Centre des congrès du Fairmont Tremblant Politique relative à l exposition Il est entendu que le Fairmont Tremblant n est pas responsable des pertes ou dommages encourus à l équipement, au matériel exposé et / ou tout autre élément ne lui appartenant pas et étant utilisé pour les congrès ou expositions ou toutes autres fonctions similaires. L hôtel tiendra les organisateurs de congrès et/ou expositions responsables pour tout dommage causé à la propriété. Ceci incluant le plancher, plafond, murs, tapis, etc. Les participants devront être avisés que l hôtel ne permet pas l accrochage d articles n importe où dans l hôtel. L usage de punaises, rubans adhésifs de tout genre, clous, vis ou autres outils pouvant endommager les planchers et tapis, murs et plafonds est interdit. L aménagement des salles de réunion ou plans d exposition ne doit pas obstruer les issues de secours ni les espaces requis pour les allées et venues. Tous les aménagements et plans devront êtres conçus de sorte qu un rayon semi-circulaire de huit pieds autour des sorties de secours ou autres accès soient laissés libres de tout obstacle. Tous les plans doivent être approuvés à l avance par votre Directeur / Gérant / Coordonnateur Banquets, Congrès et Service Traiteur et / ou Gérant des ventes. Aucune modification ne pourra être apportée aux plans (ni avant, ni après l arrivée sur place) sans en aviser l hôtel et sans son autorisation. Fairmont Tremblant se réserve le droit d insister sur le démantèlement de tout objet, que ce soit kiosque, décoration, équipement audio-visuel, etc., qui pourrait s avérer être un risque d incendie ou un danger pour la sécurité de l hôtel. Sécurité et incendies Fairmont Tremblant est entièrement équipé d un système sécuritaire pour le feu, Simplex. Ce système fonctionne selon le principe de détection de chaleur. Toutes nos chambres d hébergement, nos espaces publics et toutes les salles de réunion sont équipées de gicleurs. En cas d urgence un message public est diffusé en français, anglais ainsi qu en japonais pour informer les clients. Mise à jour le: 18 octobre 2008 1
L utilisation d effet pyrotechnique est strictement interdite dans les salles de réunion. L utilisation de machine à fumée est tolérée et est sous l approbation du Directeur Banquets, Congrès et Service de Traiteur. Les chandelles non couvertes par un verre sont interdites. Exposition Tous les contrats entre la gérance d exposition et les exposants devront êtres soumis à l hôtel avant d être imprimés, pour réviser et s assurer que tous les détails sont couverts (Veuillez vous assurer que les directives d envoi et de manutentions sont incluses). Advenant le cas où l organisateur du congrès décide de confier l organisation de son exposition à une firme de service d exposition, il doit s assurer que la firme fournit son propre matériel, c est-àdire kiosques d exposition, tringles, cintres, rideaux, tables, chaises, etc. Les organisateurs ont la responsabilité de voir à ce que l entreprise spécialisée fasse les arrangements appropriés et fournisse la main-d œuvre suffisante afin de respecter l horaire d aménagement et démantèlement, ceci dans le but d éviter des coûts de location supplémentaires. Votre Directeur / Gérant / Coordonnateur Banquets, Congrès et Service Traiteur et / ou Gérant des ventes devra être tenu au courant de tous les arrangements effectués. Un plan d aménagement préliminaire devra être soumis dès le début de l entente initiale avec le Fairmont Tremblant. Un plan d aménagement définitif indiquant tous les emplacements des kiosques devra être soumis au Directeur Banquets, Congrès et Service de Traiteur de l hôtel au moins 30 jours avant le début de l exposition, pour approbation finale. Aucune modification à ce plan ne peut être faite sans l approbation de l hôtel. Si un véhicule motorisé doit être exposé dans l hôtel, consulter la procédure à cet effet. L organisateur du congrès est responsable d avertir les exposants de tous les frais et mode de paiement. De plus, aucun exposant ne peut suspendre quoique ce soit au plafond ou aux murs des salles. Mise à jour le: 18 octobre 2008 2
