ivactis Manuel Utilisateur Gestion des absences ivactis 34 Rue Francis de Pressense 69100 Villeurbanne France info@ivactis.com. www.ivactis.com
Table des matières 1. Vue d ensemble...3 1.1. Principales caractéristiques...4 1.1.1. Définition et paramétrages des types de congés....4 1.1.2. Gestion de la banque de congés des utilisateurs...4 1.1.3. Validation des demandes...4 1.1.4. Calendriers des congés...5 1.1.5. Suppression d'une demande...5 2. Autorisations requises...6 2.1. Administrateurs...6 2.2. Managers et ressources humaines...6 2.3. Utilisateurs...6 3. Page d accueil...9 3.1. Page d'accueil pour un utilisateur...9 3.2. Page d'accueil pour un manager...9 3.3. Annulation d une demande...9 4. Création d une nouvelle demande d absence... 11 4.1. Création d une demande par un utilisateur... 11 4.2. Solde des congés... 13 4.3. Vérification que la demande est valide... 14 4.3.1. Le système vérifie que la date de retour est supérieure à la date de départ. Le cas échéant, un message d'erreur est affiché.... 14 4.3.2. Le système vérifie que la date de départ et la date de retour sont dans la même période de congés.... 15 4.3.3. Le système vérifie qu'il reste suffisamment de jours pour le type de congés et la période sélectionnée.... 16 4.3.4. Le système vérifie que pour le type de congés sélectionné, la date de départ et la date de retour sont dans une période existante.... 17 4.4. Création d une demande par un membre des ressources humaines... 19 5. Approbation par le manager... 22 5.1. Accès depuis le mail de notification... 22 5.2. Accès depuis la page d'accueil... 23 5.3. Validation d'une demande... 23 6. Configuration des types de congés... 25 6.1. Création d'un nouveau type de congés... 25 6.2. Suppression d un type de congés... 25 6.3. Modification d'un type de congés... 26 1
7. Configuration de la banque de congés des utilisateurs... 28 7.1. Ajouter des utilisateurs... 28 7.2. Gestion de la banque utilisateurs... 29 7.3. Supprimer un utilisateur... 29 7.4. Créer une nouvelle période... 30 8. Calendrier groupe... 31 8.1. Visualiser les absences des collaborateurs... 31 8.2. Exporter la liste des absences dans Excel... 31 9. Gestion des demandes de mon équipe... 33 9.1. Visualiser toutes les demandes des membres de mon équipe... 33 9.2. Suppression d'une demande... 34 10. Calendrier de mon équipe... 35 10.1. Visualiser les absences des membres de mon équipe... 35 10.2. Exporter la liste des absences dans Excel... 35 11. Configurations... 37 11.1. Nom de l'application... 37 11.2. Logo de l'application... 37 11.3. Style de la barre de menus verticale... 39 11.4. Managers... 39 11.5. Ressources humaines... 40 11.6. Options : Filtrer les managers par départements... 41 11.7. Paramètres du workflow de validation... 42 11.8. Liens... 42 12. Format des emails de notification... 43 12.1. Fonctionnement général... 43 12.2. Liste des notifications... 45 12.3. Liste des champs dynamiques... 46 2
1. Vue d ensemble L'application "Gestion des absences" vous est proposée par la société ivactis, éditrice de solutions pour SharePoint. Elle fonctionne sous SharePoint 2013 "On Premise" ainsi que sous Office 365 et est disponible directement depuis le store de Microsoft. Cette app permet de gérer tous types de congés en respectant les processus de l'entreprise. Il est possible de configurer un nombre illimité de types de congés (CP, Maladie, RTT, Récupération,...) en respectant les réglementations en vigueur dans l entreprise. Cette application offre aux ressources humaines une vue d'ensemble des congés validés ou en cours pour tous les utilisateurs. Des fonctions d'export sont également disponibles afin de mettre à jour la paie par exemple. Chaque manager peut consulter et contrôler les absences des membres de son département. Il dispose ainsi d'un moyen sûr et efficace pour optimiser son plan de charge. Les fonctionnalités principales sont : - Notification par messagerie électronique des demandes à approuver pour les managers. - Les tâches à traiter sont disponibles dans la Web Part "Mes tâches". - Gestion des retards sur les tâches (mail de relance, échéance, fréquence de relance). - Notification par messagerie électronique des membres des ressources humaines à chaque approbation ou annulation d'une demande. - Tous les messages électroniques sont personnalisables. - Configuration avancée des types de congés, le