PROCES VERBAL ASSEMBLEE GENERALE DE LA COPROPRIETE 10 JUIN 2010 Lieu : Présents : Salle des Cèdres Grandchamp des Fontaines M. Manuel DA COSTA (Président) Mme Marie-Noëlle MIRANDA (Trésorier) Mme Daniela CRONIER (Secrétaire) M. Frédéric GUILLO-GUILLOT (Responsable suivi Espaces Verts) Nombre de propriétaires présents et représentés : 41 I- ACTE DE PRESENCE Signature du registre du bureau par l ensemble des propriétaires présents. II- MODIFICATION DU BUREAU Annonce de la démission du Trésorier Loïc BECOT et des modifications de répartition de poste au sein du bureau suite à son départ. III- MODIFICATION DU REGLEMENT Lors de l Assemblée Générale de 2009, il avait été proposé une modification du règlement, suite à une requête d un propriétaire, afin de palier aux problèmes suivants : Règlement inadapté à la topologie des terrains ayant une dénivellation supérieure à 40 cm Problème de sécurité lié aux risques de glissement de terrain sur les voies ou trottoirs (dû à des terrains détrempés, des conditions climatiques exceptionnelles, etc ) Problème d esthétique Il avait été alors envisagé de permettre aux propriétaires des lots 32, 33, 34, 39, 40, 43 et 58 d édifier un mur de soutènement jusqu à une hauteur maximale d un mètre en conformité avec le Plan Local de l Urbanisme. Deux conditions devaient être remplies : - accord de la Municipalité : proposition déjà soumise et acceptée Page 1/8
- accord d une majorité de propriétaires afin d atteindre un quota minimum suivant la règle définie par l article L442-10 du code de l urbanisme : Au moins 2/3 des propriétaires détenant ensemble au moins 3/4 de la superficie du lotissement (soit 46 554 m 2 de la surface totale du lotissement) Ou 3/4 des propriétaires détenant ensemble au moins 2/3 de la superficie du lotissement (soit 41 381 m 2 de la surface totale du lotissement). En juin 2009, le résultat n avait pas pu être entériné car le quota minimum permettant de respecter la règle de la majorité n était pas atteint. Tous les propriétaires n étant pas représentés lors de cette Assemblée Générale, il a été décidé d adresser à tous cette proposition par courrier afin que chacun ait la possibilité d exprimer son avis. Sur les 79 votants : - 40 se sont abstenus ; - 30 se sont montrés favorables à cette proposition (soit une surface détenue de 21 171 m 2 ) - 7 ont été défavorables à cette proposition - 2 bulletins blancs Au vu des résultats obtenus, le quota minimum nécessaire n est toujours pas atteint. La proposition de modification du règlement concernant ce point précis ne peut être adoptée à ce jour. IV- REMPLACEMENT DES ARBUSTES : Afin de procéder au remplacement des arbustes morts, un courrier a été adressé par le bureau à l ensemble des propriétaires pour procéder au recensement des arbustes à remplacer. Sur les 30 propriétaires concernés, 4 ont renvoyé leur réponse hors délais et leur demande n a pas été prise en compte. Suite à cette démarche, il a été demandé à la société ISS Espaces Verts de procéder au remplacement de 118 arbustes. L entreprise est intervenue au cours du mois de janvier 2010. S agissant de cette intervention, plusieurs propriétaires ont fait part de leur étonnement de ne pas avoir été informés au préalable du passage de la société. Il a également été pointé un manque d information de la part du bureau à l égard des propriétaires ayant rendu leur réponse hors délais. Ces derniers n ont en effet pas été avertis de la non prise en compte de leur demande. Malgré l intervention de la société ISS Espaces Verts, il a été constaté qu un certain nombre d arbustes morts n a pas été remplacé, le paysagiste ayant même enlevé des arbustes qu il n a pas remis. Le bureau a proposé de prendre à nouveau contact avec les responsables de la société concernée pour avoir davantage de précisions quant à l intervention réalisée. Page 2/8
