NOTICE TECHNIQUE DE Pour animer des formations à la Qualité en Production Sommaire CONTEXTES D UTILISATION...3 POUR L'ENTREPRISE :...3 POUR LES ORGANISMES DE FORMATION ET DE CONSEIL :...3 POUR LES ETABLISSEMENTS D ENSEIGNEMENT :...3 CONCEPTS ENSEIGNES...4 INFORMATIONS GENERALES...5 QUEL PUBLIC?...5 COMBIEN DE PARTICIPANTS?...5 QUELLE DUREE?...5 QUELLE LOGISTIQUE?...5 PEDAGOGIE...6 TYPE DE PEDAGOGIE :...6 ANCRAGE DES CONCEPTS :...6 ANIMATION :...6 QUELS SUPPORTS PEDAGO GIQUES?...7 QUELS DEVELOPPEMENTS?...7 SCENARIO...8 CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE...15 PERSONNALISATION :...15 PRESTATIONS DU CIPE :...15 1
Objectifs Former au concept de l'auto-contrôle en permettant aux acteurs de vivre de façon fictive, mais très réaliste, cette nouvelle situation Introduire les nouveaux éléments nécessaires à l'auto-contrôle (nouveaux documents, fonctions d'auto-contrôleur et d'auditeur, ) Changer les comportements des acteurs par rapport à sa mise en place (donner confiance, rendre le stagiaire positif, ) Aborder de façon pratique les outils de la Qualité Totale (QQQQCP, Ishikawa, 5 pourquoi, Pareto, 5S, PDCA, ) A L'ISSUE DU JEU, LES PARTICIPANTS : Ont vécu une situation de production en auto-contrôle Ont participé à sa mise en place Ont appris à jalonner les ordres de fabrication prévisionnels Ont compris que l'auto-contrôle n'est pas un résultat, mais un processus qui ne s'arrête pas au fait trop réducteur d'un "simple contrôle de son travail" Sont conscients que l'auto-contrôle doit s'accompagner d'une intégration et d'une implication plus fortes d'eux-mêmes, et qu'il constitue un véritable changement dans les façons de faire et dans les comportements Ont un référentiel commun sur la compréhension de l'auto-contrôle Sont impatients d'appliquer le nouveau système 2
Contextes d utilisation Cet outil pédagogique est destiné aux trois entités suivantes : Entreprises, Organismes de formation et de conseil, Education Nationale. En fonction de leurs missions, ils pourront notamment l'utiliser dans les cas suivants : Pour l'entreprise : Lors du démarrage d'un projet auto-contrôle, Dans les cas où l'auto-contrôle est mis en place, mais ne donne pas satisfaction en terme de méthodologie ou d'implication du personnel, Lors de la mise en place d'îlot de production, Dans des cursus de formation d'ordre général, Pour les organismes de formation et de conseil : Lors de formations généralistes à la connaissance de l'entreprise, Lors de formations Qualité, Dans des programmes spécifiques demandés par les entreprises, Lors de l'implantation de l'auto-contrôle, chez un de leurs clients, Pour les établissements d enseignement : Dans les programmes sur la Gestion de la Production et la Qualité. 3
Concepts Enseignés Les principes décrits ci-dessous font partie intégrante des messages qui seront découverts durant la simulation du "jeu de l'auto-contrôle" : L'auto-contrôle améliore la qualité, l'information et la formation, ainsi que la fluidité de la fabrication, la productivité générale, L'auto-contrôle est un outil de l'autonomie et en ce sens s'inscrit dans un contexte de "responsabilisation" Les opérateurs doivent participer à sa mise en place L'auto-contrôle nécessite le fonctionnement d'un système de suggestions à boucle, dite courte, permettant une meilleure ergonomie des postes de travail (organisation du poste, moyens de fabrication, documents de fabrication, montabilité ou également manufacturabilité, ) L'auto-contrôle a un impact sur les temps opératoires sauf si celui-ci est réalisé en temps masqué ou si l'amélioration du poste et de l'organisation générale permettent d'optimiser le temps de production de façon concomitante L'auto-contrôle transforme les rôles des différents acteurs de l'entreprise (opérateur, contrôleur, agent de maîtrise, ) Les retouches, suite à l'auto-contrôle, doivent être réalisées au poste qui a créé l'anomalie Le poste de contrôle final subsistera peut-être dans les opérations "incontrôlables" au poste de travail, le reste de l'activité des contrôleurs migrant vers une activité consacrée à la gestion de la qualité (audits de procédure auto-contrôle et produits, ) Les documents de l'auto-contrôle doivent être conviviaux, simples, ergonomiques (basés sur des dessins, croquis, et non pas sur les documents techniques) Dans le cas de contrôle d'aspect, les documents doivent être accompagnés de moyens adaptés de type panoplie de contrôle Remarques : L'auto-contrôle présenté ne fait pas état de méthodes sophistiquées comme le SPC. Lors de sa préparation, l'animateur a toujours la possibilité de modifier voir supprimer certains messages qui peuvent être en contradiction avec les messages de l'entreprise. De même, les documents utilisés dans le "jeu de l'auto-contrôle" peuvent être substitués par ceux de l'entreprise. On prendra cependant garde à ne pas dénaturer les messages ainsi que la cohérence du nouvel ensemble présenté. 4