Réglementation concernant l envoi de boîtes au Fairmont Tremblant Tout le matériel qui nous est envoyé par la poste ou service de messager doit avoir été pré-payé. Les envois de matériel en C.O.D seront refusés. De plus, le matériel ne sera accepté que 24 heures avant l événement. Les envois de matériel d exposition ne peuvent êtres reçus à l hôtel avant le jour du montage. Des frais d entreposage minimum de 500.00 $ par jour, seront facturés dans l éventualité d envoi de marchandise à plus de 24 heures de l évènement. Le matériel d exposition ou matériel endommagé laissé derrière / dans l hôtel après l heure du démontage, sera enlevé aux frais de la compagnie d exposition. - Matériel provenant de l extérieur du Canada: Si votre matériel provient de l extérieur du Canada, il devra être clair de douanes canadiennes. Le gouvernement du Canada est disponible et offre son assistance aux groupes qui apportent du matériel d exposition, d étalage, de documentation de congrès, etc., au Canada. Ces items, lorsqu ils ne sont pas utilisés pour revente, peuvent entrer au pays sans taxes, en autant que le congrès soit enregistré officiellement. Pour plus amples informations, veuillez contacter: Gouvernement du Canada Bureau du Tourisme Service des congrès et exposition 400 Place Youville Montréal, Qc H2Y 2C2 Tél.: (514) 283-2949 Ou (514) 283-2959. Les services de douaniers vous seront d une grande utilité lors de vos démarches pour apporter du matériel au Canada. Veuillez consulter le répertoire de l Office des congrès et du tourisme du grand Montréal, ou communiquer avec votre Directeur / Gérant / Coordonnateur Banquets, Congrès et Service Traiteur. Mise à jour le: 18 octobre 2008 3
Identification des boîtes / envoi Afin d éviter la confusion ou la perte de matériel, tout ce qui est envoyé à l hôtel à Fairmont Tremblant devra être clairement identifié de la façon suivante: 1. Nom du congrès 2. Nom de la firme d exposition 3. Date du congrès / réunion 4. Salle où la marchandise doit être livrée (dans le cas d une exposition, le numéro du kiosque devrait être également indiqué) 5. Nom de votre Directeur / Gérant / Coordonnateur Banquets, Congrès et Service Traiteur Veuillez informer votre Directeur / Gérant / Coordonnateur Banquets, Congrès et Service Traiteur de l existence de votre envoi ainsi que de la date et l heure d arrivée. De plus, les exposants sont responsables de remplir leurs fiches (Purolator, Fedex, etc) pour le renvoi de boîtes ou kiosques. Le tout doit être reparti la journée même ou le lendemain au plus tard. Dans la situation où ce règlement n est pas respecté, les frais d entreposage s appliqueront. Réception de la marchandise Il est nécessaire pour les organisateurs de congrès et/ou exposant de fournir la main-d œuvre et l équipement pour le déchargement du camion, la manutention de la marchandise à l intérieur de l hôtel ainsi que le chargement du camion à la fin de l exposition ou congrès. L installation, montage ou manutention du matériel d exposition n est pas la responsabilité du Fairmont Tremblant. L hôtel peut fournir de l aide toutefois il y aura des frais de main-d œuvre. Veuillez aviser à l avance votre Directeur / Gérant / Coordonnateur Banquets, Congrès et Service Traiteur de vos besoins à cet effet. Déchargement de matériel de toute sorte Vous devez décharger votre matériel à la réception de la marchandise qui est ouverte de 8h00 à 17h00 du lundi au samedi. Les camions de livraison ne doivent pas excéder 35 pieds. La hauteur des deux (2) portes est de 96 pouces et la largeur est de 93 pouces. De la terre ferme à la plate-forme de réception de la marchandise, il y a 50 pouces de hauteur. Les heures exactes pour les entrées et sorties doivent êtres organisées à l avance avec Directeur / Gérant / Coordonnateur Banquets, Congrès et Service Traiteur. À l arrivée à la réception de la marchandise, vous devez couper tout Mise à jour le: 18 octobre 2008 4
moteur (hiver comme été). Puisqu il y a un va et vient constant à cet endroit, il est interdit en tout temps de laisser un véhicule devant l entrée de la réception de la marchandise une fois le déchargement ou chargement effectué. Vous pouvez stationner votre camion à vos frais, contacter le service des valets. Veuillez faire les arrangements nécessaires avec votre Directeur / Gérant / Coordonnateur Banquets, Congrès et Service Traiteur. Entreposage de l équipement Le Fairmont Tremblant possède un espace verrouillé extrêmement limité pour l entreposage, et de ce fait, ne peut garantir la sécurité des envois reçus à l avance, c est-à-dire maximum 24 heures, pour votre réunion congrès. De plus, le responsable du congrès et/ou les exposants sont entièrement responsables de trouver un endroit d entreposage pour le matériel, boîtes vides, lumières, contenants, etc. Il est strictement interdit d entreposer la marchandise sur le quai de la réception de la marchandise ainsi que dans le corridor de service