V- AMELIORATIONS AU SEIN DU LOTISSEMENT : Circulation : Lors de la précédente assemblée générale, le bureau avait été interpellé quant à la question de la vitesse excessive constatée de la part de certains véhicules au sein du lotissement. S il avait été pointé qu il s agissait avant tout que chacun puisse adopter un comportement citoyen afin de respecter la réglementation (limitation de vitesse à 30 km/h dans l ensemble du lotissement), il avait été proposé de réfléchir à la mise en place de dispositifs visant à réduire la vitesse effective. L installation d un éventuel dispositif serait cependant à la charge de l ensemble des propriétaires. Plusieurs pistes de réflexion ont ainsi été envisagées par le bureau : - Implantation de panneaux de limitation de vitesse aux entrées du lotissement : environ 250 par panneau - Mise en place de balises centrales auto-relevables : environ 220 pour 3 balises - Marquage au sol et implantation de panneaux «stop» à certains croisements du lotissement : environ 300 par aménagement - Ralentisseurs transversaux type «gendarme couché» : environ 2 000 par dispositif Au vu des coûts plus ou moins onéreux de chacun de ces dispositifs, un échange s est engagé afin de débattre sur la nécessité de réaliser ces aménagements. De nouveau, il a été rappelé que la sécurité était l affaire de tous et que chacun devait adopter un comportement citoyen lorsqu il circulait au sein du lotissement. C est pourquoi, avant d envisager la réalisation d aménagements couteux, il a été décidé de privilégier dans un premier temps l implantation aux deux entrées du lotissement des deux panneaux de signalisation suivants : L achat et l implantation de ces dispositifs sont estimés à un coût d environ 1200. Aucun devis n ayant été réalisé pour l instant, le coût global de ce projet reste à déterminer de manière plus précise. Accès pompiers nord : Malgré les dispositions prises, il a été de nouveau constaté le passage à plusieurs reprises de voitures sur la piste cyclable et sur le parking attenant pour rejoindre l autre partie du lotissement. Page 3/8
Afin d empêcher de tels agissements, différentes propositions (mise en place d un poteau au milieu de la piste cyclable, implantation de poteaux autour du parking, implantation de haies vives) ont été mises en débat pour limiter l accès à ces parties. Il a été finalement décidé de privilégier l implantation d une haie vive des deux côtés de la partie de la piste cyclable concernée ainsi qu autour du parking. Pour limiter le coût de cette installation, plusieurs propriétaires se sont proposés afin de participer à la plantation des arbustes.!!! Nous remercions par avance les volontaires et les invitons à se manifester auprès du bureau!!! Email : vallon-epinais@laposte.net VI- ENTRETIEN DES ESPACES VERTS : Afin d assurer l entretien des espaces verts communs, un contrat a été signé avec la société «Parcs et Jardins» de Nort-sur-Erdre. Moyennant une prestation annuelle de 6 500, cette dernière s est engagée à effectuer 12 passages au cours de l année selon un calendrier établi. Un propriétaire a cependant interpellé le bureau sur les prestations de cette société estimant que l entretien réalisé était médiocre. Il a été rappelé que cette société avait pointé l état déplorable des espaces verts lors du début de son intervention et avait expliqué qu une période de deux ans serait nécessaire pour permettre l épanouissement de ces espaces. Un autre propriétaire a également questionné le fait de savoir si ce prestataire utilisait des pesticides dans les interventions réalisées, ce qui est effectivement le cas. Il a été demandé s il était possible de prévoir l utilisation de produits bio pour effectuer notamment le désherbage. Cette prestation est envisageable mais entrainerait un surcoût financier. Le bureau a proposé de prendre contact avec la société «Parcs et Jardins» afin d en évaluer le coût. VII- ETAT DES COTISATIONS 2009 : S agissant de 2008, la cotisation manquante a été régularisée. La totalité des cotisations a donc été perçue par l association pour cette année. A la date de l Assemblée Générale, 76 cotisations ont été reçues à ce jour sur les 79. Une relance a été effectuée auprès des propriétaires concernés pour percevoir les 3 cotisations manquantes. Page 4/8
Il a été mentionné l importance de s acquitter des cotisations dans le délai imparti, d une part, pour permettre le bon fonctionnement des comptes de l association, et, d autre part, pour éviter la gestion administrative des démarches liées aux relances. VIII- PRESENTATION DU BILAN FINANCIER 2009 (arrêté au 31-12-2009) : POSTES DEPENSES RECETTES COTISATIONS INITIALES TARDIVES 2008 1 360,00 COTISATIONS 2009 (71 cotisations) 7 100,00 INTERETS SUR LIVRET 430,05 ENTRETIEN ESPACES VERTS (11 passages annuels) 5 145,19 ENTRETIEN ECLAIRAGE (contrat prévu pour 2010) 0,00 PROVISION Remplacement Ampoules 1 000,00 ENERGIE ELECTRIQUE (ECLAIRAGE) 963,29 FOURNITURES DIVERSES (bureautique, pot AG ) 152,44 ASSURANCE MULTIRISQUE 200,77 FRAIS DIVERS (f inanciers, notaires ) 439,01 TOTAUX 7 900,70 8 890,05 SITUATION FINANCIERE AU 31/12/2009 DEBIT CREDIT RESULTAT 2009 989,35 SITUATION FINANCIERE AU 31-12-2008 25 078,05 AVOIRS PROVISIONNES (rétrocession du lotissement) 14 000,00 AVOIRS DISPONIBLES (charges courantes du lotissement) 12 067,40 TOTAUX 26 067,40 26 067,40 Le bilan présenté pour l année 2009 a été approuvé à la majorité. Page 5/8
