CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

RECTORAT DE L'ACADÉMIE DE CLERMONT FERRAND Adresse postale : 3 avenue Vercingétorix 63 033 Clermont Ferrand Cedex 1 CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Procédure n 2012 CIA - 02 Marché n 2012 004 063 0214 Objet : Fourniture d un outil de portail intranet pour l Académie de Clermont- Ferrand. Établi en application des dispositions des articles 26.II.I, 28 et 77 du code des marchés publics. Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 1/29

Sommaire 1. Préambule... 44 2. Objet du marché... 44 3. Durée du marché... 44 4. Nature et étendue de l offre... 44 4.1 L OUTIL DE PORTAIL FOURNI DEVRA ASSURER TECHNIQUEMENT 5 FONCTIONS PRINCIPALES... 55 4.2 L OUTIL DE PORTAIL FOURNI DEVRA REPONDRE A DEUX EXIGENCES : PERENNITE ET EVOLUTIVITE... 55 4.2.1 Pérennité et droit d usage... 55 4.2.2 Evolutivité... 66 5. Présentation générale... 77 5.1 CADRE DU PROJET... 77 5.2 UTILISATEURS CONCERNES... 77 5.3 PERIMETRE ET VOLUMETRIE DU MARCHE... 88 6. Descriptions des besoins techniques du portail... 88 6.1 L OUTIL DE PORTAIL FOURNI DOIT ASSURER TECHNIQUEMENT 5 FONCTIONS PRINCIPALES... 88 6.1.1 1ère fonction : Interagir avec les services du socle et les services applicatifs.... 88 6.1.2 2ème fonction : Intégrer des services... 99 6.1.3 3ème fonction : Personnaliser & Présenter... 1010 6.1.4 4ème fonction : Offrir une Gestion de contenu... 1111 6.1.5 5ème fonction : Administration et supervision... 1717 6.1.6 5ème fonction bis : Environnement de développement et API... 1818 6.2 AUTRES BESOINS FONCTIONNELS... 1818 6.2.1 Module : «Travail collaboratif» et «Gestion documentaire (GED)»... 1818 6.2.2 Module : «Bureau Personnalisé» et «Mobilité»... 2020 6.3 CONTRAINTES ET ATTENTES TECHNIQUES PARTICULIERES... 2121 6.3.1 Contraintes logicielles... 2121 6.3.2 Contraintes utilisateurs... 2222 6.3.3 Contraintes liées à la disponibilité et à la performance... 2222 6.3.4 Rappel du SDET sur les aspects techniques... 2222 6.3.5 Aspects Systèmes... 2222 6.3.6 Aspects Réseaux et Sécurité... 2323 7. Tableau récapitulatif des fonctionnalités techniques attendues de l outil de portail et des modules fonctionnels optionnels... 2323 7.1 FONCTIONS DE PORTAIL... 2323 7.2 FONCTIONS DE GESTION DE CONTENU... 2424 7.3 FONCTIONS DE «TRAVAIL COLLABORATIF» ET DE «GESTION DOCUMENTAIRE (GED)»... 2525 7.4 FONCTIONS DE «BUREAU PERSONNALISE» ET DE «MOBILITE»... 2626 7.5 FONCTIONS D ADMINISTRATION... 2727 7.6 ASPECTS SYSTEME, RESEAU ET SECURITE... 2828 Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 2/29

7.7 AUTRES POINTS... 2929 8. Vérification d aptitude... 2929... Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 3/29

1. PREAMBULE Il s agit de mettre à disposition des acteurs académiques sur leur poste de travail, de façon profilée, toutes les informations et tous les outils nécessaires à l accomplissement de leur mission avec pour objectif principal de moderniser les méthodes de travail, favoriser la communication interne et interservices et donc d améliorer la productivité. L objet du projet est de faire de l intranet un outil puissant de communication interne et de modernisation des pratiques. Ce projet s inscrit dans la démarche de modernisation impulsée par l administration centrale. N.B. Le rectorat de Clermont-Ferrand est désigné dans le présent marché sous l appellation «le rectorat». La société retenue est désignée dans le présent marché sous l appellation «le titulaire». 2. OBJET DU MARCHE Le rectorat souhaite donc acquérir une solution de portail intranet intégrant des fonctionnalités étendues qui sera désigné dans le présent marché sous l appellation «l outil de portail». Le présent marché a pour objet de décrire les conditions dans lesquelles le titulaire permet l acquisition d une solution logicielle, hébergée par le rectorat. 3. DUREE DU MARCHE Le présent marché prend effet à compter de sa date de notification pour une période initiale de 24 mois. A cette échéance, il pourra être renouvelé pour une période de 12 mois, sa durée totale ne pourra excéder 48 mois. Le rectorat en avisera le titulaire 3 mois avant l échéance par lettre recommandée avec accusé de réception. Le rectorat se réserve le droit de ne pas reconduire le marché. Le rectorat fera connaître sa décision 3 mois avant par lettre recommandée avec accusé de réception. La non-reconduction du marché ne peut ouvrir droit au bénéfice du titulaire à aucune indemnité de quelque sorte que ce soit, ni à aucun dédommagement. 4. NATURE ET ETENDUE DE L OFFRE Conformément à son offre, le titulaire fournira : Les licences d utilisation du logiciel de l outil de portail (licences à prévoir pour un serveur de production, un serveur de réplication/backup et un serveur de développement). Les licences d utilisation des modules «Travail collaboratif et Gestion Documentaire (GED)» (option obligatoire). Les licences d utilisation des modules «Bureau Personnalisé et Mobilité» (option obligatoire). Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 4/29

