GUIDE PRATIQUE POUR LA PRISE DES CONGÉS PAYÉS

Groupement des Métiers de l Imprimerie ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- HORS-SÉRIE / MAI 2015 GUIDE PRATIQUE POUR LA PRISE DES CONGÉS PAYÉS Dans la lignée du guide paie élaboré en janvier 2015, et toujours dans un souci de simplification et de rationalisation des informations, le GMI a décidé d élaborer un guide pratique relatif aux congés payés, dont les principes vaudront pour toutes les années. Ce guide s intègre dans le volume 1 «gestion sociale de l entreprise» dans la rubrique «congés». Il pourra faire, le cas échéant, l objet de révisions ponctuelles, en cas de nouveautés législatives ou règlementaires. -SOMMAIRE- I- LE DROIT À CONGÉ.p.2 II- LA DURÉE DU CONGÉ.p.2-5 A) LE DÉCOMPTE DE LA DURÉE DU CONGÉ B) LA NOTION DE TRAVAIL EFFECTIF C) LE FRACTIONNEMENT DU CONGÉ D) LES CONGÉS SUPPLÉMENTAIRES III-LA PRISE DES CONGÉS..p.5-6 A) LA PÉRIODE DE PRISE DES CONGÉS B) L ORDRE ET LES DATES DE DÉPART EN CONGÉS C) LE RESPECT DES DATES DE CONGÉS D) LE REPORT DES CONGÉS EN CAS DE MALADIE OU D ACCIDENT DU TRAVAIL IV-LA FERMETURE DE L ENTREPRISE PENDANT LES CONGÉS. p.7 A) LA FERMETURE LIMITÉE À LA DURÉE DES CONGÉS LÉGAUX B) LA FERMETURE DÉPASSANT LA DURÉE DES CONGÉS LÉGAUX C) LA FERMETURE PENDANT LA 5 ème SEMAINE DE CONGÉS V-LA RÉTRIBUTION DU CONGÉ..p.7-8 A) POUR LES OUVRIERS B) POUR LES EMPLOYÉS C) POUR LES CADRES ET AGENTS DE MAÎTRISE

I - LE DROIT À CONGÉ Tout salarié a droit, chaque année, quelles que soient sa nationalité ou la nature de son contrat de travail (contrat à durée indéterminée, CDD, contrat d'apprentissage...) à un congé à la charge de l'employeur. Depuis le 1 er juin 2012, le droit à congés payés est automatiquement ouvert dès le premier jour de travail. L année de référence pour l acquisition des congés payés commence au 1 er juin de l année civile précédente et se termine le 31 mai de l année en cours. Ainsi, à titre d exemple, la période de référence pour les congés payés 2015 va du 1 er juin 2014 au 31 mai 2015. Information pratique : l article L.3141-3 du Code du travail n évoque plus une quelconque période de référence pour l acquisition des congés payés. Toutefois, d autres articles en font toujours mention. Dans cette situation, il apparaît prudent de conserver la période de référence susmentionnée pour la gestion courante des congés payés. II - LA DURÉE DU CONGÉ A) LE DÉCOMPTE DE LA DURÉE DU CONGÉ Il résulte de la convention collective que le décompte se fait en principe en jours ouvrables. Par «jour ouvrable», il faut comprendre chaque jour de la semaine, du lundi au samedi, à l exception: -du jour de repos hebdomadaire légal (dimanche en principe) ; -des jours reconnus fériés par la loi et habituellement non travaillés dans l entreprise. Informations pratiques : -le premier samedi n a pas à être comptabilisé. Ainsi, lorsqu un salarié part en congé un vendredi soir, le décompte ne commence à courir qu à partir du 1 er jour normalement travaillé (généralement le lundi de la semaine suivante) ; -lorsqu'un jour férié est inclus dans la période de congés et coïncide avec un jour ouvrable normalement travaillé dans l'entreprise, si ce jour férié est chômé dans l'entreprise, il n'est pas décompté comme jour de congé. Dans ce cas, le salarié ne peut de son propre fait prolonger la durée de son congé. Il doit au préalable recueillir l'autorisation de son employeur. La durée légale des congés payés est de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, sans que la durée totale du congé ne puisse excéder 30 jours ouvrables, hors congés supplémentaires. Lorsque le nombre de jours ouvrables ainsi calculé n'est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur. 2

