Conseils pour la présentation orale

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1 Ph. Pélissier / Présentation orale - 1 Conseils pour la présentation orale La communication orale La particularité d'une présentation orale, contrairement à un article ou à un poster, est que l'information est transmise en une seule fois, sans possibilité de revenir en arrière. Quelques notions sur la communication orale permettent de mieux comprendre l importance de structurer sa présentation en fonction de règles qui régissent cet exercice. Cela permet de répondre aux impératifs de clarté et de précision formulés dans le document concernant la rédaction de votre projet. La base de la communication orale est une interaction entre un émetteur et un récepteur (A. Arouchi). EMETTEUR RECEPTEUR Message à délivrer Message perçu Message délivré Message écouté Message compris Message retenu Message restitué Concernant l émetteur, il y a souvent une perte d information entre le message que l on voudrait faire passer et celui que l on transmet effectivement (par manque de concision, de clarté ). Concernant le récepteur, la perte d information reçue se fait aux différentes étapes de

2 Ph. Pélissier / Présentation orale - 2 son intégration (par manque de structuration de la présentation en général). Le but sera donc de réduire la perte d information à chaque niveau. L information nouvelle étant stockée dans la mémoire à court terme (ou mémoire temporaire de travail), le devenir principal d une information est l OUBLI (50% après 30 mn et 98% après 4 semaines). La capacité de stockage de la mémoire à court terme est d environ 7 données. Ceci veut dire qu une information chasse l autre. Il est donc essentiel de structurer son message selon une hiérarchie : Message principal Points essentiels Points secondaires Points accessoires Il faudra garder à l esprit que «quand l on veut tout dire, on ne dit rien». Par ailleurs, le niveau de concentration de l auditoire n est pas constant et l attention baisse rapidement dans le temps : Attention 100% 50% mn Ceci permet de comprendre pourquoi le temps de parole dans les congrès dépasse rarement 6-8 mn pour les communications orales.

3 Ph. Pélissier / Présentation orale - 3 Il faut par ailleurs faciliter la compréhension de l'auditoire, lui permettre de ne plus écouter pendant une partie de la présentation et de pouvoir reprendre l'écoute facilement à tout moment. Pour toutes ces raisons une présentation orale DOIT être LINÉAIRE, STRUCTURÉE et SIMPLE. La forme de la présentation L'aspect des diapos ATTENTION, les effets artistiques ne remplacent pas un bon contenu. L important n est pas de «savoir faire» des diaporamas mais de déterminer dans quel but et comment atteindre ce but. Style DEFINIR UN STYLE ET S Y TENIR. Choisir le style des diapos (couleur du fond, couleur et taille du texte, des graphiques), en faire un modèle qui sera recopié pour chaque diapo. Police de caractère Utiliser les polices dites «sans serif». Le serif est une élégance typographique qui rajoute de petits retours aux extrémités des caractères d impression. Cette élégance se justifie pour certaines publications, en matière de diapositives elle est néfaste. Eviter les polices de type Times et l'italique Préférer les polices de type Arial, Univers, Helvetica, Verdana, le gras et le soulignement. Vous verrez ci-dessous que les polices sans serif sont plus lisibles que les polices avec serif ou en italique. TEXTE Ceci est un texte au format Arial 12 Ceci est un texte au format Verdana 12 Ceci est un texte au format Times 12 Ceci est un texte au format Arial italique 12

4 Ph. Pélissier / Présentation orale - 4 De même, n écrivez pas toute une phrase en majuscules; elle sera difficile à lire. Un texte écrit en minuscules est plus facile à lire UN TEXTE ECRIT EN MAJUSCULES EST PLUS DIFFICILLE À LIRE Taille des caractères Ecrire gros! Le titre doit être de taille 36 points au minimum, le texte important en 24 points, la taille minimum étant de 18 points. Couleurs Utiliser au maximum 3 couleurs différentes par diapo. Il est conseillé d'utiliser un fond foncé (noir, bleu, vert) sans dégradé ou bien très faible afin de ne pas avoir une trop grande différence de luminosité entre les différentes parties de la diapo. La couleur d'écriture la plus contrastée sur un fond foncé sera le blanc puis le jaune vif. Se méfier des couleurs pastels. Deux couleurs sont bien contrastées si elles ont une position opposée sur la roue chromatique. Dans tous les cas éviter d'utiliser le rouge et le vert côte à côte car 10% de la population ne différencie pas ces couleurs. Animations Une animation permet ponctuellement de souligner un point important. Trop souvent utilisée, elle devient fatigante et finit par détourner l attention de votre message. De plus, à force de répétition ces animations donnent un aspect ludique à la présentation qui est peu compatible avec la rigueur attendue d une communication scientifique.

