Transfert de supports

Transcription

1 Département de la conservation Atelier de photographie Transfert de supports Documentation technique Christian Ruault Technicien d art photographe Introduction 2 Microfilm 3 Support micrographique 3 Prise de vues (microfilmage) 3 Vues techniques 4 Traitement 4 Duplications et montage 5 Bordereau de livraison des microfilms. 5 Contrôle 5 Fichier numérique 6 Notions de base 6 Images de référence 7 Critères photographiques 7 Support de livraison 10 Contrôle 11 Annexes 12 Normes ISO et AFNOR 12 Bibliographie 12 Bordereau de livraison de documents a microfilmer 13 Cote : 14 Fiche descriptive 14 Fiche de l état materiel de l article 15

2 Introduction Le transfert de support permet la consultation des documents d archives en préservant les originaux des manipulations répétées pouvant entraîner leurs dégradations, la prévention des risques de déclassement des pièces et des préjudices dus à des négligences ou des indélicatesses. Deux types de supports peuvent être proposés aux lecteurs : le microfilm et le fichier numérique. Le microfilm Le microfilm est un procédé photographique sur film argentique noir et blanc. Son très grand avantage est la pérennité du support. Celui-ci peut se conserver plusieurs siècles s il est convenablement traité et stocké dans un environnement maîtrisé. Les images sont en noir et blanc, ce qui peut être préjudiciable à la lecture lorsqu il y a des couleurs. Le support est à haut contraste, cela facilite généralement la lecture des textes, mais pose des problèmes pour la restitution des images (photos ou dessins). La consultation se fait sur des appareils de lecture de facture simple. Dans les centres d archives, ceuxci sont généralement mis à disposition du public dans des salles spécialement aménagées.. Les archivistes distinguent trois types de microfilms : - microfilms de sécurité réalisés afin d éviter la communication des originaux au public, - microfilms de complément réalisés pour des archives dont les originaux sont conservés dans un autre service d archives, - microfilms de substitution pour des documents dont l original a été volontairement détruit après microfilmage (non réalisés dans les services d archives publiques). Le fichier numérique La numérisation est la conversion en données numériques d un signal analogique. Les données sont stockées sur un support optique, magnétique, ou électronique. Celles-ci peuvent être consultées à l aide d un ordinateur. Des postes de consultation peuvent être mis à disposition des lecteurs dans les centres d archives. Les images peuvent aussi être mises en ligne sur le web et être consultées à partir de tous les ordinateurs connectés au réseau. Les images peuvent être en couleurs et restituer fidèlement les documents originaux. Des impressions sur papier, en basse qualité, peuvent être envisagées à partir des fichiers mis en ligne. Des impressions haute qualité ne sont réalisables qu à partir des fichiers-source, et seulement si la numérisation a été prévue à une qualité suffisante La conservation des fichiers est le point faible de la numérisation. Celle-ci est tributaire des avancées technologiques et demande une attention particulière. Des migrations sur d autres supports sont à prévoir. La numérisation des microfilms peut être envisagée pour permettre leurs consultations en ligne. Il est cependant nécessaire, pour avoir de bons résultats, que les microfilms soient de bonne qualité. Les fichiers sont, dans ce cas, d un rendu proche de celui des microfilms originaux. La génération de microfilms à partir de fichiers numériques est également possible. Mais la qualité sera toutefois inférieure à un microfilmage direct des originaux. Préparation des documents La préparation des documents est commune au microfilmage et à la numérisation. Elle comporte les élémentss suivants : - vérification de l ordre des pièces - numérotation des pièces, foliotage ou pagination - estampillage - enlèvement des attaches métalliques et remplacement par des chemises en papier permanent - établissement d une fiche descriptive par article, d une fiche d état matériel et d un bordereau de livraison (voir des modèles de fiches en annexe). 2

