D5 - Informatique PAGODE Produit d'aide à la Gestion de l'obligation scolaire Des Elèves Manuel Utilisateur 1 ERE PARTIE : CONNEXION ET DECONNEXION...1 1.1 CONNEXION A L APPLICATION PAGODE...1 1.2 DECONNEXION DE L APPLICATION PAGODE...1 1.3 DECONNEXION DU SERVEUR D'APPLICATION...2 2 EME PARTIE : BASE REGLEMENTAIRE...2 2.1 1 ER DEGRE...3 2.2 2 ND DEGRE...4 2.2.1 Elèves de 16 ans...4 2.2.2 Elèves + de 16 ans...5 3 EME PARTIE : UTILISATION DE L'APPLICATION PAGODE...6 3.1 LE MENU GENERAL...6 3.2 ELEVES...6 3.2.1 LES PRINCIPES GENERAUX DE SAISIE...6 3.2.2 SAISIR UN NOUVEL ELEVE...8 3.2.3 MODIFIER UN ELEVE...8 3.2.4 SUPPRIMER UN ELEVE...9 3.2.5 IMPRIMER LE TABLEAU DES ELEVES SAISIS...9 3.3 DOSSIER DE SUIVI DE L'ELEVE...10 3.3.1 ABSENCES...10 3.3.1.1 AJOUTER UNE ABSENCE...10 3.3.1.2 MODIFIER UNE ABSENCE...11 3.3.1.3 SUPPRIMER UNE ABSENCE...11 3.3.2 ACTIONS...11 3.3.2.1 AJOUTER UNE ACTION...12 3.3.2.2 MODIFIER UNE ACTION...12 3.3.2.3 SUPPRIMER UNE ACTION...12 3.3.3 DEMANDE D'INTERVENTION...12 3.3.4 OPERATIONS DE L'INSPECTION ACADEMIQUE...13 3.3.5 REGULARISATION...14 3.3.5.1 AJOUTER UNE REGULARISATION...14 3.3.5.2 MODIFIER UNE REGULARISATION...14 3.3.5.3 SUPPRIMER UNE REGULARISATION...14 3.3.6 PRESENCE A LA CONVOCATION (1 er degré)...14 3.3.7 RADIATION...15 3.3.8 CONSEIL DE DISCIPLINE (2 nd degré)...15 3.3.9 IMPRIMER LE DOSSIER DE SUIVI...15 3.4 REFERENTS...16 3.5 STATISTIQUES...16
1 ère partie : Connexion et déconnexion 1.1 CONNEXION A L APPLICATION PAGODE Vous avez deux possibilités : Depuis votre messagerie, tapez sur le lien précisé dans le message reçu de l IA24 : http://www.ac-bordeaux.fr/ia24/pagode Ouvrez votre navigateur (Netscape ou Internet Explorer) et donnez l adresse suivante : http://www.ac-bordeaux.fr/ia24/pagode L application est optimisée pour fonctionner sous Internet Explorer. Pour une utilisation optimale de l application, vous devez IMPERATIVEMENT utiliser les boutons de l'application (QUITTER, RETOUR, ANNULER...) pour naviguer et non les boutons du navigateur (Croix, Précédent...). Cliquez sur accès à l'application PAGODE Vous obtenez l écran d identification de l application. Vous devez, pour cela, être en possession d un login et d un mot de passe afin d effectuer votre saisie : Validez Si vous avez tapé un login et un mot de passe corrects, votre identification va être décodée. Vous pouvez la vérifier en permanence dans l entête de chacune des pages de l application. Vous y verrez les nom, patronyme et ville de votre circonscription ou de votre établissement. Dans le cas contraire, un message "Login inconnu ou mot de passe incorrect". Cliquez sur OK et recommencez la saisie de votre identification. 1.2 DECONNEXION DE L APPLICATION PAGODE Sur ce même écran d'identification, si vous choisissez le bouton vous sortirez de l'application PAGODE et aurez l'écran suivant : 1
A ce moment-là, vous pouvez fermer la fenêtre de votre navigateur. Ailleurs, à tout moment de la saisie, vous pourrez revenir à la page générale de l'application en cliquant successivement sur les boutons et vous déconnecter en choisissant "Quitter l'application" ou bien en cliquant directement sur le bouton lorsqu il est disponible. 1.3 DECONNEXION DU SERVEUR D'APPLICATION Il suffit de fermer la fenêtre de votre navigateur. 2 ème partie : BASE REGLEMENTAIRE L'application PAGODE permet la saisie des absences injustifiées des élèves du 1 er degré et du 2 nd degré (à partir de 4 ½ journées mensuelles). Elle s'appuie sur le décret N 2004-162 du 19/02/2004.. PAGODE permet le suivi du dossier de ces élèves jusqu'à l'éventuelle saisine du procureur. 2