5 Ph. Pélissier / Présentation orale - 5 Le fond de la présentation Le fil conducteur Définir le message principal de la présentation, en 25 mots définissant le comment et le pourquoi. Chaque diapo doit se rapporter à ce fil conducteur. Chaque diapo doit apporter une information essentielle à votre démonstration. Souvenez-vous en permanence que l auditoire ne retient qu un nombre limité d informations. Structure de la présentation La structure générale de la présentation doit suivre le schéma suivant: 1. Introduction (10% du temps de présentation) Définir brièvement le CONTEXTE de l étude : problèmes ou limites liés à une pathologie, à une technique. - Définir clairement l OBJECTIF de l étude : l introduction doit se terminer par une diapo contenant le texte : «Le but de notre travail est», avec un verbe à l infinitif. 2. Méthodes et résultats (80% du temps de présentation) - Les METHODES doivent être abrégées au maximum sauf si l'objectif est d'améliorer ou de modifier une technique. - Les RESULTATS : chaque diapo doit avoir un message principal clairement identifié et ne pas être une simple collection de données. Le message principal de chaque diapo doit attirer immédiatement l'attention. Il est préférable que chaque diapo contienne un message unique, et d organiser toutes les données autour de ce thème central unique. 3. Conclusion (10% du temps de présentation) En fin de présentation : identifier clairement la CONCLUSION puis éventuellement les PERSPECTIVES ET/OU APPLICATIONS. Organisation de chaque diapo La diapo doit être simple, contenir peu d éléments et surtout pas d éléments inutiles ou parasites. Le public doit se souvenir de votre message plus que vos effets artistiques. En termes d impact, les informations les mieux perçues sont par ordre décroissant : photo > dessin > schéma > tableau > mots

6 Ph. Pélissier / Présentation orale - 6 Limiter le texte de chaque diapo à l essentiel. Si l auditoire s efforce de déchiffrer votre texte, il n écoute plus votre message. C est rappeler l intérêt d une police de caractères lisible pour limiter au maximum le temps de lecture. Utiliser des phrases courtes, des mots simples, alignement à gauche (non justifié). Si une information secondaire ne doit pas être discutée, ne la mettez pas sur la diapo. Si plusieurs informations importantes doivent apparaître, l idéal est de consacrer une diapo à chacune. Si vous souhaitez les rassembler sur une même diapo, faites les apparaître progressivement : Information # 1 Information # 1 Information # 2 Information # 1 Information # 2 Information # 3 Information # 1 Information # 2 Information # 3 Information # 4 Pour cela, créez la dernière diapo (la plus complète), recopiez-la autant de fois que le nombre d informations, puis en revenant en arrière dans le diaporama, supprimez une ligne supplémentaire en partant de la fin du texte (cette méthode est préférable à l utilisation des fonctions d animation, tributaires de l ordinateur dont vous disposerez pour la présentation et qui est une source de plantage de la présentation).

