1 Annexe A Livret FAQ www.charitycentral.ca/site/?q=fr La production de ce livret a été rendue possible par une contribution financière de l Agence du revenu du Canada. 2010, Legal Resource Centre of Alberta, Ltd., Edmonton, Alberta
2 Introduction Le présent livret propose des réponses aux questions de base à propos de la nature des organismes de bienfaisance enregistrés ainsi que sur les registres et documents comptables qui doivent être conservés par les organismes de bienfaisance enregistrés. Ces informations concernent uniquement le domaine du droit fédéral, tel que décrit dans la Loi de l impôt sur le revenu. Consultez d autres sources pour ce qui relève des exigences propres à votre province et à votre municipalité locale. Deux sources principales d information pour en apprendre davantage à ce sujet sont : Agence du revenu du Canada, Direction des organismes de bienfaisance www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/menu-fra.html Ce site Web est une mine d informations incluant des listes de contrôle, des formulaires, des guides, des politiques et des renseignements techniques. Pour parler à un représentant de la Direction des organismes de bienfaisance (bilingue), vous pouvez composer le 1-888-892-5667 sans frais, de n importe où au Canada Le Centre des Organismes de bienfaisance/le Centre des Organismes de bienfaisance : La trousse de base www.charitycentral.ca/site/?q=fr Le Centre des Organismes de bienfaisance est un projet du Legal Resource Centre of Alberta (LRC), qui vise à aider les organismes de bienfaisance enregistrés du Canada à comprendre leurs responsabilités en vertu de la Loi de l impôt sur le revenu. Il propose une large gamme de ressources imprimées et électroniques, dont des modules d apprentissage et des FAQ pour aider les organismes de bienfaisance enregistrés à s y retrouver parmi les détails pour : délivrer des reçus officiels de dons convenables; tenir des dossiers et des registres appropriés; et, comprendre les directives relatives aux activités de financement. Le Centre des Organismes de bienfaisance : La trousse de base est également un projet du Legal Resource Centre of Alberta, qui vise à aider les organismes de bienfaisance de petite taille et ruraux des provinces des Prairies à améliorer leur conformité volontaire aux exigences de l Agence du revenu du Canada. Version 01 02 2010
3 Déni de responsabilité Le contenu du présent livret vous est fourni uniquement à titre d information générale. Il ne s agit aucunement de conseils juridiques ou comptables. Si vous éprouvez un problème d ordre juridique ou comptable, vous devriez consulter un avocat ou un expert-comptable. Vous avez la responsabilité de l utilisation que vous faites des informations contenues dans ce livret et cette utilisation se fait à vos risques et périls. Les informations sont présentées «tel quel», sans aucune garantie qui soit. Les renseignements contenus dans ce livret étaient exacts au moment de sa mise sous presse. Sachez qu il peut y avoir eu des changements ultérieurs ayant rendu ces renseignements périmés au moment où vous les consultez. Le Centre des Organismes de bienfaisance (COB), le Centre des Organismes de bienfaisance : La trousse de base (COBT), ainsi que le Legal Resource Centre of Alberta (LRC) ne seront tenus responsables d aucune perte résultant du fait que quiconque se soit fié à ces renseignements, ou bien ait (ou n ait pas) agi en s y fiant. Ce livret contient des références menant à des sites Web externes et d autres sources d information, afin de vous rendre service. Nous ne cautionnons pas ces sites qui ne relèvent d ailleurs pas du COB, du COBT ou bien du LRC. Nous ne sommes ni responsables des informations fournies par ces sites et ces ressources, ni de l usage que vous en faites. Certains sites font payer des frais d utilisation. Si vous accédez à ces sites, vous serez alors responsables d acquitter les frais exigés. Les opinions et points de vue exprimés sur d autres sites ne reflètent pas nécessairement les opinions du COB, du COBT ou du LRC.