2.1 1 er degré ECOLE Dossier individuel d absence de l élève (relevé des absences, durée, motifs, contacts avec la famille, mesures prises pour rétablir l assiduité, résultats obtenus, autres informations) Contrôle de la fréquentation scolaire : suivi des taux d absence. Dialogue avec la famille ou Le représentant légal (Téléphone, courrier, entretien ) En fonction des motifs invoqués, si nécessaire, recours pour évaluation et propositions d aide auprès de : Membres du RASED Médecin de l Education nationale Assistante sociale référente assiduité scolaire, (Service Social en Faveur des Elèves), pour conseil ou évaluation en cas d absentéisme récalcitrant. Si non résolution : examen en équipe éducative En cas d échec du dialogue transmission à l I.E.N Inspection Académique Cellule de suivi de l assiduité scolaire (mensuelle) composée de : (IEN-IO,CT médicaux et-sociaux, responsable du Pôle de la vie de l élève ) - Courrier d avertissement à la famille - Proposition éventuelle de suivi d un module à la responsabilité parentale si nécessaire Si l assiduité n est pas rétablie L I.E.N., par délégation de l Inspectrice d académie : Adresse un courrier à la famille : Rappel à la loi et convocation à un entretien Formulation de propositions susceptibles de restaurer l assiduité (copie à l établissement) Recours éventuel à l assistante sociale référente assiduité scolaire pour conseil technique. Notification à la famille de la saisine du Procureur Saisine par l Inspectrice d académie du Procureur de la République Procureur de la République Enquête complémentaire Saisine du juge des enfants Poursuites pénales Fonctionnalités complémentaires de PAGODE : Impression de la demande d'intervention (document pré imprimé) Impression de la fiche de suivi Saisie des régularisations, des radiations (ex: déménagement) Saisie de la présence à la convocation 3
2.2 2 nd degré 2.2.1 Elèves de 16 ans E.P.L.E. Dossier individuel d absence de l élève (Relevé des absences, durée, motifs, contacts avec la famille, mesures prises pour rétablir l assiduité, résultats obtenus, autres informations) Contrôle de la fréquentation scolaire : suivi des taux d absence. Dialogue avec la famille ou Le Représentant légal (Téléphone, courrier, entretien ) Réunion de la commission de vie scolaire animée par le Chef d établissement et composée de : CPE Professeur principal Assistant(e) social(e) EN Médecin EN Infirmièr(e) EN COPsy S il y a lieu, recours à l Assistante sociale référente assiduité scolaire (Service Social en faveur des élèves) en cas d absentéisme récalcitrant. Inspection Académique Cellule de suivi de l assiduité scolaire (mensuelle) composée de : (IEN-IO, CT médicaux et-sociaux, responsable du Pôle de la vie de l élève ) - Courrier d avertissement à la famille - Proposition éventuelle de suivi d un module à la responsabilité parentale Délai de mise en oeuvre (10 jours) Si l assiduité n est rétablie En cas d échec du dialogue transmission à l Inspection académique du dossier individuel de l élève Avertissement de l Inspectrice d académie à la famille : Rappel des obligations légales et des sanctions (copie à l établissement) Si nécessaire Saisine par l Inspectrice d académie du Procureur de la République Notification à la famille de la saisine du Procureur Procureur de la République Enquête complémentaire Saisine du juge des enfants Poursuites pénales Fonctionnalités complémentaires de PAGODE : Impression de la demande d'intervention (document pré imprimé) Impression de la fiche de suivi Saisie des régularisations, des radiations (ex: déménagement) 4
