PRÉSENTATION GÉRER LES REQUÊTES

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1 Access 2007 PRÉSENTATION Objet du logiciel Démarrer Découvrir l'écran Donner des ordres Menu Office Menu contextuel Ruban Barre d outils Accès rapide Gérer les objets Quitter le logiciel GÉRER LES TABLES Démarrer Lire Mettre à jour modifier un enregistrement ajouter un enregistrement supprimer un enregistrement Mettre en forme les caractères la largeur des colonnes le format d un champ Modifier la structure ajouter un champ modifier un champ supprimer un champ changer la clé primaire Enregistrer Imprimer Lier les tables GÉRER LES REQUÊTES Présentation Créer une requête Projection Tri Restriction Jointure Enregistrer une requête Lire le résultat d une requête Modifier une requête Imprimer une requête SQL Présentation Créer une requête Enregistrer une requête Lire le résultat d une requête Modifier une requête Imprimer une requête Access 2007 PP RR EE SS EE NN TT AA TT II I OO NN

2 Présentation 1 Objet du logiciel Access 2007 Access est un logiciel qui gère des bases de données relationnelles. Ce type de logiciel est appelé système de gestion de bases de données relationnel (SGBDR). 2 Démarrer Je double-clique l icône --> l écran d accueil d Access 2007 s affiche. Le logiciel se trouve en mémoire centrale : il est opérationnel, utilisable par l ordinateur et par vous-même. Je choisis ce que je veux faire : utiliser un modèle créer une base de données (de zéro) Créer une base de données ouvrir une base de données, en cliquant celle proposée (si vous êtes sur(e) que c est la vôtre) ou en cliquant Autres pour la choisir. 1 Je clique Autres pour ouvrir la base de données eleve.accbd qui se trouve dans le dossier C:\Fontaine la boît e de dialogue Ouvrir s ouvre. Cliquer sur pour ouvrir la liste des lecteurs et dossiers. Actuellement, on est en C:\. pour accéder au dossier parent (ici C:\) pour modifier l affichage Si ma base de données est sur le lecteur D:, je clique ici pour ouvrir des fichiers d autres types qu Access 2.Je clique sur C: pour ouvrir le lecteur et voir les dossiers qu il contient. 4 Je choisis la base de données (ici eleve.accbd) du dossier C:\Fontaine) en la cliquant et active le bouton Ouvrir (ou double-clique eleve.accbd). 3 Je double-clique le dossier Fontaine pour l ouvrir. Le nom de la base de données s inscrit en barre de titre et apparaît à l écran (voir page suivante) : cela signifie qu elle est utilisable, en mémoire centrale de l ordinateur.

3 3 Découvrir l écran Votre espace de travail se compose : - d un plan dans lequel s organisent des objets reliés entre eux : tables, requêtes, formulaires, états, macro commandes. - d outils de dialogue : barre de titre, bouton Office (et son menu), Ruban, barre d outils Accès rapide, barre d état, barres de défilement. Bouton Office Barre de titre qui indique le document actif ; dès qu un objet de la base de données est ouvert, ce nom disparaît. Barre d outils Accès rapide Onglets des Rubans Onglet du Ruban associé à l objet actif (ouvert) ; ici, l onglet Outils de table active les commandes de tri ou de filtre Sous-onglet lié à l état de l objet actif (table en affichage feuille de données : le cliquer affiche d autres boutons de commande). Ruban Accueil Cliquer la flèche ouvre les commandes associées au bouton (ici, Enregistrements) Pour réduire le volet de navigation Plan de travail Volet de navigation : objet tables actif Cliquer la flèche ouvre le menu du volet de navigation. Cliquer la catégorie d objets à afficher dans le volet. Objet actif : ici, la table ELEVE. Avertissement d Access : a priori, pas de problème. Cliquer le bouton Options puis Activer ce contenu puis OK. Pour modifier le mode d affichage de l objet actif. 4 Donner des ordres L ordre donné à Access s applique à l objet actif (sélectionné) : la table, la requête, le champ, etc. On peut donner des ordres : - en cliquant le bouton Office qui donne accès au menu Office, - en ouvrant le menu contextuel : c est le plus efficace car il ne propose que les commandes applicables à l objet sélectionné, - en utilisant le Ruban ou la barre d outils Accès rapide. Le menu Office Cliquer le bouton Office permet d accéder aux commandes de communication avec l extérieur (ouvrir, enregistrer, imprimer, etc.). à la fin d une commande signifie que l on accède ensuite à un sous-menu pour choisir d autres paramètres. Ici, on a la possibilité d enregistrer la base de données à un autre format d Access ce qui permet de l utiliser avec des versions antérieures du logiciel. Pour quitter Access. Access 97/ PP RR ÉÉ SS EE NN TT AA TT II I OO N

