Sommaire INTRODUCTION... 3 SYNTHESE... 4 1. L'IMMATERIALITE DE LA COMPTABILITE... 7 1.1 LA COMPTABILITE INFORMATISEE EST PAR ESSENCE IMMATERIELLE... 7 1.2 LES BESOINS DE VERIFICATION... 10 1.3 LES STANDARDS NOUVEAUX SONT ARRIVES... 10 1.4 POUR RESOUDRE DES INCOMPATIBILITES... 11 1.5 DES GUIDES UTILISATEURS SONT REDIGES ET DES LABELS DELIVRES... 12 1.6 DES NORMES DESTINEES A ETRE INTERNATIONALES... 12 2. L'ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE... 13 2.1 L'ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE DES PETITES ET MOYENNES ENTITES... 13 2.11 Lien avec les autres sous-systèmes d'applications du système d'information... 14 2.12 Liens avec les bases de données de l'entité... 15 2.13 Flux de données et d'informations et collecticiel... 17 2.14 Archivage des informations... 21 2.2 L'ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE DES GRANDES ET MOYENNES ENTITES... 25 2.21 Le portage de la comptabilité sur le Web... 25 2.22 La fourniture d'applications hébergées... 28 2.3 LA COMMUNICATION DE DONNEES INFORMATISEES... 30 2.31 La fonction communication... 30 2.32 Liaison avec le sous-système de comptabilité... 31 2.33 Conversion des informations... 32 2.34 Signature électronique... 33 3. LES NORMES ET CONCEPTS INFORMATIQUES COMPTABLES... 35 3.1 LES NORMES INFORMATIQUES COMPTABLES DE BASE... 35 3.11 Le fichier comptable... 35 3.12 L'écriture comptable... 37 3.13 Le jeton comptable... 41 3.14 Le plan de comptes de l'entité... 46 3.15 Le journal comptable... 47 3.16 Les caractéristiques d'identification du transport des documents comptables... 47 3.2 LA NOMENCLATURE DES DONNEES... 49 3.21 Exemple d'application française de traitement des informations de l'entité... 49 3.3 LES PLANS DE REGROUPEMENT... 56 3.4 LE REPORTING FINANCIER ET AUTRES ETATS ASSIMILES... 58 3.41 L'information comptable et financière... 59 3.42 Définition de l'en-tête du message... 60 4. EXEMPLE D'UTILISATION EDIFACT... 62 5. EXEMPLE D'UTILISATION XML... 65 TIC-CR 1.8 Français page 2
INTRODUCTIION Le principal problème qui se pose à une étude conceptuelle de la comptabilité et du reporting financier provient des techniques utilisées actuellement en complet bouleversement. Assurément, cette situation devient systématique et constante dans le domaine informatique mais, signe d'évolution inéluctable, elle est assez marquée et particulièrement chaotique depuis l'irruption simultanée d'internet comme réseau de communication et de XML pour les données et les documents. Or, si les deux techniques rappelées ici ont plus de trente ans, c'est seulement aujourd'hui qu'elles se diffusent largement, avec évidemment leur lot de transformations et d'adaptations des systèmes informatiques. La comptabilité n'échappe pas à ce phénomène. Si ses concepts de base n'ont pas beaucoup évolué, les techniques qu'elle emploie ont largement progressé et, depuis que les ordinateurs ont vu le jour, toujours épousé l'évolution informatique. Comptabilité et informatique sont intimement imbriquées par un mariage de raison. Ainsi, la démocratisation des systèmes informatiques induit une lente révolution jusqu'au sein du milieu familial. Il reste que les concepts sont toujours les mêmes, à savoir : conception, réalisation, test et mise en œuvre. Vouloir faire l'économie d'une étape est un signe d'écueil certain et programmé à l'avance. Par ailleurs, la comptabilité n'a pas de vie si elle n'est pas confrontée à des impératifs d'ordre commercial, économique, fiscal, social, juridique, si elle n'est pas assujettie à des contraintes générées par la société elle-même et par l'entité économique en particulier. En outre, et on vient de s'en apercevoir dans le milieu du commerce électronique, c'est la seule norme internationale compréhensible utilisant une seule et même unité de mesure, la monnaie. C'est également la seule source d'informations ultérieures pour répondre aux besoins de contrôle a posteriori. Elle est même le seul élément de traçabilité entre l'activité économique de l'entité et la communication des informations à l'administration et autres partenaires économiques. C'est pourquoi, il est apparu important pour la profession comptable française de repenser tout le système comptable informatique dans un esprit de totale indépendance des matériels mis en œuvre, en symbiose avec les hommes qui édictent les règles et ceux qui les utilisent. C'est ce que ce document tente d'exposer. Michel LESOURD Directeur Adjoint des études techniques Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables Délégué Général d'edificas Vice-Président d'edifrance Vice-Chairman TBG12 UN/CEFACT Robert LEMENSE Administrateur d'edificas Belgium Chairman TBG12 UN/CEFACT TIC-CR 1.8 Français page 3
SYNTHESE Le présent document présente le fruit des travaux entrepris en France par le Conseil supérieur de l Ordre des experts-comptables et l association Edificas depuis 1989, en Europe depuis 1991 et au niveau international (Nations Unies) depuis 1996. Il constitue l état de l art du moment en matière de comptabilité face aux développements du commerce électronique et de ses conséquences sur l informatisation des comptabilités des entités. Il est fondé sur les projets organisés et les réalisations conduites à leur terme par des experts-comptables avec la participation d experts en informatique, d experts en commerce électronique et en télétransmission de données. De nombreuses applications sont aujourd hui opérationnelles dans plusieurs pays européens. Le courant récent des techniques développées autour d Internet semble bénéficier d une large audience mais aucune application réelle n'a encore à ce jour démontré la réalité de leur vocation à servir les