Informations Générales Quel public? Le "Jeu de l'auto-contrôle" est destiné au Personnel dans son ensemble (opérateurs, chefs d'équipes, leaders, agents de maîtrise, techniciens, contrôleurs, ), au personnel d'autres fonctions (méthodes, qualité, ), ainsi qu'aux étudiants (BAC, BTS, DUT, Ecoles d'ingénieurs). Le jeu ne nécessite pas de pré-requis particuliers. Combien de participants? La simulation se déroule indifféremment avec un public de 5 à 13 personnes environ. Il n'est pas possible de descendre en dessous de ce nombre en raison des postes à occuper lors de la simulation. Par ailleurs un nombre plus important de stagiaires complique la simulation. Le chiffre idéal serait de 11 stagiaires. Dans le cadre de l'entreprise, il est possible et même souhaitable de mélanger des populations lors de la simulation. Celle-ci en sera d'autant plus riche au niveau des commentaires des stagiaires. Aucune contrainte concernant la hiérarchie n'existe à travers le jeu (elle n'y est pas représentée). Quelle durée? Le déroulement standard du "jeu de l'auto-contrôle" nécessite une journée. Il est déconseillé de fractionner cette formation car la comparaison des organisations nécessite que le vécu et le résultat des simulations soient présents dans la mémoire des participants. Quelle logistique? Le "jeu de l'auto-contrôle" demande une salle d'environ 50 m² ; elle devra être équipée d'un tableau papier avec des feutres de couleur, d'un rétroprojecteur et d'un écran, de tables modulaires permettant d'implanter les postes de travail suivant le plan proposé dans le guide de l'animateur. Il devra être possible d'afficher de nombreux documents sur les murs à partir de scotch ou épingles. 5
Pédagogie Type de pédagogie : Le "jeu de l'auto-contrôle" est une simulation en miniature du fonctionnement d'une entreprise. Les concepts sont introduits suite à l'expérimentation et la réflexion des participants. Il s'agit donc d'une pédagogie d'apprentissage de l'auto-contrôle par la découverte, de type inductif. Chaque étape de synthèse est appuyée par un corrigé sur transparent permettant à l'animateur de conforter le groupe dans ses positions et de le relancer dans des réflexions ou des étapes de jeu nouvelles. Ancrage des concepts : L'ancrage du concept "jeu de l'auto-contrôle" est très fort car les stagiaires ont vécu une situation ludique en commun. Le groupe se sera souvent constitué et soudé autour de ces concepts lors de la formation. Il sera alors possible sur le terrain de faire appel à la mémoire en évoquant simplement certaines situations vécues dans le jeu, voire en évoquant les nœuds papillon. Animation : Le jeu construit de façon simple afin de pouvoir être animé par des formateurs occasionnels. Le descriptif de la simulation fourni dans le guide de l'animateur, présente l'animation de façon linéaire et très détaillée, minute par minute, tout en laissant de la souplesse dans le scénario pédagogique. Chaque étape de la simulation est décrite en terme de : mesure du temps écoulé depuis le début de la session, mesure du temps de l'étape en cours, pictogramme concernant les moyens pédagogiques à utiliser (transparents, poster, ), Déroulement factuel de l'étape (les questions à poser, les actions à mener, ), Commentaires pédagogiques de chaque étape. Par ailleurs, certains éléments descriptifs de la simulation sont mis en exergue à l'aide de codes couleur (élément pédagogique important, thème devant entraîner un débat parmi les participants, ). 6
