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1 Formulaires web pour Intrastat Mars 2000

2 2 Mars 2000

3 Préface Ce livre, écrit dans le cadre du programme EDICOM 1, présente les résultats d'une étude sur les formulaires web déjà opérationnels ou encore en développement, à utiliser pour remplir une déclaration Intrastat. Notre objectif dans ce rapport, est de divulguer les connaissances acquises par certaines administrations au travers d'expérimentations portant sur le développement de formulaires web Intrastat, afin d'en faire bénéficier les autres administrations. Le livre décrit en détail les différents systèmes développés en essayant à la fois de mettre en évidence leurs similarités et leurs différences et d'identifier les leçons à retenir de ces expériences. Cet ouvrage intéressera les personnes impliquées dans la collecte des données brutes à des fins statistiques et celles concernées par une utilisation bénéfique des nouvelles technologies de l'internet et du World Wide Web au profit de l'administration et du public, tout en s'avérant utile aux personnes impliquées dans Intrastat et le développement des formulaires web. Remerciements Ce rapport a été rédigé suite aux interviews de Jon Walmsley et Kevin Price, HM Customs and Excise pour le Royaume Uni, Pekka Tanhua, Tullihallitus, National Board of Customs et Marcus Gustafsson, Hannu Pelkonen, Finland Post Ltd. pour la Finlande et Antoine Egea, Direction Générale des Douanes et Droits Indirects pour la France. Fritz Pfrommer, Statistisches Bundesamt a écrit le chapitre décrivant le système mis en œuvre en Allemagne. Ils sont remerciés pour leurs contributions en temps et en effort, non seulement lors les entrevues et dans le cas de M. Pfrommer, pour la rédaction du chapitre des formulaires en Allemagne, mais également pour la révision de qualité du document. Cependant, nous restons responsables de toute erreur qui nous aurait échappé. L'équipe de rédaction Eurostat, Unité A2 Technologies de l'information et de la Communication pour le Système Statistique Communautaire 1 Décision du Conseil 96/715/CE du 9 décembre 1996 sur les réseaux télématiques inter administratifs pour les statistiques du commerce entre les Etats membres (EDICOM). JO L 327, , p.34. Mars

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5 Table des matières Préface...3 Table des matières...5 Liste des figures...6 Liste des tableaux...7 Introduction...9 Formulaire web pour déclarations INTRASTAT au Royaume Uni...13 "Sähköinen Intrastat-lomake" : Formulaires web pour déclarations Intrastat en Finlande...25 Le projet W3stat en Allemagne...33 "DEB sur le Web" et "WebEDI" en France...39 DEB sur le Web...41 WebEDI...47 Tableau récapitulatif...53 Expérimentation de déclarations Intrastat en XML...57 Glossaire...61 Mars

6 Liste des figures Figure 1: Première page du formulaire Intrastat au Royaume Uni...13 Figure 2: Vue de l'utilisateur du formulaire web Intrastat au Royaume Uni...15 Figure 3: Architecture technique de base du formulaire électronique Intrastat off-line de HMC&E...19 Figure 4: Page de saisie du formulaire Intrastat en Finlande...25 Figure 5 : Architecture technique du formulaire web Intrastat finlandais...30 Figure 6: Page d'accueil W3stat...33 Figure 7: Page de saisie de "DEB sur le Web"...41 Figure 8: Architecture technique de "DEB sur le web"...44 Figure 9: Page de saisie de WebEDI...47 Figure 10: Architecture technique de WebEDI Mars 2000

7 Liste des tableaux Tableau 1: Planning et ressources (Royaume Uni) Tableau 2: Glossaire des termes finnois les plus utilisés Premiers écrans Tableau 3: Glossaire des termes finnois les plus utilisés Déclaration "Arrivée" Tableau 4: Calendrier du projet "DEB sur le web" Tableau 5: Planning de "WebEDI" Mars

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9 Introduction L'introduction du système Intrastat au 1 er janvier 1993 a favorisé l'accroissement du nombre de déclarations électroniques. La collecte des données électroniques offre des avantages aux parties impliquées. Pour le déclarant ce moyen est plus rapide donc moins cher, de plus son travail est simplifié par la mise en place d'outils tels que des tables associées aux codes à saisir, des contrôles de validité des données entrées, etc Pour l'administration, la qualité des données reçues est améliorée et le coût de collecte des données, en éliminant la saisie manuelle traditionnelle, est réduit. Jusqu'à présent les systèmes générant des déclarations électroniques étaient classés en deux catégories. Dans la première, figurent les logiciels autonomes distribués aux déclarants sur CD- ROM ou sur disquette, à installer sur PC pour générer une déclaration Intrastat électronique à envoyer à l'administration. Dans la seconde se trouvent des modules intégrés au système de gestion de l'entreprise permettant de compléter la déclaration en partie avec les données provenant directement du système comptable. Le récent développement d'internet tant dans le monde administratif que commercial a ouvert la porte à une nouvelle application: le formulaire web. Plusieurs administrations mettent déjà des formulaires électroniques sur Internet à la disposition des entreprises pour leur permettre de faire leurs déclarations Intrastat. Ce livre présente les résultats d'une étude des systèmes déjà opérationnels ou en cours de développement en décembre Notre objectif est de faire partager et de transmettre les connaissances acquises aux autres administrations intéressées par ce type de développement. Structure du document Les quatre chapitres décrivant les formulaires web Intrastat développés au Royaume Uni, en Finlande, en Allemagne et en France constituent la partie centrale de l'ouvrage. Ces quatre chapitres décrivent en fait cinq systèmes, deux étant en développement en France. L'ordre des chapitres est en fonction de la date de mise en service de ces systèmes. Chaque chapitre décrit les caractéristiques des systèmes, selon les points de vue de l'utilisateur et de l'administration sans oublier les aspects techniques et ceux liés à la gestion du projet. Lorsque cela était possible, nous avons estimé l'adoption de ces services par les utilisateurs ainsi que les coûts/bénéfices engendrés et avons identifié les enseignements à en retenir. A des fins de comparaison, un tableau récapitulatif des principes de base des différents systèmes est inséré à la fin de ces quatre chapitres. Ensuite, un chapitre décrit une expérimentation au cours de laquelle un formulaire électronique Intrastat a été développé en utilisant XML. XML est souvent présenté comme étant le futur des formulaires web et cette étude tente d'évaluer les avantages et inconvénients de l'utilisation d'xml pour la collecte des données Intrastat. Un glossaire des termes techniques utilisés termine le document. Mars

