? COMMENT ORGANISER UN SÉMINAIRE PROLUDIC
? COMMENT Les guides pratiques Les guides pratiques sont conçus pour être des guides de référence faciles d utilisation sur des sujets variés, communs au plus grand nombre de nos distributeurs. Ils proposent des solutions simples issues de l expérience de Proludic et combinées aux idées et initiatives recueillies auprès de notre réseau de vente. ORGANISER UN SÉMINAIRE PROLUDIC SOMMAIRE QU EST-CE QU UN SÉMINAIRE PROLUDIC?... 3 LES BÉNÉFICES... 4 LE LIEU...5-6 LES INVITATIONS...7-9 LE PROGRAMME...10-12 1 2 3 ORGANISATION DE LA JOURNÉE...13 ÉVALUATION... 14 2
QU EST-CE QU UN SÉMINAIRE PROLUDIC? Un séminaire Proludic est une réunion organisée pour des clients ayant un rôle dans l aménagement, l installation, l utilisation ou la maintenance d aires de jeux et de sport. Le principe est d utiliser l expérience acquise par Proludic depuis plus de 20 ans pour former et faciliter les échanges entre les professionnels du secteur récréatif. Il cherche à être informatif plutôt que commercial, tant dans le choix des thèmes que dans sa présentation. Quelle est l origine des séminaires Proludic? Les premiers séminaires se sont tenus en 2004 à la suite de la publication des Guides Thematic et du lancement du concept Sport. Les séminaires étaient organisés pour présenter le contenu des Guides Thematic, dans un certain nombre de villes sélectionnées à travers la France. Depuis, les séminaires Proludic ont été organisés dans de nombreux pays, sur des thèmes différents. 3
LES BÉNÉFICES Ci-dessous quelques-uns des bénéfices liés aux séminaires, identifiés par nos distributeurs : Se différencier de la concurrence Les séminaires offrent l opportunité de présenter les produits Proludic mais aussi de faire connaître la philosophie de l entreprise et ses connaissances sur différents sujets. Être perçus comme des experts sur le marché des aires de jeux Ce genre d événement change le regard des clients sur l entreprise : Proludic passe de simple fournisseur d équipements d aires de jeux à consultant spécialisé dans les aires de jeux. Cela permet de ne plus être uniquement contacté pour le prix des équipements mais d être consulté en amont des projets. L opportunité de passer un moment privilégié avec les clients Les séminaires offrent l opportunité de faire la connaissance des clients existants et des clients potentiels dans un environnement différent. C est une occasion idéale de chercher à savoir ce qu ils aiment et ce qu ils n aiment pas, ainsi que de connaître leurs habitudes d achat. Montrer la dimension internationale de Proludic Les réunions offrent l opportunité de parler de l expérience de Proludic sur différents marchés, dans de nombreux pays. Elles prouvent l envergure de Proludic à l international. Augmenter les ventes Les statistiques enregistrées ont montré qu un très fort pourcentage de participants (environ 60%) n ayant jamais acheté d équipements Proludic deviennent clients à la suite d un séminaire. 4
LE LIEU De nombreuses options existent pour le choix du lieu de séminaire. Celui-ci peut être un atout s il se trouve dans un endroit renommé tel qu un terrain de sport ou un hôtel connu. Par exemple, un séminaire tenu en Angleterre, au stade de football de Manchester, s est révélé être un choix très apprécié des clients. Le lieu représente souvent un des coûts les plus importants dans le budget global. Un moyen de réduire le coût peut être de demander aux autorités locales, comme la ville par exemple, si elles ont des salles disponibles pour y organiser un séminaire. Cela a très bien fonctionné en Allemagne et en Italie où des salles ont pu être obtenues gratuitement ou à très faible coût. Il est prudent de visiter le lieu auparavant afin de se familiariser avec les équipements et l agencement. Cela évite les surprises le jour même. Si possible, visitez le lieu à l heure prévue pour le séminaire. Cela permet d appréhender d éventuels problèmes et de les résoudre en amont. On peut citer l exemple d un séminaire qui s est tenu dans un lieu habituellement utilisé le soir : à 9H00 du matin, le rayonnement du soleil sur les fenêtres rendait impossible toute lecture de l écran. 5
