EXEMPTION DE LA TVA : PRINCIPES ET FORMALITES

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1 EXEMPTION DE LA TVA : PRINCIPES ET FORMALITES REMARQUES PRÉLIMINAIRES Partie I Cette première partie de la décision ET , publiée le 1 er mars 2007, actualisée au 1 er septembre 2012, est relative aux principes et directives concernant l exemption de la TVA en Belgique. Elle contient le texte de la note qui fut communiquée aux missions diplomatiques, postes consulaires, organismes internationaux et forces armées installés en Belgique. Cette partie présente, outre un rappel d un certain nombre de principes de base, une explication détaillée des directives existantes que doivent respecter les missions diplomatiques, postes consulaires, organismes internationaux, forces armées ou un membre de leur personnel, lorsqu un de ceux-ci invoque l exemption de la TVA. Les dispositions mentionnées au point n 7 de la présente décision ne peuvent, jusqu'à nouvel ordre, pas être imposées aux organismes pour lesquels le Protocole n 7 sur les privilèges et immunités de l Union européenne est d application. Dès lors, en exécution d un accord du 19 février 1995, les institutions de l Union européenne ne sont pas tenues d utiliser le document 450 quand elles effectuent des achats en Belgique, destinés à leurs besoins officiels. Elles doivent toutefois délivrer à leurs fournisseurs un bon de commande contenant la mention suivante : «En Belgique l utilisation de ce bon de commande par les institutions de l Union européenne vaut présentation d une demande d exemption de la TVA n 450. Exonération de la TVA, article 42, 3, 3, du Code de la TVA ; circulaire n 2/1978.» Si la commande a été faite via un contrat-type, l'article en rapport avec l'exonération doit contenir la mention suivante : «En Belgique, les dispositions figurant dans l article. valent présentation d une demande d exemption de la TVA n 450. Exonération de la TVA, article 42, 3, 3, du Code de la TVA ; circulaire n 2/1978.» Partie II Cette deuxième partie traite de la situation pour laquelle l exemption de la TVA est invoquée pour des livraisons de biens ou des prestations de services qui sont réalisées en Belgique avec comme destinataire un bénéficiaire installé ou en fonction dans un Etat membre autre que la Belgique.

2 - 2 - TABLE DES MATIERES PARTIE I 4 1 Tableau d aperçu des formulaires 4 2 Remarque préliminaire 4 3 Dispositions légales Article 42, 3, du Code TVA Facturation obligatoire Obligation de remise d'une demande d exonération de TVA Exceptions à l obligation susmentionnée au no Documents qui formalisent une demande d exemption de la TVA pour un organisme bénéficiaire ou un particulier établi ou en fonction en Belgique 6 4 Définitions Usage officiel Usage personnel Numéro de dossier Personne compétente Facture L autorité fiscale compétente Accessorium sequitur principale Mesures transitoires 10 5 Certificat d exonération de la TVA et des droits d accise (Article 151 de la Directive 2006/112/CE, et article 13 de la Directive 2008/118/CE) Historique Commentaires à propos du certificat Analyse du certificat par case Rubrique NUMERO DE SERIE Case 1. ORGANISME/PARTICULIER EXONéRABLE Case 2. AUTORITE COMPETENTE POUR L APPOSITION DU CACHET Case 3. DECLARATION DE L ORGANISME OU DU PARTICULIER EXONéRABLE Case 4. CACHET DE L ORGANISME Case 5. DESCRIPTION DES BIENS ET/OU DES SERVICES POUR LESQUELS L EXONERATION DE LA TVA ET /OU DES DROITS D ACCISE EST DEMANDEE Case 6. CERTIFICAT DES AUTORITES COMPETENTES DE L ETAT MEMBRE D ACCUEIL Case 7. DISPENSE DU CACHET PREVU A LA CASE Le document n 450 «Demande d exemption de la TVA pour des achats effectués en Belgique par les missions diplomatiques, les postes consulaires, les représentations permanentes et les organisations internationales (USAGE OFFICIEL)» Historique Commentaires à propos du document Analyse du recto du document Analyse du verso du document 450 (aperçu des achats pour lesquels l exemption est demandée) Le document n 451 «Demande d exemption de la TVA au titre de l article 42, 3, 2, du Code pour les achats en Belgique (USAGE PERSONNEL)» Historique Commentaires à propos du document Analyse au sujet du recto du document Analyse du verso du document 451 (aperçu des achats pour lesquels l exemption est demandée) 22 8 E-certificat Historique Commentaires à propos de l E-certificat Analyse du E-certificat Case 1 : Numéro d agrément Identification du demandeur Identification du fournisseur Identification de l opération imposable L E-certificat confirme que 25

3 - 3 - PARTIE II 26 9 Introduction Commentaire à propos du certificat Commentaires sur le certificat par rubrique Rubrique NUMERO DE SERIE Case 1. ORGANISME/PARTICULIER EXONERABLE Case 2. AUTORITE COMPETENTE POUR L APPOSITION DU CACHET Case 3. DECLARATION DE L ORGANISME OU DU PARTICULIER EXONERABLE Case 4. CACHET DE L ORGANISME Case 5. DESCRIPTION DES BIENS ET/OU DES SERVICES POUR LESQUELS L'EXONÉRATION DE LA TVA ET/OU DES DROITS Case 6. CERTIFICAT DES AUTORITES COMPETENTES DE L ETAT MEMBRE D ACCUEIL Case 7. DISPENSE DU CACHET PRÉVU À LA CASE 6 30

