Kia Canada Inc. APHO - Règlement sur les Normes d'accessibilité intégrées Date : 2014 Objectif : Cette politique vise à répondre aux exigences qu impose l article 7 du Règlement de l Ontario 429/07 (Normes d accessibilité pour les services à la clientèle), en vertu de la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'ontario, et s'applique à la disposition des biens et des services au public ou autres tierces parties, et non aux biens eux-mêmes. DÉFINITIONS Formats accessibles Incluant, mais sans se limiter à, les gros caractères, les enregistrements audio et les formats électroniques, le braille et autres formats utilisés par les personnes handicapées. Aides à la communication Incluant, mais sans se limiter à, les sous-titres, les appareils de suppléance à la communication, le langage clair, le langage des signes et tout autre moyen facilitant des communications efficaces. Gestion du rendement Activités liées à l évaluation et à l amélioration du rendement d un employé, de sa productivité et de son efficacité en vue de contribuer à son succès. Réaffectation S entend du fait d affecter un employé à un autre service ou un autre poste au sein de la même organisation au lieu de le mettre à pied, lorsque l organisation a éliminé un poste ou un service donné. APPLICATION Cette politique s'applique à tous les employés, bénévoles, agents et/ou agent contractuel (collectivement appelés les «employés») de Kia Canada Inc. («KCI») qui traitent directement avec les clients de KCI ou le public en général (les «clients»). Cette politique s'inscrit dans le manuel principal de l'employé de KCI et sera interprétée et appliquée en accord avec ledit manuel. 1 Page
PRINCIPES GÉNÉRAUX En accord avec le règlement sur les Normes d'accessibilité intégrées (Règlement de l'ontario 191/11), la présente politique porte sur ce qui suit : A. Exigences générales B. Recrutement, Évaluation et Sélection C. Formats accessibles et aides à la communication pour les employés D. Renseignements relatifs aux interventions d'urgence sur le lieu de travail E. Plans d'adaptation individualisés et documentés F. Gestion de la performance ainsi que perfectionnement et avancement professionnel G. Processus de retour au travail H. Réaffectation I. Revue A. Exigences générales Les exigences qui s'appliquent aux quatre (4) normes suivantes sont décrites dans cette politique : Information et Communications, et Emploi i. Établissement de politiques en matière d'accessibilité Kia Canada va élaborer, mettre en œuvre et tenir à jour des politiques visant à régir comment atteindre l'accessibilité par le biais de ces exigences. Kia Canada Inc. va inclure dans ses politiques une déclaration relativement à leur engagement envers la satisfaction, en temps opportun, des besoins en matière d accessibilité des personnes handicapées. Ces documents seront rendus publics dans un format accessible, sur demande. Kia Canada Inc. va établir, mettre en œuvre, tenir à jour et documenter un plan d accessibilité pluriannuel qui décrit sommairement sa stratégie pour, d une part, prévenir et supprimer les obstacles et, d autre part, satisfaire aux exigences que lui impose l'apho; ces plans d'accessibilité seront disponibles dans un format accessible, sur demande, et affichés sur notre site Web. Kia Canada Inc. va revoir et mettre à jour son plan d'accessibilité au moins tous les cinq (5) ans et va établir, revoir et mettre à jour ses plans d'accessibilité en consultation avec des personnes handicapées ou un comité consultatif. Des rapports d'étape annuels seront préparés sur l'état d'avancement des mesures prises pour mettre en œuvre le plan d'accessibilité de Kia Canada Inc. Ce rapport d'étape sera affiché sur notre site Web. Sur demande, ce rapport sera disponible en format accessible. ii. Exigences en matière de formation Kia Canada Inc. va assurer une formation à ses employés et à ses bénévoles concernant l'apho ainsi que le Code des droits de la personne de l'ontario eu égard aux personnes handicapées. Cette formation sera aussi fournie aux personnes chargées d'élaborer les politiques de Kia Canada Inc., ainsi que toutes autres personnes fournissant des biens, des services ou des installations au nom de Kia Canada Inc. 2 Page
La formation sera fournie selon les besoins aux nouveaux employés et en fonction des modifications apportées aux politiques d'accessibilité de Kia Canada Inc. iii. iv. Dossiers Kia Canada Inc. conservera des dossiers sur la formation fournie, les dates de formation ainsi que le nombre d'employés formés. Processus de rétroaction Kia Canada Inc. va s'assurer que tous les processus de rétroaction (tant internes qu'externes) seront accessibles aux clients ou aux employés, sur demande. En accord avec l article 7 du Règlement de l Ontario 429/07 (Normes d accessibilité pour les services à la clientèle, Kia Canada Inc. rendra publics les formats accessibles de rétroaction. iv). Formats accessibles et aides à la communication À moins que le matériel ne puisse être converti, Kia Canada Inc. va fournir ou faire fournir sur demande des formats accessibles et des aides à la communication pour les personnes handicapées. Les