L agence de communication multimédia. Cahier des Charges

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1 L agence de communication multimédia Cahier des Charges

2 SOMMAIRE PRESENTATION DU PROJET p Contexte du projet et analyse du client - Les problèmes à résoudre - La démarche stratégique PRESTATIONS DE L AGENCE p Le site web Créa Vision - Le site web client - Les logos et lettrages adhésifs - Le flyer, la carte de visite, la bannière RESSOURCES....p Humaines - Matérielles - Financières - Planning PLAN QUALITE p Pilotage du projet - Modalités de communication avec le client - Analyse risques/actions 2

3 PRESENTATION DU PROJET 3

4 Contexte du projet et analyse du client Dans le cadre des projets tuteurés de seconde année de DUT Services et Réseaux de Communication, nous participons par groupe à un projet pour un vrai client afin de mettre en pratique les enseignements acquis dans les différents domaines vues en cours. C'est ainsi que Benjamin Garavel, connaissant un professionnel qui veux faire de la communication autours de son entreprise, a proposé la création d'une agence nommée Créa Vision, composée d'un chef de projet (en l'occurence Benjamin Garavel), d'un webmaster/programmeur (Olivier Bermond), d'un graphiste (Johann Jeanelle) et d'un chargé de communication (Florian Michel). Mr Jean-Marc Rossi est le dirigeant de LOCATP 73, une entreprise spécialisée dans la maçonnerie, le terrassement, le génie civil, VRD etc. Cette entreprise est très récente, elle existe depuis 2009, et compte à ce jour : quatre employés, de nombreux véhicules, et du matériel très professionnels et sophistiqués. Mr Rossi et son équipe ont une très grande expérience dans ce domaine, ils travaillent ensemble depuis plus de 20 ans. L entreprise est située en Savoie, à Saint Alban-Leysse. Il a donc fait appel à nous afin de faire la promotion de son entreprise. 4

5 Contexte du projet et analyse du client (suite) Les demandes du client sont donc les suivantes : - Trouver un nouveau nom, plus en adéquation avec le statut actuel de son entreprise, puisque celle ci a diversifié ses activités au delà de la location. - Le changement de nom engage donc une réadaptation de son ancien logo, ou un changement complet du logo. - Ce logo doit aussi être adapté sur les véhicules de l'entreprise, en vue de créer des adhésifs pour ces machines et véhicules. - Créer un site vitrine, qui présentera l'entreprise et ses services, et qui permettra aux l'internautes de pouvoir le contacter. - Des flyers informatifs sur l'entreprise et ses différents secteurs d'activités. Poser le problèmes à résoudre Les différents problèmes rencontrés sont principalement dus à notre manque d'expérience, car trouver un nom pour une entreprise travaillant dans le milieu du bâtiment est particulièrement difficile, d autant plus qu il faut trouver un nom original et pouvoir juger s'il sera bon ou non. De plus, beaucoup d'entreprises, déjà existantes, occupent certains noms que l on a proposé pour l'entreprise. Ce qui rend la tache encore plus difficile. 5

6 La démarche stratégique Notre stratégie de communication va s orienter en fonction de la concurrence et de ce qui existe déjà sur le marché. Nous allons cibler plus particulièrement les clients cherchant une entreprise de travaux publics. Ensuite, pour éviter que le moyen de communication ne soit pas uniquement compréhensible pour les professionnels, nous allons bien évidemment adapter le ton. Enfin, les contraintes à respecter sont tout d abord l aspect graphique, il faut que ce que nous produisons plaise au client, et d autre part, ce sera le délais car il faut avoir fini toutes les réalisations dans le temps pour finir notre projet à temps. Il est important pour nous de dégager une image sérieuse, dynamique, et professionnelle de cette entreprise. En effet, nous devons cibler des entreprises, mais aussi des particuliers avec nos travaux, c'est pourquoi nous devons effectuer des créations à la fois simples et pratiques afin d'informer au maximum le client. De plus le monde des travaux publics possède déjà des règles et des codes à respecter si l'on veut faire correctement sa communication. Notre objectif est donc double : - Changer le nom actuel de l entreprise, qui fait penser à une entreprise de location, avec un nom beaucoup plus rattaché aux domaines des travaux publics et maçonnerie, pour pouvoir changer l image que les gens ont à propos de cette entreprise. - Donner une certaine notoriété à l entreprise, la faire connaitre, élargir sa communication pour augmenter le nombre de clients. 6