4 4 1 Tableau d aperçu des formulaires PARTIE I USAGE PERSONNEL LIVRAISONS ET PRESTATIONS DE SERVICES OFFICIEL MISSIONS DIIPLOMATIQUES ET CONSULAIRES ORGANISATIONS INTERNATIONALES EN BELGIQUE DANS D AUTRES ETATS MEMBRES DE L UE EN DEHORS DE L UE document document 451 validation pas exigée (sauf pour les réceptions officielles et les véhicules) min EUR hors TVA 2 dispense de visa (sauf pour les voitures et les réceptions officielles) min EUR hors TVA² Administration générale de la fiscalité validation pas exigée (sauf pour les véhicules) min EUR hors TVA E-certificat (validation électronique sauf pour les véhicules) min EUR hors TVA déclaration en consommation 136F 4 achats de produits contingentés validation par l Administration générale des douanes et accises certificat d exonération de la TVA et des droits d accise Document ou certificat d exonération de la TVA et/ou des droits d accise pas de minimum validation toujours exigée Administration générale des douanes et accises validation toujours exigée sauf dispense de visa (usage officiel). min EUR hors TVA2 min EUR hors TVA pas de minimum Administration générale de la fiscalité Administration des douanes et accises déclaration en consommation 136F 4 validation par l Administration générale des douanes et accises est exigée pour les achats de produits contingentés et les biens qui ne se trouvent pas en libre circulation 2 Remarque préliminaire 2.1 L application du cadre légal et réglementaire en matière d exemption de la TVA est réalisée en concordance avec la jurisprudence de la Cour de justice des Communautés européennes qui stipule que les dispositions d exemption de la TVA sont de stricte interprétation et doivent être respectées strictement parce qu elles dérogent au principe général selon lequel la taxe sur le chiffre d affaires est prélevée sur chaque livraison de bien ou prestation de services effectuée à titre onéreux par un assujetti. Cette stricte interprétation doit être faite parce qu il s agit de dispositions dérogatoires à la règle commune qui prévoit que les opérations effectuées à l intérieur du pays sont soumises à la taxe. 2.2 L'extension de l exonération de la TVA aux phases commerciales qui précèdent à l opération exemptée n est pas possible à cause du fait que, aussi bien pour les Etats membres concernés que pour les opérations concernées, ladite extension entraînerait des complications incompatibles avec «une application correcte et simple des exonérations». 1. Voir aussi n infra. 2. Voir aussi n infra. 3. Il y a une tendance à remplacer le document 441 par le certificat d exonération de la TVA et des droits d accise. Le document 441 n est pas abordé ici. 4. La déclaration en consommation 136F n est pas abordée ici.

5 3 Dispositions légales 3.1 Article 42, 3, du Code TVA Conformément à l article 151, 1 er, de la Directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée (précédemment article 15, paragraphe 10, de la 6ème directive du Conseil des Communautés européennes du 17 mai 1977, (77/388/CEE)), sont exemptées de la TVA les livraisons de biens et les prestations de services destinées aux missions diplomatiques, aux postes consulaires, ainsi qu aux organismes internationaux et forces militaires (organisme bénéficiaire), ou destinées aux membres de leur personnel (personne bénéficiaire). Ces dispositions sont transposées dans le droit belge dans l article 42, 3, alinéa 1 er, du Code de la TVA Ledit article 151, 1 er, précise en son dernier alinéa que la présente exonération est applicable dans les limites fixées par l Etat membre d accueil jusqu à ce qu une réglementation fiscale uniforme soit arrêtée. L Etat membre d accueil est l Etat membre soit où est établi (1) l ayant droit (organisme bénéficiaire) ou l Etat membre, soit où le particulier bénéficiaire exerce une fonction. Par conséquent, les conditions d application et les limites de l exemption reprises à l article 42, 3, alinéa 1 er, du Code de la TVA sont seulement d application sur les livraisons de biens et prestations de services faites à des organismes bénéficiaires ou des particuliers qui sont soit établis en Belgique, soit y exercent une fonction. 3.2 Facturation obligatoire Compte tenu des dispositions de l article 53, 2 du Code et de l article 1 er, 1 er, 11, et de l article 5, 1 er, 10, de l arrêté royal n 1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée, l assujetti, établi en Belgique, qui livre un bien ou qui preste un service en exemption de la TVA, est tenu de délivrer à l ayant droit une facture mentionnant la base légale justifiant l exemption de la TVA. La facturation obligatoire est explicitement reprise dans les circulaires n os 1 et 2 du 3 janvier 1978, en particulier les points n os 17, 25 et 49 de la circulaire n o 1 du 3 janvier Obligation de remise d'une demande d exonération de TVA Les circulaires n o 1 et n 2 du 3 janvier 1978 qui décrivent les conditions et limites des exemptions visées à l article 42, 3, alinéa premier, 1, 2, 3, 4, 5, 7 et 8, du Code de la TVA, précisent que l exemption est subordonnée à la remise au fournisseur ou au prestataire de services d une demande d exemption de la TVA émanant de l organisme bénéficiaire ou du particulier Cette demande d exemption de la TVA, sur laquelle le sceau de l organisme bénéficiaire est apposé, doit indiquer d une manière claire le nom et l adresse du fournisseur ou du prestataire de services, ainsi que la nature et la quantité des biens à livrer ou des services à prester. Le document dont question doit être conservé par le fournisseur de biens ou le prestataire de services à l appui de son facturier de sortie comme justification du non paiement de la taxe. Pour toutes ces raisons, la remise par l organisme ou par la personne bénéficiaire d un tel document validé, le cas échéant, par l autorité fiscale compétente, au fournisseur ou au prestataire de services est nécessaire chaque fois qu une exemption de la TVA peut être invoquée. 1. Si l'organisme bénéficiaire est une ambassade, le terme «établi» couvre aussi la notion «accrédité».