2.2.2 Elèves + de 16 ans E.P.L.E. Dossier individuel d absence de l élève (Relevé des absences, durée, motifs, contacts avec la famille, mesures prises pour rétablir l assiduité, résultats obtenus, autres informations) Contrôle de la fréquentation scolaire : suivi des taux d absence. Dialogue avec la famille ou Le Représentant légal (Téléphone, courrier, entretien ) Réunion de la commission de vie scolaire animée par le Chef d établissement et composée de : CPE Professeur principal Assistant(e) social(e) EN Médecin EN Infirmièr(e) EN COPsy S il y a lieu, recours à l Assistante sociale référente assiduité scolaire (Service Social en faveur des élèves) en cas d absentéisme récalcitrant. En cas d échec du dialogue transmission à l Inspection académique du dossier individuel de l élève Inspection Académique Cellule de suivi de l assiduité scolaire (mensuelle) composée de : (IEN-IO, CT médicaux et sociaux, responsable du Pôle de la vie de l élève ) - Convocation de la famille - Mesures de nature pédagogique ou éducative Délai de mise en œuvre (10 jours) Si l assiduité n est rétablie Avertissement de l Inspectrice d académie à la famille Rappel des obligations légales et des sanctions (copie à l établissement) Si nécessaire Constat de la situation : - Poursuite de la prise en charge - Possibilité de réunion du Conseil de discipline Fonctionnalités complémentaires de PAGODE : Impression de la demande d'intervention (document pré imprimé) Impression de la fiche de suivi Saisie des régularisations, des radiations (ex: déménagement) Saisie des conseils de discipline 5
3 ème partie : Utilisation de l'application PAGODE 3.1 LE MENU GENERAL Il permet d'accéder aux dossiers des élèves, aux référents des dossiers de l'établissement et d'éditer des statistiques. Menu général 3.2 ELEVES Cliquer sur Elèves. 3.2.1 LES PRINCIPES GENERAUX DE SAISIE Votre saisie s'ajoute dans un tableau : au fur et à mesure de votre saisie, les élèves alimentent un tableau résumant ceux déjà saisis. A partir de ce tableau, un sous-menu vous propose de : saisir un nouvel élève, modifier un élève déjà saisi, supprimer un élève déjà saisi, suivre le dossier de l'élève, imprimer la liste des élèves Votre identification Réglette le choix du sous-menu Recherche rapide par nom 6
Remarque générale : à tout moment, vous pouvez revenir en arrière par le bouton " Retour" ou quitter l application par le bouton " Quitter ". Description de l écran : Réglette : Si vous avez plus de 20 élèves, elle apparaît. Elle permet d aller sur les pages suivantes du tableau. Recherche Rapide d un élève : Saisissez le nom de l'élève et cliquez sur le bouton vous êtes positionné sur l'élève,s'il existe. Sélection d un élève dans le tableau : Modification : Choisissez l'élève que vous souhaitez modifier en cliquant sur le sélecteur qui se situe devant le nom et cliquez sur le bouton Modifier. Suppression : Choisissez l'élève que vous souhaitez supprimer en cliquant sur le sélecteur qui se situe devant le nom et cliquez sur le bouton Supprimer. Suivi : Choisissez l'élève pour lequel vous désirez consulter le dossier en cliquant sur n importe quelle information soulignée (Nom, Prénom, Date naissance, Classe ). Description des différents types de champs : Champs de saisie. Vous devez saisir du texte ou des chiffres. Exemple : Sélecteur. Une option doit être obligatoirement cochée. Exemple : Liste déroulante. Choisir un élément parmi la liste. Exemple : Après chaque clic sur le bouton VERIFICATION, votre écran réaffiche le haut de la page en cours. Il faut se repositionner sur la zone de saisie suivante. Les zones de saisie suivies d'un astérisque sont des zones obligatoires (ex: Nom *). A la fin de la page (que ce soit en ajout ou en modification), il faut valider l'élève pour qu'il s'ajoute au tableau. En ce qui concerne la saisie d'une absence, il y a deux cas possibles : 1 er cas : l'élève n'est pas dans le tableau. Il faut saisir l'élève en cliquant sur NOUVEAU, saisir les informations sur l'élève et saisir l'absence. 2 ème cas : l'élève a déjà eu une absence, il se trouve donc dans le tableau. Cliquez sur n importe quelle information soulignée (Nom, Prénom, Date naissance, Classe ). Vous êtes sur la fiche de suivi. Cliquez sur Ajouter Abs. 7