10 Différences entre les systèmes Les formulaires web Intrastat sont déjà utilisés au Royaume Uni, en Finlande et en Allemagne et en phase de tests en France pour une mise en service prévue courant Ces formulaires sont destinés aux petites et moyennes entreprises déclarant un maximum de trente lignes. Mais l'expérience montre que ces systèmes peuvent également intéresser les entreprises déclarant plus de lignes.. Au Royaume Uni, la moyenne des lignes par déclaration est de 260 et une déclaration a même atteint 2900 lignes. Il faudra considérer dans les projets futurs s'ils sont destinés à des formulaires de petits volumes ou de volumes plus conséquents, ceci ayant une incidence sur la configuration du système. La technologie utilisée varie selon le système étudié. La Finlande, l'allemagne et la France ont choisi des formulaires en-ligne utilisant Java ou Javascript, le Royaume Uni a opté pour un système en mode déconnecté utilisant Java. En-ligne (ou en mode connecté) signifie que le déclarant reste connecté à Internet pendant qu'il remplit le formulaire. Le mode déconnecté signifie que l'application est téléchargée et réside sur le PC du déclarant. Il doit seulement se connecter à Internet pour renvoyer sa déclaration complétée. Comparée aux formulaires électroniques traditionnels fonctionnant en mode déconnecté et distribués sur support magnétique ou CD-ROM, la solution développée au Royaume Uni offre certains avantages comme le contrôle de version et le téléchargement automatiques du logiciel, garantissant à l'utilisateur de toujours travailler sur la dernière mise à jour de la version du logiciel, des contrôles de validation et des listes de codes de référence. Comparée aux solutions en-ligne, elle offre aussi l'avantage de diminuer les temps de connexion puisque l'utilisateur remplit les formulaires en restant déconnecté d'internet et se connecte seulement pendant un temps relativement court, pour envoyer sa déclaration complétée. Mais les difficultés liées à la bonne exécution de l'application sur les différentes versions des navigateurs et de java restent un inconvénient. Les formulaires en-ligne offrent leurs propres avantages, comme l'absence de contrôle de version du logiciel, l'utilisateur travaillant toujours avec la dernière version disponible sur le serveur. L'utilisateur n'a pas à transférer de programme sur son PC, ceci lui économise le temps important de téléchargement, ni à paramétrer ce programme sur son PC, ceci lui évite un grand nombre d'appels au bureau d'assistance utilisateur. Autre point important, le formulaire en-ligne offre la possibilité de contrôles parfois complexes des données saisies, et même leur validation directement par rapport aux bases données centralisées. Ces avantages sont cependant mis en balance avec le principal inconvénient de temps de connexion importants. Ils augmentent à la fois les coûts pour l'utilisateur qui peuvent être significatifs et la charge du serveur de l administration. Les fonctions de différents systèmes sont relativement similaires. Tous permettent les opérations de base telles que remplir et envoyer des déclarations. Il existe cependant des différences significatives. Les formulaires web développés en Allemagne et au Royaume Uni permettent l'importation des données depuis d'autres systèmes. Dans le cas du Royaume Uni, ces données sont en format CSV qui s'est avéré très populaire. En fait, plus de données sont reçues via l'option CSV que par le formulaire web "normal". Une autre différence concerne la possibilité pour l'utilisateur des systèmes français et finlandais de sélectionner directement les codes NC8 dans sa déclaration, alors que les systèmes allemand et du Royaume Uni ne le permettent pas. Cette caractéristique semble très importante dans un formulaire qui dépend de la classification NC8 des marchandises. Enfin, il est intéressant de souligner qu'une fonction de correction des déclarations déjà envoyées est mise en oeuvre dans un des systèmes français et en développement dans le 10 Mars 2000

11 système finlandais mais n'existe pas dans les autres formulaires. Cette fonction permet d'améliorer la qualité des données reçues par l'administration. Trois des cinq systèmes étudiés ont été développés de manière "classique", l'administration ayant joué à la fois les rôles de maître d'œuvre, maître d'ouvrage et chef de projet. Mais en France et en Finlande, d'autres modèles ont été suivis. En Finlande, un partenariat entre la Poste et les Douanes finlandaises a permis de conduire le développement. En France, WebEDI est un projet commercial dirigé par France Telecom qui prend en charge le coût total du développement et de la mise en service, le rôle des Douanes françaises se limite à fournir les spécifications d'intrastat et à approuver le système final. Ce modèle est très intéressant dans la mesure où il réduit au minimum les coûts pour l'administration en lui retirant son rôle de fournisseur de logiciel et résout ainsi le problème lié aux coûts de la maintenance du système. Quiconque intéressé dans le développement de formulaires web doit considérer sérieusement ces modèles, car s'ils sont applicables en Finlande et en France, ils peuvent l'être ailleurs. Coûts et bénéfices L'étude de ces cinq systèmes a démontré que la mise en œuvre d'un formulaire Intrastat peut s'avérer rapide et économique. Les développements ont duré entre cinq et douze mois et demandé 1,2 à 5 homme.années. L'administration du Royaume Uni a donné une indication des coûts de fonctionnement. Ceux-ci s'élèvent à trois personnes pour le bureau d'assistance plus un développeur travaillant à temps plein pour les améliorations du système. Ces chiffres sont équilibrés par le fait qu'au Royaume Uni, où le système est devenu le premier opérationnel, il a été calculé que les formulaires web font économiser 0,5 homme.année par mois en réduisant la saisie manuelle des données, ce qui signifie que six mois de fonctionnement ont suffit pour rentabiliser le système. Les coûts devraient être diminués car de plus en plus d'utilisateurs commencent à utiliser régulièrement le système pour leurs déclarations Intrastat. Il sera intéressant de savoir si des économies similaires seront réalisées en France et en Allemagne quand les formulaires web seront opérationnels dans ces pays. Les économies s'estiment en fonction du degré d'adoption de ces systèmes par les utilisateurs. La mise en service des deux systèmes au Royaume Uni et en Finlande a été similaire 3,5% des entreprises utilisent ces services au Royaume Uni et 4% en Finlande en juin Mais ces chiffres ont augmenté très rapidement pendant les premiers mois pour encore augmenter dans l'avenir. Il est impossible de définir à quel niveau ils vont se stabiliser mais si 10% des déclarants utilisent les formulaires web (et ce chiffre est déjà dépassé en Finlande), cette opération sera significative pour améliorer à la fois la rapidité de production et la qualité des statistiques. Perspectives Dans ce domaine d'évolutions rapides, il serait tentant d'imaginer de nouvelles perspectives sans toutefois tomber dans des prédictions hasardeuses. De part son utilité pour le déclarant, l'intégration d'un outil de recherche des codes NC8 devrait logiquement se généraliser dans tous les systèmes. La France et l'allemagne ont déjà pour projet d'utiliser XML, cela semble logique compte tenu de l'amélioration de la gestion des données apportée par ce langage. L'intégration des formulaires web dans les systèmes nationaux est vraisemblablement un challenge pour toutes les administrations. S'impliquer dans le commerce électronique les obligera à adopter des standards tels que un seul point d'entrée, une ergonomie identique et des données partagées par toutes les applications (l'utilisateur pourrait alors être reconnu par les différents systèmes administratifs qu'il emploie). Mars