4 Le menu contextuel Pour l objet «requête», une barre d outils est également disponible. 1 Cliquer l objet avec le bouton droit de la souris ouvre le menu contextuel. On dispose de toutes les actions réalisables avec l objet (la requête ici) actif. 2 Pour agir, cliquer le bouton ou la commande avec le bouton gauche de la souris à la fin d une commande signifie que l on accède ensuite à un sous-menu pour choisir d autres paramètres. Le Ruban Le Ruban regroupe toutes les commandes et boutons (sauf celles du menu Office). Les commandes sont regroupées selon leur thème (accueil, créer, données externes, etc.), accessibles en cliquant leur onglet. Certaines commandes s affichent automatiquement avec certains objets. Commandes de l onglet Outils de requête / Créer. Selon l objet actif, un Ruban contextuel s affiche. Cliquer la flèche développe des sous-commandes. (ici, les sous-commandes les plus utilisées) Pointer une commande affiche une explication. Il est possible de réduire (ou restaurer) le Ruban en utilisant la flèche de la barre Accès rapide (voir ci-dessous). La barre d outils Accès rapide Pour enregistrer le travail courant Pour réduire ou restaurer le ruban (voir ci-dessus) et personnaliser la barre Accès rapide ; ici, on a ajouté l'aperçu avant impression et l'impression rapide Pour annuler les dernières actions (en commençant par la plus récente) Pour restaurer les dernières actions (en commençant par la moins récente) Ici, le bouton est inactif (gris) car il n y a pas d actions à restaurer 5 Gérer les objets La gestion d un objet (table, requête, formulaire, ) est identique à la gestion des objets sous Windows. Chaque objet sera ouvert depuis le volet de navigation. Il pourra ensuite être enregistré (automatiquement), imprimé par le menu Office, fermé (en cliquant son bouton ). On peut donc bien entendu le réduire en icône sur le plan de travail ou l agrandir en plein écran. Pour le supprimer, il faudra d abord le fermer, le cliquer bouton droit dans le volet de navigation, cliquer Supprimer puis le bouton Oui. 6 Quitter le logiciel On quitte le logiciel par le menu Office Access 97/ Le travail en cours s enregistre automatiquement au fur et à mesure. PP RR ÉÉ SS EE NN TT AA TT II I OO N

5 Gérer les tables 1 Démarrer Pour gérer une table, on peut : - créer une table : partir de zéro > créer une table avec le Ruban Créer / bouton Création de table - utiliser une table existante : il faut ouvrir la table afficher les objets Tables (ou Tous les objets) dans le volet de navigation Tables (voir écran ci-dessous) la liste des tables existantes apparaît double-cliquer la table désirée (ou cliquer la table désirée bouton droit et choisir Ouvrir dans le menu contextuel - bouton gauche) la table s ouvre dans le plan de travail en affichage Feuille de données. Cliquer le bouton Affichage fait passer de l affichage Feuille de données à l affichage Création (puis inversement en cliquant le bouton qui prend sa place). Cliquer la flèche permet de choisir les affichages. Ruban Outils de table / Feuille de données qui s affiche dès qu une table est active. Marque l enregistrement sélectionné. Cliquer à cet endroit sélectionne la totalité de l enregistrement. En cliquant la flèche de liste, puis l objet Tables, les tables s affichent dans le volet de navigation. Cliquer ici sélectionne l enregistrement il passe en surbrillance. On peut alors le supprimer. Cliquer ici pour ajouter (créer) un enregistrement dans la table. La barre d état indique que l on est positionné à l enregistrement 10 sur les 14 enregistrements que compte la table ELEVE. Access 2007 GG ÉÉ RR EE RR LL EE SS TT AA BB LL EE SS

