RÉSEAUX SOCIAUX GUIDE POUR LES COLLABORATEURS Hirslanden A mediclinic international company
CHÈRE COLLABORATRICE, CHER COLLABORATEUR, Depuis des années, Hirslanden est présent sur Internet à travers divers sites spécifiques. Internet fait depuis longtemps partie intégrante de notre quotidien, même si aucun autre média ne connaît des changements aussi fréquents et rapides. Si auparavant Internet servait avant tout à la communication à sens unique, les internautes participent désormais directement à la conception de ce média en créant et en publiant des conte - nus sous forme de textes, de photos ou de vidéos. Cette évolution a été tout particulièrement favorisée par les réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter ou YouTube, qui ont joué un rôle décisif. Les réseaux sociaux se différencient des médias de masse traditionnels principalement par leur interactivité et leur rapidité. Ils abolissent la frontière entre vie privée et vie professionnelle, ce qui place aussi bien les employés que les employeurs face à des défis variés et soulève toute sorte d interrogations. LA POLITIQUE DE HIRSLANDEN SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX Hirslanden souhaite à l avenir intégrer de façon active ces plates-formes et ce nouveau mode de communication. Vous trouverez une liste de tous les canaux et de toutes les pages officiels de Hirslanden sur le site Internet de l entreprise, à l adresse www.hirslanden.ch/reseaux_sociaux. Pour Hirslanden, il est indispensable de se pencher sur l échange d informations en ligne, surtout lorsqu il porte sur des sujets de société ou des sujets médicaux, et, si cela est utile ou nécessaire, d y participer activement. A travers l utilisation des réseaux sociaux, nous adoptons de nouveaux modes de communication afin d entretenir un dialogue ouvert, honnête, transparent et équitable avec nos groupes cibles. Avec ce guide, nous souhaitons vous informer sur l utilisation de ces outils de communication, vous sensibiliser à ce sujet et vous indiquer les princi pales règles en vigueur dans notre entreprise. 2
POURQUOI UN GUIDE DES RÉSEAUX SOCIAUX? En tant que collaborateur, vous êtes l un des principaux ambassadeurs de notre marque et influencez la perception qu a le public de Hirslanden. Dans vos activités professionnelles quotidien nes, vous contribuez à travers votre engagement à la poursuite de nos objectifs, à l entretien de l image de la société et au renforcement de la marque Hirslanden. Nous souhaiterions que vous mainteniez cet engagement sur Internet. Puis-je utiliser les réseaux sociaux pendant les heures de travail? Hirslanden a rédigé ce guide pour répondre à ces questions et à bien d autres encore, afin de vous faciliter l utilisation des réseaux sociaux. L objectif principal est la protection des informations confidentielles, de l intégrité et de la réputation de Hirslanden et de ses parties prenantes. A cet égard, nous comptons sur le comportement correct de nos collaborateurs, y compris sur les réseaux sociaux. Puis-je parler de mon travail? Quelles sont mes obligations auprès de mon employeur lorsque j utilise les réseaux sociaux à des fins privées, que ce soit au travail ou pendant mon temps libre? Comment réagir face à des commentaires critiques sur Hirslanden? 3
GUIDE DES RÉSEAUX SOCIAUX Les points suivants définissent les règles relatives à l utilisation des réseaux sociaux pour tous les collaborateurs du groupe. Créez un lien avec le groupe Si vous êtes déjà inscrit et/ou actif sur les réseaux sociaux, vous pouvez vous mettre en lien avec notre groupe. Vous trouverez un aperçu de nos présences officielles à l adresse www.hirslanden.ch/reseaux_sociaux. Ne créez aucun contenu au nom de Hirslanden de votre propre initiative Hirslanden a la responsabilité de sa présence officielle sur les réseaux sociaux et de tous les contenus où figure le nom ou la marque Hirslanden. Cette responsabilité est la seule façon pour nous de garantir une identité claire et le professionnalisme dans les échanges. Le chef de projet réseaux sociaux est la seule personne autorisée à éditer le contenu officiel sur les réseaux sociaux et à en suivre son évolution. Ne communiquez pas au nom de Hirslanden L ensemble de la communication officielle de Hirslanden sur les médias sociaux doit s aligner sur les valeurs, les normes et le style de Hirslanden. Seul le chef de projet réseaux sociaux et les personnes désignées directement par ce dernier ont le droit de représenter Hirslanden sur les médias sociaux officiels du groupe ou de créer ou commenter des contenus au nom de Hirslanden. Contactez le chef de projet en cas de doute Si vous lisez sur une plate-forme un commentaire critique ou négatif au sujet de Hirslanden, veuillez ne pas y répondre. Contactez tout d abord le chef de projet réseaux sociaux. La commu nication officielle avec l externe est uniquement assurée par les person - nes chargées de la communication d entre prise ou par le chef de projet réseaux sociaux. Les questions de nature politique ou posées par un journaliste doivent impérativement être transmises directement au service chargé de la communication d entreprise. 4