6 3.4 Exceptions à l obligation susmentionnée au n o Depuis le 1 er janvier 2007 les livraisons continues d eau, de gaz, d électricité et les prestations de services de télécommunication et de télédistribution (1) destinées à l usage officiel sont exemptées de la TVA, si l organisme bénéficiaire remet au fournisseur de biens ou au prestataire de services chaque année un «Certificat d exonération de la TVA et des droits d accise (Directive 2006/112/UE - article 151 et Directive 2008/118/UE article 13)» qui a été validé par l autorité fiscale compétente mentionnée au n o infra (décision E.T du 1 er octobre 2006) Pour les achats pour utilisation officielle en Belgique par des organismes bénéficiaires qui peuvent se prévaloir d une décision de l autorité fiscale compétente reprise au n o infra pour la délivrance du cachet de validation (voir infra n o 5.2.7), la mention du numéro de référence et de la date de la décision précitée sur la facture suffit. L'organisme bénéficiaire qui a obtenu pour son usage officiel une dispense de visa ne doit pas introduire de demande pour l exonération de la TVA (document n o 450) à son fournisseur belge Une liste des organismes bénéficiaires qui disposent d'une dispense de cachet. Le numéro de référence la décision y a été ajoutée (voir annexe 1). 3.5 Documents qui formalisent une demande d exemption de la TVA pour un organisme bénéficiaire ou un particulier établi ou en fonction en Belgique le «Certificat d exonération de la TVA et des droits d accise (Directive 2006/112/UE article 151 et Directive 2008/118/UE article 13)»,(annexe 2); le document n o 450 «Demande d exemption de la TVA pour des achats en Belgique par des missions diplomatiques, des postes consulaires, des représentations permanentes et organisations internationales (USAGE OFFICIEL)», (annexe 3); le document n o 451 «Demande d exemption de la TVA en application de l article 42, 3, 2, du Code de la TVA pour des achats en Belgique (USAGE PERSONNEL)», (annexe 4) ; - l E-certificat, (annexe 5). 1. Sont visées ici les livraisons de biens et les prestations de services qui donnent lieu à des décomptes ou à des paiements successifs et pour lesquels la livraison et/ou le service a lieu à l'expiration de chaque période à laquelle se rapporte un décompte ou un paiement.

7 4 Définitions 4.1 Usage officiel Les biens acquis et services réalisés en relation directe avec l exercice des fonctions des organismes bénéficiaires concernés Compte tenu de ce que l interprétation classique de la terminologie «usage officiel», peut aboutir à une évaluation subjective jugeant ou non de l opportunité d une livraison ou d une prestation de services pour laquelle une exemption est demandée, l administration fiscale compétente visée au n o 4.6 infra se base, lors de l analyse d une demande d exemption de TVA pour usage officiel, sur la présence d un faisceau d éléments objectifs qui démontrent le caractère officiel des achats. Dès lors l exemption pour usage officiel est autorisée lorsque : - les frais sont définitivement à charge du budget de l'organisme bénéficiaire et sont donc payés avec les fonds de ce budget ; pour les livraisons des biens, l adresse de livraison vise un bâtiment dont le caractère officiel est établi (e.a. une adresse officielle (1) enregistrée soit par la direction du Protocole du SPF Affaires étrangères, soit par l autorité fiscale compétente visée au n o infra) ; pour les prestations de services, le caractère officiel de la prestation est bien établi La demande d exemption de la TVA doit porter sur une livraison de biens ou une prestation de services d un montant hors TVA de minimum 123,95 EUR sauf si: l accord international ou l accord de siège le prévoit autrement; elle concerne les livraisons continues d eau, de gaz, d électricité et les prestations de services de télécommunications et de télédistribution (décision E.T du 1 er octobre 2006). 4.2 Usage personnel Les opérations effectuées par une personne bénéficiaire pour ses besoins propres et privés et ceux des membres de sa famille, pour autant que ces membres fassent partie de son ménage, sont à sa charge et sont inscrits dans le registre de la direction du Protocole du SPF Affaires étrangères La notion de «besoins propres et privés» a une portée très limitée, en ce sens que sont seulement acceptées les opérations pour les besoins propres et privés de la personne bénéficiaire, destinés à être utilisées ou consommées en Belgique par cette dernière et les membres de sa famille qui sont inscrits dans le registre de la direction du Protocole du SPF Affaires étrangères, pendant la période d exercice de ses fonctions auprès d un organisme bénéficiaire. Cette condition est, entre autres, prouvée par le fait que la facture est établie au nom du particulier bénéficiaire et à son adresse privée en Belgique (voir éventuellement n o infra) Seul la personne bénéficiaire, c.-à-d. le particulier qui, par l exercice de sa fonction en Belgique, bénéficie d un privilège, peut introduire une demande d exemption de la TVA pour usage personnel en son nom signée par elle (voir aussi n o infra). Cependant les membres de la famille d une personne bénéficiaire, qui habitent sous le même toit, qui sont à sa charge et qui, par l inscription dans le registre de la direction du Protocole du SPF Affaires étrangères, disposent aussi d une carte d identité spéciale, ne peuvent pas en leur nom propre obtenir une exemption de la TVA. 1. Par «adresse officielle», il est fait référence aussi bien à l'adresse où l'organisme bénéficiaire est établi (adresse principale) qu à l'adresse d'un autre bâtiment qui est utilisé par ledit organisme bénéficiaire (adresse secondaire).

8 La demande d exemption de la TVA doit concerner une livraison de biens ou une prestation de services d un montant de minimum 247,89 EUR, hors TVA, sauf si un accord international ou un accord de siège le prévoit. 4.3 Numéro de dossier Chaque bénéficiaire qui est établi en Belgique ou qui y exerce une fonction est enregistré, dans le cas de personnes bénéficiaires par la direction du Protocole du SPF Affaires étrangères, dans le cas d organismes bénéficiaires par la direction du Protocole du SPF Affaires étrangères ou par l autorité fiscale compétente visée au n o infra Les personnes bénéficiaires trouvent leur numéro de dossier au verso de la carte d identité délivrée par la direction du Protocole du SPF Affaires étrangères A chaque fois que sur une demande d exemption de la TVA le nom de l organisme bénéficiaire ou du particulier est mentionné, son numéro de dossier doit aussi être ajouté. 4.4 Personne compétente La notion de personne compétente fait référence au chef de poste dans le cas d une mission diplomatique ou d un poste consulaire, ou au fonctionnaire dirigeant pour un organisme international dans les autres cas, ou à toute personne à qui les personnes dont question ci-avant ont délégué leur signature. La qualité de personne compétente est enregistrée, soit par la direction du Protocole du SPF Affaires étrangères, soit par l autorité fiscale compétente reprise au n o infra La personne compétente doit indiquer sur la demande d exemption de la TVA son numéro de dossier (1). 4.5 Facture En Belgique, la facture que l assujetti à la TVA doit confectionner pour son client doit contenir plusieurs mentions. Vu l article 226 de la Directive 2006/112/UE du Conseil du 28 novembre 2006 concernant le système commun de la TVA, un document établi par un fournisseur de biens ou un prestataire de services établi dans un autre Etat membre de l UE est accepté comme facture s il contient les données suivantes : la date de délivrance ; un numéro de facture individuel ; identification (nom et adresse) du fournisseur ou du prestataire de services et son numéro d identification à la TVA; identification (nom et adresse) du client ; dénomination usuelle des biens livrés et des services fournis et leur quantité ; l indication par taux du montant de l opération (soit taxe comprise ou hors taxe) ; indication des taux ou de la taxe due par taux. 1. La personne compétente pour laquelle la direction du Protocole du SPF Affaires étrangères n a pas délivré de carte d identité peut demander son numéro de dossier à l autorité fiscale compétente reprise au n o infra qui doit être mentionné sur la demande.