4 Organismes de bienfaisance enregistrés 1. Mon organisme est-il un organisme de bienfaisance enregistré? Réponse courte Un «organisme de bienfaisance enregistré» est un terme technique et précis désignant un organisme de bienfaisance qui est enregistré en vertu de la Loi de l impôt sur le revenu (LIR). Pour que votre organisme soit un organisme de bienfaisance enregistré, vous devez avoir fait une demande d enregistrement à titre d organisme de bienfaisance auprès de la Direction des organismes de bienfaisance de l Agence du revenu du Canada (ARC). Le simple fait que votre organisme soit désigné comme un «organisme de bienfaisance» ou que vous fassiez du travail «de bienfaisance» (c est-à-dire, aider les gens dans le besoin sans percevoir aucun profit) ne veut pas forcément dire que votre organisme est un organisme de bienfaisance enregistré en vertu de la LIR. Votre organisme peut devenir un organisme de bienfaisance enregistré en déposant une demande d enregistrement à titre d organisme de bienfaisance auprès de l ARC. Les critères détaillés en la matière sont énoncés dans les règlements de la LIR. Le processus débute par l envoi d un formulaire T2050 dûment rempli. À l issue du processus, le gouvernement fédéral vous fournit un numéro d enregistrement à titre d organisme de bienfaisance. (voir la question 3) Ne confondez pas le numéro d enregistrement à titre d organisme de bienfaisance avec d autres numéros qui peuvent être délivrés par une province, un territoire ou une municipalité, tel qu un numéro d enregistrement aux fins de campagnes de financement ou un numéro de société délivré lors de l enregistrement comme société (numéro d accès, d entreprise ou d entité). Réponse détaillée Les termes «organisme de bienfaisance» et «bienfaisance» sont définis différemment au niveau municipal, provincial (territorial), fédéral, et par des commissions particulières et d autres organismes. Par exemple : En Alberta, un organisme désirant promouvoir des fins «de bienfaisance» peut se constituer en personne morale soit en vertu de la Companies Act soit de la Societies Act. Aucune de ces lois ne définit le terme «bienfaisance», pas plus qu elle ne relie le terme au concept d organisme de bienfaisance enregistré en vertu de la LIR. De plus, tout organisme désirant collecter des fonds au-delà de 25 000 $ doit s enregistrer auprès du gouvernement provincial en tant qu «
5 organisme de bienfaisance» en vertu de la Charitable Fund-Raising Act. Cela s applique aux organismes de bienfaisance enregistrés comme aux organismes sans but lucratif en général. C est pourquoi, si vous êtes un «organisme de bienfaisance» en Alberta, cela ne signifie pas nécessairement que vous êtes aussi un organisme de bienfaisance enregistré en vertu de la LIR. Ce manque de lien entre le concept provincial d «organisme de bienfaisance» et de «bienfaisance» et le concept d organisme de bienfaisance enregistré en vertu de la LIR se retrouve également en Colombie-Britannique, au Manitoba, en Ontario, au Québec, au Nouveau-Brunswick, en Nouvelle-Écosse, et à Terre-Neuve et Labrador. En Saskatchewan, la Charitable Fund-Raising Businesses Act comme la Loi de 1995 sur les sociétés sans but lucratif désignent les sociétés «de bienfaisance» et les organismes «de bienfaisance» comme des sociétés et des organismes qui sont des organismes de bienfaisance enregistrés au sens de la LIR. De plus Pour savoir si votre organisme est un organisme de bienfaisance enregistré, consultez la réponse à la question 5 2. Mon organisme est «sans but lucratif». S agit-il d un organisme de bienfaisance enregistré? Pas forcément. Un organisme sans but lucratif peut être établi à n importe quelle fin légale dans la mesure où ses membres ne perçoivent pas d avantages financiers directs des revenus ou des actifs de l organisme. Un organisme sans but lucratif peut tout à fait opérer sans s enregistrer à titre d organisme de bienfaisance auprès de l Agence du revenu du Canada (ARC). Un organisme de bienfaisance enregistré, par contre, est un terme technique et précis désignant un organisme qui est établi exclusivement à des fins de bienfaisance utilise ses ressources (personnel, fonds et biens) pour des activités de bienfaisance ne mène pas ses activités dans un but lucratif a fait une demande et est enregistré à titre d organisme de bienfaisance en vertu de la Loi de l impôt sur le revenu (LIR) a reçu de l ARC un avis d enregistrement s est vu attribuer par l ARC un numéro d enregistrement à titre d organisme de bienfaisance (voir la question 3)
6 De plus Pour obtenir une explication plus détaillée des différences entre un organisme de bienfaisance enregistré et un organisme sans but lucratif, consultez la fiche de renseignements à www.charitycentral.ca/site/docs/fastfacts_bandr_length_fr.pdf 3. Qu est-ce qu un numéro d enregistrement à titre d organisme de bienfaisance? Un numéro d enregistrement à titre d organisme de bienfaisance est un numéro attribué par l Agence du revenu du Canada (ARC) à un organisme de bienfaisance enregistré. Ne confondez pas le numéro d enregistrement à titre d organisme de bienfaisance avec d autres numéros qui peuvent être délivrés par une province, un territoire ou une municipalité, tel qu un numéro d enregistrement aux fins de campagnes de financement ou un numéro de société délivré lors de l enregistrement comme société (numéro d accès, d entreprise ou d entité). Un numéro d enregistrement à titre d organisme de bienfaisance possède 12 chiffres et 2 lettres. Il comporte votre numéro d entreprise à neuf chiffres (ce numéro est unique et ne change pas, quel que soit le nombre ou le type de comptes que vous possédez auprès de l ARC) les deux lettres RR identifient votre compte en tant qu organisme de bienfaisance enregistré 0001 est le numéro de référence servant à distinguer entre les divisions internes des comptes d un même programme Exemple: 987654321RR0001 est un exemple de numéro d enregistrement à titre d organisme de bienfaisance 4. Notre organisme de bienfaisance peut-il prêter son numéro d enregistrement à un autre organisme? Non! Vous ne devriez prêter en aucune circonstance votre numéro d enregistrement à un autre organisme. Un organisme de bienfaisance est responsable de tous les reçus officiels délivrés avec son nom et son numéro et doit inscrire les dons correspondants dans sa déclaration annuelle de renseignements. Le prêt de votre numéro d enregistrement à un autre organisme pourrait entraîner la révocation de l enregistrement de votre organisme de bienfaisance.
