Utilisation du FTP Partner s chez Free.fr 1. Introduction Lorsque vous envoyez un mémo complété d une pièce jointe à de nombreux destinataires, le serveur de messagerie va en fait envoyer autant de mails qu il y a de destinataires! En résumé, ce mail va monopoliser, voire bloquer, le serveur de messagerie pendant plusieurs heures, privant ainsi les autres utilisateurs de messageries (groupautounion.fr & partner-s.com) d envoi mais également en réception!! Sans le respect de certaines règles par tous les utilisateurs, des contraintes supplémentaires seront mises en place jusqu à résolution complète du problème. Rien ne remplacera une utilisation judicieuse de la messagerie électronique : L envoi de pièces jointes volumineuses à des buts promotionnels à des centaines de destinataires par email n est certainement pas la plus adaptée Le but est donc de continuer à envoyer l information par email mais sans la pièce jointe : Un lien, qui pointera vers la pièce jointe stockée sur un autre serveur sur internet, sera créé dans le texte du mémo. Et cela soulagera la messagerie de votre destinataire qui vos remerciera sûrement. 2. Préparation du Mémo Préparez votre mémo comme d habitude sans ajouter la pièce jointe : Renseignez les destinataires, le sujet ainsi que le corps du texte. 3. Présentation de Filezilla Filezilla fonctionne comme un explorateur (tout comme votre «poste de travail»). Il vous affiche votre ordinateur d un coté et l espace de stockage de l autre. A gauche, c est votre ordinateur («site local»). On voit votre «poste de travail» ainsi que tous les lecteurs de travail (disquette, Cd-Rom, lecteurs réseau,etc.) En dessous vous voyez le détail du lecteur sélectionné A droite, c est le «serveur distant» où sera stocké la pièce jointe. Le «/» signifie qu on est à la racine de notre espace de stockage. A cet instant, aucun dossier n est encore créé En dessous, c est le détail du dossier sélectionné.
4. Connexion au serveur FTP avec Filezilla Lancez Filezilla en double-cliquant sur l icône présente sur votre bureau. Dans Filezilla, tout en haut à gauche, cliquez sur le menu déroulant du Gestionnaire des sites et choisissez «Partners». La connexion se fait automatiquement.
5. Création d un dossier Sur le serveur FTP (ou «site distant»), on va créer un dossier «201001» par exemple (pour année 2010, et 01 pour janvier). Ainsi, toutes les pièces jointes nécessaires aux informations promotionnelles envoyées en janvier 2010 seront stockées dans ce dossier. Lorsque vous êtes connecté sur le site FTP, faites un clic-droit dans les répertoires du site distant et choisissez «Nouveau dossier» La fenêtre «nouveau dossier» s affiche. Renommez le dossier avec le nom désiré en évitant les espaces dans le nom! Ainsi le dossier créé est disponible On peut donc aussi voir le dossier créé sur le «site web» associé http://gepartners.free.fr
6. Ajout d une pièce jointe sur le FTP avec Filezilla Toujours dans Filezilla, recherchez la pièce jointe (qui doit être ajouté dans l email mais que l on va donc plutôt placer sur un serveur FTP) dans le panneau «site local», choisissez le répertoire de destination dans «site distant» puis faites un clic-droit dessus et «envoyer». Si vous voulez la laisser à la racine du site FTP, placez-vous sur «/» dans «site distant». Si vous voulez mettre cette pièce jointe dans le dossier 201001, placez-vous dans ce dossier. Dans l exemple ci-contre, la pièce jointe nommée «FY599A02.pdf» a été ajoutée dans le dossier «201001». On la retrouve bien dans son dossier associé sur Internet. Il est fortement DECONSEILLÉ DE METTRE DES ESPACES DANS LE NOM DU FICHIER! Le fichier est donc disponible depuis Internet, nous allons maintenant créer le lien dans le mémo.
7. Création du lien Pour créer une zone sensible de lien dans Lotus Notes, reportez-vous au chapitre 3.9, page 16 du guide d utilisation de Lotus Notes disponible à l adresse suivante : http://dsistarg.free.fr/guides/guide_utilisateur_lotus_notes7.pdf Dans le mémo en préparation, sélectionnez le texte devant faire office de lien. Dans la barre de titre, cliquez sur Création, puis Zone sensible et enfin Zone sensible de lien. Dans la fenêtre qui s ouvre, laissez le type sur URL. Dans le champ Valeur, renseignez l adresse du site Internet. Cliquez sur la coche ou fermer la fenêtre par la croix. 8. Finalisation du mémo Votre mémo est prêt à être envoyé!