LE SALON DU MARIAGE DE BRUXELLES 2ème édition 3, 4 & 5 octobre 2014 Tour & Taxis Avenue du Port, 86 C 1000 Bruxelles 1 A renvoyer signé par fax au +32 (0)2 425 46 76 ou par mail à mariage@apevents.eu Formulaire de Participation Salon du Mariage de Bruxelles 2014 - Volet 1/5 ADRESSE DE FACTURATION Firme:...Représentée par:... Adresse:... Code Postal:...Ville:...Pays:... Tél.:...Fax:... E-mail:...Site:... TVA:... Responsable du stand:...gsm:... Produits et services exposés :... DENOMINATION EXACTE (pour guide du salon et nom de votre stand) Dénomination exacte (en lettres capitales SVP) : Adresse:... Code Postal:...Ville:...Pays:... Tél.:...Fax:... E-mail:...Site:... PARTICIPATION : LE SOUSSIGNÉ COMMANDE (prix htva) 1- Frais de participation (forfait obligatoire) Droits de dossier / Mention catalogue / Invitations / Mention site internet du salon / Cartes de montage / Badges exposants / Parking exposants 250 2a- Surface nue..... m² x 75 /m² = (Tapis compris) 2b- Stand équipé....... m² x 105 /m² = (Parois noires 2,50 m de hauteur x 1m de largeur, tapis, éclairage 1 spot de 150 W par 3 m², frise, nom) 2a & 2b Supplément de 10% pour 2 côtés ouverts = Supplément de 15% pour 3 côtés ouverts = 100 /réserve de 1 m² avec porte en multiplex = 150 /réserve de 2 m² avec porte en multiplex =
Formulaire de Participation Salon du Mariage de Bruxelles 2014 - Volet 2/5 OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES 2 3 Raccordement électrique 3kW 180 6 kw 245 10 kw - 345 Alimentation dans un coin ou au milieu du fond du stand. Pas d allonges fournies avec le raccordement. Appareil(s) raccordé(s) : Appareil n 1 :... Puissance :... Watts Appareil n 2 :... Puissance :... Watts Appareil n 3 :... Puissance :... Watts 4 - Raccordement d eau* Arrivée(s) d eau - 185.. x 185 = Arrivée(s) d eau et évacuation - 320.. x 320 = Evier eau froide - 195.. x 195 = Evier eau chaude - 260.. x 260 = Appareil(s) raccordé(s) :...... * Veuillez fournir un plan du stand avec l emplacement désiré de l arrivée d eau 5 - Entretien journalier et au démontage Aspiration du tapis, nettoyage du sol et enlèvement des déchets - 5/m² Enlèvement des déchets au démontage - 100/m³ 6 - Assurance vol Valeur de la marchandise à assurer.......... x 0,6% = Franchise 150 Le présent contrat d assurance couvre tous les objets désignés aux conditions particulières ou déclarés à la compagnie par une liste valorisée remise aux assureurs avant la prise d effet du contrat, appartenant et/ou confiés à l assuré contre tous risques de détérioration, d incendie, d explosion et vol prouvé. 7 - Badge(s) exposant(s) Les badges exposants ne sont pas nominatifs et seront disponibles à l accueil du salon le jour du montage des stands. Ils sont inclus dans le package de base. Nombre de badges :... 8 - Internet Wifi Connexion Wifi pour 3 jours (pour un appareil).... x 50 =
Formulaire de Participation Salon du Mariage de Bruxelles 2014 - Volet 3/5 3 LOCATION MOBILIERS Table ronde noire H: 70 cm - ϕ: 70 cm Prix unitaire: 30 Chaise velour noir Prix unitaire: 8 Chaise tissu noir Prix unitaire: 12 Tabouret noir Prix unitaire: 12 Mange-debout avec nappe noire Prix unitaire : 35 Comptoir noir (avec clés) 100 x 100 x 50 cm Prix unitaire : 50 Table rectangulaire * H: 75 cm -120 x 80 cm Prix unitaire : 10 Table rectangulaire ** H: 75 cm -180 x 80 cm Prix unitaire : 15 Nappe noire * 220 x 220 cm Prix unitaire : 13 Nappe noire ** 220 x 300 cm Prix unitaire : 15 Vitrine noire 180 x 50 x 50 cm Prix unitaire : 145 Porte-documents H: 160 cm Prix unitaire : 58 Désignation Quantité Vous désirez commander d autres meubles spécifiques? Nous disposons de plusieurs centaines de modèles. N hésitez pas à nous le demander. PLANTES Ficus Benjamina - 1,80 m.... x 20 = Palmier Areca - 2 m.... x 22 = Laurier pyramide - 1,70 m.... x 18 = Ficus Palmier Laurier