7 5. Comment puis-je savoir si mon organisme est un organisme de bienfaisance enregistré? Vous pouvez appeler la Direction des organismes de bienfaisance de l Agence du revenu ou du Canada au 1-800-267-2384 (en anglais) ou 1-888-892-5667 (bilingue) et parler à un fonctionnaire effectuer une recherche du nom de votre organisme sur le site Web de l ARC à www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/menu-fra.html Vous pouvez également trouver cette information dans le livre des actes de votre organisme (le registre contenant les documents relatifs à la constitution en personne morale de votre organisme), dans les déclarations d impôt de votre organisme, sur votre avis d enregistrement délivré par l ARC, auprès de l avocat de votre organisme. 6. Quelles sont les responsabilités d un organisme de bienfaisance enregistré? Réponse courte En contrepartie des avantages apportés par le fait d être un organisme de bienfaisance enregistré, un organisme de bienfaisance doit suivre certaines règles. Il existe trois catégories générales de responsabilité : 1. Un organisme de bienfaisance enregistré peut uniquement effectuer une gamme limitée d activités. Il peut faire avancer la religion ou l éducation, soulager la pauvreté, ou entreprendre des programmes et des activités profitant à la collectivité que les tribunaux ont reconnus comme des fins de bienfaisance. 2. Il doit suivre des règles détaillées selon la Loi de l impôt sur le revenu (LIR) en matière de dépenses, de recettes et de rapports. 3. Il n a pas le droit de s engager dans une gamme d activités considérées comme politiques par la loi. Réponse détaillée Dans le cadre de ses responsabilités, un organisme de bienfaisance enregistré doit : s assurer que toutes ses activités sont des activités de bienfaisance et se situent dans le cadre de ses fins de bienfaisance; faire la preuve qu il consacre ses ressources à ses fins de bienfaisance déclarées; conserver des livres de comptes, registres, documents et reçus exacts, détaillés et complets; Version 02 012010
8 s assurer qu il ne verse son revenu à aucun de ses membres ni leur permet de s en servir de quelque façon; s assurer qu au moins 50 % de ses administrateurs sont sans lien de dépendance entre eux (c est-à-dire, n entretiennent pas de relation étroite); respecter les exigences qui lui incombent en matière de dépenses (contingent des versements), qui représentent généralement 80 % du revenu pour lequel il a délivré des reçus durant l année précédente; s assurer de l exactitude de tous les reçus officiels de dons et s assurer que tous ces reçus sont conformes à la LIR et à ses règlements; produire un formulaire annuel T3010B de déclaration de renseignements en temps utile (dans les six mois de la fin de l exercice de l organisme); s engager uniquement dans les activités politiques autorisées. Un organisme de bienfaisance n a pas le droit de se livrer à des activités politiques qui appuient un parti politique ou un candidat, ou qui s y opposent; persuader le public d adopter un point de vue particulier sur une question sociale d envergure; tenter de faire modifier des lois ou des politiques. Cependant, un organisme de bienfaisance peut dépenser jusqu à 10 % de ses ressources dans des activités politiques non partisanes qui contribuent à la réalisation des objectifs de l organisme de bienfaisance. Toute activité politique doit aussi être accessoire aux fins de l organisme de bienfaisance. modifier sa constitution avec l approbation de l Agence du revenu du Canada (ARC); permettre à l ARC de vérifier ses livres de comptes et ses activités, sur demande; respecter toutes les autres obligations en vertu de la LIR. Ces responsabilités doivent être prises au sérieux puisque toute violation pourrait entraîner un préjudice moral auprès du public, une perte de réputation et une gamme de sanctions imposées par l ARC (tel que des pénalités financières, la perte de privilèges jusqu à ce que des mesures correctives soient prises ou, en dernier ressort, la révocation de l enregistrement à titre d organisme de bienfaisance).
9 7. Quelles sont les conséquences du non respect de ses obligations pour un organisme de bienfaisance enregistré? Si un organisme de bienfaisance enregistré ne respecte pas ses obligations, il peut subir une pénalité ou une révocation (c est-à-dire, perdre son enregistrement à titre d organisme de bienfaisance). La Direction des organismes de bienfaisance de l ARC emploie une échelle pour déterminer si un organisme de bienfaisance respecte ses obligations. Par ordre croissant de sévérité, la Direction des organismes de bienfaisance peut employer les outils suivants : sensibilisation (explication des règles à un organisme de bienfaisance); accords d observation (document officiel signé par l organisme de bienfaisance et l ARC définissant le problème, la solution et les conséquences si l organisme de bienfaisance ne règle pas le problème); sanctions pénalité financière, suspension du droit de l organisme de bienfaisance de délivrer des reçus officiels de dons (par exemple, pendant un an), revocation de l enregistrement à titre d organisme de bienfaisance. En cas de révocation, l organisme ne peut plus délivrer de reçus aux fins de l impôt pour des dons et cesse d être un donataire reconnu.
