Gestion d un site Club 1
Sommaire I) Terminologie... 5 II) Structure d un site... 6 a) Contenus... 6 b) Organisation... 6 c) Conception... 6 III) Connexion au BO... 7 a) Pour vous connecter au BO de votre site :... 7 b) Une fois connecté... 7 IV) Types de contenus... 8 a) Différents type de contenus... 8 b) Généralités sur les types de contenu... 8 c) TC Document - Présentation... 8 d) Liste des Contenus... 9 i) La liste... 9 ii) Les filtres... 9 e) TC Document En pratique... 10 f) Et les autres onglets?... 12 i) Onglet principal :... 12 ii) Onglet Classement :... 12 iii) Option d accès par domaine... 12 iv) Information sur les révisions... 13 v) Information de publication... 13 vi) Options de publication... 13 g) TC Article... 13 i) Main (principal)... 13 ii) Description... 13 iii) Onglet Média... 14 iv) Contenus liés... 15 h) TC Actualités... 15 i) Evènements... 15 i) TC Diaporama... 16 i) Main... 16 ii) Actualité associée... 16 iii) Automatic Queue settings... 16 j) TC Galerie Photos... 16 2
i) Main... 16 ii) Utilisation du champ photos... 16 k) TC Liens... 17 V) Vues préprogrammées... 18 a) Les incontournables... 18 Slider de la page d accueil... 18 i) Calendrier du Club... 18 b) Les Optionnelles - Actualités... 18 Actualités du club vus dans le club... 18 Actualités du club - à venir... 18 Actualités des clubs vus dans les clubs... 18 Actualités des clubs - à venir... 18 Actualités du district vus dans le district... 18 Actualités du district - à venir... 18 c) Les optionnelles - Documents... 19 i) Compte rendus de réunion de tous les clubs... 19 ii) Compte rendus de comité de tous les clubs... 19 iii) Documents de gestion d un club... 19 iv) Supports de cours... 19 v) Biographies... 19 vi) Polio+... 19 vii) Autres documents... 19 viii) Tous documents... 19 d) Les optionnels - calendrier... 19 i) Calendriers de formation... 19 ii) Dates importantes District... 19 iii) Dates importantes mon club... 19 e) Les optionnelles - Multimédia... 20 i) Galeries photos... 20 ii) Galeries photos du club... 20 iii) Vidéos de formation... 20 iv) Foire aux questions... 20 v) Glossaire... 20 vi) Les partenaires... 20 vii) Les partenaires de votre club... 20 VI) Gérer les menus... 21 i) Les niveaux d arborescence... 21 ii) La liste... 21 3
iii) En haut d écran... 21 iv) En bas d écran... 21 v) Insérer un contenu... 21 vi) Insérer une vue... 22 vii) Changer l emplacement... 22 VII) Formulaires de contact... 23 4
I) Terminologie Front-Office (FO) : Partie visible du grand public Back-Office (BO) : Accès réservé au webmestre pour permettre la mise à jour du site Accès réservé : Identification obligatoire de l internaute pour accéder à la visualisation de certaines pages Page : Ensemble d informations présentées sur le Front Office, sur un même écran. Une page peut-être composée d un ou plusieurs contenus. Arborescence : Organisation des pages qui sont présentées aux internautes. Cette organisation est gérée par un ou plusieurs menus. On compare souvent l arborescence à un arbre, dont le tronc correspond à la première page du site. Page d accueil. Première page visible du site. C est la racine de l arborescence. Contenu : Diverses informations saisies en BO, et restituées sous forme de page(s) sur le FO. Type de Contenu : les contenus sont classés par type, chaque type de contenu ayant des fonctionnalités spécifiques. Contenu lié : terme utilisé pour permettre de présenter des contenus en rapport avec le contenu présenté sur une page. Mode Liste : permet de visualiser sur une page plusieurs contenus de même type (exemple : une liste d annonces) Mode Détail : A partir du mode liste, permet de présenté en détail toutes les informations d un contenu (exemple : visualisation en pleine page d une annonce). Slider : Dispositif permettant de présenter plusieurs photos/images défilant automatiquement CMS : Système de gestion de contenus (Content Management System), logiciel utilisé pour faire fonctionner l ensemble des sites (CMS Drupal www.drupal.org). 5