12 L'évolution actuelle permet de penser que l'utilisation des formulaires web pour la collecte des données Intrastat et autres données administratives connaîtra une expansion rapide. S'il en était autrement, le présent livre serait sans objet. Nous espérons qu'il contribuera à la diffusion du formulaire web et aidera à son développement homogène pour que les utilisateurs, dans les différents Etats membres, puissent avoir accès aux mêmes fonctions et que les administrations bénéficient à leur tour de cet échange d'expérience et de savoir faire. 12 Mars 2000

13 Formulaire web pour déclarations INTRASTAT au Royaume Uni Jonathan Bates, d'après une interview de Jon Walmsley et Kevin Price, HM Customs and Excise, Royaume Uni. Aperçu Le formulaire Intrastat est une applet Java téléchargée par un utilisateur du site web de HM Customs and Excise sur son PC. Cette application est utilisée en mode déconnecté (off-line) pour préparer les déclarations Intrastat à envoyer sur le serveur de HM Customs and Excise qui les transmet ensuite à l'ordinateur central traitant les statistiques. Cette application peut également accepter en entrée, les données d'un fichier au format CSV généré par un progiciel. Figure 1: Première page du formulaire Intrastat au Royaume Uni La sécurité est assurée par un système de prise de contact direct entre HM Customs and Excise et les utilisateurs et par une inscription avec attribution d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe au déclarant. Mars

14 La mise en oeuvre a nécessité un total de 2,5 hommes.année sur une durée inférieure à un an. Le système fonctionne depuis janvier L'introduction du formulaire a remporté un grand succès et l intérêt des utilisateurs a été instantané. Environ 1200 utilisateurs se sont inscrits pour l'utiliser au cours des 4 premiers mois de sa mise en service. Fin mai 1999, environ 3% du nombre total de lignes a été déclaré en utilisant le formulaire web. Fin 1999, 1735 déclarants utilisaient le système. Les fonctions Les principales fonctions offertes sont: authentification utilisateur, création d une nouvelle déclaration Intrastat (de type "arrivées" et "expéditions" ou "déclaration sans ligne"), édition d une déclaration existante ou complétée partiellement, soumission d une déclaration via Internet, importation d un fichier CSV et sa soumission en tant que déclaration, validation à la saisie des données, aide en ligne, mise à jour des informations utilisateur (numéro de TVA, statut, etc.), validation en-ligne de l utilisation de la version à jour du logiciel. Ces fonctions sont décrites en détail dans les paragraphes suivants. Le point de vue de l utilisateur Premières informations L utilisateur peut trouver des informations sur le formulaire via la page d accueil de HM Customs and Excise (ou en suivant le lien de la page d accueil du gouvernement Des liens conduisent l'utilisateur à la page Intrastat et à la page Déclaration supplémentaire Intrastat via Internet. Ensuite, d'autres liens mènent vers les pages Formulaire électronique off-line, "Fichier Comma Separated Values (CSV - Valeurs séparées par des virgules)" et Comment utiliser le formulaire électronique ou le fichier CSV. La figure 2 cidessous représentant la vue utilisateur donne un aperçu des interactions de base du système. 14 Mars 2000

15 Assistance EDI Site web HMC&E Se connecte et télécharge le formulaire Délivre le nom utilisateur et le mot de passe Soumet les données Contacte l'assistance par téléphone ou Reçoit l'accusé de réception Figure 2: Vue de l utilisateur du formulaire web Intrastat au Royaume Uni Inscription Utilisateur Pour aller au-delà des écrans dits d'informations, l'utilisateur doit prendre contact avec l'assistance du bureau "Tariff and Statistical Office" par courrier électronique ou par téléphone. Le service d'assistance vérifie que le demandeur est vraiment un opérateur Intrastat enregistré et lui assigne un nom d'utilisateur et un mot de passe. Le nom d'utilisateur est composé des trois premiers caractères du nom de l'opérateur suivi de son numéro d'immatriculation TVA. Le mot de passe est une chaîne de huit caractères au choix avec au moins un caractère numérique. Le service d'assistance délivre également les instructions sur la façon d obtenir et d utiliser le formulaire et le fichier CSV. Formulaire électronique off-line Le formulaire électronique off-line est une applet Java téléchargée depuis le site web de HM Customs and Excise sur le PC de l'utilisateur. Cette application permet à l'utilisateur de remplir sa déclaration Intrastat sur un formulaire électronique en mode déconnecté et de se reconnecter à Internet pour envoyer sa déclaration. Cela réduit à la fois le coût de la connexion pour l'utilisateur et la charge sur le serveur web de HM Customs and Excise. Mars

16 Option fichier Comma Separated Values (CSV) Cette option permet à un utilisateur de charger les données sur le formulaire web Intrastat depuis un fichier au format CSV (Comma Separated Values, valeurs séparées par des virgules), en mode déconnecté et de se reconnecter à Internet pour envoyer la déclaration. Cette fonction est particulièrement destinée aux entreprises qui utilisent un progiciel à partir duquel elles peuvent facilement extraire les données exigées pour la déclaration Intrastat et les enregistrer dans un fichier au format CSV. Le site web donne une définition complète de la structure du fichier CSV. Installation En utilisant son nom d utilisateur et son mot de passe, le déclarant peut télécharger le formulaire électronique à partir du site web. Les fichiers sont relativement petits (un total de 800kB), et la procédure assez rapide. Pendant le chargement, il est demandé à l'utilisateur d'autoriser l'application à exécuter certaines opérations sur son PC, et un degré de risque est indiqué pour chacune de ces opérations. Le formulaire électronique ne peut pas fonctionner si une autorisation manque. Le fichier téléchargé est une application s'installant automatiquement sur le PC. Il est conseillé à l'utilisateur de marquer d'un signet dans son navigateur, la page d'ouverture de session (fichier résidant sur le disque c:). Il est également conseillé de créer un raccourci de sorte que l'application puisse être lancée directement du poste de travail. Lorsqu'il a cliqué sur le raccourci, au démarrage de l'application, l'utilisateur doit de nouveau répondre aux demandes d'autorisation. Ces autorisations doivent de nouveau lui être accordées pour pouvoir utiliser le formulaire. Il existe une option de rappel de l'octroi de l'autorisation, soustrayant le déclarant aux demandes d'autorisation chaque fois qu'il utilise le formulaire. Autorisations Les autorisations apparaissent à l écran comme suit: "Lecture d informations stockées dans votre ordinateur, tel que votre nom d'utilisateur" (faible risque). "Lecture, modification ou suppression de n'importe quel fichier" (risque élevé). "Connexion avec d'autres ordinateurs sur un réseau" (risque élevé). Aide en ligne Une petite fenêtre d'aide est prévue pour assister les nouveaux utilisateurs. Cette application est résidente, évitant ainsi à chaque fois que l'aide est demandée, le délai dû à la connexion sur le serveur de HM Customs and Excise. Un 'bouton d'aide' est également inclus sur chaque écran. Connexion Avant de poursuivre, l'utilisateur doit se connecter, en donnant son nom d'utilisateur et son mot de passe. À ce stade, l'application se connecte automatiquement au serveur de HM Customs and Excise via Internet, le serveur authentifie l'utilisateur et vérifie que la version du formulaire électronique résidant sur le PC est à jour. Le processus est très rapide. Si le logiciel n'est pas à jour, une série de dialogues mène au téléchargement de la dernière version du logiciel avant de 16 Mars 2000

