CENTRE DE FORMATION SUPPORT DE COURS - EXCEL PERFECTIONNEMENT SUPPORT DE COURS EXCEL NIVEAU 3 [ RÉVÉLATEUR DE COMPÉTENCES]

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1 [ RÉVÉLATEUR DE COMPÉTENCES] SUPPORT DE COURS EXCEL NIVEAU 3 CENTRE DE FORMATION BUREAUTIQUE - INFOGRAPHIE PAO - 3D - WEB - WEBMARKETING MANAGEMENT - TECHNIQUES DE VENTE - COMMUNICATION - EFFICACITÉ PERSONNELLE - LANGUES FORMATION PRÉSENTIELLE - CLASSES VIRTUELLES - E-LEARNING - FORMATIONS MÉTIERS SUPPORT DE COURS - EXCEL PERFECTIONNEMENT AFCI NEWSOFT - Immeuble le Méliès - 261, rue de Paris MONTREUIL Tél. : Site web : info@afci.fr - Fax : Siret : Centre agréé n APE 8559A - TVA FR

2 TRIER UNE LISTE DE DONNÉES Trier rapidement des données Pour une liste de données, la première ligne d une liste de données contient toujours le nom des champs. Chaque ligne suivante contient un enregistrement. Une liste de données ne doit jamais avoir de lignes vides. Pour effectuer un tri rapide, Cliquez dans la cellule contenant le nom du champ à trier. Cliquez sur l onglet Données Cliquez sur Tri croissant Ou Tri décroissant Excel trie les données d après le champ que vous avez choisi. Trier avec la boîte de dialogue Tri Cliquez sur l onglet Données Cliquez Trier La boîte de dialogue Tri s affiche Sélectionnez le premier champ sur lequel le tri sera effectué Cliquez pour choisir un tri croissant ou décroissant Pour ajouter d autres options de tri, cliquez sur Options Pour ajouter un niveau de tri supplémentaire Cliquez sur Ajouter un niveau Validez vos paramétrages en cliquant sur OK FILTRER DES DONNÉES Il est parfois difficile de retrouver des informations dans une longue liste de données. Vous pouvez changer ces données en liste de base de données. Sélectionnez l ensemble des données Cliquez sur l onglet Insertion Cliquez sur l icône Tableau du groupe Tableaux La boîte de dialogue Créer un tableau s affiche. Par défaut, la plage sélectionnée s affiche. Si vos données comportent des en-têtes laissez l option cochée. Validez en cliquant sur OK Excel change les données en tableau et affiche des flèches de filtre dans chaque étiquette de champ. Pour filtrer une liste cliquez sur la flèche de l étiquette 1

3 Effectuer des sous-totaux dans une liste triée Lorsque vos données sont triées, vous pouvez effectuer des sous-totaux. Cliquez sur Sous-total dans le groupe Plan TRIER ET EFFECTUER DES SOUS-TOTAUX Dans la boîte de dialogue qui s affiche, vous pouvez paramétrer les sous-totaux que vous souhaitez Utilisez la fonction nécessaire (souvent une somme) Dans cet exemple Le total des ventes pour chaque Pays est affiché ainsi que le total général. Pour afficher une synthèse des sous-totaux, cliquez sur le symbole 2 du plan Synthèse Niveau 2 2

4 CRÉER UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Un tableau croisé dynamique permet d extraire différentes perspectives de vos données. Dans une base de données Excel, chaque colonne représente un champ. Le nom du champ doit être sur la première ligne. Il ne faut pas laisser de lignes vides au sein de la liste de données. Pour créer un tableau croisé dynamique, cliquez sur l onglet Insertion Dans le ruban, cliquez sur Tableau croisé dynamique La boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique s affiche. Vous devez préciser où est située la base de données qui va servir à composer le tableau croisé dynamique. Ces données peuvent provenir de 2 sources différentes. Cliquez une option pour indiquer où créer le tableau croisé dynamique Excel ouvre un nouveau tableau croisé dynamique vierge et affiche le volet Liste de champs de tableau croisé dynamique. Cochez un champ à analyser Faites glisser la zone de champ vers une étiquette de colonnes ou de lignes. Voici un exemple : l analyse est réalisée sur : Étiquettes de colonnes : Nom Étiquettes de lignes : Articles Valeurs Somme du chiffre d affaire 3