3 Microfilm Stage technique international 2009 Support micrographique Film de type gélatino-argentique sur support en polyéthylène téréphtalate. Format 35 mm non perforé - Dimension de l image : 32 x 44 mm - Longueur de la bobine : 30m - Nombre d images maximum par bobines : Échelle de réduction : 1/7,4 à 1/20 - Formats des documents : 20 x 30 cm à 60 x 80 cm Format 16 mm non perforé - Dimension de l image : 9 x 14 mm - Longueur de la bobine : 60 m - Nombre d images maximum par bobine : Échelle de réduction : 1/25 et 1/32 - Format des documents : jusqu au A3 Lorsqu il s agit d une prestation externalisée, il convient de rédiger un bordereau des prix unitaires. Celui doit être défini en fonction de la typologie des documents à microfilmer. 16 mm - dimensions inférieures ou égale à 21 x 30 cm 1 page par vue. 35 mm - Documents présents dans un fonds microfilmé en 35 mm mais dont les dimensions sont inférieures ou égales à 21 x 30 cm - documents dont les dimensions extrêmes se situent entre 21 x 30 et 29 x 39 cm, 2 pages par vue. - documents dont les dimensions extrêmes se situent entre 30 x 40 et 60 x 80 cm, 2 pages par vue. - documents dont les dimensions, lorsqu il est présenté pages ouvertes, sont supérieurs à 60 x 80 cm et qui sera par conséquent microfilmé en 1 page par vue - liasse ou registre de documents nécessitant une manipulation (dépliage et repliage) Prise de vues (microfilmage) Les critères de microfilmage doivent être clairement précisés dans le cahier des clauses techniques particulières (CTTP) et leurs applications doivent être contrôlées. - Les répertoires et registres reliés sont mis à plat sous la vitre d un presse-livre. - Le support des documents, ou leur encadrement, doivent être de couleur blanche - Chaque article (répertoire, registre, liasse ou fichier) est photographié dans son intégralité. - L échelle de réduction adoptée est fonction du format du document (norme Z pour le 35 mm) sachant que dans la grande majorité des cas l enregistrement se fait en mode vertical à une page par image pour les liasses et en mode horizontal à deux pages par image pour les registres et répertoires. - Aucun changement de mode et d échelle de réduction n est autorisé au cours de la prise de vue d un document, sauf pour les documents dont les dimensions sont supérieures à celles du registre, du répertoire ou de la liasse considérés ; il fait l objet d un recadrage approprié. - Lorsque le document contient des dépliants qui n entrent pas intégralement dans le cadre choisi, au-delà du rapport 20, plusieurs prises de vues successives sont réalisées de la gauche vers la droite du dépliant ; à partir de la seconde prise de vue, un recouvrement d environ un sixième de l image précédente est appliqué. (rapport 20 : image sur laquelle les dimensions de document sont de1/20 par rapport à l original) - Afin d éviter les problèmes de transparence recto/verso, une feuille de papier appropriée (noire ou de couleur sombre) est placée sous le feuillet à reproduire. 3