10 Principes de base en matière de registres et livres de comptes 8. Quels sont les principes de base en matière de registres et livres de comptes d un organisme de bienfaisance? Réponse courte De plus The books and records of a registered charity should refléter toutes les activités de l organisme de bienfaisance; permettre la vérification de tous les dons de bienfaisance reçus; être corroborés par des pièces justificatives, comme les reçus originaux et les factures; être dans l une des deux langues officielles du Canada (voir la question 12). Veuillez également noter que la législation en matière de protection des renseignements personnels s applique à l emploi et à la conservation des documents. Tous les documents contenant des renseignements personnels, y compris ceux d employés, de bénévoles, de clients ou de donateurs, devraient être traités avec précaution par votre organisme. Vous trouverez davantage d informations sur les principes régissant l emploi des renseignements personnels et sur les lois en matière de protection des renseignements personnels susceptibles de s appliquer à votre organisme dans la partie de la FAQ du Centre des organismes de bienfaisance consacrée aux campagnes de financement. (www.charitycentral.ca/site/?q=fr/node/402 ) Assurez-vous toujours que les documents sont conservés aussi longtemps que la loi l exige mais pas davantage. Pour obtenir de plus amples informations sur la conservation des documents, voir les questions 21 et 31. 9. Quelles sont les responsabilités générales de notre organisme de bienfaisance à l égard de nos documents financiers et autres registres et livres de comptes? Un organisme de bienfaisance doit conserver des registres et livres de comptes suffisants en anglais ou en français à une adresse canadienne figurant dans les dossiers dont dispose l ARC afin que l ARC puisse vérifier les reçus officiels de dons délivrés ainsi que les revenus perçus et les dépenses effectuées. Un organisme de bienfaisance doit également conserver des renseignements qui
11 prouvent que ses activités continuent à constituer des activités de bienfaisance. Ces renseignements supplémentaires varient d un organisme de bienfaisance à l autre mais peuvent inclure, par exemple, les copies des procès-verbaux de réunions, la correspondance, les dépliants ou annonces publicitaires. Pour obtenir de plus amples informations sur les registres et livres de comptes suffisants, voir les questions 22-26 L organisme de bienfaisance doit conserver ses registres et livres de comptes de manière appropriée. Voir les questions 20 et 21 10. La Loi de l impôt sur le revenu énumère une longue liste d articles dans sa définition de «registres et livres de comptes». Quels types de documents comptables notre organisme de bienfaisance doit-il conserver? Les registres et livres de comptes habituellement conservés et tenus par les organismes de bienfaisance enregistrés comprennent les documents constitutifs les statuts et les règlements administratifs les rapports annuels les procès-verbaux des réunions du conseil et du personnel les grands livres les relevés bancaires les comptes de dépenses les pièces justificatives d achats les inventaires les contrats les accords d investissement les reçus officiels de dons les feuilles de travail du comptable les feuilles de paie les documents publicitaires les documents relatifs aux activités de financement les états financiers Il s agit effectivement d une longue liste. Le paragraphe 248(1) de la Loi de l impôt sur le revenu définit un registre comme comprenant les comptes, conventions, livres, graphiques et tableaux, diagrammes, formulaires, images, factures, lettres, cartes, notes, plans, déclarations, états, télégrammes, pièces justificatives et toute autre chose renfermant des renseignements qu ils soient par écrit ou sous toute autre forme. Remarquez qu un livre est défini comme un registre.
12 11. La Loi de l impôt sur le revenu présente une longue liste de registres et livres de comptes à conserver par un organisme de bienfaisance. Notre organisme doit-il conserver tous les documents énumérés au paragraphe 248(1)? Non, l article 230 de la Loi indique qu un organisme de bienfaisance doit conserver trois sortes de registres et livres de comptes, à savoir les renseignements permettant de déterminer s il y a des motifs de révocation de son statut en vertu de la Loi (c.-à-d. sa conformité à la Loi), les doubles des reçus de dons, et les autres renseignements qui permettent la vérification des dons donnant droit à une déduction ou à un crédit d impôt. À l intérieur de ces trois catégories, c est à vous de décider quels registres et livres de comptes conserver. En règle générale, il est préférable de conserver davantage de documents plutôt que pas suffisamment. 12. Notre organisme de bienfaisance mène toutes ses activités dans une langue autre que le français ou l anglais. Devons-nous quand même conserver nos documents en anglais ou en français? Réponse courte Oui. Les documents doivent être en anglais ou en français. Exemple Si votre organisme de bienfaisance répond aux préoccupations d une communauté hispanophone, il se peut que vous ayez tenu vos registres et livres de comptes en espagnol. Dans ce cas, vous devriez communiquer avec l ARC afin de discuter de vos circonstances particulières. Si vous ne communiquez pas avec l Agence, vous serez tout de même tenus de conserver vos registres et livres de comptes en anglais ou en français. L ARC admet que, pour de très petits organismes de bienfaisance, la traduction à partir de la langue de départ peut constituer un fardeau considérable. C est pourquoi l ARC est disposée à examiner de telles situations au cas par cas. Réponse détaillée Les organismes de bienfaisance doivent savoir que, selon le paragraphe 286(1) de la Loi sur la taxe d accise, les personnes, y compris les organismes de bienfaisance, qui exploitent une entreprise ou exercent une activité commerciale au Canada, qui sont tenues de produire une déclaration de TPS/TVH, ou les personnes qui font une demande de réduction ou de remboursement, doivent conserver au Canada des registres et livres de comptes suffisants en anglais ou en français.