7 Ph. Pélissier / Présentation orale - 7 Pour la présentation d'un tableau, si celui-ci est absolument indispensable, enlever toutes les lignes et colonnes inutiles et faire ressortir les données principales (couleur, gras, souligné, ). L erreur est souvent de vouloir récapituler tous les résultats dans un tableau qui devient alors illisible. La justification consiste souvent à dire : «de toute façon ce tableau n est pas fait pour être lu». Dans ce cas, supprimez-le. Concernant les images, elles doivent être d une qualité irréprochable, que ce soit en termes de netteté ou de cadrage. Evitez de montrer une image très zoomée sans montrer avant un aperçu de la zone sur laquelle vous vous concentrez. Votre auditoire sera perturbé en essayant de s orienter et perdra le bénéfice de votre explication. Ne vous mettez jamais en situation d avoir à vous excuser pour une photo floue ou mal cadrée. Si tel est le cas, cette image n a rien à faire dans votre présentation. Organisation du diaporama Il est toujours frustrant de devoir faire un choix parmi les informations essentielles et secondaires. Une communication orale découle en général d un travail personnel important et l on a envie de faire part de cette somme de travail. Toutefois, vous n êtes pas jugé(e) au poids de votre diaporama mais au poids de votre message. On l a déjà dit, l auditoire ne peut retenir qu un minimum d informations, il ne faut pas gaspiller une cartouche inutilement pour faire part de l immensité de votre travail. Limitez le nombre de diapos en fonction de votre diction naturelle. Ne prévoyez pas de mettre plus de diapos et de parler plus vite (même si le jour de la présentation le stress accélèrera votre débit). Ceci vous amènera une nouvelle fois à recentrer votre présentation sur le fil conducteur en évitant l utilisation d informations secondaires. Présenter le diaporama Avant de partir Répéter, répéter, répéter Seul puis devant quelques personnes. Cela permet d identifier les passages difficiles à expliquer, sur lesquels vous allez hésiter et qui correspondent en général à la partie la plus difficile à comprendre. Simplifiez alors la ou les diapo(s) et votre commentaire. Eliminez les données inutiles et recentrez-vous sur le fil conducteur. Quand votre discours est fluide et qu il ne dépasse pas le temps imparti, finalisez votre diaporama et n y touchez plus.

8 Ph. Pélissier / Présentation orale - 8 Essayez d anticiper sur les questions qui vous seront posées et préparez vos réponses. Enfin, soyez paranoïaque et préparez plusieurs exemplaires de votre présentation sur différents supports (cd-rom, clé USB ) et transportezles dans des bagages différents. Joignez-y le programme «visionneuse PowerPoint», vous finirez bien par subir un lecteur de CD en panne, un ordinateur avec un PowerPoint défaillant, un bagage perdu Avant de débuter Prenez l habitude d arriver en avance pour repérer la configuration de la salle, votre position par rapport au public, la position des commandes du diaporama. Cela vous permet de vous imaginer en situation de présentation, ce qui est souvent utile pour se décontracter. Présentez-vous au modérateur de la séance à laquelle vous participez. Il saura ainsi que vous êtes là et cela lui évitera de vous chercher. Ne vous mettez pas au fond de la salle, c est se laisser plus de chance de trébucher avant de rejoindre la pupitre. Prenez de quoi noter. Les questions sont parfois posées en bloc et le stress vous fera oublier la moitié des questions. Notez les questions ou les différents éléments de la réponse que vous apporterez. Le début Commencez par dire bonjour (c est une marque de bonne éducation largement partagée à travers le monde). On ne se contente pas d un vague salut à l assistance, mais on souligne cette marque de politesse en prenant tout son temps et en articulant. Cela permet de prendre contact physiquement avec l auditoire et de signaler le début de votre communication. Attendez alors quelques secondes pour obtenir le silence. Remerciez le modérateur de séance de vous donner la parole, ou les organisateurs de vous avoir invité Présentez-vous personnellement : «Je m appelle..» Situez-vous : «Je viens de telle ville, et/ou tel service», «Je pratique telle spécialité, ou je m intéresse à., ce qui m a amené à conduire une étude sur.». Cette présentation se fait pendant la projection de votre diapo de titre. Mettez vos mains sur le pupitre, non seulement pour bien vous caler et vous donner de l assurance, mais aussi pour éviter de commencer à dérouler votre diaporama avant l heure.

