Assemblée générale spéciale 14 décembre 2011 Ordre du jour 1. Ouverture de la séance 2. Présentation du projet de déménagement de l Ordre au 420, rue McGill 2.1 Rappel de la vision du projet 2.2 Rappel de l historique des immeubles étudiés 2.3 Rappel de la démarche (prises de position et actions du CA) 2.4 Résumé de la transaction du 420, rue McGill 3. Levée de la séance
2. Présentation du projet de déménagement du siège social
2.1 Rappel de la vision du projet
Communications adressées aux membres Présentation lors de l AGA le 17 juin 2011 ; Bulletins Élévation : 8 juin, 25 juillet, 9 et 10 août, 21 septembre, 5, 13 et 17 octobre, 16 et 29 novembre, 7, 12, 13 et 14 décembre ; Avis de consultation générale annoncé par courriel et diffusé sur le site Internet de l OAQ dès le 25 juillet ; Séances d information tenues le 28 juin à Saguenay et les 16 et 17 août à Montréal, Québec et Gatineau ; Plans et photographies de l édifice annoncés par courriel et diffusés sur le site Internet de l OAQ dès le 25 juillet ; Numéro d automne 2011 d Esquisses, en page 4.
Les grandes lignes du projet L OAQ occuperait un étage complet (environ 7 800 pieds carrés); Autres étages graduellement loués à des partenaires à mesure que les baux en vigueur atteignent leur terme; La Maison de l architecture, du design et de l urbanisme verrait le jour de façon graduelle, réduisant ainsi les risques de l OAQ au moment du démarrage; Le projet de l OAQ ne serait pas tributaire de la volonté des autres partenaires, ni de leur capacité financière à le faire.
Les objectifs de la Maison de l architecture, du design et de l urbanisme Favoriser la promotion de l architecture, du design et de l urbanisme, en rassemblant : - l Ordre des architectes; - l Ordre des urbanistes; - le Fonds des architectes; - l Association des architectes en pratique privée du Québec; - Architectes de l urgence; Encourager le rapprochement et les synergies entre les intervenants et entre les disciplines; Appuyer l avancement des connaissances et l innovation.
Les bénéfices pour l OAQ et les organisations Rapprochement interprofessionnel; Multidisciplinarité; Plus grand pouvoir de négociation; Évolution dans des locaux au cœur d un quartier de création; Possibilité de posséder un capital propre.
Les bénéfices pour les gouvernements Meilleure synergie entre les acteurs du milieu du design; Protection et développement du statut de Montréal : Ville UNESCO de design; Consolidation des organisations oeuvrant en design; Projet contribuant à revitaliser un édifice en péril; Utilisation culturelle d un édifice patrimonial; Maintien des organisations internationales de design à Montréal.
2.2 Rappel de l historique des immeubles étudiés L immeuble industriel sur la rue Saint-Jacques, au coin de la rue Irène (quartier Saint-Henri) ; L immeuble derrière le Faubourg Sainte-Catherine ; L Édifice St-Sulpice de la Bibliothèque nationale du Québec ; L ancien bâtiment de l École des Beaux-Arts de la rue Sherbrooke (Édifice Marie-Claire Daveluy) ; Le projet Technopôle Angus ; Le Loft des Arts (10, rue Ontario Ouest) ; Le 1084, boulevard Saint-Laurent ; L Édifice Wilder (1435, rue de Bleury) ; Le projet du quadrilatère Saint-Laurent par la SDA.
2.3 Rappel de la démarche (prises de position et actions du CA) Raisons justifiant le déménagement de l OAQ Besoin d espace supplémentaire : accroissement significatif du nombre de membres et augmentation des services rendus par l OAQ; Regrouper les services offerts aux architectes sous le même toit (OAQ / FDAQ / AUC / AAPPQ); Augmenter la fonctionnalité des lieux de travail par l aménagement d espaces de travail regroupés sur un étage, et qui facilitent l interaction entre les individus et les services;
2.3 Rappel de la démarche (prises de position et actions du CA) (suite) Raisons justifiant le déménagement de l OAQ Marquer au moyen d un exemple concret la possibilité de créer un aménagement intérieur de qualité avec des matériaux écologiques et assurer la diffusion médiatique du produit final, un siège social fonctionnel, durable et harmonieux; Améliorer la visibilité et la notoriété de l OAQ et des architectes en rendant le siège social plus accessible; Valoriser l architecture et la profession (donner une vitrine pour démontrer le savoir-faire des architectes).