17 pouvoir procéder à la déclaration. De cette façon, le contrôle de la version du formulaire électronique est assuré. Si le nom de l'utilisateur, le mot de passe et la version sont corrects, le contrôle retourne à l'application Java sur le PC et l'utilisateur peut choisir de se déconnecter d'internet pour remplir sa déclaration. Fonctions disponibles L'utilisateur a maintenant le choix de créer une nouvelle déclaration, d'éditer une déclaration existante, de soumettre une déclaration ou d'importer un fichier au format CSV. Des options d'administration sont mises à disposition de l'utilisateur (telles que le verrouillage de l'application avec un mot de passe). Lors de la création d'une nouvelle déclaration, l'utilisateur spécifie s il s agit d Arrivées ou d Expéditions. Le formulaire de saisie des lignes approprié est affiché (rose pour les Arrivées, vert pour les Expéditions, reprenant la couleur des formulaires papier). L'utilisateur peut sauvegarder une déclaration incomplète et y revenir à tout autre moment pour l'éditer ou y ajouter d'autres lignes. De cette façon, une déclaration peut être complétée si nécessaire tous les jours du mois et envoyée, une fois complétée, à la fin du mois. Les fichiers de déclaration sont classés sur le PC de l'utilisateur dans deux dossiers séparés ( en Attente et Traité ) et peuvent être archivés aussi longtemps que nécessaire, ou repris pour correction ultérieure s'il y a lieu. Validation L'applet Java permet un certain nombre de validations des données saisies portant sur le format, les valeurs acceptables, et les contrôles d'intégrité. Tout champ invalide apparaît en surligné sur l'écran et un message système indique l'erreur de saisie. Toute ligne comportant des champs invalides ne peut être sauvegardée et par conséquent soumise. Le point de vue de l administration L'administration voit dans ce développement plusieurs caractéristiques importantes. L objectif du système pourrait être décrit comme voulant augmenter les déclarations Intrastat par voie électronique. Mais cette expression comprend un certain nombre de facteurs : Envoyer sa déclaration par Internet est une facilité demandée par les utilisateurs. Cette facilité a aidé HM Customs and Excise à justifier la suppression de la possibilité de remettre des déclarations sur simple formulaire papier. L'augmentation de la transmission électronique réduit le coût de saisie manuelle des données Intrastat pour HM Customs and Excise. On estime que le système fait économiser environ la moitié d'un homme.année par mois en ressource d encodage. A ce rythme, le système sera rentable après 6 mois environ. La fonction de validation des données du système améliore la qualité de la déclaration soumise en réduisant les erreurs. Mars

18 Ce système est considéré comme un pilote pour des applications potentiellement beaucoup plus importantes, qui dépendent également de HM Customs and Excise, comme par exemple la déclaration TVA. Le système résout les problèmes de contrôle de version et de distribution d un formulaire électronique. La nature de la technologie employée a permis de terminer le développement rapidement et économiquement. Le point de vue technique L'architecture de base du système est représentée schématiquement à la figure 3. Langage de programmation Tout le système est programmé en Java il n y a ni Javascript ni HTML. Java fonctionne normalement sur une machine virtuelle Java (JVM Java Virtual Machine) installée sur le PC, également appelée "sand box", aucune autre opération ne pouvant être exécutée en dehors. Cependant un formulaire off-line réussi implique que l'applet doit pouvoir s'exécuter en-dehors de la machine virtuelle Java. Par exemple, il faut pouvoir créer et mettre à jour des fichiers sur le disque c: et se connecter et communiquer avec un autre ordinateur du réseau. Equipement minimum L équipement minimum requis pour utiliser le formulaire électronique off-line ou l'option CSV sont: PC 32-bit minimum, Windows 95 (ou version ultérieure) ou Windows NT, accès Internet, Internet Explorer 4 (ou version ultérieure), Netscape Navigator 4.5 (ou version ultérieure), définition d écran 800 x 600 minimum (recommandée), si l'accès se fait par un serveur mandataire (proxy) ou des pare-feu (firewalls), le port doit être ouvert à tout comme le port 80. HM Customs and Excise a volontairement décidé de ne pas utiliser le matériel ou les logiciels les plus récents afin de rendre le formulaire accessible au plus grand nombre d'utilisateurs possible. Applets sécurisées La solution à ce problème est la "certification de l'applet. Les applets Java sont approuvées et certifiées par Verisign. Verisign est un organisme indépendant qui authentifie la source du code et la bonne foi du délivrant (dans ce cas HM Customs and Excise). Ils délivrent alors un certificat confirmant que HM Customs and Excise affirme que le contenu est sûr. Les applets Java sont alors appelées "trusted applets" (applets sécurisées). Il est important de souligner que Verisign ne vérifie pas le code. Ils vérifient seulement que le code provient réellement de HM Customs and Excise, et que HM Customs and Excise déclare qu il est sûr. Ainsi, il s agit vraiment d une question de confiance, si l'utilisateur se fie à HM Customs and 18 Mars 2000