professionnels de la comptabilité. Les réalisations opérationnelles permettent de faire état des nombreux constats auxquels ces projets, expérimentations et applications en France et en Europe ont donné lieu au fil de ces quinze années : les experts-comptables français sont conscients des formidables enjeux liés au commerce électronique, des risques que cette révolution engendre pour leur profession et de l'ouverture de nouveaux créneaux de marché ; le modèle d organisation suivi par l association Edificas et proposé dans le présent rapport est basé sur les principes fondateurs et universels de la comptabilité et de l audit, principes dépouillés des contraintes nationales liées à la tenue des comptes des entités ; l approche "Bottom-Up" retenue (approche qualité totale) coïncide parfaitement avec les principes fondateurs : on peut passer de l'élément de détail à l'agrégat et de l agrégat à l élément de détail sans avoir à modifier les bases de données ; la comptabilité est désormais le résultat de la conjonction entre techniques comptables et informatiques ; dès lors, la relation entre les sociétés de services informatiques (éditeurs de logiciels ou offreurs de services) et les instances professionnelles de la comptabilité évolue vers une plus étroite collaboration où les premiers réalisent au plus près les applications destinées à résoudre les besoins exprimés par les seconds ; le rapprochement des techniques informatiques et comptables n est ni nouveau, ni incongru : depuis longtemps les sociétés de services souhaitent la création d un label de qualité auprès des organisations professionnelles comptables ; une première démarche dans cette direction a été franchie par la création d une attestation de conformité des fichiers importés ou exportés par les progiciels de comptabilité en France aux normes EDIFACT ou aux recommandations du CS-OEC, laquelle attestation est délivrée par les experts-comptables ou les auditeurs ; en matière comptable, comme d ailleurs pour toute autre discipline, la communication électronique de données n a de sens que si ces données sont directement exploitables par les applications informatiques du destinataire ; c est particulièrement vrai pour les informations issues de la comptabilité destinées aux autorités publiques en TIC-CR 1.8 Français page 4
matières fiscales, sociales ou statistiques ; c est également vrai lorsque l'entité transmet elle-même ses informations à ces administrations ou lorsqu elle communique tout ou partie de ses comptes à son expert-comptable, à son auditeur ou à son commissaire aux comptes ou lorsqu elle reçoit ces mêmes informations de l un ou l autre de ses partenaires commerciaux (fournisseurs, banques, etc.) ; le commerce électronique ne peut, au risque de se perdre, faire l impasse sur les exigences formulées par les autorités publiques pour la transmission et la conservation électronique de documents ; dans ce contexte, la relation des experts-comptables avec les administrations publiques est appelée à se développer considérablement ; en effet, les administrations souhaitent ou souhaiteront de plus en plus recevoir les informations qu elles réclament aux entreprises par voie électronique plutôt que par le support traditionnel papier, long à traiter, lourd à conserver et coûteux à exploiter ; les déploiements informatiques ont démontré un accroissement très significatif de la productivité des collecteurs publics (par exemple performance accrue de 400 % en matière de collecte de déclarations TVA en Belgique, suppression potentielle de 2 600 postes administratifs en France, etc.) ; les administrations n ont plus seules la main mise sur le contenu des documents administratifs : elles doivent établir un dialogue positif avec les entités ou leurs mandataires (les experts-comptables pour la majorité des entités en France et dans l Union Européenne d aujourd hui) ainsi qu avec les sociétés de services afin de ne demander en priorité que les données disponibles dans les bases de données, et singulièrement dans les bases de données comptables ; c est particulièrement vrai pour ce qui concerne les codes identifiant les informations et les métadonnées correspondantes ; la télétransmission de données n est pas une fin en soi pour l expert-comptable ; il importe qu en comparaison avec les procédures traditionnelles, il puisse bénéficier d une réduction de ses coûts de production et de transmission de ces informations ; c'est l'approche gagnant-gagnant ("win-win") ; les applications opérationnelles ont démontré pour un cabinet moyen français des réductions brutes possibles allant jusqu à 75 à 90 % des coûts par rapport à la procédure papier ; ces diminutions de coûts doivent cependant être modérées avec l apparition de nouvelles organisations requérant davantage de support informatique ; c est le cas en l occurrence pour de véritables workflows des documents électroniques traceurs des étapes telles que par exemple "envoi à préparer", "données extraites", "données vérifiées", "document/message à construire", "document/message prêt à transmettre", "document/message transmis", "accusé de réception reçu" et le cas échéant "information transmise au client" ; cette suite d étapes n est pas exhaustive ; les documents établis par le cabinet d expertise comptable portent généralement la signature de l expert-comptable, associée ou non avec une autre signature ; la procédure de signature digitale française avec les administrations, les banques et la COB est actuellement étudiée avec la collaboration de la profession comptable française ; l authentification du signataire d un document et la certification de sa qualité sont une nécessité absolue dans bien des cas ; la mise en place d une infrastructure de clés publiques a été évaluée par la profession comptable française afin d'aboutir à une reconnaissance de la signature de l'expert-comptable ; le recours aux normes Edificas en matière d archivage électronique des fichiers comptables est de nature à réduire les nombreuses difficultés rencontrées lors de TIC-CR 1.8 Français page 5
