POLITIQUE DE DOTATION DES RESSOURCES HUMAINES Présentée au conseil d administration le 29 novembre 2007
PRODUCTION Monsieur Stanley Smith Service des ressources humaines AUTRES COLLABORATEURS Comité de direction générale N.B : Le genre masculin utilisé dans le texte désigne aussi bien les hommes que les femmes et n est utilisé qu aux seules fins d alléger le texte. 2
1. PRÉAMBULE ET OBJECTIFS 1.1 PRÉAMBULE Afin de bien remplir sa mission, le Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles a besoin de ressources humaines compétentes, engagées, et qui répondent adéquatement aux besoins de notre clientèle. En conformité avec les lois et règlements régissant les établissements publics, les conventions collectives, répertoires et décrets, la présente politique a pour but de mettre à jour, de faire connaître et de baliser le processus de dotation des ressources humaines au Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles. La présente politique remplace tout autre document sur le sujet. 1.2 OBJECTIFS S assurer d avoir une vision commune du processus de dotation des ressources humaines ; S assurer d avoir en tout temps des ressources humaines compétentes et en nombre suffisant pour combler les besoins; Déterminer les rôles et fonctions de chacun en regard de la présente politique; Orienter la sélection, l accueil, l intégration, l évaluation et la rétention des nouveaux employés. 2. ÉTAPES 2.1 DÉFINITION DES BESOINS EN MAIN-D OEUVRE Le processus de dotation débute par une définition des besoins en main d œuvre de tous les postes de l organisation. Cette analyse des effectifs est faite une fois par année par le comité de direction et une copie est transmise au Service des ressources humaines. Cette analyse comprend les besoins en main-d œuvre par titre d emploi et en équivalent temps complet de chacune des unités, succursales, directions et chacun des services. Chaque titre d emploi doit inclure une définition de fonctions, la scolarité exigée ainsi que les habiletés et qualités requises pour exécuter la tâche. Les départs à la retraite, démissions et congés de maternité doivent être pris en considération dans la planification des besoins en main-d œuvre. 3
2.2 LE RECRUTEMENT Lorsqu un poste devient vacant suite à une mutation, un départ de l établissement ou une absence temporaire, le directeur concerné informe le Service des ressources humaines afin de combler le poste vacant. Le poste est comblé par recrutement interne ou externe. 2.2.1 Le recrutement interne : Pour le personnel syndiqué, il se fait conformément aux conventions collectives en vigueur. Le poste vacant est affiché aux endroits habituels selon les délais prescrits auxdites conventions collectives sur les formulaires prévus à cet effet, ou comblé temporairement par la liste de disponibilité. Lorsqu il s agit d un poste non-syndiqué mais syndicable, il est également affiché aux endroits habituels selon les règles en vigueur. Lorsqu il s agit d un poste de cadre, il est affiché aux endroits habituels selon les règles prévues dans le «Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux cadres des régies régionales et des établissements de santé et de services sociaux (décret 1218-96)» et dans la «Politique de gestion portant sur la dotation des postes de cadres». Par reconnaissance pour ses ressources humaines et afin de maintenir la motivation du personnel, à compétences égales, le Centre jeunesse favorisera ses ressources humaines internes pour tout poste vacant avant d embaucher des personnes de l externe. 2.2.2 Le recrutement externe : Lorsque l organisation ne peut combler ses besoins par le recrutement interne, elle doit se tourner vers le recrutement externe pour se créer une banque de main-d œuvre de personnes compétentes potentiellement susceptibles d être embauchées pour ses besoins futurs. Compte tenu des coûts engendrés par l affichage externe et l ensemble du processus de dotation, le Centre jeunesse doit cibler ses sources de recrutement et exploiter toutes celles qui sont disponibles sans frais. Les principales sources de recrutement sont les quotidiens provinciaux à grand déploiement comme Le Soleil et La Presse. L établissement décide en fonction de chaque affichage quels seront le ou les quotidiens retenus. Les périodiques régionaux sont également sollicités pour tout affichage externe en respect pour la population que nous desservons. Toutes les sources sans frais de recrutement électronique de main-d œuvre sont également utilisées afin de réduire les coûts d affichage et d augmenter notre bassin de candidats potentiels, les principales sont les suivantes : ARSSS de Montréal, les universités, le Centre d emploi, l ACJQ, les autres centres jeunesse, sans oublier nos propres employés. 4
Les curriculum vitae reçus et qui répondent à nos exigences sont classés en fonction de la scolarité et/ou de l expérience des postulants. Lors d affichage externe, l employeur s y réfère pour retenir les candidats potentiels. Ils sont conservés pour une période de douze (12) mois. 2.3 LA SÉLECTION Le moyen privilégié pour déposer une candidature au Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles est le curriculum vitae. Cette procédure permet au candidat d ajuster celui-ci en fonction du poste sur lequel il postule et permet également à l employeur d apprécier le candidat en fonction des exigences du poste disponible. Toute personne déposant un curriculum vitae reçoit un accusé de réception du Service des ressources humaines. 2.3.1 La sélection d un poste vacant syndiqué Le premier critère de sélection pour le poste syndiqué est celui de l ancienneté tel que prévu aux conventions collectives. L employeur doit par la suite vérifier si le candidat ayant le plus d ancienneté répond aux exigences normales de la tâche. Ces exigences doivent être pertinentes et en relation avec la nature des fonctions. Lorsqu il le juge à propos, l employeur peut utiliser des tests afin de s assurer que le candidat répond adéquatement au poste pour lequel il pose sa candidature. Il peut aussi se servir d une entrevue pour confirmer l engagement de la personne et ainsi permettre au candidat d obtenir des informations supplémentaires sur les nouvelles fonctions qu il désire occuper. 2.3.2 Poste non-syndiqué mais syndicable La sélection de cette catégorie de personnel n est pas régie par un décret ou un règlement. La charte sur les droits et libertés de la personne vient préciser que l employeur ne doit pas agir de façon discriminatoire. Pour ce faire, l employeur procède à la sélection de l employé selon les exigences du poste à combler et la capacité de la personne de faire ce travail en se basant sur les résultats d un test d aptitudes et d une entrevue de sélection. À compétences égales les candidatures de l interne seront favorisées. 2.4 COMITÉ DE SÉLECTION ET D ENTREVUE Le comité de sélection est formé d au moins trois (3) personnes, dont le supérieur immédiat, un représentant cadre des ressources humaines et d un autre membre du personnel cadre de l établissement pour la sélection de personnel syndiqué et syndicable non- syndiqué. 5