4 - L opérateur doit s assurer que le document est correctement présenté et qu il ne subit pas de déformation préjudiciable à son bon alignement par rapport au mode choisi ; il doit également s assurer que l état lumineux sur le plan de prise de vues est de nature à permettre une densité uniforme sur toute la surface du cadre de l image. Vues techniques Pour mettre en évidence les particularités des documents photographiés et certaines caractéristiques d enregistrement, des symboles sont enregistrés sur le film. (Norme Z ). L utilisation des symboles doit être opportune sans être systématisée afin de ne pas augmenter le nombre des images de manière inconsidérée. À cette fin, une particularité rencontrée à plusieurs reprises dans un même document peut être signalée une seule fois en tête du microfilm avec la mention valable pour tout ou partie du document. Néanmoins, certaines particularités ponctuelles nécessitent une répétition des symboles qui peuvent être placés en bas du document. Chaque bobine, contenant une unité documentaire, présentera la succession suivante : Début de bobine - amorce de 70 cm ; - symbole début de bobine ; - mire ISO n 1 ; graduation centimétrique ; échelle blanc ; - indication de l organisme dépositaire des originaux par exemple :Archives nationales - fiche descriptive de l article ; - symboles valables pour tout ou partie du document ; - unité documentaire - marque du prestataire avec année et lieu de fabrication. - symbole fin de document ; - fiche descriptive de l article ; - symbole fin de bobine ; - amorce de 70 cm. Fin de bobine - Si une unité documentaire nécessite plus d une bobine de 30 mètres, la dernière image de la première bobine porte le symbole Suite sur une autre bobine ; la première image de la bobine suivante porte le symbole Suite d une autre bobine. Les images concernant la mire, l organisme dépositaire des originaux et la fiche descriptive de l article sont répétées. - Dans le cas où plusieurs articles peuvent être regroupés sur un même microfilm de 30 mètres le symbole indiquant la séparation de deux articles est employé. Son image est précédée et suivie d un espace (avancement sans prise de vues) correspondant à cinq images. - Le regroupement de plusieurs unités documentaires sur une même bobine n est envisageable que si elles y sont entièrement contenues. Traitement Le développement et duplication des microfilms réalisés présentent la qualité définie par la norme NF ISO 4332 Film photographique noir et blanc traité pour la conservation d archives. Un soin particulier doit être apporté au lavage des microfilms. Soudures et reprises Les anomalies de prise de vues (pages omises ou/et images jugées défectueuses par l opérateur, pages reprises) sont réinsérées à leur place dans le microfilm par soudure thermique, ou de préférence, par soudure à ultrason. L usage de ruban adhésif est interdit. Pour faciliter le montage et l exploitation ultérieure, la séquence à réinsérer comprend : - deux avancements sans prise de vue commençant la séquence ; - la ou les pages corrigeant l anomalie ; - deux avancements sans prise de vue terminant la séquence. Un film ne peut comprendre qu un nombre limité de reprises en fonction de sa longueur et de son format. 4

5 Duplications et montage Les bobines sont montées entre elle par soudure, dans l ordre des cotes des documents microfilmés, afin de constituer des bobines d une longueur comprise entre 120 et 150m Les microfilms sont livrés en trois exemplaires : - Le négatif original (1 ère génération) est destiné à la conservation à long terme, il constitue l exemplaire de sécurité. Il n est dupliqué qu une seule fois. Il est livré dans des boîtes en acier au chrome verni de 150m maximum. - La copie de 2e génération est une copie argentique d aspect négatif obtenue du négatif original sur un film auto positif et de longueur identique à celui-ci. - Le troisième microfilm est une copie argentique d aspect négatif (3 e génération), destiné à la consultation, obtenue à partir de la copie de 2e génération sur film auto positif. Il est livré en bobines de 30 m pour les films 35 mm et 60 m pour les films 16 mm, dans des boîtes en carton neutre. Bordereau de livraison des microfilms. Chaque bobine doit être accompagnée d un bordereau de livraison, sous forme papier, sur lequel est précisé : - Le nom de la société ou de l établissement qui réalise le microfilmage - La cote du ou des documents - Le numéro de film - Le type de film - Le nombre total de vues (vues techniques comprises) - Les dates de prises de vues, de traitement, de contrôle, de montage et de duplication. - Les densités moyennes pour chaque génération de film - Les observations éventuelles Elle peut être également accompagnée d un bordereau sous forme électronique qui précise le plan de montage des bobines. Les bobines y sont présentées dans l'ordre des cotes et regroupées par boites. Celui-ci comprend : - les numéros de bobines et de boites; - le nombre de vues ; - le métrage ; - le numéro de lot ; - la cote des documents ; - les informations complémentaires nécessaires à leur identification. Contrôle L opérateur doit vérifier que les documents ont été reproduits dans leur intégralité et il s assure que la qualité optique des microformes est conforme aux normes. Il contrôle par ailleurs que la qualité physique et chimique des microformes est en conformité avec les normes citées en référence. L utilisation des matériels de contrôle ne doit pas entraîner de dégradations (dépôts de poussière, rayures, etc.). L usage de gants de coton est recommandé pour éviter les traces de doigts sur les microformes. La densité de chaque microfilm doit être contrôlée au densitomètre et doit être conforme à la norme NF Z La livraison finale doit être contrôlée par l établissement détenteur des documents originaux. Deux types d'erreurs seront considérés : Erreurs majeures : - microfilm illisible (totalement ou partiellement) ; - format non respecté (type de film, échelle de réduction) ; - incohérence dans la séquence d enregistrement (succession des images) ; - incohérence entre le document microfilmé et les fiches descriptives de l unité documentaire ; - page(s) manquantes(s) ; - troncature de l information 5