Formulaire de Participation Salon du Mariage de Bruxelles 2014 - Volet 4/5 4 VOS OUTILS DE COMMUNICATION LA COMMUNICATION «ONLINE» / BANNER Sur le site internet du salon : le média le plus utilisé par nos visiteurs pour organiser leur venue. Profitez de cet outil attractif et dynamique pour générer des contacts avant, pendant et après le salon, en insérant votre banner sur le site (depuis l inscription jusqu au 30 octobre 2014)... x 200 = LE MERCHANDISING Distribution Nous distribuons en direct vos supports promotionnels aux visiteurs (document ou échantillon). Prix / jour y compris hôtesse.. x 500 = Sac officiel - 3 annonceurs maxi Profitez des visiteurs du salon : ils véhiculent votre image partout! Vos couleurs, logo, messages... sur le sac officiel distribué à l'entrée du salon... x 700 = LES DOCUMENTS PAPIER Le guide des exposants avec le plan du salon (format A5) Document essentiel de visite sur site, il permet aux visiteurs de s'orienter facilement et de vous trouver. Il rappelle aussi les temps forts à ne pas manquer. * Votre logo à côté de votre adresse.. x 80 = * 1/2 page couleur.. x 300 = * 1 page couleur.. x 500 = * 1 page de couverture (2ème, 3ème, 4ème).. x 700 =
Formulaire de Participation Salon du Mariage de Bruxelles 2014 - Volet 5/5 CALENDRIER Période du Salon: Le salon est ouvert du vendredi 03/10/2014 au dimanche 05/10/2014. Horaires: vendredi 03/10 (de 17h à 21h), samedi 04/10 (de 10h à 18h) et dimanche 05/10 (de 10h à 18h). Le stand personnel doit être monté et aménagé pendant les jours et heures suivants: Montage: Le jeudi 02/10/14 (de 8h00 à 19h00) et le vendredi 03/10/2014 (de 8h00 à 15h00). Démontage: Le dimanche 05/10/14 de 18h30 à 20h00 précises et le lundi 06/10/14 (de 8h30 à 16h00). 5 1) Données techniques de la salle a. Dimensions: Sauf dérogation, la hauteur des cloisons est fixée à 300 cm. b. Suspension: La suspension de matériaux à la sous-toiture n est possible qu après demande écrite adressée à AP Events et après approbation par un organisme de contrôle reconnu. c. Contraintes: Veuillez tenir compte des contraintes suivantes lors de la conception et du montage de votre stand: Les bouches d incendie et extincteurs doivent toujours êtres accessibles sans le moindre problème et sans devoir déplacer d objets. Les portes de secours doivent rester accessibles et libres. d. Dégâts: En cas de détérioration de biens ou de locaux mis à la disposition des exposants, les frais de restauration des biens endommagés seront à charge de l exposant responsable. L emploi de peinture, d autocollants, de clous n est pas autorisé sur les stands loués par l intermédiaire de AP Events, ni sur les murs ni sur les sols en béton de la salle. Le placement de la moquette implique qu il faut tenir compte du fait que le ruban adhésif double face doit être enlevé lors du démontage. Nous sommes obligés de vous demander les prix suivants pour: Tâches de peinture et autres: 70 /m2 avec un minimum de 1 m2 Rayures et dégâts causés par le matériel lourd: 50 par endroit endommagé. Reste de colle et de ruban adhésif double-face: 15 /m courant sur une largeur maximale de 5 cm. Évacuation de déchets au montage et démontage du stand: 50 /évacuation. 2) Participation a. Admission: La qualité d exposant n est acquise que lorsque AP Events sprl aura enregistré l acompte prévu par le règlement. Le paiement intégral des factures est la condition expresse d admission à l événement. En cas de nonpaiement, l emplacement attribué est remis à la disposition de l organisateur. b. Commandes: En cas de commande tardive il est possible que les biens commandés ne puissent plus être livrés conformément à votre commande. Toutes les commandes (eau, électricité, cartes d entrée, badges ) faites pendant le montage, la durée ou le démontage du Salon seront sujettes à une augmentation de 20% et seront à payer au comptant. Aucune annulation de commande ne sera acceptée à partir du premier jour du montage. 3) Stand b. Sous-location, transfert de stand: Il est interdit à l exposant de céder à des tiers (même à titre gratuit), de louer, de céder à l usage, ou de transférer tout ou une partie du stand qui lui est attribué, sans l accord préalable et écrit de l organisateur. L exposant ne peut pas céder cette autorisation. 