9 Les factures doivent être intégralement rédigées par le fournisseur de biens ou le prestataire de services et ne peuvent pas contenir des corrections Les données avec lesquelles le client est identifié sur la facture doivent correspondre avec les données d identification (nom, adresse, etc.) de l organisme bénéficiaire ou de la personne mentionnée sur la demande d exemption de la TVA (voir n o supra). Seulement dans le cas de l usage officiel une facture ou les documents l accompagnant peuvent mentionner une ou plusieurs adresses qui ne correspondent pas avec l adresse reprise sur la demande d exemption de la TVA. Dans ce cas, ces adresses doivent être enregistrées, soit par la Direction du Protocol du SPF Affaires étrangères, soit par l autorité fiscale compétente reprise au n o infra, comme adresses officielles de l organisme bénéficiaire concerné Si la facture concerne des biens et/ou des services relatifs à un véhicule automobile qui a bénéficié d une exemption de la TVA, une copie du certificat d immatriculation dudit véhicule doit être jointe. 4.6 L autorité fiscale compétente C est l instance qui, en Belgique, est compétente pour la délivrance du cachet de validation. Si la demande d exemption de la TVA doit être validée dans d autres hypothèses que celles développées dans les n os et infra, l autorité fiscale compétente est : SPF Finances Administration générale de la fiscalité Services centraux - Relations internationales North Galaxy Boulevard du Roi Albert II, 33, boîte BRUXELLES (FR) (NL) vat.diplomat@minfin.fed.be Pour les véhicules automobiles acquis par un organisme bénéficiaire ou une personne (à l exception d organismes évoqués au n o infra), ainsi que pour les achats faits par certains membres d organismes internationaux, la demande d exemption de la TVA doit être validée par : SPF Finances Administration générale des douanes et accises Services centraux North Galaxy Boulevard du Roi Albert II, 33, boîte BRUXELLES (FR) (NL) Les demandes d exemption de la TVA effectuées par des QG militaires ou par les forces sont toujours validées (sauf en cas de dispense de visa pour usage officiel mentionné au n o infra) par : SPF Finances Bureau SHAPE/TVA Building Room SHAPE

10 4.6.4 Les organismes bénéficiaires ou particuliers, visés au point précédent, sont : 10 au niveau du SHAPE : le QG SHAPE représentations militaires nationales auprès de SHAPE (SAUF Belgique) unités d appui nationales (SAUF unités belges) Ecole Internationale du SHAPE au niveau des forces : les forces armées étrangères en Belgique organismes avec application du statut SHAPE : ACT SEE OHQ ALTHEA NSHQ NAEW&C FC organismes dit Satellites au Shape: EGUERMIN (Ostende) le centre compétent belgo-néerlandais Support «department catering» Brugge Si la demande d exemption de la TVA doit être validée par une autorité fiscale compétente reprise au n o 4.6 supra, le document doit toujours être établi en deux exemplaires accompagné de la facture (et, éventuellement, d une copie du certificat d immatriculation voir n o 4.7 infra) à déposer auprès de l autorité fiscale compétente, soit par la poste, soit directement par une visite. 4.7 Accessorium sequitur principale Conformément à cet adage une exemption de TVA ne peut en principe être acceptée accessoirement que seulement si la chose principale a pu aussi bénéficier de l exemption de la TVA. Les livraisons de biens et des prestations de services relatives à des biens ou à des services non exemptés ne peuvent pas non plus bénéficier de l'exemption. C est pourquoi, lors d une demande d exonération de TVA relative à l achat de bien ou de prestations de service relatifs à une voiture automobile une copie du certificat d immatriculation doit toujours être jointe. 4.8 Mesures transitoires A partir du 1 er janvier 2013, seront exclusivement acceptés comme documents qui formalisent une demande d exemption de la TVA ceux mentionnant au recto en bas à gauche la mention «FOD SPF Fin » Jusqu à cette date, les formulaires délivrés par l autorité fiscale compétente reprise au n o infra resteront en vigueur Les formulaires sont uniquement disponibles sur le site web du SPF Finances où ils peuvent être téléchargés (voir annexe 6).

