CONVENTION CONSTITUTIVE Centre de Coordination en Cancérologie Inter-établissements 3C CONSTELLATION

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1 CONVENTION CONSTITUTIVE Centre de Coordination en Cancérologie Inter-établissements 3C CONSTELLATION Clinique Sainte - Geneviève Réseau Constellation - Groupement de Coopération Sanitaire - SIRET : rue Vergniaud, Paris Tél. : Fax : contact@reseau-constellation.org

2 Convention entre les Etablissements de Santé & Réseau de cancérologie Constellation Groupement de Coopération Sanitaire PREAMBULE Le Plan Cancer et les textes qui ont suivi, dont la circulaire DHOS du 22/02/2005, prévoient la création de Centres de Coordination en Cancérologie (3C) pour les établissements prenant en charge les patients atteints de cancer, soit dans chaque établissement, soit en inter-établissements, soit dans le cadre d un réseau. Il s agit d une mesure obligatoire, dont le mode d organisation est laissé au libre choix des établissements. TITRE I OBJET DENOMINATION - DUREE Article 1 : Création et finalités Il est formé entre les soussignés de cette convention et remplissant les obligations ciaprès, un Centre de Coordination en Cancérologie inter-établissements dans le cadre du Réseau Constellation Groupement de Coopération Sanitaire qui sera régi par cette même convention. Le Bureau du réseau Constellation Groupement de Coopération Sanitaire (GCS), représentant toutes les structures publiques et privées membres du Groupement, puis l Assemblée Générale devront valider la création du 3C au sein du réseau Constellation Groupement de Coopération Sanitaire pour tous les établissements volontaires sachant que ces derniers doivent s associer pour pouvoir réaliser l ensemble des missions du 3C, et ne peuvent constituer { eux seuls un 3C d établissement. Le 3C inter-établissements est au service des établissements et au bénéfice des patients, ce qui sous-entend une prise en considération de tous les acteurs et de leurs complémentarités potentielles { l hôpital et vers la ville, compte-tenu des parcours actuels de soins. 2

3 Article 2 : Objet du 3C inter-établissements Le 3C inter-établissements a pour but de mettre en place, de gérer et d assurer le fonctionnement d un Centre de Coordination en Cancérologie tel qu il est défini par la circulaire DHOS/SDO/ du 22/02/2005 relative à l organisation des soins en cancérologie. Les objectifs de ce Centre de Coordination en Cancérologie plus communément reconnu sous le vocable «3C» sont les suivants : - engager les structures de soins dans une démarche d assurance qualité en cancérologie - rendre plus lisible l organisation interne de la cancérologie au sein des établissements - mettre en place une traçabilité et une évaluation des pratiques - permettre le développement d un suivi plus informatif et individualisé pour chaque patient - mettre en place les modalités d analyse des données d activités dans le domaine de la cancérologie. Article 3 : Missions et engagements Le 3C inter-établissements développe pour tous les établissements et avec eux, toutes les missions des 3C définies par les textes ainsi que les recommandations du Plan Cancer et du SROS, et procède à une évaluation continue. Les principales missions du 3C sont : 1. mise à disposition des médecins et soignants des référentiels, thésaurus et protocoles validés par le réseau régional et évaluation de leur utilisation 2. suivi de la mise en œuvre de la multidisciplinarité des RCP en réalisant notamment des audits internes pour vérifier l enregistrement de tous les dossiers et l adéquation des dossiers discutés en RCP 3. suivi de l accès aux soins de support dans et hors les établissements 4. suivi de la mise en place du Dispositif d annonce 5. suivi de la remise à chaque patient de son Programme Personnalisé de Soins 6. information des patients et suivi du respect de leurs droits et de leur association aux décisions qui les concernent 7. facilitation de l accès { des recours et { des innovations 8. évaluation de l activité en cancérologie 9. évaluation de la qualité de la prise en charge globale des patients avec suggestion de modalités d amélioration 10. évaluation de la satisfaction des patients et des équipes soignantes 3