5 ACTUALISER LES DONNÉES D UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Pour actualiser les données au sein d un tableau croisé dynamique : Apportez les modifications aux données Aucun changement ne s affiche dans le tableau croisé dynamique Cliquez dans n importe quelle cellule du tableau croisé dynamique Les outils de tableau croisé dynamique deviennent disponibles Cliquez sur l onglet Options Cliquez Actualiser Les valeurs et calculs du tableau croisé dynamique ont cette fois pris en compte les modifications de vos données. MODIFIER LA DISPOSITION D UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Cliquez dans n importe quelle cellule du tableau croisé dynamique Les outils de tableau croisé dynamique deviennent disponibles Cliquez sur l onglet Création Sélectionnez un style Excel applique le style Vous pouvez modifier certaines options en cochant ou non une des ces 4 options Cliquez sur Disposition du rapport Choisissez la disposition qui vous convient. 4

6 GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE Lorsque vous créez un graphique à partir d un tableau croisé dynamique, vous pouvez le fonder sur une synthèse des données et ajuster la disposition des lignes et des colonnes. Cliquez dans n importe quelle cellule du tableau croisé dynamique Les outils de tableau croisé dynamique deviennent disponibles Cliquez sur l onglet Options Cliquez Graphique croisé dynamique dans le groupe Outils La boîte de dialogue Insérer un graphique s affiche. Sélectionnez un type de graphique. Sélectionnez un sous-type de graphique. Le graphique tableau croisé dynamique s affiche. Le volet Filtre de graphique croisé dynamique s affiche. Sélectionnez les champs qui s afficheront sur le graphique Sélectionnez les champs qui s afficheront dans la légende Excel filtre le graphique. Cliquez sur le bouton Liste des champs La liste des champs s affiche. Modifiez si vous le souhaitez la disposition du tableau croisé dynamique Excel modifie la disposition du graphique 5

7 Faites un clic droit sur l onglet de la feuille à protéger Cliquez sur Protéger la feuille La boîte de dialogue Protéger la feuille s affiche. PROTÉGER LES DONNÉES D UNE FEUILLE DE CALCUL Vous pouvez protéger une feuille de calcul par un mot de passe afin d empêcher une utilisation non autorisée. Protéger une feuille de calcul Saisissez un mot de passe Vous pouvez sélectionner les permissions accordées aux utilisateurs. Excel vous demande de confirmer le mot de passe. Saisissez de nouveau le mot de passe Excel verrouille la feuille de calcul Si vous ou un autre utilisateur tentez de modifier une donnée de la feuille, Excel affiche un message avertissant que la feuille est protégée. Enlever la protection d une feuille de calcul Faites un clic droit sur l onglet de la feuille de calcul Cliquez Ôtez la protection de la feuille La boîte de dialogue Ôter la protection s affiche Saisissez le mot de passe La feuille est déverrouillée. 6

8 PROTÉGER CERTAINES CELLULES Votre feuille de calcul comporte des formules dans les plages C3:C9 et E3:E9. Vous souhaitez protéger uniquement ces cellules. Il vous faut raisonner différemment du fait du concept de Protection d une feuille de calcul d Excel. Quelles cellules ne doivent pas être protégées? Sélectionnez les plages qui ne seront pas protégées. Sélectionnez A1:B9 Maintenez la touche Ctrl enfoncée pour ajouter une nouvelle plage à cette sélection. Sélectionnez la plage D1:D9. Maintenez la touche Ctrl enfoncée pour ajouter une nouvelle plage à cette sélection. Sélectionnez la plage G2:G4. Toutes les cellules qui ne doivent pas être protégées sont en surbrillance. Cliquez sur le bouton Format du groupe Cellules Cliquez sur Format de cellule Sélectionnez l onglet Protection. Décochez l option Verrouillée. Validez en cliquant sur OK Il ne vous reste plus qu à protéger la feuille. Cliquez sur le bouton Format du groupe Cellules Cliquez sur Protéger la feuille Saisissez le mot de passe Conservez les autorisations proposées par défaut ou cochez celles que vous souhaitez et validez par OK. Une confirmation du mot de passe vous est demandée. Saisissez de nouveau le mot de passe Validez en cliquant sur OK 7

