrer : fusionne les cellules adjacentes sélectionnées en une-seule et applique l alignement centré Format de cellule : alignement : affiche le volet Alignement de la boîte de dialogue Format de cellule Nombre : Format de nombre : permet de choisir le format du nombre ou des nombres sélectionnés Format Nombre Comptabilité : permet de choisir un autre format de devise (Pas de conversion : 1 euro deviendra 1 dollar ou 1 livre sterling, etc ) Style de pourcentage : affiche le ou les nombres sélectionnés en pourcents (Raccourci clavier : CTRL+MAJ+%) Ajouter une décimale : augmente le nombre de décimales après la virgule du ou des nombres sélectionnés Séparateur de milliers : affiche la valeur de la cellule en utilisant le séparateur de milliers Retirer une décimale : réduit le nombre de décimales après la virgule du ou des nombres sélectionnés Format de cellule : nombre : affiche le volet Nombre de la boîte de dialogue Format de cellule Style : Mise en forme conditionnelle : permet de créer des règles ayant pour objectif d appliquer des mises en forme spécifiques mettant en valeur certains résultats (Exemple : dans un tableau mettre en gras les valeurs supérieures à 10, en rouge les valeurs négatives, etc ) Mettre sous forme de tableau : applique une mise en forme rapide à une plage de cellules et la convertit en un tableau à l aide d un style de tableau défini Styles de cellules : applique une mise en forme rapide à une plage de cellule à partir des styles prédéfinis
Page 9 de 86 Cellules : Insérer : insère des cellules, des lignes, des colonnes ou des feuilles dans le classeur Supprimer : supprime des cellules, des lignes, des colonnes ou des feuilles dans le classeur Format : modifie la hauteur des lignes ou la largeur des colonnes, organise les feuilles et protège ou masque les cellules Edition : Somme : (voir somme automatique sous le point IV.) Remplissage : rempli les cellules sélectionnées avec la valeur et/ou le format de la cellule adjacente Effacer : efface tous les éléments des cellules sélectionnées ou juste la mise en forme ou juste le contenu ou juste les commentaires Trier et filtrer : permet de trier ou de filtrer les données sélectionnées (Raccourci clavier Filtre : CTRL+MAJ+L) (Voir point 5) Rechercher et sélectionner : permet de rechercher et de sélectionner(raccourci clavier Rechercher : CTRL+F) ou de remplacer une valeur et/ou un format(raccourci clavier Remplacer : CTRL+H)
Page 10 de 86 2 Insertion (Développé sous le point VII. L insertion d objets de traitement de données) Tableaux : Illustrations : Graphiques : Liens : Texte :
Page 11 de 86 3 Mise en page Thèmes : Thèmes : permet d appliquer un thème au document ou d en créer un Couleurs : modifie les couleurs du thème Polices : modifie les polices du thème Effets : modifie les effets du thème Mise en page : Marges : permet de définir la taille des marges Orientation : permet de choisir entre les orientations Portrait et Paysage Taille : permet de choisir le format papier Zone d impression : permet de définir une zone d impression Sauts de page : insère un saut de page dans le document qui indique quand une nouvelle page doit commencer Arrière-plan : permet de choisir une image à afficher en arrière-plan Imprimer les titres : spécifie les lignes et/ou colonnes à reproduire sur chaque page imprimée Mise en page : affiche le volet Page de la boîte de dialogue Mise en page
Page 12 de 86 Mise à l échelle : Largeur : rétrécit la largeur de sortie imprimée pour inclure un nombre maximum de pages Hauteur : rétrécit la hauteur de sortie imprimée pour inclure un nombre maximum de pages Mettre à l échelle : étire ou rétrécit l impression à un pourcentage donné de sa taille réelle Mise en page : affiche le volet Page de la boîte de dialogue Mise en page Options de la feuille de calcul : Quadrillage : permet de choisir d afficher ou non et/ou d imprimer ou non le quadrillage de la feuille En-têtes : permet de choisir d afficher ou non et/ou d imprimer ou non les en-têtes de la feuille (les en-têtes sont les lettres qui représentent les colonnes et les nombres qui représentent les lignes) Mise en page : feuille : affiche le volet Feuille de la boîte de dialogue Mise en page Organiser : Mettre au premier plan : permet d avancer l objet sélectionné ou de le mettre au premier plan Mettre à l arrière-plan : permet de reculer l objet sélectionné ou de le mettre en arrière-plan Volet sélection : affiche le volet sélection Aligner : aligne les extrémités des objets sélectionnés et/ou les répartit sur la page Grouper : groupe les objets sélectionnés pour les traiter en tant qu un seul objet Rotation : fait pivoter ou retourne les objets sélectionnés
Page 13 de 86 4 Formules (Développé sous le point IV. Le traitement des données) Bibliothèque de fonctions : Noms définis : Audit de formules : Calcul :
Page 14 de 86 5 Données Données externes : A partir du fichier Access : importe les données d une base de données Microsoft Access A partir du site Web : importe les données d une page Web A partir du texte : importe les données d un fichier texte A partir d autres sources : importe les données à partir d autres sources de données Connexions existantes : permet de se connecter à une source de données externe en sélectionnant dans une liste de sources fréquemment utilisées Connexions : Actualiser tout :met à jour toutes les informations du classeur provenant d une source de données Connexions : affiche toutes les connexions de données pour le classeur Propriétés : spécifie le mode de mise à jour des cellules connectées à une source de données et le type de contenu à afficher à partir de la source ; indique aussi comment les modifications au nombre de lignes ou de colonnes de la source de données doivent être traitées dans le classeur Modifier les liens d accès : affiche tous les fichiers auxquels cette feuille de calcul est liée afin de mettre à jour ou de supprimer les liens