2.3 Rappel de la démarche (prises de position et actions du CA) (suite) Raisons justifiant le déménagement de l OAQ Insalubrité des lieux; Efficacité énergétique déficiente (chauffage / climatisation); Gel de la tuyauterie en hiver; Aménagement non-fonctionnel;
2.3 Rappel de la démarche (prises de position et actions du CA) (suite) Dates importantes 22 mai 2009 : approbation du principe d une Maison de l architecture, du design et de l urbanisme; Février 2011 : début des discussions avec Georges Coulombe au sujet du 420, McGill; 16 juin 2011 : AGA ; Été 2011 : consultation des membres (tournée d information); 29 septembre 2011 : décision du CA d acquérir et de demander une cotisation supplémentaire; 17 octobre 2011 : AGS (cotisation supplémentaire); 4 novembre 2011 : approbation de la transaction; 8 décembre 2011 : signature.
3 e étage : aménagement existant
3 e étage : projet d aménagement pro forma Provencher Roy + associés architectes Espace bureau : 4 870,5 pi 2 (61,7 %) Espace service : 959,5 pi 2 (12,1 %) Circulation : 2 062,7 pi 2 (26,2 %) Total : 7 892,7 pi 2
2.4 Résumé de la transaction du 420, McGill Présentation de la structure de détention
Structure de détention L Ordre des architectes du Québec Commanditaire 100 % Maison de l architecture, du design et de l urbanisme, SEC Vendeur 9254-2455 Québec Inc. Commandité 75 % 25 % Convention d indivision 420, McGill
Société en commandite (SEC) Commandité 9254-2455 Québec Inc. Commanditaire Ordre des architectes du Québec Administre la SEC Fournit les fonds à la SEC Signe les contrats de la SEC Ne participe pas à la gestion Gestion quotidienne Gestionnaire Rend compte de son administration au commanditaire quotidienne Responsabilité limitée Responsabilité illimitée
9254-2455 Québec Inc. Rôle Type Actionnariat Administrateurs Agit comme commandité de la SEC Société par actions 100 % des actions détenues par l OAQ Bernard McNamara Marc Chadillon Clément Demers Le CA du commandité de la SEC est nommé par le CA de l OAQ et agit selon les règles (code de régie interne) déterminées par celui-ci.
Conclusion La SEC achète 75 % de l immeuble aujourd hui; La SEC et le vendeur détiennent l immeuble conjointement pendant 5 ans; La SEC achète les 25 % restants dans cinq ans ou avant.
Sommaire des impacts financiers de l'acquisition du 420, McGill pour l OAQ Dernière mise à jour 13 décembre 2011
Hypothèses Date de propriété prévue à la clôture, soit 105 jours après le 29 juillet (45+45+15), donc le vendredi 11 novembre 2011; Le prix de vente du 1825, René-Lévesque Ouest était de 1,3 M$ en mars 2012; Si le prix de vente du 1825, René-Lévesque Ouest est moindre, le remboursement du solde du prix de vente se fera moins rapidement.
Hypothèses Avec une hypothèse d appréciation de valeur annuelle de 3 %, la valeur du 420, McGill serait de 6,7 M$ en 2016; Refinancement en juin 2013 pour une durée de 45 mois au taux de 4 % avec une période d amortissement de 17 ans; En décembre 2016, la capacité d emprunt maximale serait de 4,6 M$. Il y existe donc une possibilité supplémentaire d emprunt de 0,1 M$ dans ce scénario; Exercice de l option d achat (25 %) à la fin du terme, en 2016, et refinancement de l ensemble de l immeuble (4,6 M$).
Hypothèses Les revenus et frais d exploitation sont basés sur les résultats actuels et sur certains changements anticipés, et prévoient une hausse normale des dépenses et de la cotisation en fonction de l augmentation des prix à la consommation; Le conseil d administration de l OAQ devra étudier la possibilité de diminuer les frais d exploitation afin de présenter des états financiers positifs dès 2014. L Ordre étudie actuellement une diminution des dépenses de l ordre de 100 000 $ ce qui fera en sorte que les résultats seraient positifs dès 2014.