3.2.2 SAISIR UN NOUVEL ELEVE Cliquer sur NOUVEAU. Partie ELEVE Choisir la civilité en cliquant sur la case à cocher correspondante. Vous pouvez saisir le nom et le prénom en minuscules, tout est automatiquement transformé en majuscules. Saisir la date de naissance au format JJ/MM/AAAA Exemple : 06/02/1985...correct 6/2/85...incorrect 06/02/85...incorrect Choisir la classe correspondante dans la liste déroulante. Partie Responsables légaux Saisir les nom, prénom adresse, n de téléphone du ou des responsables légaux de l'élève (mére, père, autre). Choisir la situation des parents en cliquant sur la case à cocher correspondante. Choisir le domicile de l'élève en cliquant sur la case à cocher correspondante. C'est à ce representant que tous les courriers seront transmis. Partie Réferent Choisir le référent de l'élève dans la liste déroulante. S'il n'existe pas cliquez sur NOUVEAU, il apparaît la page de saisie du référent. Vous devez saisir les informations le concernant et cliquez sur OK. Vous revenez sur la page élève. Le réfèrent se trouve dans la liste, vous n'avez plus qu'à le choisir. Partie Ecole (uniquement pour le 1 er degré) Saisir le n de l'école. Cliquer sur le bouton Vérification. Si l'établissement existe et qu'il appartient bien à la circonscription, le libellé s'affiche. Partie Absence Choisir le mois dans la liste déroulante. Saisir le nombre de ½ journées d'absence injustifiées ou cocher la case mois entier. Validation de la saisie Une fois la saisie terminée, il faut valider la page. Pour cela, cliquez sur le bouton OK. Tous les contrôles sont effectués. S il y a des erreurs, pour chacune d entre elles, un message vous indique la nature de l erreur et vous repositionne sur le champ erroné. Une fois l'enregistrement effectué, vous revenez sur le tableau. 3.2.3 MODIFIER UN ELEVE Sélection de l'élève à modifier Vous remarquerez que devant chaque élève, il y a un rond appelé sélecteur. Vous choisissez celui que vous souhaitez modifier en cliquant sur le sélecteur qui se situe devant le nom puis cliquez sur le bouton Modifier. 8
Le bouton Modifier ne vous permet que de modifier les informations générales sur l'élève. Les informations générales de l'élève demandées s'affichent en intégralité et vous pouvez modifier n'importe quelle zone sur les mêmes principes de saisie que ceux décrits plus haut. VALIDATION de la modification Une fois toutes les modifications apportées, il faut valider la page. Pour cela, cliquez sur le bouton OK.. La modification est effectuée lorsque vous revenez sur le tableau. BOUTON RETOUR Vous revenez sur le tableau des élèves sans modifier les informations. 3.2.4 SUPPRIMER UN ELEVE Sélection de l'élève à supprimer Vous remarquerez que devant chaque élève, il y a un rond appelé sélecteur. Vous choisissez celui que vous souhaitez supprimer en cliquant sur le sélecteur qui se situe devant le nom puis cliquez sur le bouton Supprimer. Un résumé de l'élève demandé s'affiche. Cliquer sur le bouton SUPPRIMER ou ANNULER pour annuler la suppression. VALIDATION de la suppression Après vérification de l'élève sélectionné, une première fenêtre vous demande de confirmer votre volonté de supprimer cet élève. Si vous répondez OUI, il va être supprimé de la base de données. La suppression est effectuée lorsque vous revenez sur le tableau. 3.2.5 IMPRIMER LE TABLEAU DES ELEVES SAISIS Dans le tableau récapitulatif, vous avez deux possibilités d'édition : soit la liste de tous les élèves, soit uniquement la liste des élèves signalés à l'inspection Académique. 