Page 15 de 86 Trier et filtrer : Trier du plus petit au plus grand : trie la sélection dans l ordre croissant Trier du plus grand au plus petit : trie la sélection dans l ordre décroissant Trier : affiche la boîte de dialogue Tri qui permet de trier simultanément les données sur base de plusieurs critères Filtrer : active le filtrage des cellules sélectionnées (Raccourci clavier : CTRL+MAJ+L) Effacer : efface le filtre Réappliquer : réapplique le filtre (Raccourci clavier : CTRL+ALT+L) Avancé : spécifie les critères complexes qui limitent les enregistrements à inclure dans le jeu de résultats d une requête Outils de données : Convertir : permet de scinder le contenu d une cellule en plusieurs cellules distinctes Supprimer les doublons : supprime les lignes en double dans la sélection Validation des données : empêche la saisie de données non valides dans une cellule Consolider : combine les valeurs de plusieurs plages dans une nouvelle plage Analyse de scénarios : permet d essayer différentes valeurs pour les formules d une feuille Plan : Grouper : relie une plage de cellules afin de pouvoir réduire ou développer son affichage (Raccourci clavier : MAJ+ALT+DROITE) Dissocier : dissocie une plage de données précédemment groupées (Raccourci clavier : MAJ+ALT+GAUCHE) Sous-total : calcul le total de plusieurs lignes de données associées en insérant automatiquement les sous-totaux et totaux des cellules sélectionnées Afficher les détails : développe l affichage d un groupe de cellules Masquer : réduit l affichage d un groupe de cellules Plan : affiche la boîte de dialogue Plan
Page 16 de 86 6 Révision Vérification : Orthographe : vérifie l orthographe du texte (Raccourci clavier : F7) Recherche : ouvre le volet Office Recherche pour effectuer des recherches dans le matériel de référence, comme les dictionnaires, les encyclopédies et les services de traduction (Raccourci clavier : ALT+Clic) Dictionnaire des synonymes : suggère d autres mots dont la signification est similaire au mot sélectionné Traduction : traduit le texte sélectionné dans une autre langue Commentaires : Nouveau commentaire : ajoute un commentaire sur la sélection (Raccourci clavier : MAJ+F2) Supprimer : supprime le commentaire sélectionné Précédent : sélectionne le commentaire précédent dans le feuille Suivant : sélectionne le commentaire suivant dans le feuille Afficher/Masquer le commentaire : affiche ou masque le commentaire associé à la cellule sélectionnée Afficher tous les commentaires : affiche tous les commentaires dans la feuille Afficher les entrées manuscrites : affiche ou masque toutes les annotations manuscrites sur la feuille
Page 17 de 86 Modifications : Protéger la feuille : empêche que des modifications indésirables soient apportées aux données d une feuille en spécifiant les informations qui peuvent être modifiées (Attention! Protège le contenu de la feuille mais pas la feuille-même! Pour ce faire il faut protéger le classeur) Protéger le classeur : protège la structure du classeur et/ou restreint l accès en l accordant à certaines personnes uniquement Partager le classeur : permet à plusieurs personnes de travailler en même temps sur un même classeur Protéger et partager le classeur : partage le classeur tout en le protégeant son accès par un mot de passe Permettre la modification des plages : autorise certains utilisateurs à modifier des plages de cellules dans une feuille ou un classeur protégé Suivi des modifications : conserve le suivi de toutes les modifications apportées au classeur
Page 18 de 86 7 Affichage Affichages classeur : Normal/Mise en page : affiche le document en mode normal ou mise en page, c est-à-dire tel qu il apparaîtra en version imprimée Aperçu des sauts de page : affiche un aperçu des sauts de page tel qu ils apparaîtront sur le document imprimé Affichages personnalisés : enregistre en ensemble de paramètres d affichage et d impression sous la forme d un affichage personnalisé Plein écran : affiche le document en mode plein écran, c est-à-dire sans barre d accès rapide, sans barre d outil, sans ruban et sans barre d état Afficher/Masquer : Règle, Quadrillage, Barre des messages, Barre de formule, Titres : affiche/masque la règle, le quadrillage, la barre des messages, la barre de formules et/ou les titres Zoom : Zoom : ouvre la boîte dialogue Zoom qui permet de spécifier le pourcentage d agrandissement ou de réduction du document 100% : affiche le document en taille réelle Zoom sur la sélection : adapte la feuille de calcul de manière à ce que la sélection remplisse toute la fenêtre
Page 19 de 86 Fenêtre : Nouvelle fenêtre : ouvre une nouvelle fenêtre qui contient une vue du document actuel Réorganiser tout : affiche toutes les fenêtres des classeurs ouverts en mosaïque, en vertical, en horizontal ou en cascade sur l écran Figer les volets : conserve une partie de la feuille visible pendant le défilement du reste de la feuille Fractionner : divise la fenêtre en plusieurs volets redimensionnables contenant les vues de votre feuille de calcul Masquer : masque la fenêtre active afin qu elle ne soit plus visible sur l écran Afficher : affiche toutes les fenêtres qui étaient masquées Afficher côte à côte : affiche deux feuilles de calcul côte à côte afin de comparer leur contenu Défilement synchrone : synchronise le défilement de deux documents Rétablir la position de la fenêtre : réinitialise la position des fenêtres des documents comparés en côte à côte afin que l écran soit divisé en deux parties égales Enregistrer l espace de travail : enregistre la disposition actuelle de toutes les fenêtres sous la forme d un espace de travail afin de pouvoir le restaurer ultérieurement Changement de fenêtre : bascule vers une autre fenêtre ouverte Macros : permet d enregistrer une macro ou d accéder à d autres options de macros (Raccourci clavier : ALT+F8)
Page 20 de 86 8 Compléments (Sera développé ultérieurement si demandé) Commandes de menu : Barres d outils personnalisées :
Page 21 de 86 9 Développeur (seulement si activé dans les options Excel) (Sera développé ultérieurement si demandé) Code : Contrôles : XML : Modifier :
Page 22 de 86 4 Ruban Affiche les icônes et commandes groupées en catégories pour chaque onglet de la barre d outils.