nombre de jours restant peut être visible ou non pour les utilisateurs, le code couleur de chaque type est personnalisable, possibilité de déléguer la création à un membre des ressources humaines. - Chaque manager visualise les demandes qui lui sont affectées dans un calendrier d'équipe. Pour commencer à utiliser cette app, il suffit de définir les utilisateurs pour les rôles suivant : 1 les administrateurs Rôle : paramétrer le fonctionnement global de l application, définir le format des emails, sélectionner les groupes des ressources humaines et des managers. En savoir plus 2 les utilisateurs Rôle : toutes les personnes habilitées à créer de nouvelles demandes. Ces personnes devront être enrôlées dans l application par un membre des ressources humaines. En savoir plus 3 les ressources humaines 3
Rôle : le groupe contenant les utilisateurs des ressources humaines est défini par l administrateur. Ces utilisateurs ont la responsabilité de définir les types de congés et d enrôler les utilisateurs de l application. De plus, ils ont la vision d ensemble de toutes les demandes de l application. 4 les managers Rôle : le groupe contenant les «managers» est défini par l administrateur. Ces utilisateurs sont chargés de la validation des demandes effectuées par les utilisateurs de leur département (en fonction du paramétrage choisi). En savoir plus Ils ont la vision d ensemble de toutes les demandes de leur département et la possibilité d annuler à posteriori des demandes. 1.1. Principales caractéristiques 1.1.1. Définition et paramétrages des types de congés. Les utilisateurs membres du groupe des ressources humaines peuvent créer autant de types de congés qu'ils le souhaitent. Ces types peuvent être paramétrés selon les processus de l'entreprise. Les principales caractéristiques sont: le nombre de jours par défaut la période et la durée des congés pour le type la possibilité de déléguer la création à une personne des ressources humaines (pour déclarer des absences maladie par exemple) la possibilité de rendre visible à l'utilisateur le nombre de jours restant En savoir plus 1.1.2. Gestion de la banque de congés des utilisateurs Les utilisateurs membres du groupe des ressources humaines peuvent gérer la banque de congés des utilisateurs. Ils peuvent visualiser directement le nombre de jours acquis, le nombre de jours approuvés et le nombre de jours demandés par utilisateurs et par type de congés. Le nombre de jours acquis peut être redéfini par utilisateurs si besoin. En savoir plus 1.1.3. Validation des demandes Le workflow de validation permet d'envoyer les demandes à un manager qui recevra une notification par mail. Le manager pourra accepter ou refuser la demande. Dans les deux cas, le demandeur sera notifié par mail. Si la demande est acceptée, les membres du groupe des ressources humaines seront également notifiés. 4
Choix du manager: Le demandeur devra sélectionner un manager lors de la création d'une nouvelle demande. soit parmi l'ensemble des managers définis soit uniquement parmi les managers de son département Les relances en cas de retard sont paramétrables: calcul de l'échéance en définissant un nombre de jours suivant la création nombre de relances fréquence d'envoi des relances Tous les emails envoyés par le système sont paramétrables. En savoir plus 1.1.4. Calendriers des congés Le système dispose de trois types de calendriers. le calendrier de l'utilisateur: chaque utilisateur peut visualiser l'ensemble de ses congés et leurs états (approuvés ou non). Une couleur (paramétrable) permet également de distinguer le type de congés le calendrier du manager: le manager dispose d'un calendrier lui permettant de visualiser rapidement l'ensemble des congés de son département. le calendrier des ressources humaines: chaque membre des ressources humaines peut visualiser l'ensemble des congés posés des utilisateurs définis dans le système. 1.1.5. Suppression d'une demande Le demandeur peut supprimer une demande, sauf si elle a été déjà validée. En savoir plus Une demande validée ne peut être supprimée que par le manager. En savoir plus 5
