Guide de l utilisateur ODK Collect

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1 Guide de l utilisateur ODK Collect Présenté à Juin 2018 Par l équipe des GéoChamps : Marie-Josée Gagnon Étienne Lauzier-Hudon Catherine Vachon

2 Table des matières Liste des figures... ii 1. Introduction Installation de l application Connexion à son compte ODK Collect Téléchargement des formulaires Remplir un formulaire Éditer un formulaire finalisé Envoyer un formulaire finalisé vers le serveur Supprimer un formulaire sauvegardé Conclusion Références Guide de l utilisateur ODK Collect i

3 Liste des figures Figure 1. Icône de téléchargement d'odk Collect sur Google Play Store Figure 2. Menu principal de l application ODK Collect permettant l accès aux différents paramètres Figure 3. Page des paramètres de l application ODK Collect dont l option «Serveur» (image de gauche) permet d entrer les informations pour se connecter (image de droite) Figure 4. Section «Télécharger un formulaire vierge» de l application ODK Collect Figure 5. Interface permettant de changer la langue de l application Figure 6. Boutons principaux visibles lors de la saisie d un formulaire Figure 7. Visualisation de l entièreté des questions et des réponses sur une même page, accessible par le deuxième bouton principal Figure 8. Page permettant de modifier les paramètres de l interface utilisateur Figure 9. Interface permettant d activer les flèches de navigation et de conserver l option du glissement du doigt Figure 10. Flèches de navigation des pages du formulaire Figure 11. Message d alerte nous indiquant qu il est nécessaire d entrer une date de validation avant de passer à la page suivante du formulaire Figure 12. Page finale du formulaire qui permet la saisie d un nom significatif pour l enregistrement du formulaire Figure 13. Interface de l application permettant l envoi des formulaires finalisés vers le serveur Figure 14. Interface de l application permettant la suppression des formulaires déjà envoyés ou encore les formulaires vierges Guide de l utilisateur ODK Collect ii

4 1. Introduction Ce guide présente la méthode d acquisition de données pour la validation des indices de qualité d habitat des produits forestiers non ligneux. Ce guide vous présentera l outil utilisé, les formulaires qu il faut télécharger, la façon de remplir les formulaires et enfin la façon de téléverser les formulaires dans la base de données. 2. Installation de l application À l aide d un téléphone utilisant le système d exploitation Android, rendez-vous sur le Google Play Store et installez l application ODK Collect (figure 1). L installation requiert un espace mémoire minimal de 11,7 Mo. Figure 1. Icône de téléchargement d'odk Collect sur Google Play Store. 3. Connexion à son compte ODK Collect Une fois l'application installée, son ouverture permet l accès à la page d accueil (figure 2). Avant toute chose, il faut d'abord se connecter à son compte ODK. Pour ce faire, il faut cliquer sur les trois petits points encerclés en rouge sur la figure 2 (image gauche). Dans la liste déroulante qui s'ouvre, il faut choisir l option «Modifier les paramètres» (figure 2 : image droite). Guide de l utilisateur ODK Collect 1

5 Figure 2. Menu principal de l application ODK Collect permettant l accès aux différents paramètres. Une fois rendu dans les paramètres, il faut choisir l'option «Serveur» (figure 3 : image gauche). Cette option nous emmène sur la page de l'image de droite sur la figure 3. À cet endroit, on s'assure premièrement que le type de compte soit bien «ODK Aggregate». Ensuite, on entre l'url du serveur sur lequel se trouve ODK Aggregate, soit Finalement, on entre le nom d'utilisateur ainsi que notre mot de passe de notre compte ODK. Et voilà, la connexion est établie. Il n'est pas nécessaire de valider nulle part, il suffit de revenir au menu principal et il est maintenant possible de télécharger les formulaires des PFNL. Pour obtenir un compte ODK avec un nom d utilisateur et un mot de passe, vous devez contacter l agence de gestion intégrée des ressources (AGIR). Leurs coordonnées sont présentes à l adresse suivante : Guide de l utilisateur ODK Collect 2