Le candidat indiquera si le serveur de développement suppose une licence supplémentaire. Les prestations de formation produit et d accompagnement (option obligatoire) Les prestations de maintenance et de support (option obligatoire) 4.1 L OUTIL DE PORTAIL FOURNI DEVRA ASSURER TECHNIQUEMENT 5 FONCTIONS PRINCIPALES 1. S interfacer avec les services du socle de portail intégrateur, en particulier les services d AAS (Authentification, Autorisation, SSO-Single Sign On), 2. intégrer des services applicatifs de technologie variée, 3. présenter et personnaliser des contenus et services, 4. assurer les fonctions de gestion de contenu suivantes : a. création du contenu b. gestion du cycle de vie du contenu c. présentation du contenu : accessibilité, aide à la navigation d. recherche de contenu e. gestion de la médiathèque 5. offrir des fonctions d administration, de haute disponibilité a. administration et supervision b. mise en production d une version d intégration c. sauvegardes des données et reprise sur sauvegardes d. architecture de haute disponibilité 5bis : offrir des fonctions d interfaçage : Mise à disposition d API (Application Programming Interface) 4.2 L OUTIL DE PORTAIL FOURNI DEVRA REPONDRE A DEUX EXIGENCES : PERENNITE ET EVOLUTIVITE 4.2.1 PERENNITE ET DROIT D USAGE L outil de portail devra bénéficier du support d un éditeur ou d une communauté active, identifiée et stable (dans ce cas, les éléments d appréciation seront fournis). Le rectorat deviendra propriétaire du droit d usage du code source fourni et pourra faire des développements spécifiques dont il restera propriétaire. Le rectorat restera propriétaire du droit d usage de la solution même après la cession d activité de l éditeur ou de la communauté. Il appartiendra au rectorat d apprécier l opportunité de mettre à la disposition de la communauté de développement de cet outil de portail, si c est le cas, les développements qu il aurait réalisés ou fait réaliser. Les licences acquises dans le cadre du présent marché, feront l objet d une concession de droit d utilisation non exclusive. Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 5/29

Le rectorat s engagera à ce que ces concessions de droit d utilisation ne soient utilisées que pour ses besoins propres. Le rectorat s interdira de céder à un tiers un droit d utilisation de ces licences, sauf accord explicite du titulaire. 4.2.2 EVOLUTIVITE Afin de permettre l évaluation de la garantie d évolutivité de sa solution, le candidat indiquera s il bénéficie d intégrateurs et fournira des références quantifiées de déploiement. De plus, il devra proposer, dans un dossier technique, une solution pour les 5 options suivantes, AVEC UNE REPONSE OBLIGATOIRE : Option : Module «Travail collaboratif et Gestion Documentaire (GED)» Module regroupant les fonctionnalités de Travail Collaboratif et de Gestion Documentaire (GED). Les fonctionnalités de ce module devront être, pour la plupart, disponibles dans l outil de portail et les autres modules optionnels ou non. Cf. infra description des fonctionnalités attendues (chapitre 6.2.1) Option : Module «Bureau Personnalisé et Mobilité» Module regroupant les fonctionnalités de Bureau personnalisé et d accessibilité via un Smartphone ou une tablette. Les fonctionnalités de ce module devront être, pour la plupart, disponibles dans l outil de portail et les autres modules optionnels ou non. Cf. infra description de fonctionnalités attendues (chapitre 6.2.2) Option : formations Elles adresseront les publics suivants en distinguant si nécessaire les différents niveaux (formation de base, formation avancée, ) : Administrateurs fonctionnels Administrateurs techniques Webmestres : Conception d un portail, conception de la gestion de contenu, webdesign Développeurs Chaque formation devra se faire en intra-entreprise au rectorat, les frais de déplacement étant à la charge du titulaire. Le rectorat fournira les salles, le matériel et installera les logiciels suivant les préconisations du titulaire. La prestation associée consistera pour le titulaire à : fournir un support de formation "produit" rédigé en langue française abordant de manière détaillée les points abordés lors de la formation. dispenser la formation adaptée au public avec 1 session de 6 stagiaires par type de formation et par niveau. Le titulaire devra indiquer les délais de commande pour mettre en œuvre une session de formation. Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 6/29