1 er cas : Cliquez sur le bouton IMPRIMER. Tous les élèves de la circonscription ou de l'établissement seront édités. 2 nd cas : Cliquez sur le bouton IMP. Demande. Seuls les élèves signalés à l'inspection Académique seront édités. L édition est triée par école et ordre alphabétique pour le 1 er degré et par ordre alphabétique pour le 2 nd degré. Un état au format PDF est constitué dans une nouvelle fenêtre. Pour imprimer cet état cliquer sur l imprimante Un écran vous permettant de choisir votre imprimante s affiche. Sélectionnez votre imprimante et cliquez sur OK pour imprimer. Vous avez aussi la possibilité d enregistrer votre état en cliquant sur la disquette. Il faut donner un nom à l état et choisir l emplacement du document sur le disque. Lorsque l état est imprimé, vous devez fermer la fenêtre ACROBAT en cliquant sur la croix Attention : Vous devez cliquer sur la croix ACROBAT et non sur celle de l application car vous seriez déconnecté de cette dernière. 9
Pour fermer la fenêtre ACROBAT, vous pouvez aussi cliquer sur Fichier de la barre de menu d'acrobat et sur Fermer. 3.3 DOSSIER DE SUIVI DE L'ELEVE Dans le tableau des élèves, choisissez celui dont vous désirez consulter le dossier en cliquant sur n importe quelle information soulignée (Nom, Prénom, Date naissance, Classe ). Identification de l'élève Actions possibles Etat du dossier Liste des absences Liste des régularisations 3.3.1 ABSENCES Description de l écran : Identification de l'élève : Permet d'identifier l'élève sans ambiguïté. Etat du dossier : Permet de visualiser la situation de l'élève avec les différentes actions entreprises par l'inspection Académique. Liste des absences : Permet de visualiser toutes les absences de l'élève. Liste des régularisations : Permet de visualiser toutes les régularisations. Action possible : Différents boutons permettant de faire évoluer le dossier de l'élève. Remarques : Lorsque vous avez une petite icône imprimante, vous pouvez cliquer dessus pour éditer la lettre correspondante. Les absences injustifiées doivent être saisies mensuellement chaque début de mois. 3.3.1.1 AJOUTER UNE ABSENCE Il y a deux cas possibles : 1 er cas : C'est la 1 er fois que l'élève est absent. Il faut saisir les informations générales de l'élève et son absence (cf page 8) 2 ème cas : l'élève a déjà eu une absence : 10
A partir du dossier de suivi, cliquer sur le bouton Ajouter Abs Une nouvelle page s'affiche : Choisir le mois dans la liste déroulante. Saisir le nombre de ½ journées d'absence injustifiées ou cocher la case mois entier. Saisir des éventuelles observations. Validation de la saisie Une fois la saisie terminée, il faut valider la page. Pour cela, cliquez sur le bouton OK. Tous les contrôles sont effectués. S il y a des erreurs, pour chacune d entre elles, un message vous indique la nature de l erreur et vous repositionne sur le champ erroné. Une fois l'enregistrement effectué, vous revenez sur le dossier de suivi. 3.3.1.2 3.3.1.3 MODIFIER UNE ABSENCE Cliquer sur le bouton Modifier se trouvant devant l'absence incorrecte. L'absence sélectionnée s'affiche, vous pouvez modifier n'importe quelle zone sur le même principe de saisie que ceux décrit dans le paragraphe précédent. Cliquez sur OK pour valider vos modifications. SUPPRIMER UNE ABSENCE Cliquer sur le bouton Supprimer se trouvant devant l'absence incorrecte. Un résumé de l'absence demandée s'affiche. Cliquer sur le bouton SUPPRIMER ou ANNULER pour annuler la suppression. 3.3.2 ACTIONS Vous pouvez désormais saisir les actions entreprises, soit au fur et à mesure, soit au moment du signalement de l élève à l Inspection Académique. Cette saisie informatique des actions entreprises n est pas obligatoire. Ces renseignements devront alors être mentionnés de façon manuscrite après l édition de la demande d intervention. Dans le dossier de suivi, clique sur le bouton actions. 11
