Procédures d utilisation de la salle MultiComm (révision 2, 18 juin 2013)
Visioconférence par Skype Lorsque vous faites une communication Skype vers quelqu un pour la première fois, nous recommandons fortement de prévoir avec la personne à distance un test de communication avant l activité principale. Vous éviterez ainsi des surprises lors de l activité. Idéalement le test devrait être fait quelques jours avant l activité, offrant ainsi la possibilité d élaborer un plan B en cas de problème. Typiquement un test prend moins de 30 minutes et consiste à établir une communication et s assurer que le son et l image fonctionnent correctement. Pour établir une communication Skype, lancer l application Skype Effectuer le login Skype avec votre compte Skype ou le compte de la salle qui est : o Pseudonyme = irspum-multicomm o Mot de passe = irspum1386 Note sur la gestion des contacts Skype Rappelez-vous que Skype utilise les contacts pour permettre d effectuer une communication avec un autre membre. La plupart des gens permettent seulement les communications de contacts connus. Ce qui veut dire que si vous comptez utiliser le compte irspum-multicomm, vous devrez établir la personne à rejoindre comme un contact de irpsum-multicomm. Pour se faire vous devez soit trouver la personne à ajouter comme contact (grâce à l outil de recherche), faire une demande d ajout comme contact que cette dernière devra accepter. Ou vice versa, cette personne devra ajouter irspum-multicomm dans ses contacts et vous devrez accepter sa demande une fois dans le compte irspum-multicomm. Référez-vous à l aide du logiciel Skype pour plus d information. 2
À partir de l interface principale de Skype, repérer le contact que vous désirez appeler dans la liste des contacts, faire un clique de droite et cliquez sur Appel vidéo à partir du menu contextuel Clique de droite + Appel vidéo Pour un visionnement plus agréable, faire passer Skype en mode Plein écran. Utiliser la touche Escape du clavier de l ordinateur pour sortir du mode plein écran Cliquer ici pour passer au mode plein écran = quitter le mode plein écran Une fois l appel terminé, laisser la personne à distance mettre fin à l appel ou mettez fin à l appel en passant le curseur sur la fenêtre moniteur d appel pour faire apparaître la barre d outil en bas de la fenêtre et en cliquez sur l icône téléphone rouge Cliquer ici pour mettre fin à l appel Il est important de quitter Skype avant de quitter la salle. Même si on ferme la fenêtre principale de Skype, ce dernier demeure actif dans la barre de tâches. Pour quitter Skype, faire un clique de droite sur l icône vert de Skype dans la barre de tâches de droite et cliquer sur Quitter Skype dans le menu contextuel 3
Les bons réglages audio et vidéo de Skype En théorie les réglages audio et vidéo de Skype devraient demeurer valides. Si vous croyez que les réglages audio et vidéo ne sont plus les bons, vous trouverez plus bas les valeurs qui devraient être utilisées en fonction de l équipement relié à l ordinateur. Les réglages de Skype sont accessibles via l item Option du menu Outils de la fenêtre principale de Skype. Dans la section Paramètres audio Microphone = nom du micro Haut-parleurs = Realtek HD Audio Dans la section Vidéo Webcam = nom de la Webcam Enregistrer les changements 4
Conférence Skype Multi-Sites Skype a récemment ajouté la possibilité de faire des appels vidéo multi-sites. Toutefois, les tests effectués n ont pas démontré que cette nouvelle technologie était fiable. Étant donné l immaturité de la technologie vidéo multi-sites, nous vous recommandons d utiliser les fonctionnalités d appel multi-sites audio seulement. Pour faire un appel audio multiple, faire un appel audio avec le premier site en cliquant à droite sur le premier contact et en utilisant la fonction Appeler Clique de droite + Appeler Une fois le premier appel en cours, passer le curseur dans la fenêtre moniteur d appel pour faire apparaître la barre d outils et utiliser la fonction Add people Cliquer sur Add people Sélectionner par un clique chaque contact additionnel à inclure dans l appel Un crochet indique les contacts que vous avez sélectionnés Une fois les contacts sélectionnés, cliquer sur Add to call 5