Page 23 de 86 5 Barre d état Intéressant principalement pour afficher les informations telles que moyenne, somme, nombre, minimum et maximum des données sélectionnées sans avoir à insérer une formule.
Page 24 de 86 6 Le clic droit de la souris 1 Clic droit sur l en-tête d une ligne (numéro) : Couper, Copier, Coller, Collage spécial : permet de couper, copier, coller le contenu des lignes sélectionnées Insertion, Supprimer, Effacer le contenu : permet d insérer des lignes, de supprimer ou d effacer le contenu des lignes sélectionnées Format de cellule : ouvre la boîte de dialogue «Format de cellule» Hauteur de ligne : permet de modifier la hauteur des lignes sélectionnées Masquer, Afficher : permet de masquer ou d afficher les lignes sélectionnées
Page 25 de 86 2 Clic droit sur l en-tête d une colonne (lettre) : Couper, Copier, Coller, Collage spécial : permet de couper, copier, coller le contenu des colonnes sélectionnées Insertion, Supprimer, Effacer le contenu : permet d insérer des colonnes, de supprimer ou d effacer le contenu des colonnes sélectionnées Format de cellule : ouvre la boîte de dialogue «Format de cellule» Hauteur de colonne : permet de modifier la hauteur des colonnes sélectionnées Masquer, Afficher : permet de masquer ou d afficher les colonnes sélectionnées
Page 26 de 86 3 Clic droit dans une cellule : Couper, Copier, Coller, Collage spécial : permet de couper, copier, coller le contenu des cellules sélectionnées Insertion, Supprimer, Effacer le contenu : permet d insérer des cellules, de supprimer ou d effacer le contenu des cellules sélectionnées Filtrer : permet de filtrer les cellules sélectionnées par valeurs, couleur de police, couleur de cellule et par icône Trier : permet de trier les cellules sélectionnées par ordre croissant et décroissant, de placer la couleur de police, couleur de cellule ou l icône sélectionnée au-dessus et de faire un tri personnalisé Insérer un commentaire : permet d insérer un commentaire Format de cellule : ouvre la boîte de dialogue «Format de cellule»
Page 27 de 86 Liste déroulante de choix : ouvre la liste déroulante de choix Nommer une plage : permet de nommer la plage de cellules sélectionnée Lien hypertexte : permet d insérer un lien hypertexte 4 Mini ruban : (encadré en rouge) Police : modifie le type de police Taille de police : modifie la taille de police Augmenter la taille de police : augmente la taille de police Réduire la taille de police : réduit la taille de police Format Nombre Comptabilité : permet de choisir un autre format de devise (Pas de conversion : 1 euro deviendra 1 dollar ou 1 livre sterling, etc ) Style de pourcentage : affiche le ou les nombres sélectionnés en pourcents (Raccourci clavier : CTRL+MAJ+%) Séparateur de milliers : affiche la valeur de la cellule en utilisant le séparateur de milliers Reproduire la mise en forme : permet de reproduire la mise en forme d une ou plusieurs cellules sur une ou plusieurs autres cellules Gras : mets la sélection en gras(raccourci clavier : CTRL+G) Italique : mets la sélection en italique(raccourci clavier : CTRL+I) Centrer : aligne les valeurs au centre des cellules sélectionnées Bordures : applique des bordures aux cellules sélectionnées Couleur de remplissage : applique une couleur à l arrière-plan des cellules sélectionnées Couleur de police : applique une couleur au(x) texte(s) sélectionné(s) Ajouter une décimale : augmente le nombre de décimales après la virgule du ou des nombres sélectionnés Retirer une décimale : réduit le nombre de décimales après la virgule du ou des nombres sélectionnés Fusionner et centrer : fusionne les cellules adjacentes sélectionnées en une-seule
Page 28 de 86 II. LA CELLULE 1B 1A 1 Ecrire dans une cellule : Il suffit de se positionner sur la cellule dans laquelle on veut écrire via le bouton gauche de la souris ou les flêches directionnelles du clavier et commencer à taper les données 1A La barre de formule : Les données présentent dans la cellule sont indiquée dans la «Barre de formule» (1A). Pour modifier les données d une cellule sans devoir tout retaper il suffit de faire un clic gauche à l endroit du texte que l on veut modifier : Exemple : je clique juste derrière le 8 de 28-02-2012 et je peux modifier les données en 26-02-2012 en appuyant sur la touche «Retour arrière» puis sur le 6 tandis que sinon j aurais du retaper complètement les données. Le bouton permet d accéder au menu «Insérer une fonction» (voir point IV. 1.) 1B Les références de la cellule : Les références de la cellule active sont indiquées dans la «Zone nom» (1B). Ces références peuvent être utilisés dans des formules ou pour se déplacer rapidement dans la feuille (en tapant AG15872 et Entrée, le curseur se retrouve directement dans la cellule correspondante sans avoir à naviguer dans la feuille via la souris ou le clavier).
