Sage Start Archivage de fichiers Instructions A partir de la version 2015 09.10.2014
Table des matières 1.0 Introduction 3 1.1 Modules avec archivage de fichiers 3 1.2 Informations générales 3 1.2.1 Suppression de sets de données 4 1.2.2 Dupliquer un set de données 4 1.2.3 Flux de documents 4 1.2.4 Echange de données fiduciaires 4 2.0 Configuration 5 2.1 Préparation 5 2.2 Dialogue de configuration 5 2.3 Configurer la Dropbox 6 2.4 Configuration en local 10 2.5 Remplacer l'archivage de fichiers 12 3.0 Archivage de fichiers 13 3.1 Sauvegarder les fichiers 14 3.2 Ouvrir un fichier 14 3.3 Modifier un fichier 14 3.4 Enregistrer sous 14 3.5 Supprimer un fichier 14 4.0 Outil de nettoyage 16 4.1 Fonctions 17 4.1.1 Ouvrir 17 4.1.2 Enregistrer sous 17 4.1.3 Supprimer 17 4.1.4 Vider la corbeille 17 5.0 Structure du dossier 18 6.0 Sauvegarde 19 Guide d'archivage de fichiers Page 2 sur 19
1.0 Introduction De nombreuses tâches réalisées avec un logiciel de gestion sont rattachées à une foule d'informations. Certains documents peuvent se référer à la comptabilité financière, certaines commande être liées à des offres etc. En général, les informations sont archivées dans un dossier. Avec l'archivage de fichiers, vous pouvez relier un fichier externe aux données internes d'une application et le réouvrir ultérieurement. Les fichiers externes peuvent être sauvegardés dans un espace de stockage en ligne ou dans un répertoire local. 1.1 Modules avec archivage de fichiers Comptabilité générale Ecritures Comptes Débit/Facturation Clients Document client Salaire Collaborateur Opérations de salaire Articles Articles Saisie manuelle des stocks Inventaire Crédit/Achats Fournisseur Document fournisseur Prestation Projet 1.2 Informations générales Les fichiers externes ne sont pas archivés dans Sage Start. Seul le lien vers le document est enregistré. Les fichiers sont transférés dans l'espace de stockage en ligne, via HTTPS (crypté). La taille maximale de téléchargement dans un espace de stockage en ligne est de 150 Mo. Toute intervention effectuée en dehors de Sage Start sur les documents contenus dans le système d'archivage de fichiers peut causer une erreur lors de la prochaine ouverture de Sage Start. Guide d'archivage de fichiers Page 3 sur 19
1.2.1 Suppression de sets de données Si un set de données (écriture) est supprimé, les fichiers qui y sont rattachés sont marqués comme supprimés dans le système d'archivage de fichiers. Si un set de données (écriture) et ses fichiers joints sont déplacés dans la corbeille puis restaurés, les fichiers joints ne sont alors plus rattachés à l'écriture. Ils sont marqués comme supprimés. 1.2.2 Dupliquer un set de données Les fichiers rattachés dans le système d'archivage de fichiers sont pris en compte lors de la duplication. 1.2.3 Flux de documents Les fichiers liés dans le système d'archivage de fichiers ne sont pas compris dans la transmission de documents. 1.2.4 Echange de données fiduciaires L'échange de données fiduciaires ne prend pas en compte l'archivage de fichiers. Les fiduciaires n'ont pas accès aux fichiers enregistrés. Si une écriture est supprimée par la fiduciaire, les fichiers liés sont alors marqués comme supprimés dans le système d'archivage de fichiers, après l'échange Fiduciaire<-> Client. Guide d'archivage de fichiers Page 4 sur 19
2.0 Configuration 2.1 Préparation Dropbox Pour pouvoir utiliser l'option d'archivage de fichiers avec l'espace de stockage en ligne «Dropbox», il vous faut un compte Dropbox. Si vous n'en avez pas, vous pouvez en créer un sur http://www.dropbox.com. Local L'accès au répertoire est réglementé via les autorisations Windows. Lorsqu'il y a plusieurs utilisateurs, nous recommandons de définir les droits d'accès sur le répertoire. 2.2 Dialogue de configuration Pour mettre en place un système d'archivage de fichiers, ouvrez la boîte de dialogue de configuration sous : Données de base / Gérer les données de base / Général / Archivage de fichiers Illustration : appel du dialogue de configuration, archivage de fichiers 1 ou Données de base / Général / Archivage de fichiers Guide d'archivage de fichiers Page 5 sur 19