13 13. Notre ancien trésorier détient les registres et livres de comptes de notre dernier exercice financier et refuse de nous les remettre. par conséquent, nous ne pouvons obtenir les renseignements nécessaires à la production de notre déclaration T3010. Que devrions-nous faire? Votre organisme de bienfaisance demeure responsable de tenir des registres et livres de comptes suffisants ainsi que de produire les déclarations exigées. Si le recours à des moyens légaux s avère nécessaire pour obtenir les documents du dernier trésorier, vous devriez tenir l Agence du revenu du Canada au courant des démarches entreprises.
14 Registres et livres de comptes Format et copies 14. Les registres et livres de comptes peuvent-ils être conservés sous forme électronique? Oui, mais n oubliez pas : Les documents électroniques sont assujettis aux mêmes règles et périodes de conservation que les copies papier des registres et livres de comptes. Les registres et livres de comptes qui sont créés et tenus sous forme électronique doivent être conservés sous une forme lisible par voie électronique, même si l organisme de bienfaisance possède des versions imprimées des documents électroniques. Un format lisible par voie électronique signifie que l information est reconnue par un système capable de produire une copie accessible et utilisable qui permettrait aux vérificateurs de traiter et d analyser les documents électroniques au moyen de l équipement dont dispose l ARC. Si des pièces justificatives sont initialement créées, transmises ou reçues par voie électronique, elles doivent être conservées dans un format lisible par voie électronique. Les images numérisées de documents papier, registres ou livres de comptes tenus sous forme électronique sont acceptables si les pratiques appropriées d imagerie sont respectées et documentées. Les registres et livres de comptes tenus à l extérieur du Canada mais accessibles par voie électronique au Canada ne sont pas considérés comme «tenus» au Canada. 15. Je suis trésorier d une église et les compteurs d offrandes demandent s ils doivent garder les enveloppes à offrandes. Les enveloppes à offrandes d une église sont-elles considérées comme un registre? Oui. Lorsque les enveloppes à offrandes permettent de vérifier les dons, elles sont considérées comme un registre et doivent être conservées pendant deux ans suivant la fin de l exercice pendant lequel elles ont été remises. D autre part, si les dons individuels sont directement transcrits de l enveloppe à un grand livre, vous n avez pas besoin de conserver les enveloppes.
15 16. Un organisme de bienfaisance doit-il conserver plus d un exemplaire de ses registres et livres de comptes? Non, mais il peut être prudent de le faire. En cas d incendie ou d autre sinistre qui détruirait registres et livres de comptes de l organisme de bienfaisance, il serait très utile de disposer de doubles. L Agence du revenu du Canada peut permettre à un organisme de bienfaisance de reprendre ses activités après un tel sinistre en lui fournissant les copies des documents figurant dans les dossiers dont elle dispose. Cela ne remplace que partiellement la perte éventuelle. Par conséquent, il peut être prudent de garder des doubles des documents principaux dans un autre endroit distinct. Le stockage électronique de données peut aussi accroître les chances de récupérer l information, du moment qu un système de secours est en place et que les copies de sauvegarde sont conservées en lieu sûr (voir les questions 14 et 26).
16 Registres et livres de comptes Lieu et durée de conservation 17. Où devraient être conservés les registres et livres de comptes d un organisme de bienfaisance enregistré? Les registres et livres de comptes doivent être conservés à l adresse canadienne de l organisme de bienfaisance qui figure aux dossiers dont dispose l Agence du revenu du Canada. Cela comprend tous les documents comptables concernant les activités effectuées à l extérieur du Canada. Les registres et livres de comptes d un organisme de bienfaisance ne peuvent pas se trouver à une adresse étrangère. 18. Le trésorier de notre organisme de bienfaisance préfère conserver à son domicile les registres et livres de comptes de notre organisme de bienfaisance enregistré. Est-ce convenable? Non. Les registres et livres de comptes doivent être conservés à l adresse canadienne de l organisme de bienfaisance figurant dans les dossiers dont dispose l Agence du revenu du Canada. Il est cependant admissible d exploiter un organisme de bienfaisance à partir d un bureau à domicile et, si l adresse est inscrite officiellement dans les dossiers de l ARC, les registres et livres de comptes de l organisme peuvent se trouver à cet endroit. Veuillez noter que cela comprend tous les registres et livres de comptes reliés à une activité même si celle-ci est effectuée à l extérieur du Canada. Les registres et livres de comptes d un organisme de bienfaisance canadien ne peuvent pas être conservés à une adresse à l étranger. Tout «renseignement ou document étranger» doit être disponible si le ministre du Revenu national l exige. Celui-ci peut en effet exiger d un organisme de bienfaisance qu il fournisse tout renseignement et/ou document étranger et c est une infraction de ne pas produire ces renseignements de la façon et au moment voulus. 19. Notre organisme de bienfaisance dispose de renseignements et de documents tous reliés à notre activité de bienfaisance situés à l extérieur du Canada. Dois-je m en préoccuper? Oui, absolument. Le ministre du revenu national peut exiger d un organisme de bienfaisance situé au Canada qu il fournisse tout renseignement et/ou document étranger. C est une infraction de ne pas produire des renseignements étrangers de la façon et au moment voulus.