Page 29 de 86 2 Opérations élémentaires entre cellules : Les références des cellules peuvent être utilisées pour faire facilement des opérations : Exemple : =A2+B2 =A2-B2 =A2*B2 =A2/B2 Les références peuvent aussi être utilisées pour reprendre dans un tableau les résultats de calculs se trouvant ailleurs dans le tableur via = et la référence de la cellule contenant le résultat que l on veut voir apparaître dans le tableau. Contrairement au fait de simplement taper la valeur, ici la valeur sera mise à jour dès que le résultat de la cellule dont elle dépend sera modifiée. Les références peuvent aussi aider à remplir automatiquement certaines cellules. Exemple : Si je veux mettre à jour facilement le tableur ci-dessus pour l année 2013 : En B68 je tape B61+1 En B69 je tape =B68 Je copie la formule qui se trouve en B69 de B70 à B74 et de C68 à D74
Page 30 de 86 3 Sélectionner plusieurs cellules : Sélectionner plusieurs cellules contigües : Exemple : A1 à M1 : - cliquer sur la cellule A1 et, tout en gardant appuyé, glisser jusqu à la cellule M1 - cliquer sur la cellule A1, garder appuyée la touche MAJ et cliquer sur la cellule M1 Sélectionner plusieurs cellules non contigües : Exemple : A1 et M1 : - cliquer sur la cellule A1 garder appuyée la touche CTRL et cliquer sur la cellule M1
Page 31 de 86 III. UN ENSEMBLE DE CELLULES EN LIGNE OU EN COLONNE (TABLEAU) 1 Remplir avec des données une ligne ou une colonne : 1A Incrémentation : Quand une cellule est remplie avec une donnée à incrémenter il suffit de cliquer sur le coin inférieur droit et tirer sur le nombre de cellules désiré. Un clic sur l icône qui apparaît alors offre différentes options (voir ci-dessus) 1B Les (auto)glissements : Pour déplacer une cellule ou une plage de cellule, il suffit de la ou de les sélectionner en gardant appuyée la touche MAJ ou CTRL selon la sélection et de cliquer sur un des bords de la sélection puis de faire glisser jusqu à l endroit désiré. (Il est parfois plus simple d utiliser l option Couper/Coller)
Page 32 de 86 1C Le double-clic coin inférieur droit de la cellule : Remplissage automatique de la colonne avec incrémentation de la formule ou des données de la cellule active si la colonne d à côté est remplie. Incrémentation de formule : double-clic gauche sur le coin inférieur droit de la cellule les cellules de la colonne B sont automatiquement incrémentées avec la même formule jusqu à la dernière cellule de la colonne A contenant une donnée
Page 33 de 86 Incrémentation de données : double-clic gauche sur le coin inférieur droit de la cellule les cellules de la colonne B sont automatiquement incrémentées avec les données jusqu à la dernière cellule de la colonne A contenant une donnée
Page 34 de 86 Données non incrémentées : double-clic gauche sur le coin inférieur droit de la cellule les cellules de la colonne B sont automatiquement remplies avec les données jusqu à la dernière cellule de la colonne A contenant une donnée mais pas incrémentées
Page 35 de 86 Forcer l incrémentation de données non incrémentées : double-clic gauche sur le coin inférieur droit de la plage de cellules en sélectionnant au départ une plage de cellules contenant une suite de données, les cellules de la colonne B sont automatiquement incrémentées avec les données jusqu à la dernière cellule de la colonne A contenant une donnée
Page 36 de 86 2 Opérations entre lignes ou colonnes : Voici un exemple concret visant à regrouper sous forme d un tableau des données éparpillées dans une feuille de calcul. Pour la 1ère colonne du tableau (cellules B29 à B32) il suffit de se placer dans la cellule B29 et de taper = puis de taper la référence de la cellule où se trouvent nos données c est-à-dire A3. Ensuite copier la formule de la cellule B29 et la coller dans les cellules B30 à B32 ou bien de cliquer sur le coin inférieur droit de la cellule B29 et, en maintenant le clic gauche enfoncé, de glisser jusqu à la cellule B32. Pour les colonnes suivantes, le système est identique : cellule C29 : =N3 et remplir les cellules C30 à C32 avec les données des cellules N4 à N6 selon la même manière que pour la 1ère colonne cellule D29 : =W13 et remplir les cellules D30 à D32 avec les données des cellules W14 à W16 selon la même manière que pour la 1ère colonne cellule E29 : =W20 et remplir les cellules E30 à E32 avec les données des cellules W21 à W23 selon la même manière que pour la 1ère colonne Pour les titres des colonnes (cellules C28 à E28), dans la cellule C28 taper =, puis A2. Ensuite dans la cellule D28 taper =C28+1 de façon à incrémenter le résultat de la formule de la cellule C28. Copier ou étendre la formule de la cellule D28 à la cellule E28 de la même manière que pour les étapes précédentes. On obtient alors un tableau qui reprend les moyennes des 3 autres tableaux.