6 2 Lire Double cliquer une table dans le volet de navigation vous êtes en affichage Mode Feuille de données : le contenu de la table apparaît (voir écran page précédente). 3 Mettre à jour Etre en affichage Mode Feuille de données (voir ci-dessus). modifier un enregistrement * cliquer dans le champ à modifier * modifier le contenu * taper pour valider la modification. ajouter un enregistrement * se placer sur la première ligne vierge (marquée par ). * saisir les informations * pour valider la saisie, taper ou se déplacer sur le champ suivant. supprimer un enregistrement * sélectionner l enregistrement à supprimer en cliquant dans la marge (voir écran page précédente) > le pointeur de la souris devient et l enregistrement passe en surbrillance. * cliquer bouton droit et choisir dans le menu contextuel (ou Suppr + Oui ) 4 Mettre en forme - les caractères : 1 Etre en affichage Mode Feuille de données Exception : l alignement s applique au champ actif 2 Activer le Ruban Accueil et cliquer le flèche de l onglet Police ce qui ouvre la boîte d outils Police. 3 Choisir les attributs (qui s appliqueront à toute la table). - la largeur des colonnes de la table : cliquer bouton droit dans un en-tête de colonne et choisir Largeur de colonne ou cliquer entre deux noms de champs au niveau des en-têtes de colonnes (le pointeur de la souris devient ) et faire glisser la séparation (ou double-cliquer pour ajuster automatiquement la largeur d affichage du champ). - le format des champs : peut se faire directement en utilisant le Ruban Outils de table / onglet Feuille de données et en cliquant flèche de liste de la zone Format. Exemple : choisir Format / Standard pour obtenir l affichage d un champ de type numérique avec séparateur de milliers et deux décimales. Mais il est plus logique de passer en affichage Mode Création. * 1 Etre en affichage Mode Création (bouton du Ruban Accueil) 2 Cliquer dans le champ concerné en zone Type de données. 3 Cliquer sa si il ne convient pas 4 Choisir un format prédéfini ou définir un format personnalisé Exemple : choisir Date, abrégé pour obtenir l affichage des champs de type Date/Heure (type 07/07/1992) Nota : on peut aussi saisir jj/mm/aaaa en zone Format pour obtenir le même résultat Access 2007 GG ÉÉ RR EE RR LL EE SS TT AA BB LL EE SS

7 5 Modifier la structure Pour modifier la structure d une table, il faut être en affichage Mode Création de table : bouton du Ruban Accueil (voir écran ci-dessous) si la table existe, bouton du Ruban Créer si vous créez la table. On peut : - ajouter un champ * saisir le nom du champ en colonne Nom du champ, * choisir le Type de données (Numérique, Date/Heure,...) si le type Texte ne convient pas. * donner éventuellement une Description * si le champ est de type Numérique ou Date, vous donnerez son format (voir Mettre en forme) * vous préciserez sa taille, - modifier un champ * cliquer dans le champ * modifier le nom : saisir le nouveau nom * modifier le type : cliquer la flèche de liste et choisir le nouveau type en le cliquant ; on peut aussi, sans changer de type, modifier sa taille - supprimer un champ * il faut être en affichage Mode Création ; par exemple, cliquer bouton droit la table dans le volet de navigation et choisir Mode création dans le menu contextuel. * cliquer bouton droit dans le champ et choisir le message «Effacer définitivement le ou les champs sélectionnés et toutes les données qu ils comportent?» s affiche * cliquer Oui pour supprimer le champ. Toutes les informations qu il contenait sont perdues (pour tous les enregistrements donc) : ATTENTION! - changer la clé primaire Le champ «clé primaire», indispensable pour une table, est visualisé par une clé à côté de son intitulé. Pour le changer (ou le définir si vous venez de créer une table), il faut : - se placer dans le champ qui sera clé primaire - cliquer le bouton clé du Ruban Outils de table / Création. Si la clé primaire est concaténée (deux champs ou plus), appuyer la touche Ctrl, cliquer les champs sur leur rebord, relâcher la touche Ctrl, puis cliquer le bouton primaire. > les champs sélectionnés sont marqués comme clé Ce bouton devient lorsque l on passe en affichage Mode Feuille de données. C est ici qu il faut cliquer pour modifier la structure. Ruban Outils de table / Création C est dans cette colonne qu il faut cliquer pour sélectionner un champ (suppression, clé primaire concaténée). Champ «Clé primaire» de la table marquée avec Champ actif marqué Cliquer la flèche de liste permet de modifier le type du champ. On peut modifier Taille ou Format du champ actif Pour limiter les erreurs de saisie Access 2007 GG ÉÉ RR EE RR LL EE SS TT AA BB LL EE SS

