Excel Analyse des données [an]

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1 Excel Analyse des données [an] K. Zampieri, Version 14 octobre 2013 Table des matières 1 Sous-totaux et mode Plan / an00mcours Le sous-total automatique Le mode Plan (manuel) La fonction SOUS.TOTAL Les fonctions de bases de données / im00mcours Les fonctions BD Exercice : Utilisation des fonctions BD Exercices : Fonctions de bases de données Calculs dans un verger

2 Bureautique an00mcours, October 14, Analyse des données Excel Introduction Mots-Clés Excel, Analyse des données. Requis Fonctionnalités de base, Formules et Fonctions. Comprend [Lemainque-X1], [Minot-X2]. Ce module présente les fonctions spécialisées dans la gestion de données volumineuses, en particulier le domaine des fonctions BD (bases de données) qui s apparentent aux langages de requêtes. Conclusion La fonction Sous-total offre la possibilité de classifier les données et d établir une gradation des présentations synthétiques ; on parle de mode Plan. Les fonctions BD reprennent sous une forme particulière les requêtes SQL des bases de données. Elles assurent des calculs très puissants s appuyant sur de nombreux critères. Elles sont recommandées pour l exploitation de données en masse nécessitant d importants calculs.

3 Bureautique an00mcours, October 14, == Activités Cours == 1 Sous-totaux et mode Plan / an00mcours1 1.1 Le sous-total automatique L outil de calcul des sous-totaux applique un calcul selon différents paramètres. Il faut définir : Le critère qui va déclencher le calcul du sous-total. La fonction de calcul à utiliser parmi Somme, Nombre, Moyenne, Min, Max, Produit, Chiffres, Ecartpe, Ecartypep, Var, Varp. La rubrique sur laquelle porteront les sous-totaux (il peut y en avoir plusieurs). Pour expliquer les sous-totaux, considérons une liste des notes obtenues par un étudiant dans différentes matières dans différentes interrogations. Les rubriques sont : Matière, Type (le genre d interrogation), Difficulté (code F, M ou D) et la Note. Le but consiste à calculer automatiquement les moyennes par matière de l élève. > Copiez/collez les données brutes du fichier > Avant d effectuer un sous-total, il faut s assurer que les données du critère qui déclenche le calcul du sous-total sont triées : ici ce sera la colonne A. Pour ce, cliquez dans une cellule de la colonne A du tableau puis appelez Données>[Trier et filtrer]>az. > Lancez la commande du sous-total en cliquant sur une cellule du tableau puis appelez Données>[Plan]>Sous-total. > Paramétrez la fonction. Ici, il faut : Déclencher le sous-total à chaque changement de Matière. Utiliser la fonction Moyenne. Appliquer ce calcul aux Notes de la matière.

4 Bureautique an00mcours, October 14, > Cochez la case Remplacer les sous-totaux existants s il y a déjà des sous-totaux que vous ne voulez pas garder. De même, cochez la case Saut de page entre les groupes si vous voulez que chaque groupe soit isolé. Si la case Synthèse sous les données est décochée, les sous-totaux apparaîtront audessus du groupe. > Cliquez sur OK pour lancer le sous-total. > Le système crée un Plan caractérisé par les trois nouvelles colonnes (numérotées 1, 2 et 3) qui apparaissent en partie gauche du tableau. La colonne 1 présente un affichage «complet» des données, la colonne 2 affiche les seuls sous-totaux, la colonne 3 affiche le total global.

5 Bureautique an00mcours, October 14, > Pour voir l incidence du calcul des sous-totaux, cliquez sur le 2 (en haut à gauche) entouré par un carré et élargissez la colonne A. Excel a calculé les moyennes de chaque matière : > Cliquez sur le 1 du mode Plan pour ne voir que la moyenne générale. > Cliquez sur le 3 du mode Plan pour revenir au détail. > Cliquez de nouveau sur le niveau 2 du mode Plan puis sur le signe + de la matière de votre choix : Excel en affiche le détail. Remarque Pour supprimer les sous-totaux, appelez Données>[Plan]>Sous-total puis cliquez sur Supprimer tout.