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Page 38 de 86 IV. LE TRAITEMENT DES DONNEES L onglet des formules 1 Bibliothèque de fonctions : Insérer une fonction : Affiche une fenêtre permettant de choisir une formule selon une recherche, des catégories ou la liste des dernières formules utilisées Somme automatique : le menu déroulant permet de choisir d autres opérations que la somme (Raccourci clavier pour Somme : ALT+=) Utilisée(s) récemment ; Financier ; Logique ; Texte ; Date et heure ;Recherche et référence ; Maths et trigonométrie ;Plus de fonctions : Catégories du menu «Insérer une fonction» mais avec moins de choix
Page 39 de 86 2 Noms définis : Gestionnaire de noms : crée, modifie, supprime et/ou recherche tous les noms utilisés dans le classeur. Les noms peuvent être utilisés dans les formules à la place des références des cellules (Raccourci clavier : CTRL+F3) Définir un nom : Attribuer un nom aux cellules pour vous permettre des les référencer dans les formules d après leur nom. Utiliser dans une formule : permet de choisir un nom utilisé dans ce classeur et de l insérer dans la formule actuelle Créer à partir de la sélection : génère automatiquement des noms à partir des cellules sélectionnées (Raccourci clavier : CTRL+MAJ+F3) 3 Audit de formules : Repérer les antécédents : affiche les flèches correspondant aux cellules qui influent sur la valeur de la cellule actuellement sélectionnée Repérer les dépendants : affiche les flèches qui indiquent les cellules affectées par la valeur de la cellule actuellement sélectionnée Supprimer les flèches : supprime les flèches tracées par les 2 commandes précédentes Afficher les formules : affiche la formule dans chaque cellule au lieu de la valeur résultante (Raccourci clavier : CTRL+") Vérification des erreurs : recherche les erreurs usuelles qui se produisent dans les formules Evaluation de formule : ouvre la boîte de dialogue «Evaluation de formule» dans laquelle vous pouvez résoudre une formule en évaluant chaque partie de celle-ci individuellement 4 Calcul : Fenêtre Espion : contrôle les valeurs de certaines cellules au fur et à mesure que les modifications sont apportées à la feuille Options de calcul : spécifie le moment où les formules sont calculées Calculer maintenant : calcule le classeur entier maintenant (Raccourci clavier : F9) Calculer la feuille : calcule la feuille entière maintenant (Raccourci clavier : MAJ+F9) Une suite de fonctions utiles est développée sous le point IX.
Page 40 de 86 Formule matricielle : (contenu original http://www.polymorphe.org/index.php?/calcul-et-formules-matricielles-dans-excel/id-menu-105) Les calculs matriciels dans excel permettent de rendre cohérents certains calculs. En effet plutôt que de recopier les formules sur plusieurs cellules, les formules matricielles s'appliquent à toute une plage appelées plage matricielle. Le mécanisme des formules matricielles est différent de celui des formules de base : Les formules matricielles sont caractérisées par les caractères accolades "{}" Le calcul ou rendu des données est affiché par excel après que les touches CTRL+MAJ+ENTREE soient utilisées pour valider le calcul. Par exemple si on veut faire la somme de deux tableaux on peut soit faire la somme cellule par cellule (ex: D11+H11) ou on peut utiliser une formule matricielle (ex {=D11:G20+H11:K20} Il existe cependant des limitations dans l'utilisation des formules matricielles, l'une des plus restrictives est l'impossibilité de modifier une matrice référencée dans une formule matricielle.
Page 41 de 86 V. LA MISE EN FORME DES DONNEES 1 L onglet d accueil (voir point 3 Barre d outils 1 Accueil ou point IX. 1. La boîte de dialogue «Format de cellule») 1A Les polices de caractère et les formats Via le menu «Police» du ruban «Accueil» ou via le menu «Format de cellule» ou via le clic droit 1B Les cadres et les couleurs Via le menu «Police» du ruban «Accueil» ou via le menu «Format de cellule» ou via le clic droit 1C Le «copier/coller» ; les «coller» spécifiques Via le menu «Presse-papier» du ruban «Accueil» ou via le clic droit 1D Le «pinceau» Via le menu «Presse-papier» du ruban «Accueil» 1E L alignement Via le menu «Alignement» du ruban «Accueil» ou via le menu «Format de cellule» 1F Le «nettoyage» Via le menu «Edition» du ruban «Accueil» ou via le clic droit 2 Le TRI des données Via le menu «Edition» du ruban «Accueil» ou via le clic droit ou via le menu «Trier et Filtrer» du ruban «Données» 3 La RECHERCHE de données dans un ensemble Via le menu «Edition» du ruban «Accueil»
Page 42 de 86 VI. LA SAUVEGARDE DES DONNEES 1 Le fichier de sauvegarde (classement) 2 4 1 3 1 permet de choisir parmi différents emplacements où le fichier sera sauvegardé 2 le menu déroulant permet de se déplacer dans l emplacement choisi en 1, les 2 icônes suivantes permettent de revenir en arrière (la 1ère propose un sous-menu permettant de revenir directement dans un emplacement déjà visité), la croix permet de supprimer un fichier ou un dossier, l icône suivante représentant un dossier permet de créer un dossier dans l emplacement actuel, la dernière icône permet de changer la visualisation des fichiers (taille des icônes, détails, )