6 Figure 3. Page des paramètres de l application ODK Collect dont l option «Serveur» (image de gauche) permet d entrer les informations pour se connecter (image de droite). 4. Téléchargement des formulaires Une fois connecté, il est nécessaire de revenir au menu principal et de cliquer sur «Télécharger un formulaire vierge». Apparaissent alors les 4 formulaires disponibles sur le serveur (figure 4). Il faut ensuite sélectionner le(s) formulaire(s) que l'on souhaite télécharger en cliquant dessus. Si vos connaissances en écologie forestière sont restreintes, sélectionner les formulaires «Général». Si vos connaissances en écologie forestière sont avancées, télécharger les formulaires «Spécialiste». Finalement, une fois les formulaires sélectionnés, il faut cliquer sur «Télécharger la sélection» (figure 4 : encadré rouge). ** Il est important de noter qu il est nécessaire d être connecté à internet, sans quoi il sera impossible de télécharger les formulaires ** Guide de l utilisateur ODK Collect 3

7 Figure 4. Section «Télécharger un formulaire vierge» de l application ODK Collect. 5. Remplir un formulaire Une fois téléchargés, les formulaires sont désormais disponibles dans la section «Remplir un formulaire» du menu principal. Il est maintenant possible de se rendre sur le terrain et de remplir un formulaire, et ce, même sans connexion internet (en mode avion). Une fois dans la section «Remplir un formulaire», il suffit de cliquer sur le formulaire désiré et celui-ci s'entame. Les formulaires sont conçus de façon à guider l'utilisateur de la manière la plus intuitive possible à travers les différentes questions. Il est important de noter que les questions obligatoires sont précédées d un astérisque rouge (*). Il est également possible de changer la langue des formulaires (figure 5). Les deux langues disponibles sont le français et l anglais. Pour ce faire, il faut cliquer sur les trois petits points Guide de l utilisateur ODK Collect 4

8 encerclés en rouge sur l'image de gauche de la figure 5. Sélectionnez ensuite «Changer la langue» (image de droite). Figure 5. Interface permettant de changer la langue de l application. Deux autres boutons principaux sont présents sur la fenêtre (figure 6). Tout d abord, la disquette (encerclé en bleu) permet, à tout moment, de sauvegarder le contenu du formulaire. Figure 6. Boutons principaux visibles lors de la saisie d un formulaire. Pour sa part, le deuxième bouton (encerclé en mauve) permet de visualiser l entièreté des questions et des réponses qui s y réfère sur une même page (figure 7). Guide de l utilisateur ODK Collect 5

9 Figure 7. Visualisation de l entièreté des questions et des réponses sur une même page, accessible par le deuxième bouton principal. Lors de la saisie d un formulaire, deux options s offrent à nous pour passer à la page suivante du formulaire. Premièrement, il est possible de simplement glisser le doigt vers la gauche sur l écran. Cette action permet en effet de passer à la page suivante. Deuxièmement, il est possible d ajouter des flèches permettant de passer à la page suivante. Toutefois, ces flèches ne sont pas activées par défaut. Pour les activer, il faut se rendre dans les paramètres en cliquant sur «Modifier les paramètres» (figure 5 : image droite). En faisant cela, la page présentée sur la figure 8 apparaît. Pour activer les flèches, il faut se rendre dans la section «Interface utilisateur» (figure 8). Guide de l utilisateur ODK Collect 6

10 Figure 8. Page permettant de modifier les paramètres de l interface utilisateur. Une fois rendu dans la section «Interface utilisateur», il est possible de modifier plusieurs paramètres de l application dont la navigation (figure 9 : image gauche). En cliquant sur «Navigation», plusieurs choix sont possibles. Pour activer les boutons et garder l option de naviguer avec le glissement du doigt, il faut choisir «Utiliser le glissement du doigt et les boutons» (figure 9 : image droite). Figure 9. Interface permettant d activer les flèches de navigation et de conserver l option du glissement du doigt. Guide de l utilisateur ODK Collect 7

11 Lorsque cette option est activée, les flèches sont désormais visibles dans le formulaire (figure 10). Figure 10. Flèches de navigation des pages du formulaire. Il est important de noter qu il est possible de passer à la page suivante seulement si toutes les questions obligatoires de la page actuelle ont été préalablement remplies. Sans quoi, une alerte s affiche nous informant qu il est nécessaire de fournir une réponse (figure 11). Guide de l utilisateur ODK Collect 8

12 Figure 11. Message d alerte nous indiquant qu il est nécessaire d entrer une date de validation avant de passer à la page suivante du formulaire. Rendu à la fin du formulaire, il est nécessaire d entrer un nom au formulaire pour l enregistrement de celui-ci (figure 12). Le nom par défaut est le nom du formulaire lui-même. Or, il convient de donner un nom qui permet de facilement retracer de quel formulaire il s agit. Par exemple, si j ai rempli le formulaire «Champignon général» à 13h53 le 03 mai 2018, il serait judicieux de donner le nom suivant au formulaire : Champ_Gen_2018_05_03_13h53. De cette façon, un certain ordre est conservé et les étapes suivantes se voient facilitées (éditer un formulaire et envoyer un formulaire vers le serveur). Guide de l utilisateur ODK Collect 9