contrôles a posteriori par les auditeurs, de modifications de configurations, de changements de progiciels, voire même en cas de fusion d entreprises dont les systèmes comptables sont fréquemment incompatibles ; un guide méthodologique s'appuyant sur les concepts exposés a défini les bonnes pratiques pour tout tiers de confiance archiveur de données informatiques comptables ; les évaluations en cours montrent que les normes Edificas peuvent être appliquées à de nouveaux langages de communication liés à Internet tels que XML ; dans le même contexte du Web, il est certain que les normes Edificas constituent une excellente base de départ pour la mise en œuvre du concept de tenue de grand livre sur Internet. TIC-CR 1.8 Français page 6
1.. L''IIMMATERIIALIITE DE LA COMPTABIILIITE La comptabilité et les informations qui en résultent sont assimilables à des produits manufacturés par les services comptables auxquels l entité fait appel. Ces produits sont fréquemment internes pour les plus grandes entités et pour une majorité de PME/PMI. Ils sont externes pour les autres et confiés généralement à des cabinets d expertise comptable. La fabrication du produit comptabilité impose de gérer des stocks de données à traiter en flux tendus pour être capable de livrer des informations de qualité juste à temps à ses partenaires. En ce sens, il constitue l outil par excellence capable d identifier, de classer, de localiser ou de mesurer les activités de l entité, notamment pour obtenir les nombreux chiffres de toutes natures à l usage des administrations et organismes de toutes sortes. Très souvent, le rôle imparti aux services comptables s étend aux services administratifs tant la séparation entre les deux domaines est ténue. 1.1 La comptabilité informatisée est par essence immatérielle Sur un plan organisationnel, la comptabilité met en œuvre un ensemble de règles et de procédures permettant de remplir plusieurs objectifs : permettre le regroupement des informations pour les analyser, les classer, les archiver et obtenir ladite comptabilité de l'entité ; déterminer les résultats de l'entité ; vérifier ces résultats par rapport aux objectifs recherchés dans un cadre analytique et/ou budgétaire ; respecter la loi (au niveau commercial, fiscal, social, statistiques, douanier, etc.) et pour ce faire apporter les éléments qui permettent de vérifier ce respect ; correspondre avec les partenaires de l'entité en leur communiquant partiellement ou intégralement les résultats de l'entité notamment à la norme IAS/IFRS ; fournir aux analystes financiers les informations dans un format standard utilisable par des logiciels bureautiques du marché. Pour cela, elle applique une procédure qui peut être considérée comme universelle quel que soit le pays. Celle-ci est représentée ci-dessous : TIC-CR 1.8 Français page 7
Le processus d'enchaînement des documents comptables comprend un certain nombre de documents qui ne sont pas tous obligatoirement utilisés. Certains sont implicites (la demande de documents peut être verbale), d'autres obligatoires (le journal, par exemple). Dans toute relation par EDI, la demande de documents précède leur envoi. Elle précise les documents attendus, les périodes couvertes ainsi que d'autres caractéristiques comptables comme la section analytique ou plus particulièrement les plans de comptes. Toute comptabilité d'entité répond à une organisation d'entité. Ceci induit qu'un même progiciel peut être utilisé différemment suivant les ressources affectées (moyen humain et matériel) et les objectifs poursuivis dans le management (analyse financière comparative, gestion budgétaire, etc.). Ainsi, les modèles exposés ci-dessus apparaissent tous dans le guide des procédures comptables qui expose, outre l'organisation mise en place, les moyens de contrôle et de sécurité. Mais ils peuvent s'appeler différemment. Le modèle de profil de dossier s'appelle parfois paramètres comptables ou de configuration, paramètres que l'on doit retrouver dans le fichier comptable informatique et dont certains éléments sont fournis au destinataire. Le modèle journal, celui de plan de comptes, de grand livre et de balance sont connus. C'est moins vrai en ce qui concerne le modèle de plan de regroupement qui reste pour beaucoup d'entités une sorte de mystère. Dans l'organisation qui nous intéresse, il s'agit d'une sorte de plan qui agit comme interface entre les balances de l'entité et les do- TIC-CR 1.8 Français page 8