8 6 Enregistrer Pour enregistrer une table que vous venez de créer (affichage Mode Création), activer de la barre d'outils Accès rapide (ou utiliser le menu Office cliquant le bouton / Enregister, ou passer en affichage Mode Feuille de données en qui vous demandera de plus si vous voulez enregister la table maintenant) la boîte de dialogue Enregistrer sous s'ouvre pour que vous saisissiez un nom en zone Nom de la table :. Valider le nom en cliquant OK. Pour enregistrer une table dont vous modifiez la structure, faire de même (mais on ne vous demandera pas de nommer la table qui gardera le même nom. Si vous utilisez le bouton, vous devrez confirmer en cliquant Oui. Il n est pas nécessaire d enregistrer une table dont vous venez de modifier le contenu (enregistrements) : celui-ci est automatique. On peut renommer une table (qui doit être fermée) en cliquant son nom dans le volet de navigation Tables avec le bouton droit de la souris, puis en choisissant Renommer... dans le menu contextuel : il reste à saisir le nouveau nom et à le valider. Mais ATTENTION, car Access ne réalise pas la mise à jour du nom dans les autres objets de la base de données (les requêtes par exemple). Il faudra donc modifier toutes les requêtes qui font appel à la table renommée : il est donc préférable de bien définir le nom dès le départ. 7 Imprimer Utiliser le menu Office et choisir Imprimer / Aperçu avant impression Pour imprimer lorsque la mise en page convient. Pour fermer l aperçu si les éléments ne conviennent pas. Boutons pour modifier la mise en page si elle ne convient pas. Autre possibilité pour modifier la mise en page si elle ne convient pas. Ici, on a modifié les marges Haut, Bas et Gauche Onglet pour modifier l orientation Par défaut s affichent le nom de la table et la date du jour en en-tête : décliquer la case enlève ce éléments. Cliquer OK pour valider les modifications. Access visualise immédiatement le résultat des modifications. Attention! Access indique qu il y a d autres pages ( actifs) ; vérifier les pages suivantes en cliquant ou. En cas de problème, fermer l aperçu et revoir la largeur des colonnes. Access 2007 GG ÉÉ RR EE RR LL EE SS TT AA BB LL EE SS