6 Bureautique an00mcours, October 14, Le mode Plan (manuel) On peut regrouper des lignes (ou des colonnes) qui ont une caractéristique commune. Il faut que les lignes ou les colonnes qui ont cette caractéristique commune soient consécutives, donc il faut éventuellement faire un tri préalable sur la rubrique concernée. > Pour expliquer le mode Plan (manuel), copiez/collez dans une nouvelle feuille les données brutes du problème > Idem, faites un tri préalable selon la rubrique concernée, par exemple la Matière. > Ensuite, pour chaque groupe, sélectionnez les lignes ou colonnes qui formeront le groupe et appelez Données>[Plan]>Grouper puis choisissez entre Lignes et Colonnes. > Les groupes sont marqués dans la marge avec un signe -. Si on clique sur le signe -, les lignes correspondantes sont masquées et le signe devient + ; un clic sur le signe + fait développer le groupe. > Conservez votre groupe : nous allons l utiliser dans la section suivante. > Pour supprimer un groupement, sélectionnez-le et appelez Données>[Plan]>Dissocier. > Pour supprimer le plan, sélectionnez-le et appelez Données>[Plan]>Dissocier>Effacer le plan.

7 Bureautique an00mcours, October 14, La fonction SOUS.TOTAL Il est possible de manier la fonction SOUS.TOTAL et les options Grouper Dissocier (mise en place du mode Plan) de façon manuelle. La fonction SOUS.TOTAL effectue des sommes mais aussi de nombreuses opérations arithmétiques (MOYENNE, MIN, MAX, etc.) sur des plages de données. Elle est de la forme : =SOUS.TOTAL(numéro_de_fonction; plage_de_données) Les numéros de fonction sont : > Pour application, dans la feuille du mode Plan, calculez le sous-total «Moyenne» de l Informatique.

8 Bureautique an00mcours, October 14, Les fonctions de bases de données / im00mcours6 2.1 Les fonctions BD Les fonctions de bases de données (fonctions BD) constitue une sorte de langage de requêtes mais avec une notation propre à Excel. Ces fonctions sont à privilégier dès lors que la masse des données est importante ou que la complexité de la question posée (requête) s accroît. Pour expliquer les éléments fondamentaux, considérons à nouveau la liste des notes obtenues par un étudiant dans différentes matières dans différentes interrogations. Ligne des étiquettes Dans cette grille les rubriques sont : Matière, Type (le genre d interrogation), Difficulté (code F, M ou D) et la Note. Cette première ligne s appelle la ligne des étiquettes et le libellé de chaque colonne dans cette ligne constitue le nom du champ. Remarque La manière de présenter les noms des étiquettes a une grande importance : il est maladroit de noter un champ avec des accents. En effet, ces libellés servent dans les requêtes et sont sensibles à la casse (qui font la distinction entre majuscules et minuscules, entre caractères accentués ou non, et à l espace) : on recommande pour cette raison de tout mettre en majuscules. Zone de critères Sous le tableau (ou à droite, ou sur un autre onglet), on pose une zone de critères. Cette zone, qui peut faire deux lignes ou plus et une colonne ou plus, contiendra les conditions de la requête. Les libellés (un ou plusieurs et uniquement ceux qui sont nécessaires) de la ligne des étiquettes sont repris au caractère près (d où un copier/coller des champs de la base de données). Les arguments placés sur la même ligne d une zone de critères se cumulent (c est la fonction ET, également appelée AND des bases de données) alors que les arguments disposés sur plusieurs lignes d une zone de critères se différencient (c est la fonction OU aussi nommée OR des bases de données).

9 Bureautique an00mcours, October 14, Remarque Les fonctions SOMME.SI et NB.SI exécutent des opérations conditionnelles mais avec un unique critère de filtre. Les fonctions BD sont plus performantes dès que plusieurs critères sont utilisés. Fonctions BD Enfin dans un troisième endroit, on pose les fonctions BD. Toutes peuvent avoir deux formes : =BDxxx(base_de_données;nom_du_champ;zone_de_critères) ou =BDxxx(base_de_données;numéro_de_colonne;zone_de_critères) Voici la liste des fonctions BD : BDECARTYPE et BDECARTYPEP BDLIRE BDMAX et BDMIN BDMOYENNE BDNB et BDNBVAL BDPRODUIT et BDSOMME BDVAR et BDVARP Remarque Dans la pratique il sera plus judicieux de différencier les éléments : Un onglet pour contenir la base de données. Un onglet pour disposer les zones de critères. Un onglet de présentation des résultats finaux contenant les formules BD. On pourra éventuellement regrouper les zones de critères et les calculs.