cuments à fournir à des tiers internes ou externes à l'entité. En fait, il sert à calculer les informations agrégées à partir des informations de base de la comptabilité. A partir des plans de regroupement, la comptabilité peut fournir toutes sortes d'états financiers : comptes annuels, déclarations fiscales et sociales, statistiques, reporting, états IAS/IFRS, analyse financière, etc. Il ne s'agit là que de quelques exemples, tellement la variété d'informations produites par l'entité est immense. En informatique, la comptabilité est pratiquement toujours immatérielle. Elle collecte les informations soit à partir de chaînes informatiques en amont (facturation, chaîne achat, production, paie, etc.), soit à partir d'une dématérialisation d'un document par un scanner, soit à partir d une saisie au clavier. Le schéma ci-après montre qu'à partir de la pièce dématérialisée ou immatérielle, on est susceptible de produire des états financiers ou autres sans faire la moindre concession matérielle. La comptabilité en original se trouve dans la mémoire de l ordinateur (disque dur, disquette, bande, etc.) ou externalisée sur des supports numériques éventuellement chez des tiers archiveurs. Elle est souvent matérialisée à nouveau sur papier pour les besoins internes du service comptable ou des contrôleurs internes ou externes. Le schéma met l'accent sur les points suivants : une grande automaticité entre les différentes phases de travail y compris dans les phases de contrôle, une absence pratiquement totale de papier, l'horodatage de certaines phases : traitement de la saisie, de la validation des écritures, de sortie des états, des archives, etc., TIC-CR 1.8 Français page 9
la connaissance de la taxonomie utilisée par les destinataires (centre des impôts par exemple) ou pour remplir certaines obligations (états IAS/IFRS, par exemple), le recours à des tiers archiveurs pour pérenniser la comptabilité de l'entité et éviter les problèmes d'évolution des supports informatiques, le recours à de nouveaux moyens de communications de l'entité par la diffusion des informations financières via un cédérom ou Internet. 1.2 Les besoins de vérification On constate quand même que, pour des besoins de vérification, les contrôleurs internes ou externes demandent de plus en plus un accès directs aux fichiers informatiques pour accélérer leur tâche, faciliter les recoupements et être le plus près possible de la source de l information originale stockée. En outre, c est la grande tendance actuelle de numériser tous les fichiers et d offrir des possibilités d interrogation. Les "autoroutes de l information" y sont certainement pour quelque chose et la comptabilité n échappe pas à ce phénomène. 1.3 Les standards nouveaux sont arrivés Ces faits étant constatés et avérés, il devenait urgent que des normes de communication et de stockage d informations soient arrêtées d un commun accord entre la profession comptable (qui doit dans ce domaine exprimer ses besoins et ses contraintes), les éditeurs et concepteurs de logiciels de comptabilité (qui ont leur propres spécificités), les professionnels de l'archivage de documents électroniques et les "censeurs" de l'information (auditeurs, commissaires aux comptes, inspecteurs internes et externes, etc.). Ces normes s inscrivent dans l histoire de la comptabilité car elles permettent de rendre communicants des logiciels de comptabilité qui, à l origine, ne sont pas destinés à se mettre en rapport entre eux. Nous sommes passés de l ère du traitement à l ère de l information. Deux mondes totalement distincts. Pour ce faire, dans le monde EDIFACT, cinq normes ont été définies et deux autres sont prévues. TIC-CR 1.8 Français page 10
Détails Modèle Ecriture Modèle Grand Livre Ensemble d'écritures comptables par journaux Ensemble d'enregistrements comptables formant un ou des extraits de comptes Synthèse Paramètres Modèle Balance Modèle Reporting Modèle Plan comptes Modèle Plan regroup. Ensemble de comptes généraux, auxiliaires, analytiques ou budgétaires formant une balance spécifique Ensemble d'états comptables constituant un ou des documents financiers, d'analyse, déclaratifs ou de reporting Ensemble de comptes généraux, auxiliaires, analytiques ou budgétaires destiné à codifier les écritures comptables Ensemble de paramètres comptables permettant à partir du plan de comptes, la création des états comptables Modèles créés pour le domaine comptable EDIFACT Ces cinq normes sont complétées par deux projets, le premier étant destiné à définir une demande de document comptable (par exemple, balance des tiers fournisseurs à une date donnée), le second, un profil de dossier comptable (comptes ayant une longueur variable de chiffres, caractéristiques de certains comptes collectifs, etc.). L utilisation d'un langage qui n est ni attaché au seul domaine comptable, ni au domaine informatique, et donc ne dépend pas des normes utilisées par les sociétés de services, rend plus facile le dialogue entre les utilisateurs (et leurs exigences) et les programmeurs (et leurs contraintes). Les normes Balance, Plan de comptes, Ecritures comptables, Comptes annuels (Reporting, déclarations administratives ou dossier de gestion) et Grand livre ont été mises au point après plusieurs années d études par l association EDIFICAS. Elles ont été élaborées avec le concours d'experts-comptables, d'informaticiens et d'auditeurs au niveau européen et validées au niveau ONU. Elles facilitent l'importation et/ou l'exportation des fichiers comptables d un système informatique comptable à un autre quel que soit le système d'exploitation utilisé, quel que soit le système comptable informatisé employé. 1.4 Pour résoudre des incompatibilités La profession comptable se trouvait confrontée à des incompatibilités dues soit à des modifications intempestives ou révisionnelles de format de fichiers, soit à des descriptions incomplètes ou insuffisantes de fichiers ou encore à des systèmes d exploitation différents (MAC OS, Windows, Linux, etc.). Les normes EDIFICAS permettent de faire face et de dépasser ces difficultés : ce ne sont plus les sociétés de services qui prescrivent leurs conditions dans la communication des balances ou des écritures, par exemple, d un système à l autre. Elles doivent désormais respecter un cahier des charges établi dans le cadre des normes. TIC-CR 1.8 Français page 11