1) Le cas des salariés à temps partiel Concernant les salariés à temps partiel, le nombre de jours de congés auxquels ils ont droit ne doit pas être réduit à proportion de l'horaire de travail. Ils acquièrent donc 2,5 jours de congés par mois de travail effectif, donc 30 jours ouvrables par an pour une période de référence travaillée en totalité, quel que soit leur temps de travail. Exemples de décomptes en jours ouvrables des congés pour un salarié à temps partiel : Exemple n 1 : un salarié qui travaille à 4/5 de temps le lundi, mardi, jeudi et vendredi dans une entreprise où l'horaire est réparti du lundi au vendredi et où le repos hebdomadaire est donné le dimanche, quitte son travail le vendredi soir et reprend le travail le lundi une semaine plus tard. Il aura pris 6 jours ouvrables de congés : son premier jour de congé est le lundi, premier jour où il aurait dû travailler. Le mercredi qui est pour lui un jour de repos est néanmoins un jour ouvrable, de même que le samedi précédant son retour dans l'entreprise. Exemple n 2 : si ce même salarié s'absente à partir du mardi soir et reprend le travail le lundi suivant, il aura pris 3 jours ouvrables de congés. En effet, son premier jour de congé est le jeudi, premier jour où il aurait dû travailler, le samedi suivant est un jour ouvrable compté comme jour de congé, bien que non travaillé dans l'entreprise. 2) Le cas des salariés en CDD Au même titre qu'un salarié en CDI, le salarié en CDD a droit à un congé annuel dans les conditions prévues aux articles L. 3141-1 et suivants. Il peut donc, si la durée de son contrat le permet, en accord avec son employeur, prendre des jours de congés payés au cours de celui-ci. Dans l'hypothèse où le régime des congés applicable dans l'entreprise ne permet pas au salarié la prise effective de ceux-ci, il lui est alloué à l'issue de son CDD une indemnité compensatrice de congés payés au titre du travail effectivement accompli pendant le contrat. 3) Le cas des salariés embauchés ou quittant l entreprise en cours d année Ceux-ci n auront droit qu à une partie de leur congé. Ainsi par exemple, un salarié embauché le 1 er décembre 2014 bénéficiera de 15 jours ouvrables de congés payés (à raison de 2,5 jours par mois entre le 1 er décembre 2014 et le 31 mai 2015, soit 6 mois X 2,5 jours = 15 jours.) B) LA NOTION DE TRAVAIL EFFECTIF La durée du congé s'apprécie en fonction du nombre de mois de travail effectif accomplis par le salarié. NB : bien que la Cour de justice de l union européenne (CJUE) ait mis à mal la notion de travail effectif, le Code du travail la maintient toujours. Ainsi, pour déterminer la durée du congé, la loi assimile certaines périodes d'absence à du temps de travail effectif. Il s agit notamment des : -jours fériés chômés ; -congés payés de l année précédente ; 3

-jours de repos acquis au titre de la réduction du temps de travail (JRTT) ; -repos compensateur au titre des heures supplémentaires ; - congé de maternité ; -trois premiers mois de maladie de la période de référence et des périodes de suspension du contrat de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle dans la limite d une durée ininterrompue d un an, pour le personnel ouvrier et employé ; -congés pour événements familiaux. Rappelons que : - l article 511 de la convention collective relatif aux agents de maîtrise et aux cadres prévoit que «les jours d absence pour maladie constatée par certificat médical n entraînent pas une réduction des congés annuels». En conséquence, les cadres et agents de maîtrise en longue maladie continuent à acquérir des droits à congés payés de façon indéfinie et sans contrepartie de travail ; -l'absence du salarié pour cause d'accident de trajet est assimilée à l'absence pour cause d'accident du travail. C) LE