11 11 5 Certificat d exonération de la TVA et des droits d accise (Article 151 de la Directive 2006/112/CE, et article 13 de la Directive 2008/118/CE) 5.1 Historique Conformément à l article 51 du Règlement d exécution (UE) n o 282/2011 du Conseil du 15 mars 2011 portant mesures d exécution de la Directive 2006/112/UE relative au système commun de la taxe sur la valeur ajoutée, le certificat d exonération de la TVA et/ou des droits d accise prévu à l annexe II du dit règlement sert à confirmer que l opération peut bénéficier de ladite exonération en vertu de l article 151 de la directive 2006/112/CE. Ce document remplace le document préparatoire aux droits d accise, faisant l objet du Règlement (CE) n o 31/96 du 10 janvier 1996 relatif au certificat d exonération des droits d accise (Journal officiel n o L 8 du 11 janvier 1996) et qui, par la décision du Conseil de l Union européenne du 20 mars 1995, a été étendu à la TVA pour les achats de biens et de services dans un Etat membre par un organisme bénéficiaire ou un particulier établi ou en fonction dans un autre Etat membre Ce document avec comme dénomination «Certificat d exonération de la TVA et des droits d accise (Directive 2006/112/UE article 151 et Directive 2008/118/UE article 13)» (ci-après : certificat) a été publié dans l annexe du Règlement d exécution (UE) 282/2011 du 15 mars 2011 (Journal officiel de l Union européenne du 23 mars 2011). Ce certificat est disponible dans toutes les langues officielles de l Union européenne Ce document est utilisé par la Belgique comme pièce justificative pour le fournisseur de biens ou le prestataire de services non établi en Belgique ayant réalisé une livraison de biens ou une prestation de services au profit d un organisme bénéficiaire ou d une personne bénéficiaire établis ou en fonction en Belgique. En effet, par la validation du certificat, la Belgique confirme à l Etat membre où l opération est soumise à la taxe que l acheteur, conformément à la réglementation belge, est identifié comme un organisme bénéficiaire ou un particulier bénéficiant de l exemption de la TVA et que la nature et le volume des biens ou des services satisfont aux conditions et limitations belges soit pour l usage officiel, soit pour l usage personnel. En d autres mots, si l opération était réalisée par l organisme bénéficiaire ou la personne bénéficiaire en Belgique, alors elle aurait pu être exemptée de la TVA belge (application de l article 42, 3, alinéa 1er, du Code de la TVA) Il existe aussi une tendance à généraliser l emploi du certificat comme pièce justificative pour l application de l article 42, 3, alinéa 1 er,du Code de la TVA sur les livraisons de biens ou les prestations de services en Belgique destinées à des organismes bénéficiaires ou les personnes bénéficiaires ou en fonction en Belgique. C est déjà le cas pour les: achats pour usage officiel ou personnel des organismes ou personnes bénéficiaires dont question au n o supra; achats pour usage personnel par des personnes bénéficiaires de certains organismes bénéficiaires (entre autres UE, OTAN); livraisons continues d eau, de gaz, d électricité et les prestations de services de télécommunication et de télédistribution (décision E.T du 1 er octobre 2006); achats pour l usage officiel des consulats honoraires (décision E.T du 12 avril 2007).

12 5.2 Commentaires à propos du certificat Les spécifications générales concernant le papier à utiliser sont reprises dans le Journal officiel des Communautés européennes n o C 164 du 1 juillet 1989, page 3. Le papier de tous les exemplaires est blanc avec impression de couleur noir et les dimensions sont de 210 mm sur 297 mm, pour lesquelles une tolérance de différence de longueur de maximum 5 mm en moins ou de 8 mm en plus est permise Le certificat contient sur le recto les cases 1 à 4 et sur le verso les cases 5 à 7. Le document doit toujours être présenté recto/verso et les bords droits et gauches doivent être situés à 1,5 cm et 2,5 cm respectivement des bords de page Le formulaire est disponible dans toutes les langues officielles de l UE Le document doit être rempli de façon lisible de telle sorte que rien ne peut être effacé. Sur le document il ne peut pas y avoir non plus de ratures ou des annotations en surimpression Le certificat doit être rempli dans une des trois langues nationales. Si dans la case 5.B du certificat «Description des biens et/ou des services» on renvoie à une facture qui n est pas rédigée dans une des trois langues nationales alors l organisme bénéficiaire ou le particulier doit en ajouter une traduction Afin de marquer son accord avec l exemption le certificat doit, avant d être transmis au prestataire de services ou au fournisseur de biens, être validé en case 6 par l autorité fiscale compétente visée au n o 4.6 supra, mentionnée en case 2 du certificat. C est pourquoi le certificat établi en deux exemplaires et accompagné de la facture doit être introduit auprès de l autorité fiscale compétente, par courrier ou lors d une visite. Un exemplaire est retenu lors de la validation et l autre est remis à l organisme ou à la personne bénéficiaire et est destiné au prestataire de services ou au fournisseur de biens comme pièce justificative pour une opération exemptée au profit d un organisme bénéficiaire ou d un particulier établi en Belgique Une dispense de visa peut être accordée à un organisme bénéficiaire seulement dans le cadre de l usage officiel (voir infra n o et suivants). Dans ce cas il n y a pas d estampillage de la case 6, mais l organisme bénéficiaire doit dûment compléter, dater et signer la case 7. L organisme bénéficiaire qui a reçu une dispense de visa pour usage officiel ne peut pas l invoquer dans le cas de demande d exemption pour : - l achat d un véhicule automobile; - les livraisons continues d eau, de gaz, d électricité, et les services de télécommunication et de télédistribution (décision E.T du 1 er octobre 2006); - les réceptions officielles; - les biens soumis à accise.

13 5.3 Analyse du certificat par case Rubrique NUMERO DE SERIE Cette case peut être librement remplie par l organisme bénéficiaire ou le particulier afin de numéroter les formulaires Case 1. ORGANISME/PARTICULIER EXONERABLE Par l information mentionnée en case 1, le demandeur est identifié comme organisme bénéficiaire ou personne bénéficiaire. Par cette identification il est en même temps constaté que les biens ou les prestations de services pour lesquels une exemption de TVA est invoquée sont destinés soit pour usage officiel, soit pour usage personnel Le nom et l adresse de l organisme bénéficiaire ou de la personne bénéficiaire renseigné en case 1 doit correspondre avec les données d identification du client sur la facture La constatation consécutive à la fois de la qualité de la personne bénéficiaire ou de l organisme bénéficiaire et de la destination pour usage personnel ou officiel de l achat de biens ou de la prestation de services est déterminante pour la façon dont le certificat doit par la suite être rempli. Si en case 3 l option «usage officiel» est coché alors : la case 4 ne doit pas être remplie ; la case 6 ou la case 7 peut être remplie. Si en case 3, le choix «usage personnel» est coché, alors la case 4 peut être remplie, la case 6 doit être remplie, la case 7 ne peut pas être remplie Nom : Ici est noté le nom de l organisme bénéficiaire ou la personne bénéficiaire tel qu il est enregistré, soit par la direction du protocole du SPF Affaires étrangères, soit par l autorité fiscale compétente visée au n o supra. C est le nom tel qu il est connu officiellement en Belgique. A côté de son nom l organisme bénéficiaire ou la personne bénéficiaire renseigne en case 1 son numéro de dossier (voir n o 4.3 supra) Adresse : l organisme bénéficiaire mentionne l adresse officielle en Belgique telle qu elle est enregistrée, soit par la direction du Protocole du SPF Affaires étrangères, soit par l autorité fiscale compétente visée au n o supra. La personne bénéficiaire mentionne son adresse privée en Belgique Il est toutefois accepté que la personne bénéficiaire ne communique pas son adresse privée de séjour, mais l adresse officielle de l organisme bénéficiaire dans lequel elle exerce ses fonctions. Dans ce cas cette adresse communiquée sur le certificat doit, conformément au n o supra, correspondre avec l adresse mentionnée sur la facture Code postal, localité : l adresse mentionnée en case 1 doit être située en Belgique (voir n o supra) Etat membre (d accueil) : le nom d un Etat membre de l UE où l organisme bénéficiaire est établi ou où la personne bénéficiaire exerce sa fonction. Par conséquent, en l occurrence, c est la Belgique qui est ici mentionnée comme pays d accueil Case 2. AUTORITE COMPETENTE POUR L APPOSITION DU CACHET En case 2 sont renseignés le nom, l adresse et le numéro de téléphone de l autorité fiscale de l Etat d accueil qui est compétente pour la validation, c.-à-d. l apposition du visa en case 6 dudit document. Les certificats qui sont mis à la disposition de l organisme bénéficiaire ou de la personne bénéficiaire établis ou en fonction en Belgique contiennent déjà cette information en case 2.