Résultats du 420, McGill
Exercice financier terminé le 31 mars 2012 (142 j.) 2013 2014 2015 2016 2017 Revenus de location (augmentation moyenne de 2,9 % par exercice) 179 415 733 477 754 511 776 235 798 683 815 000 Frais d exploitation 169 450 335 766 307 269 313 032 318 669 330 000 Profits (pertes) de l édifice 9 965 397 712 447 242 463 203 480 014 485 000 Quote-part de l OAQ dans les profits (pertes) de l édifice en % Quote-part de l OAQ dans les profits (pertes) de l édifice en $ Moins : Frais de l OAQ (loyer et frais d occupation) Moins : Frais financiers (75 % de la charge d intérêt) 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,85 7 474 298 284 335 432 347 402 360 011 412 250 0 205 733 211 001 216 373 221 857 221 857 102 394 249 416 183 025 174 624 171 413 197 062 Moins : Amortissement 29 587 125 139 127 639 130 139 132 639 163 472 Perte nette à imputer aux résultats de l OAQ (124 508) (282 004) (186 233) (173 734) (165 898) (170 140)
Projection des résultats de l OAQ
Exercice financier terminé le 31 mars 2012 (142 jours) 2013 2014 2015 2016 2017 Revenus 3 606 134 3 385 937 3 627 525 3 522 297 3 866 156 3 866 156 Frais d exploitation 3 596 535 3 345 243 3 533 593 3 366 936 3 688 899 3 696 517 Excédent (insuffisance) des produits par rapport aux charges 9 599 40 694 93 932 155 361 177 257 169 639 Ajustement Dépenses du 1825, René-Lévesque 0 50 154 51 408 52 693 54 011 55 361 Ajustement amortissements 0 0 0 0 0 0 Contribution annuelle supplémentaire des membres (avril 2012) 0 0 0 0 0 0 Gain sur la vente du 1825, René- Lévesque Perte nette de l OAQ dans les profits (pertes) de l édifice 1 122 541 0 0 0 0 0 (124 508) (282 004) (186 233) (173 734) (165 898) (170 140) Excédent (insuffisance) des produits par rapport aux charges 1 106 632 (191 156) (40 893) 34 321 65 370 54 860
Trésorerie Entrée de fonds (sortie de fonds)
Exercice financier terminé le 31 mars Activités d investissement 2012 (142 jours) 2013 2014 2015 2016 2017 Acquisition du 420, McGill 75 % en 2011, 25 % en 2016 (4 350 000) - - - - (1 830 591) Aménagement des locaux de l OAQ (318 000) - - - - - Avantage incitatif du bailleur 73 400 - - - - - Acquisition de mobilier (50 000) - - - - - Frais reportés de déménagement Frais professionnels associés à la transaction et droits de mutation Vente du 1825, René- Lévesque Commission sur la vente du 1825, René-Lévesque Acquisition d immobilisations (matériel informatique OAQ) Fonds de réserve Immeuble (75 %) (30 000) - - - - - (243 280) - - - - (38 333) 1 300 000 - - - - - (50 000) - - - - - - (107 000) (30 000) (30 000) (30 000) (30 000) - (25 000) (25 000) (25 000) (25 000) (25 000) (3 667 880) (132 000) (55 000) (55 000) (55 000) (1 923 924)
Exercice financier terminé le 31 mars Activités de financement 2012 (142 jours) 2013 2014 2015 2016 2017 Assumation de l hypothèque (75 % en 2011 et 25 % en 2016) 2 260 599 - - - - 622 362 Financement Balance de prix de vente 1 500 000 - - - - - Financement temporaire 700 000 - - - - - Financement nouvelle hypothèque - - - - - 4 590 000 Renouvellement hypothèque (juin 2013) Remboursement hypothèque Sun Life Remboursement solde hypothèque Sun Life Remboursement nouvelle hypothèque Remboursement balance de prix de vente Remboursement financement temporaire 2 154 385 (22 804) (71 143) (79 679) (93 081) (96 873) (75 236) - - (2 154 385) - - (2 444 146) - - - - - (40 000) - (200 000) (100 000) (75 000) (75 000) (1 050 000) (700 000) - - - - - 3 737 795 (271 143) (179 679) (168 081) (171 873) 1 602 980
Exercice financier terminé le 31 mars 2012 (142 jours) 2013 2014 2015 2016 2017 Sous-total : Liquidités au début de la période Situation de trésorerie selon les budgets de l OAQ Quote-part dans les résultats de l édifice (perte moins amortissement) Contribution supplémentaire Encaisse à la fin de la période 722 743 821 881 448 467 407 912 417 007 458 528 124 144 186 594 252 719 275 771 301 653 301 653 (94 921) (156 865) (58 594) (43 595) (33 259) (6 668) 0 0 0 0 0 0 821 881 448 467 407 912 417 007 458 528 432 569