FRACTIONNEMENT DU CONGÉ Le congé principal peut être fractionné, à condition que l'une au moins de ces fractions représente une durée minimale de 12 jours ouvrables continus pris entre 2 jours de repos hebdomadaires dans la période allant du 1 er mai au 31 octobre de chaque année. Les jours restant dus peuvent être pris en une ou plusieurs fois à l'intérieur ou en dehors de la période légale. La faculté de fractionnement des congés payés hors 5 ème semaine, qu'elle soit mise en oeuvre par l'employeur ou demandée par le salarié implique dans tous les cas l'accord de l'autre partie. Lorsque le congé principal est fractionné et qu'une partie de celui-ci est prise en dehors de la période légale des congés, la loi accorde des jours supplémentaires au salarié : - 3 à 5 jours de congés pris en dehors de la période légale : 1 jour supplémentaire ; - 6 jours et plus pris en dehors de la période légale : 2 jours supplémentaires. Les salariés peuvent renoncer à titre individuel aux jours de congés supplémentaires pour fractionnement. Toutefois, en l'absence d'accord collectif, il appartient à l'employeur qui se prévaut de cette renonciation d'en apporter la preuve. En effet, celle-ci ne se présume pas ; l'employeur doit exiger une renonciation écrite individuelle de chaque salarié. Si le salarié refuse de signer cet accord individuel, l'employeur ne peut que refuser le fractionnement s'il ne veut pas accorder les jours supplémentaires. D) LES CONGÉS SUPPLÉMENTAIRES 1) Les congés supplémentaires pour ancienneté Les ouvriers et les employés bénéficieront de : - 1 jour supplémentaire après 20 ans d ancienneté dans l entreprise ; - 2 jours après 25 ans ; - 4 jours après 30 ans (ou 1 mois de date à date + 2 jours). 4

Les cadres et agents de maîtrise ayant deux ans de présence dans l entreprise peuvent bénéficier d un congé d un mois de date à date, y compris les jours fériés tombant pendant le congé. Dans ce cas de figure, les éventuels jours fériés tombant pendant ce mois n ont pas d impact sur la durée du congé. 2) Les congés supplémentaires liés à la situation particulière des salariés Les jeunes mères de famille de moins de 22 ans au 30 avril de l année en cours auront droit à : - 2 jours de plus par enfant à charge si le congé acquis excède 6 jours ouvrables ; - 1 jour de plus par enfant à charge si le congé acquis est inférieur ou égal à 6 jours ouvrables. Les jeunes ouvriers et apprentis de moins de 22 ans au 30 avril de l année en cours bénéficieront de l intégralité des congés, soit de 30 jours ouvrables quelle que soit leur ancienneté. III LA PRISE DES CONGÉS A) LA PÉRIODE DE PRISE DES CONGÉS La période pendant laquelle les salariés peuvent effectivement prendre leur congé d été s étend du 1 er mai au 31 octobre, mais peut être modifiée par accord d entreprise sous certaines conditions. En principe, l'employeur doit informer les salariés de la période de prise des congés, et ce, au moins 2 mois avant l'ouverture de celle-ci. La période de prise de la semaine d hiver est, elle, fixée conventionnellement du 1 er novembre au 30 avril. B) L ORDRE ET LES DATES DE DÉPART EN CONGÉS Dans le cas où l'entreprise ne ferme pas, les salariés sont amenés à prendre leurs congés à des moments différents. Il est donc important de fixer l ordre dans lequel ils vont partir. Cet ordre est fixé par l'employeur, après avis des délégués du personnel, en tenant compte : - de la situation de famille des bénéficiaires : présence d'enfants scolarisés à charge, possibilités de congé du conjoint, sachant que les conjoints (ou les partenaires liés par un PACS) travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané ; - de l'ancienneté du salarié dans l'entreprise ; - de l'activité éventuelle du salarié chez d'autres employeurs. Une fois l'ordre des départs fixé, il est communiqué à chaque salarié au moins un mois avant son départ, et affiché dans les locaux de l'entreprise accessibles au personnel. L'employeur ne peut pas imposer la prise des congés payés sans respecter ce délai de prévenance. S'il n'observe pas ce délai et met le salarié en congé, il est redevable de dommages et intérêts en réparation du préjudice subi par celui-ci. 5