19 Excise, il est assuré que l'application n'altérera pas son PC et il décidera de la télécharger. Si l utilisateur ne fait pas confiance à HM Customs and Excise, il refusera d utiliser le système. PC utilisateur Internet Firewall Données utilisateur Données Déptl. HMC&E Solaris Unix server Couche services Métadonnées Autres sources de données Intrastat Traduction EDIFACT EDCS Gestion de l information Système central dédié à Intrastat Base de données Intrastat Sorties statistiques Eurostat Figure 3: Architecture technique de base du formulaire électronique Intrastat off-line de HMC&E Utilisation de XML XML n'est pas utilisé actuellement. Les développeurs examinent comment l'utiliser pour le Listing européen des Ventes. Ils pensent que XML est plus utile pour l'infrastructure web et l interface avec les systèmes centralisés (par ex. recherche du nom et de l'adresse d'une entreprise sur un ordinateur central à partir du numéro de TVA saisi dans un formulaire web). Mars

20 Ils pensent aussi qu XML sera très utile pour améliorer les traitements de contrôle des données saisies. Une autre application potentielle est celle des échanges des données informatisées, c'est-à-dire l utilisation de XML au lieu d'edifact. Ce développement, s il se produit, devrait être initialisé par l industrie, plutôt que par HM Customs and Excise. Sécurité Le chiffrement n'est pas utilisé et cela n'a posé aucun problème, ni technique, ni avec les utilisateurs préoccupés par la sécurité de leurs données. La mise en œuvre du protocole de communication sécurisé SSL (Secure Socket Layer), est prévue dans une prochaine version. Validation L'application Java permet un certain nombre de validations des données saisies portant sur le format, les valeurs acceptables, et les contrôles d'intégrité. Toute ligne comportant des champs invalides ne peut être sauvegardée et par conséquent soumise. Les déclarations envoyées via ce système sont donc garanties ne contenir que des données contrôlées (mais pas forcément exactes!) Cette validation reste cependant assez limitée et n'inclut pas les contrôles des codes NC8. HM Customs and Excise entend renforcer cet aspect de l'application dans les développements futurs et exploiter les potentialités offertes par XML. Le Projet Approche Le projet a été conduit comme un développement à petite échelle par les spécialistes internes avec l'aide de personnel contractant. Dès le départ, l'évolution constante de l'environnement technique et la nécessité d'utiliser des méthodes de développement rapides ont été considérées. Le temps total écoulé entre le début du projet et la disponibilité de la première version de l application en-ligne a été de moins d'une année. Le tableau 1 présenté ci-dessous donne quelques étapes clés du projet. Initialement le formulaire web Intrastat a été développé par un consultant externe et supervisé en interne, sur une base ad hoc, afin d'expérimenter la faisabilité de l'idée. Il en a résulté un formulaire électronique d application Java pouvant être transféré de PC à PC au moyen de disquette. L étape suivante fut sa conversion en formulaire web, de sorte que les applets Java puissent être transmises via Internet. A ce stade, le projet a été géré plus formellement. Ressources Le projet a nécessité 1 à 3 personnes à plein temps selon les étapes du développement. Les ressources totales requises pour la mise en oeuvre ont été de 2,5 hommes.année. En outre, le recours à un développeur à temps plein fut nécessaire pour assurer le développement, l amélioration et la maintenance du système. La ventilation du projet est reprise dans le tableau Mars 2000

21 Planning et ressources Projet Date Ressources Début Février 1998 Version Java sur disquette Juillet développeurs plein temps Version web Décembre développeurs plein temps Option CSV Janvier 1999 Disponibilité Janvier 1999 En cours Développement et maintenance 1 développeur plein temps Tableau 1: Planning et ressources (Royaume Uni) L adoption du Projet Le formulaire web était à l origine destiné aux petites entreprises possédant un PC avec accès Internet pour qui l'achat d un progiciel ou d'un logiciel spécifique ne se justifiait pas. Il a été démontré que le coût minime de téléchargement du logiciel encouragerait des entreprises de cette catégorie à soumettre leurs déclarations par voie électronique. Le bénéfice était perçu pour l'utilisateur dans la facilité d'utilisation et pour l'administration dans la réduction des coûts de collecte des données (encodage) et l'amélioration de la qualité des données reçues (contrôle de validation avant la soumission). Au départ, les entreprises visées, environ, étaient celles qui produisaient leur déclaration sur formulaire papier. En juillet 1999, ont adopté le système. Compte tenu des incertitudes sur la fiabilité du système et sur la capacité à absorber le trafic de la passerelle vers le système centralisé, il n'est pas prévu d'élargir cette facilité aux utilisateurs potentiels. La mise en oeuvre a remporté un grand succès et l adoption par les utilisateurs a été satisfaisante. Pendant les premiers mois, il y eut plus de demandes d enregistrement que le bureau d'assistance ne pouvait traiter si bien qu'il fallut établir une liste d'attente des nouveaux utilisateurs. Fin mai 1999, environ utilisateurs étaient enregistrés représentant environ 3,5% du nombre total de redevables Intrastat, soit un pourcentage plus élevé d utilisateurs potentiels, puisque le formulaire n était pas destiné à tous les redevables Intrastat. La moitié environ des utilisateurs enregistrés a utilisé le système pour soumettre ses déclarations Intrastat en mai 1999, totalisant ainsi plus de lignes, soit environ 3% du nombre total de lignes reçues. Au 31 décembre 1999, le nombre de déclarants autorisés à utiliser le système est passé à Le nombre moyen de lignes soumises par utilisateur est d environ 260 et le nombre de lignes le plus élevé enregistrées sur un seul formulaire atteint presque Ces chiffres indiquent une grande utilisation de la facilité CSV et un attrait du système pour les entreprises plus importantes que celles visées au départ. Enseignements retenus Les leçons qui découlent de cette implémentation peuvent être classées en deux catégories technique et non technique. Mars

