CISCO IP 7940/41/ /61/62 FONCTIONS TÉLÉPHONIQUES

Transcription

1 FONCTIONS DE BASE ROMPRE LA COMMUNICATION Raccrochez Appuyez sur la tche Fin appel. FONCTION DISCRÉTION Permet de parler à quelqu'un sans être entendu de la personne au bt du fil. Appuyez sur la tche Silence (le voyant rge est allumé et secret est affiché). Slevez le combiné FAIRE UN APPEL Pr faire un appel Mains libres, Laissez le combiné raccroché et appuyez sur une tche de ligne Appuyez sur la tche M.Libres (une ligne est automatiquement sélectionnée) Composez le numéro et appuyer sur la tche Compos. RÉPONDRE À UN APPEL L'indicateur de l'état d'appel clignote : Slevez le combiné (une ligne est automatiquement sélectionnée); Appuyez sur la tche Répond; Appuyez sur la tche M.Libres (la ligne recevant l'appel est sélectionnée). Appuyez sur la tche de ligne. Pr reprendre la conversation : Appuyez sur Silence (le voyant s'éteint). Rem. : La tche Silence fonctionne avec le combiné, la fonction Mains libres et le casque téléphonique. TRANSFÉRER UN APPEL Pr transférer un appel à une autre personne : Appuyez sur la tche Transf (l'appel est mis en garde et vs obtenez une tonalité); la tche de ligne mise en garde clignote; Composez le numéro vers lequel vs vlez transférer l'appel; Lorsque la personne répond, vs pvez converser avec elle en privé; Dès que vs entendez la sonnerie. Appuyez sur la tche Transf pr effectuer le transfert de l'appel. TRANSFERT DIRECT Lorsque vs avez reçu deux appels sur la même ligne et vs devez joindre les 2 intervenants : Sélectionnez le deuxième appel avec la tche de navigation; Appuyez sur la tche DirTrfr. Page 1 of 6

2 JOIN Lorsque vs avez reçu deux appels sur la même ligne et vs devez vs joindre avec les 2 intervenants : Sélectionnez le deuxième appel avec la tche de navigation ; Appuyez sur la tche Join. Ts les intervenants seront en communications. APPEL CONFÉRENCE Vs pvez établir un appel conférence incluant jusqu'à six participants, dont vs-même. Une fois l'appel établi : Appuyez sur la tche Autre ; Appuyez sur la tche Conf (le premier appel est mis en garde et vs obtenez la tonalité) ; Composez le numéro de téléphone d'un autre participant ; Lorsque la personne répond, vs pvez converser avec elle en privé ; Appuyez de nveau sur la tche Conf pr intégrer les autres participants à la conférence. Note : Reprenez les étapes ci-dessus pr chaque participant. Rem : Seul l'initiateur de l'appel conférence peut ajter d'autres participants à l'appel conférence. L'initiateur peut se retirer sans interrompre l'appel, mais aucun autre participant ne prra s'y ajter. *POUR LE TRANSFERT ET L'APPEL CONFÉRENCE* Si vs faites une erreur en composant le numéro que vs vlez joindre, appuyez sur la tche retr pr effacer le les numéros erronés. CONFLIST Lorsque vs êtes sur un appel conférence, vs pvez voir défiler à l écran le nom des participants. Appuyez sur la tche ConfList Répétez l étape pr mettre à jr l information sur votre écran. CONFERENCE" MULCONF" Permet à une à plusieurs personnes de se joindre à un appel conférence en crs. Pr établir : Slevez le combiné ; Appuyez sur la tche Autre ; Appuyez sur la tche Mulconf (vs entendrez une tonalité) ; Composez le numéro défini pr l'appel conférence. Pr se joindre à un appel conférence en crs : Composez le numéro défini pr l'appel conférence. Rem. : Un numéro d'appel conférence doit d'abord avoir été défini par l'administrateur de système. Accès de l externe sur demande seulement. RENVOI IMMÉDIAT Cette fonction permet de diriger les appels vers un autre poste à la boîte vocale lorsque vs n'êtes pas à votre poste de travail. Pr activer la fonction Renvoi immédiat : Sans slever le combiné, appuyez sur la tche RenvTt (vs entendrez 2 bips) ; Composez le numéro du poste vers lequel vs vlez diriger vos appels; (un voyant clignote à droite de l'afficheur et indique renvoyé vers ) Pr désactiver le Renvoi immédiat : appuyer sur la tche RenvTt (vs entendrez 1 bip). Rem : Si le renvoi immédiat est activé, vs pvez faire des appels à partir de votre poste, mais vs ne pvez pas en recevoir. Le poste qui reçoit votre renvoi ne prra pas vs transférer un appel à votre poste sur cette ligne. Le renvoi est établi sur la ligne 1 seulement. Page 2 of 6