14 5.3.4 Case 3. DECLARATION DE L ORGANISME OU DU PARTICULIER EXONERABLE Par la déclaration en case 3 du certificat, l organisme bénéficiaire ou la personne bénéficiaire communique les renseignements nécessaires pour évaluer la demande d exemption. A cette fin sont cochées dans la case 3 les données avec le statut précis de l organisme bénéficiaire ou de la personne bénéficiaire. Comme noté au n o supra, l option «pour l usage officiel» doit être cochée avec une des possibilités mentionnées ci-dessous, si en case 1 un organisme bénéficiaire est renseigné. Si, en case 1, la personne bénéficiaire est mentionnée, alors l option «pour usage personnel doit être cochée. Dans ce dernier cas, le nom de l organisme dans lequel la personne bénéficiaire exerce ses fonctions doit être noté en même temps Lieu, date : Etant donné que l organisme bénéficiaire ou la personne bénéficiaire en case 3 b) déclare que les biens ou services décrits en case 5 sont conformes aux conditions et aux restrictions de l Etat d accueil noté en case 1 (en l occurrence la Belgique), la date mentionnée ici ne peut en principe pas être antérieure à la date de la facture Nom et qualité du signataire : le nom du signataire et sa fonction sont ici communiqués. Ce dernier est : la personne compétente si en case 3 le choix «pour l usage officiel» a été coché ; la personne bénéficiaire renseignée en case 1 si le choix en case 3 est «pour l usage personnel» Le certificat est alors signé par la personne compétente ou par la personne bénéficiaire. Le signataire doit aussi renseigner son numéro de dossier, sauf les organismes dont question au n o supra Par sa signature, la personne compétente ou la personne bénéficiaire confirme que : les biens et/ou les services décrits à la case 5 sont conformes aux conditions et aux restrictions applicables en matière d exonération dans l Etat membre d accueil mentionné à la case 1, et, que les informations ci-dessus sont exactes et sincères Par sa signature, l organisme bénéficiaire ou la personne bénéficiaire s engage par la présente déclaration à verser à l Etat membre à partir duquel les biens ont été expédiés ou à partir duquel les biens et/ou les services ont été effectués la TVA et/ou les droits d accise qui seraient exigibles si les biens et/ou les services n étaient pas conformes aux conditions d exonération ou si ils n étaient pas utilisés de la façon prévue Si, en case 3, le choix «pour l usage officiel» est coché, le cachet de l organisme est ici aussi apposé Case 4. CACHET DE L ORGANISME Dans la déclaration de la case 4 du certificat l organisme confirme les données mentionnées aux cases 1 et 3 a) et confirme que la personne bénéficiaire est un membre du personnel de l organisme. Par conséquent, la case 4 reste vierge si en case 1 un organisme bénéficiaire est noté Lieu et date : voir n supra Cachet : le cachet de l organisme est ici apposé Nom et qualité du signataire : le nom du signataire et sa fonction sont ici communiqués. Ce dernier doit être la personne compétente désignée à cette fin. Il doit aussi mentionner son numéro de dossier.

15 Case 5. DESCRIPTION DES BIENS ET/OU DES SERVICES POUR LESQUELS L EXONERATION DE LA TVA ET /OU DES DROITS D ACCISE EST DEMANDEE La case 5 contient des données relatives aux biens livrés et aux prestations de services pour lesquels l exemption est invoquée En case 5A, les données d identification du fournisseur des biens ou du prestataire de services sont mentionnées. C est ainsi que le nom et l adresse, l Etat membre et le numéro d identification à la TVA sont mentionnés Nom et adresse : le nom et l adresse du fournisseur de biens ou du prestataire de services comme apparaissant sur la facture Etat membre : L Etat membre où est établi le fournisseur de biens ou le prestataire de services Numéro d'identification TVA/numéro des droits d'accise ou numéro d'enregistrement fiscal : le numéro d identification à la TVA du fournisseur de biens ou du prestataire de services en vertu duquel l opération a été exécutée. Dans les situations dépendantes de la situation fiscale du fournisseur, ce numéro peut être délivré par un autre Etat membre que l Etat membre d établissement. Si ce numéro n est pas le numéro de TVA intracommunautaire, l autorité compétente mentionnée dans la case 2 doit demander des renseignements complémentaires avant que le certificat puisse être validé En case 5.B sont détaillées les données concernant les biens livrés et les prestations de services Cette rubrique doit au minimum contenir les mentions suivantes : la dénomination générique des biens livrés et/ou des services prestés; la date de la facture annexée ; le prix de ces biens et/ou services. A la place de la dénomination générique, il suffit d un renvoi à la facture moyennant la mention du numéro de celle-ci. Si la facture à laquelle est fait référence n est pas rédigée dans une des 3 langues nationales, alors une traduction de celle-ci doit être annexée Il y a deux exceptions à ce qui est dit supra au n o relatif à l usage officiel : pour les livraisons continues d eau, de gaz, d électricité, et les prestations de services de télécommunication et de télédistribution il suffit d une indication dans la case 5.B d une donnée d identification comme le numéro de client ou de contrat grâce auquel l organisme bénéficiaire peut être identifié auprès du fournisseur de biens ou du prestataire de services. Un exemplaire de la facture sur laquelle cette donnée d identification apparaît doit aussi être jointe (décision E.T du 1 er octobre 2006); pour les réceptions officielles, l organisme bénéficiaire renseigné en case 1 doit mettre en case 5.B, à côté des mentions reprises au n o , la déclaration suivante : «les marchandises et/ou les services sont destinés à la réception officielle tenue à (indication précise du lieu), le (date), à l occasion de..»