Page 43 de 86 3 permet de choisi le nom et le type de fichier qui sera sauvegardé 4 apparaît via un clic droit dans la zone 1 : permet de créer un nouvel emplacement dans la zone 1 et de changer l ordre d affichage des emplacements ainsi que la taille des icônes 2 La «flèche de retour en arrière» : permet d annuler la dernière modification apportée au document (Raccourci clavier : CTRL+Z) ; le menu déroulant affiche dans l ordre décroissant (du plus récent au moins récent) un certain nombre de modifications apportées au document et permet d annuler toutes les modifications apportées au document à partir de la modification sur laquelle on clique (cette modification y-compris) La flèche à la droite de la «flèche de retour en arrière» permet, elle, de rétablir des modifications précédemment annulées (Raccourci clavier : CTRL+Y)
Page 44 de 86 VII. L INSERTION D OBJETS DE TRAITEMENT DE DONNEES 1 L onglet d insertion Tableaux : pour insérer un «tableau croisé dynamique» ou un tableau Illustrations : pour insérer des images, des «Clip Art», des formes ou des «SmartArt» Graphiques : pour insérer un graphique via les menus déroulants des différentes catégories proposées Liens : pour insérer un lien hypertexte Texte : pour insérer une zone de texte, des en-tête et pieds de page, des «WordArt», une signature, un objet (celui n est pas nécessairement un objet texte : il y a le choix entre pdf, image, vidéo, document Word, présentation Powerpoint, son, etc ) ou un symbole
Page 45 de 86 2 Les GRAPHIQUES Onglet «Insertion» et choisir parmi le groupe «Graphiques» le type de graphique souhaité. 2A Création :
Page 46 de 86 Type : Modifier le type de graphique : permet de changer le type de graphique (colonnes, lignes, secteurs, points, ) Enregistrer comme modèle : permet d enregistrer le graphique en tant que modèle Données : Intervertir les lignes/colonnes : permet d intervertir les données des axes X et Y Sélectionner des données : permet de sélectionner la plage de cellules contenant les données Dispositions du graphique : permet de choisir la disposition des éléments (titre, légende, ) du graphique parmi une série de modèles Styles du graphique : permet d appliquer un style au graphique sélectionné Emplacement : permet de choisir l emplacement du graphique
Page 47 de 86 2B Disposition : Sélection active : Zone : sélectionne un élément du graphique Mise en forme de la sélection : ouvre la boîte de dialogue pour mettre en forme l élément sélectionné Rétablir le style d origine : efface la mise en forme personnalisée et revient au style d origine Insertion : permet d insérer une image, des formes et/ou une zone de texte dans le graphique Etiquettes : Titre du graphique : ajoute, supprime ou positionne le titre du graphique Titre des axes : ajoute, supprime ou positionne le titre des axes du graphique Légende : ajoute, supprime ou positionne la légende du graphique Etiquette de données : ajoute, supprime ou positionne le titre du graphique Table de données : ajoute une table de données au graphique Axes : Axes : change la mise en forme et la disposition de chaque axe Quadrillage : active ou désactive le quadrillage
Page 48 de 86 Arrière-plan : Zone de traçage : active ou désactive la zone de traçage Paroi du graphique : met en forme la paroi du graphique Plancher du graphique : met en forme le plancher du graphique Rotation 3D : modifie le panorama 3D du graphique Analyse : Courbe de tendance : ajoute une courbe de tendance au graphique Lignes : ajoute d autres lignes au graphique telles que des lignes de projection ou des lignes haut/bas Barres haut/bas : ajoute des barres haut/bas au graphique Barres d erreur : ajoute des barres d erreur au graphique Propriétés : affiche les propriétés du diagramme
Page 49 de 86 2C Mise en forme : Sélection active : (voir 2B Disposition) Styles de formes : Styles : applique un style au graphique Remplissage de forme : permet de choisir le remplissage de l arrière-plan du graphique (couleur, image, texture, ) Contour de forme : permet de choisir le contour du graphique (style de trait, couleur, épaisseur, ) Effets sur la forme : permet de choisir les effets du graphique (ombrage, lumière, rotation, ) Format de la zone de graphique : affiche la boîte de dialogue «Format de la zone de graphique» Styles WordArt : Styles : applique un style WordArt Remplissage du texte : permet de choisir le remplissage du texte (couleur, image, texture, ) Contour du texte : permet de choisir le contour du texte (style de trait, couleur, épaisseur, ) Effets du texte : permet de choisir les effets du texte (ombrage, lumière, rotation, ) Effets de mise en forme d un texte : affiche la boîte de dialogue «Effets de mise en forme d un texte»
Page 50 de 86 Organiser : Mettre au premier plan : place l objet sélectionné au premier plan Mettre à l arrière-plan : place l objet sélectionné à l arrière-plan Volet Sélection : affiche le volet Sélection Aligner : aligne les extrémités de plusieurs objets sélectionnés Grouper : groupe ensemble les objets sélectionnés pour qu ils soient traités comme un seul Rotation : fait pivoter ou retourne l objet sélectionné Taille : permet de spécifier la hauteur et la largeur du graphique Le document «XI. ANNEXES point 1 Création d un graphique» montre point par point comment créer un graphique.