Option : accompagnement Solution d accompagnement pour permettre la prise en main fonctionnelle et technique. Elle prendra la forme de 10 journées d assistance et d accompagnement réalisable pour moitié à distance et pour moitié in situ au rectorat. Le candidat devra préciser le type d intervention et leur durée. Option : maintenance et support Offre de service support et offre de maintenance applicative. La maintenance de la 1ére année sera incluse dans le coût de la licence. Le point de départ du délai de maintenance ne commencera qu à la date d acquisition des licences. Elle devra concerner : La mise à jour des nouvelles versions de l offre de base et des modules optionnels. Un support dont les conditions seront à détailler (Délais d intervention, fonctionnalités couvertes, ). Les différents niveaux de prestation (standard, gold, ) possibles devront être décrits et chiffrés. 5. PRESENTATION GENERALE 5.1 CADRE DU PROJET Le schéma directeur des espaces numériques de travail (ENT) s inscrit dans le Schéma stratégique des systèmes d information et de télécommunication (S3IT) du ministère, cadre structurant national. Il vise à fournir une cohérence entre les offres d espaces numériques de travail, en lien avec les infrastructures sécurisées et les systèmes d information existants. Ce projet doit s inscrire dans le cadre du SDET -Schéma Directeur des Espaces Numériques de Travail http://www2.educnet.education.fr/sections/services/ent/sdet/ L espace numérique de travail s adresse à l ensemble des personnels administratifs, au sens large, et de direction de l académie. 5.2 UTILISATEURS CONCERNES Le portail intranet académique veut fournir à chaque usager un accès personnel à un ensemble de services en ligne. Ils s adressent à l ensemble des acteurs du système éducatif hors personnels enseignants. Une extension aux personnels enseignants de l académie étant possible dans un avenir plus ou moins lointain. Ce portail devra être potentiellement évolutif sur le nombre d utilisateurs. Ce portail offrira des vues métiers distinguant, entre autres, dans l enseignement secondaire (liste non exhaustive) : les personnels du rectorat les chefs d établissement ; les personnels administratifs et techniques ; Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 7/29

les DASEN (Directeurs Académiques des Services de l Education Nationale) et les membres des corps d inspection ; les personnels administratifs des DSDEN (Direction des Services Départementaux de l Education Nationale) Un extranet adressant les collectivités territoriales pour une utilisation très limitée d accès, notamment, à des ressources documentaires ou des tableaux de bord partagés devra être envisageable. Il ne s agit en aucun cas de leur fournir toutes les fonctionnalités de l intranet du rectorat Le candidat devra détailler la prise en compte de cette demande dans l outil de portail. 5.3 PERIMETRE ET VOLUMETRIE DU MARCHE Cet outil de portail devra offrir des accès à des espaces profilés qui rassemblent les informations et les services applicatifs, provenant de systèmes d information de différentes organisations (académie, ministère, établissements, collectivités, éditeurs, etc ). Ces espaces profilés seront proposés à chaque personnel administratif du Rectorat, des DSDEN et des établissements ainsi que les chefs d établissement (de l ordre de 20 000 individus à terme). 6. DESCRIPTIONS DES BESOINS TECHNIQUES DU PORTAIL 6.1 L OUTIL DE PORTAIL FOURNI DOIT ASSURER TECHNIQUEMENT 5 FONCTIONS PRINCIPALES 6.1.1 1ERE FONCTION : INTERAGIR AVEC LES SERVICES DU SOCLE ET LES SERVICES APPLICATIFS. Fonctionnalités du portail PIA- Portail du personnel Espace de Communication interne et Espace Ressources Humaines et Espace de travail (bureau virtuel) Actualités générales et articles, documents, Modèles de courriers et de circulaires Annuaire Moteur de recherche Gestion du temps, saisie des congés et absences Mise à jour de son dossier RH Téléprocédures RH : mobilité interne etc. Accès aux textes réglementaires et au guide RH Outils et applications métier Services pratiques et outils collaboratifs Publier ou Administrer si contributeur GEPEEC - Indicateurs - Fiches de postes - Objectifs - Evaluations AUTHENTIFIER PERSONNALISER PARTAGER FEDERER et intégrer Autoriser l accès puis propager l identification Le contenu et les services selon l utilisateur : son organisation, fonction, son statut ou sa fonction (rôle) Des espaces de partage de base de connaissance écrite Agenda, forum Contenus, données et services applicatifs Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 8/29