9 8 Lier les tables Cliquer le bouton Relations du Ruban Outils de base de données la boîte de dialogue Afficher la table s ouvre. 1 Cliquer le bouton Ajouter ajoute la table sélectionnée (ici ELEVE) dans la fenêtre Relations. Pour ajouter la table LYCEE, la cliquer puis cliquer Ajouter. Cliquer Fermer à la fin de l opération. Faire de même pour la table LYCEE. Remarque : on peut aussi sélectionner les tables en utilisant la touche Ctrl puis cliquer Ajouter pour tout ajouter en même temps On peut aussi utiliser le bouton du Ruban Outils de relations / Créer pour ajouter une table à partir de la fenêtre Relations Les champs étant tous visibles, on peut procéder à la création du lien entre les tables en partant de la clé primaire vers la clé étrangère. Le curseur de défilement présent signifie que tous les champs ne sont pas visibles : cliquer la bordure inférieure et la tirer e gardant le bouton gauche de la souris appuyé. 2 Ici, je clique le champ Code_lycée et je me déplace vers Code_lyc_préc tout en gardant le bouton gauche de la souris appuyé ; je le relâche lorsque je suis sur la clé étrangère. Cela ouvre la boîte de dialogue Modification des relations. 3 Je clique la case à cocher pour appliquer l intégrité référentielle. Je peux cliquer aussi les deux autres cases : si la clé primaire change de valeur (pas très «réglementaire») tous les enregistrements ayant cet élément comme valeur de clé étrangère sont mis à jour ; si la clé primaire est effacée l enregistrement est supprimé tous les enregistrements ayant cet élément comme valeur de clé étrangère sont supprimés 4 Je clique le bouton Créer le lien est créé. Pour supprimer un lien, ne pas supprimer la table concernée dans la fenêtre Relations! Cliquer le lien bouton droit il devient noir épais et le menu contextuel s affiche. 5 Si je n ai pas d autre lien à créer, je ferme la fenêtre. Cliquer Supprimer Access demande une confirmation : cliquer Oui pour supprimer le lien. Pour supprimer un lien, on peut aussi le cliquer (bouton gauche) puis utiliser la touche Suppr du clavier. Access 2007 GG ÉÉ RR EE RR LL EE SS TT AA BB LL EE SS

10 Gérer les requêtes Une ou plusieurs tables peuvent être présentées de différentes façons : - affichage des champs ---> projection, - affichage des enregistrements selon un certain ordre ---> tri, - affichage d une partie des enregistrements seulement ---> restriction Pour ces trois opérations qui peuvent bien sûr être combinées, ACCESS utilise le mode Requête. 1 Présentation On peut : - créer une requête de zéro : voir Créer une requête ci-dessous, - utiliser une requête existante : pour cela, cliquer la flèche de liste du volet de navigation pour choisir Requêtes Double-cliquer la requête désirée ---> elle s ouvre en affichage Mode Feuille de données sur le plan de travail. On peut ensuite la modifier si on le désire (voir 5 - Modifier une requête plus loin). 2 Créer une requête Le Ruban Outils de requête Créer s affiche. 1 Cliquer le bouton Création de requête. la Requête1 (vide) et la boîte de dialogue Afficher la table s affichent. En cliquant la flèche de liste, puis l objet Requêtes, les requêtes s affichent dans le volet de navigation. 4 Grille d'interrogation ) 2 Cliquer le bouton Ajouter pour ajouter la table placée en surbrillance dans la requête. 3 Cliquer ici pour Fermer la boîte de dialogue Ajouter une table lorsque la (ou les) tables nécessaires est(sont) ajoutée(s). Grille d interrogation Cliquer pour ouvrir la liste des champs disponibles Le champ Qualité a été choisi et sera projeté ( ). Access 2007 GG ÉÉ RR EE RR LL EE SS RR EE QQ UU ÊÊ TT EE SS

11 Projection La case Afficher : est activée automatiquement. La cliquer si l on ne désire pas projeter le champ (la case devient ). Tri Trier, c est classer une table selon un ou plusieurs critères (= critère de tri + ordre de classement). Critère de tri <=> champ de la table Ordre de tri <=> croissant, décroissant (on parle d ordre chronologique si le champ-critère est de type date). Exemples : Trier les enregistrements de la table BUS selon l ordre alphabétique du modèle de bus. Obtenir la liste des élèves classés dans l ordre décroissant (chronologie inverse) de la date de naissance Ne pas oublier d enregistrer la requête sous un nom significatif! 5 Cliquer sur l un de ces boutons affiche le résultat de la requête (c est précisé). 1 1 Ajouter la table nécessaire : ELEVE. 2 Amener les champs Nom, Naissance et Qualité dans la Grille d interrogation, par exemple en les double-cliquant dans la table ELEVE. 3 Cliquer sur la ligne Tri : dans la colonne du champ choisi comme critère de tri, puis cliquer la liste s ouvre. Cliquer sur (Non trié) pour enlever le critère de tri. 4 Choisir l ordre désiré en le cliquant. Le curseur est au début de la grille d interrogation : quand parfois on perd ses critères c est tout simplement que le curseur a quitté sa position, indiquant que l on se trouve à droite des critères le ramener à gauche en le cliquant pour tout retrouver! Pour se déplacer dans la grille d interrogation. 5 Valider le choix en cliquant l ordre de tri choisi. Access 2007 GG ÉÉ RR EE RR LL EE SS RR EE QQ UU ÊÊ TT EE SS