Visioconférence Le logiciel de visioconférence vous permet d établir une communication vers une salle de visioconférence conventionnelle (avec équipement de visioconférence) En raison de leur utilisation de ponts de communication comme mesure de sécurité, notre appareil ne peut être utilisé pour des visioconférences avec des établissements du réseau de santé du Québec (notre appareil peut être utilisé pour des communications «directes» seulement : universités, site privé, etc) Pour tenir une visioconférence, il est important d établir qui fera l appel. Si vous ferez l appel, vous devez obtenir l adresse IP de l appareil à rejoindre. Cette adresse prend la forme de XXX.XXX.XXX.XXX. Le service de visioconférence du site distant sera en mesure de vous fournir cette adresse. Si vous voulez recevoir l appel d un appareil vous devez leur fournir l adresse IP de notre système, c est-à-dire : L adresse IP de notre appareil : 132.204.143.117 Lorsque vous faites une communication par visioconférence vers un site pour la première fois, nous recommandons fortement de prévoir avec la personne à distance un test de communication avant l activité principale. Vous éviterez ainsi des surprises lors de l activité. Idéalement le test devrait être fait quelques jours avant l activité, offrant ainsi la possibilité d élaborer un plan B en cas de problème. Typiquement un test prend moins de 30 minutes et consiste à établir une communication et s assurer que le son et l image fonctionnent correctement. Pour établir une communication visioconférence lancer l application Mirial Mirial Une fois dans l application Mirial, si vous avez établi que vous allez recevoir l appel, il vous suffit d attendre que le site distant appelle notre appareil. Notre appareil est réglé pour une réponse automatique donc au moment de l appel, la communication sera établie Si vous avez établi que vous ferez l appel, une fois dans l application entrer l adresse dans le champ au dessus du pavé numérique et cliquer sur l icône de téléphone 6
Entrer l adresse IP du site distant Cliquer sur l icône de Téléphone Une fois la communication établie, pour un visionnement plus agréable, passer l application en mode plein écran. Pour sortir de mode plein écran, appuyer sur la touche Escape du clavier de l ordinateur Cliquer cette icône pour le plein écran Pour mettre fin à l appel cliquer sur l icône Téléphone Rouge. Pour fermer l application, cliquer sur le X Rouge et puis sur OK Téléphone Rouge pour mettre fin à l appel = quitter le mode plein écran X Rouge pour quitter l application OK pour confirmer L utilisation de PowerPoint avec Mirial. Mirial vous permet de facilement recevoir une présentation PowerPoint en provenance du site distant. Pour recevoir une présentation, ne pas utiliser le mode plein écran. Mirial placera alors dans une fenêtre la présentation, dans une autre fenêtre la vidéo du site distant et puis la vidéo de notre site. Étant donné la complexité d envoyer une présentation PowerPoint à un site distant à travers Mirial, nous vous recommandons de plutôt faire parvenir la présentation par courriel au site distant et d utiliser une visioconférence normale avec des indications permettant au gens de suivre la présentation sous format imprimé. 7
Téléconférence mains-libres Le système mains-libres de la salle remplace tout simplement le combiné. Les fonctions de numérotation de l appareil mains-libres ne sont pas actives Pour faire un appel mains-libres, utiliser le combiné et faire l appel comme d habitude Une fois la communication établie, déposer le combiné sur la table et mettre en fonction l appareil mains-libres : o Éteindre le Témoin lumineux Bleu en appuyant sur le Bouton Portable o Passer au mode téléphone mains-libres en appuyant sur le Bouton Téléphone. Les Témoins lumineux Verts vous indique que le mode téléphone mains-libres est actif Témoins Verts allumés Bouton Téléphone Témoin Bleu éteint Bouton Portable 8
Une fois l appel terminé, raccrocher le combiné et assurez-vous de remettre l appareil mainslibres en mode ordinateur. Pour ce faire : o Appuyer sur le Bouton Téléphone pour éteindre les Témoins lumineux Verts o Appuyer sur le Bouton Portable pour allumer le Témoin lumineux Bleu Témoins Verts éteints Bouton Téléphone Témoin Bleu allumé Bouton Portable 9