IX- PRESENTATION DU BUDGET PREVISIONNEL 2010 : Pour l année 2010, l association devra assurer les dépenses liées à l assurance de responsabilité civile, l entretien des espaces verts, la maintenance des candélabres et l éclairage du lotissement. POSTES DEPENSES RECETTES AVOIRS DISPONIBLES 2008 12 067,40 COTISATIONS 2009 TARDIVES 800,00 INTERETS SUR LIVRET 280,00 ENTRETIEN ESPACES VERTS 6 500,00 ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE 200,00 MAINTENANCE ECLAIRAGE 1 200,00 ENERGIE ELECTRIQUE 1 000,00 PROVISION LAMPES 1 000,00 FOURNITURES DIVERSES 600,00 FOND DE ROULEMENT DISPONIBLE 2 647,40 TOTAL PREVIONNEL 13 147,40 13 147,40 Le budget de fonctionnement prévisionnel présenté pour 2010 ne prend pas en compte les éventuelles dépenses liées aux travaux d amélioration du lotissement : - Implantation des panneaux de signalisation : budget à prévoir d environ 1 200 - Achat de la haie vive à installer le long de la piste cyclable et du parking attenant à l accès pompiers nord : budget à prévoir d environ 350 Le budget prévisionnel 2010 a été approuvé à la majorité. X- COTISATIONS 2010 : Dans l hypothèse d un classement du lotissement dans le domaine public au plus tard à la fin 2013, plusieurs projections ont été présentées pour déterminer le montant de la cotisation 2010. Les propositions énoncées intégraient le financement des travaux d aménagement (installation de ralentisseurs avenue de l Epinais et aménagement accès pompiers nord) sur l année 2010. Page 6/8
Suite aux échanges lors de l assemblée, les aménagements retenus n ont pas fait l objet de devis précis. Il a été convenu de prévoir une enveloppe budgétaire globale pour ces deux réalisations qui seront financées sur les avoirs disponibles de l association. Cette décision a permis de maintenir le montant de la cotisation à un niveau identique à celui de l année dernière. Le montant de la cotisation pour l année 2010 a ainsi été fixé à 100. Cette proposition a été approuvée à la majorité par l assemblée. XI- ELECTION DU BUREAU : Selon les statuts de l association, les membres du bureau sont élus pour une période de trois ans. A l issue de ce mandat, les membres sortants sont rééligibles. Le bureau doit être composé au minimum d un syndic de trois personnes : - Président - Trésorier - Secrétaire A l échéance de ce premier mandat, les membres du bureau ont indiqué leur souhait de voir cette instance s enrichir d au moins 1 ou 2 personnes supplémentaires notamment pour : - Palier à d éventuelles démissions en cours de mandat - Assurer la gestion des contrats d entretien - Assurer les actions d information et de communication S agissant de la réélection du bureau, tous les membres sortants se sont représentés et ont été réélus à la majorité par l assemblée. Il s agit de : - DA COSTA Manuel - MIRANDA Marie-Noëlle - CRONIER Daniela - PROUST Stéphane - GUILLO- GUILLOT Frédéric Parallèlement, de nouveaux membres se sont proposés pour élargir la composition du bureau. Leur entrée au sein de cette instance a été approuvée à la majorité par l assemblée. Page 7/8
Il s agit de : - LEBRETON Cynthia - MENAND Yannick - BITAUDEAU François - BOURDET Antoine Les membres du nouveau bureau procéderont à l attribution des différents postes lors d une prochaine assemblée ordinaire, qui se tiendra dans les mois à venir. Une information concernant les attributions de chacun sera adressée à l ensemble des copropriétaires. XII- QUESTIONS DIVERSES : Q : Pourquoi les résidents de la partie locative ne disposent-ils que d une seule place de parking devant leur logement? R : Selon le représentant du bailleur social, le cahier des charges concernant la partie locative ne prévoyait pas de place supplémentaire. Il a en outre rappelé que des places de parking communes avaient été réalisées en nombre suffisant à proximité des logements. Q : De nouveau, il a été constaté que certains terrains encore non construits n étaient pas entretenus régulièrement. Qu a-t-il été fait? R : Comme il s y était engagé, le bureau a envoyé un courrier auprès des propriétaires concernés. Au vu de la situation persistante de ce problème, un nouveau courrier leur sera adressé. FIN DE LA REUNION VERRE DE L AMITIE Page 8/8