4 Le 3C inter-établissements s engage à : - aider les établissements { mettre en œuvre les éléments du Plan Cancer relevant des missions du 3C telles qu elles sont définies par les textes. - fournir aux établissements les indicateurs nécessaires { l évaluation de l activité oncologique, - leur restituer tous les résultats des évaluations les concernant individuellement ainsi que les analyses globales qui seront transmises aux institutions prévues par les textes, - rechercher avec eux les axes d amélioration y compris en terme de moyens { partir des évaluations conduites en commun. Les établissements acteurs dans la prise en charge des patients atteints de cancer s engagent { : - faciliter la mise en place des mesures du Plan Cancer correspondant aux fonctions du 3C inter-établissements - désigner et déléguer deux représentants au sein du 3C inter-établissements - fournir les données nécessaires au suivi et { l évaluation dans le cadre des opérations définies par le 3C inter-établissements. - contribuer financièrement à la rémunération du coordinateur qualiticien et au fonctionnement du 3C inter-établissements. Les détails de cette contribution sont joints en annexe à cette convention. Article 4 : Dénomination et statut juridique Le 3C inter-établissements prend la dénomination de «3C Constellation». Il est porté par le Groupement de Coopération Sanitaire Réseau Constellation. Article 5 : Siège social Le siège social est fixé au Groupement de Coopération Sanitaire Réseau Constellation, 35 rue Vergniaud Paris. Article 6 : Durée de la convention La convention est applicable pour une durée de deux ans à compter de la date de signature par les membres. Toutefois, les membres s arrogent le droit de faire évoluer la durée du 3C inter-établissements. Article 7 : Exercice social L exercice social couvrira la période du 1 er janvier au 31 décembre. 4

5 TITRE II COMPOSITION DU 3C INTER-ETABLISSEMENTS ADMISSIONS -RADIATION Article 8 : Composition Le réseau Constellation Groupement de Coopération Sanitaire n a pas de rôle hiérarchique au sein du 3C Constellation, mais est au service des établissements pour promouvoir avec eux une démarche qualité harmonisée et continue. Le 3C Constellation est une cellule qualité opérationnelle conduite par les établissements dans le cadre du réseau. Trois organes sont chargés du fonctionnement du 3C inter-établissements : 1) Les référents locaux du 3C (un titulaire et un suppléant) situés dans chaque établissement sont composés d au moins 2 intervenants en cancérologie, médicaux, paramédicaux ou administratifs. Les référents locaux du 3C dépendent de la direction et de la commission médicale qui en valident la constitution. Les modalités de composition et d organisation des référents locaux sont laissées libres { l intérieur de chaque établissement. Les référents locaux sont chargés de la transmission des actions prioritaires choisies par le 3C inter-établissements au sein de l établissement ainsi que du suivi de leur réalisation. Les référents locaux sont invités à produire les éléments alimentant le fonctionnement du 3C inter-établissements. 2) Le 3C inter-établissements est composé par les référents locaux (un représentant et un suppléant pour chaque établissement). Ce 3C inter-établissements est chargé de définir les missions du 3C, de proposer chaque année les actions prioritaires, de suivre leur réalisation et d établir un rapport d activité. Les membres du 3C inter-établissements élisent un Président et un Vice-président nommé pour une durée d un an renouvelable une fois. Le bureau du réseau Constellation Groupement de Coopération Sanitaire entérine le résultat de cette élection. Le Président du 3C inter-établissements est chargé du fonctionnement du 3C et de l organisation des réunions qui doivent se tenir au moins trois fois par an. Le coordonnateur qualiticien du 3C en tant qu effecteur opérationnel et le responsable du réseau Constellation Groupement de Coopération Sanitaire participent à ces réunions. 3) La coordination est assurée par un coordonnateur qualiticien. Le coordinateur qualiticien est basé dans les bureaux du Groupement de Coopération Sanitaire Réseau Constellation. La composition de l équipe de coordination peut évoluer en fonction des besoins et des négociations avec l ARS d IDF. 5