Démarrage de l ordinateur Veuillez noter que nous recommandons de ne jamais éteindre l ordinateur de la salle MultiComm mais de plutôt seulement éteindre le téléviseur. Assurez-vous que l ordinateur est bel et bien fermé avant de faire la procédure de démarrage qui suit. Pour ce faire, mettre en marche le téléviseur avec sa télécommande et bouger la souris reliée à l ordinateur sous le téléviseur. Si après quelques secondes Windows n apparaît pas sur le téléviseur, exécuter la procédure de démarrage qui suit : Si ce n est déjà fait, mettre en marche le téléviseur par sa télécommande Assurez-vous que le micro mains-libres est prêt pour la connexion BlueTooth. Si le Témoin Lumineux Bleu du micro mains-libres clignote ou est allumé, il est prêt pour la connexion, passer à l étape suivante. Si le témoin bleu est éteint et que les témoins lumineux verts ou rouges sont allumés, faites éteindre ces témoins en appuyant sur le bouton Téléphone de l appareil. Si aucun témoin n est allumé, faites apparaître le témoin bleu en appuyant sur le bouton Téléphone Portable de l appareil Témoins lumineux verts ou rouges éteints Bouton Téléphone Portable Bouton Téléphone Témoin Lumineux Bleu allumé Mettre en marche l ordinateur situé sous le téléviseur en appuyant sur l interrupteur identifié «Computer ON» à l avant de ce dernier 10
Attendre que la procédure de démarrage de Windows s exécute Une fois l appareil en marche, la connexion au micro mains-libres s effectuera automatiquement. Vous pouvez vous assurer que la connexion est établie car le Témoin Lumineux Bleu sur le micro mains-libres sera allumé et non clignotant Une fois la connexion au micro mains-libres établie, fermer l application de connexion BlueTooth qui s exécute automatiquement au démarrage Il faut maintenant recadrer la caméra. Double-cliquer sur l icône de ManyCam sur le bureau. Ceci vous permettra de voir l image captée par la la caméra. Avec ManyCam en fonction, doublecliquez sur l icône Cadrage de caméra sur le bureau Cadrage de caméra ManyCam Avec l outil de cadrage, utilisez la flèche de bas pour abaisser la caméra jusqu à ce que le dessus du téléviseur devienne légèrement visible au bas de l écran. Cliquer sur Enregistrer pour fermer l outil de cadrage et fermer la fenêtre de ManyCam Cliquer sur la flèche vers le bas pour abaisser la caméra Abaisser la caméra jusqu au moment de voir le haut du téléviseur apparaître Enregistrer pour accepter la position de la caméra et ensuite fermer la fenêtre ManyCam Vous êtes maintenant prêt à utiliser l ordinateur 11
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Bienvenue dans la salle MultiComm En arrivant S.v.p. fermez la porte pour restreindre le bruit à l intérieur et à l extérieur de la salle Si vous comptez utiliser l ordinateur, o Allumer le téléviseur o Bouger la souris et Windows XP devrait apparaître car nous demandons de laisser l ordinateur en marche. Référez-vous à la procédure de démarrage de l ordinateur si Windows n apparaît pas Référez-vous aux procédures d utilisation spécifiques pour plus d informations En quittant Si vous avez utilisé l ordinateur o Quitter toutes les applications (Skype, Mirial, PowerPoint, Firefox, etc ) o Attention, pour vraiment quitter Skype il faut faire un clique de droite + Quitter sur l icône à droite de la barre de tâches o Laisser l ordinateur en marche o Éteindre le téléviseur Replacer la salle pour les prochains utilisateurs Fermer les lumières Bien fermer la porte Merci de votre collaboration
Contrôle de Volume Contrôle de l intensité sonore des gens à distance Skype Skype utilise les haut-parleurs du téléviseur. Contrôler le volume via la télécommande du téléviseur Contrôle du volume pour Skype S.v.p. par respect pour les occupants des locaux adjacents, éviter d utiliser une intensité sonore excessive. Merci de votre collaboration. Visioconférence et Téléconférence Le logiciel de visioconférence et le téléphone utilisent le haut-parleur du système mains-libres. Contrôler le volume avec les boutons sur l appareil Augmenter le volume Témoins lumineux : - Vert = mode téléphone - Rouge = micro en sourdine Pour placer le micro en sourdine (s applique aussi à Skype) Diminuer le volume Contrôle de l intensité sonore du micro L intensité du micro mains-libres s ajuste de façon automatique. Si les gens à distance ont de la difficulté à vous entendre : o Assurez-vous que le micro n est pas en sourdine (voir ci haut) o Demandez au site distant d augmenter son volume si possible o Rapprochez-vous du micro