2. Autorisations requises 2.1. Administrateurs Les administrateurs sont les utilisateurs ayant l autorisation «Gérer le site web» dans le site. Par défaut, cette autorisation fait partie du niveau d autorisation «Contrôle total». 2.2. Managers et ressources humaines Il est conseillé de créer deux groupes SharePoint pour les ressources humaines et les managers. Ces 2 groupes ne doivent contenir que des utilisateurs (pas de groupes SharePoint ni de groupes de sécurité de l Active Directory). Le niveau d autorisation de ces groupes doit être «Collaboration». Il est impératif de sélectionner l option «tout le monde» associée au paramètre «Qui peut consulter l appartenance au groupe?». 2.3. Utilisateurs Si un utilisateur n'a pas les autorisations requises, il aura un message de notification et le menu "Nouvelle demande" sera grisé. 6
Les autorisations minimums pour utiliser l'application sont : Ajouter des éléments Modifier des éléments Supprimer des éléments Afficher des éléments Afin de vérifier qu'un utilisateur ou qu'un groupe SharePoint possède les autorisations requises, procéder comme suit: Cliquer sur le lien en haut à gauche pour retourner sur le site hôte. 7
Ouvrir le page des "Paramètres du site" Cliquer sur "Autorisations du site" et repérer le niveau d'autorisation du groupe ou de l'utilisateur. Ensuite, cliquer sur le bouton "Niveaux d'autorisation". Si ce bouton n'est pas visible, veuillez-vous rendre dans la collection de site racine. Dans la fenêtre cliquer sur le niveau d'autorisation et vérifier que les 4 autorisations définies plus haut sont bien cochées. 8
3. Page d accueil Depuis la page d'accueil, chaque utilisateur peut accéder à son calendrier des congés ainsi qu'à la liste de ses demandes. L'utilisateur a la possibilité d'annuler une demande si elle n'a pas encore été validée. Si l'utilisateur connecté est membre du groupe des managers, il aura accès également à la liste des tâches de validation en cours qui lui sont affectées. 3.1. Page d'accueil pour un utilisateur 3.2. Page d'accueil pour un manager 3.3. Annulation d une demande 9
Un utilisateur a la possibilité d'annuler une demande en cours. Pour cela, il suffit de passer le curseur sur une ligne dans la liste des demandes afin d'activer le bouton de suppression (représenté par une croix rouge). Uniquement les demandes au statut "En cours" peuvent être annulées. Si la demande a déjà été approuvée, l'utilisateur doit contacter son manager pour l'annuler. Si une demande "en cours" est annulée, le manager reçoit une notification pour lui indiquer que la tâche correspondante a été supprimée. Le format de ce mail peut être personnalisé par le manager en utilisant le menu "Format des emails" et en cliquent sur le lien "Notification au manager lorsque la demande est supprimée par le créateur". Après une annulation, la banque de l'utilisateur est mise à jour. 10
4. Création d une nouvelle demande d absence Tous les utilisateurs enrôlés peuvent créer une nouvelle demande. Cependant, si dans le menu «Configuration», l option «Filtrer les managers par départements» est sélectionnée, le menu «Nouvelle demande» sera grisé si : le département de l utilisateur courant n est pas renseigné, aucun manager du département de l utilisateur courant n a été trouvé. Dans les deux cas, un message sera affiché dans la barre de statut indiquant à l utilisateur qu il doit contacter un administrateur. Un utilisateur membre du groupe des ressources humaines a la possibilité de créer des demandes pour tous les utilisateurs. Dans ce cas, il pourra créer une demande ayant eu lieu à une date révolue (ce qui n est pas possible pour un utilisateur). Dans ce cas, également, la demande est automatiquement approuvée sans passer par le manager. 4.1. Création d une demande par un utilisateur Le formulaire de nouvelle demande se trouve sur la gauche de l'écran. Le titre est obligatoire, il sera affiché dans les calendriers. Le type de congés, le manager, les date de départ et de retour ainsi que le nombre total de jour pris sont obligatoires. La liste des managers contient ou bien l ensemble des membres du groupe des managers défini dans le menu «Configuration» ou alors uniquement les membres du groupe des managers défini dans le menu «Configuration» qui appartiennent au même département que l utilisateur connecté si l option «Filtrer les managers par départements» est sélectionnée Le nombre de jour pris est automatiquement calculé en supprimant les weekends. Cependant, il est possible de modifier le nombre si besoin (jours fériés ou autre). 11