17 20. Combien de temps notre organisme de bienfaisance doit-il garder ses registres et livres de comptes? Réponse courte Cela dépend du type de document. Certains peuvent être conservés pendant une période aussi courte que deux ou six ans après la fin de l année civile durant laquelle ils ont été produits. Les documents plus importants doivent être conservés pendant aussi longtemps que deux ans après que la date de révocation de l enregistrement de l organisme de bienfaisance. Réponse détaillée La Loi de l impôt sur le revenu et son règlement précisent la durée de conservation obligatoire de chaque document. Le ministre responsable de cette Loi peut aussi accorder une permission écrite pour la destruction précoce de documents. Voici une liste récapitulative des périodes de conservation des registres et livres de comptes de votre organisme de bienfaisance : Les double des reçus officiels de dons (autres que les dons sur une durée de 10 ans) doivent être conservés pendant un minimum de deux ans après la fin de l année civile durant laquelle les dons ont été faits. Les dossiers concernant les dons sur une durée de 10 ans doivent être conservés tant que l organisme de bienfaisance est enregistré et pendant un minimum de deux ans après la date de révocation de l enregistrement de l organisme de bienfaisance. Les procès-verbaux de réunions des administrateurs/fiduciaires/cadres doivent être conservés tant que l organisme de bienfaisance est enregistré et pendant un minimum de deux ans après la date de révocation de l enregistrement de l organisme de bienfaisance. Les procès-verbaux de réunions des membres doivent être conservés tant que l organisme de bienfaisance est enregistré et pendant un minimum de deux ans après la date de révocation de l enregistrement de l organisme de bienfaisance. Les statuts et autres documents régissant un organisme de bienfaisance doivent être conservés tant que l organisme de bienfaisance est enregistré et pendant deux ans après la date de révocation de l enregistrement de l organisme de bienfaisance. Les grands livres généraux ou autres livres d inscriptions définitives renfermant le sommaire des transactions reportées d une année à l autre et les comptes nécessaires à la vérification des inscriptions doivent être
18 conservés pendant six ans après le dernier jour de l année d imposition à laquelle les documents se rapportent, tant que l organisme de bienfaisance est enregistré, et pendant deux ans après la date de révocation de l enregistrement de l organisme de bienfaisance. Les états financiers, les pièces justificatives et les copies des déclarations annuelles de renseignements (formulaires T3010) doivent être conservés pendant six ans après le dernier jour de l année d imposition à laquelle les documents se rapportent ou, si l enregistrement de l organisme de bienfaisance a été révoqué, deux ans après la date de révocation. 21. Une durée de conservation de six ans signifie-t-elle que nous pouvons détruire tous nos renseignements financiers tous les six ans? Non! La nécessité de conserver les documents pendant six ans signifie que vous pouvez détruire uniquement l information que vous avez conservée six ans après la fin de l année d imposition à laquelle les documents se rapportent. Chaque année, vous pouvez détruire les documents dont la durée de conservation atteint six ans. Cette année, vous pouvez détruire les documents ayant six ans. L année prochaine, vous pourrez détruire un autre lot de documents ayant six ans. Bien sûr, cela s applique uniquement à certains documents, par exemple : les registres et les livres de comptes, ainsi que les comptes et pièces justificatives, contenant les sommaires des transactions de l organisme de bienfaisance reportées d une année à l autre; les états financiers; les factures et les pièces justificatives ; les formulaires T3010 ayant été remplis.