16 Si le certificat a été visé en case 6 par l autorité fiscale compétente visée au n o 4.6 supra, la facture est aussi alors validée. La zone non utilisée en case 5.B doit être barrée de telle sorte que rien ne puisse y être rajouté. Il est à noter que ni la facture ni d autres documents ou sources d information en rapport avec l opération taxable ne peuvent contenir des éléments comme quoi la livraison, l installation, l utilisation, ont lieu en dehors de la Belgique Case 6. CERTIFICAT DES AUTORITES COMPETENTES DE L ETAT MEMBRE D ACCUEIL Le certificat doit toujours être présenté à la validation en deux exemplaires originaux accompagnés d une copie de la facture, à moins qu une dispense de visa ne soit accordée pour usage officiel Les données renseignées dans les rubriques précédentes provenant de l organisme bénéficiaire ou la personne bénéficiaire sont validées en case 6 par la validation par une des instances fiscales compétentes belges renseignées sous le n 4.6 supra Case 7. DISPENSE DU CACHET PREVU A LA CASE Quand les biens ou services sont destinés à l usage officiel, l autorité fiscale compétente visée au n supra peut, à titre exceptionnel, dispenser l organisme bénéficiaire de l obligation de faire valider le document. Si la case 7 est remplie, alors la case 6 doit rester vierge Comme renseigné sous le n supra, l organisme bénéficiaire qui, pour un usage officiel, a reçu une dispense de cachet, ne peut cependant pas l invoquer si la demande d exemption concerne : l achat d un véhicule automobile; les livraisons continues d eau, de gaz, d électricité, et les prestations de services de télécommunication et de télédistribution (décision E.T du 1 er octobre 2006) ; les réceptions officielles; l achat de biens soumis à accise Par lettre n : le numéro de référence de la décision de l autorité compétente visée au n supra par laquelle une dispense du cachet a été accordée à l organisme bénéficiaire Du : la date de la décision par laquelle une dispense du cachet a été accordée à l organisme bénéficiaire L'organisme exonérable désigné : le nom de l organisme bénéficiaire noté en case L'autorité compétente de l'état membre d'accueil : mention de l autorité compétente visée au n supra Lieu, date : la date mentionnée ici ne peut pas précéder celle de la case Cachet : le cachet de l organisme bénéficiaire est ici apposé Nom et qualité du signataire : le nom et la fonction du signataire sont ici notés. Le signataire est la personne compétente. La personne compétente doit en même temps s identifier par son numéro de dossier Signature : le signataire appose sa signature ici.

17 17 6 Le document n 450 «Demande d exemption de la TVA pour des achats effectués en Belgique par les missions diplomatiques, les postes consulaires, les représentations permanentes et les organisations internationales (USAGE OFFICIEL)» 6.1 Historique Jusqu au 31 mai 1993, les exemptions accordées aux organismes bénéficiaires en Belgique, pour les livraisons de biens ou les prestations de services destinées à leur usage officiel, devaient être couvertes par un bon de commande ou par une attestation avec mention, entre autres, de la qualité de l organisme bénéficiaire, du nom et de l adresse du fournisseur de biens ou du prestataire de services, ainsi que de la nature et la quantité des biens livrés ou des services prestés Vu que les documents mentionnés dans les circulaires n os 1 et 2 du 3 janvier 1978 servaient seulement de modèle, il était laissé au libre arbitre de l organisme bénéficiaire de réaliser son propre document Dans le but d assurer une procédure uniforme dans l attribution de l exemption, le document 450 «Demande d exemption de la TVA pour des achats effectués en Belgique par les missions diplomatiques, les postes consulaires, les représentations permanentes et les organisations internationales (USAGE OFFICIEL)» (dénommé ciaprès : document 450) a été conçu et a dû être utilisé à partir du 1 er juin 1993 par les organismes bénéficiaires ( à l exception des organismes bénéficiaires visés au n o supra) à la place des documents ou attestations citées ci-dessus Les circulaires n os 1 et 2 dont question doivent, en conséquence, être lues en fonction du fait que le document requis en annexe IV de la circulaire n o 1 du 3 janvier 1978 est remplacé par ledit document Commentaires à propos du document Le papier de tous les exemplaires est blanc avec impression de couleur noir. Les dimensions du formulaire sont de 210 mm sur 297 mm, avec une tolérance maximale de longueur de 5 mm en moins ou de 8 mm en plus Le document 450 doit toujours être présenté en recto-verso. L information qui apparaît au recto permet l identification de l organisme bénéficiaire. Sur le verso, les données servent à préciser les biens livrés ou les services prestés. Le côté gauche et droit du cadre se trouve au minimum à 1,5 cm et au maximum 2,5 cm des bords respectifs Le document doit être rempli de façon lisible de telle sorte que rien ne puisse être effacé. Dans le formulaire il ne peut pas y avoir de ratures ou des notes écrites en surimpression Le document 450 doit être rempli dans une des trois langues nationales Le document 450 doit être immédiatement remis au fournisseur de biens ou au prestataire de services sans aucune intervention de l autorité fiscale compétente visée au n supra.