1.5 Des guides utilisateurs sont rédigés et des labels délivrés Afin de faciliter la tâche des informaticiens qui développent ou réactualisent leurs applications informatiques comptables, les guides de mise en œuvre des modèles ci-dessus ont été développés en France pour couvrir des besoins particuliers comme : le transfert d'informations comptables entre des systèmes numériques (caisses enregistreuses, appareils de pesée, etc.) et le système comptable ; le transfert d'informations comptables entre les entités et les auditeurs ; le transfert d'informations comptables entre entités mères et filiales ; le transfert d'informations comptables vers des tiers archiveurs ; le transfert de statistiques comptables ; les télédéclarations fiscales et sociales vers les administrations ; le reporting vers les organismes financiers ; etc. Depuis la fin de l'année 1999, des attestations de conformité à ces guides sont délivrées aux concepteurs des logiciels qui intègrent les normes susmentionnées. Elles permettent de remplir trois rôles : s'assurer que les équipes informatiques ont bien assimilé le langage à utiliser : ANSI X12, TRADACOM, EDIFACT, XML, etc. ; s'assurer que les fichiers issus de ces normes et qui sont télétransmis respectent strictement les guides utilisateurs ; inversement, s'assurer que les fichiers reçus peuvent être incorporés directement dans les applications. 1.6 Des normes destinées à être internationales Ces normes sont à ce jour arrêtées au niveau international. Elles sont destinées à être des normes à part entière en France (AFNOR), en Europe (CEN) et enfin dans le monde (ISO). TIC-CR 1.8 Français page 12
2.. L''ORGANIISATIION DU SYSTEME COMPTABLE Comme dans toute organisation, les systèmes qui sont étudiés et élaborés doivent s'appuyer sur plusieurs éléments de base : l'organisation et le management (scénarii et traçabilité), les ressources humaines mises en œuvre, les techniques nécessitées par le système, les sites de traitement et d'exploitation, la temporalité des actions (juste à temps). Si l'un de ces cinq éléments n'est pas pris en compte, on peut s'attendre à élaborer un système bancal ou non abouti. On peut s'attendre à des surprises lors du déploiement. En outre, comme tout système, il faut réfléchir à l'ensemble du système à concevoir et ne pas se limiter à une "fenêtre" sur une partie de l'organisation (think big, start small). Si tel était le cas, le risque certain est de voir apparaître des "verrues" pour joindre des éléments d'un même système non destinés à être complémentaires, voire des phénomènes de rejet pour incompatibilité de sous-systèmes. Cela étant dit, il convient de distinguer deux types d'organisation, l'une touchant plus particulièrement les petites et moyennes entités pour lesquelles, dans la grande majorité des cas, le système comptable ne se conçoit qu'à un niveau interne à l'entité, l'autre concernant plus particulièrement les grandes et moyennes entités. Dans ce dernier cas, le système ne peut se concevoir qu'en combinant les plans internes et externes de l'organisation. Ici, apparaissent notamment les notions de groupes et de prestations inter entités. Les "moyennes" entités peuvent suivant leur structure être concernées par l'un ou l'autre des types d'organisation (comme également certaines petites entités dans une petite minorité). 2.1 L'organisation du système comptable des petites et moyennes entités Généralement, dans une organisation où les ressources humaines, les techniques employées et les sites de traitement sont réunis en un même lieu, les principales difficultés à traiter dans un système comptable se concentrent dans l'organisation et le management dudit système, notamment en matière de traçabilité des opérations et de régulation du juste à temps. Sur ce type d'organisation, l'attention est concentrée sur les points suivants : liens avec les autres sous-systèmes d'applications du système d'information de l'entité, liens avec les bases de données de l'entité, flux de données et d'informations et collecticiel, TIC-CR 1.8 Français page 13
archivage des informations. 2.11 Lien avec les autres sous-systèmes d'applications du système d'information Au préalable, il importe de garder à l esprit que si la comptabilité constitue un aboutissement pour les flux financiers, elle est en même temps le point de départ de différentes obligations légales, en particulier en matière de fiscalité. On associe donc obligatoirement des données extra-comptables aux écritures enregistrées dans les comptes. Dans un système d'information d'une entité, les sous-systèmes ayant un rapport direct ou indirect avec le sous-système comptable sont nombreux. En dresser une liste pourrait s'avérer restrictif. On peut toutefois citer les sous-systèmes suivants : sous-système Achats : en coordination parfois avec le sous-système Commercial, pour l'acquisition des biens, fournitures et services ; dans ce cas, le sous-système Achat peut enregistrer et envoyer les informations au sous-système Comptabilité avec ou sans règlements ; sous-système Production : en coordination avec le sous-système des Achats et le sous-système Commercial, pour la gestion des entrées et sorties de biens, fournitures et services ; sous-système Analytique : ce sous-système peut être placé en amont ou en aval du sous-système de Comptabilité générale avec une périodicité qui n'est pas obligatoirement identique ; sous-système Trésorerie : en coordination avec les sous-systèmes Prêts et emprunts et Titres financiers ; sous-système Commercial : en coordination avec le sous-système des achats et le sous-système commercial, pour la cession des biens, fournitures et services ; sous-système Crédits-bails : en coordination avec le sous-système des Immobilisations et le sous-système de la Comptabilité des engagements hors bilan, pour la réception ou l'octroi de ce type de crédits ; sous-système Prêts et emprunts : en coordination avec le sous-système des Immobilisations et le sous-système de la Comptabilité des engagements hors bilan, pour la réception ou l'octroi de ce type de crédits ; sous-système Paie et personnel ; sous-système Titres financiers ; sous-système Consolidation ; sous-système Etablissement des comptes annuels et déclarations fiscales, si ce soussystème n'est pas intégré dans le sous-système de Comptabilité ; sous-système Calcul et contrôle des taxes, si ce sous-système n'est pas intégré dans le sous-système de Comptabilité ; sous-système Budgétaire ; etc. TIC-CR 1.8 Français page 14