22 Enseignements techniques La leçon technique principale tirée de cette expérience concerne le port utilisé pour la connexion à Internet. Les développeurs ont choisi d'utiliser un port spécifique spécialisé (44544) pour TCP/IP, plutôt que le port standard pour les services HTTP (port 80). La raison en est un transfert plus rapide et plus efficace des gros volumes de données. Si le système a bien fonctionné pour le déclarant qui dispose d'un PC autonome avec accès direct à Internet, des problèmes importants se sont posés pour ceux qui accèdent à Internet via un serveur mandataire (proxy) et un pare-feu (firewall). Bien que ces problèmes aient pu être résolus de manière individuelle, ce seul facteur a pu être un obstacle important à l'adoption. De plus, le problème ne s'avère pas très facile à résoudre il n'est pas facile d utiliser HTTP pour de gros transferts de fichiers! Les développeurs ont également rencontré des problèmes dus aux nouvelles et fréquentes versions de Java et des navigateurs. Aspects non techniques Outre l implémentation technique des systèmes informatiques, il y a eu un plusieurs conséquences non techniques suite à l introduction du nouveau système. Assistance utilisateur Le nouveau système a exigé la création d'un nouveau bureau d'assistance et une réorganisation interne pour rendre 3 personnes disponibles à son fonctionnement, personnel qu il a fallu former. La charge de travail était difficile à prévoir: le bureau d'assistance est responsable de l enregistrement des nouveaux utilisateurs pouvant entraîner un blocage dû à la surcharge de travail. Et, en tant que "vitrine" pour les nouveaux utilisateurs, son bon fonctionnement était primordial pour l adoption du système. La charge de travail journalière du bureau d'assistance, au plus fort de la promotion, était d environ 30 à 40 appels téléphoniques, 20 courriers électroniques et quelques lettres pour tomber à fin 1999, à un appel téléphonique, 7 courriers électroniques par jour et 2 lettres par semaine. L assistance de personnel spécialisé en informatique s est avérée nécessaire, ce personnel devant connaître non seulement le formulaire électronique, mais aussi tous les autres types d'edi, Intrastat et Internet. Le bureau d'assistance a également dû former les déclarants à l'utilisation de logiciels tels qu'excel pour leur permettre d utiliser l'option CSV. Procédures Le fonctionnement du bureau d'assistance en liaison avec les déclarants, les informaticiens et les statisticiens, a exigé le développement de nouvelles méthodes de travail. Publicité Un effort de publicité considérable a été entrepris pour que les utilisateurs potentiels du système prennent connaissance des nouvelles possibilités et de leurs avantages. Ils ont été informés par des mailings, des articles et des annonces dans des revues commerciales, des expositions et 22 Mars 2000

23 informations sur le site web de HM Customs and Excise. Des séminaires et des groupes de travail ont également été organisés pour le personnel extérieur. L action la plus réussie fut l'envoi des mailings. Nécessité de disposer d'une stratégie globale Le formulaire web Intrastat est le premier logiciel de ce type développé par HM Customs and Excise (peut-être même le premier développé dans les services du gouvernement). Il est considéré comme banc d'essai pour le développement d applications potentiellement bien plus importantes, telles que la déclaration TVA. En vue d une extension possible de l'offre de ces services, HM Customs and Excise tente de créer un cadre générique pour le commerce électronique. Cela signifie une généralisation de l architecture technique afin de l'étendre à d autres applications. Ces investigations mènent aux constatations suivantes: Le besoin d'une interface utilisateur commune le Département veut présenter une interface unique au public, avec une ergonomie identique. Le besoin d'un point d'entrée unique ou portail front door, de sorte que le public puisse facilement trouver le service qu il désire. L'intégration du commerce électronique avec la publication électronique par exemple, la fonction d'aide pour le formulaire électronique pourrait être implémentée avec liens hypertextes conduisant à une aide déjà publiée ailleurs sur le site web. Ce travail met aussi en évidence un certain nombre de fonctions techniques de base qui une fois développées peuvent être utilisées souvent comme : l'ouverture de la session de travail, la sécurité, l'archivage, l'audit. Les perspectives Les plans pour le futur immédiat sont : la mise en conformité du système avec les systèmes électroniques futurs, y compris le VAT100, le partage des modules communs contrôlant par exemple la sécurité et l'archivage, l amélioration de la facilité d'utilisation (par exemple fournir une fonction d'impression des déclarations, améliorer la recherche des fichiers archivés), Mars

24 la mise en oeuvre d un formulaire en ligne (déjà annoncé sur le site web), l'intégration du contrôle des codes des marchandises par rapport à la NC8, l'accès en ligne à la NC8, la mise en œuvre du protocole de communication sécurisé SSL (Secure Socket Layer), la migration du formulaire en XML. Pourtant considérés comme des développements possibles, il n y a pas encore de plan concret pour : améliorer la validation par rapport aux données gérées dans les systèmes centraux back office, étendre les options d'importation aux autres formats de fichiers tels que EDIFACT. À long terme il est possible qu'edifact soit abandonné, puisqu'avec le formulaire électronique on connaît les données d'entrée sans recourir au message EDIFACT complet pour les identifier. Mais cela exigerait une réécriture des procédures centralisées qui n'acceptent actuellement que les données d'entrée dans le format EDIFACT. Néanmoins, il convient de noter qu'aucun message EDIFACT ne figurera dans le prochain système de formulaire électronique pour la déclaration TVA. 24 Mars 2000

25 "Sähköinen Intrastat-lomake" : Formulaires web pour déclarations Intrastat en Finlande. Sylvie Colas, d'après l'interview de Pekka Tanhua, Tullihallitus, National Board of Customs, et Marcus Gustafsson et Hannu Pelkonen, Finland Post Ltd. Aperçu Le formulaire web Intrastat est un nouveau service introduit en Finlande le 22 mars Ce système est produit par la Finland Post Ltd. (Postes finlandaises) en collaboration avec les Douanes finlandaises. Le formulaire web Intrastat fait partie d un service plus étendu de formulaires web fournis par la Finland Post Ltd. L'adresse de ce service est : https://intrastat.finpost.net/. Figure 4: Page de saisie du formulaire Intrastat en Finlande Ce formulaire web Intrastat est destiné aux sociétés redevables de l'information statistique déclarant moins de 30 lignes et disposant d'une infrastructure informatique légère (de type ordinateur personnel) et d'une connexion Internet. Les utilisateurs ne paient que le prix des télécommunications. La déclaration est complétée en ligne par le déclarant sur le serveur de la Mars

26 Finland Post Ltd., elle est ensuite traduite dans le message EDIFACT CUSDEC/INSTAT et transmise par la Finland Post Ltd. aux Douanes finlandaises. Ce procédé de relevé des déclarations moins coûteux et plus rapide remporte un grand succès auprès des entreprises qui remplissent actuellement leurs déclarations Intrastat sur papier. En décembre 1999, 14% des sociétés finlandaises ont utilisé ce système pour transmettre 1,2% des déclarations. Les Douanes finlandaises prennent en charge toutes les dépenses du système (à l'exclusion des coûts de télécommunication du déclarant) et bénéficient d'une meilleure qualité des données reçues et d'une diminution des coûts de traitement des données. Les fonctions Les fonctions principales offertes sont: enregistrement de l'utilisateur en ligne, authentification de l utilisateur, formulaire de déclaration des arrivées, formulaire de déclaration des expéditions, gestion des déclarations, "feedback", possibilité de contacter l'administrateur du serveur web, gestion de la liste des clients (pour les agents), gestion des informations de la société (adresse, personne de contact, mot de passe), aide multilingue (finnois, suédois). Une description détaillée de ces fonctions est donnée ci-dessous. Le point de vue de l utilisateur Le système vise les tiers déclarant ou les sociétés redevables de l'information statistique, qui déclarent moins de trente lignes et utilisent les formulaires papier ou avaient précédemment recours à un agent. Ce système est gratuit, mais les utilisateurs payent le coût des télécommunications. La société qui désire utiliser le système doit s enregistrer auprès de l'administration. L'utilisateur doit remplir un formulaire sur le serveur de la Finland Post Ltd. pour demander les droits d'accès au formulaire web Intrastat. Cette demande est envoyée aux Douanes finlandaises habilitées à délivrer les accès. Les Douanes finlandaises renvoient leur accord à la demande de droits d'accès au serveur web de la Finland Post Ltd. Le serveur imprime automatiquement une lettre électronique qui est envoyée par courrier classique à l'utilisateur. Cette lettre contient son identification et son mot de passe. Pour utiliser le système, l'utilisateur doit saisir son identification et son mot de passe sur la page d'accueil. Le contrôle d'authentification de l utilisateur est effectué sur le serveur web. Actuellement, le formulaire web n'est offert qu'en finnois, mais à partir de mars 2000, l'utilisateur pourra sélectionner sa langue de travail (finnois ou suédois). 26 Mars 2000