3 NUMÉROTATIONS ABRÉGÉES Permet de composer rapidement un numéro par tche programmée. Slevez le combiné ; Appuyez sur les tches 2 à 6 (selon le modèle). Rem : Le numéro attribué se programme via un accès Web. RECOMPOSITION DU DERNIER NUMÉRO Pr joindre le dernier numéro composé à partir de votre numéro de poste : Slevez le combiné; Appuyez sur Bis; Ou en Mains-libres sans slever le combiné appuyer sur Bis. PRISE D'APPEL (INTERCEPTE) Permet de prendre un appel entrant sur n'importe quel poste inclus dans votre grpe de prise d'appel de votre service. Lorsque vs entendez un autre poste sonner : Décrochez ; Appuyez sur la tche Intrcpt; Appuyez sur la tche Répond. PRISE D'APPEL DE GROUPE (GROUPE INTERCEPTE) Permet de prendre un appel entrant sur n'importe quel poste. Lorsque vs entendez un autre poste sonner: Décrochez ; Appuyez sur la tche Grp Intr; Composez le code du grpe d où provient la sonnerie; Appuyez sur la tche Répond. Rem : Le code de grpe prrait être frni par votre administrateur de système GARDE Permet de mettre un appel en attente à votre poste Lorsque vs êtes en ligne : Appuyez sur la tche Attente; Pr reprendre l'appel Appuyez sur la tche reprend sur votre tche de ligne. Rem. : La fonction Attente permet également de faire un autre appel lorsque vs êtes déjà en communication : Appuyez sur la tche Attente (votre interlocuteur est en attente.) Appuyez sur la tche Nv appel sur votre tche de ligne (vs entendez la tonalité de manœuvre qui permet d effectuer votre 2 e appel); Appuyez sur Fin appel pr mettre fin au 2 e appel; Appuyez sur la tche reprend sur votre tche de ligne pr revenir avec votre premier interlocuteur Rem: Si plusieurs appels ont été placés en attente sur plusieurs lignes, appuyer sur la ligne de l'appel mis en attente pr le reprendre. Appuyez sur la tche transfert 2 fois pr joindre les 2 intervenants. Appuyez sur la tche conférence 2 fois et les 3 personnes seront ensemble. APPEL EN ATTENTE Permet de recevoir un 2 e appel lorsque vs êtes déjà en ligne. Appuyez sur la tche Répond (vs serez automatiquement avec le 2 e appel pendant que le 1 er sera en attente) Vs pvez alterner entre le 1 er et le second appel en appuyant sur vos tches de navigation et sur votre tche Reprend Page 3 of 6

4 Appuyez sur votre tche de ligne pr revenir au 1 er appel. Appuyez sur la tche Fin appel pr mettre fin à la conversation. Rem. : Si deux appels sont en Attente sur la même ligne, utilisez la tche de navigation pr choisir l'appel et appuyez sur la tche reprend Appuyer sur la tche conférence 2 fois et les 3 personnes seront ensemble. Le transfert ne fonctionne pas avec l appel en attente. MISE EN GARDE PAR INDICATIF(PARQUER) Permet de mettre un appel en garde sur un numéro programmé par l'administrateur du système et de le reprendre à partir de n'importe quel poste du système téléphonique. Pr parquer un appel : Appuyez sur la tche Parquer Lisez le code affiché Raccrochez. Reprendre un appel mis en garde par indicatif : Slevez le combiné Composez le code qui était affiché. Pr annuler un rappel : Appuyez sur la tche Rappel Appuyez sur la tche Annuler Raccrochez. Lorsque le poste sera disponible : Vs entendrez une sonnerie et un avis visuel appuyer sur la tche Compos INDICATEUR DE MESSAGE EN ATTENTE Un voyant rge situé dans la partie supérieur de votre combiné s'allume si un message a été laissé dans votre boîte vocale. TOUCHE MESSAGES Permet de composer rapidement le numéro de la messagerie vocale. Slevez le combiné et appuyer sur la tche Messages. Rem. : Si un appel est parqué à l'aide de cette fonction et n'est pas repris dans un délai donné, il sonne de nveau au poste où il a où il a initialement été parqué. RAPPEL Permet d établi un rappel lorsque vs appeler un poste interne occupé sans réponse. Pr établir un rappel : Appuyez sur la tche Rappel Appuyez sur la tche Quitter Raccrochez Page 4 of 6