10 Bureautique an00mcours, October 14, Exercice : Utilisation des fonctions BD Cet exercice utilise les fonctions BD sur la liste des notes. On effectuera les zones de critères et les calculs dans un onglet renommé FonctionsBD. Action Nommez la liste des notes BDDNotes. Solution simple Excel Activez la feuille contenant les données brutes, sélectionnez les colonnes A:D puis appelez Formules>[Noms définis]>définir un nom (ou tapez directement le nom dans la zone des Noms). Action Dans l onglet FonctionsBD, calculez en A1 le nombre d examens en Informatique. Définissez la zone de critères correspondante à partir de C1. Fonction BDNBVAL ou Fonction BDNB. Solution simple Si on utilise la colonne A, B ou C, la formule est : =BDNBVAL(BDDNotes;"Matière";C1:C2) // resp. "Type" resp. "Difficulté" ou =BDNBVAL(BDDNotes;1;C1:C2) // resp. 2 resp. 3 (Le chiffre en deuxième argument exprime le numéro de colonne du tableau.) Si on utilise la colonne D, la formule est : =BDNB(BDDNotes;"Note";C1:C2) Action Calculez en A2 la moyenne des notes définis en critère à partir de C1. Fonction BDMOYENNE =BDMOYENNE(BDDNotes;"Note";C1:C2) ou =BDMOYENNE(BDDNotes;4;C1:C2) Action Calculez en A4 le nombre d Interro de Difficulté M ayant une Note >11. Définissez la zone de critères correspondante à partir de C4. =BDNBVAL(BDDNotes;"Matière";C4:E5) Action Calculez en A5 le max des notes définies en critère à partir de C4.

11 Bureautique an00mcours, October 14, Fonction BDMAX =BDMAX(BDDNotes;"Note";C4:E5) Action Calculez en A7 le min des notes des Projet en Info et des examens de MathStat de Difficulté D. Définissez la zone de critères correspondante à partir de C7. Fonction BDMIN. =BDMIN(BDDNotes;"Note";C7:E9) Action Calculez en A8 le nombre d examen définis en critère à partir de C7. =BDNB(BDDNotes;"Note";C7:E9) Action Calculez en A11 la Matière ayant une note de 17. Définissez la zone de critères correspondante à partir de C11. Fonction BDLIRE =BDLIRE(BDDNotes;"Matière";C11:C12) Action Validez votre tableau avec la solution. Solution simple

12 Bureautique an00mcours, October 14, Exercices : Fonctions de bases de données 3.1 Calculs dans un verger Mots-Clés Analyse de données. Utilise Fonctions BD. Fichiers an00brut2a.txt. Dans cet exercice, les données concernent un verger. Action Copiez/collez les données brutes dans un onglet renommé Action Nommez la base de données BDDVerger. Action Dans un onglet renommé 2a-calculs, effectuez les zones de critères et les calculs qui suivent. Action Calculez en A1 le rendement total des pommiers. Définissez la zone de critères correspondante à partir de C1. Fonction BDSOMME. =BDSOMME(BDDVerger;"RENDEMENT";C1:C2) ou =BDSOMME(BDDVerger;4;C1:C2) Action Calculez en A2 l âge moyen des arbres définis en critère à partir de C1. Fonction BDMOYENNE.

13 Bureautique an00mcours, October 14, =BDMOYENNE(BDDVerger;"AGE";C1:C2) ou =BDMOYENNE(BDDVerger;3;C1:C2) Action Calculez en A4 le nombre de pommiers de plus de dix mètres. Définissez la zone de critères correspondante à partir de C4. Fonction BDNB ou Fonction BDNBVAL. Solution simple Les formules sont : =BDNB(BDDVerger;"HAUTEUR";C4:D5) // champ numérique =BDNBVAL(BDDVerger;"ARBRE";C4:D5) // champ texte Action Calculez en A7 le bénéfice des pommiers de plus de 10 mètres et de tous les cerisiers. Définissez la zone de critères correspondante à partir de C7. =BDSOMME(BDDVerger;"BENEFICE";C7:D9) Action Calculez en A8 l âge moyen des arbres définis en critères à partir de C7. =BDMOYENNE(BDDVerger;"AGE";C7:D9) Action Calculez en A11 le plus petit des pommiers parmi ceux qui mesurent plus de 10 mètres et qui ont 20 ans ou moins. Définissez la zone de critères correspondante à partir de C11. Fonction BDMIN. =BDMIN(BDDVerger;"HAUTEUR";C11:E12) Action Déterminez en A14 l arbre qui soufle sa 15è bougie. Définissez la zone de critères correspondante à partir de C14. Fonction BDLIRE. =BDLIRE(BDDVerger;"ARBRE";C14:C15)

14 Bureautique an00mcours, October 14, Action Validez votre tableau avec la solution. Solution simple