II) Structure d un site a) Contenus Votre site est composé de plusieurs contenus, eux même classés en type de contenu (Article d information, actualité...) Les contenus ont deux origines : Vos propres contenus Les contenus mis à disposition par les autres sites, et notamment ceux du district b) Organisation Pour organiser ces contenus, il existe : Des menus Des vues préprogrammées incontournables Des vues préprogrammées optionnelles c) Conception Pour réaliser votre site, vous devez donc : - Saisir des contenus, et/ou utiliser les contenus fournis par les sites tiers - Déclarer les contenus dans les menus - Déclarer les vues optionnelles dans les menus - Vérifier les droits d accès (publication, rotarien ou grand public, mon site seulement ou d autres sites) 6
III) Connexion au BO a) Pour vous connecter au BO de votre site : Dans votre navigateur, aller sur votre site Puis : 1. Saisir votre adresse email 2. Saisir votre mot de passe 3. Cliquer sur le bouton vert Une fois connecté, une bande noire s affichera en haut de l écran. De plus, la zone d identification sera masquée. Le système vous attribue automatiquement un profil de webmaster. b) Une fois connecté Pour vous déconnecter, cliquer sur «Se déconnecter» en haut à droite. Si vous quittez le site, sans cliquer sur «Se déconnecter», lors de la prochaine visite sur le site, vous serez automatiquement identifié (Cookies). 7
IV) Types de contenus a) Différents type de contenus Les différents types de contenus (TC) sont : Article : permet de saisir une information permanente (ex : Présentation du club) Actualité : Permet de saisir une information liée à une date (Ex : loto du 12 mai 2010) Diaporama : Permet de saisir une photo, présentée dans le slider de la page d accueil Galerie : Permet de présenter une série de photos, en plein écran, avec défilement automatique. Document : permet de saisir un document informatique (Ex : CR de club) b) Généralités sur les types de contenu Un type de contenu est un formulaire qui permet de créer des contenus. Chaque TC est caractérisé par une structure. Cette structure est elle-même composée de différents champs. Commençons par le plus simple... c) TC Document - Présentation Pour définir un contenu de type document, nous aurons besoin à minima des champs suivants : Niveau d accès : Document réservé aux rotariens, ou visible du grand public Titre : Titre du document (Exemple : Compte rendu numéro 40) Introduction : Texte présentant de façon détaillée le document (Exemple : Compte rendu de la réunion du 2 juin 2015) Fichier : Fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) qui sera visible et téléchargeable par l internaute Cela pourrait suffire pour un site relativement simple. Dans notre cas, il est nécessaire d ajouter d autres champs afin de permettre le classement du document, et de gérer sa visibilité. Club : Dans le cas où le document est attaché à un club. Permet d identifier le club propriétaire. Année : Permet de saisir l année rotarienne de création du document, ou sa permanance. Type de document : Permet d indiquer si le document est un CR de club, un CR de Comité, un document de gestion... Enfin pour vous permettre de partager le contenu saisi, avec le district, ou avec les autres clubs, vous devrez gérer les accès par domaine. Mais nous y reviendrons... 8
d) Liste des Contenus La liste de tous les contenus du site est disponible en cliquant directement sur le lien Contenus du menu d administration. Vous y trouverez : un bouton permettant d ajouter du contenu. Une zone de filtres, avec deux boutons Appliquer et Réinitialiser La liste, elle-même, avec les champs principaux composants les différents contenus. i) La liste Vous y trouverez : L ID : numéro unique permettant de faire le lien entre un contenu, et un menu Le titre du contenu Le type de contenu Le thème, lorsqu il y est nécessaire Le calendrier, pour les actualités. Calendrier dans lequel apparaitra le contenu. Le club concerné L adresse email de l auteur Si le contenu est publié (oui ou non) La date de mise à jour du contenu Les opérations auxquelles vous avez droits (modification suppression, clonage) Quand c est un document, le type de document L accès autorisé (rotarien ou tous si pas de mention) Le nom du site référent (ou propriétaire) ii) Les filtres Pour filtrer la liste, il suffit de saisir quelques lettres dans les zones de filtrage, ou sur certaines zones, d utiliser la liste déroulante, et de cliquer sur appliquer. La liste va se rafraîchir en fonction de votre saisie. Vous pouvez utiliser plusieurs filtres en simultané. Dans ce cas, la fonction logique Et sera utilisée. Pour réinitialiser la liste, cliquer sur «Réinitialiser». (Fallait y penser!) 9