6.1.1.1 INTERFACES SSO L accès à tous les services du portail s appuiera sur un système d authentification externe. Au minimum une compatibilité avec RSA ClearTrust sera requise. L outil portail devra déléguer son authentification à ces serveurs. 6.1.1.2 INTERFACES LDAP L outil de portail s intègrera avec un serveur LDAP (Notamment Open LDAP) dans le but de pouvoir récupérer les groupes d utilisateurs et les utilisateurs présents sur ce serveur. L outil de portail devra prendre en charge les types de groupes suivants : Groupes statiques Groupes dynamiques (résultants d une requête sur le LDAP) Groupes de groupes La composition des groupes s effectuera sur le serveur LDAP grâce à un outil métier qui ne fait pas partie du périmètre de la présente consultation. Aucune manipulation ne sera attendue côté portail. Les groupes récupérés permettront de positionner des droits sur les objets de contenu du Portail afin d aboutir à une présentation profilée de l information et des services applicatifs. L outil de portail devra proposer une granularité fine dans le positionnement des droits. Celle-ci ira jusqu au bloc de contenu (une simple affectation des droits au niveau de la page est insuffisante). 6.1.2 2EME FONCTION : INTEGRER DES SERVICES 6.1.2.1 SINGLE SIGN-ON D une part, le portail délèguera son authentification à un service de SSO. D autre part le portail intègrera un certain nombre de services dont le prérequis à l intégration sera l utilisation de ce même SSO. L utilisateur qui s authentifiera auprès du portail via le SSO devra avoir son identification relayée de façon transparente lors de l accès à chaque service intégré. Types de services et interopérabilité Plusieurs types de services devront pouvoir s intégrer dans le portail intranet. Ceux-ci peuvent se différencier par la technologie (CGI, J2EE, PHP, ASP,.NET, etc. ), l hébergement (interne, externe). Conscient de cette hétérogénéité des services, différents modes d intégration seront possibles dans l outil de portail : Les modes d intégration forte des services propres à l outil de portail Les modes d intégration se basant sur les standards du marché (JSR168, XML-RPC, WSRP, ) Les modes d intégrations faibles de type IFrame ou capture HTML Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 9/29

Autres modes d intégration Pour faciliter l interopérabilité, l outil de portail devra offrir une ou des API permettant d interagir avec ses fonctionnalités. 6.1.2.2 PROPAGATION D ATTRIBUTS AUX SERVICES Après l authentification, les services pourront être demandeurs d informations auprès de l annuaire (profil utilisateur, rôle, droits d accès, ). Les aspects relatifs à la sécurité des échanges et au respect de la confidentialité des données personnalisées feront l objet d un examen attentif quant à la mécanique de transmission des informations au moment de l accès au service. 6.1.3 3EME FONCTION : PERSONNALISER & PRESENTER L information présentée dans le Portail sera conditionnée par deux critères : l appartenance de l utilisateur connecté à un ou plusieurs groupes et les choix d affichage de cet utilisateur. 6.1.3.1 PERSONNALISATION PAR PROFIL L une des composantes essentielles d un portail est de présenter une sélection de ses ressources en fonction du profil de l utilisateur connecté. Plusieurs utilisateurs ayant le même profil auront donc accès aux mêmes services et aux mêmes contenus. A contrario, des utilisateurs n appartenant pas au même profil auront des vues différentes du portail. L appartenance à un profil pourra se définir de plusieurs manières : établissements, fonctions, disciplines, hiérarchie, A titre d exemple : utilisateurs Agent Chef de bureau Secrétariat de la division ou du service Responsable du service ou de la division Service du personnel + Service de la communication Il est important de noter que le portail intranet devra pouvoir rester visible en mode anonyme (c est-àdire sans être connecté). Une partie du contenu visible dans le portail devra donc être configurée pour être accessible sans être identifié. La possibilité d inviter des utilisateurs au sein du portail intranet sera à prévoir. 6.1.3.2 PERSONNALISATION PAR INDIVIDU Chaque utilisateur devra pouvoir personnaliser son espace de travail. Il devra, a minima, avoir la possibilité de sauvegarder ses préférences. Une proposition de solution plus évoluée, type «Bureau Personnalisé», devra être proposée (cf. «Autres besoins fonctionnels» paragraphe 6.2.2.1). Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 10/29

6.1.4 4EME FONCTION : OFFRIR UNE GESTION DE CONTENU L outil de portail devra permettre une intégration très forte de la composante gestion de contenu dont on décrit ci-après les fonctionnalités attendues. 6.1.4.1 CREATION DE CONTENU L outil de portail devra permettre une création simple de page basée sur un éditeur de contenu. L éditeur permettra également, en fonction des droits, les opérations de déplacement, de suppression et de duplication des pages du site. L outil de portail choisi pourra proposer la génération du plan du site de manière automatique. Modèles de pages L outil de portail proposera un référentiel de modèles de pages conformes au standard et accessibles. L outil de portail devra produire des pages conformes au standard détaillé ci-après. Un modèle sera constitué : du squelette d une page, son fractionnement en zones destinées à recevoir du contenu. des styles CSS Pour enrichir les pages et permettre la personnalisation des sites propres aux différentes composantes, l outil de portail devra également proposer la modification et la création de nouveaux gabarits de page de manière assez souple. Blocs de contenu L outil de portail proposera un référentiel de types de blocs (sondage, syndication, édition HTML, etc.) dans lequel l utilisateur pourra venir se servir pour construire ses blocs de contenu. Les blocs de contenu ainsi créés seront mis à disposition à partir d un référentiel de blocs. D un point de vue fonctionnel, une liste de blocs attendus est la suivante : Edition HTML Prévisualisation des états futurs du contenu Formulaire Actualités (date de début et date de fin : une actualité à une date de péremption) Newsletter Explorateur WebDAV FAQ Syndication de fils RSS/Atom compatible avec les différentes versions Portlet Sondage Elément multimédia vidéo/son L outil de portail proposera un référentiel de blocs de contenu dans lequel l utilisateur pourra venir se servir pour construire ses pages ou venir en ajouter aisément. Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 11/29