Page 51 de 86 3 Le «TABLEAU CROISE DYNAMIQUE» Le bouton «Tableau croisé dynamqiue» affiche la fenêtre qui permet de choisir les données qui vont y figurer (la première cellule de chaque colonne sélectionnée doit absolument contenir les données que le «tableau croisé dynamique» utilisera comme nom de champ sinon la création du tableau échouera) et l emplacement où celui-ci sera créé 3A Options : Options du tableau croisé dynamique : affiche les option du tableau croisé dynamique Champ actif : Champ : affiche le nom du champ actif Paramètres de champs : affiche la boîte dialogue «Paramètres de champs»
Page 52 de 86 Groupe : Grouper la sélection : crée un groupe contenant les éléments sélectionnés Dissocier : dissocie un groupe d éléments (Raccourci clavier : MAJ+ALT+Gauche) Grouper les champs : groupe les champs numériques ou date Trier : Trier du plus ancien au plus récent : Trier du plus récent au plus ancien : Trier : affiche la boîte de dialogue Trier qui permet de trier simultanément les données sur base de plusieurs critères Données : Actualiser : met à jour les informations du classeur qui proviennent d une source de données Changer la source de données : modifie les données sources Actions : Effacer : supprime les champs, la mise en forme et les filtres Sélectionner : sélectionne un élément du tableau croisé dynamique Déplacer le tableau croisé dynamique : déplace le tableau croisé dynamique vers un autre emplacement du classeur Outils : Graphique croisé-dynamique : insère un graphique croisé dynamique basé sur les données du tableau croisé dynamique Formules : crée et modifie des champs et éléments calculés Outils OLAP : travaille avec un tableau croisé dynamique connecté à des sources de données OLAP Afficher/Masquer : permet de choisir d afficher ou de masquer la liste des champs, les boutons +- et/ou les en-têtes de champ
Page 53 de 86 3B Création : Disposition : Sous-totaux : affiche ou masque les sous-totaux Totaux généraux : affiche ou masque les totaux Disposition du rapport : ajuste la disposition du rapport Lignes vides : accentue les groupes en ajoutant une ligne blanche entre chaque élément groupé Options de style de tableau croisé dynamique : En-têtes de lignes : affiche une mise en forme spéciale de la première ligne du tableau En-têtes de colonnes : affiche une mise en forme spéciale de la première colonne du tableau Lignes à bandes : affiche les bandes de lignes dans lesquelles les lignes paires et impaires sont mises en forme différemment pour faciliter la lecture Colonnes à bandes : affiche les bandes de colonnes dans lesquelles les colonnes paires et impaires sont mises en forme différemment pour faciliter la lecture Styles de tableau croisé dynamique : permet de sélectionné un style
Page 54 de 86 3C Liste de champs de tableau croisé dynamique :
Page 55 de 86 Choisissez les champs à inclure dans le rapport : les champs cochés sont affichés dans le tableau croisé dynamique Filtre du rapport : liste des champs sur lesquels un filtre est appliqué Etiquettes de colonnes : liste des champs qui sont affichés en tant que colonnes dans le tableau croisé dynamique Etiquettes de lignes : liste des champs qui sont affichés en tant que lignes dans le tableau croisé dynamique Valeurs : liste des champs qui sont affichés en tant que valeurs dans le tableau croisé dynamique. Un même champ peut être placé en même temps dans plusieurs voire dans toutes les zones Le document «XI. ANNEXE point 2 Création d un tableau croisé dynamique» montre point par point comment créer un tableau croisé dynamique.
Page 56 de 86 VIII. LES FEUILLES D UN FICHIER 1 Nommer/Insérer/Effacer/Copier/Déplacer des feuilles : Sélectionner une feuille du classeur et faire un clic droit sur celle-ci ouvre le menu permettant soit d insérer une feuille (celle-ci se placera avant la feuille sélectionnée), soit du supprimer la feuille sélectionnée, soit de la renommer, soit de la déplacer ou de la copier (dans le classeur ou bien entre d autres classeurs ouverts dans la même session d Excel), soit de visualiser le code, soit de la protéger (avec possibilité de choisir ce qui sera protégé avec mot de passe), soit de choisir la couleur de l onglet, soit de la masquer/ de l afficher ou de sélectionner toutes les pages. 2 Traitement des données figurant dans plusieurs feuilles : Il est utile d apprendre à travailler sur plusieurs feuilles dans un classeur Excel ce qui aide à retrouver plus facilement ce qu on cherche et ce qui rend le classeur beaucoup plus clair et facile à utiliser. Dans l exemple suivant, 4 feuilles ont été créées : - une première feuille qui contient les données brutes sur lesquelles on va travailler qu on va nommer «Données» une seconde feuille qui contient le tableau croisé dynamique créé à partir des informations de la feuille «Données» qu on va appeler «Tableau» une troisième feuille qui est simplement une copie des données de la feuille «Tableau» dont on a besoin pour construire le graphique de la 4ème feuille (construire un graphique à partir d un tableau croisé dynamique offre très peu de liberté donc il vaut mieux travailler sur une copie du tableau qui contient juste les données) une 4ème et dernière feuille qui contient le graphique créé à partir des données de la feuille précédente «Tableau (2)» et qu on va nommer «Graphique»
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Page 61 de 86 3 Traitement simultané ; les mises en page identiques : Pour reproduire une mise forme, par exemple pour recréer un tableau identique il y a plusieurs moyens : 1 vous avez déjà les données et il ne manque plus que la mise en forme : il suffit de sélectionner le tableau ou les colonnes contenant les tableaux (dans ce cas la largeur des colonnes sera aussi reproduite), de cliquer sur le pinceau (voir page 7) et de sélectionner le futur tableau ou les colonnes contenant le futur tableau. 2 vous n avez pas encore les données mais vous voulez déjà préparer les tableaux dans lesquels vous intégrerez les données : vous pouvez soit utiliser le même système que pour le 1, soit faire un copier-coller du tableau ou des colonnes contenant le tableaux ou bien encore faire une copie de la feuille. Ensuite il ne reste plus qu à intégrer les données via des collages spéciaux «Valeurs» ou «Formules» pour ne pas modifier la mise en forme du tableau. Pour les graphiques et les tableaux croisés dynamiques il est souvent plus simple de faire un copier-coller puis de modifier les données du nouveau graphique ou tableau avec les nouvelles données ce qui permet de conserver la mise en forme.(voir pages 42 et 56) Il est aussi possible de traiter plusieurs feuilles différentes en même temps en les sélectionnant via la commande «Sélectionner toutes les feuilles» du menu exposé dans le point1 ci-dessus ou bien en les sélectionnant en maintenant appuyé CTRL et en faisant un clic gauche sur chacune des feuilles que l on veut sélectionner ce qui permet de les grouper comme une seule feuille et de leur appliquer à toutes une mise en page identique (orientation, marges, etc ) ou un même traitement des données qui y sont contenues.