6 Les missions du coordonnateur qualiticien sont : - D assurer le lien avec les établissements par leurs référents - D aider { la mise en place des éléments du Plan Cancer relevant du 3C au sein des établissements - De contribuer au rapport d activité qui doit être transmis { l ARS d IDF et à l INCA. Il est placé sous la responsabilité administrative du Réseau Constellation Groupement de Coopération Sanitaire et sous la responsabilité fonctionnelle du Président du 3C inter-établissements. Le statut du coordinateur du 3C est défini à travers une fiche de poste précisant son périmètre d action, ses responsabilités et un contrat signé avec le réseau Constellation Groupement de Coopération Sanitaire en accord avec les établissements membres du 3C. Article 9 : Admission Pour devenir membre du 3C inter-établissements il faut être admis par une décision unanime de l ensemble des membres du 3C. Tout nouveau membre est réputé adhérer de plein droit aux dispositions de la présente convention ainsi qu { toutes décisions ou règles internes applicables { l ensemble des membres du 3C. Article 10 : Démission Radiation Exclusion - Le retrait d un établissement membre du 3C est possible s il le notifie au 3C interétablissements par lettre recommandée avec accusé de réception avant le 31 décembre de chaque année avec au minimum 6 mois de préavis ; la démission deviendra effective { la clôture de l exercice en cours. - Le retrait ou l exclusion d un membre du 3C inter-établissements est confirmé à l unanimité par les membres du 3C dans le cas de : Retrait d agrément ou d autorisation de fonctionner Cessation d activité Liquidation judiciaire - La qualité de membre du 3C inter-établissements se perd par : La démission La radiation prononcée par les membres du 3C inter-établissements à la majorité des 2/3 soit à défaut de paiement de la contribution financière 3 mois après son échéance, soit pour motif grave ou pour tout autre acte portant préjudice au 3C inter-établissements après que l intéressé ait été invité par lettre recommandé à se présenter devant le 3C interétablissements pour présenter ses explications. 6

7 La démission ou la radiation ne donne pas droit au remboursement des contributions financières et entraîne l impossibilité de participer aux réunions du 3C interétablissements. La démission ou l exclusion d un membre ne met pas fin au 3C inter-établissements qui continue d exister entre les autres membres. TITRE III REUNIONS DU 3C INTER-ETABLISSEMENTS Article 11 : Composition des réunions Les réunions du 3C inter-établissements sont constituées par les référents locaux désignés par leur établissement respectif selon les règles propres de chacun. Les membres sont : - La Clinique du Trocadéro - La Clinique du Louvre - La Clinique de la Muette - La clinique Sainte Geneviève - La clinique Alleray Labrouste - L Hôpital Privé des Peupliers - La Clinique Blomet - La Clinique Geoffroy Saint Hilaire Pour chacun des membres sus visés la représentativité pour le quorum de la réunion sera atteinte dès lors qu une personne physique dûment mandatée par sa structure (référent local ou autre personne) sera présente ou représentée. Chacun des membres peut détenir en plus de son propre pouvoir de vote, au maximum un mandat émanant d un autre membre avec le pouvoir de vote attaché. Peut participer aux réunions du 3C : - tout établissement invité par le Président du 3C, - les représentants des usagers (au maximum deux), - toute personne physique ou toute institution invitée par le Président du 3C - le Directeur de l Agence Régional de Santé ou son représentant Article 12 : Fréquence des réunions Convocation Ordre du jour Composition Le 3C inter-établissements se réunit au moins trois fois par an, au jour, lieu et heure indiquée dans l avis de convocation. 7

