INGENIEURS ET SCIENTIFIQUES DE France Hauts-de-France REGLEMENT INTERIEUR

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1 INGENIEURS ET SCIENTIFIQUES DE France Hauts-de-France REGLEMENT INTERIEUR Approuvé par l Assemblée Générale du 2 février 2018 IESF Hauts de France est une association loi de 1901 sans but lucratif. Le texte ci-dessous de son règlement intérieur est conforme à ses statuts approuvés par l Assemblée Générale du 2 février 2018 et est annexé à ceux-ci. Il précise les modalités de son fonctionnement. TITRE I ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT Article 1 - Assemblée Générale : Seules peuvent être soumises au vote des membres de l association réunis en Assemblée Générale (AG) des questions concernant son objet, ses intérêts, son fonctionnement ou son administration. Les décisions des Assemblées Générales Ordinaires et des Assemblées Générales Extraordinaires ne sont valables que si les conditions fixées par les statuts pour la convocation et les pouvoirs de leurs membres, le quorum des présents ou représentés et les majorités des votes ont été respectées. Les conditions suivantes sont également applicables : - La voix du Président est prépondérante en cas de partage des voix. - Le vote a lieu à main levée sauf dans les deux cas suivants où il a lieu à bulletins secrets : a) si un tel vote est réclamé par plus de cinq personnes, représentant au total le dixième des voix présentes et représentées, b) si après deux épreuves successives à main levée, le Président déclare qu il y a doute. Les membres empêchés d assister à l Assemblée Générale peuvent donner pouvoir, sauf en ce qui concerne les élections des Administrateurs pour lesquels le vote par correspondance est admis. Les pouvoirs en blanc ou au nom du Président sont réputés favorables aux résolutions présentées par le Conseil d Administration. Les pouvoirs remis au Président peuvent être délégués par celui-ci à tout autre membre. L AG fait systématiquement l objet d un procès-verbal auquel est jointe la feuille de présence. Article 2 - Conseil d Administration d IESF Hauts de France : IESF Hauts de France est administré par un Conseil d Administration (CA), élu par l Assemblée Générale. Le CA élit parmi ses membres un Président et un Bureau. Les modalités de constitution du CA sont décrites à l article 12 du présent règlement. Le conseil d administration peut nommer si besoin est, et sur proposition de son Président, un Délégué Général chargé de diriger les services de l association. Le Conseil d Administration peut décider, afin de faciliter ses délibérations et décisions, la création en son sein de commissions spécialisées. Ces commissions sont présidées par 1

2 un membre du Conseil d Administration Elles peuvent faire participer à leurs travaux des membres d'iesf Hauts de France et des personnalités qualifiées. Pour ses délibérations et décisions le CA respectera la majorité absolue lors de votes, qui peuvent être à bulletin secret si l un des membres le requiert. Si après deux tours aucune majorité absolue n est acquise, la majorité relative suffira pour décider. En cas de besoin la voix du Président est prépondérante. Article 3 Présidence : Le Président convoque les réunions du Bureau et du Conseil d'administration. Il en fixe l'ordre du jour. Il préside les réunions du bureau et du Conseil d Administration et s assure de l exécution des mesures adoptées. Il signe tous les actes ou délibérations. Il s assure du développement de l association. Il préside l'assemblée Générale, en dirige les discussions et en assure le bon ordre. Le Président peut inviter à titre consultatif, toute personne qu'il juge utile, à l'assemblée Générale, au Conseil d Administration ou au Bureau. Il peut s adjoindre toute personne compétente, à titre consultatif. En cas d absence du Président ou de vacance de la présidence, un Vice-président, ou le Trésorier ou le Secrétaire Général, remplace le Président dans toutes ses attributions à l exception, pour le Trésorier, des fonctions d ordonnateur. Ce remplaçant est désigné par le Président ou en cas d empêchement, par le Conseil d Administration. Les anciens Présidents sont proposés au CA pour recevoir le titre de Président honoraire. Ils sont membre d'honneur d IESF Hauts de France, sauf avis contraire du CA. Article 4 Bureau : Le Bureau définit l organisation de IESF Hauts de France et la propose au Conseil d Administration. Il oriente les activités d'iesf Hauts de France par délégation du Conseil d Administration auquel il rend compte de son action et fait des recommandations. Il peut décider la création de groupes de travail sur des thèmes précis. Le groupe ainsi créé transmet son rapport au Conseil sous la forme qui aura été convenue lors de sa création. Le Bureau peut en règle générale, confier à un de ses membres, une responsabilité ou des missions spécifiques sans créer des moyens spécialisés. Le Bureau décide, dans le cadre du budget approuvé, l organisation de manifestations à audience régionale, en approuvant les programmes et en invitant des personnalités publiques ou privées. Il peut déléguer tout ou partie de l organisation à une des associations membres, mais le Bureau conserve le contrôle de la part des dépenses dont l IESF Hauts de France accepte la charge. Article 5 - Délégué Général : S'il existe un Délégué général, ses attributions sont fixées par le Bureau sur proposition du Président. 2