12 Restriction Restreindre, c est n afficher que la partie des enregistrements de la base de données qui répondent aux critères de restriction définis (champs sur lesquels portent la restriction + opérateurs + valeurs de référence). Il convient donc de formuler une requête à laquelle le logiciel répondra en affichant les enregistrements sélectionnés. Cette requête (ou interrogation) utilisera des opérateurs logiques (= < > <> >= <= PAS COMME ) pouvant être combinés avec les liens ET OU. Exemple : externes nés après le 31/12/1992 classés dans l'ordre alphabétique du nom Champs affichés (projetés) : Nom, Naissance, Code_lyc_prec Critères de restriction : Naissance>31/12/1992 et Qualité= E Table(s) nécessaires(s) : ELEVE Si le résultat de la requête ne semble pas cohérent, cliquer sur ce bouton (devenu ) pour en redéfinir les paramètres. Barre d outils Accès rapide pour enregistrer le travail ou annuler les actions précédentes (le bouton restaurer n est pas actif ici). 7 Cliquer sur l un de ces boutons affiche le résultat de la requête. 1 Ajouter la table nécessaire : ELEVE. 2 Amener les champs Nom, Naissance, Qualité et Code_lyc_préc dans la Grille d interrogation, par exemple en les faisant glisser (les cliquer et garder le bouton de la souris enfoncé) depuis la table ELEVE vers la Grille d interrogation. 3 Définir le critère de tri. 4 Se placer sur la ligne Critères : du champ Naissance, saisir >31/12/92 et valider Access affiche >#31/12/1992#. 6 Cliquer sur pour désactiver l affichage du champ Qualité (car non demandé en projection). 5 Se placer sur la ligne Critères : du champ Qualité, saisir E et valider Access affiche E. Critères sur une ligne = ET ; Critères sur différentes lignes = OU Exemple : externes et internes nés avant le 1/1/93 critère de restriction : Naissance <1/1/93 et (Qualité = E OU Qualité = I ) 1 ère solution : saisir les valeurs du critère relatif à Qualité sur 2 lignes (et ne pas oublier de répéter le critère lié à Naissance en ligne Ou : car sinon, on aurait les externes nés avant le 1/1/93 et tous les internes!) 2 ème solution : saisir les valeurs du critère relatif à Qualité sur une ligne en utilisant le lien logique OU ; saisir E ou I et dès que l on valide le critère, on peut constater qu Access l a compris : il a entouré les valeurs liées à un champ Texte de et transformé ou en Ou ce qui montre qu il connaît ce mot et saura l interpréter. Access 2007 GG ÉÉ RR EE RR LL EE SS RR EE QQ UU ÊÊ TT EE SS