19 Registres et livres de comptes suffisants 22. Que veut dire l Agence du revenu du Canada par registres et livres de comptes «suffisants»? Votre organisme de bienfaisance doit conserver des registres et livres de comptes suffisants (à l adresse canadienne qui figure aux dossiers dont dispose l ARC) afin de permettre la vérification des reçus officiels de dons délivrés, ainsi que les revenus perçus et les dépenses effectuées. L ARC ne précise pas les documents à conserver. Néanmoins, selon le paragraphe 230(3) de la Loi de l impôt sur le revenu, le ministre du revenu national peut préciser quels registres ou livres de comptes doivent être conservés après qu il a été établi qu un organisme de bienfaisance n a pas conservé des registres et livres de comptes suffisants. En outre, la Loi de l impôt sur le revenu oblige les organismes de bienfaisance à conserver les renseignements en plus de leurs registres et livres de comptes de sorte que l ARC puisse déterminer si les activités de l organisme de bienfaisance continuent à constituer des activités de bienfaisance. Ces renseignements supplémentaires varient d un organisme de bienfaisance à l autre, mais ils devraient comprendre, par exemple, les procès-verbaux des réunions, la correspondance, les dépliants ou annonces publicitaires et les détails concernant les activités des programmes de bienfaisance, dont les rapports de programmes. 23. Que se passe-t-il si les registres d un organisme de bienfaisance sont insuffisants? Réponse courte Conserver des registres qui sont insuffisants peut vous coûter votre enregistrement en tant qu organisme de bienfaisance. Si les registres d un organisme de bienfaisance sont jugés insuffisants, le ministre peut exiger que soient produits des registres suffisants; suspendre le pouvoir de l organisme de bienfaisance de délivrer des reçus et/ou officiels révoquer le statut d organisme de bienfaisance de l organisme n ayant pas fourni des registres satisfaisants.
20 Réponse détaillée En vertu du paragraphe 230(3) de la Loi de l impôt sur le revenu, le ministre peut enjoindre à l organisme de bienfaisance enregistré de tenir les registres et livres de comptes qu il spécifie et cet organisme de bienfaisance enregistré doit, dès lors, tenir les registres et livres de comptes qui sont ainsi exigés de lui. La suspension est une nouvelle sanction de l ARC. En vertu du nouveau paragraphe 188.2(2) de la Loi de l impôt sur le revenu, un organisme de bienfaisance peut se voir priver pendant un an de son privilège de délivrer des reçus aux fins de l impôt s il enfreint l un ou l autre des articles 230 à 231.5 de la Loi, comprenant la production des renseignements requis. Bien que l ARC puisse généralement commencer par l éducation des organismes et par l usage d ententes d observation, elle s attend à ce qu il y ait des cas où les registres ne seront pas tenus ou seront délibérément modifiés, détruits ou cachés afin de dissimuler une infraction grave. Dans de tels cas, l ARC appliquera directement une sanction ou procédera même à la révocation de l enregistrement de l organisme de bienfaisance. 24. Pourquoi est-il si important que mon organisme de bienfaisance tienne des registres et livres de comptes suffisants? Réponse courte Il y a plusieurs bonnes raisons de tenir des registres et livres de comptes suffisants : Vous avez besoin de registres et de livres de comptes suffisants afin de maintenir une saine base de donateurs satisfaits. Vous fonctionnerez avec plus d efficacité et d efficience en ayant des registres bien tenus. L ARC examine les documents financiers des organismes de bienfaisance enregistrés pour s assurer de leur conformité à la Loi et vous pourriez faire l objet d une vérification n importe quand. Certaines lois fédérales, provinciales ou territoriales l exigent. Les organismes de financement peuvent l exiger. Réponse détaillée Les membres du public demandent de plus en plus que les organismes de bienfaisance enregistrés qu ils appuient fassent preuve de transparence et de responsabilité. La tenue de registres et de livres de comptes suffisants, ainsi que l assurance d états financiers appropriés ont trait à cette sensibilisation du public. Il se peut également que les donateurs éventuels à un organisme de bienfaisance souhaitent examiner personnellement les renseignements financiers de l organisme de bienfaisance avant de faire une contribution.
21 La Loi sur les corporations canadiennes ainsi que certaines lois provinciales exigent que les organismes de bienfaisance tiennent des registres et des livres de comptes appropriés. La non conformité aux exigences des lois fédérales ou provinciales peut entraîner des pénalités et une possible responsabilité des administrateurs. L Agence du revenu du Canada examine les documents financiers des organismes de bienfaisance enregistrés pour s assurer que ces derniers se conforment aux exigences de la Loi de l impôt sur le revenu. Les vérifications représentent un élément important de ce processus. En faisant en sorte que tous les registres et livres de comptes soient en règle, vous allègerez le fardeau qui pèse sur le personnel et les ressources de l organisme de bienfaisance en cas de vérification menée par l ARC. Pour toutes ces raisons, il est essentiel de tenir des registres et livres de comptes adéquats. Pour vous assister dans cette tâche, l Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA) a élaboré des normes de comptabilité généralement admises destinées aux organismes de bienfaisance et sans but lucratif. 25. Y a-t-il des pénalités pour manquement à l obligation de conserver et de tenir des registres et livres de comptes suffisants? Oui, absolument! L incapacité à tenir des registres et livres de comptes suffisants peut entraîner la suspension des droits de délivrance de reçus aux fins de l impôt d un organisme de bienfaisance, la suspension de son statut de donataire reconnu ou la perte de son statut d organisme enregistré. 26. Notre ordinateur est tombé en panne et il semble que nous ayons perdu tous nos documents. Que devrions-nous faire? Faites tout votre possible pour les récupérer : demandez à un spécialiste en informatique de voir si les dossiers sont récupérables; utilisez vos fichiers de sauvegarde; reconstruisez les pièces manquantes à partir de vos documents papier. Si vous avez épuisé toutes ces solutions et qu il vous manque encore des documents, communiquez avec l Agence du revenu du Canada, qui pourrait être en mesure de vous fournir des copies de vos registres en sa possession. L organisme de bienfaisance demeure responsable de tenir des registres et livres de comptes suffisants. Comme mentionné à la question 14, les documents électroniques doivent être conservés dans un format lisible par voie électronique.