e) TC Document En pratique Pour créer un contenu de type Document, survoler avec le curseur de la souris la bande noire, sur la gauche, puis Contenu, puis Ajouter du contenu, et cliquer sur Document. Graphiquement, on remarque que la charte graphique a changée. En effet, il y a une charte spécifique au BO, et une charte spécifique au FO. D autre part, vous remarquerez que les différents champs sont regroupés par Onglet. Le CMS vous positionne sur l onglet Principal qui regroupe le titre, la description, et le fichier à joindre. Vous remarquerez que les champs ont une présentation différente. Chaque champs dispose de fonctionnalités qui lui sont propres, fonctionnalités plus ou moins avancées... Saisir un titre, dans le champ Titre, puis cliquer sur le bouton Enregistrer La présentation a changée. L onglet sélectionné est Classement, le champ Type de document est entouré de rouge, et en haut de l écran une zone rose est apparue avec un message d erreur. 10
Pas de panique, il s agit tout simplement de remplir le champ type de document, information obligatoire pour valider la saisie. Pour saisir une valeur, cliquer sur choisir une valeur, une liste déroulante apparait, sélectionner une valeur, et cliquer sur Enregistrer Un nouvelle page apparait, avec une le look du FO, et une zone verte, vous indiquant que le contenu a été créé. Ce que vous voyez, c est le rendu du contenu saisi. Vous remarquerez que vous n avez pas saisi d information de mise en page, mais que le titre est conforme à l ensemble des titres des différents contenus présents dans le site. C est l avantage du CMS. Vous remarquerez également 2 onglets : Voir et Modifier Si vous cliquer sur Modifier, le CMS vous repositionne sur le FO, en mode Modification, sans être obligé de repasser par le menu de gestion. Rassurez-vous, ces onglets n apparaissent pas pour un internaute lambda, ni même pour un rotarien identifié. Maintenant, tapez du texte dans le champs Description. Saisir différents mots séparés par des espaces, et ne pas hésiter à taper jusqu au bout de la ligne et même au-delà. Cliquer sur enregistrer. 11
Logiquement vous visualiser votre page, et vous remarquerez que le CMS à géré tout seul les retours à la ligne, et la justification du texte. Super! Nous reviendrons plus tard sur les possibilités de l éditeur de texte utilisé pour le champ description. f) Et les autres onglets? Bonne question... Merci de l avoir posée! Lorsque vous êtes en modification d un contenu de type Document, sur la gauche de l écran vous voyez apparaitre 6 onglets. Le nombre d onglets peut varier suivant le type de contenu visualisé. Comme expliqué plus haut, chaque onglet regroupe un ou plusieurs champs. Le contenu de chaque onglet peut varier d un type de document à l autre. Voici les principaux onglets, et les principaux champs. i) Onglet principal : Titre Description, servant souvent de texte d introduction ou résumé, ii) Onglet Classement : Propre aux contenus Document Club : nom du club qui a la propriété du document Année : Année rotarienne de création du document Type de document : Comme son libellé l indique... iii) Option d accès par domaine Transmettre à tous les affiliés si cette case est cochée, tous les sites de la plate forme pourront visualiser votre contenu. Publier sur : Eventuellement, si la case ci-dessus n est pas cochée, vous pouvez autoriser la publication site par site, en cochant les cases correspondantes. Attention : A minima, le nom de votre site doit être coché. Domaine source cette zone est utilisée pour le référencement (url canonique...). Laisser la valeur par défaut Use active Domain. 12