Illustration : appel du dialogue de configuration, archivage de fichiers 2 L'archivage de fichiers peut être configuré pour l'espace de stockage en ligne «Dropbox» ou pour un répertoire local. Illustration : gestion de l'archivage de fichiers 2.3 Configurer la Dropbox Pour configurer un archivage via l'espace de stockage en ligne «Dropbox», cliquez sur le bouton «Organiser» sous Dropbox. Le processus de configuration est lancé. Guide d'archivage de fichiers Page 6 sur 19
Illustration : configuration de la Dropbox Etape 1 Cliquez sur le bouton «Se connecter» pour vous connecter à votre compte. Illustration : connection à Dropbox, étape 1 Etape 2 Connectez-vous à Dropbox à l'aide de vos identifiants. Guide d'archivage de fichiers Page 7 sur 19
Illustration : connection à Dropbox, étape 2 Etape 3 Cliquez sur l'option «Autoriser» pour que Sage Start puisse accéder à votre compte Dropbox. Illustration : connection à Dropbox, étape 3 Guide d'archivage de fichiers Page 8 sur 19
Etape 4 Fermez la fenêtre de confirmation. Illustration : connection à Dropbox, étape 4 Etape 5 Confirmez l'accès de Sage Start à votre compte Dropbox. Illustration : connection à Dropbox, étape 5 Votre système d'archivage de fichiers est maintenant configuré pour l'espace de stockage en ligne «Dropbox». Guide d'archivage de fichiers Page 9 sur 19
Illustration : Dropbox activé 2.4 Configuration en local Pour configurer un archivage via un répertoire local, cliquez sur le bouton «Organiser» sous «Local». Le processus de configuration est lancé. Illustration : configuration en local Sélectionnez le répertoire pour l'archivage de fichiers et confirmez avec «OK» pour terminer le processus de configuration. Guide d'archivage de fichiers Page 10 sur 19
Illustration : insertion du chemin d'accès local L'archivage de fichiers en local est maintenant configuré. Illustration : local activé Guide d'archivage de fichiers Page 11 sur 19
2.5 Remplacer l'archivage de fichiers Pour remplacer l'archivage existant par un nouvel archivage, ouvrez la configuration de l'archivage de fichiers sous : Données de base / Général / Archivage de fichiers Illustration : appel du dialogue de configuration, archivage de fichiers 1 Sélectionnez le type d'archivage de fichiers (local ou en ligne). Suivez ensuite les consignes tout le long du processus de configuration. Après avoir configuré le nouvel archivage de fichiers, vous devez copier la structure entière du répertoire de l'ancien archivage dans l'environnement de sauvegarde du nouvel archivage. Vous ne devez procéder à cette opération qu'en cas de remplacement d'archivage de fichiers. Si vous passez d'un espace de stockage en ligne à un répertoire local, assurez-vous d'avoir adapté les droits d'accès Windows en conséquence. Guide d'archivage de fichiers Page 12 sur 19
3.0 Archivage de fichiers Les documents ne peuvent être sauvegardés que dans un set de données existant. Un nouveau set de données doit donc d'abord être enregistré avant d'y sauvegarder un fichier. Plusieurs documents peuvent être sauvegardés dans un set de données. L'archivage de fichiers s'ouvre via la fonction «Ouvrir l'archivage», dans le ruban «Archivage». Si l'archivage de fichiers n'est pas encore configuré, vous pouvez ouvrir le dialogue de configuration au moyen du dialogue d'aide qui s'affiche automatiquement. Le nombre de documents archivés est indiqué entre parenthèses dans l'icône «Ouvrir l'archivage» (en jaune dans l'illustration). Illustration : appel de l'archivage de fichiers L'archivage de fichiers en local ou en ligne se différencie au niveau des fonctions «Modifier» et «Ouvrir». Ces deux fonctions sont décrites dans les chapitres correspondants. Guide d'archivage de fichiers Page 13 sur 19