Après avoir sélectionné un type de congés, il faut définir la date de départ, ainsi que la date de retour. Il est possible de définir des demi-journées. Par exemple, si vous définissez le 30/01/2015 (Matin) comme date de départ et le 30/01/2015 (Après-midi) comme date de retour, cela signifie que vous voulez poser une demi-journée, la matinée du 30 janvier. 12
4.2. Solde des congés Dans la zone de droite de l'écran, le solde des congés par type est disponible. Seuls sont affichés ici les types de congés dont la propriété «visible» a été sélectionnée. En savoir plus Si, pour un type de congés, la période suivante a été créée, le solde pour cette période est affiché également. 13
4.3. Vérification que la demande est valide 4.3.1. Le système vérifie que la date de retour est supérieure à la date de départ. Le cas échéant, un message d'erreur est affiché. 14
4.3.2. Le système vérifie que la date de départ et la date de retour sont dans la même période de congés. Par exemple, si la période se termine le 30/04/2015 et si vous définissez une date de départ avant le 30/04 et une date de retour après le 30/04, un message d'erreur s'affiche. 15
4.3.3. Le système vérifie qu'il reste suffisamment de jours pour le type de congés et la période sélectionnée. Le cas échéant, un message d'erreur d'affiche. 16
4.3.4. Le système vérifie que pour le type de congés sélectionné, la date de départ et la date de retour sont dans une période existante. Le cas échéant, un message d'erreur d'affiche. 17
Après avoir défini une nouvelle période, le message d'erreur ne s'affichera plus. Si la demande est correctement saisie, le bouton "Envoyer" sera activé, et en passant la souris sur le bouton, le système affichera le nombre de jours restant pour ce type de congés après validation de cette demande. 18
4.4. Création d une demande par un membre des ressources humaines Les membres du groupe des ressources humaines ont la possibilité de créer des demandes à la place d'un autre utilisateur. Pour cela, une zone permettant de sélectionner un utilisateur enrôler dans l'application s'affiche pour les membres des ressources humaines. Pour sélectionner un utilisateur, il suffit de saisir les premières lettres de son nom dans la zone de texte et de le sélectionner. 19
Le solde des congés de l'utilisateur sélectionné est affiché dans la zone de droite de l'écran. Seuls les types de congés ayant l'option "Création par RH" activée sont disponibles. En savoir plus Il est possible de définir des congés à une date révolue (ceci n'est pas possible pour les utilisateurs, ils peuvent uniquement sélectionner des dates de départ et de retour dans le futur). 20
Les demandes de congés créées "en tant que" ne sont pas validées par le manager. Elles sont donc directement approuvées. 21
5. Approbation par le manager Ce formulaire est accessible uniquement aux managers lorsqu'ils ont une demande à valider. Ce formulaire peut être ouvert soit depuis le mail de notification, soit depuis la page d'accueil, "Mes tâches". Selon la configuration de votre environnement, les tâches peuvent être agrégées dans le site «My site» de l utilisateur (http://blogs.technet.com/b/praveenh/archive/2013/08/22/workmanagement-service-application.aspx) 5.1. Accès depuis le mail de notification Il est possible d'ajouter un lien hypertexte dans le formulaire de notification aux managers. En savoir plus Pour personnaliser le message de notification au manager, l'administrateur doit ouvrir le menu "Format des emails" et cliquer sur le lien "Validation d'une nouvelle demande pour le manager". Le champ dynamique "[TaskUrl]" permet d'ajouter un lien vers le formulaire de la tâche courante. 22
5.2. Accès depuis la page d'accueil Les managers peuvent accéder directement aux tâches qu'ils ont à traiter directement depuis la page d'accueil, dans la zone "Mes tâches en cours". 5.3. Validation d'une demande Depuis le formulaire d'approbation, le manager peut visualiser les informations sur la demande, saisir éventuellement un commentaire, puis approuver ou rejeter la demande. Dans les deux cas, le demandeur recevra une notification par mail. Si la demande est acceptée, les membres du groupe des ressources humaines recevront également une notification. 23