13 Jointure Lorsque plus d une table est nécessaire pour une requête, il y aura obligatoirement jointure entre les tables (entre la clé primaire de l une et la clé étrangère correspondante de l autre). Exemple : élèves ne venant pas du lycée albert thomas (classés dans l ordre alphabétique des lycées) Champs affichés (projetés) : Nom, Nom_lycée, Adresse, Cp, Ville Critères de restriction : Nom_lycée n étant pas albert thomas Critères de tri : Nom_lycée ordre croissant Table(s) nécessaires(s) : ELEVE, LYCEE (pour la projection des adresses) Critères de jointure : ELEVE.Code_lyc_prec = LYCEE.Code_lycée Remarque : ici, clé primaire (Cod_lyc) et clé étrangère (Code_lyc_prec) n ont pas le même intitulé. 1 Ajouter les tables ELEVE et LYCEE. Access réalise de suite la jointure en respectant les liens existants dans la base de données 2 Amener les champs Nom, Nom_lycée, Adresse, Cp, Ville dans la Grille d interrogation. 3 Choisir le critère de tri. 5 Demander l exécution de la requête en cliquant le bouton ou du Ruban Créer. 4 Se placer dans le champ Nom_lycée, saisir pas comme AL* et valider Access affiche Pas Comme AL*. Nota : on aurait pu saisir pas comme albert thomas Access affiche Pas Comme albert thomas Access n est sensible à la casse (respect majuscules/minuscules) : on peut saisir indifféremment AL* ou al* 3 Enregistrer une requête Pour enregistrer une requête, activer de la barre d'outils Accès rapide ou par le menu Office / Enregister. Si c'est le premier enregistrement d'une requête que vous venez de créer, la boîte de dialogue Enregistrer sous s'ouvre pour que vous définissiez un nom en zone Nom de la requête : Si vous désirez enregistrer sous un autre nom une requête créée que vous venez de modifier, activer / Enregistrer sous..., saisir un nouveau nom et cliquer OK. On peut également renommer une requête (qui doit être fermée) en cliquant son nom dans le volet de navigation Requêtes avec le bouton droit de la souris, puis en choisissant Renommer... dans le menu contextuel : il reste à saisir le nouveau nom et à le valider. 4 Lire le résultat d une requête Si la requête est en cours de création, cliquer le bouton affichage Mode Feuille de données du ruban Créer. Sinon, se placer dans le volet de navigation Requêtes, double-cliquer la requête (ou cliquer la requête à lire avec le bouton droit et activer Ouvrir du menu contextuel avec le bouton gauche). ---> vous êtes en affichage Mode Feuille de données : le contenu de la requête s affiche. Access 2007 GG ÉÉ RR EE RR LL EE SS RR EE QQ UU ÊÊ TT EE SS

14 5 Modifier une requête Pour modifier une requête fermée, se placer dans le volet de navigation Requêtes, cliquer la requête à lire avec le bouton droit et activer Mode création du menu contextuel avec le bouton gauche. ---> vous êtes en affichage Mode Création (voir écran page précédente). Pour modifier une requête en cours d'utilisation, il suffit de repasser en Mode Création en activant le bouton Ruban Accueil et de modifier les paramètres de la requête : - supprimer un champ de la requête : effacer son nom dans la ligne Champ : ou placer la colonne en surbrillance et taper Suppr - ajouter un champ : déplacer le champ depuis sa table dans la zone Champ : d une colonne vide de la Grille d'interrogation (ou cliquer dans une colonne vide de la Grille d'interrogation puis cliquer la de la ligne Champ : ; choisir le champ dans la liste des champs qui s ouvre en le cliquant) - modifier les critères de tri : cliquer dans la zone Tri : concernée puis cliquer la et choisir un nouvel ordre ou (Non trié) pour le supprimer - modifier les critères de restriction : cliquer dans la zone Critères : et saisir une nouvelle valeur (ou effacer la valeur existante pour supprimer le critère) - mettre en forme le contenu d'un champ : * cliquer bouton droit dans la colonne du champ de la requête pour ouvrir le menu contextuel, puis cliquer Propriétés... avec le bouton gauche la boîte de dialogue Feuille de propriétés s'ouvre (onglet Général actif). On peut alors cliquer dans la ligne Format et choisir le format dans la liste déroulante. Nota : si la boîte de dialogue Propriétés Feuille de propriétés ne propose pas de ligne Format, cliquer avec le bouton gauche dans un champ pour obtenir la bonne boîte de dialogue (l autre est liée à la requête elle-même). Le résultat se visualisera lors de l'affichage de la requête en affichage Mode Feuille de données. du 6 Imprimer une requête (identique à l impression des tables) Utiliser le menu Office et choisir Imprimer / Aperçu avant impression Pour imprimer lorsque la mise en page convient. Boutons pour modifier la mise en page si elle ne convient pas. Autre possibilité pour modifier la mise en page si elle ne convient pas. Ici, on a modifié les marges Haut, Bas et Gauche Onglet pour modifier l orientation Par défaut s affichent le nom de la requête et la date du jour en en-tête : décliquer la case enlève ce éléments. Access visualise immédiatement le résultat des modifications. Cliquer OK pour valider les modifications. Attention! Si Access indique qu il y a d autres pages ( actifs) ; vérifier les pages suivantes en cliquant ou. En cas de problème, fermer l aperçu et revoir la largeur des colonnes. Access 2007 GG ÉÉ RR EE RR LL EE SS RR EE QQ UU ÊÊ TT EE SS