6 - Erreurs mineures : - lisibilité du texte ou rendu des photographies insuffisants dus à un manque d optimisation des réglages de l appareillage de prise de vues et/ou de traitement. Les bobines sont rejetées dès la première erreur majeure ou après la cinquième erreur mineure. Fichier numérique Si le microfilmage est encadré de nombreuses normes, ce n est pas le cas de la numérisation. C est pourquoi il convient d en préciser les éléments techniques dans le cahier des charges. Il est en effet difficilement envisageable de reprocher a posteriori au prestataire des éléments qui n auraient pas été spécifiés au préalable. Les critères techniques seront différents s il s agit d images visant à restituer le plus fidèlement les documents originaux, ou permettre simplement d avoir accès au contenu écrit s il s agit de documents devant être imprimés à la même échelle que les originaux ou être mis en ligne. Notions de base Pixel : une image numérique est composée de pixels 1. Un pixel a une taille indéfinie. Résolution : Il s agit d un nombre de pixels attribués à une longueur donnée. Elle s exprime couramment en pixels par pouces :ppp en français (dpi en anglais) Les résolutions d acquisition (ou de numérisation) sont fonction de la finesse de détail que l on désire restituer du document d origine. - On estime que la résolution minimum d acquisition de 150 ppp est nécessaire pour permettre la lecture des plus petites écritures d un document. Celle-ci est conseillée pour les fichiers destinés à la diffusion en ligne. - La résolution généralement demandée pour l impression par les imprimeurs et les photographes est de 300 ppp. C est elle qui est conseillée pour la numérisation des fichiers destinés à la conservation. - Les écrans actuels, également constitués de points, ont une résolution voisine de 100 pixels par pouce. L affichage à taille réelle sur un écran signifie qu à une quantité de pixels de l image correspondra la même quantité de points à l écran. Numérisation d'un document A4 Affichage à taille réelle de l'écran Impression à 300 ppp résolution d'acquisition de 150 ppp 29,7 cm x 42 cm 10,5 cm x 15 cm résolution d'acquisition de 300 ppp 63 cm x 89 cm 21 cm x 29,7 cm Tailles de reproduction d un document numérisé à 150 et à 300ppp Mode chromatique : il peut être en niveau de gris ou couleur RVB (rouge vert bleu) Espace colorimétrique : l espace colorimétrique retenu pour les fichiers destinés à la diffusion est celui utilisé par le matériel grand public : srvb IEC ou Gris gamma 2.2. Mais il peut être différent pour les fichiers destinés à la conservation. L espace Adobe RGB (1998) est mieux adapté à l impression et couvre un gamut 2 plus étendu. Profondeur d échantillonnage : la profondeur d échantillonnage doit être de 8 bits (2 8 soit 256 niveaux) pour les fichiers en niveau de gris et de 24 bits (8 bits par couche RVB) pour les fichiers en couleurs. Format d enregistrement : - le format TIFF est généralement retenu pour les fichiers destinés à la conservation. Ce format a pour avantage la qualité non destructive après plusieurs enregistrements, mais pour inconvénient un poids très élevé. 1 Le pixel est l unité de surfave permettant de définir une image numérique)). 2 Le gamut est l espace colorimétrique 6