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6. Configuration des types de congés Cette page permet aux membres du groupe des ressources humaines de définir et de paramétrer les différents types de congés. Chaque type de congés possède une date de départ, une durée et un nombre de jours par défaut. Il est donc nécessaire de définir les types de congés pour chaque période. Par exemple, le calcul des congés payés démarre le 01 mai, et chaque employé acquiert 22 jours sur un an. Lors de l enrôlement d un utilisateur, sa banque de congés payés sera créée automatiquement avec les caractéristiques suivantes : Congés payés. Du : 01/05/2015. Au : 30/04/2016. Année : 2015. Nombre de jours acquis : 22 (Le nombre de jours acquis peut être modifié par utilisateur si besoin). Pour que cet utilisateur puisse poser des congés payés après le 30/04/2016, il faudra créer une nouvelle période pour le type de congés «Congés payés» dans la banque utilisateur. Important : si vous modifiez le nombre de jours par défaut, cela réinitialisera la banque de tous les utilisateurs. Et donc, cela effacera les éventuelles modifications effectuées pour certains utilisateurs. 6.1. Création d'un nouveau type de congés Saisir un nom dans le champ "Add a new label" afin d'activer le bouton "Ajouter". Cliquer ensuite sur "Ajouter", modifier les propriétés du nouveau type et cliquer sur "Enregistrer". 6.2. Suppression d un type de congés Passer la souris sur un type de congés pour activer l'icône de suppression. 25
Si une demande a déjà été créée à partir de ce type, il n'est plus possible de le supprimer. 6.3. Modification d'un type de congés Modifier directement en ligne une des propriétés du type de congés permet d'activer le bouton "Enregistrer". Mois de début Durée Nombre de jours par défaut Visible Création par RH Couleur de fond Couleur du Texte Sélectionner dans la liste le mois de départ pour la période de calcul des congés. La période démarre le premier du mois sélectionné. Sélectionner un multiple d'une année pour définir la période de calcul du type de congés. Sélectionner le nombre de jours par défaut pour ce type de congés pour la période. Si cette case est cochée, l'utilisateur ne visualisera pas le nombre de jours restant. Cela est intéressant pour les absences de type maladie par exemple. La durée sera de 365 jours, mais nous n'afficherons pas le nombre de jours restant. Si cette case est cochée, un membre du groupe des ressources humaines pourra créer une nouvelle demande en lieu et place d'un utilisateur. Sélectionner une couleur dans laquelle s'affichera ce type de congés dans les calendriers et les listes. Sélectionner une couleur dans laquelle s'affichera le texte de ce type de congés dans les calendriers et les listes. Enregistrer le type. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton "enregistrer" pour enregistrer vos modifications 26
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7. Configuration de la banque de congés des utilisateurs Cette page est accessible uniquement aux membres du groupe des ressources humaines. 7.1. Ajouter des utilisateurs Vous pouvez enrôler de nouveaux utilisateurs dans l'application en utilisant la zone de texte supérieure. Il est possible soit d'ajouter des utilisateurs, soit des groupes SharePoint. Entrer les premiers caractères du nom de l utilisateur ou du groupe. Après avoir sélectionné les utilisateurs ou les groupes, le bouton "Ajouter" s'active. Les types de congés par défaut sont alors ajoutés dans la banque. 28
7.2. Gestion de la banque utilisateurs Par défaut, nous affichons tous les types de congés de l'année courante. Vous pouvez filtrer la liste en tapant les premiers caractères du nom d'un utilisateur, soit en sélectionnant un type de congés, soit en sélectionnant une année. Pour chaque utilisateur et pour chaque type de congés, il est possible de visualiser la date de début et la date de fin pour ce type, l'année correspondante (automatiquement définie par le système). Vous avez également accès en tant que membre du groupe des ressources humaines, au nombre de jours acquis, au nombre de jours requis (en cours d'approbation) ainsi que le nombre de jours approuvés. Le nombre de jour acquis peut être modifié ici. 7.3. Supprimer un utilisateur Pour supprimer un utilisateur, il suffit de passer le curseur de la souris sur la ligne et de cliquer sur la croix rouge. Si l'utilisateur a déjà créé des demandes de congés, il n'est plus possible de le supprimer. Une fenêtre d'erreur sera affichée pendant quelques secondes en haut à droite de l'écran. 29