Quels supports pédagogiques? La mallette pédagogique contient : Guide d'animation, Transparents de présentation et de conduite de la simulation, Posters de présentation de l'entreprise PAPIX, Fiches d'instruction (de fabrication, de contrôle, d'auto-contrôle, ), Ordres de fabrication (sans auto-contrôle, urgents, en auto-contrôle), Posters de simulation, Moyens de fabrication (ciseaux, colles différentes, agrafeuses, ), Matières premières (cartons, élastiques, gommettes, ), Transparents de synthèse, Aides mémoire pour les participants, Eléments divers : feutres, gommettes,. Quels développements? Un grand nombre de concepts d'organisation industrielle constitue la base sur laquelle a été conçu l'outil pédagogique "le jeu de l'auto-contrôle". Ils sont utilisés durant la simulation sans être développés, de façon à ce que la formation se déroule sur une journée et soit centrée de façon claire sur l'auto-contrôle. Néanmoins, en fonction des objectifs de la formation et du temps qui lui est dédié, ils peuvent facilement être développés de façon plus explicite. Notamment, la simulation aborde, sans s'y arrêter de façon particulière, les concepts de : Gestion de Production : la nomenclature, la gamme de fabrication, la fiche d'instructions, l'ordre de fabrication, Organisation de la Production : l'équilibrage de postes, l'implantation, les goulots d'étranglement, Gestion de la Qualité : les détrompeurs, les coûts de la qualité, le préventif versus le correctif, les méthodes de résolution de problèmes, les 5S, Management : les indicateurs, le plan d'action, l'approche sur les faits et non sur les fautes, le tableau de bord de l'équipe ou de l'atelier, le management visuel, les systèmes de suggestions, la participation au progrès de tous, 7
Scénario La découverte du produit et de l'entreprise L'entreprise PAPIX fabrique des nœuds papillon en papier épais à destination des décorateurs qui les utilisent dans les vitrines de magasins. Ces nœuds papillon sont produits à partir de matériaux courants comme du papier Canson de différentes couleurs, des élastiques, des gommettes, et de moyens de production simples comme des agrafeuses, des ciseaux, de la colle, L'atelier de production est composé d'un ensemble de postes différents (Découpe, Montage, Magasinage, Contrôle). PAPIX PAPIX LA PRODUCTION PAPIX ENTREE AU PARADIS DES ENFANTS PAP IX PAPIX SORTIE Travailler de façon efficace LE FLUX PAPIX MAGASIN Zone attente Z3 Fournir un produit de qualité OF Zone attente Z1 DECOUPE Zone attente Z4 MONTAGE 1 MONTAGE 2 PRODUIT FINI : Zone attente Z2 Zone attente Z5 CONTROLE FINAL Eviter les gaspillages 8
PAPIX PIX PA MAGASIN PROCESSUS DE FABRICATION DECOUPE MONTAGE 1 MONTAGE 2 CONTRÔLE 2 minutes 2 minutes 2 minutes 1 minute 30 s COLLE La 1 ère simulation Les participants vont prendre en charge réellement la production de nœuds papillon. Il ne s'agit pas d'une simulation fictive. Ils vont effectivement réaliser les opérations de fabrication qui permettent de transformer des matières en nœuds papillon. Ils suivent pour cela les fiches d'instruction de fabrication ainsi que les OF (Ordres de Fabrication) lancés à partir du magasin qui réalise la sortie des matières conformément à sa nomenclature. Ils utilisent pour la fabrication les moyens fournis par l'animateur. 9
Le Bilan Après avoir produit selon cette organisation, un bilan général est fait. Il est réalisé à partir du bilan Qualité bâti, durant la première simulation, par le contrôleur de l'atelier. Celui-ci entraîne les participants à se poser des questions en terme de qualité et de productivité. Ils sont amenés, petit à petit, à découvrir que malgré leur travail consciencieux, ils sont, contre leur gré et sans en être conscients, à l'origine des problèmes qualité sur le produit. L'intérêt d'un changement d'organisation qui permettrait une amélioration notable des résultats apparaît de façon inévitable : ils vont mettre en place l'auto-contrôle. BILAN ET ANALYSE TEMPS PASSES (par nœud bon) "on doit s'y reprendre à 2 ou 3 fois pour faire un nœud BON" TEMPS PREVUS 2 minutes 4 à 6 minutes on ne sait pas ce qui est BON pas d'informations sur la qualité le contrôle arrive trop tard on fabrique des produits mauvais sans le savoir pas assez de communication 10