8 Les convocations sont faites au moins quinze jours { l avance par courriers individuelles (électronique ou papier) indiquant l objet, le lieu et l heure de la réunion. L ordre du jour est arrêté par le Président et le vice Président du 3C interétablissements. Il n y est porté que les propositions émanant des membres du 3C et celles qui lui ont été communiquées quinze jours au moins avant la tenue de la réunion. Des questions diverses seront rajoutées { l ordre du jour. Le 3C inter-établissements est présidé par son Président. En cas d empêchement du Président, le Vice-président préside le 3C. Les fonctions de secrétaire sont remplies par le coordonnateur qualiticien du 3C ou à défaut par le responsable du GCS ou par un des membres du 3C. Si sur une première convocation, le 3C n a pu réunir les 2/3 de ses membres, il peut être convoqué, { dix jours au moins d intervalle, une deuxième réunion qui délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. Article 13 : Procès verbaux Les délibérations du 3C inter-établissements sont consignées par des procès verbaux signées par le Président. TITRE IV DISPOSITIONS FINANCIERES Article 14 : Ressources Les ressources du 3C comprennent : - la participation financière de ses membres dont le montant est fixé par le 3C inter-établissement - les subventions de l ARS ou de tout autre organisme public ou privé - etc. Les fonds seront mis en dépôt dans l établissement financier choisi par le 3C interétablissements. La totalité des financements sont versés par les établissements membres dès signature de la présente convention et ce pour une période allant jusqu au 31 décembre Il est tenu à jour une comptabilité. Cette comptabilité fera apparaître chaque année le bilan et ses annexes et un bilan intermédiaire certifiés par le commissaire aux comptes et présentés préalablement. 8

9 Article 15 : Commissaire aux comptes Le Commissaire aux comptes choisi par le 3C porte à la connaissance des membres du 3C les contrôles et vérifications auxquels il a procédé dans le cadre de ses attributions. Il signale dans son rapport les irrégularités et inexactitudes éventuelles qu il a relevé au cours de sa mission. TITRE V DISSOLUTION Article 16 : Dissolution La dissolution du 3C ne peut être prononcée que par les membres du 3C interétablissements convoqués spécialement à cet effet. Si les ¾ des membres ne sont pas présents, le 3C est convoqué à nouveau au moins dix jours après et peut valablement délibérer quelque soit le nombre des membres présents ou représentés La décision de dissolution du 3C doit être prise { l unanimité des membres présents ou représentés. Toute personne mandatée ne pourra bénéficier que d un seul pouvoir. Le 3C inter-établissements désigne un Commissaire chargé de la liquidation des biens du 3C. Il attribue l actif net à un ou plusieurs organismes de son choix. Article 17 : Date d exécution La convention prend effet à partir de la date des signatures conjointes des représentants de l établissement et du Réseau Constellation Groupement de Coopération Sanitaire. Fait à Paris, le 13 avril 2011 En dix exemplaires La Clinique du Trocadéro, 62 rue de la Tour Paris Représentée par son directeur, M. Alain JAPHET 9

10 La Clinique du Louvre, 17 rue des Prêtres Saint-Germain l Auxerrois Paris Représentée par son directeur, M. Lionel COMBES La Clinique de la Muette, rue Nicolo Paris Représentée par son directeur, M. René ROUSSET La Clinique Sainte Geneviève, 29 rue Sarrette Paris Représentée par sa directrice, Mme Joëlle MARSAUD La Clinique Alleray Labrouste 64 rue Labrouste Paris Représentée par son directeur, M. Pascal BENARD L Hôpital Privé des Peupliers, 8 Place de l abbé Georges Hénocque Paris Représenté par son directeur, M. Thomas DIVISIA 10

11 La Clinique Blomet, 136 bis rue Blomet Paris Représentée par sa directrice, Mme Claudine DEMACHY La Clinique Geoffroy Saint Hilaire, 59, rue Geoffroy Saint-HILAIRE Paris Représentée par son directeur, M. Michaël CHICHE Le Groupement de Coopération Sanitaire Réseau Constellation, 35 rue Vergniaud Paris Représenté par son administrateur M. Michel LEROY 11

12 ANNEXE BUDGET PREVISIONNEL 3C INTER-ETABLISSEMENTS Nature des dépenses Nature des prestations Financement Année 1 Financement Année 2 Matériel Informatique Section Investissements Mobilier Section Charges de Personnel (salaires + charges) Coordonnateur qualiticien (1/2 ETP) CDD jusqu au 31/12/ Maintenance Section Fonctionnement (hors charges de personnels) Expert comptable Commissaire aux comptes Comptable TOTAL TOTAL en TOTAL Cotisation par établissement :