7.4. Créer une nouvelle période Selon le type de congés, la période de validité peut être d'une ou plusieurs années. Afin que les utilisateurs puissent créer des demandes sur la période suivante, il est nécessaire de configurer la nouvelle période. Pour cela, il suffit de sélectionner un type de congés afin que le bouton "Configurer la période suivante" pour ce type congés soit activé. La nouvelle période sera accessible en sélectionnant la dernière année dans la liste déroulante "Année". Important : Il n'est pas possible de supprimer une période de congés. 30
8. Calendrier groupe Cet écran est disponible uniquement aux membres du groupe des ressources humaines. Il permet de visualiser toutes les demandes en cours et approuvées pour tous les utilisateurs. Attention, les demandes refusées n'apparaissent pas dans cet écran. Il n'est pas possible de modifier ou de supprimer une demande à partir de cet écran. Une demande créée ne peut pas être modifiée Une demande approuvée ou rejetée ne peut être annulée que par le manager Une demande en cours peut être annulée par le demandeur 8.1. Visualiser les absences des collaborateurs Ce calendrier permet d'afficher la liste des absences pour l'ensemble des utilisateurs sur une période de 3 mois, d'un mois ou d'une semaine. Sur chaque congé, on affiche le titre saisie par l'utilisateur ainsi que des informations complémentaires sous forme d infobulle. 8.2. Exporter la liste des absences dans Excel Il est possible pour les membres des ressources humaines d'exporter la liste dans Excel. Il suffira de rafraichir les données dans Excel pour garder le fichier à jour. 31
Modifier l'url en supprimant toute la partie suivant "/timeoffrequest" et en la remplaçant par "/lists/requests" Cliquer ensuite dans le ruban sur l'onglet "Liste", puis sur le bouton "Export dans Excel" 32
9. Gestion des demandes de mon équipe Cet écran est disponible uniquement aux membres du groupe des managers. Il permet de visualiser toutes les demandes en cours, rejetées et approuvées pour soit tous les utilisateurs du même département que le manager si l'option "Filtrer les managers par départements" a été sélectionnée dans la page de configuration. soit tous les utilisateurs qui ont sélectionné l'utilisateur courant en tant que manager lors de la création de la demande. Si un utilisateur change de département, les demandes créées précédemment apparaitront toujours dans l'ancien département. Cet écran permet également de supprimer une demande, quelle que soit son statut. 9.1. Visualiser toutes les demandes des membres de mon équipe Ce calendrier permet d'afficher la liste des absences sur une période de 3 mois, d'un mois ou d'une semaine. Sur chaque congé, on affiche le titre saisie par l'utilisateur ainsi que des informations complémentaires sous forme d infobulle. 33
9.2. Suppression d'une demande Pour supprimer une demande, il suffit de passer le curseur sur la ligne correspondante afin d'activer l'icône de suppression. Si le statut est "en cours", le demandeur recevra une notification par mail (le format du mail peut être personnalisé par l'administrateur dans l'écran de configuration des mails) Si le statut est "approuvé", les membres du groupe des ressources humaines recevront également une notification. Si le statut est "Rejeté", aucune notification ne sera envoyée. 34
10. Calendrier de mon équipe Cet écran est disponible uniquement aux membres du groupe des managers. Il permet de visualiser toutes les demandes en cours et approuvées pour soit tous les utilisateurs du même département que le manager si l'option "Filtrer les managers par départements" a été sélectionnée dans la page de configuration. soit tous les utilisateurs qui ont sélectionné l'utilisateur courant en tant que manager lors de la création de la demande. Si un utilisateur change de département, les demandes créées précédemment apparaitront toujours dans l'ancien département. Attention, les demandes refusées n'apparaissent pas dans cet écran. Il n'est pas possible de modifier ou de supprimer une demande à partir de cet écran. Une demande créée ne peut pas être modifiée Une demande approuvée ou rejetée ne peut être annulée que par le manager Une demande en cours peut être annulée par le demandeur 10.1. Visualiser les absences des membres de mon équipe Ce calendrier permet d'afficher la liste des absences sur une période de 3 mois, d'un mois ou d'une semaine. Sur chaque congé, on affiche le titre saisie par l'utilisateur ainsi que des informations complémentaires sous forme d infobulle. 10.2. Exporter la liste des absences dans Excel Il est possible pour les membres des ressources humaines d'exporter la liste dans Excel. Il suffira de rafraichir les données dans Excel pour garder le fichier à jour. 35