La mise en place de l'auto-contrôle Après avoir réfléchi aux conditions nécessaires à la mise en place de ce concept (changement du processus de fabrication, organisation, méthode, produit, organisation générale, ) les participants sont amenés à établir l'ensemble de la documentation autocontrôle. Ils mettent également en place un système de suggestions très réactif permettant les améliorations de poste (amélioration du matériel, réflexion sur des détrompeurs, des gabarits, ). Ce système est basé sur l'observation et l'analyse menées par les participants. Définir la conformité à chaque étape METHODES Mettre en place des gammes d auto-contrôle S assurer de la correspondance d indice entre tous les documents Avoir une Implantation cohérente Avoir un système de suggestions MILIEU Avoir une volonté de changement de la direction Avoir des postes de travail propres et en ordre BILAN ET ANALYSE Avoir des documents clairs au poste Avoir des Fiches de relevés Avoir des procédures Auto-contrôle Maîtriser les fournitures extérieures MATIERES Modifier le rôle des contrôleurs MAIN D'ŒUVRE Travailler dans la Rigueur Comprendre sa responsabilité Comprendre le Processus Remonter les problèmes Etre Formé à l utilisation des outils de contrôle Avoir des gabarits Connaître la de contrôle Nomenclature à tous les postes Rendre le produit plus facilement fabricable Avoir des détrompeurs MOYENS Être Formé à l auto-contrôle Développer la relation client-fournisseur Faire des suggestions d amélioration METTRE EN PLACE L AUTO-CONTROLE CHEZ PAPIX Indiquer des temps de contrôle explicites dans la gamme Fiabiliser les moyens de production Avoir des moyens de contrôle adaptés (meilleure précision, capabilité satisfaisante) 11
CONSTRUCTION DE L'AUTO-CONTROLE P A P I X P A P I X Date: GAMME D AUTO-CONTROLE Poste: Désignation: Matière: N gamme de fab: Schéma OP Points à contrôler Fréq. Moyens de contrôle gammes d'auto-contrôle (QQOQCP) panoplies d'auto-contrôle système de suggestions LES ELEMENTS D UNE GAMME D AUTO-CONTRÔLE Le nom et le logo de la société La date de l établissement et l indice du document La désignation de la pièce (ou famille) et sa référence L opération de fabrication à laquelle se rapporte le contrôle Les points de contrôle (matière, fournitures, produit, fonctionnement, aspect, dimensions, process ) Le dessin des éléments à contrôler et leur situation dans la pièce Les valeurs nominales des points à contrôler et leurs tolérances La fréquence de contrôle et la taille du prélèvement Les moyens de contrôle Les actions en cas d anomalie Le rédacteur et l approbateur 12
PAPIX PAP IX LISTE DE SUGGESTIONS Groupe: Date Problème Action Resp. Délai Résultat La deuxième simulation suivie d'un Bilan SIMULATION EN AUTO-CONTROLE TEMPS PASSES (par nœud bon) Nouveau rôle de l'auditeur Efficacité de la nouvelle méthode de travail Dynamique des suggestions dans un contexte de progrès permanent TEMPS PREVUS 4 à 6 minutes 2 minutes 2 minutes 13
Une nouvelle fabrication en auto-contrôle est réalisée. Elle s'appuie sur la mise en œuvre de l'auto-contrôle qui aura été préparée dans la phase de mise en place. Elle s'avère beaucoup plus efficace. Les avantages et les contraintes éventuelles de l'auto-contrôle sont alors vécus. Un bilan en est fait : - de façon quantitative : indicateurs de productivité et de qualité) - ainsi que de façon qualitative : impressions, ambiances, travail, autonomie, relations, communication, ). 14
Conditions de Mise en Oeuvre Personnalisation : Lors de l'utilisation du support pédagogique en entreprise, il est fortement conseillé de personnaliser un certain nombre d'éléments tels que : Le cadrage pédagogique : intégration de la formation au cursus existant dans l'entreprise. La progression pédagogique : organisation des modules en fonction du public, des objectifs pédagogiques et de la durée de la formation. Les illustrations concrètes : mise en avant d'exemples, de photos, d'anecdotes, pris dans le contexte de l'entreprise- le guide d'animation : en fonction du niveau des animateurs internes. Prestations du CIPE : le CIPE vous propose différentes formes de mise en œuvre de cet outil. L'entreprise peut faire l'acquisition de la mallette pédagogique : dans ce cas le CIPE vous propose : de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, de transférer l'animation auprès de formateurs internes, lors d'une formation de formateurs, d'apporter un soutien aux formateurs lors de leurs premières sessions, d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées. L'entreprise peut également confier la formation à des formateurs externes : dans ce cas le CIPE peut vous proposer : de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, de réaliser les animations dans votre entreprise auprès du public à former, d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées. Nous sommes à votre disposition pour étudier avec vous la solution adaptée à votre besoin. 15