Marché pour une prestation d audit de certification ISO 9001 du service de formation continue de l ENGEES Cahier des Charges Date de publication : 2 mai 2011 1. Présentation de l ENGEES : L Ecole Nationale du Génie de l Eau et de l Environnement de Strasbourg (ENGEES) est un établissement d enseignement supérieur et de recherche, de statut établissement public administratif, sous tutelle du ministère de l Agriculture et de la Pêche. L école est également une école externe de l Université de Strasbourg depuis octobre 2007. Elle forme des ingénieurs directement opérationnels en : - équipement des collectivités en eau potable, assainissement et traitement des déchets, - aménagement du territoire, - gestion des services publics. L école reconnue pour la qualité de ses formations dans les métiers de l eau, des déchets et de l environnement, est tournée vers un secteur porteur d avenir. Les formations et la recherche Toutes formations confondues, l établissement accueille en simultané 450 étudiants par an. L école est avant tout portée par sa formation initiale d ingénieurs (3 ans avec recrutement principal au niveau des classes préparatoires aux grandes écoles), elle propose également des licences professionnelles et des masters co-habilités, des Certificats d Etudes Supérieures, des MS (mastères spécialisés) ainsi que des sessions courtes de formation continue (environ 2 900 jours-stagiaires en 2006). Une nouvelle formation d ingénieur par apprentissage sera mise en place à compter de 2009. L activité de recherche de l ENGEES est déployée au sein de 3 unités de recherche labellisées et mixtes avec l UdS et le CEMAGREF. L ENGEES est animée par une équipe de 80 personnes environ, dont la moitié sont enseignantchercheurs ou thésards, pour un budget de fonctionnement, hors personnel de l Etat, de 3 millions d euros.
2. Présentation du service de la Formation Continue Le service de la formation continue est composé de 6 personnes (5.6 ETP) et a en charge : Trois mastères spécialisés représentant des promotions d une vingtaine d étudiants sur une durée d environ 1 an (6 mois de cours et 6 mois de stages) Un des Mastères Spécialisés est sous la responsabilité du Directeur adjoint de l ENGEES (non compté dans les effectifs du service) La formation continue courte avec environ 70 stages organisés par an sur des durées allant de 2 à 4 jours en inter-entreprises ou en intra-entreprises Les accompagnements à la VAE Pour l ensemble de ces formations, le service a recours à des enseignants de l ENGEES et à des intervenants extérieurs. 3. Contenu de la commande, objet du marché : Dans le cadre de son projet stratégique, l ENGEES a décidé d engager une démarche qualité afin d obtenir une certification ISO 9001 pour le département de formation continue. Cette démarche sera ensuite étendue à l ensemble des services de l ENGEES afin d obtenir une certification globale dans un délai de trois ans. L ENGEES souhaite aboutir à une certification ISO 9001 pour les activités suivantes : Conception, réalisation et suivi de sessions de formations professionnelles continues courtes Conception, réalisation et suivi des Mastères Spécialisés Information, orientation et accompagnement des candidats à la VAE Le présent marché a donc pour objet les prestations suivantes, Audit de certification comprenant la préparation de l audit, l audit ainsi que la rédaction du rapport d audit ainsi que le suivi jusqu à l obtention du certificat Deux audits de maintien aux dates anniversaire n+1 et n+2 L organigramme du service, la description des fonctions ainsi que la cartographie des processus sont jointes en Annexe 2 4. Détail de l offre Les entreprises intéressées sont invitées à fournir une proposition décrivant les différentes phases, leurs contenus et le cadre méthodologique et à compléter le bordereau des prix en annexe 1 (nombre de jours et prix HT) Des variantes, en complément de la solution de base, sont autorisées. 5. Date de remise de l offre 23 mai 2011 par courrier adressé à l ENGEES -1quai Koch- BP 1039F-67070 SRASBOURG Cedex à l attention de Marianne BERNARD avec la mention «offre pour la prestation d audit de certification ISO 9001» sur l enveloppe 2