3.3.2.1 AJOUTER UNE ACTION A partir du la fenêtre actions, cliquer sur le bouton Ajouter. Une nouvelle page s'affiche : Saisir l action (maximum 80 caractères). Saisir la date de l action. Il propose la date du jour par défaut. Saisir les interlocuteurs (maximum 80 caractères). Saisir les propositions / réponses. Validation de la saisie Une fois la saisie terminée, il faut valider la page. Pour cela, cliquez sur le bouton OK. Tous les contrôles sont effectués. S il y a des erreurs, pour chacune d entre elles, un message vous indique la nature de l erreur et vous repositionne sur le champ erroné. Une fois l'enregistrement effectué, vous revenez sur le dossier de suivi. 3.3.2.2 MODIFIER UNE ACTION Cliquer sur le bouton Modifier se trouvant devant l action incorrecte. L action sélectionnée s'affiche, vous pouvez modifier n'importe quelle zone sur le même principe de saisie que ceux décrit dans le paragraphe précédent. Cliquez sur OK pour valider vos modifications. 3.3.2.3 SUPPRIMER UNE ACTION Cliquer sur le bouton Supprimer se trouvant devant l action incorrecte. Un résumé de l action demandée s'affiche. Cliquer sur le bouton SUPPRIMER ou ANNULER pour annuler la suppression. 3.3.3 DEMANDE D'INTERVENTION Les dossiers pour lesquels toutes les démarches et les actions que vous aurez mises en œuvre se seront soldées par un échec, doivent faire l'objet d'un signalement. Pour cela dans le dossier de suivi, cliquer sur le bouton D. Intervention. La page de demande d'intervention s'affiche. Vous devez saisir la date (par défaut date du jour) et des éventuelles observations. Validation de la saisie Une fois la saisie terminée, il faut valider la page. Pour cela, cliquez sur le bouton OK. Tous les contrôles sont effectués. S il y a des erreurs, pour chacune d entre elles, un message vous indique la nature de l erreur et vous repositionne sur le champ erroné. Une fois l'enregistrement effectué, le message suivant s'affiche : Cliquer sur OK. Comme le message vous l'indique, vous devez imprimer la demande d'intervention. Pour cela cliquer sur le bouton IMPRIMER. En cliquant sur le bouton IMPRIMER, si aucune action n a été enregistrée, le message suivant apparaît : 12
Vous pouvez cliquer sur Annuler pour saisir les actions entreprises. Un bouton actions se trouve sur la page de demande d intervention. Si vous cliquez sur OK ou dans le cas ou des actions ont été saisies, un état au format PDF est constitué dans une nouvelle fenêtre. Pour imprimer cet état cliquer sur l imprimante Un écran vous permettant de choisir votre imprimante s affiche. Sélectionnez votre imprimante et cliquez sur OK pour imprimer. Un état au format PDF est constitué dans une nouvelle fenêtre. Pour imprimer cet état cliquer sur l imprimante Un écran vous permettant de choisir votre imprimante s affiche. Sélectionnez votre imprimante et cliquez sur OK pour imprimer. Simultanément un courrier électronique est transmis au service chargé du dossier à l'inspection Académique. Vous avez aussi la possibilité d enregistrer votre état en cliquant sur la disquette. Il faut donner un nom à l état et choisir l emplacement du document sur le disque. Lorsque l état est imprimé, vous devez fermer la fenêtre ACROBAT en cliquant sur la croix Attention : Vous devez cliquer sur la croix ACROBAT et non sur celle de l application car vous seriez déconnecté de cette dernière. Cet état doit être transmis à l'inspection Académique. Si vous n avez saisi aucune action, vous devez obligatoirement compléter manuellement la page 2. Dans tous les