5 PERSONNALISATION DU POSTE RÉGLAGE DU VOLUME Permet de régler le volume de la sonnerie, du combiné, de la fonction Mains libres et du casque téléphonique. Les paramètres demeurent actifs pr ts les appels jusqu'à ce qu'ils soient modifiés de nveau. Pr ajuster le volume de la sonnerie: Lorsque le combiné est raccroché, appuyer sur la tche volume. Le volume de la sonnerie sera automatiquement enregistré. Pr ajuster le volume du combiné, de la fonction mains libres et du casque téléphonique: Décrochez le combiné Appuyez sur la tche haut-parleur Appuyez sur la tche casque téléphonique Appuyez sur la tche volume Pr confirmer ts changements Appuyez sur la tche Enreg TOUCHE PROGRAMMATION La tche Programmation vs permet de personnaliser les fonctions de votre poste. Des guides à l'écran vs aideront à régler les paramètres tels que le contraste et le type de sonnerie. Tche de programmation Tche de navigation Appuyez sur la tche Programmation; Utilisez les tches de navigation pr faire défiler la liste vers le haut vers le bas; Appuyez sur la tche Select quand l'élément shaité s'affiche; Appuyez sur la tche Enreg. pr enregistrer les modifications; Appuyez sur la tche Quitter. RÉGLAGE DU CONTRASTE Cette fonction permet de régler le contraste de l'écran. Pr sélectionner le contraste de l'écran : Appuyez sur la tche Programmation et sélectionner Contraste: Appuyez sur bas pr diminuer et / haut pr augmenter; Sélectionnez l'option appropriée pr augmenter réduire le contraste; Appuyez sur OK; Appuyez sur Enreg. pr enregistrer les modifications. TYPE DE SONNERIE Permet de sélectionner le type de sonnerie pr les appels entrants. (25 choix possibles) Pr sélectionner le type de sonnerie : Appuyez sur la tche Programmation; Utilisez les tches de navigation pr choisir le menu Préférences utilisateur. Appuyez sur la tche Select. Utilisez les tches de navigation pr choisir le menu Sonnerie. Appuyez sur la tche Select. Sélectionnez la ligne 1, 2, etc., Si la ligne 1 est sélectionnée vs aurez 25 choix de sonneries différentes. Si la ligne 2 3 etc.est sélectionnée vs aurez 7 choix de sonneries différentes. Appuyer sur la tche Select. Utilisez les tches de navigation pr faire défiler la liste des types de sonneries disponibles; Appuyez sur Écter pr entendre la sonnerie sélectionnée; Appuyez sur la tche Sélect pr activer la sonnerie sélectionnée; Appuyez sur OK pr enregistrer les modifications. Appuyez su Quitter pr terminer la programmation. Page 5 of 6

6 ÉTAT (Information pr l administrateur du système) Permet de visualiser l'état des paramètres. Appuyez sur la tche Programmation Utilisez les tches de navigation pr faire défiler la liste vers le haut vers le bas. Appuyez sur la tche Select pr choisir État. Les choix suivants peuvent différer: 1. Messages d état 2. Statistiques réseau 3. Versions image 4. Statistiques module d extension JOURNAL DES APPELS Permet d'enregistrer les données des appels du poste 1- Appels en absence (appels reçus et sans réponse); 2- Appels reçus; 3- Appels composés; 4- Répertoire d entreprise. Pr visualiser les appels en absence Appuyez sur la tche Répertoire; Appuyez sur Select pr sélectionner 1 appel manqué; Utilisez les tches de navigation pr faire défiler la liste vers le haut vers le bas. Rem. : À cette étape, vs pvez soit faire un appel, soit quitter la fonction jrnal des appels. Pr faire un appel : Utilisez les tches de navigation pr sélectionner le numéro que vs vlez composer; Appuyez sur la tche Compose pr joindre le numéro (vs quittez la fonction Jrnal des appels). Appuyez sur la tche ModNum pr faire précéder un préfixe de composition EX: 9 Pr quitter la fonction Jrnal des appels : Appuyez sur la tche Quitter deux fois. Rem. : Vs pvez refaire les mêmes étapes pr: 2 Appels reçus, 3 Appels composés) Pr supprimer Jrnal des appels : Appuyez sur la tche répertoires Appuyez sur effacer. RÉPERTOIRE Permet d'accéder au répertoire d entreprise et de composer rapidement un numéro de poste. Pr accéder au répertoire corporatif: Appuyez sur la tche répertoire; Utilisez les tches de navigation et sélectionner 5 Répertoire d entreprise; Appuyez cherche / search pr afficher les critères de sélection; Utilisez les tches de navigation pr choisir un critère de sélection: Prénom, Nom Numéro; Appuyez sur les tches du clavier pr épeler le nom (EX pr la lettre B appuyer sur le 2 deux fois.). Appuyez sur compose pr composer le numéro affiché Page 6 of 6