7 PRESTATIONS DE L AGENCE 7

8 Le site web Créa Vision Lien url du site de notre agence : creavision.toile-libre.org Le graphisme a été élaboré par Johann Jeannelle et la programmation par Olivier Bermond principalement et Benjamin Garavel pour une partie. Le contenu a été élaboré par Florian Michel et Benjamin Garavel. 8

9 Le site web Créa Vision (suite) Ce site est composé de plusieurs divisions : Un header (en-tête) avec le logo à gauche, le nom de l agence et la tag line : «Votre nouvelle image». Un menu principal regroupant les différentes catégories du site Accueil : Présentation rapide et news de Créa Vision. Agence : Présentation détaillée de tous les membres de l agence et de leurs fonctions. Projet : Les projets réalisés ou en cours de réalisation. Contact : Formulaire précis pour toutes les demandes (questions, devis ). Le corps de texte est le bloc principal de la page dans lequel sont affichées toutes les informations correspondantes à la page. Le menu contextuel à gauche avec les liens relatifs pour se déplacer facilement dans la page courante. Exemple : en cliquant sur news, on accède directement au paragraphe News de la page d accueil. Enfin, il y a le footer (pied de page) avec les informations relatives au codage et aux informations légales. 9

10 Le site web du client Nous avons tout d abord changé le nom de l entreprise «LOCA TP 73» en «A.S TP 73» (Alpes Services TP 73). Ainsi, le site du client sera hébergé à l adresse url suivante : Hébergement / Nom de domaine : Voici une liste de plusieurs hébergeurs payant. Le client devra en choisir un : - Whois.netissime.com : nom de domaine à 9 par an. - Amen.fr : hébergement + nom de domaine à 72 ttc par an. - : 99 /an - et=professionnel&pack=linux5000 : pro 110 ttc/an environ - hebergement_web_mutualise_pro_100go_trafic_1to_fiche_technique.xml : 6 ttc/mois. - hebergement_web_mutualise_perso_25go_trafic_500go_fiche_technique.xml : offre 1ère à 2.40 ttc/mois. Autant de propositions que le client étudiera pour choisir l offre lui correspondant le mieux. Dans tous les cas, l hébergement comprend un espace disque supérieur à 2Go (giga octets), la prise en charge du php 5, une base de donnée administrable et bien sûr, un nom de domaine compris dans le forfait. 10

11 Le site web du client (suite) Design du site : (Une animation en flash est prévue dans le header à droite du logo). Navigation : Le menu principal :. La catégorie «Entreprise» comporte une description de Alpes Services TP 73 : ses activités, ses moyens, savoirs faire, compétences La forte expérience de l entreprise et de son directeur général (+ de 25 ans d expérience dans le BTP) sera mise en avant comme facteur de confiance pour les clients. 11

12 Le site web du client (suite) La catégorie «Services» regroupe un sous menu avec toutes les activités de l'entreprise (terrassement, maçonnerie, VRD, génie civile...). La rubrique permettant de contacter l entreprise disposera d un formulaire complet qui, lorsque le contact cliquera sur le bouton «envoyer», enverra un mail au client. Le site à réaliser est un site vitrine, donc aucune partie administrateur n est requise, ni demandée d ailleurs. Les langages utilisés : Le Flash, actuellement très présent sur la toile, c est un excellent moyen de mettre en valeur une présentation rapide et représentative des activités de l entreprise. La page d intro comportera donc une bannière Flash. Html / Css : Langage essentiel dans la construction d un site web vitrine simple et efficace. Le design est réalisé à l aide d une page Css tandis que le html permet d intégrer du contenu. Php 5 / Sql : Très utile pour rendre le site plus dynamique (ajout de modules de commentaire, nombre de visiteurs ). Les ajouts se feront à la demande du client. Le sql est utilisé pour lier le site à une base de donnée, indispensable dans la gestion de scripts php. 12