Faites-nous part de vos remarques Si vous souhaitez participer activement au projet réseaux sociaux de Hirslanden, veuillez tout d abord en parler avec votre supérieur hiérarchique. Les remarques pertinentes donneront lieu à l élaboration d un concept avec leur auteur. Même si vous ne souhaitez pas participer directement, n hésitez pas à nous faire part de vos idées et de vos remarques sur le projet en général ou sur des contenus spécifiques publiés sur les réseaux sociaux en contactant les chefs de projet réseaux sociaux. Traitez les informations internes de façon confidentielle Tout comme les informations internes, les données confidentielles sur les patients, les fournisseurs, les collaborateurs ou les partenaires ne doivent pas être dévoilées sur Internet ou rendues publiques en général. Abstenez-vous tout particulièrement de photographier ou de filmer des patients. Les principes de protection des données sont spécifiés dans l ICT et par le règlement RH de Hirslanden. En cas de doute, adressez-vous aux chefs de projet réseaux sociaux. L utilisation des réseaux sociaux à des fins privées sur le lieu de travail reste une exception Une utilisation modérée des réseaux sociaux et d Internet sur le lieu de travail est tolérée par Hirslanden tant que le rendement, la qualité du travail, le service au client, le règlement interne et la sécurité restent entièrement assurés. Le temps consacré à l utilisation d Internet et des réseaux sociaux à des fins privées n entre pas dans le calcul officiel du temps de travail. 5
NOS CONSEILS D UTILISATION DES RÉSEAUX SOCIAUX À DES FINS PRIVÉES Les conseils suivants vous permettent d éviter de commettre des impairs durant votre utilisation privée des réseaux sociaux qui pourraient impliquer Hirslanden. Pensez à Hirslanden, même dans le cadre de votre vie privée En surfant sur Internet pendant votre temps libre, vous entrerez, de façon plus ou moins régulière, en contact avec Hirslanden à travers des personnes de votre entourage. Veillez à rester professionnel, dans l esprit de notre groupe, même lors de vos activités privées sur Internet. Communiquez de façon neutre, honnête et transparente Les échanges sur les réseaux sociaux se basent sur l honnêteté. Ne simulez pas et restez objectif dans la description des faits, sans les déformer ni les embellir. Si vous participez à une discussion privée sur Hirslanden ou sur un sujet en rapport avec Hirslanden, indiquez votre appartenance à notre groupe. Ne mélangez pas votre opinion personnelle et les faits Si vous publiez une remarque ou un commentaire positif, critique ou négatif sur Hirslanden, veuillez à chaque fois spécifier clairement qu il s agit d une opinion personnelle et rédigez cette opinion à la première personne du singulier (par ex. «Je suis d avis que etc.»). Restez poli, respectueux et modeste Les divergences d opinion sont normales, elles font partie intégrante du fonctionnement des réseaux sociaux et enrichissent le dialogue. Ne réagissez pas aux provocations et restez toujours neutre dans votre façon d argumenter. Nous vous conseillons de ne pas répondre aux accusations arbitraires. Gardez la tête froide et prenez tout d abord du recul avant de vous engager dans la discussion. Les commentaires et les propos discriminants, racistes, sexistes, insultants ou vulgaires sont inacceptables et peuvent avoir des conséquences légales. 6
VOS INTERLOCUTEURS Protégez votre sphère privée Lorsque vous participez à des échanges sur les réseaux sociaux, réfléchissez toujours à ce que vous allez révéler sur votre personne. La plupart des plates-formes disposent de paramètres de protection de la sphère privée simples à configurer. Si vous avez des questions, n hésitez pas à demander conseil au chef de projet réseaux sociaux. Après publication, impossible de se rétracter Réfléchissez-y à deux fois avant de publier des remarques, des vidéos ou des images personnelles sur Internet. Après publication sur Internet, impossible de faire marche arrière. L information reste enregistrée. Internet a une mémoire infaillible. Pour conclure, suivez la règle de base suivante: ne jamais publier une information qui puisse faire les grands titres des journaux le lendemain. Si vous avez des questions ou des doutes sur les médias sociaux, n hésitez pas à contacter l un des services spécialisés suivants. Mieux vaut demander une fois de trop que pas assez! Cheffe de projet réseaux sociaux Hirslanden Romandie reseaux.sociaux@hirslanden.ch T +41 21 310 56 64 Chef de projet réseaux sociaux Hirslanden Head Office socialmedia@hirslanden.ch T +41 44 388 75 19 Communication d'entreprise medien@hirslanden.ch T +41 44 388 75 85 Ressources humaines hr-socialmedia@hirslanden.ch T +41 21 310 56 42 7
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