iv) Information sur les révisions Permet de gérer différentes versions du contenu. Si vous créez une nouvelle révision, c est la nouvelle révision qui sera publiée d office. Possibilité de revenir en arrière en cliquant sur l onglet révision en haut à droite. v) Information de publication Tout contenu créé posséde un auteur, et une date de création. Vous pouvez visualiser ces informations en cliquant sur cet onglet. Vous pouvez également changer l auteur, en changeant l adresse mail affichée. Attention l adresse mail saisie doit être une adresse valide, et connue du CMS. vi) Options de publication Une fois le contenu créé, il est publié automatiquement. Vous avez la possibilité de ne pas le publier en décochant la case publié. Les cases Promu en page d accueil et Epinglé en haut des listes ne sont pas utilisées sur votre site. g) TC Article i) Main (principal) Niveau d accès : Si cette case est cochée, le contenu ne sera visible que par des rotariens identifiés Thème : Le thème choisi permet d envoyer un email à la personne en charge du théme, lorsque l internaute utilise le formulaire de contact générique du site. Titre : Idem TC Document Introduction : Idem TC Document ii) Description C est dans cet onglet que vous allez saisir l essentiel du contenu. Vous allez disposer d autant d éléments souhaités, chaque élément contenant : Texte : Zone de texte riche dans laquelle vous pouvez insérer du texte, des images, des liens... Image : vous permet d uploader une image qui viendra s intégrer automatiquement dans le texte ci-dessus Alignement image : place l image ci-dessus, à droite ou à gauche du texte ci-dessus. Colonnes image : Permet d ajuster légèrement la taille de l image ci-dessus Bouton Retirer : Vous permet d annuler la saisie des 4 champs ci-dessus (attention suppression totale) Bouton Ajouter un autre élément : permet de créer un autre élément Quand plusieurs éléments ont été saisis, vous pouvez les déplacer entre eux grace à la petite croix située à gauche de l élément. Les éléments créés sont présentés alternativement sur un fond grisé. Une fois la saisie d un ou plusieurs éléments, ne pas oublier de descendre en bas de la page, et de cliquer sur enregistrer 13
Sur la copie ci-dessous, on reconnait : 1. le titre 2. L introduction 3. Le texte 4. L image iii) Onglet Média Images : Vous permet de télécharger une ou plusieurs images qui seront affichées en haut de la page, entre le titre et l introduction. Les images doivent avoir une largeur minimum de 800 pixels, et une hauteur minimum de 300 pixels. Au-delà, les images sont redimensionnées et recadrées automatiquement. Toutefois il est conseillé d envoyer les images sur le serveur au format 800*300. Vous y gagnerez en temps de chargement, et vous recadrerez les images comme vous le souhaitez. En deca, les images sont étendues. Donc déconseillé car le rendu ne sera pas terrible. Si plusieurs images sont envoyées, elles s afficheront sous forme de slider. Vidéos : Vous permet d insérer une vidéo dans la page. Elle sera affichée en bas de page. La vidéo doit être disponible sur «youtube» ou «dailymotion». Il suffit d insérer le lien fourni par l hébergeur de la vidéo. Pièces jointes : vous permet d insérer des pièces jointes (documents PDF, Word...). Ces pièces jointes viendront s afficher en bas de page. Pour chaque pièce jointe, après le téléchargement de la PJ, mentionner le titre qui s affichera sur le FO. 14
iv) Contenus liés Les contenus liés vous permettent de faire apparaitre sur la même page d un contenu (soit à droite, soit en bas de page), des liens en rapport avec le contenu affiché. Par exemple, pour la page de présentation générique d Espoir en Tête, il est possible d afficher sur la droite l actualité qui va parler de la manifestation de mars 2015. On peut afficher actualités, des articles, des documents, des galeries, des FAQ. Les zones de saisie fonctionnent en auto complétion : Tapez quelques lettres d un titre, une liste contenant les contenus dont les titres contiennent ces lettres s affiche. Sélectionner le contenu voulu. Répéter l opération autant de fois que voulu. Et enregistrer. h) TC Actualités Vous connaissez tous les onglets présentés, sauf i) Evènements Type calendrier : Sélectionner le calendrier dans lequel l évènement sera présenté Date : Cocher Montrer date de fin si l évènement se déroule sur plusieurs journées. Saisir la date de l évènement et l heure de début Lieu : Indiquer le lieu de l événement 15