La principale difficulté dans le traitement de bases de données distinctes entre soussystèmes réside dans le contrôle permanent qu'il faut instituer entre deux bases comprenant des informations identiques mais issues de deux sous-systèmes distincts. On le comprend bien lorsqu'on cite le cas des comptes d'immobilisations de la classe 2 du soussystème de Comptabilité et les comptes gérés par le sous-système Immobilisations. La difficulté est accrue lorsqu'il s'agit d'éditeurs de logiciels différents. A défaut de rapprochement automatique, il faut donc faciliter le travail de l'utilisateur. Dans certains sous-systèmes, le rapprochement peut être automatisé lorsque des standards internes ou des normes internationales sont utilisés : c'est le cas d'edifact par exemple qui propose des normes pour toute sorte d'opérations y compris comptables. L'utilisation de telles normes facilite la transmission entre systèmes informatiques, entre soussystèmes d'applications, sans intervention humaine. 2.12 Liens avec les bases de données de l'entité L harmonisation des informations réclamées aux entités et l utilisation de procédures s adossant à des normes internationales, avec la mise en place de fonctions logicielles adéquates et l'ouverture sur des protocoles de télétransmission simples, stimulent la transmission électronique des informations des entités. La mise en œuvre d'une procédure automatisée peut s'appuyer sur un entrepôt de données administratives que l'on peut appeler Base d'informations Economiques, BIE. Le contenu de cette base est exposé dans le chapitre 3.2. Un rapport, une déclaration fiscale ou sociale, une enquête statistique, un reporting, une consolidation, etc., représentent chacun un ensemble d informations à fournir, attachées à un même document (questionnaire) destiné à identifier les questions et à livrer les réponses. Pour faciliter la compréhension, il sera fait usage d'une appellation générale formulaire électronique. La réponse à fournir à chaque information demandée est : le résultat d un calcul opéré à partir de données directement disponibles dans un soussystème d informations (par exemple sous-système Paie, sous-système Comptabilité, sous-système Stock, etc.) ; le résultat d un calcul opéré à partir de la BIE ; une combinaison des deux modes précédents ; une donnée indisponible introduite directement et manuellement au clavier. La passerelle entre l information agrégée demandée par l'utilisateur destinataire et les éléments de données qui entrent dans son calcul est fournie par la métadonnée. Une métadonnée est constituée d un ensemble de données et éléments à partir desquels un agent logiciel ou une fonction programmée est capable de produire une information. Ainsi, chaque information peut être directement calculée à partir de la métadonnée qui fournit notamment la méthode d'agrégation comme, par exemple, la ou les séquences de comptes à prendre en considération, la période pour laquelle les écritures interviennent dans le calcul, le sens débiteur ou créditeur des montants, les opérateurs arithmétiques de calcul, etc. La métadonnée relative à chaque information stockée dans la BIE définit d autres données telles que le niveau de granularité, la fréquence et le mode de mise à jour, sa longévité dans la BIE, etc. (voir dans le chapitre 3.2 le détail du contenu d'une métadonnée type). TIC-CR 1.8 Français page 15
La BIE est construite de telle manière qu à chaque question, correspond une réponse reconnue par une étiquette identifiant à la fois le nom de l information, la métadonnée qui fournit les éléments de données à prendre en compte pour produire la réponse, la source de ces données, la formule de calcul et le lien avec le formulaire électronique de réponse (entre autres l étiquette du code donné à l information par le destinataire). Un système de codification des étiquettes rend obligatoirement unique et univoque toute information de réponse. C'est l'équivalent du code à barres des marchandises. Une table de correspondance crée le lien entre l information de réponse et le ou les formulaires (électroniques) où ladite information est requise. Pour chaque formulaire électronique, cette correspondance permet de prendre en compte le système de codification du destinataire et de conserver l'indépendance entre les systèmes de codification. Ainsi, la BIE est un entrepôt où sont stockées, à un niveau élémentaire ou agrégé, les données économiques disponibles dans l un des sous-systèmes d information d une entité. Elle s articule autour des concepts suivants : l'utilisation d une ou de plusieurs nomenclatures identifiant et indexant les informations collectées par les autorités, les partenaires, l entité pour elle-même, Achats Stocks Product. Compta. Créd. Immob. Fourn. Paie téléchargement Perso. Formulair es rapports ENTREPÔT DE DONNEES Base Informationnelle économique traitement Destinataires des informations Table d'équivalence Utilisation d'une BIE pour l'émission de formulaires la mise en place de procédures de gestion et de maintenance de la BIE : le modèle ou maquette de chaque formulaire ou rapport à compléter, son calendrier et les informations nécessaires à son acheminement (électronique) au destinataire, TIC-CR 1.8 Français page 16