9 PROTÉGER UN CLASSEUR Vous pouvez protéger un classeur en lui affectant un mot de passe. Cette protection empêche la modification du nombre et de l ordre des feuilles et permet de conserver la taille et la disposition des fenêtres. Protéger un classeur Cliquez sur l onglet Révision Cliquez sur Protéger le classeur Cochez Fenêtres (Ce choix conserve la taille et l affichage des fenêtres, la structure du classeur et la disposition des feuilles sont protégées par défaut) Saisissez un mot de passe Une boîte de dialogue Confirmer le mot de passe s affiche. Saisissez le mot de passe Enlever la protection d un classeur Cliquez sur l onglet Révision Cliquez sur Protéger le classeur Décochez Protéger la structure et les fenêtres La boîte de dialogue Ôter la protection s affiche. Saisissez le mot de passe Vous pouvez maintenant modifier le classeur. ATTENTION Un mot de passe oublié ne peut pas être récupéré. Il est donc essentiel de vous rappeler vos mots de passe. 8

10 CONSOLIDER DES DONNÉES Si certaines de vos données en relation se trouvent dans des feuilles de calcul distinctes ou des classeurs différents, vous pouvez avoir besoin de les consolider en un même tableau. Vous devez construire un tableau ayant la même structure que les tableaux à consolider. Cliquez dans une cellule dans laquelle vous souhaitez consolider les données Cliquez sur l onglet Données Cliquez sur Consolider La boîte de dialogue Consolider s affiche. Sélectionnez la fonction à utiliser pour consolider les données. Sélectionnez l emplacement des premières données à consolider Cliquez Ajouter Sélectionnez l emplacement des secondes données à consolider Cliquez Ajouter Répétez autant de fois que de nombre de données à consolider. Si vos données possèdent des étiquettes de lignes et/ou de colonnes Cochez ces options Puis cliquez sur OK Excel consolide les données. * Si vous cochez Lier aux données source, Excel met à jour les données consolidées chaque fois que vous apportez une modification aux données utilisées dans la consolidation. Voici un exemple de consolidation des données des 3 feuilles de calcul Paris, Lyon et Marseille 9

11 VALEUR CIBLE Le principe de la valeur-cible consiste à raisonner à l envers. Vous créez une formule, vous indiquez le résultat souhaité, Excel calcule la valeur de l une des données. Vous avez préparé vos données concernant le remboursement d un prêt. En l état actuel le remboursement mensuel est de 759,44 euros. Votre capacité de remboursement est de 500, votre question est donc : combien puis-je emprunter en conservant 60 mensualités? La cellule B5 contenant la formule est sélectionnée, cliquez sur l onglet Données Cliquez sur Analyse de scénarios Un menu s affiche. Cliquez Valeur cible. La cellule à définir est renseignée par défaut avec la cellule sélectionnée. Appuyez sur la touche Tabulation de votre clavier pour accéder à la zone Valeur à atteindre Que vous devez renseigner Saisissez la Valeur à atteindre qui est votre capacité de remboursement soit -500 Appuyez sur la touche Tabulation de votre clavier pour accéder à la zone Cellule à modifier. Vous souhaitez connaître le montant de l emprunt possible : cliquez dans la cellule B2 Validez en cliquant sur OK Excel affiche le résultat de sa recherche. Pour une capacité de 500 en remboursement mensuel vous pouvez emprunter ,22. 10

12 Les scénarios permettent d effectuer des analyses de simulations. CRÉER UN SCÉNARIO Pour créer un scénario : Cliquez sur l onglet Données Cliquez sur Analyse de scénario Cliquez Gestionnaire de scénarios La boîte de dialogue Gestionnaire de scénarios s affiche. Cliquez Ajouter La boîte de dialogue Ajouter un scénario s affiche. Saisissez un nom pour votre scénario Tapez les adresses des cellules à modifier ou sélectionnez-les Réduisez ou restaurez la boîte de dialogue pour avoir accès aux cellules (Vous pouvez créer d autres scénarios dans le gestionnaire en répétant les phases précédentes) La boîte de dialogue Valeurs de scénarios s affiche. Donnez des valeurs à chacune des valeurs à modifier Les données d un scénario peuvent être modifiées à volonté. 11