15 SQL 1 Présentation La gestion des requêtes en mode SQL a de nombreuses similitudes avec la gestion des requêtes créées avec une interface graphique (désigné comme mode QBE). 2 Créer une requête Procéder comme pour une requête (voir 2 Créer une requête de Gérer les requêtes). 1 Cliquer le bouton Création de requête du Ruban Créer (à droite dans le Ruban) la Requête1 (vide) et la boîte de dialogue Afficher la table s affichent. 2 Cliquer le bouton Fermer de la boîte de dialogue Afficher la table le bouton Affichage est marqué SQL. Exemple : l exemple proposé en Restriction 3 Cliquer le bouton SQL la requête s affiche en Mode SQL avec SELECT;.. 4 Cliquer après SELECT et saisir le contenu de la requête avec <Entrée> pour passer à la ligne suivante. 5 Cliquer le bouton ou pour visualiser le résultat de la requête. Access peut poser certaines questions en cas de problème. Access ne reconnaît pas une expression (oubli de # pour fermer le critère date) cliquer OK et corriger. Erreur sur le nom du champ Code_lyc_préc saisi Code_lyc_prec : cliquer OK et corriger. 6 Après chaque correction, cliquer le bouton ou pour visualiser le résultat de la requête.. Si le résultat ne convient pas sans qu Access signale une erreur, activer Affichage/Mode SQL ou utiliser la flèche de liste pour revenir au code SQL. Corrigée, la requête donne le résultat. À vérifier pour voir s il est cohérent. Access 2007 SS QQ LL

16 3 Enregistrer une requête (identique du point 3 de Gérer les requêtes). Pour enregistrer une requête, activer de la barre d'outils Accès rapide ou par le menu Office / Enregister. Si c'est le premier enregistrement d'une requête que vous venez de créer, la boîte de dialogue Enregistrer sous s'ouvre pour que vous définissiez un nom en zone Nom de la requête :. Si vous désirez enregistrer sous un autre nom une requête créée que vous venez de modifier, activer / Enregistrer sous..., saisir un nouveau nom et cliquer OK. On peut également renommer une requête (qui doit être fermée) en cliquant son nom dans le volet de navigation Requêtes avec le bouton droit de la souris, puis en choisissant Renommer... dans le menu contextuel : il reste à saisir le nouveau nom et à le valider. 4 Lire le résultat d une requête Évoquée page précédente (bouton ou ), la procédure est identique à celle décrite dans le point 4 de Gérer les requêtes. 5 Modifier une requête Si la requête a été créée en SQL, se placer dans le volet de navigation Requêtes et cliquer avec le bouton droit la requête à modifier dans l onglet Requêtes puis choisir Modifier dans le menu contextuel > le code SQL de la requête s affiche. Si la requête n a pas été écrite en SQL, utiliser Affichage/Mode SQL pour accéder au code SQL. Exemple : créée en SQL, reprenons la requête des élèves ne venant pas du lycée albert thomas (classés dans l ordre alphabétique des noms) vue en Restriction : elle n est pas terminée. La requête à compléter : il manque la jointure et le critère de tri. Je clique après ELEVE et saisis,lycee Je clique après WHERE et saisis ELEVE.code_lyc_préc=LYCEE.code_lycée AND Je clique après at* et tape la touche <Entrée> Je saisis ORDER BY nom ASC Je clique le bouton ou (Affichages du Ruban Accueil) pour afficher le résultat de la requête. Le résultat est conforme à ce que j attendais (lycées autres qu Albert Thomas, ordre croissant du Nom) : je clique pour enregistrer. 6 Imprimer une requête Procédure identique à celle décrite dans le point 6 de Gérer les requêtes. Access 2007 SS QQ LL