i) TC Diaporama Un diaporama est une photo qui s affiche dans le slider de la page d accueil. i) Main A cette image, sont associés un titre, et un sous-titre qui s affiche en dessous de l image. ii) Actualité associée Si vous y ajoutez une actualité, un clic sur l image (depuis le FO), chainera directement sur l actualité. iii) Automatic Queue settings Sélectionner les sliders dans lesquels le diaporama sera affiché. j) TC Galerie Photos i) Main Titre : Titre de la galerie Accroche : Courte description de la galerie Photos : Cette zone permet de glisser copier/coller toutes une série de photos de votre ordinateur vers le serveur. ii) Utilisation du champ photos Préalable Vous devez dimensionner vos photos à la taille 800*600. Pour cela utiliser un outil type Gimp avec le batch Traitement en lot. Si vous ne faites pas cela, vous aller : - Engorgez le serveur avec des tailles de photos incohérantes pour le web - Perdre un temps lors du téléchargement Procédure Ouvrer avec votre explorateur de fichiers, le répertoire contenant les photos préparées. Sélectionner les photos à transférer (maximum 100) Glisser la sélection dans la zone «déposer les fichiers ici...» Attendre que les images s affichent dans cette zone Cliquer sur transfert de fichiers Attendre que la liste des images transférées s affiche. Cela peut durer plusieurs dizaines de secondes, suivant le nombre et la taille des photos. Descendre tout en bas, et cliquer sur enregistrer 16
k) TC Liens Les liens sont affichés à deux endroits : En page d accueil Dans une vue préprogrammée, appelée partenaire Pour la page d accueil, le principe est identique au slider. L image à saisir doit être préparée afin de bien cadrer (format conseillé 600*300) 17
V) Vues préprogrammées a) Les incontournables Slider de la page d accueil. Pour le remplir, il suffit de Saisir des diaporamas Ordonner le diaporama avec l outil File de queue i) Calendrier du Club Pour le remplir, il suffit de Saisir des actualités, Paramétrer chaque actualité avec le calendrier Mon club b) Les Optionnelles - Actualités Pour en bénéficier, il suffit insérer le lien fourni ci-dessous dans le menu Actualités du club vus dans le club Liste détaillée des actualités qui se sont déroulées dans votre club Lien : vus-dans-mon-club Actualités du club - à venir Liste détaillée des actualités qui vont sont se dérouler dans votre club Lien : actualites-mon-club Actualités des clubs vus dans les clubs Liste détaillée des actualités qui se sont déroulées dans les clubs Lien : vus-dans-clubs Actualités des clubs - à venir Liste détaillée des actualités qui vont sont se dérouler dans tous les clubs Lien : actualites-clubs Actualités du district vus dans le district Liste détaillée des actualités qui se sont déroulées dans le district Lien : vus-dans-le-district Actualités du district - à venir Liste détaillée des actualités qui vont sont se dérouler dans le district Lien : actualites-district 18
c) Les optionnelles - Documents i) Compte rendus de réunion de tous les clubs Liste des comptes rendus de réunion de tous les clubs, avec filtrage Lien : CR-club ii) Compte rendus de comité de tous les clubs Liste des comptes rendus de réunion de tous les clubs, avec filtrage Lien : CR-comites-club iii) Documents de gestion d un club Documents types pour la gestion d un club Lien : documents-gestion iv) Supports de cours Les supports de cours Lien : supports-cours v) Biographies Les biographies Lien : documents-biographies vi) Polio+ Ce qui touche à Polio+ Lien : documents-polio vii) Autres documents Les inclassables Lien : documents-autres viii) Tous documents Tous documents disponibles sur la plateforme Lien : tous-documents d) Les optionnels - calendrier i) Calendriers de formation Toutes les formations proposées par le district Lien : actualités-formations ii) Dates importantes District iii) Dates importantes mon club 19