Ces blocs pourront être positionnés dans les zones ad hoc définies dans les modèles de pages. La visibilité de ces blocs sera conditionnée aux groupes/utilisateurs autorisés. Pages Les pages ainsi créées seront publiées par le biais d un workflow paramétrable (dont un exemple est donné ci-dessous). Ces pages : seront pré-visualisables avant d être soumises au workflow. seront internationalisables Editeur de contenu L outil de portail devra permettre aux contributeurs de saisir un contenu allant du simple texte au texte enrichi, formaté et accompagné d images et autres éléments (liens, tableaux ). La contribution pourra se faire dans l arborescence du site (back-office) et/ou directement au niveau des pages (insitu au sein du front-office). Dans les deux cas, l outil de portail offrira un éditeur de type WYSIWYG (l édition est conforme à la visualisation) respectant les standards HTML/XHTML et multi-navigateurs. La compatibilité minimale sera IE, Chrome et Firefox (Windows et Mac). Un niveau de verrouillage de l éditeur WYSIWYG en fonction des utilisateurs (suppression par exemple de la possibilité de changer de corps de police de caractère ou de mettre un texte en italique) serait souhaitable. La présence des fonctionnalités suivantes serait souhaitée : correcteur orthographique et la compatibilité avec un copier/coller enrichi par exemple Word, Excel et Powerpoint. Séparation de la forme et du contenu Le contributeur devra s occuper de la production de contenu sans se préoccuper de la forme. L outil de portail devra gérer la présentation du contenu sur l intranet (mode écran) et proposer des formats alternatifs de restitution (mode impression, pdf, odt, ). Multilinguisme Le gestionnaire du contenu devra permettre en natif la gestion de contenu multilingue et l utilisation des différents alphabets dans le respect de l Unicode. Gestion des modifications concurrentes Plusieurs personnes seront susceptibles d agir en même temps sur le même contenu. L outil de portail devra donc se prémunir contre la perte de données avec un système de verrouillage de l information en cours de mise à jour. Syndication de ressources L outil de portail devra permettre la syndication de données extérieures (Fil RSS, XML-RPC, Atom, ). Chaque bloc de contenu, alimenté par ce biais, est comme tous les autres blocs soumis à l affectation de droits. Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 12/29

Catégorisation du contenu Le contenu devra pouvoir être associé à des catégories (métadonnées sémantiques). L objectif est de pouvoir retrouver ou regrouper les contenus par leur appartenance à une catégorie et ce quelle que soit leur localisation sur le site. Ce mécanisme de catégorisation sera transversal à l'ensemble des fonctionnalités (GED, Espace de travail collaboratif, ). L interface d administration permettra la création et la gestion de catégories et sous catégories (pas de profondeur déterminée). Détection des liens «perdus» et des pages inaccessibles Une notification signalant les liens «morts» et les pages ou blocs inaccessibles devra être disponible. Cycle de vie de l information Workflow de publication La publication de contenu sera mise à la disposition de plusieurs contributeurs et responsables de publication. Il sera donc indispensable de disposer d un système de gestion du cycle de publication du contenu, de sa création jusqu à sa mise en ligne. L outil de portail devra proposer, en natif, un système simple (voir figure) de publication. Schéma donné à titre d exemple Il sera demandé de permettre la modification d un article déjà publié et de le resoumettre dans le circuit de validation tout en conservant la version de l article publié accessible. L utilisateur disposera d un tableau de bord de description des opérations du processus de publication (document en attente, refusé, publié). Il serait souhaitable qu une fois publié, l outil de portail permette au visiteur d écrire par mail au créateur du contenu (le mail du créateur ne doit pas être visible). Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 13/29