le lien entre l identifiant de chaque information du formulaire réclamée par le destinataire et l identifiant des informations de la BIE qui interviennent dans la production de l information réclamée, la règle de calcul associée à chacun des identifiants de chacune des informations du formulaire permettant de produire automatiquement l information réclamée ou de la saisir au clavier, les agents logiciels assurant la mise à jour automatique de la BIE, les procédures de saisie des informations indisponibles dans les sous-systèmes d information de l entité. Les caractéristiques d'une BIE et ses conditions d utilisation se définissent comme un ensemble d outils et de techniques qui permettent de saisir, dématérialiser, classer, gérer, stocker, retrouver, calculer, mettre en forme, transmettre les informations nécessaires à la production électronique de rapports, déclarations administratives ou réponses à des questionnaires à partir d applications informatiques dans les limites du périmètre habituel des activités de l entité. Le principe premier repose sur un concept permettant d établir la relation entre le système d information de l entité et les différents rapports qu elle a obligation de délivrer ou pour couvrir ses propres besoins dans le cadre du reporting ou de la consolidation par exemple. La BIE est alimentée par des progiciels en amont comme par exemple la gestion des achats, la gestion des stocks, la gestion de production, la paie, la gestion des immobilisations, la comptabilité, etc. Elle est donc indépendante des progiciels de gestion. Pour ce faire, il est indispensable que l'émetteur de l information et l'utilisateur destinataire aient une compréhension identique du contenu de l information collectée quant à la manière de produire l information, son mode d identification ainsi que de la structure du message électronique correspondant au document et du protocole de transport. A partir de la BIE, un traitement informatique permet à l'aide d'une table d'équivalence d'extraire les données conformément aux formulaires (ou rapport) à remplir, de compléter ledit formulaire ou rapport pour ensuite procéder à son envoi au destinataire. La table d'équivalence est mise à jour en permanence à l'aide des formulaires ou rapports à produire et des nomenclatures de données fournis par les destinataires. 2.13 Flux de données et d'informations et collecticiel 2.131 Nouvelles fonctions et obligations comptables Les sous-systèmes de comptabilité évoluent en incorporant des nouvelles fonctions et en s intégrant assez fréquemment dans des sous-systèmes plus vastes : Gestion Electronique d'informations et de Documents Existants (GEIDE), Gestion automatisée des processus de traitement de l information (Workflow), Collecticiel (Groupware, GroupWeb) et Télétravail. Ces nouvelles fonctions peuvent également se regrouper dans des caractéristiques de communication, de coordination et de collaboration. En effet, les logiciels permettent de communiquer, de planifier et de coordonner les tâches. La mise en service de ces nouvelles fonctions modifie profondément les habitudes de travail. C est en effet l introduction dans le secteur tertiaire d une forme "d'industrialisa- TIC-CR 1.8 Français page 17
tion" ou de "taylorisation" de la production d informations. La division du travail est plus poussée avec un souci de rendement et de sécurité très marqué. Ces nouvelles fonctions apportent des réponses aux exigences légales concernant l'organisation comptable, et aux attentes des réviseurs. 2.132 Gestion Electronique d'informations et de Documents Existants (GEIDE) La Gestion Electronique d'informations et de Documents Existants (GEIDE) est un ensemble d outils et de techniques qui permet de classer, gérer, visualiser, éditer, imprimer et stocker des documents dans leurs formats d origine à partir d applications informatiques. Elle recouvre un grand nombre d applications et d outils : Gestion de documents de tous types (administratifs, commerciaux, techniques, etc.), Gestion documentaire, Système de reconnaissance de caractères associé à des correcteurs orthographiques, Recherche en texte intégral, Acquisition ou transformation d un document papier en image électronique, Archivage sur divers types de périphériques (cédérom, disque dur, etc.), Mise à disposition de l utilisateur, sous forme papier ou sur écran. La pénétration de la GEIDE dans les sous-systèmes de comptabilité se fait de manière transparente pour l utilisateur. Dès qu un document est porteur d une information devant être incorporée dans le sous-système Comptabilité, une codification comptable automatisée, combinée au référencement automatique dudit document, peut être envisagée en recourant si cela est possible à la reconnaissance optique de caractères. Quelques exemples illustrent l intérêt des liens entre les pièces justificatives et les écritures : chaînage avec les écritures comptables du traitement d une opération commerciale, du bon de commande à la facturation ; référencement des factures d achat d un logiciel envoyées par mél ; indexation du fichier du traitement de texte contenant les statuts d une société avec les comptes de la comptabilité (ou avec l écriture comptable) afin d'afficher simultanément (ou à la demande) un document de base et son écriture comptable correspondante ; etc. Ces exemples montrent l'origine distincte des fichiers de différentes sources (texte, image, image document, son, spool d'impression, appel ou émulation de programmes, courriel, etc.). La Gestion Electronique d'informations et de Documents Existants permet la mise en place de règles et de procédures visant à sécuriser les documents. Elle gère le cycle de vie du document en plusieurs étapes : création, validation, approbation, distribution et conservation. Ces étapes déterminent la traçabilité du document et donc la fiabilité de l enregistrement de l information. Elle offre également des possibilités multiples de recherches, tris et classement, un accès aux documents de base immédiat et permet une amélioration de la productivité des contrôles. TIC-CR 1.8 Français page 18