13 Figure 12. Page finale du formulaire qui permet la saisie d un nom significatif pour l enregistrement du formulaire. 6. Éditer un formulaire finalisé Une fois finalisé, il est possible d'éditer de nouveau le formulaire. Pour cela, il faut se rendre dans la section «Éditer un formulaire finalisé» du menu principal, et ce, dans le but de changer des informations préalablement omises ou erronées. 7. Envoyer un formulaire finalisé vers le serveur La deuxième chose qu il est possible de faire avec un formulaire finalisé est de l envoyer vers le serveur (le téléverser), et ce, dans la section «Envoyer un formulaire finalisé» du menu principal. Avant de le téléverser, il faut d abord s assurer que l information de notre formulaire est complète et définitive. Aussi, il est important de noter qu il est nécessaire d avoir une connexion internet afin de pouvoir envoyer un formulaire vers le serveur. Ainsi, pour les téléverser, il faut attendre d être de retour dans une zone avec une connexion internet. Il est crucial de téléverser les formulaires de temps à autre, sans quoi les données récoltées ne sont pas disponibles sur le serveur et ne peuvent être utilisées dans les applications qui en découlent (amélioration des modèles, génération de statistiques, etc.). La figure suivante montre Guide de l utilisateur ODK Collect 10

14 la procédure d envoi des formulaires vers le serveur. Il suffit de sélectionner les formulaires à téléverser et de cliquer sur «Envoyer éléments sélectionnés» (figure 13 : encadré rouge). Figure 13. Interface de l application permettant l envoi des formulaires finalisés vers le serveur. 8. Supprimer un formulaire sauvegardé Il serait judicieux de faire le ménage de l application régulièrement en supprimant les formulaires déjà envoyés afin d éviter d utiliser l espace de mémoire de notre appareil inutilement. Pour ce faire, il faut se rendre dans la section «Supprimer formulaire sauvegardé» du menu principal. Cette page possède deux onglets : «Formulaires sauvegardés» et «Formulaires vierges». Or, les deux onglets sont difficilement décelables sur un petit écran, plus de la moitié du deuxième onglet se voit couper par la taille restreinte de l écran (figure 14 : image gauche encadré rouge). Guide de l utilisateur ODK Collect 11

15 Figure 14. Interface de l application permettant la suppression des formulaires déjà envoyés ou encore les formulaires vierges. Dans l onglet «Formulaires sauvegardés», se trouve tous les formulaires préalablement remplis, autant les formulaires déjà téléversés que ceux qui ne l ont pas encore été. Il faut donc faire attention. Or, suite au téléversement de tous les formulaires et qu ils sont prêts à être supprimé, c est à cet endroit qu il faut aller. Dans l onglet «Formulaires vierges», il est possible de supprimer les formulaires vierges. Cela peut être utile si des changements aux formulaires sont effectués par l administrateur. En cas de mises à jour des formulaires, les anciens formulaires deviennent invalides et il est impossible d envoyer les données récoltées à l aide de ceux-ci vers la base de données. Dans un tel cas, il devient nécessaire de retélécharger les nouveaux formulaires, et ce, en suivant la même procédure que celle présentée dans la section «Télécharger des formulaires» de ce document. Guide de l utilisateur ODK Collect 12

16 Pour supprimer des formulaires, il suffit de sélectionner les formulaires en question et de cliquer sur «Supprimer la sélection» (figure 14 : image de droite encadré rouge). 9. Conclusion Pour de plus amples renseignements sur les fonctionnalités d ODK Collect, nous vous invitons à consulter la documentation officielle à l adresse URL suivante : Pour les personnes étant plus à l aide avec un tutoriel vidéo, le vidéo suivant fait un tour d horizon rapide des fonctionnalités les plus importantes. Il est toutefois incomplet et en anglais : Guide de l utilisateur ODK Collect 13

17 Références Open Data Kit (2018) Open Data Kit Documentation. 568 p. Récupéré le 3 juin 2018 du site ODK : Data with analytics stats (2015) Open Data Kit- ODK. Récupéré le 3 juin 2018 du site YouTube : Guide de l utilisateur ODK Collect 14