Information pratique : pour le personnel ouvrier, l article 322 de la convention collective précise que dans les entreprises où les congés sont pris par roulement, les dates de départ doivent être communiquées aux intéressés le 31 mai au plus tard et sous réserve que chacun connaisse sa date de départ au moins un mois à l avance. Toutefois, une recommandation patronale du 10 mars 1965 précise que «en raison de la nécessité, pour les intéressés, de louer, ou faire des réservations, plusieurs mois à l avance, la délégation patronale a accepté de recommander de façon très instante de faire connaître, dans la deuxième quinzaine de février, les dates des vacances afin de permettre à chacun de prendre toutes dispositions utiles». C) LE RESPECT DES DATES DE CONGÉS L'ordre et les dates de départ fixés par l'employeur ne peuvent être modifiés dans le délai d'un mois avant la date prévue du départ. Toutefois, en raison de circonstances exceptionnelles, l'employeur peut modifier les dates de départ en congés moins d'un mois avant la date fixée. La notion de circonstances exceptionnelles est entendue strictement par la jurisprudence. Constitue une circonstance exceptionnelle : -le fait pour une société d'être admise, à la suite de graves difficultés financières, au bénéfice de la procédure de suspension des poursuites devant le tribunal de commerce, avec obligation de déposer un plan d'apurement du passif avant l'été ; -ou le décès d'un salarié. Enfin, le salarié doit respecter les dates des congés payés et reprendre son travail à la date prévue. À défaut, il s'expose à une sanction disciplinaire. D) LE REPORT DES CONGÉS EN CAS DE MALADIE OU D ACCIDENT DU TRAVAIL 1) Maladie, accident du travail ou maladie professionnelle intervenant avant le départ en congé Lorsqu'un salarié s'est trouvé dans l'impossibilité de prendre ses congés annuels au cours de l'année de référence, en raison d'absences liées à une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle survenus avant le départ en congé, les congés payés qu'il a acquis sont reportés après la date de reprise du travail. Cela signifie que, même lorsque la période de référence est expirée, le salarié dans l'impossibilité de prendre ses congés pour maladie peut prétendre soit au report de ses congés, soit, si son contrat de travail est rompu, à l'indemnité compensatrice de congés payés. 2) Maladie pendant les congés Si le salarié tombe malade pendant ses congés, il reprendra son travail à la date initialement prévue. A son retour, il pourra en accord avec son employeur fixer une nouvelle date pour compenser les congés dont il n a pu bénéficier en raison de sa maladie. 6

IV- LA FERMETURE DE L ENTREPRISE PENDANT LES CONGÉS La fermeture de l entreprise peut être décidée pour tout ou partie de la période fixée pour les congés, obligeant par-là les salariés à prendre simultanément leur congé annuel. Le comité d entreprise sera consulté sur la fermeture lors de sa consultation sur la fixation de la période de prise des congés payés. Lorsqu il y a fractionnement par fermeture d établissement, l employeur doit recueillir l avis conforme des délégués du personnel ou à défaut, l agrément des salariés. A) LA FERMETURE LIMITÉE À LA DURÉE DES CONGÉS LÉGAUX Pour le personnel qui a acquis un droit complet à congés payés, il