13 Les logos de l entreprise Logos Le domaine d activité de l entreprise n étant plus centré sur la location de véhicule, nous avons adapté le logo en actualisant l ancien avec le nouveau nom de l entreprise : ASTP73. logo original de l entreprise logo original avec le nouveau nom Nous avons toutefois soumis plusieurs autres propositions novatrices au client (voir page suivante). 13

14 Les logos de l entreprise (suite) 14

15 Les lettrages adhésifs En ce qui concerne, les lettrages adhésifs (ce sont les autocollants contenants le nom de l entreprise que l on colle sur les véhicules), nous proposerons au client des designs faits par ordinateur. Nous irons prendre en photos tous les véhicules de l entreprise, et nous allons faire des montages photos en incluant le lettrage adhésif sur chacun des véhicule. Avec cette méthode, le client aura une vision exacte de ce que ressemblera ces véhicules avec le lettrage adhésif. Bien sûr, ce sera le logo de l entreprise qui sera adapté aux différents formats pour les véhicules, pour permettre au client de disposer de son image sur tous ses véhicules de chantier. Voici un exemple d un montage photo avec un adhésif de l entreprise : 15

16 Le flyer, la carte de visite et la bannière Nous proposerons aussi au client différentes versions de flyers, avec un design reprenant la charte graphique du logo, et bien sûr un contenu adapté à l entreprise pour en faire la promotion. Nous allons ensuite lui réaliser deux cartes de visite : une complète ayant un design très professionnel reprenant le nom du chef d entreprise (en l occurrence, Jean-Marc Rossi), et les coordonnées pour pouvoir le contacter. Cela concerne : - le logo ASTP 73 - l adresse url du site web ( - l adresse personnel pour le contacter - son numéro de téléphone une dite «vierge» car elle ne comportera pas le nom du responsable mais seulement le nom de l entreprise (avec le logo ASTP 73, l adresse url du site internet, les différents services que l entreprises propose, ainsi que l adresse et le numéro de téléphone de l entreprise, et non du responsable). Enfin, nous allons produire le design pour la bannière, un genre de tableau publicitaire qui sera positionné à l entrée de l entreprise pour montrer à ceux qui passe sur la route qu il s agit de l entreprise ASTP

17 RESSOURCES 17

18 Ressources humaines L agence Créa Vision travaille de la façon suivante : Chef de projet : Benjamin Garavel Infographiste : Johann Jeanelle Programmeur : Olivier Bermond Chargé de communication : Florian Michel et Benjamin Garavel Chargé de l AudioVisuel : Florian Michel Notre équipe est donc composée de quatre membres, tous compétents dans leurs domaines mais aussi tous polyvalents. En effet, chaque membres est responsable d un domaine, mais chacun participe à plusieurs tâches afin de produire un travail de très bonne qualité. Les membres de l agence se voient toutes les semaines, en général du lundi matin jusqu au vendredi en fin d après-midi. Nous produisons alors un travail de groupe, où l on veut se rapprocher le plus possible d un travail de professionnel, même étant quatre étudiants. Pour cela, nous avons l appui de nos professeurs qui nous aident dans les réalisations, et nous apprennent de manière professionnel à mener à terme un projet. Le projet en question sera dirigé par Benjamin Garavel, le chef de projet. Il planifie les différentes tâches à réaliser et les distribue aux membres. Il anticipe aussi les différents problèmes qui pourront être rencontrés ainsi que les solutions pouvant y être apportés. Benjamin est très communicatif et sur de soi. Il sait diriger son équipe, il donne des objectifs et surveille constamment l avancement du travail de chacun afin que le projet avance dans les meilleures conditions. En ce qui concerne ses compétences, il très polyvalents, il pourra en effet corriger des erreurs de programmation faites par le programmeur ou rédiger du contenu web. Il s assure de la bonne communication entre le client et son équipe par le biais de rendez vous client organisés, mais aussi par mail. 18