13 INSÉRER UNE IMAGE Une feuille de calcul peut contenir une image. Les fichiers d image, appelés objets dans Excel, peuvent se présenter sous différents formats : GIF, JPG, PNG, BMP. Une image insérée peut être redimensionnée, déplacée, modifiée. Pour insérer une image Cliquez dans la cellule où vous souhaitez insérer une image (vous pourrez de toute façon la déplacer si nécessaire) Cliquez sur l onglet Insertion Cliquez sur Image La boîte de dialogue Insérer une image s affiche. Sélectionnez le dossier contenant votre image Cliquez sur l image à insérer puis cliquez sur Insérer Ou Double-cliquez sur l image à insérer (elle sera automatiquement insérée dans votre feuille de calcul.) Excel place l image dans la feuille et ajoute au ruban l onglet Outils Image Format Vous pouvez déplacer l image, modifier sa taille, sa luminosité, son contraste Pour supprimer une image Sélectionnez l image et appuyez sur la touche Suppr de votre clavier 12

14 DÉPLACER UNE IMAGE Pour déplacer une image Cliquez sur l image puis glissez l image à la position souhaitée. REDIMENSIONNER UNE IMAGE Pour redimensionner une image Cliquez sur l image Placez le pointeur sur une poignée de redimensionnement Le pointeur prend la forme d une flèche à deux pointes Faites glisser la poignée pour redimensionner l objet Excel modifie la taille de l image. Autre méthode Sélectionnez l image Et définissez la taille exacte que vous souhaitez Ou encore cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue Et complétez comme vous le souhaitez les différents paramétrages FAIRE PIVOTER UNE IMAGE Pour faire pivoter une image Cliquez sur l image Une poignée (verte) de rotation apparaît sur l objet Cliquez et faites glisser la poignée pour faire pivoter l objet Autre méthode Sélectionnez l image et cliquez sur le bouton Rotation 13

15 Pour dessiner une forme DESSINER UNE FORME Cliquez sur l onglet Insertion Cliquez sur Formes La galerie des formes s affiche Sélectionnez une forme dans une catégorie Le curseur prend la forme d une croix Cliquez et faites glisser le pointeur en diagonale pour dessiner la forme. Maintenez la touche Maj enfoncée durant le tracé pour conserver les proportions de l original. Excel termine la forme lorsque vous relâchez le bouton de la souris. L onglet Outils de dessin Format s affiche dans le ruban. Les différents boutons de ce ruban permettent de modifier l épaisseur des traits et la couleur de la forme une fois réalisée. INSÉRER UN OBJET WORDART Cliquez sur l onglet Insertion Cliquez sur WordArt La galerie WordArt s affiche Cliquez un style WordArt Un rectangle s affiche avec les mots «Votre texte ici» Saisissez le texte que vous souhaitez Cliquez sur l onglet Outils de dessin Format pour modifier le texte WordArt Utilisez les outils du groupe Style de forme pour modifier l objet WordArt. L objet WordArt peut être déplacé et redimensionné 14

16 Pour vérifier l orthographe VÉRIFIER L ORTHOGRAPHE Cliquez sur l onglet Révision Cliquez sur l icône (vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier F7) Excel recherche les fautes d orthographe dans toute la feuille et affiche la boîte de dialogue Orthographe s il trouve une erreur. Le vérificateur d orthographe suggère une ou plusieurs corrections. Choisissez la bonne suggestion Cliquez Remplacer pour accepter la suggestion. Pour remplacer toutes les occurrences du même mot, Cliquez sur Remplacer tout Le correcteur passe à la faute suivante. Pour ignorer une erreur une fois, cliquez sur Ignorer Pour ignorer toutes les occurrences, Cliquez sur Ignorer tout Pour ajouter le mot à votre dictionnaire personnel, Cliquez sur Ajouter au dictionnaire Lorsque la vérification est terminée, un message d avertissement s affiche. 15

17 Pour rechercher des données RECHERCHER /REMPLACER Cliquez sur l onglet Accueil Cliquez sur Rechercher et sélectionner Cliquez sur Rechercher La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s affiche. Saisissez le texte à rechercher Cliquez sur Suivant Excel parcourt la feuille et trouve la première occurrence. Cliquez sur Suivant pour rechercher la prochaine occurrence. Pour terminer, Cliquez sur Fermer Pour rechercher et remplacer des données Cliquez sur l onglet Accueil Cliquez sur Rechercher et sélectionner Cliquez sur Remplacer La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s affiche. Saisissez le texte à rechercher et le texte de remplacement Cliquez sur Suivant Excel parcourt la feuille et trouve la première occurrence. Cliquez sur Remplacer pour substituer le mot Pour terminer, Cliquez sur Fermer 16