Check List - Quelle est la capacité d accueil du lieu? - Y a-t-il des conditions particulières pour le parking qui devraient être communiquées aux participants, telles que des codes d accès ou un paiement? - Qui sera la personne à contacter ce jour-là? - Où sont localisées les salles principales (salle où a lieu le séminaire, restaurant, toilettes)? - Où sont les sorties de secours et les points de rencontre? - Où sont les machines à café? - Qu est-il prévu pour la restauration? Y a-t-il quelque chose de prévu pour les personnes ayant des exigences alimentaires particulières? - Quels sont les appareils nécessaires pour la journée, y compris projecteur, écran et ordinateurs? - Où sont situées les prises électriques? Dates Les séminaires peuvent échouer pour des raisons toutes simples, comme la date choisie. Assurez-vous que la date ne correspond pas à d autres événements tels que les vacances scolaires, un séminaire de la concurrence ou un événement sportif majeur. Les statistiques montrent que les séminaires les plus fréquentés sont ceux qui se tiennent les mardi et jeudi, les lundi et vendredi étant beaucoup moins populaires. Si possible, les dates de séminaires doivent être fixées bien en avance afin de pouvoir les publier dans les magazines spécialisés et les communiquer aux clients lors des visites des Forces de vente. 6
LES INVITATIONS Qui inviter? Le choix des personnes à inviter sera déterminé à la fois par le programme et le lieu du séminaire. Normalement, tous les clients potentiels et existants travaillant dans un rayon de 75 km du lieu de séminaire seront invités. L équipe commerciale doit être consultée en amont puisque les commerciaux peuvent connaître des clients qui seraient prêts à venir de plus loin ou qui vivent près du lieu de séminaire mais travaillent hors de cette zone. Un séminaire réussi réunira à la fois des clients existants et des clients potentiels. Il est important d inviter des clients satisfaits car ils sont capables de défendre les produits et d être des soutiens indépendants pour Proludic, en plus des représentants de l entreprise. Un séminaire peut aussi être une opportunité idéale pour inviter certains prospects qui ne sont pas démarchés par la force de vente mais qui peuvent être intéressés par les thèmes abordés. Cela peut être des hommes politiques, des employés municipaux ou des bailleurs sociaux. Combien de personnes inviter? Les données collectées sur la participation aux séminaires montrent que 1 à 2% des prospects invités répondent favorablement à l invitation. Cependant, seulement 0,5 à 1,5% seront effectivement présents. Afin de calculer le nombre de personnes à inviter, il vaut mieux commencer par savoir combien de participants vous souhaitez idéalement. Par exemple, si vous espérez 40 prospects, il est conseillé d envoyer 4000 invitations. Il est intéressant de noter que les séminaires incluant un déjeuner offert comptent 25% et + de participants que ceux qui ne le proposent pas. Faire payer ou pas? Il n y a pas de bonne réponse à cette question. Il sera nécessaire de prendre une décision en fonction de la mentalité de la clientèle de base, de la politique individuelle de l entreprise et des actions de la concurrence. La majorité des séminaires Proludic sont gratuits mais certains demandent une participation de 20 à 75. Les avantages de facturer la prestation sont les suivants : - donner une impression de qualité - réduire le nombre de personnes absentes - aider à couvrir les charges du séminaire L inconvénient est qu il peut réduire le nombre global de participants. 7
L invitation Il est essentiel que l invitation attire l attention du public visé. C est pourquoi le design doit être attractif, le papier de bonne qualité et le message clair. L invitation doit immédiatement provoquer le sentiment que c est un événement à ne pas manquer. Une belle mise en page, des titres et des tirets sont essentiels pour atteindre ce résultat. En effet, une invitation efficace commence avec un gros titre conçu pour attirer le lecteur, résumant l idée ou le sujet qui sera discuté ou résolu lors du séminaire. Il existe différentes méthodes d acheminement pour atteindre différents lecteurs : l opération la plus efficace comprendra la distribution postale, l e-mailing et la remise en main-propre par l équipe commerciale. L invitation doit permettre au participant potentiel de répondre facilement. Il suffit de prévoir un coupon-réponse à retourner, indiquant clairement le nom de l invité, ses coordonnées téléphoniques et son e-mail. 8