e) Les optionnelles - Multimédia i) Galeries photos Toutes les galeries de la plateforme Lien : galeries ii) Galeries photos du club Toutes les galeries du club Lien : galeries-club iii) Vidéos de formation Toutes les vidéos de formation disponible de la plateforme Lien : videos-formation iv) Foire aux questions Toutes les questions de la plateforme Lien : faq v) Glossaire Tout le glossaire de la plateforme Lien : glossaire vi) Les partenaires Tous les partenaires du district Lien : liens vii) Les partenaires de votre club Tous les partenaires de votre club Lien : liens-club 20
VI) Gérer les menus Pour gérer le menu de votre site, utiliser le lien Structure Menus Principal Nom du club. Une liste apparait, présentant de façon détaillée le menu. i) Les niveaux d arborescence Un menu comporte plusieurs niveaux d arborescence. Par exemple, sur le site du district, Qui sommes-nous et Les actions sont des items de niveau 1. Le Rotary et La fondation sont des items de niveau 2. Etc... ii) La liste Chaque niveau d arborescence est décalé horizontalement (à droite ou à gauche) par rapport à la ligne précédente Pour chaque ligne, veuillez noter : Une petite croix : Elle permet de déplacer la ligne par glissement La case activé : Permet de suspendre la publication de l item dans le menu La liste des opérations : modifier supprimer. La suppression supprime l item du menu, et non les contenus-vues qui y sont attachés. iii) En haut d écran Deux onglets Lister les liens : Liste des liens. Pour ajouter un lien, cliquer sur le bouton en haut de liste Ajouter un lien. Pour modifier un lien, cliquer sur modifier. Edition rapide : Comme son nom l indique, permet une édition plus rapide du menu. L ajout se fait directement dans cette liste, par remplissage des zones vierges en bas de liste. Idem pour la modification, qui s effectue directement dans les zones de l item concerné. iv) En bas d écran En bas de l écran, le bouton enregistrer la configuration. Toute modification du menu doit être suivie d un clic sur ce bouton. Sinon les modifications ne sont pas prises en compte, et sont perdues. v) Insérer un contenu Pour bien comprendre le fonctionnement, ajoutons un lien par la méthode traditionnelle. Au préalable, vous devez connaitre l ID du contenu que vous allez ajouter (Voir ci-dessus ;: Liste des contenus) Onglet Lister les liens, clic sur ajouter un lien Dans la zone «Menu item type» cliquer sur lien Dans la zone Titre, indiquer le Titre. C est ce titre qui apparaitra dans le menu. Dans la zone chemin, indiquer le texte node/numéro, dans le lequel le numéro est l ID de votre contenu Dans description: taper un texte descriptif de votre item. Important, car cette information s affiche en FO lorsqu on laisse la souris sur le lien du menu. Elle sert également aux personnes non voyantes. Cliquer sur Activé si vous souhaitez que votre item soit visible de suite 21
Cliquer sur «déplié» si vous souhaitez que les items de niveau d arborescence inférieur soient visibles. Exemple, dans le cas du site du District ci-dessus, si «déplié» n est pas coché, les choix Rotary et Fondation ne seront pas visibles de l internaute. Dans «élément Parent», sélectionner la position de votre futur item. Poids : ne pas utiliser. Enfin, cliquer sur «Enregistrer» vi) Insérer une vue Au préalable, une vous devez savoir que les vues présenter ci-dessus, sont regroupées en vue génériques, qui comprennent plusieurs affichages, appelés display Par exemple, toutes les vues documents sont en fait regroupées dans une vue documents, qui elle-même regroupent les displays CR Club, Comité Club... Onglet Lister les liens, clic sur ajouter un lien Dans la zone «Menu item type» cliquer sur Voir Dans la zone Nom, Sélectionner la vue. Dans la zone Affichage, sélectionner le display souhaité La description est déjà intégrée dans la vue Le reste est identique à un contenu. vii) Changer l emplacement Il suffit d aller sur la liste, et de cliquer-déplacer la petite croix de l item concerné, puis de cliquer sur «Enregistrer» 22
VII) Formulaires de contact A venir 23