18 6.2.6 A cette règle, il existe néanmoins les exceptions suivantes : 18 achat d un véhicule automobile (voir n supra) ; réceptions officielles : le visa de l autorité compétente dont question au n 4.6 supra, doit être apposé sur le document 450 dans la case réservée au visa de l Administration ; si une organisation bénéficiaire invoque l exemption pour des biens et/ou des services (p.ex. des vêtements) qui, apparemment en raison de leur nature, ne peuvent pas être considérés nécessaires pour son usage officiel, alors le visa de l autorité fiscale compétente, mentionnée sous le n supra, doit être apposé sur le document 450 dans la case réservée au visa de l Administration ; les achats pour usage officiel en Belgique par des organismes bénéficiaires, qui peuvent se prévaloir d une dispense de validation (voir n supra). 6.3 Analyse du recto du document Le soussigné : le nom du chef de la mission diplomatique, ou du poste consulaire, ou le fonctionnaire dirigeant dans les autres cas est inscrit ici. Cette personne mentionne à côté de son nom également son numéro de dossier Chef de : le nom de l organisme bénéficiaire est ici mentionné. Le nom de l organisme bénéficiaire doit correspondre avec les données par lesquelles le client est identifié sur la facture. Le numéro de dossier de l organisme bénéficiaire doit aussi être renseigné Sceau : le cachet de l organisme est apposé ici Date : en principe, la date notée ici ne peut pas précéder celle de la livraison ou de la prestation de services (en l occurrence la date de la facture) Nom et qualité du signataire : le nom et la fonction du signataire sont ici notés. Le signataire est par définition la personne compétente. Le signataire doit en même temps s identifier par son numéro de dossier Pour les réceptions officielles, l organisme bénéficiaire doit renseigner dans le document 450, dans la case réservée au visa de l Administration, la mention suivante : «les marchandises et/ou services repris au verso sont destinés à la réception officielle tenue à... (indication précise du lieu), le (date) à l occasion de.» Par sa signature, la personne compétente confirme que les biens ou services mentionnés au verso satisfont bien aux conditions et limites qui sont liées à l exemption de la TVA en Belgique Par sa signature, l organisme bénéficiaire s engage à acquitter la TVA exigible en Belgique sur les biens ou les services au cas où : ils ne recevraient pas la destination prévue pour bénéficier de l exemption; ils ne satisferaient pas aux conditions ayant motivé ladite exemption.

19 Analyse du verso du document 450 (aperçu des achats pour lesquels l exemption est demandée) Au verso sont notifiés des renseignements à propos des livraisons de biens ou des prestations de services fournis pour lesquels l exemption est revendiquée. Dans la colonne fournisseur ou prestataire de services doivent se trouver les coordonnées du fournisseur de biens ou du prestataire de services, y compris son numéro d identification à la TVA. Si le document 450 est visé par l autorité fiscale compétente prévue au n 4.6 supra, la facture doit aussi être estampillée. La zone restée vierge doit être barrée, de telle sorte que plus rien ne puisse y être inscrit. Il est à noter que ni la facture ni d autres documents ou sources d information en rapport avec l opération taxable ne peuvent contenir des éléments comme quoi la livraison, l installation, l utilisation, ont lieu en dehors de la Belgique Numéro d identification à la TVA : le numéro d identification à la TVA du fournisseur de biens ou du prestataire de services renseigné sur la facture Nom et adresse : nom et adresse du fournisseur de biens ou du prestataire de services tel que mentionnés sur la facture Désignation : une description générale des biens livrés ou des services prestés Quantité : une donnée chiffrée indiquant le nombre ou le volume des biens livrés ou des services prestés Prix unitaire hors TVA : un chiffre qui traduit le prix unitaire sans TVA des biens livrés ou des services prestés Prix total hors TVA : résultat de la multiplication des colonnes dont question au n (quantité) et au n (prix unitaire hors TVA) Le remplissage des postes repris au n (Quantité), au n (Prix unitaire hors TVA) et au n (Prix total hors TVA:) n est pas requis, si la case «Nom et adresse» (voir n supra) mentionne aussi le numéro et la date de la facture.

20 20 7 Le document n 451 «Demande d exemption de la TVA au titre de l article 42, 3, 2, du Code pour les achats en Belgique (USAGE PERSONNEL)». 7.1 Historique Jusqu au 31 mai 1993, les exemptions dont jouissaient les personnes bénéficiaires pour les livraisons de biens et les prestations de services destinées à leur usage personnel en Belgique étaient couvertes par un bon de commande ou par une attestation avec mention, entre autres, de la qualité de la personne bénéficiaire, du nom et de l adresse du fournisseur de biens ou du prestataire de services, ainsi que de la nature et la quantité des biens livrés ou des services prestés Vu que les documents visés dans les circulaires n os 1 et 2 du 3 janvier 1978 servaient seulement comme modèles, il était laissé au libre arbitre de la personne bénéficiaire de réaliser son propre document Dans le but d assurer une procédure uniforme dans l octroi de l exemption le document 451 a été conçu «Demande d exemption de la TVA au titre de l article 42, 3, 2, du Code pour les achats en Belgique ( USAGE PERSONNEL)» (ciaprès dénommé : document 451). Ce document doit être utilisé à partir du 1 er juin 1993 à la place du bon de commande ou de l attestation dont question ci-dessus Les circulaires n 1 et 2 dont question doivent par conséquent être lues en ce sens que le document requis dont il est question en annexe V de la circulaire n o 1 du 3 janvier 1978 est remplacé par ledit document Commentaires à propos du document Le papier de tous les exemplaires est blanc avec impression de couleur noir et les dimensions du formulaire sont de 210 mm sur 297 mm, avec une tolérance maximale de longueur de 5 mm en moins ou de 8 mm en plus Le document 451 doit toujours être présenté en recto-verso. L information qui apparaît au recto permet l identification de la personne bénéficiaire. Sur le verso, les données servent à préciser les biens livrés ou les services prestés. Le côté gauche et droit du cadre se trouve au minimum à 1,5 cm et au maximum 2,5 cm des bords respectifs Le document doit être rempli de façon lisible de telle sorte que rien ne puisse être effacé. Dans le formulaire, il ne peut y avoir des ratures ou des notes écrites en surimpression Le document 451 doit être rempli dans une des trois langues nationales Le document 451 est immédiatement remis au fournisseur de biens ou au prestataire de services sans aucune intervention de l autorité fiscale compétente visée au n o 4.6 supra, à l exception de l achat d un véhicule automobile (voir n o supra).