2.133 Gestion automatisée des processus de traitement de l information (Workflow) La Gestion automatisée des processus de traitement de l'information (workflow) se définit comme une automatisation des processus de traitement de l information. La Gestion automatisée des processus de traitement de l'information (workflow) permet de centraliser l'ensemble des règles de traitements appliquées dans son périmètre d'action et de contrôler le déroulement des processus automatisés. Le workflow permet non seulement d acheminer l information vers les utilisateurs mais décompose, planifie et contrôle l exécution des tâches. Le workflow introduit sécurité, simplification et fluidité dans des diagrammes de circulation des documents. L intérêt d un workflow dans les traitements comptables est multiple. Il permet : de décomposer en modules élémentaires les fonctions d'un sous-système de comptabilité, d'affecter chaque module à des ressources humaines spécifiques, de neutraliser les effets de distance sur des sites différents, de maîtriser le juste à temps pour l'enrichissement des informations comptables, d'organiser les contrôles internes ou externes en aval, de faciliter les réorganisations dans le cas d'une modification de procédure, etc. L automatisation des processus de traitement permet des contrôles plus efficaces. Le workflow apporte à l'auditeur une connaissance accrue de l'environnement général de l'entité et de son système de contrôle interne ainsi qu'un outil performant et fiable pour les contrôles sur pièces. Les outils workflow peuvent être indépendants des logiciels qu'ils sollicitent. On peut donc se trouver en face de trois possibilités : la comptabilité est greffée sur le logiciel workflow, ce dernier sollicitant directement des fonctions du progiciel de comptabilité ; la comptabilité est organisée en composants élémentaires électroniques, le logiciel de workflow sollicitant à ce moment-là seulement lesdits composants ; la comptabilité incorpore complètement le concept workflow. Dans tous les cas, les modules doivent recourir à des standards. 2.134 Collecticiel (groupware, groupweb), Télétravail Le groupware peut se définir comme un ensemble de logiciels permettant l'échange de données au sein d'un groupe de travail. Le groupware comprend en règle générale une messagerie électronique et une GEIDE et s intègre dans un workflow. L accessibilité des informations dans un collecticiel par l intermédiaire du Web permet d introduire la notion de groupweb (voir chapitre 2.2). Le télétravail est caractérisé par la réalisation à domicile, ou en nomade dans une entité, d un certain nombre de tâches en utilisant la possibilité de communiquer et de transmettre TIC-CR 1.8 Français page 19
à distance par ordinateur tout type de document. Les sociétés de services, qui utilisent les mêmes techniques, réalisent des téléservices. Grâce à l essor du Web, les notions de télétravail et de téléservices se fondent dans un environnement de travail de plus en plus naturellement communicant. La comptabilité n échappe pas à cette évolution et les applications comptables à distance peuvent utiliser ces techniques. Les documents d une société peuvent par exemple être stockés sur un serveur Internet afin que le cabinet d expertise comptable puisse avoir accès à l information. Les documents sont ensuite indexés et enregistrés en comptabilité. La société peut consulter enfin les informations comptables et les documents référencés. De nombreuses tâches peuvent ainsi être intégrées, notamment : Clôture de fin de mois, de fin de trimestre, avant inventaire ou de fin d'exercice, Inventaire de fin d'année (collecte d'informations, de documents, etc.), Situation trimestrielle, Situation budgétaire, Consolidation, Archivage d'un dossier, Intégration des écritures d'extraits de compte bancaire dans la comptabilité avec les étapes successives à respecter. 2.135 Traçabilité En matière de traçabilité, c'est-à-dire "l aptitude à retrouver l historique, l utilisation ou la localisation d un article ou d une activité ou d articles ou d activités semblables au moyen d une identification enregistrée" (définition AFNOR), le système doit permettre de s'assurer une similitude d'action entre le flux d informations et le flux physique des biens. En d autres termes, la facture datée du 30 décembre correspond-elle bien à un flux de marchandises antérieur au 31 décembre? Cet exemple ne découvre qu un petit aspect de la traçabilité. Il y en a bien d autres. Dans un système totalement dématérialisé, la démarche conduit à une rupture totale entre les flux physiques et informationnels. Pour établir un lien permanent entre ces flux qui sont autonomes et entre des entités qui sont indépendantes par principe (et par obligation juridique), la coordination peut s exercer sur trois domaines : la possibilité d établir à tout moment un lien entre le flux physique et le flux d information qui lui est logiquement associé, mais qui évolue à son propre rythme en fonction des besoins des partenaires impliqués ; TIC-CR 1.8 Français page 20