Rôles dans le workflow Ci-dessous les rôles minimum que l outil de portail devra offrir : Rôles Edition de contenu Transmission Annulation Refus Validation Validation directe Administrateur l intranet Validateur de Contributeur Lecteur La granularité des droits sera suffisamment fine pour pouvoir affecter certains droits d édition (modification, suppression, ) à des acteurs identifiés. Chaque contributeur ne pourra intervenir que dans les rubriques (sujets ou thématiques) pour lesquelles il a les droits. Idem pour le validateur. Notification de changement d état Les changements d état d un contenu (validation, publication, refus, expiration) seront notifiés aux personnes ayant les droits de validation sur le contenu. Lors de la connexion d un utilisateur ayant des droits d édition, l outil de portail présentera un rapport des dernières notifications depuis la dernière connexion de l utilisateur. Le titulaire indiquera quel moyen est mis en œuvre pour notifier le changement d état. Programmation des publications Pour bien organiser la publication d informations de manière dynamique l outil de portail devra permettre de renseigner des dates de publication et d expiration des contenus. Cela permettra également d anticiper la saisie de document de manière indépendante de leur publication. Ce contenu sera donc publié au moment de la validation du workflow mais visible qu entre la date de publication et la date d expiration. La notification automatique de l expiration du contenu serait souhaitable. Contrôle des versions (historisation ou versioning) Les versions précédentes des contenus pourront être conservées et «historisées». Il sera alors possible de revenir à une version antérieure d un document pour, éventuellement, le publier. L outil de portail offrira la possibilité d archiver et de purger les versions suivant des modalités d administration. Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 14/29

6.1.4.2 ACCESSIBILITE ET AIDE A LA NAVIGATION. Outils de navigation automatique. Il est fortement souhaité que l outil de portail offre la possibilité de navigation par le plan du site intranet pour tous les intranautes (voir extranautes). La génération de menu et de liens contextuels (fil d Ariane) pour la navigation entre pages est indispensable. Accessibilité. L expression «accessibilité du Web» s applique à tous les services et terminaux de navigation électroniques. L accessibilité du Web ne dépend pas d une technologie d implémentation, ni d une technologie de lecture. Elle concerne tous les publics. D une manière générale, les pages générées par l outil de portail devront respecter : les standards technologiques (HTML, XML, ) ; les recommandations d accessibilité du W3C/WAI (accessibilité AA) De manière plus spécifique, l outil de portail devra envoyer systématiquement au poste client : un code qui puisse être interprété et/ou modifié localement par les aides techniques matérielles et logicielles (exemple : une plage braille et une synthèse vocale) ou de personnalisation (exemple : modification des paramétrages d affichage), une information électronique dont le contenu informationnel sera séparé de sa présentation (exemple : utilisation des feuilles de style), des contenus graphiques et multimédias avec un texte alternatif adapté (exemple : un texte alternatif pour une image, une vidéo, un son ou une animation dynamique), un code qui contienne une alternative accessible à chaque script dynamique (certains navigateurs utilisés en partie par les personnes handicapées n acceptent pas les scripts dynamiques), un code qui contienne systématiquement des aides à la navigation (exemple : raccourcis claviers, liens d évitement, page d aide, moteur de recherche interne, ). 6.1.4.3 RECHERCHE DE CONTENU. L outil de portail devra disposer d un moteur de recherche permettant une recherche en texte intégral dans les contenus publiés, les documents joints aux publications des sites virtuels et les contenus de l espace de stockage. Un ou plusieurs mots pourront être saisis, et l utilisateur disposera d options complémentaires pour préciser sa recherche (booléens, troncatures, proximité, terme exact ou expression, approximations orthographiques, flexions singulier/pluriel, ancienneté de publication, etc.). L utilisateur pourra préciser le mode d affichage souhaité pour les résultats (en nombre de lignes, correspondant au contexte de présence du ou des mots saisis (1 ligne par défaut, 5 lignes avant/après). Les résultats de la recherche seront conditionnés par les droits d accès de l utilisateur lançant la recherche : il ne sera pas possible d accéder par l outil de recherche à des données Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 15/29

inaccessibles à la consultation. Deux utilisateurs pourront donc obtenir un nombre de réponses différent à une même requête. Chaque ligne de résultat se présentera sous la forme d un lien hypertexte permettant un accès direct au contenu (visible en ligne ou en téléchargement). Chaque ligne sera également qualifiée par un pourcentage de pertinence et comprendra un début de descriptif des éléments de réponse. Si le nombre de résultats renvoyés dépasse un nombre à déterminer, le programme proposera une restriction du périmètre de recherche. L écran de résultat comprendra l interface de recherche alimentée des critères précédemment saisis afin de faciliter une nouvelle recherche plus discriminante. Les résultats d une recherche pourront être exportés en format XML (RSS par exemple). L indexation du catalogue utilisé par l outil de recherche sera automatique (programmable) et manuelle (interface d administration). 6.1.4.4 MEDIATHEQUE Soucieux d utiliser les standards afin d améliorer l interopérabilité, le stockage de données par le protocole WebDAV nous semble le plus intéressant mais les autres solutions seront à exposer. Pour ce faire, l outil de portail devra intégrer un serveur WebDAV. D autre part, l outil de portail proposera un client WebDAV pour permettre l exploration de données externes, éventuellement sur un autre serveur. Le serveur WebDAV répondra à une URL conviviale permettant à l utilisateur d y accéder en créant un favori réseau sur son poste de travail. L utilisateur pourra donc interagir avec son espace de stockage sans obligatoirement accéder au portail. Toutefois l utilisateur ne s affranchira pas d une phase d authentification. Le mécanisme d authentification auprès de ce serveur sera à détailler. 6.1.4.5 INTERFACE HOMME-MACHINE L outil de portail proposera une IHM conviviale permettant de parcourir le serveur avec clarté. Une vue arborescente est privilégiée. 6.1.4.6 LES METADONNEES Le support des métadonnées offrira la possibilité de donner des informations très structurées sur le contenu tout en facilitant la recherche avancée par des outils adaptés. Le stockage des contenus dans la médiathèque devra offrir le support des métadonnées. Toutefois, il faudra être vigilant de ne pas alourdir le travail des contributeurs. L outil de portail devra permettre une gestion simple des métadonnées (récupération des métadonnées des documents, masquage des informations facultatives par exemple, interface conviviale et paramétrable, etc.). Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 16/29