Des entrevues de sélection sont donc prévues pour toutes les embauches de personnes non-syndiquées mais syndicables et syndiquées. Nos grilles d entrevue sont en fonction des postes à combler et sont validées par une firme spécialisée en ressources humaines. Les entrevues sont semi-structurées, c'est-à-dire que les questions sont posées dans un ordre prédéterminé mais les interviewers peuvent en tout temps demander des précisions. 2.4.1 Test d aptitudes et de connaissances Afin de permettre à l employeur de prendre une décision éclairée, des tests d aptitude et de connaissance sont exigés pour le personnel clinique, le personnel de secrétariat et de bureau. Ces tests sont en fonction des besoins du poste à combler. Les tests d aptitudes et de connaissances constituent un très bon indicateur de performance au travail. 2.4.2 Prise de références et antécédents judicaires La prise de références est une condition essentielle avant de prendre une décision lors de l embauche d un nouvel employé. Le Service des ressources humaines contactera, avec l accord du candidat, les anciens employeurs ou tout organisme, pour s enquérir du fonctionnement de l employé lorsqu il était à leur emploi. Les informations seront consignées par écrits sur les formulaires appropriés. La vérification des antécédents judicaires est faite en conformité avec la «Politique concernant la vérification des antécédents judicaires». 2.5 INTÉGRATION DU NOUVEL EMPLOYÉ L intégration du nouvel employé est une étape très importante dans l embauche du personnel. La personne nouvellement graduée ou qui provient d une autre organisation fait face à un milieu de travail structuré différemment, avec ses politiques, ses règles de fonctionnement à suivre, de nouvelles personnes à côtoyer. Cette transition peut être une étape difficile si elle n est pas suffisamment supervisée, d où la nécessité de porter une attention très particulière à cette étape du processus de dotation. Cette intégration doit être structurée et bien documentée afin de permettre au nouvel employé de se familiariser progressivement avec la culture, les règles et les politiques de l organisation. Cette familiarisation lui permettra de développer des liens étroits avec les nouveaux collègues de travail et surtout, de connaître ses nouvelles fonctions et responsabilités ce qui lui permettra de réaliser la mission du Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles. L intégration du personnel se compose des étapes importantes suivantes : l accueil, l orientation, la période probatoire et l essai. 6
2.5.1 L accueil Se définit comme l étape où le nouvel employé entre en contact directement avec l établissement suite à la décision d embauche. Conformément à la «Politique d accueil et d intégration des nouveaux employés» il est accueilli par le Service des ressources humaines et son dossier est ouvert officiellement. Il est alors informé des modalités concernant les assurances collectives, le syndicat, les avantages sociaux et le fonctionnement de la paye. Il sera présenté à la directrice générale, aux directeurs et aux membres de l administration et la pochette d accueil lui sera remise. Lors de ce premier contact, l employé recevra la formation sur le système PIJ si requis. Il sera également référé à un représentant du syndicat. 2.5.2 Orientation Le cadre responsable du service accueillera par la suite l employé pour lui présenter le contenu de la pochette d accueil, les différentes instances de l organisation et le familiariser avec son nouveau service, le profil de la clientèle et l équipe de travail. Cette étape peut durer de un à deux jours. 2.5.3 Période probatoire Conformément à la «Politique d encadrement du personnel» tout nouvel employé doit être soumis à une période probatoire dont les règles et pratiques sont comprises dans la «Procédure de gestion de la période probatoire». C est le supérieur immédiat qui a la responsabilité de voir à la gestion de la période probatoire. Cette période cruciale est l étape ultime pour accepter ou refuser une nouvelle embauche. Le supérieur immédiat doit y apporter une attention très particulière parce qu elle est déterminante pour la réussite ou l échec futur de l employé au sein de l organisation. 2.5.4 Essai Période pendant laquelle un employé syndiqué ou non syndiqué, mais syndicable de l interne accepte un poste pour une durée déterminée. A la fin de cette période, l employé peut retourner sur son ancien poste ou l employeur peut le retourner à son ancien poste s il juge qu il ne satisfait pas aux exigences de la tâche 2.6 RÔLES ET RESPONSABILITÉS 2.6.1 La Direction générale s assure de la mise en place des conditions nécessaires pour l actualisation et la réalisation de la présente politique. 2.6.2 Le Service des ressources humaines est responsable de l application, de l évaluation de la présente politique et de sa mise à jour. 7
2.6.3 Le supérieur immédiat est responsable, avec le support du Service des ressources humaines, de la mise en application des points relevant de sa responsabilité. 2.6.4 L employé est responsable de fournir tous les efforts nécessaires pour l atteinte des objectifs de ses nouvelles fonctions pour lesquelles il s est engagé. 3. APPLICATION La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil d administration. 8