6. Délai d exécution L audit devra avoir lieu mi novembre afin de pouvoir obtenir le certificat avant la fin de l année 2011 7. Documents attendus : 1 rapport détaillant les prestations proposées les CV des auditeurs pressentis afin de pouvoir juger de la qualification et des références en matière de certification d organismes comparables à l ENGEES (établissement d enseignements supérieur réalisant des prestations de formations continues) le département d origine des auditeurs pressentis afin de pouvoir évaluer les frais de déplacement occasionnés par l audit proposition de dates pour le premier audit La proposition comprendra également les frais de déplacement des auditeurs. 8. Critères de jugement des offres Les offres transmises seront analysées sur la base des critères suivants : Critère Références et qualité des auditeurs Expérience dans des projets similaires dans l enseignement supérieur et/ou le milieu universitaire* Poids dans la note finale 25 % Délais 25 % Pertinence du contenu et du cadre méthodologique proposé 25% Montant total du marché 25 % L auditeur devra être une personne qualifiée (IRCA, ICA ou organisme équivalent) pouvant justifier d au moins 6 années d expérience dans le domaine de la formation continue dans l enseignement supérieur et/ou le milieu universitaire. Cette expérience devra être acquise auprès d'au moins 2 organismes différents. Afin de limiter les coûts de transports, un auditeur basé dans l est de la France serait un plus. 9. Contacts Le Directeur de l ENGEES est le seul habilité à signer la commande. Le contact opérationnel du prestataire sera Marianne BERNARD, responsable qualité au sein de l ENGEES. ENGEES 1 quai Koch 67000 Strasbourg http://www-engees.u-strasbg.fr/ Dossier suivi par : Marianne BERNARD, 03 88 24 82 28 mailto:marianne.bernard@engees.unistra.fr 3
Annexe 1 : bordereau des prix AUDIT DE CERTIFICATION Descriptif Durée en jours Coût HT Préparation de l audit Audit Rapport Forfait frais de déplacement TOTAL HT AUDIT DE MAINTIEN N 1 Durée en jours Coût HT Préparation de l audit Audit Rapport Forfait frais de déplacement TOTAL HT AUDIT DE MAINTIEN N 2 Durée en jours Coût HT Préparation de l audit Audit Rapport Forfait frais de déplacement TOTAL HT 4
Annexe 2 ORGANIGRAMME Secrétariat Douceline JESSEL Directeur de la formation continue Pierre Jean DESSEZ Responsable qualité FC Valérie FAUX Adjoint au Directeur de la formation continue Jean-Martin MERCKLE Formations continues courtes Mastères spécialisés VAE Responsable pédagogique Jean-Martin MERCKLE Responsable logistique et administratif Béatrice HUJ Douceline JESSEL Annick MARTINEZ Responsables pédagogiques Jean-Marc WILLER Pierre-Jean DESSEZ Inspecteur des études/responsable de la scolarité Valérie FAUX Secrétariat des formations spécialisées Douceline JESSEL Responsable VAE Pierre-Jean DESSEZ
ANNEXE 2 Descriptif des différentes fonctions au sein du service de Formation Continue de l ENGEES Fonction Abréviation Missions Directeur de la formation continue Directeur Management du service formation continue Adjoint au Directeur de la Formation Continue Adjoint au Directeur Adjoint au Directeur plus particulièrement en charge des formations courtes non diplômantes Responsable pédagogique RP Réalisation de l ingénierie de formation pour les sessions de formation continue diplômante ou non (mise au point du programme ; recherche des intervenants ; évaluation des sessions ; ) Inspecteur des études / Responsable de la scolarité IE /RS Organisation de la scolarité des formations diplômantes. (emploi du temps, réservation des ressources, gestion administratives des étudiants et des intervenants, ) Responsable VAE RVAE Mise en œuvre du dispositif VAE et éventuellement accompagnement des candidats dans leur démarche Responsable logistique et administrative RLA Gestion administrative des dossiers ainsi que de la logistique liée aux sessions de formations continue non diplômante (réservation de salle ; reprographie ; gestion administrative des candidats et des intervenants ; établissement de factures et de bon de commande) Secrétariat des formations spécialisées SFS Secrétariat des formations continues diplômantes (mastères spécialisés). Responsable qualité FC RQFC Suivi de la démarche qualité au sein du service Le responsable qualité (RQ) a comme mission le pilotage de la démarche qualité au sein de l ENGEES 6
ANNEXE 2 CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS DIRECTION DE LA FORMATION CONTINUE ENGEES M1:Assurer la veille réglementaire M2: Maîtriser les documents et les enregistrements du système qualité M3: Maîtriser les données informatiques M4:Recruter et former le personnel de la Direction de la Formation continue M5:Déployer le projet stratégique et les objectifs associés. Suivre les résultats et le fonctionnement du système qualité S1:Concevoir la maquette pédagogique et développer les programmes de formation S2:Gérer et suivre les intervenants S3 : Gérer les salles, les matériels à l ENGEES et les fournitures nécessaires à la réalisation d'une action de formation Candidats Étudiants R1: Réaliser et suivre les mastères spécialisés R2: Réaliser et suivre les formations courtes R3: Réaliser et suivre les formations personnalisées R4: Informer, orienter et accompagner les candidats à la VAE Étudiants Diplômés Employeurs Financeurs M8: Planifier, réaliser et suivre les audits internes. M7:Déclencher et suivre les actions d'amélioration. M6:Gérer les réclamations et les actions de formation non-conformes. 7