6.1.5 5EME FONCTION : ADMINISTRATION ET SUPERVISION Les administrateurs du portail disposeront des fonctions suivantes: Administration du contenu (pages, blocs) et des services ; Délégation ; Supervision du portail et des sites ; Statistiques. Gestion des rôles d administration Le rôle d administrateur du portail pourra être délégué. La granularité de la délégation sera suffisamment fine. L ergonomie de l outil de portail devra permettre de visualiser aisément les droits et les délégations d administration opérées. Contenu et services L outil de portail devra proposer ou permettre la mise en œuvre des fonctions d administration suivantes : gestion et recherche de contenu, indépendamment de la vue des utilisateurs import/export de contenu sauvegarde de contenu ajout/suppression de nouveaux services dans le portail sauvegarde du serveur dans son ensemble : données et développement Traçabilité et statistiques Les administrateurs devront être en mesure de retracer de façon aisée la navigation des utilisateurs. Plusieurs niveaux de trace pourront être définis. L'historique des connexions pourra être consulté sur une durée légale. L outil de portail devra proposer ou permettre la mise en œuvre des services de suivi des accès au portail, ainsi qu'aux services et contenus. L outil de portail devra proposer un service de suivi de l'état du système «en temps réel» afin de faciliter la supervision. Ainsi l'administrateur pourra : Visualiser les connexions des utilisateurs ; Alerter les utilisateurs ; Vider les caches ; Lever les verrous. De même, l'outil de portail devra fournir un état statistique d'accès au portail, de consultation de contenu, et d'usage des services. Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 17/29

6.1.6 5EME FONCTION BIS : ENVIRONNEMENT DE DEVELOPPEMENT ET API Le candidat devra décrire les possibilités d extension, le langage et les frameworks utilisés pour le développement. Il devra de même décrire l environnement de développement associé ou utilisable. Une API (Application Programming Interface) devra impérativement être disponible afin de permettre d enrichir l outil de portail avec de nouvelles fonctionnalités. 6.2 AUTRES BESOINS FONCTIONNELS L outil de portail devra permettre de répondre, a minima, aux groupes de besoins fonctionnels décrits ci-dessous. Une forte interopérabilité des différents modules entre eux et avec l outil de portail sera demandée. Ainsi devra-t-on être capable d utiliser la plupart des fonctionnalités d un module dans les autres. 6.2.1 MODULE : «TRAVAIL COLLABORATIF» ET «GESTION DOCUMENTAIRE (GED)» L outil de portail devra présenter une intégration très forte avec un module de Gestion Documentaire et de Travail Collaboratif. 6.2.1.1 TRAVAIL COLLABORATIF Généralité La partie «Travail Collaboratif» de ce module optionnel devra permettre à un administrateur de gérer des espaces collaboratifs et à des membres de travailler dans ces espaces collaboratifs. Nombre d espace Un nombre initial de 100 espaces collaboratifs distincts devront pouvoir être créés. Une proposition devra être faite pour l augmentation du nombre de ces espaces collaboratifs (Valeur de l incrément et prix). Administration Chaque espace devra être administré à un administrateur qui disposera des services techniques cidessous. gestion des membres : Ajouter des membres, envoyer des invitations, valider les inscriptions,... gestion des services : Ajouter et supprimer des services paramétrage : Personnaliser le comportement et la présentation de l'espace collaboratif. Chaque espace collaboratif pourra être public ou privé. Les services associés seront paramétrables et à choisir dans la liste ci-dessous a minima : Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 18/29