9 Ph. Pélissier / Présentation orale - 9 Le déroulement de la présentation Le ton Durant votre présentation, n hésitez pas à parler à la première personne : «j ai étudié tel problème., j ai effectué telle étude. Je vais vous présenter les résultats». Ceci n est en rien une marque de prétention ou un manque de modestie. Le «nous» de majesté ne se justifie guère. Ne pas apprendre l'ensemble de son discours par coeur. Ne jamais lire son discours. Cela résulte habituellement en une diction monocorde dont on se lasse rapidement. Ne lisez pas non plus les diapositives (mais vous devez déjà avoir supprimé cette tentation en faisant des textes courts et peu nombreux). Utiliser un langage vivant, la voix active et non la voix passive. Ne parlez pas trop vite, laissez le temps au public de recevoir l information et de sélectionner le message important. Les enchaînements Marquez nettement le passage d un chapitre à un autre. Ne déroulez pas votre présentation de façon continue et monocorde. N hésitez pas à introduire chaque étape : «La connaissance des limites de cette technique a conduit à la réalisation de cette étude, dont le but était de.» «Pour étudier ce problème, nous avons utilisé tel matériel.telle méthode.» «Ce protocole d expérimentation, ou d étude a permis d observer que» «Que faut-il penser de ces résultats?» «Quelles conclusions pouvons-nous tirer?» Marquez un temps d arrêt à chaque changement de chapitre. Vous donnerez une respiration à l auditoire et à vous même. Cela vous permettra de reprendre un ton plus tonique au début de l étape suivante et de capter à nouveau l attention de l assemblée. A ce moment, efforcezvous de lever les yeux et de regarder le public avant de reprendre (si vous ne le faites pas à intervalle régulier pendant la présentation, car en principe, le contact visuel doit être maintenu avec la salle en permanence). Cela renforce le contact avec la salle et vous oblige à casser votre élan.

10 Ph. Pélissier / Présentation orale - 10 Le pointeur laser Cet outil peut être utilisé pour souligner un point. Toutefois, mal utilisé il se transforme en handicap. Le danger est de balayer en permanence l écran, ce qui est très désagréable. D autre part, le pointage d un endroit précis est souvent difficile en raison du tremblement émotionnel (les sourires de l assistance sont alors très déstabilisants). Evitez donc d avoir à utiliser un pointeur ou calez votre avant-bras sur le pupitre pour diminuer le tremblement. La fin Là encore, marquez un temps d arrêt, une cassure dans le ton, pour signaler que vous allez conclure. Vous devez alors répondre à la question posée au début de la présentation. Sachant que l information est labile, il n est pas inutile de rappeler quel était l objectif de votre étude et quelle réponse vous avez apportée à la question, en soulignant au passage les quelques points essentiels. Ce résumé très rapide donne une impression de logique à votre présentation et met en valeur votre message. Les questions C est souvent un moment redouté lors d une présentation. D une façon générale, il est utile de noter les questions au fur et à mesure et de ne pas se précipiter pour répondre. Vous avez tout à fait le droit de réfléchir avant de répondre (une bonne habitude consiste d ailleurs à compter mentalement jusqu à 5 avant de reprendre la parole. Tout en vous apaisant, cela donne plus de poids à votre réponse) Plusieurs cas de figure sont possibles : - La question préparée : certains de vos collègues, par des questions convenues, vous permettront de préciser un point non ou peu développé dans la présentation. A ne pas utiliser trop souvent - La question agressive : si tant est que votre travail est honnête et sérieux, ce genre de question émane en général d un abruti bien connu des congrès et dont la salle ne partage que rarement l opinion. Surtout ne pas paniquer. Plus que jamais, prendre tout son temps pour la réponse (sans exagérer toutefois, pour ne pas paraître trop affecté). Votre réponse se doit d être d une courtoisie exemplaire. L ironie est autorisée, sans chercher à humilier l importun. Les organisatrices vous seront reconnaissants d avoir évité un pugilat. Une solution élégante consiste à demander à la personne de répéter ou reformuler sa question.

11 Ph. Pélissier / Présentation orale La question «pointue» : votre réponse risque de lasser l auditoire, prétextez que votre réponse va d être longue pour proposer d en discuter après la séance. - Vous ne connaissez pas la réponse : ne vous excusez pas, vous n êtes pas obligé d avoir réponse à tout. Mais n inventez pas la réponse, vous pourriez tomber sur un spécialiste de la question. Il n y a aucune honte à préciser les limites de ses compétences, à proposer de recontacter la personne après avoir cherché la réponse ou à demander une suggestion à l auditoire Références SALMI Louis-Rachid, "Lecture critique et rédaction médicale scientifique" 3e édition. Paris - Elsevier, p. DUPRAT Fabrice :