de l hôtel. Nous suggérons, dans l éventualité où vous avez une grande quantité de matériel, ou que ce matériel ait une valeur, qu il soit envoyé à l avance, et qu une compagnie de transport soit engagée. Les arrangements pour l entreposage et le déplacement de vos boîtes pourront êtres faits avec eux. Veuillez aviser votre Directeur / Gérant / Coordonnateur Banquets, Congrès et Service Traiteur de vos plans et décisions à cet effet. Frais d exposition Les frais de location d exposition comprennent: 1) Chauffage / climatisation; 2) L éclairage de la salle; 3) L entretien des aires ouvertes au public. Les frais de location pour expositions ne comprennent pas: 1) L installation de lignes électriques et prises individuelles pour l exposant; 2) L installation de lignes téléphoniques; 3) Le transport et la mise en place des équipements d exposition; 4) La décoration et l éclairage spécial; 5) La sécurité exclusive avant, pendant et après l exposition; 6) La main-d œuvre pour installer, ériger, draper ou décorer les kiosques dans le lieu d exposition ou dans l hôtel; Mise à jour le: 18 octobre 2008 5
7) Le nettoyage des espaces des kiosques d exposition; 8) L approvisionnement en gaz et eau; 9) L entreposage de matériel avant, pendant et après l exposition; 10) La réception, l emballage et le transport de la marchandise. Avec frais minimum, Fairmont Tremblant vous suggère les services suivants: - Salle d exposition; - Table et chaise: table nappée et jupée avec deux (2) chaises : 20.00 $ par séjour; - Électricité non-comprise pour les exposants : 50.00 $ pour une prise de 15 ampères ou 90.00 $ pour 30 ampères (Voir feuille d électricité); - Main-d œuvre : 50.00$, minimum quatre (4) heures; - Location de salle d entreposage selon la disponibilité; - Location de ligne téléphonique interne, 75.00 $ par ligne; - Location de ligne téléphonique externe, 125.00$ par ligne; - Location d une ligne Internet haute vitesse / ou option sans fil : 250.00 $ par jour 350.00 $ pour 2 jours 450.00 $ pour 3 jours Ligne additionnelle :25.00 $ /ligne /jour - Clé de salle, dépôt de 50.00 $ par clé; Responsabilité des exposants: - Cordage électrique à couvrir; - Dommage du matériel et salle; - Clé ou autre matériel de l hôtel et dépôt obligatoire; - Mode de paiement: compte maître, facture individuelle; - Il est interdit de fumer. Sécurité pour expositions / réunion Fairmont Tremblant a un personnel de sécurité complet, 24 heures par jour. Cependant, leur responsabilité prévaut pour tout l hôtel; en conséquence, le service de sécurité n est pas disponible pour assurer la sécurité spécifique du matériel dans les salles d événement. C est la responsabilité des organisateurs de fournir une sécurité continue lors du montage, le déroulement, le Mise à jour le: 18 octobre 2008 6
démantèlement et la fermeture de l exposition. La sécurité durant les heures normales d opération sera optionnelle, basée sur les besoins de l exposition. Sur demande du client, l hôtel peut faire changer des serrures au frais du client ou de l'exposant, selon les tarifs du serrurier de certaines salles de réunion. Sur demande, l'hôtel donnera uniquement accès aux organisateurs et au personnel de sécurité. Fairmont Tremblant ne garanti pas, en aucun temps, la sécurité des items laissés dans les salles de réunion ou d expositions où les items entreposés dans l hôtel, même si ceux-ci ont été mis en sécurité avec double tour. Demande de services techniques Les demandes pour service technique doivent êtres clairement spécifiées afin d assurer l utilisation des prises de courant appropriées. La liste ci-jointe vous indique les frais pour les prises électriques et le courant. L hôtel se fera un plaisir de vous fournir les formules adéquates incluant cette information, en quantité suffisante afin que vous puissiez les distribuer à vos exposants. Les formulaires complétés doivent parvenir à l hôtel accompagnés du paiement, au moins 15 jours à l avance. Votre Directeur / Gérant / Coordonnateur Banquets, Congrès et Service Traiteur se fera un plaisir de vous assister, à ce sujet. Nous vous suggérons les compagnies suivantes pour l organisation de votre congrès: Clarkson-Conway inc. Service d expositions Place Bonaventure C.P. 216 Montréal, Québec H5A 1A9 Tel: (514) 861-9694 Fax: (514) 392-1577 Transport et entreposage: Déménagement Montréal Express Mise à jour le: 18 octobre 2008 7
M. Léo Carrière Division: Transport, Exhibit & Trade Shows Ville St-Laurent Tel:(514) 336-5717 Fax: (514) 336-8757 Mise à jour le: 18 octobre 2008 8