27 Lors de la création d'une nouvelle déclaration, l'utilisateur sélectionne la fonction Arrivée ou Expédition et le formulaire de saisie approprié lui est présenté. Avant de remplir les lignes, l'utilisateur doit saisir les informations d'en-tête telles que son numéro de TVA, la période de référence, la devise utilisée. L'utilisateur peut sauvegarder une déclaration incomplète dans la base de données des déclarations du serveur. L'utilisateur peut gérer ses déclarations stockées temporairement : les lister, les modifier ou les supprimer. Toutes ces actions, y compris la saisie du formulaire web sont effectuées en ligne, le PC de l utilisateur restant connecté au serveur web pendant la transaction. Les listes de code et les contrôles de validation nécessaires sont intégrés dans la page HTML, chaque information est présentée avec son texte auto-explicatif. Pour rechercher un code NC8, l'utilisateur doit saisir le code complet ou une partie, ou sélectionner le code à partir de la table NC8. S il existe, le code des unités supplémentaires est automatiquement affiché. Ce système ne permet que des recherches simples des codes NC8 afin d'éviter des procédures complexes et longues. Quand sa déclaration est complétée, l'utilisateur peut la soumettre au serveur web de la Finland Post Ltd. S'il souhaite contacter l'administrateur du système de Finland Post, l'utilisateur utilise la fonction "feedback" pour lui envoyer un courrier électronique. Si l'utilisateur est un tiers déclarant effectuant des déclarations pour un certain nombre d'opérateurs, il existe une fonction qui lui permet de gérer la liste de ses clients. L'agent doit connaître le numéro de TVA et le mot de passe de la société à ajouter à la liste de ses clients. Du point de vue utilisateur, le système réduit le nombre d'erreurs et est moins cher. En effet, les utilisateurs peuvent faire leurs déclarations plus rapidement sans recourir nécessairement à l'aide d'un agent. Les utilisateurs ont demandé une amélioration de l'aide en ligne et un système de correction concernant des déclarations envoyées précédemment. L'aide en ligne a été améliorée en octobre 1999 et la fonction de correction, en phase de tests, est prévue pour mars Pour le moment les corrections sont envoyées par fax aux Douanes finlandaises. Le système peut être consulté et expérimenté en visitant le site https://intrastat.finpost.net/ en utilisant le nom d'utilisateur et mot de passe "demo". La traduction en français des termes finnois les plus utilisés figure dans les tableaux 2 et 3. Finnois Tullin päävalikko Kirjautuminen Käyttöoikeuden haku Paluu pääsivulle Sisäänkirjautuminen Käyttäjätunnus Salasana Toimintovalikko Ilmoitustoiminnot Tuonti-ilmoitus Vienti-ilmoitus Ylläpitotoiminnot Français Menu principal des Douanes Connexion Droits d'accès Retour au menu principal Ecran de connexion Nom utilisateur (écrire "demo") Mot de passe (écrire "demo") Menu fonctions Fonction "Déclaration" Fonction "Introduction" Fonction "Expédition" Maintenance Tableau 2: Glossaire des termes finnois les plus utilisés Premiers écrans Mars

28 Finnois Tuonti-ilmoitukset Tiedonantovelvollinen Jakso (vvkk) Nollailmoitus Valuutta Viite nro Status=Kesken, Lähetetty, Kuitattu Ilmoitus nro Eriä yht Laskutusarvo Lähetyspvm Uusi ilmoitus Lähetä ilmoitus Tallenna ilmoitus Poista ilmoitus Korjaa tämä Korjaa muu Rivit Edellinen Paluu valikkoon Seuraava Selaa Rivi Tavaranimike Lähetys Alkuperä Kaup. Kulj. Nettopaino 2.paljous yksikkö lask.arvo til.arvo En-tête de déclaration Français Déclaration "Arrivée" Redevable statistique (numéro TVA) Période de référence (AAMM) Déclaration sans ligne Devise, FIM ou EUR Numéro de référence Statut="En cours de modification", "Envoyée", "Reçue" Numéro de déclaration Nombre de lignes Valeur facture totale Date d'envoi Touches fonction Nouvelle déclaration Envoi de la déclaration Sauvegarde de la déclaration Effacement de la déclaration Correction de la déclaration en cours Correction d'une autre déclaration Lignes de la déclaration Précédent Validation Suivant Parcourir Lignes de déclaration Ligne Code NC8 Pays d'expédition Pays d'origine Nature de transaction Mode de transport Poids en kg Quantité en unités supplémentaires Unité supplémentaire Valeur facture Valeur statistique Tableau 3: Glossaire des termes finnois les plus utilisés Déclaration "Arrivée" 28 Mars 2000