3 Il assure pour tout ce qui concerne les moyens d'iesf Hauts de France, la mise en œuvre de la politique de l association. Article 6 - Absence des Administrateurs : Lorsqu'un Administrateur aura été pendant une année absent à plus de la moitié des réunions du Conseil d'administration, le Bureau pourra donner mandat au Président d'inviter cet Administrateur, démissionnaire de facto, ou la personne morale qu il représente, à remettre formellement sa démission, ou à ne pas solliciter sa réélection s'il est Administrateur sortant rééligible. Article 7- Comités et Groupes de travail : Pour l étude et le suivi de domaines spécifiques, le Conseil d Administration peut décider de créer des comités spécialisés, dont il définit les objectifs et le programme. Ils lui rendent compte de leurs actions qui sont suivies par le Bureau. Des groupes de travail peuvent également être constitués par le Bureau pour une durée déterminée et sur un thème précis. Leur composition doit faire appel autant que faire se peut aux administrateurs d'iesf Hauts de France. Le responsable du groupe est nommé par le Conseil d Administration et est rapporteur de son groupe de travail. Article 8 Coopérations : Dans le cadre de ses activités, IESF Hauts de France, peut participer par le biais de l un ou plusieurs de ses membres, si possible Administrateurs, à des actions menées par des associations d Ingénieurs ou de Scientifiques, par les pouvoirs publics ou des organismes privés, avec l accord du Bureau et suivant un protocole d accord. TITRE II ADMISSION, RADIATION, COTISATIONS, VOTE ET ELECTIONS Articles 9 - Procédures d admission et de radiation : Le Conseil d Administration définit un règlement d admission. La demande d admission à IESF Hauts de France implique l adhésion aux statuts et au règlement intérieur de l association. La procédure de réadmission est identique à la procédure d admission. Tout membre, personne physique ou morale, dont le conseil d administration envisage la radiation pour l un des motifs figurant aux statuts doit être convoqué par le Président par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au moins quinze jours à l avance. La lettre de convocation précise les lieux et date de convocation, la nature des faits reprochés et la sanction encourue. Tout membre régulièrement convoqué est invité à fournir ses explications. Il peut à ce titre, faire valoir les moyens de défense de son choix, notamment se faire assister ou représenter à ses frais, en ayant préalablement avisé par écrit le Président. En cas d empêchement, le membre est de nouveau convoqué dans les mêmes conditions. Le défaut de présentation du membre sur deuxième convocation, sauf cas de force majeure, implique la radiation. 3

4 Tout membre radié peut faire recours à l Assemblée Générale par lettre recommandée adressée au CA. Tout membre démissionnaire ou radié peut être réintégré sur proposition du conseil d administration. Article 10 - Cotisations: Les cotisations sont fixées par vote de l'assemblée Générale, sur proposition du Conseil d Administration. Elles sont déterminées pour l'exercice suivant. Leur établissement prend en compte les principes suivants : - Les membres personnes morales versent une cotisation forfaitaire dont la structure et le montant, fonction de leur importance, sont proposées par IESF Régions avec l'approbation de l'assemblée des Régions. - Les membres individuels (MI) payent une cotisation déterminée suivant les mêmes principes. - Les membres associés versent une cotisation définie par le CA. - Les membres juniors sont dispensés de cotisation. Son montant sera différent suivant que le MI fait partie ou non d'une association membre actif d'iesf. Elle est composée de deux parties, l'une correspondant à la participation aux actions découlant des objets statutaires de l'association, l'autre aux services rendus par celle-ci à ses membres. Une attestation est remise à chacun des membres après le paiement de la cotisation. Pourra être considéré comme démissionnaire tout membre qui aura laissé écouler le premier semestre de l année sans avoir acquitté le montant intégral de sa cotisation. Les membres non à jour de leur cotisation ne peuvent participer aux votes de l'assemblée générale. Tant que la décision le concernant ne lui a pas été notifiée, les services de IESF Hauts de France lui sont dus. Le Bureau peut décider qu il sera fait remise de partie de la cotisation de l année en cours, selon des modalités définies au préalable par le Bureau et approuvées par le conseil, aux membres qui en auront fait par écrit la demande motivée. Le nom de tout membre dispensé de la cotisation pleine ne sera pas révélé. Toute somme versée est acquise à IESF Hauts de France. Article 11 - Droits de vote : Pour les décisions soumises au vote de l Assemblée Générale, - Chaque membre individuel, à jour de sa cotisation selon les modalités de l'article 10, dispose d une voix. Il peut recevoir au maximum le mandat de quatre autres personnes physiques. - Chaque membre ne représentant de personne morale à jour de sa cotisation à la date de l'assemblée générale, dispose de trois voix. - Chaque membre associé à jour de sa cotisation à la date de l assemblée générale dispose d une voix. Les membres d Honneur et Juniors ont une voix consultative. Le conseil d Administration peut recevoir tout mandat, émis soit en blanc, soit au nom du président ou du Conseil d Administration. Ceux-ci sont réputés être favorables aux 4