La promotion Afin de maximiser le nombre de participants, une campagne de suivi sera nécessaire dans les semaines précédant l événement, juste après l envoi des invitations. Cela permet de répondre à toutes les questions que les invités peuvent se poser ainsi que de convaincre des personnes encore hésitantes. Cela peut être fait de plusieurs manières : envoyer des e-mails de rappel, faire un suivi par téléphone ou demander à l équipe commerciale de contacter individuellement les clients. Un point-clé à cette étape de l organisation du séminaire est d allouer des ressources suffisantes, tant financières qu humaines, pour le bon suivi de la campagne. La confirmation Une fois que les clients ont confirmé leur participation, il est important de leur adresser les informations qui rendront leur journée aussi simple que possible. Cela inclut les détails de l ordre du jour, un plan d accès et l itinéraire détaillé pour arriver sur le lieu. 9
LE PROGRAMME Les thèmes Un séminaire peut être construit autour de plusieurs thèmes différents ou d un thème spécifique. En France, ces dernières années, des séminaires se sont tenus sur des thèmes spécifiques tels que «La Petite enfance» ou «Le Sport dans la ville». D autres thèmes ont été abordés dans d autres pays comme «Concevoir des aires de jeux naturelles», «les Aires de jeux autour du monde», «Concevoir des aires de jeux pour les écoles», «Créer des aires de jeux clé en main», «Les opportunités sportives pour les adolescentes» et «Les normes de sécurité». Suite à certains séminaires, les retours de clients ont été les suivants : - un séminaire organisé sur toute une journée est trop long. - ils ne souhaitent pas assister à des présentations commerciales centrées sur les produits. - ils souhaitent que les présentations leur fournissent des idées ou des informations utiles dans leur travail. Il est recommandé que les présentations individuelles ne durent pas plus de 40 minutes voire idéalement 30 minutes. Au-delà, il est difficile pour les participants d enregistrer davantage d informations. Faire participer plusieurs intervenants permet aux auditeurs d entendre des voix différentes. Alterner les supports toujours très visuels - illustrations, photos, diaporamas, vidéos - permet de capter plus durablement l attention. 10
Intervenants extérieurs Un intervenant extérieur à l entreprise peut être attrayant pour les visiteurs. Il apporte un point de vue neutre. Cet intervenant peut être un expert sur un sujet particulier. Nous avons fait intervenir par exemple un architecte paysagiste qui a parlé de la conception des aires de jeux dans les écoles, ainsi qu un sportif de haut niveau qui a expliqué comment créer des opportunités de loisirs pour les adolescents. D autres professionnels, psychomotriciens, spécialistes de la petite enfance, spécialistes du sport, architectes, urbanistes, organismes de contrôle, responsables d espaces verts peuvent apporter leur contribution et des témoignages pertinents. Si possible, essayez de faire venir un représentant du conseil municipal local pour qu il puisse parler d un projet fraîchement achevé. Ces personnes apprécient souvent de pouvoir promouvoir des exemples de bonnes pratiques, de montrer en détail un projet dont elles sont fières. Visite sur site Les clients nous ont retourné qu ils apprécient, lorsque cela est possible, de sortir et de voir physiquement les équipements. Choisir un endroit près d une installation Proludic peut donc être un des critères clés lors de la sélection du lieu de séminaire. Le meilleur moment pour faire la visite sur site se situe après le déjeuner car il est apprécié de pouvoir s oxygéner en sortant de table. Lors du calcul du temps de visite pour le programme de la journée, il est essentiel de tenir compte du temps nécessaire pour aller et revenir du site. Attention, le temps de visite d un site inclut le trajet aller et le trajet retour. 11
Echantillons A défaut de visite, il est important de montrer aux invités les matériaux utilisés dans nos produits. Les échantillons peuvent se présenter sous forme d un petit jeu ou bien d une partie d un équipement qui sera exposée lors du séminaire. A minima, pensez aux valises d échantillons matériaux fournies pour les produits de jeux et de grilles multisports. Les horaires Même si vous arrivez personnellement sur le lieu du séminaire la veille, il est important de considérer que les clients arriveront directement de leur bureau ou de leur habitation, avec la circulation matinale. L horaire de début sera déterminé par la culture locale, mais en général une heure fixée à 9H30 ou 10H permet à tous les participants d arriver à temps. Il est également important de leur permettre d échapper aux heures de pointe le soir ou de pouvoir retourner au bureau si besoin. En conséquence, une heure de fin de séminaire entre 15 et 16H est recommandée. Il existe cependant d autres