formats accessibles et les aides à la communication seront fournis en temps opportun et sans frais additionnel à la personne handicapée. Kia Canada Inc. tiendra compte des besoins de la personne handicapée lors des demandes individuelles et consultera la personne afin de s assurer de répondre de façon adéquate. Kia Canada Inc. rendra publics les formats accessibles et les aides à la communication. B. Recrutement, Évaluation et Sélection Kia Canada Inc. avisera les employés et le public que des mesures d'adaptation sont disponibles pour les candidats handicapés qui postulent un emploi. Les candidats seront informés que ces mesures d'adaptation sont disponibles sur demande pour le processus d'entrevue ou les autres méthodes de sélection des candidats. Lorsqu'une mesure d'adaptation est requise, Kia Canada Inc. consultera le candidat et fournira des mesures d'adaptation appropriées ou prendra des dispositions en la matière. Les candidats retenus seront informés des politiques et des aides à l'adaptation de Kia Canada Inc. pour les personnes handicapées. C. Formats accessibles et aides à la communication pour les employés Kia Canada Inc. devra s'assurer que les employés sont avisés de nos politiques concernant les employés handicapés ainsi que de tout changement apporté aux dites politiques. À la demande d'un employé handicapé, Kia Canada Inc. fournira ou fera fournir des formats accessibles et des aides à la communication pour ce qui suit : Information nécessaire pour faire son travail; et Information généralement mise à la disposition des employés au lieu de travail. 3 Page
En consultation avec l'employé faisant la demande, Kia Canada Inc. déterminera la meilleure façon de fournir des formats accessibles et des aides à la communication. Sites et contenus Web accessibles Kia Canada Inc. s'assurera que notre site Web et tout le contenu Web publiés après le 1 er janvier 2012 sont conformes aux Règles pour l accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0, en accord avec le calendrier présenté par l'apho. D. Renseignements relatifs aux interventions d'urgence sur le lieu de travail Sur demande, Kia Canada Inc. préparera des renseignements relatifs aux interventions d'urgence sur le lieu de travail pour les employés handicapés. Ces renseignements tiendront compte des obstacles uniques en raison du handicap d'une personne ainsi que de l'aspect physique d'un lieu de travail, et seront préparés en consultation avec l'employé concerné. Ces renseignements seront revus lorsque : L employé change de lieu de travail au sein de l organisation Les besoins ou les plans généraux en matière de mesures d adaptation pour l employé font l objet d un examen, et/ou Kia Canada Inc. procède à un examen de ses politiques générales en matière d interventions d urgence. E. Plans d'adaptation individualisés et documentés Kia Canada doit aussi élaborer et instaurer des processus écrits régissant l élaboration de plans d adaptation individualisés et documentés pour les employés handicapés. Le processus d élaboration des plans d adaptation couvre les points spécifiques suivants : La manière dont l employé peut participer à l élaboration du plan qui le concerne Les moyens utilisés pour évaluer l employé de façon individuelle La manière dont l employé peut demander une évaluation, à ses frais, par un expert externe du milieu médical ou un autre expert afin de l aider à déterminer si et comment des mesures d adaptation peuvent être mises en œuvre Les mesures prises pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels concernant l employé À quelle fréquence et comment les plans d'adaptation individualisés seront examinés et mis à jour, et Les moyens de fournir le plan d adaptation individualisé dans un format qui tient compte des besoins en matière d accessibilité de l employé qui découlent de son handicap. F. Gestion de la performance ainsi que perfectionnement et avancement professionnel Kia Canada Inc. tiendra compte des besoins en accessibilité des employés handicapés lors de la mise en œuvre des processus de gestion du rendement, ou lors des possibilités de perfectionnement et d avancement professionnels Les plans d'adaptation individualisés seront consultés, tel que requis. 4 Page
G. Processus de retour au travail Kia Canada Inc. élaborera et instaurera un processus de retour au travail à l intention de ses employés qui sont absents en raison d un handicap et qui ont besoin de mesures d adaptation liées à leur handicap afin de reprendre leur travail. Le processus de retour au travail décrira les mesures que Kia Canada Inc. prendra pour faciliter le retour au travail des employés et intégrera les plans d adaptation individualisés et documentés (tel que décrit l article 28 du règlement). H. Réaffectation Les besoins en matière d'accessibilité des employés handicapés seront considérés en cas de réaffectation. Les plans d'adaptation individualisés seront consultés, tel que requis. I. Revue Cette politique sera revue à intervalles réguliers et au moins tous les cinq (5) ans, afin de s'assurer qu'elle reflète les pratiques actuelles de Kia Canada Inc. ainsi que les exigences législatives. 5 Page