FORMATION À LA GESTION DES ARCHIVES

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1 FORMATION À LA GESTION DES ARCHIVES Conserver des documents numériques CONSERVER DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES Conseils pratiques pour la gestion et la conservation de votre information numérique Méthodes de travail et procédures à mettre en œuvre pour garantir un accès permanent et durable aux données numériques 1

2 CONSERVER DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES éviter la perte ou l effacement des données ou les conserver intactes et intègres conserver leur lisibilité, leur intelligibilité et la possibilité de les réutiliser ENVIRONNEMENT NUMÉRIQUE 2

3 En pratique, conserver l information numérique revient à conserver des données rassemblées en fichiers, enregistrées sur des supports et dans des formats destinés à être lus et interprétés par du matériel et des logiciels. Ces derniers fonctionnent grâce à un système d exploitation. ANALYSE DE RISQUES - Obsolescence technologique : vieillissement accéléré du matériel - Durée de vie des sociétés produisant ces supports et matériel - Vieillissement des formats de fichiers - Vieillissement des supports - La dégradation des supports numériques est souvent plus difficile à déceler - Un crash informatique a souvent des conséquences irréversibles D où, il faut anticiper 3

4 STRATÉGIE GLOBALE À LONG TERME 1. Le choix des supports d enregistrement et de stockage les plus adéquats 2. Les conditions optimales de conservation 3. Le choix des formats de fichiers les plus adéquats, dès la création des données 4. L élaboration de copies des fichiers, dont au minimum un sur un site séparé 5. Le contrôle périodique des supports du point de vue de la lisibilité et de l intégrité des données 6. La veille technologique en matière de supports, machines, systèmes d exploitation, logiciels, formats 7. La migration de support avant qu il ne soit trop tard 8. La conversion de format avant qu il ne soit trop tard 9. Une procédure de disaster recovery (reprise d activité après catastrophe) PARAMÈTRES POUR LE CHOIX DU SUPPORT 1. La capacité de stockage 2. Le temps d accès aux données 3. Le nombre d accès simultanés possible 4. La durée de vie du support 5. Le coût à l unité de mémoire 4

5 COÛT DE CONSERVATION CONDITIONS DE CONSERVATION Conditions environnementales Température Lumière Pollution de l air Champs électromagnétiques Humidité Poussière Surtension 5

6 CONDITIONS DE CONSERVATION Conditionnement des supports Manipulations Choix des formats de fichier CHOIX DES FORMATS DE FICHIER Ouverture et/ou large diffusion : Formats ouverts, càd formats lisibles et modifiables par des informaticiens Formats largement diffusés, càd dotés de nombreux outils pour l exploiter et maintenir sa compatibilité (ex. PDF ou TIFF) Indépendance vis-à-vis d autres formats ou d un système d exploitation Utilisation des documents Documents à traiter ou modifier >< Documents définitifs 6

7 ELABORATION DE COPIES DE FICHIERS Vos copies de fichiers doivent répondre aux exigences suivantes : Toujours disposer de minimum 2 copies des données; Les stocker sur des supports séparés, si possible de types différents ; Les copies peuvent être mises à disposition des utilisateurs de plusieurs manières différentes : Online : accès direct depuis son PC Nearline : mise en lecture à la demande depuis son PC Offline : lecture possible uniquement sur place Combinaison de ces 3 modes de stockage. LIEUX DE CONSERVATION DES COPIES Les différentes copies ne seront jamais conservées dans le même local. Une copie minimum sera entreposée dans un bâtiment distinct, si possible éloigné géographiquement de minimum 20 km. Cette délocalisation permet d anticiper une catastrophe majeure. Selon l importance stratégique des fichiers, le nombre de copies et de sites externes d accueil sera augmenté 7

8 CONTRÔLE PÉRIODIQUE DES SUPPORTS Par : relecture périodique des supports d un échantillon ou de la totalité Permet d apprendre : à quel point les fichiers enregistrés sur les supports sont altérés que certains supports sont devenus partiellement ou totalement illisibles. VEILLE TECHNOLOGIQUE se tenir au courant des évolutions du marché des supports, des machines, des systèmes d exploitation, des logiciels et des formats. l objectif est de vous alerter en temps réel des changements de stratégie des sociétés dont vous êtes dépendants. 8

9 PROGRAMMER LA MIGRATION DE SUPPORT AU BON MOMENT Migration : recopier l information sans en modifier le contenu, soit sur un nouveau support de même type, soit vers un autre type de support. La complexité réside dans le choix du moment de cette migration car : - une migration prématurée peut entraîner un surcoût au niveau des supports ; - une migration tardive entraînera une perte de données. PROGRAMMER LA CONVERSION DE FORMAT AU BON MOMENT 9

10 PLAN DE REPRISE D ACTIVITÉ (DISASTER ( RECOVERY PLAN ) A charge du service ICT de votre institution Nécessite : - L identification des documents stratégiques - La gestion sur sites distants - Techniques de sauvegarde des données sur le site distant 10