Modifier l'url en supprimant toute la partie suivant "/timeoffrequest" et en la remplaçant par "/lists/requests" Cliquer ensuite dans le ruban sur l'onglet "Liste", puis sur le bouton "Export dans Excel" 36
11. Configurations Cet écran est disponible uniquement aux administrateurs. 11.1. Nom de l'application Vous pouvez saisir ici un nom personnalisé pour cette application. 11.2. Logo de l'application Personnaliser le logo de l'application. Cliquer sur le lien "Site assets" situé sur la droite de l'écran. 37
Faites glisser votre nouveau logo depuis l'explorateur. Le nouveau fichier doit apparaitre dans la liste. Cliquer sur le nom de l'application (ici "Leave requests") afin de revenir dans l'application principale et cliquer sur le menu "Configuration". Dans la zone logo, saisir le texte "/Lists/SiteAssets/" suivi du nom du fichier importé à l'étape précédente. 38
11.3. Style de la barre de menus verticale Vous pouvez définir le format d'affichage de la barre de menus verticale, "Dark" (par défaut) ou «Light» 11.4. Managers Sélectionner le groupe des managers. Ce groupe contiendra les personnes qui seront habilitées à valider les congés dans le workflow. Les managers seront également habilités à supprimer des demandes de congés des utilisateurs dont ils sont managers. Ce groupe doit être défini dans le site parent. Le niveau de permission de ce groupe doit être "Collaboration" («Contribute» en anglais). 39
Au niveau des paramètres du groupe, "Tout le monde" doit pouvoir visualiser les membres du groupe. 11.5. Ressources humaines 40
Sélectionner le groupe des ressources humaines. Les membres de ce groupe peuvent : créer des types de congés, enrôler de nouveaux utilisateurs dans l'application, définir les jours de congés pour chaque utilisateur, créer de nouvelles demandes pour un utilisateur, visualiser l'ensemble des congés pris pour tous les utilisateurs. Les permissions de ce groupe sont les mêmes que pour le groupe des managers. 11.6. Options : Filtrer les managers par départements Si cette option est sélectionnée, les utilisateurs ne pourront sélectionner comme manager uniquement ceux de leur département. Les départements sont importés directement du profil utilisateur SharePoint. Le département de l'utilisateur connecté s'affiche également en haut à droite dans l'interface. Si cette option est sélectionnée et si le département de l'utilisateur n'est pas défini, un message d'avertissement s'affiche et le menu "Nouvelle demande" est grisé. 41
Si cette option est sélectionnée et si aucun manager n'a été trouvé dans le même groupe que l'utilisateur, un message d'avertissement s'affiche et le menu "Nouvelle demande" est grisé. 11.7. Paramètres du workflow de validation Notification de retard Fréquence de notification Nombre de répétition Nombre de jours après lequel le manager recevra une notification pour l'avertir qu'il est en retard sur le traitement de la demande. En ajoutant ce nombre à la date de création de la demande, on calcul ainsi la date d'échéance de la tâche. Noter que les weekends ainsi que les jours fériés ne sont pas pris en compte. La date d'échéance révolue, on peut décider de la fréquence d'envoi des notifications de relance au manager. "Aucune", "Quotidienne", "Hebdomadaire" ou "Mensuel". Il est possible de définir combien de fois une notification de relance sera envoyée au manager. La demande sera ensuite annulée et le créateur notifié par mail. 11.8. Liens Voir les membres du groupe des managers Voir les membres du groupe des ressources humaines Liste des tâches Site Assets list Permet d'afficher la liste des membres du groupe des managers en lecture seule. Ouvre la liste des membres du groupe des ressources humaines en lecture seule. Ouvre la liste de toutes les tâches. Il est possible de visualiser pour l'administrateur l'état de l'ensemble des tâches du système. Accès à la bibliothèque "Site Assets" qui permet d'enregistrer des images, des fichiers. Utilisée par exemple pour stocker un logo personnalisé pour l'application. 42