5 résolutions présentées avec la convocation aux Assemblées, et valoir abstention dans les autres cas. Les membres présents à l AG doivent signer la feuille de présence à l entrée de la salle. Celle-ci sera contresignée par le Président, le Secrétaire de séance, et les scrutateurs éventuels. Elle est jointe au PV de l AG. Article 12 -Elections au Conseil d Administration : Une Assemblée Générale est convoquée en session ordinaire chaque année, conformément aux statuts. Le Conseil d Administration est composé d un maximum de 30 membres, dont l'un est désigné par IESF Régions. Les membres sont élus par l Assemblée Générale. La durée du mandat est de 3 ans renouvelable deux fois. Le renouvellement du Conseil d Administration a lieu par tiers tous les ans. La répartition des sièges entre les membres individuels et les représentants de personnes morales sera établie par le CA de façon à préserver un équilibre des représentations. Un membre du CA ayant quitté son poste en cours de mandat, quel qu en soit le motif, pourra être remplacé par un membre coopté, dans l attente d élection à la prochaine assemblée générale. Il y aura un maximum d'un membre coopté pour quatre membres élus. Les personnes morales présentant des candidats au Conseil d Administration ainsi que chaque candidat membre individuel doivent être à jour de leur cotisation de l année en cours à la date du dépôt des candidatures. Les élections pour le renouvellement des membres du Conseil d Administration dont le mandat arrive à expiration ont lieu à l Assemblée Générale de l exercice. Toutes les candidatures doivent être adressées au Président un mois avant la tenue de l'ag. Elles mentionneront le nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, diplômes obtenus, les fonctions, les adresses privée et professionnelle du candidat ainsi que les associations membres d IESF auxquelles elles adhèrent. Dans la séance du Conseil d Administration qui précède l élection, le Président soumet à celui-ci les candidatures reçues. Le Conseil d Administration peut sur chacune des listes de candidats, répartir les candidats en deux groupes : ceux recommandés par le Conseil d Administration et les autres. Les candidats figurant dans le deuxième groupe ou la personne morale qui les a proposés, en seront avertis par le Président. Les candidatures sont présentées dans l ordre alphabétique. Dès l ouverture de l Assemblée Générale qui doit élire de nouveaux Administrateurs, le Président demande que deux membres de l assemblée servent de scrutateurs ; il est alors procédé au vote puis à son dépouillement. Le Président proclame ensuite le résultat du scrutin. Tout bulletin de vote sur lequel figureront plus de noms que de membres à élire sera considéré comme nul. Cas particulier : La mise en place du premier Conseil d Administration élu après l adoption des statuts se fera en appliquant des mesures exceptionnelles afin d'assurer la continuité avec le Conseil existant. 5

6 Elles seront proposées par ce dernier et soumises pour accord à l'assemblée Générale. Article 13 - Élection du Président et du Bureau : A la première réunion du Conseil d Administration qui suit l'assemblée Générale, le Conseil d Administration en exercice élit, si besoin à bulletins secrets à la demande d'un membre du Conseil d Administration, sous la présidence du doyen d'âge, le Président de IESF Hauts de France. Le vote par procuration est admis, mais un mandataire ne pourra posséder plus d une procuration Le nouveau Président prend ensuite la présidence de la réunion. Il propose au Conseil l élection du Bureau et s'il y a lieu, la nomination d un délégué général. TITRE III -DIVERS Article 14 Anciens Présidents : Les anciens Présidents, membres d honneur selon l'article 3, peuvent être élus au Conseil d Administration. Article 15 -Responsabilité de l Association : L'Association n'est pas responsable des opinions de ses membres, même dans ses publications. Cette phrase doit être reproduite dans chaque publication. Article 16 -Annuaire : IESF Hauts de France peut éditer un annuaire de ses membres. Article 17 -Modification du règlement intérieur : Le Règlement Intérieur peut être modifié par l Assemblée Générale sur la proposition du Conseil d Administration. Le Président. Le Secrétaire. 6