18 Pour ajouter un commentaire AJOUTER UN COMMENTAIRE Sélectionnez la cellule qui recevra le commentaire Cliquez sur l onglet Révision Cliquez sur Nouveau commentaire Une bulle de commentaire s affiche. Saisissez le texte du commentaire Cliquez à l extérieur du commentaire pour le désélectionner. Les cellules contenant un commentaire affichent un petit triangle rouge dans le coin supérieur droit. Pour afficher un commentaire Placez le pointeur de la souris sur le coin supérieur droit de la cellule La bulle de commentaire affiche son contenu. RÉORGANISER LES FENETRES Pour réorganiser les fenêtres Ouvrez plusieurs classeurs Cliquez sur l onglet Affichage Cliquez sur Réorganiser tout La boîte de dialogue Réorganiser s affiche. Sélectionnez un mode d affichage : Mosaïque, Horizontal, vertical ou cascade 17

19 IMPORT/EXPORT DE DONNÉES Excel vous permet de copier tout ou partie de votre feuille de calcul, vers le logiciel Word. Cette copie peut être réalisée avec ou sans liaison. Pour exporter un tableau dans Word Pour copier un tableau Excel dans Word, sélectionnez le tableau à copier. Cliquez sur l icône Copier dans le groupe Presse-papiers Ou appuyez sur Ctrl + C Lancez Word ou activez le document Word dans la barre des tâches. Cliquez sur l icône Coller dans le groupe Presse-papiers Ou appuyez sur Ctrl + V Les données mises en forme sont importées dans le document Word. Elles sont modifiables. Attention : les modifications apportées au tableau d origine sous Excel ne seront pas répercutées. Pour créer une liaison entre la feuille et le document Word, le tableau à copier étant sélectionné, cliquez sur l icône Copier dans le groupe Presse-papiers Vous devez activer le document Word présent dans la barre des tâches ou le lancer. Le collage est différent pour créer une liaison. Cliquez sur la flèche associée au bouton Coller du groupe Presse-papiers Sélectionnez Collage spécial Cochez Coller avec liaison. Pour garder la mise en page, sélectionnez Texte mis en forme (RTF). Pour importer des données Cliquez sur l onglet Données Cliquez sur Données externes et sélectionnez le type de données 18

20 Si l onglet Développeur n est pas présent dans les menus, ouvrez les options Excel et dans le volet Standard, cochez Afficher l onglet Développeur dans le ruban LES MACROS Pour enregistrer une macro Cliquez sur l onglet Développeur Cliquez sur Enregistrer une macro La boîte de dialogue Enregistrer une macro s affiche. Saisissez le nom de la macro Affectez une touche de raccourci à la macro Le bouton Enregistrer une macro est remplacé par le bouton Arrêter l enregistrement Exécuter les commandes ou actions que vous voulez enregistrer Après avoir exécuté toutes les actions, Cliquez Arrêter l enregistrement Excel enregistre les actions Pour exécuter la macro, Utilisez le raccourci clavier défini. Pour affecter une macro à un graphisme Commencez par placer l objet dans votre feuille de calcul Faites un clic droit sur ce graphisme Dans le menu contextuel, cliquez Affecter une macro Dans la boîte de dialogue Affecter une macro, Cliquez le nom de la macro à affecter au graphisme Puis cliquez sur OK. Il suffit maintenant de cliquer sur le graphisme pour exécuter la macro. 19

21 [ RÉVÉLATEUR DE COMPÉTENCES] SUPPORT DE COURS EXCEL NIVEAU 3 Pour toute question, n hésitez pas à contacter votre formateur au Consultez nos programmes sur pour suivre le niveau supérieur. Les équipes AFCI NEWSOFT vous accompagne après votre formation La formation continue après le stage! Nous proposons un suivi grâce à un accès à notre plate-forme e-learning afin de revoir des points essentiels vus en cours et pratiquer davantage grâce à nos exercices, quiz et évaluations interactifs. Nous proposons également des cours particuliers virtuels. Réservez un formateur et travaillez en collaboration sur vos propres fichiers Word, Excel, Powerpoint à distance, en temps réel. Solution flexible et centrée sur les besoins de l apprenant! AFCI NEWSOFT - Immeuble le Méliès - 261, rue de Paris MONTREUIL Tél. : Site web : info@afci.fr - Fax : Siret : Centre agréé n APE 8559A - TVA FR