12. Format des emails de notification Il est possible de personnaliser le contenu des mails de notification envoyés par le système. Vous pouvez également ajouter des champs dynamiques dans ces emails. 12.1. Fonctionnement général Cliquer sur un des liens correspondant à un type de notification afin d'ouvrir le formulaire de personnalisation. Cliquer dans la zone "Subject" pour modifier le sujet du mail. La liste des champs dynamiques disponibles s'affiche. Remarque: cette liste est identique quel que soit le type de notification. Certains champs ne sont pas pertinents pour certaines notifications. Par exemple, il ne sert à rien d'ajouter la date d'échéance pour une notification en cas de suppression. 43
Pour ajouter un champ dynamique, il suffit de double cliquer sur le champ choisi. Il sera inséré automatiquement à la fin du texte. Vous pouvez ensuite le déplacer à l'endroit voulu par copier-coller. Le résultat ci-dessous : 44
12.2. Liste des notifications Validation d'une nouvelle demande pour le manager Notification RH suite à la validation par le manager Notification au demandeur suite à une validation par le manager Notification envoyé au manager lors de la création d'une nouvelle demande. Dans le cas où la demande est créée par un membre du groupe des ressources humaines "à la place" d'un utilisateur, aucun mail n'est envoyé. En effet, dans ce cas, la demande est automatiquement approuvée. Si la demande est acceptée par le manager, ce mail est envoyé à tous les membres du groupe des ressources humaines (sauf si demande créée par membre des ressources humaines "à la place" d'un utilisateur). Si la demande est acceptée par le manager, ce mail est envoyé au créateur de la demande (sauf si demande créée par membre des 45
Notification au demandeur suite à un refus par le manager Notification au manager en cas de retard Notification au manager lorsque la demande est supprimée par son créateur Notification au RH lorsque la demande est supprimée par le manager Notification au créateur lorsque la demande est supprimée par le manager ressources humaines "à la place" d'un utilisateur). Si la demande est refusée par le manager, ce mail est envoyé au créateur de la demande (sauf si demande créée par membre des ressources humaines "à la place' d'un utilisateur). Notification envoyé au manager s'il n'a pas traité sa tâche avant la date d'échéance; la date d'échéance calculée par le système : Date de création + Notification de retard après (paramètre accessible dans le menu "Configuration") Un demandeur peut supprimer une demande si elle n'a pas encore été traitée. Dans ce cas, le manager recevra cette notification (la tâche associée à la demande sera supprimée). Un manager peut supprimer une demande à tout moment. Dans ce cas, tous les membres des ressources humaines recevront une notification. Un manager peut supprimer une demande à tout moment. Dans ce cas, le demandeur recevra une notification. 12.3. Liste des champs dynamiques AppWebUrl L'URL du site. Le label du lien est le nom de l'application. TaskUrl L'URL de la tâche à traiter par le manager. Le label est le nom de la tâche. Ce nom est identique au sujet du mail "Validation d'une nouvelle demande pour le manager" Title Le titre de la demande saisie par le demandeur (ce champ est obligatoire) Description La description de la demande saisie par le demandeur. Due Date La date d'échéance calculée par le système : Date de création + Notification de retard après (paramètre accessible dans le menu "Configuration") Requestor Le nom du demandeur. Ce n'est pas forcément le créateur. En effet la demande peut être créée par un membre du groupe des ressources humaines à la place d'un demandeur. Manager Le manager sélectionné lors de la création de la demande. 46
ApprobationDate ApprobationComments StartDate ReturnDate RequestedDays TypeName ApprovedDaysNumber RequestedDaysNumber TotalDaysNumber La date d'approbation de la demande Les commentaires du manager lors de l'approbation ou du rejet de la demande. La date de départ. La date de retour. Le nombre de jours demandés. Le nom du type de congés. Le nombre de jours approuvés dans la banque de l'utilisateur. Le nombre de jours requis dans la banque de l'utilisateur (en cours d'approbation). Le nombre de jours acquis dans la banque de l'utilisateur pour le type de congés et la période. 47