22 Registres et livres de comptes Questions connexes 27. L année financière de notre organisme de bienfaisance vient de se terminer. Quand devons-nous faire notre déclaration et que doit-on y inclure? Vous avez six mois pour la produire et vous devez y joindre une Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés et la Feuille de renseignements de base sur l organisme de bienfaisance enregistré (formulaire T3010B). Si un organisme de bienfaisance ne produit pas à temps sa déclaration, il peut s exposer à la révocation de son enregistrement. De plus Exemple Pour un exercice financier qui se termine le 31 décembre, la déclaration T3010 doit être produite au plus tard le 30 juin de l année suivante. Les instructions données par l ARC pour remplir les formulaires nécessaires se trouvent à «Produire la déclaration de renseignements T3010B» ( www.cra-arc.gc.ca/ chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/flngb-fra.html ) 28. Devons-nous faire effectuer une vérification des états financiers inclus dans le formulaire T3010? Pas pour les besoins de l Agence du revenu du Canada, bien que votre trésorier doive signer les états financiers n ayant pas été vérifiés. Veuillez cependant noter que, pour décider quels organismes de bienfaisance vérifier, l ARC emploie une approche à la gestion du risque. Un des facteurs dont elle peut tenir compte pour déterminer s il y a lieu de mener une enquête auprès d un organisme de bienfaisance est la disponibilité d une vérification indépendante ou l examen par un tiers des finances de l organisme de bienfaisance. Par ailleurs, d autres autorités gouvernementales, l organe directeur de votre organisme de bienfaisance ou ses organismes de financement peuvent exiger des états financiers vérifiés. Version 01 02 2010
23 29. Lors de la mise en place et de la tenue des registres et des livres de comptes pour notre organisme de bienfaisance, dois-je prévoir la TPS? De plus Oui, dans la plupart des cas, vous devez prévoir la TPS/TVH Pour en savoir davantage sur la TPS/TVH, voir le guide de l Agence du revenu du Canada intitulé «Renseignements sur la TPS/TVH pour les organismes de bienfaisance» (www.cra-arc.gc.ca/f/pub/gp/rc4082/). Cette publication présente les règles générales destinées aux organismes de bienfaisance en matière de TPS/TVH, les fournitures exonérées de produits et services, les remboursements dont vous pouvez bénéficier, et si vous devez vous inscrire à la TPS/TVH. 30. Un organisme de bienfaisance doit-il calculer des retenues sur la paie? Si votre organisme de bienfaisance possède des employés, vous avez des obligations en matière de retenues sur la paie.
24 Où trouver de plus amples renseignements? Agence du revenue du Canada, Direction des organismes de bienfaisance www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/menu-fra.html Téléphone : 1-888-892-5667 (bilingue). Centre des Organismes de bienfaisance www.charitycentral.ca/site/?q=fr/ Phone: 780-822-7623 Courriel : info@charitycentral.ca Community Legal Education Association (Manitoba) Inc. (CLEA) Fournit à la population de la Manitoba de l information et des ressources juridiques (en anglais uniquement) www.communitylegal.mb.ca Téléphone : 204-943-2382 Dossier des organismes de bienfaisance : c.a. marche Ceci est un projet conjoint de la Fédération canadienne des Réseaux du Secteur bénévole et du Centre de Recherche et de Développement sur le Secteur bénévole. http://thecharitiesfile.ca Téléphone : 613-520-7444 Imagine Canada, Info-impôts Le site Web des Info-impôts est géré par Imagine Canada au service du secteur de la bienfaisance. http://infoimpots.imaginecanada.ca/ Le Centre des Organismes de bienfaisance : La trousse de base, Le Bureau de Poche www.charitycentral.ca/site/?q=office Version 01 02 2010
25 Legal Information Society of Nova Scotia (société néo-écossaise d information juridique) Fournit à la population de la Nouvelle-Écosse de l information et des ressources juridiques; certaines publications sont disponibles en français www.legalinfo.org Téléphone : 902-454-2198 Legal Resource Centre of Alberta Emploie une démarche collaborative en vue d élaborer des documents et des stratégies permettant d éduquer les Albertains et les autres Canadiens au sujet de la loi, grâce notamment à la création de ressources relatives au droit en matière d organismes de bienfaisance et à but non lucratif. www.legalresourcecentre.ca Téléphone : 780-451-8764 Public Legal Education Association of Saskatchewan (PLEA) Éduque et informe les peuple de la Saskatchewan à propos de la loi et du système jurisique. www.plea.org Téléphone : 306-653-1868