Votre solution de réservation Hôtel. Julie Bontemps

Transcription

1 Votre solution de réservation Hôtel Julie Bontemps

2 Introduction ialbatros est votre solution de réservation d hôtels L hôtel est pris en charge par L Université : aucune avance de frais pour vos missionnaires Vous pouvez réserver vos hôtels en France et à l étranger ialbatros propose hôtels dans le monde ialbatros et l AMUE vous proposent l accès à des tarifs spéciaux pour l enseignement supérieur et la recherche (Universités, CNRS, INRA, INRIA, etc )

3 Connexion directe Vous vous connectez à l adresse : Votre identifiant est votre adresse Votre mot de passe est UPSUD

4 L ensemble de vos services à portée de clic Accès gestionnaire de voyage

5 Recherche avancée (mappe monde bleue) 2. Saisie d un lieu spécifique : métro, gare, 1. Clic sur la mappe monde

6 Recherche avancée (mappe monde bleue) 1. Clic sur «trouver sur la carte» 2. La carte google retrouve votre site

7 Recherche avancée (mappe monde bleue) 2. Vous pouvez alors lancer une recherche autour du site choisi : les hôtels les plus proches vont s afficher 1. Clic sur «utiliser l emplacement sur la carte comme destination»

8 Etape 1 : La recherche FACTURE SUR QUEL CENTRE FINANCIER? QUI? OU? QUAND?

9 Etape 2 : la Liste de Résultats

10 Etape 2 : la Liste de Résultats Services proposés par l hôtel Les hôtels sont triés du moins cher au plus cher

11 Liste de résultats : critères de recherche avancés Prix des chambres Rayon de recherche WIFI Petit déjeuner. Les filtres avancés vous permettent de modifier les critères de recherche par défaut : - Avec/ sans petit déjeuner - Rayon de recherche - Prix -..

12 Etape 2 : Recherche par la carte Onglet «hôtels sur la carte» Zoomer pour trouver votre hôtel Réservation depuis la carte

13 Etape 2 : Liste de résultats Clic sur «voir les prix des chambres»

14 Etape 2 : Liste de résultats Passez la souris sur le tarif pour voir les conditions d annulation

15 Liste de résultats : meilleurs prix en temps réel Choix du meilleur tarif Choix des meilleures conditions d annulation RESERVER

16 Etape 3 : Finaliser la réservation Champs non obligatoires

17 Confirmer la réservation Il est important de relire et accepter les conditions d annulation RESERVER

18 Boucle d approbation : 1. Envoyez votre réservation pour approbation 2. L approbateur valide L approbateur est par défaut le gestionnaire de la réservation s il possède ce droit 3. Le missionnaire reçoit le bon prépayé par

19 Circuit d approbation : côté approbateur Demande de validation par Connection sur le site L approbateur approuve ou refuse la demande

20 Circuit d approbation : Onglet «réservations» En cas de non validation dans les délais, la commande est annulée automatiquement (juste avant la date limite d annulation sans frais) Approuver ou rejeter Le bon prépayé n est envoyé qu après approbation

21 Circuit d approbation : Bon de Commande OBLIGATOIRE Ordre de Mission : Non obligatoire

22 Paiement centralisé Le séjour est réglé directement par ialbatros Tout extra non inclus dans le bon prépayé sera à régler sur place N oubliez pas d annuler la chambre si votre déplacement est annulé/reporté

23 Le voucher doit être présenté à l hôtel ialbatros règle l hôtel pour le missionnaire Ce bon prépayé prouve à l hôtel que votre chambre est réglée. Il est préférable de le présenter à l hôtel (imprimé ou format électronique) Le missionnaire ne règle à l hôtel que les extras (non compris dans le bon de réservation) en aucun cas il ne doit régler la chambre.

24 Taxe de séjour France : La taxe de séjour n est pas exigible pour les fonctionnaires dans le cadre de leur déplacements temporaires Votre voucher est une pièce à remettre à l hôtelier si il vous en réclame le paiement Reste du monde : Il n y a pas de règle pour la taxe de séjour : parfois elle est incluse dans le prix ialbatros et parfois l hôtel demande au voyageur de la régler sur place

25 La modification Modification d un dossier Annulation en ligne Nouvelle réservation En faisant d abord votre nouvelle réservation vous vous assurez de la disponibilité avant d annuler. Le centre d appel ialbatros est là pour vous aider

26 Annuler une réservation Onglet mes réservations Clic sur «annuler réservation» Confirmer annulation

27 L annulation Annulation directement depuis le site Onglet «réservations» Accès aux réservations faites par vous et pour vous Téléchargement du voucher si besoin

28 Assistance Pour toute demande d assistance Un seul numéro : (+33) (non surtaxé) Accessible 24/7 Vous retrouvez ce numéro sur le bon prépayé et l de confirmation.

29 Réservation OFFLINE Pour toute demande de réservation pour les groupes et les cas complexes Une seule adresse upsud.cc@ialbatros.com Accessible 24/7 L utilisation du formulaire de réservation est obligatoire

30 Formulaire de Réservation Obligatoire pour toute demande de réservation Offline Et pour toute réservation de groupes

31 Hôtels favoris Vous pouvez enregistrer un hôtel comme favori Clic sur «ajouter aux favoris»

32 Hôtels favoris Il apparaitra dans la liste des hôtels recommandé, chaque fois que vous chercherez dans cette ville Cet hôtel est marqué comme favori uniquement pour votre affichage

33 Merci de votre attention