29 Le point de vue de l administration Le service est fourni par la Finland Post Ltd., qui gère l environnement technique et le fonctionnement du service. Les Douanes finlandaises payent toutes les charges et le service est fourni gratuitement aux agents et aux déclarants. Les avantages pour les Douanes finlandaises sont les suivants: une diminution du nombre de déclarations sur papier, donc une réduction du coût de saisie des données, une collecte et un traitement plus rapides des déclarations, une réduction du nombre de corrections d erreurs des déclarations sur papier, et donc une amélioration de la qualité des données envoyées par les PMEs, un service clientèle amélioré pour les sociétés redevables de l'information statistique, particulièrement pour les petites sociétés. Le rôle des Douanes finlandaises est d assurer la maintenance de la base de données des utilisateurs, la mise à jour des taux de change et l acceptation des nouveaux utilisateurs. Elles peuvent également contrôler en les listant, les déclarations sauvegardées sur le serveur et leur statut ("en cours de modification", "envoyée" ou "reçue"). Dans le cas de déclarations qui restent " en modification " c est-à-dire qui ont été saisies mais pas encore envoyées, les Douanes finlandaises téléphonent aux utilisateurs et les aident à corriger leur déclaration. Les Douanes finlandaises reçoivent le message EDIFACT CUSDEC/INSTAT du serveur web, et n'ont donc pas dû changer le système de collecte des déclarations Intrastat existant. Le bureau d'assistance utilisateur aux formulaires web et l'assistance IDEP/CN8 ont fusionné et sont installés à Turku, certaines personnes assurant l'assistance des deux systèmes. En plus de ses fonctions d'assistance, ce bureau est responsable de certaines fonctions de maintenance comme l'acceptation de nouveaux utilisateurs et la mise à jour des taux de change. En août 1999, le nombre d'appels téléphoniques était de 10 à 15 par semaine mais ce nombre est passé à 75 en décembre Aucune formation spéciale n'a été prévue, mais quelques présentations du système ont été données afin de le promouvoir. Le point de vue technique L'architecture de système s'appuie sur deux parties principales: front office la partie entre l'utilisateur et le serveur web de la Finland Post Ltd., dans laquelle le formulaire web Intrastat est rempli en ligne via Internet. La sécurité est assurée par SSL. back office la partie entre le serveur web de la Finland Post Ltd. et les Douanes finlandaises, dans laquelle pour chaque déclaration complétée, le serveur web génère le message EDIFACT CUSDEC/INSTAT et l'envoie aux Douanes finlandaises, via X.400. XML n'est pas utilisé actuellement. L'architecture de base est présentée à la figure 5. Mars

30 Utilisateur Formulaire web Intrastat Droits d'accès Identification Serveur web Finland Post Ltd. Modification mot de passe Fonctions de déclaration Front office BD utilisateur Scanning déclaration Nomenclature Déclarations Acceptation droits d'accès Maintenance RIS Transmission Conversion Back office CUSDEC/INSTAT Douanes Figure 5 : Architecture technique du formulaire web Intrastat finlandais L équipement minimum nécessaire à l utilisateur comprend: PC 32-bit (minimum), Windows 95 (ou version ultérieure) ou Windows NT, Accès Internet, Netscape Navigator version 4.04 (ou version ultérieure) ou Internet Explorer version 4 (ou version ultérieure), Résolution écran de 800 x 600 (minimum). L interface utilisateur (côté client), est composée de pages HTML dynamiques associées à des programmes en Javascript pour la saisie et le contrôle des données. Des fonctions plus complexes comme la recherche des codes NC8 sont exécutées sur le serveur web. L'emplacement de ces fonctions (côté client web ou serveur web) a été choisi pour optimiser la performance, en tenant compte de la vitesse du modem du client et de la taille du formulaire web. Certaines difficultés ont été rencontrées lors de l affichage de toutes les données sur des écrans 15 pouces. 30 Mars 2000

31 Des décisions ont dû être prises pour équilibrer les fonctionnalités offertes au client et la charge à supporter par les différents navigateurs. Les navigateurs web sont développés très rapidement et plusieurs nouvelles versions sont produites annuellement, cela exige des tests continus de compatibilité du service. La sécurité est améliorée par le "certificat du serveur" qui comporte les informations d'identification du fournisseur de service web. Un "prestataire de service de certification" délivre ce certificat après avoir identifié le service web. Le projet Ce service ne représente qu une partie d'un plus grand service administratif, qui contient d'autres formulaires, tels que la déclaration TVA. La Finland Post Ltd. est le propriétaire du service. Le projet a exigé une équipe de quatre personnes composées d'une personne des Douanes pour deux mois et de trois personnes de Finland Post Ltd. pour trois mois (c'est-à-dire un total de 14 hommes.mois). Le projet a pris 5 mois, il a commencé le 4 novembre 1998 et s est terminé le 31 mars Les compétences et le rôle de chaque participant sont les suivants: Chef de projet, planification et gestion: Finland Post Ltd. Expert technique, conception et programmes, listes d'aide, tests: Finland Post Ltd. Commercialisation du service: Finland Post Ltd. Planification du système, spécifications, listes des codes, nomenclature, tests: Douanes finlandaises. L adoption du projet 80% des sociétés finlandaises ont une connexion Internet mais la plupart des sociétés visées pour utiliser les formulaires web Intrastat sont dans les 20% restants. Des difficultés ont été rencontrées avec les premières versions des navigateurs incompatibles avec les formulaires Intrastat. En juin 1999, 4% des sociétés finlandaises ont utilisé ce système pour saisir 1% des déclarations. A des fins de promotion, des brochures d'information ont été envoyées à tous les déclarants fin 1999 avec pour résultat quelques centaines de nouveaux utilisateurs. En décembre 1999, 14% de redevables finlandais ont utilisé le système pour saisir 1,2 % des déclarations. Les enseignements retenus Bien que le système ait été mis en oeuvre très rapidement, la conclusion des Douanes finlandaises est qu'un tel système n'est facile ni à construire ni à expérimenter. Les tests en particulier doivent être réalisés très soigneusement avant diffusion afin d éviter les problèmes qui aboutiraient au rejet du système par les utilisateurs. Bien que des présentations aient été organisées pour promouvoir le système, les utilisateurs ont demandé de la formation et une aide en ligne. Mars

32 Les sociétés redevables de l'information statistique souhaitent ce type service parce qu'il leur revient moins cher, les déclarations sont faites plus rapidement et les agents ne sont plus indispensables pour compléter les déclarations des utilisateurs. Les perpectives Les améliorations prévues en mars 2000 sont: la fonction de correction, la fonction de copie, la traduction du système en suédois (la deuxième langue officielle en Finlande). Si ce n'est déjà fait, une campagne spéciale doit être lancée pour promouvoir le système auprès des utilisateurs parlant suédois. De plus, un programme de présentations et une campagne de commercialisation sont planifiés. 32 Mars 2000

33 Le projet W3stat en Allemagne Fritz Pfrommer, Statistisches Bundesamt, Allemagne Aperçu Le système W3stat est un service fourni par l'ins allemand (Statistisches Bundesamt), permettant aux entreprises d'envoyer via Internet leurs données sur les statistiques du commerce intracommunautaire. Une description, ainsi que les fonctionnalités du système, sont disponibles sur le site web: Figure 6: Page d accueil W3stat Après obtention des autorisations concernant l'ensemble des fonctions prévues, W3stat offrira aux redevables de l'information statistique les possibilités suivantes permettant de transmettre les données de déclaration au Statistisches Bundesamt: déclarations en ligne grâce à une saisie des données sur des formulaires, directement à l'aide du logiciel de navigation, Mars

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