19 Ressources humaines (suite) La partie graphique est dirigée par Johann Jeannelle. Il produit les réalisations graphiques comme le design du site, la mise en forme du flyer et de la carte de visite, mais aussi peut proposer plusieurs version de logo. Il fournit ses principales pistes et recherches de réalisation au chef de projet pour que celui ci les soumette au client. Il est donc très au courant des besoins du client. Il possède une maitrise des différents logiciels professionnels (photoshop, illustrator ), est très créatif et sait s adapter à n importe quel domaine (comme par exemple pour ce projet : les travaux publics). Pour le pôle de la programmation, Olivier Bermond est le responsable, c est le programmeur de l agence. Il connait très bien le xhtml, le css, ainsi que le php/ Mysql. Il collabore en majorité avec Johann Jeanelle, l infographiste, afin d avoir une programmation la plus proche de la volonté du client. Il est donc chargé de récupérer le design du site internet fait par l infographiste, de le découper afin de pouvoir le coder. Olivier est très motivé et passionné par le domaine de la programmation, il sait alors comment mener à terme un site internet, jusqu à l hébergement de ce dernier. Enfin, la partie communication est sous la direction de Florian Michel. Il est chargé de communication et de l audiovisuel. Il accompagne le chef de projet dans la compréhension des attentes du client et produit les différents comptes rendu des rendez-vous. Il est aussi chargé de la rédaction web et du contenu du flyer. Benjamin, le chef de projet, va l aider pour la rédaction web. Florian est également chargé du dynamisme du site internet car il possède de bonnes compétences dans le domaine de l audiovisuel, et des animations flash. 19

20 Ressources matérielles En ce qui concerne les ressources matérielles, nous disposons de très bons moyens pour produire les différentes réalisations. Tout d abord, nous possédons tous un ordinateur portable (notre agence compte deux PC et deux macintosh) ainsi que les ordinateurs de l IUT que nous avons à disposition. De plus, nous avons grâce à l IUT de Chambéry, des caméras HD, des micros, une salle de tournage et de prise de son que nous pouvons utilisé pour les réalisations audiovisuel. Pour les logiciels, nous avons tous des logiciels professionnels pour les réalisations de retouche photo (photoshop), de création graphique (illustrator), de mise en page (indesign, publisher) et de montage vidéo et audio (Final Cut Pro, Première Pro), ce qui nous est très utile pour la réalisations de notre projet. Nous produirons pour la communication de l entreprise du client, des modèles de flyers, de cartes de visites et de bannières. Les flyers sont, en effet, un très bon moyen pour développer la communication de l entreprise. Bien sûr, nous réaliserons un logo qui sera la base pour le design de chaque réalisation. Nous pourrons donc assurer de très bonnes réalisations grâce à nos ressources matérielles personnelles mais surtout grâce aux moyens que nous offre l IUT, notamment tous les logiciels professionnels. 20

21 Ressources financières Nous ne possédons pas de ressources financières pour se projet. C est pourquoi notre projet consiste à la création des modèles et des designs des différents support de communication, comme le flyer, la carte de visite et la bannière. Ce sera à la charge du client d imprimer les flyers, les cartes de visites, et la bannière. En ce qui concerne l hébergement du site internet et du nom de domaine, ce sera également le client qui devra investir les ressources financières nécessaires. Planning Le planning a été réalisé avec le logiciel GANT, logiciel très complet et spécialisé pour la planification. Les différentes tâches de chacun des membres sont mentionnées, avec une date de début et de fin. Grâce à cela, nous savons exactement où nous en sommes dans le projet. Nous pouvons alors savoir si nous sommes en retard sur telle ou telle tache et ainsi corriger immédiatement ce retard par compensation. Ce qui est très pratique pour la gestion de projet. (cf. planning GANT sur feuille suivante) 21