n y a aucune difficulté. Quant aux salariés n'ayant pas acquis un droit à congés payés suffisant pour couvrir la totalité de la période de fermeture, le dispositif leur permettant de prétendre aux allocations publiques de chômage partiel a été abrogé depuis le 1 er juillet 2013. B) LA FERMETURE DÉPASSANT LA DURÉE DES CONGÉS LÉGAUX Lorsqu'un établissement ferme pendant une durée supérieure à celle des congés légaux annuels, l'employeur est tenu, pour chacun des jours ouvrables de fermeture excédant cette durée, de verser à son personnel une indemnité qui ne peut être inférieure à l'indemnité journalière de congés payés. C) LA FERMETURE PENDANT LA 5 ème SEMAINE DE CONGÉS Comme pour le congé principal, une fermeture de l'entreprise peut être prévue pour tout ou partie de la 5 ème semaine. Le fractionnement est possible sans l'avis conforme des délégués du personnel ou sans l'accord des salariés en l'absence de DP. V - LA RÉTRIBUTION DU CONGÉ A) POUR LES OUVRIERS 1) Pour le congé d été C est la règle conventionnelle du 1/12ème des heures effectuées ou assimilées qui s applique pour les quatre semaines de congé d été. Le calcul sera donc le suivant : a) Additionner les heures normales effectuées entre le 1 er juin et le 31 mai de l année concernée ; b) Convertir les heures supplémentaires en heures normales : - les heures à 25 % doivent être multipliées par 1,25 - les heures à 33 % doivent être multipliées par 1,33 - les heures à 50 % doivent être multipliées par 1,50 - les heures à 100 % doivent être multipliées par 2. Une fois la conversion effectuée, il faut additionner le nombre d heures normales ainsi obtenu ; c) Additionner les heures normales et les heures converties, en prendre le douzième et le multiplier par le taux horaire. Le résultat obtenu correspondra à la rétribution de 24 jours ouvrables soit 4 semaines de congé. 7

Indemnité de congé Total des heures effectuées et assimilées Taux horaire au moment des ouvriers = x de la prise du congé 12 2) Pour la semaine d hiver La formule de calcul conventionnelle applicable, quel que soit l horaire de l entreprise, est la suivante : 40 heures x taux horaire. Ce résultat correspond à la rétribution d une semaine complète soit 6 jours ouvrables. 3) Majoration de l indemnité liée au congé d été Les ouvriers bénéficieront d une majoration de leur indemnité de congés payés correspondant au congé principal à partir de 20 ans d ancienneté dans l entreprise : - les ouvriers ayant 20 ans d ancienneté dans l entreprise recevront l indemnité de congés payés suivante : (1/12 des heures travaillées pendant la période de référence) x (25/24) x (taux horaire) ; - les ouvriers ayant 25 ans d ancienneté dans l entreprise recevront l indemnité de congés payés suivante : (1/12 des heures travaillées pendant la période de référence) x (26/24) x (taux horaire) ; - les ouvriers ayant 30 ans d ancienneté dans l entreprise recevront l indemnité de congés payés suivante : (1/12 des heures travaillées pendant la période de référence) x (28/24) x (taux horaire) à moins qu ils ne choisissent de prendre un mois de date à date. B) POUR LES EMPLOYÉS Le salaire habituel est maintenu pendant toute la durée du congé, auquel s ajoute, le cas échéant, le supplément d ancienneté suivant : -1/26ème de la mensualité pour 20 ans ; -2/26ème de la mensualité pour 25 ans et plus ; -2/26ème de la mensualité + 1 mois de date à date pour 30 ans et plus. C) POUR LES CADRES ET AGENTS DE MAÎTRISE Le salaire habituel est maintenu pendant toute la durée du congé. ATTENTION : les formules de calcul énoncées ci-dessus doivent être systématiquement comparées avec la règle légale du 10 ème des sommes. C est la formule la plus avantageuse pour le salarié qui doit être retenue. 8