cas, vous devez transmettre les pièces justificatives au service BSO. 3.3.4 OPERATIONS DE L'INSPECTION ACADEMIQUE Le service gestionnaire de l'inspection Académique assure les différentes étapes suivantes : Avertissement à la famille Convocation de la famille (à l'inspection Académique pour le 2 nd degré ou l IEN pour le 1 er degré) Présentation à l'entretien Saisine du procureur (élèves de moins de 16 ans) Retour du dossier (élèves de plus de 16 ans) A la suite de chacune de ces étapes, vous serez informés par courrier électronique. Exemple : Un avertissement de l'i.a. en date du 21/06/2005 N chrono : ABS N 2004-0001 concernant l'élève : DURAND ALICIA Né(e) le 26/11/1995 Classe : CM1 de l'établissement : 0240392W E.E.PU BRANTOME appartenant à la circonscription : 0331443P TALENCE a été envoyé au responsable légal. Vous pouvez également consulter, à tout moment, le dossier suivi de l'élève ou vous trouverez les références des courriers successifs et éventuellement les imprimer. 13
3.3.5 REGULARISATION Après qu'une demande d'intervention a été faite auprès de l'inspection Académique, vous pouvez, à tout moment, saisir une régularisation du dossier si une assiduité normale est constatée. Elle aura pour effet de stopper la procédure, mais si une nouvelle absence est saisie, la procédure reprendra où elle a été arrêtée. 3.3.5.1 3.3.5.2 3.3.5.3 AJOUTER UNE REGULARISATION A partir du dossier de suivi, cliquer sur le bouton Ajouter Régul Une nouvelle page s'affiche : Choisir le type de régularisation dans la liste déroulante. Celui proposé correspond à l'état d'avancement du dossier. Choisir l'origine dans la liste déroulante. Saisir la date de régularisation. Il propose la date du jour par défaut. Saisir un éventuel motif. Il s'agit d'un texte libre. Validation de la saisie Une fois la saisie terminée, il faut valider la page. Pour cela, cliquez sur le bouton OK. Tous les contrôles sont effectués. S il y a des erreurs, pour chacune d entre elles, un message vous indique la nature de l erreur et vous repositionne sur le champ erroné. Une fois l'enregistrement effectué, vous revenez sur le dossier de suivi. Simultanément un courrier électronique est transmis au service chargé du dossier à l'inspection Académique. MODIFIER UNE REGULARISATION Cliquer sur le bouton Modifier se trouvant devant la régularisation incorrecte. La régularisation sélectionnée s'affiche, vous pouvez modifier n'importe quelle zone sur le même principe de saisie que ceux décrit dans le paragraphe précédent. Cliquez sur OK pour valider vos modifications. SUPPRIMER UNE REGULARISATION Cliquer sur le bouton Supprimer se trouvant devant la régularisation incorrecte. Un résumé de la régularisation demandée s'affiche. Cliquer sur le bouton SUPPRIMER ou ANNULER pour annuler la suppression. 3.3.6 PRESENCE A LA CONVOCATION (1 er degré) Cette option n'est disponible que pour les circonscriptions. Elle permet d'indiquer si la famille ne s'est pas présentée à l'entretien. Par défaut, il est considéré que la famille est venue. Vous ne devrez donc utiliser cette option unique saisir que dans le cas ou la famille ne s'est pas présentée. Cliquer sur le bouton Présence Conv. La page s'affiche. Cliquer sur le sélecteur pour sélectionner "Non présent" et valider en cliquant sur OK. Sur le dossier de suivi, il apparaît "Non présent" en rouge. 14