22 Planning schéma 22

23 PLAN QUALITE 23

24 Pilotage du projet - Modalités de communication avec le client Notre client est un ami de notre chef de projet Benjamin Garavel. De ce fait, nous pouvons facilement lui montrer l'évolution du projet. En ce qui concerne les rendez-vous client, ils sont souvent pris les Jeudi aprèsmidi car nous n'avons pas cours. Il ont lieu dans l'entreprise du client, à St Alban-Leysse. Nous utilisons bien sûr le téléphone et les mails si jamais nous ne pouvons le contacter autrement, ce qui est le moyen de communication le plus efficace, et le moins couteux. De plus, plusieurs fois par mois, Benjamin voit notre client. Nous pouvons donc, au moindre doute, ou si nous avons une question, avoir une réponse directement par le client très rapidement. Ceci est très important car nous lui faisons plusieurs propositions de nom d'entreprise, de logo et de graphisme (pour son site web, flyer ), et nous devons pouvoir choisir celle qui lui convient le mieux pour ensuite la retravailler. Tout cela pour au final lui proposer quelque chose qui lui corresponde le plus. Le fait que notre client soit un ami d'un membre du groupe, nous permet également d'avoir un avis rapide sur le travail que nous faisons. Par exemple, si nous proposons quelque chose qui ne conviendra pas a notre client, Benjamin sera plus à même de nous le dire, avant même de le proposer au client. Cela est alors un avantage, qui toutefois peut nous diriger vers un relâchement du travail. A nous donc de faire attention et de toujours travailler à 100%, même si le client est une connaissance. 24

25 Analyse des risques/actions Bien évidemment, il existe plusieurs risques pour l évolution de notre projet auxquels nous devons apporter des solutions. Tout d abord, nous devrons finir le site à temps. Il faudra pour cela commencer sa réalisation le plus tôt possible car certaines parties du site seront en php qui est un nouveau langage de programmation pour nous. Il y aura même une animation flash, que l on devra intégrer au site, ce qui est nouveau pour nous et qui pourrait ne pas être en accord avec le graphisme du site. Toujours pour le site web, il y a l'upload de vidéo ou d'image qui peut être long et donc problématique. Le site doit être accessible pour tout le monde, y compris pour ceux disposant d'une connexion bas débit. Il ne faudra donc pas surcharger le site. Enfin, il faudra trouver un hébergeur fiable, qui nous livrera dans les temps. Donc pour ce qui concerne le site, il y a déjà plusieurs risques où nous devons être très vigilants, et surtout, prévoir pour ne pas au dernier moment, se retrouver avec un site internet plein d erreurs et pas rempli correctement. Ensuite, il existe également des risques concernant les rendez-vous. En effet, certains membres de l'agence ou même le client, pourraient avoir des empêchements les jeudi après-midi, seuls jours de la semaine où nous pourrions organiser un rendez-vous. Johann doit rentrer à Annecy, tous les jeudis, en fin d'après midi, pour faire une heure de conduite et suivre son entraînement de hand-ball, tout comme Benjamin qui doit aller à son entrainement de gymnastique à partir de 17h30. Nous devons donc faire très attention pour la prise des rendez-vous, et surtout s y prendre à l avance pour ne pas prendre de retard. 25

26 Analyse des risques/actions (suite) Il faudra aller filmer l'entreprise du client, un chantier en cours et faire des interview de lui. Si nous avons des difficultés pour nous rendre sur place, cela compliquera les choses. Nous devons bien prévoir et anticiper quand nous allons aller filmer, qui va y aller et surtout bien réserver le matériel de l IUT dont nous aurons besoins le jour du tournage. Pour finir, le client souhaite changer une partie de son nom d'entreprise et donc une partie de son logo seulement. Cela risque d'être compliqué car il est difficile de changer de nom et d'image, tout en gardant un ancien logo. Celui ci avait été réalisé en fonction du nom de l'entreprise. Changer le nom entraîne logiquement un changement de logo. Nous lui proposerons donc de changer complètement son logo mais il se peut qu'il refuse nos propositions. Enfin nous voulons lui proposer une «tag line» qui apparaîtrait dans la bannière flash présente sur le site mais celle-ci pourrait ne pas lui convenir ou ne pas être assez précise sur les services de son entreprise. Bien se mettre en accord avec lui avant de commencer cette réalisation. 26

27 Signature du chef de projet : Signature du client : 27