Fonctionnalités Chaque espace collaboratif devra permettre de mettre à disposition des membres les fonctionnalités suivantes. Annuaire : Il devra y avoir un annuaire des membres de l espace Wiki : Un système d édition collaborative wiki devra être disponible pour chaque espace collaboratif. Blog : Il devra être possible d associer des blogs individuels ou communs à plusieurs membres à chaque espace collaboratif. Les billets devront pouvoir être commentés par les autres membres de l espace. FAQ : Une FAQ collaborative devra être disponible, permettant d élaborer une réponse commune à une question fréquente. Calendrier : Un calendrier interopérable avec des calendriers externes devra être disponible. Les calendriers au format ical et ICS devront impérativement être supportés. Un calendrier collectif devra pouvoir être ajouté à un espace. Les membres pourront ajouter des calendriers externes privés et avoir leur propre calendrier personnel. o Evénements : la saisie d un évènement devra permettre d indiquer les participants, les ressources, la récurrence et de notifier les participants. Un évènement devra pouvoir être privé ou public. Une fonction de rappel devra être disponible. La gestion des confirmations de participation devra être disponible. o Aide à la planification d évènements : lors de la planification d un événement les collisions avec les évènements déjà planifiés seront détectées. Une fonctionnalité de choix de créneau horaire «doodle like» devra être disponible. o Gestion de ressources : Les ressources devront disposer de leur propre calendrier indiquant leur disponibilité. Gestion documentaire : Un espace documentaire dédié, pris en charge par la GED devra pouvoir être associé à un espace collaboratif. Gestion de tâches : dans le cadre d un espace de travail collaboratif pour les tâches concernant tous les membres de l espace. Chaque tâche pourra être affectée à un membre précis. Formulaires : afin de faire des enquêtes, des sondages, il devra être possible de construire facilement des formulaires. Ceux-ci devront pouvoir être soumis à une population précise sur l intranet. Le suivi des réponses ainsi que la consolidation des résultats devra être prise en charge. 6.2.1.2 GESTION DOCUMENTAIRE (GED) Généralité La partie «Gestion Documentaire (GED)» de ce module optionnel devra apporter aux espaces collaboratifs les aspects création collective, validation, partage, classement, etc. de documents indispensables. Elle devra être utilisable en dehors de ces mêmes espaces collaboratifs pour la gestion documentaire de l intranet. Fonctionnalités Edition collaborative : Les différents documents devront être éditables dans le cadre d un travail collaboratif. Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 19/29

Workflow : Les différentes phases de construction et de validation d un document devront suivre un workflow propre à chaque document. Celui-ci devra être paramétrable. Gestion des accès concurrents et du versioning : La sécurité et le suivi des versions des documents sera assurée : Verrouillage de documents, gestion des historiques, retour aux versions antérieures, etc. Recherche : Différents types de recherche devront être disponibles : textuelle, par mot clé, catégorie, tag, méta données, Gestion de la taille des documents : On devra pouvoir contrôler la taille des documents par type, par groupe, WebDAV : Un accès WebDAV aux documents devra être disponible Conversion de fichiers au format PDF : Afin d en assurer la non modification lors de la publication, il devra être possible de convertir différents formats de fichiers au format PDF. Les formats minimums supportés devront être :.doc,.docx,.odt,.ppt,.pptx,.xls,.xlsx. Génération d'aperçus : Il serait souhaitable qu une génération d aperçu des documents soit disponible ainsi qu une solution pour visionner les documents directement dans un navigateur web. Métadonnées de description des publications : il devra être possible d ajouter un ensemble de métadonnées aux publications afin d en faciliter la recherche. Explorateur : Afin de faciliter la navigation dans les différents documents, il devra être possible d intégrer dans le portail un explorateur de documents style «explorateur windows». Indexation des documents : Il devra être possible d indexer les documents textes (.doc,.docx,.odt,.ppt,.pptx,.xls,.xlsx,.html,.rtf,.txt, ) afin de pouvoir effectuer de la recherche textuelle dans ces documents Numérisation : La solution devra être intégrable avec une solution de numérisation de document pour intégration à la GED Médiathèque : Il devra être possible de gérer une médiathèque de documents vidéo, audio et image (différents formats de chaque catégorie devront être disponibles). Une fonctionnalité de conversion des vidéos devra être disponible. Intégration à Microsoft Office 2010 : La suite MS Office 2010 devra pouvoir intervenir sur les différents documents gérés dans la GED directement dans celle-ci. Dépôt de document : Il devra être possible de déposer un document dans la GED de manière la plus simple possible 6.2.2 MODULE : «BUREAU PERSONNALISE» ET «MOBILITE» 6.2.2.1 BUREAU PERSONNALISE Généralités La partie bureau personnalisé de ce module optionnel de l outil de portail devra permettre de proposer aux utilisateurs de choisir et assembler à leur convenance les fonctionnalités qu'ils souhaitent utiliser dans la limite de celles misent à leur disposition par l administrateur. Les utilisateurs pourront personnaliser leur bureau en plaçant les fonctionnalités dans des onglets et en organisant ceux-ci. Il devra être possible de créer un ou plusieurs bureaux personnalisés par défaut en fonction de l appartenance à un groupe par exemple. Rectorat l'académie de Clermont Ferrand - CCTP Portail Intranet 20/29