4) Assurance a. Obligations: En signant le formulaire de participation, les exposants ou les organisateurs déclarent qu ils ont souscrit toutes les assurances légalement obligatoires (tant pour eux-mêmes que pour leur personnel) et que la couverture EXTRAIT DU REGLEMENT DU SALON leur est régulièrement acquise au moins pour la période du salon et les huit jours qui suivent. Ils déclarent en outre que leur RC exploitation fait l objet d une couverture d assurances et être informés qu en aucun cas, la police couvrant la RC exploitation de AP Events ne pourra intervenir, même à titre supplétif, pour des sinistres n engageant que la responsabilité de l exposant. b. Recours: Par les présentes conditions générales de participation, les exposants abandonnent tout recours envers l organisateur, Ap Events et ses représentants et s engagent à répercuter cet engagement auprès de leurs propres fournisseurs ou sous-traitants en les invitant à souscrire au même abandon de recours. 5) Paiement Renonciation a. Les paiements doivent se faire dans les délais suivants: 50% au comptant dès réception de la facture (lors de l inscription). 50% au plus tard deux mois avant l ouverture de l événement. b. Renonciation quand AP Events fait office d organisateur : La signature du contrat engage l exposant de manière irrévocable à participer au salon. Par dérogation, il est toutefois convenu que l exposant pourra renoncer à sa participation jusqu au 120ème jour qui précède l évènement par lettre recommandée. L acompte facturé restera dû, non plus à titre d acompte, mais bien à titre d indemnité de dédit. Le non-paiement de la facture d acompte à son échéance sera considéré comme exprimant la volonté de l exposant de renoncer à sa participation. L indemnité de dédit prévue ci-dessus sera due et AP Events libérera l emplacement. dans le cas où l exposant renonce à sa participation entre le 120ème jour et le 15ème jour qui précède l évènement, l intégralité du montant facturé sera due. Ap Events libèrera l emplacement. Seront en outre facturés les frais exposés par Ap Events au moment où la renonciation intervient (aménagement de l emplacement laissé vide, le cas échéant par l installation d un stand modulaire). Seront toutefois crédités les frais liés à l occupation du stand qui auraient déjà été facturés (eau, électricité, nettoyage...). Si la renonciation intervient moins de 15 jours avant l ouverture, l indemnité de dédit est égale aux montants facturés, majorés d une somme forfaitaire de 40 / m2 destinée à couvrir les frais de réaménagement et sous déduction des frais liés à l occupation du stand, qui auraient été déjà facturés (eau, électricité...). Moyennant règlement de cette indemnité, AP Events renonce à réclamer tous autres dommages et intérêts. Le non-paiement de la facture du solde à son échéance sera considéré comme exprimant la volonté de l exposant de renoncer à sa participation. En cas de non-paiement des factures à leur échéance, elles seront majorées de plein droit et sans mise en demeure de 15% à titre d indemnité forfaitaire. En outre, il sera dû un intérêt au taux de 15% l an. 6) Principes juridiques Litige: En cas de litige, les Tribunaux de Bruxelles seront seuls compétents. Acompte de 50% à verser dès l inscription sur le compte: 363-1160439-68 Total HTVA : La signature de la présente offre vaut bon de commande. Sauf notification contraire de l organisation, la signature de la présente offre vaut bon de commande. Par sa signature, l exposant reconnaît avoir pris connaissance des conditions générales (disponibles également sur www.votremariage.net) et particulièrement la clause d arbitrage stipulant que tout litige relatif au présent contrat et ses suites sera arbitré par la Chambre d Arbitrage et Médiation asbl, rue des chandeliers 18 à 1000 Bruxelles selon son règlement. Règlement de la chambre d Arbitrage et Médiation disponible au Tel. +32 (0)2 511 39 90 ou www.arbitrage-mediation.be Date Nom Signature Cachet