Page 62 de 86 IX. LA BOITE DE DIALOGUE «FORMAT DE CELLULE» (accessible via le ruban de l onglet accueil ou via le clic droit dans la feuille de calcul) L onglet «Nombre» Standard : Nombre :
Page 63 de 86 Monétaire : Comptabilité :
Page 64 de 86 Date : Heure :
Page 65 de 86 Pourcentage : Fraction : convertit un nombre décimal en fraction
Page 66 de 86 Scientifique : écrit un nombre en format scientifique (nombre avec décimales E+n) Texte :
Page 67 de 86 Spécial : Personnalisée :
Page 68 de 86 L onglet «Alignement» Alignement du texte : Horizontal : Standard, Gauche (Retrait), Centré, Droite (Retrait), Recopié, Justifié, Centré sur plusieurs colonnes, Distribué (Retrait) Vertical : Haut, Centré, Bas, Justifié et Distribué Justification distribuée : si «Distribué (Retrait)» est sélectionné dans le menu déroulant «Horizontal» Retrait : si «Gauche (Retrait)», «Droite (Retrait)» ou «Distribué (Retrait» est sélectionné dans le menu déroulant «Horizontal» Contrôle du texte : Renvoyer à la ligne automatiquement : adapte la hauteur de la cellule au texte contenu quand celui-ci n est pas entièrement visible Ajuster : réduit la taille du texte pour que celui-ci soit entièrement visible lorsque la largeur de la cellule n est pas suffisante Fusionner les cellules : fusionne les cellules adjacentes sélectionnées en une-seule mais sans les centrer De droite à gauche : utile dans le cas où on utilise une langue qui se lit de droite à gauche
Orientation : permet de choisir l orientation du texte en cliquant sur le cadrant ou en spécifiant le nombre de degrés souhaité (positif ou négatif) L onglet «Police» Page 69 de 86 Police : permet de choisir le type de police Style : permet de choisir le style de police entre «Normal», «Italique», «Gras» et «Gras italique» Taille : permet de choisir la taille de police via le menu déroulant ou en indiquant directement la taille désirée dans le cadre juste au-dessus du menu déroulant Soulignement : permet de choisir un type de soulignement entre «Aucun», «Simple», «Double», «Comptabilité simple» et «Comptabilité double» («Comptabilité simple» et «Comptabilité double» permettent de souligner l entièreté de la cellule même si le texte ne la remplit pas complètement) Couleur : permet de choisir la couleur de la police parmi les couleurs proposées ou des couleurs personnalisées via «Autres couleurs» Police normale : permet d'attribuer la police, le style, la taille et les effets de la police normale Attributs : permet de choisir entre les attributs «Barré», «Exposant» et «Indice»
Page 70 de 86 L onglet «Bordure» Ligne : permet de choisir le ou les styles de ligne qui composeront la bordure Couleur : permet de choir la ou les couleurs de ligne qui composeront la bordure Présélections : permet de choisir entre les présélections «Aucune», «Contour» et «Intérieur» (Les présélections utiliseront le style de ligne et la couleur sélectionnés dans les 2 précédents menus) Bordure : permet de placer soi-même les lignes qui composeront la bordure en cliquant sur les icônes correspondant aux différentes lignes autour de l aperçu de la bordure finale. Il est possible via ce menu de choisir des styles et des couleurs différentes pour les lignes composant la bordure.
Page 71 de 86 L onglet «Remplissage» Couleur d arrière-plan : permet de choisir la couleur de remplissage de la cellule parmi une sélection de couleurs, des couleurs personnalisées via «Autres couleurs» et Motifs et textures : permet de choisir comme motif un dégradé de deux couleurs parmi plusieurs modèles de dégradés Autres couleurs : permet de choisir une couleur personnalisée Couleur de motif : permet de choisir la couleur de motif (se rapporte au motif du menu déroulant «Style de motif» et non «Motifs et textures») Style de motif : permet de choisir un motif parmi des lignes, des points, des quadrillages,
Page 72 de 86 L onglet «Protection» Verrouillée : verrouille le contenu de la cellule pour empêcher qu il puisse être modifié Masquée : masque le contenu de la cellule
Page 73 de 86 X. FONCTIONS FREQUEMMENT UTILISEES Somme, Produit, Moyenne :
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Page 75 de 86 Min, Max, Médiane, Mode :
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Page 77 de 86 FONCTIONS STATISTIQUES : Variance et Ecart-type
Page 78 de 86 NB et NB.SI
Page 79 de 86 Centile et Quartile
Page 80 de 86 Les Arrondis et Troncature
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Page 83 de 86 RECHERCHEV
Page 84 de 86 JOURS360, AUJOURDHUI et le calcul des âges au départ d une date ou d une année de naissance
Page 85 de 86 TENDANCE
Page 86 de 86 CONCATENER DROITE, GAUCHE, STXT