possibilités, comme cela a été le cas avec une série de séminaires Proludic qui se sont tenus au Portugal. Ces séminaires commençaient à 14H, finissaient à 20H et étaient suivis d un dîner avec les clients. Assurez-vous de prévoir des pauses dans le programme (au moins 15 minutes toutes les 90 minutes) avec des rafraîchissements. Les participants nous ont fait savoir que ces pauses sont appréciées, parce que cela leur donnent l opportunité de discuter avec des collègues de différentes communes et de partager des idées ou des solutions sur des problèmes communs qu ils ont pu rencontrer. La formation continue Des systèmes alternatifs existent dans différents pays qui exigent que les professionnels, tels que les architectes, participent régulièrement à des événements ou des sessions de stage dans le but d être toujours informés des conditions actuelles du marché. Il est intéressant de se renseigner pour savoir si un tel système existe dans votre pays. Si tel est le cas, à vous de prouver que votre séminaire répond aux exigences de formation requises pour ce type de professionnels. Ils auront ainsi tout intérêt à participer au Certificate of Attendance This is to certify that attended a certified CPD seminar arranged by on the subject of The content of which has been independently certified as conforming to accepted CPD guidelines signed date: / / 2010 Proludic Ltd The Pump House Abbey Road West Bridgford Nottingham NG2 5NE tel 0115 982 3980 fax 0115 982 3985 email info@proludic.co.uk séminaire et ils contribueront également à accroître le nombre de participants. Proludic Ltd a obtenu la certification de deux de ses séminaires comme étant conformes avec la formation continue. Cela a permis de fournir aux participants, en fin de journée, un certificat validant leur présence. 12
1 2 3 ORGANISATION DE LA JOURNEE Animateur Faire appel à un animateur pour la journée donne à l événement un aspect professionnel et permet à chaque intervenant d être officiellement présenté. L animateur est également chargé de donner des informations pratiques. De plus, il joue un rôle important en gérant le temps de chaque intervention, afin de garantir le bon déroulement de la journée. Personnel Il est essentiel que tous les membres du personnel de l entreprise sachent ce qu on attend d eux lors de cette journée, y compris leur heure d arrivée et leurs missions principales. Une fois que la liste des participants a été confirmée, il est important de convier les commerciaux dont les clients seront présents. C est la garantie pour le client de voir au moins un visage connu à son arrivée. Check list des choses à ne pas oublier Badges nominatifs Liste des participants Copie de réservation du lieu de réunion Copies de secours des présentations Rallonges Batteries Pupitre Catalogues 13
ÉVALUATION Questionnaire de satisfaction Préparez à l avance un questionnaire afin que les participants puissent donner leur avis sur le séminaire. Ceci est essentiel afin d évaluer ce qui s est bien passé et ce qui peut être amélioré. Cela peut également donner une idée sur les thèmes que les clients souhaiteraient voir aborder lors de futurs séminaires. Les statistiques Définir un certain nombre de critères mesurables dès le début de l organisation du séminaire permettra à la fois d en évaluer la réussite, mais aussi de souligner les améliorations à apporter. Les critères qui peuvent être intéressants à analyser sont les suivants (liste non exhaustive) : - % de réponses aux invitations - Nombre confirmé de participants - Nombre réel de participants - Analyse des participants par type de client - Sur un plus long terme, une statistique intéressante à suivre est le pourcentage de participants n ayant jamais acheté de jeux Proludic et qui sont devenus clients. 14
CONCLUSION Organiser un séminaire peut être, sans aucun doute, une expérience réussie et enrichissante, avec non seulement la possibilité de générer de nouveaux clients mais aussi de renforcer la relation avec les clients existants. La clé du succès résulte d une bonne préparation en amont afin d assurer la participation du plus grand nombre, mais également de tout mettre en œuvre pour que la journée se déroule au mieux. Nous sommes impatients d entendre parler des séminaires organisés dans vos pays. Nous restons à votre écoute pour toute suggestion et tout conseil que vous pourriez nous apporter d après vos différentes expériences. 15
Proludic - ZA l Etang Vignon - CS30001 37210 Vouvray - FRANCE Tél. 02 47 40 44 44 - www.proludic.com DSV01-04/2012