Illustration : archivage de fichiers en local Illustration : archivage de fichiers en ligne 3.1 Sauvegarder les fichiers Dans la boîte de dialogue «Archivage de fichiers», les fichiers sont copiés via la fonction «Ajouter». Il n'est pas possible de copier plusieurs fichiers à la fois. En ajoutant un fichier à l'archivage, les informations suivantes sont enregistrées : Le timbre temporel (date à laquelle le fichier a été ajouté à l'archivage) Le chemin d'accès du document (chemin relatif sur l'archivage de fichiers) L'utilisateur Dropbox : notez que le fichier à transférer ne doit pas dépasser 150 Mo. 3.2 Ouvrir un fichier Cette fonction n'est disponible que pour l'archivage de fichiers en ligne (Dropbox). Elle vous permet d'ouvrir une copie du fichier original dans l'archivage de fichiers. 3.3 Modifier un fichier Cette fonction n'est disponible que pour l'archivage de fichiers en local. Elle vous permet d'ouvrir et de modifier le fichier original dans l'archivage local. Si vous souhaitez modifier un fichier dans l'archivage en ligne, vous devez télécharger le ficher en question sur votre ordinateur, via la fonction «Enregistrer sous». Après l'avoir modifié, chargez-le dans l'archivage de fichiers, via «Ajouter». 3.4 Enregistrer sous Avec la fonction «Enregistrer sous», vous pouvez sauvegarder une copie du fichier original de l'archivage sur votre ordinateur. 3.5 Supprimer un fichier Guide d'archivage de fichiers Page 14 sur 19
Les fichiers contenus dans l'archivage ne sont pas supprimés directement. Ils sont marqués comme «supprimés». Pour pouvoir supprimer définitivement le document, un nettoyage est nécessaire. Cette opération fonctionne en principe comme pour la fonction de corbeille dans Windows. Attention : les fichiers marqués comme «supprimés» ne peuvent pas être restaurés. Vous pouvez supprimer définitivement les fichiers marqués comme «supprimés» grâce à l'outil de nettoyage de l'archivage. Guide d'archivage de fichiers Page 15 sur 19
4.0 Outil de nettoyage L'outil de nettoyage «Nettoyer l'archivage de fichiers» vous offre les possibilités suivantes : Vue d'ensemble de tous les fichiers contenus dans l'archivage de fichiers Retrait des fichiers (irrévocable) Téléchargement des fichiers depuis l'archivage en ligne vers l'ordinateur local Illustration : outil de nettoyage Pour ouvrir l'outil de nettoyage, cliquez sur la fonction «Nettoyer l'arch. de fichiers» dans la boîte de dialogue de configuration. Guide d'archivage de fichiers Page 16 sur 19
Illustration : appel de l'outil de nettoyage 4.1 Fonctions Illustration : fonctions de l'outil de nettoyage 4.1.1 Ouvrir En ligne Dans le cas d'un archivage en ligne, ouvrez la copie du fichier original pour obtenir un aperçu En local Dans le cas d'un archivage en local, ouvrez le fichier original pour obtenir un aperçu 4.1.2 Enregistrer sous Cette fonction vous permet de télécharger les fichiers sélectionnés par vos soins, depuis l'archivage vers votre ordinateur. 4.1.3 Supprimer Type de filtre Tous Tous les fichiers de l'archivage sont listés Les fichiers marqués comme «supprimés» ne sont pas Actif listés Seuls les fichiers marqués comme «supprimés» sont Corbeille listés La fonction de suppression permet de retirer de l'archivage les fichiers sélectionnés, de façon irrévocable. 4.1.4 Vider la corbeille Tous les fichiers marqués comme «supprimés» sont supprimés de l'archivage de fichiers, de façon irrévocable. Guide d'archivage de fichiers Page 17 sur 19
5.0 Structure du dossier La structure du répertoire est automatiquement configurée par l'application, lors de la première configuration de l'archivage de fichiers. Pour chaque module, un sous-répertoire est créé pour l'archivage de fichiers. Ces sousrépertoires sont classés par dossier. Le répertoire du dossier est classé dans le répertoire racine «SageFiles». Ainsi, il est garanti que les documents classés par dossier sont séparés les uns des autres. Cette structure de répertoire vaut autant pour l'archivage en local que pour l'archivage en ligne. Si un document est relié à une comptabilité financière ou à un compte, il sera classé dans le répertoire «Finance». Illustration : structure du dossier Guide d'archivage de fichiers Page 18 sur 19
6.0 Sauvegarde Nous vous recommandons de procéder à la sauvegarde de l'archivage de fichiers séparément. Les fichiers contenus dans l'archivage de fichiers ne sont pas inclus dans le processus de sauvegarde de Sage Start. Guide d'archivage de fichiers Page 19 sur 19