3.3.7 RADIATION Après qu'une demande d'intervention a été faite auprès de l'inspection Académique, vous pouvez à tout moment, saisir une radiation si l'élève a déménagé ou si l'élève a démissionné (élève de plus de 16 ans). Cliquer sur le bouton Radiation. Une nouvelle page s'affiche : Saisir la date de radiation. Il propose la date du jour par défaut. Choisir le motif dans la liste déroulante. S'il s'agit d'un déménagement, vous devez indiquer l'établissement. S'il a quitté le département, vous devez saisir 99999999. Validation de la saisie Une fois la saisie terminée, il faut valider la page. Pour cela, cliquez sur le bouton OK. Tous les contrôles sont effectués. S il y a des erreurs, pour chacune d entre elles, un message vous indique la nature de l erreur et vous repositionne sur le champ erroné. Une fois l'enregistrement effectué, vous revenez sur le dossier de suivi. 3.3.8 CONSEIL DE DISCIPLINE (2 nd degré) Dans le cas des élèves de plus de 16 ans, après la convocation à la famille, le dossier vous est retourné. Il pourra être utilisé si vous envisagé de faire passer l'élève devant le conseil de discipline. Si l'élève passe devant le conseil de discipline, vous devez indiquer sa décision. Cliquer sur le bouton Conseil Discipline. Une nouvelle page s'affiche : Saisir la date du conseil de discipline. Il propose la date du jour par défaut. Choisir la décision dans la liste déroulante. Validation de la saisie Une fois la saisie terminée, il faut valider la page. Pour cela, cliquez sur le bouton OK. Tous les contrôles sont effectués. S il y a des erreurs, pour chacune d entre elles, un message vous indique la nature de l erreur et vous repositionne sur le champ erroné. Une fois l'enregistrement effectué, vous revenez sur le dossier de suivi. 3.3.9 IMPRIMER LE DOSSIER DE SUIVI Vous avez la possibilité à tout moment d'imprimer le dossier de suivi. Cliquez sur le bouton IMPRIMER. Un état au format PDF est constitué dans une nouvelle fenêtre. Pour imprimer cet état cliquer sur l imprimante Un écran vous permettant de choisir votre imprimante s affiche. Sélectionnez votre imprimante et cliquez sur OK pour imprimer. Vous avez aussi la possibilité d enregistrer votre état en cliquant sur la disquette. Il faut donner un nom à l état et choisir l emplacement du document sur le disque. Lorsque l état est imprimé, vous devez fermer la fenêtre ACROBAT en cliquant sur la croix Attention : Vous devez cliquer sur la croix ACROBAT et non sur celle de l application car vous seriez déconnecté de cette dernière. Pour fermer la fenêtre ACROBAT, vous pouvez aussi cliquer sur Fichier de la barre de menu d'acrobat et sur Fermer. 15
3.4 REFERENTS Cette page permet d'accéder à tous les référents de la circonscription ou de l'établissement. Les principes de saisie, de modification, de suppression et d'impression sont les mêmes que pour les élèves. 3.5 STATISTIQUES Cette page permet d éditer diverses statistiques. Ecran 1 er degré : Ecran 2 nd degré : Choisir la fréquence. Dans le cas d une fréquence mensuelle, 2 mois, trimestrielle, choisir la période. Choisir la statistique (générale, age, sexe, classe). Pour le 1 er degré, choisir : Le type d établissement (public, privé, les deux) Le critère de tri (n RNE ou commune) Le niveau de comptabilisation (établissement ou circonscription) Une fois tous les critères choisis, cliquer sur OK Un état au format PDF est constitué dans une nouvelle fenêtre. Pour imprimer cet état cliquer sur l imprimante Un écran vous permettant de choisir votre imprimante s affiche. Sélectionnez votre imprimante et cliquez sur OK pour imprimer. Vous avez aussi la possibilité d enregistrer votre état en cliquant sur la disquette. Il faut donner un nom à l état et choisir l emplacement du document sur le disque. Lorsque l état est imprimé, vous devez fermer la fenêtre ACROBAT en cliquant sur la croix Attention : Vous devez cliquer sur la croix ACROBAT et non sur celle de l application car vous seriez déconnecté de cette dernière. Pour fermer la fenêtre ACROBAT, vous pouvez aussi cliquer sur Fichier de la barre de menu d'acrobat et sur Fermer. 16