7 - Le format JPEG est destiné à la diffusion. Celui-ci donne accès à plusieurs niveaux de compression, permettant d en diminuer de manière conséquente le poids. Celle-ci est dite destructive car elle produit une altération irréversible de la qualité les rendant souvent inapte à l édition. Poids des fichiers : pour connaître le poids d un fichier TIF non compressé, il suffit de multiplier les dimensions en pixels de l image, pour celles en niveau de gris, puis de multiplier par 3 pour celles en couleurs. Ainsi une image de 2000 x 3000 pixels fera 6 millions d octets (6Mo) en niveau de gris et 18Mo en couleurs. En ce qui concerne les images JPG, si nous retrouvons le même poids que les fichiers TIF lorsque nous ouvrons l image dans un logiciel de retouche photo, le poids du fichier fermé est variable. Il est relatif au niveau de compression appliquée lors de l enregistrement de l image. Il est important de savoir qu un ré-enregistrement, à la suite d une modification, d une image JPG risque d altérer à nouveau sa qualité. Accentuation de la netteté : L accentuation est un procédé numérique permettant de renforcer l impression de netteté d une image. Deux types d accentuation peuvent être demandés : le fichier destiné à la conservation ne devra pas avoir d accentuation visible. En ce qui concerne les fichiers destinés à la diffusion en ligne, une légère accentuation peut faciliter la lecture des textes. Images de référence Il est conseillé de demander que soit numérisée, lors des tests, puis périodiquement tout au long de la production, une même image de référence. Cette image sera reproduite, par exemple, en début de chaque boîte de conservation. Cette image de référence présentera : - une mire de netteté, - une échelle centimétrique, - une charte de couleurs, - les cotes de la liasse, boîte ou registre ou ceux qui suivront, - les dates et heures de la numérisation. Le fond sur lequel ces éléments reposent devra rester visible sur le pourtour. Les images de référence doivent être numérisées dans les mêmes conditions que l ensemble de la production. Image de référence Critères photographiques - Restitution du document sans déformation : Ces déformations interviennent essentiellement lorsque le parallélisme des plans n est pas respecté. Mais il peut s agir également d un redimensionnement numérique que ne respecte pas les proportions du document. - Cadrage : il est couramment demandé que le document soit visible dans son intégralité et qu une marge soit préservée à l extérieur du document. Les marges doivent être régulières et se situer dans les limites définies par le CCTP. Le document ne doit pas être disposé de travers, cependant il est difficile de définir les limites à partir desquels les vues seront refusées. 7

8 Les marges doivent être raisonnables sans tronquer le document - Couleur de fond : le fond blanc facilite le contrôle de la répartition de l éclairage, mais peut perturber la lisibilité des documents transparents écrits en recto et verso. Le fond devra être conforme aux spécifications de CCTP. - Répartition de l éclairage : les supports (papier, calque, parchemin etc.) des documents numérisés pouvant ne pas être homogènes, ne sont pas fiables pour apprécier la répartition de l éclairage. Les images de référence et le fond blanc visible dans la marge autour des documents permettent un contrôle plus sûr. 8

9 - Netteté : il est important de contrôler la netteté sur l ensemble du document, des zones de flou pouvant être présentées suite à son mauvais positionnement. Il est à noter que certains supports, comme le papier pelure, ont tendance à diffuser l encre et ainsi donnent l impression d un certain flou. La netteté doit toujours être contrôlée à taille réelle des pixels. - - Orientation du document : les fichiers doivent toujours être présentés dans le sens de lecture. Cependant il arrive que des écritures soient présentes selon différentes orientations sur une même page. Si aucune n est clairement majoritaire et en l absence d autres précisions, il n est pas possible de refuser le choix effectué par le prestataire. - Le document ne doit pas être positionné de travers. 9

10 - Couleur des documents : en l absence des originaux, l appréciation de la couleur d un document à l écran est subjective. Seul le recours aux mesures de la charte de couleurs est fiable. La charte utilisée par le prestataire doit avoir été validée lors des tests préliminaires. Cette charte doit être récente et parfaitement propre. Un fond blanc commun aux documents et vues de référence peut être utile. - Vitre : Aucun reflet parasite ni de rayure sur la vitre maintenant les documents à plat ne doivent être visibles. Support de livraison Pour la livraison, deux types de support sont habituellement utilisés : les CD-Rom et DVD-Rom et le disque dur externe. - Les CD-Rom et DVD-Rom offrent un espace de stockage limité. Ces supports ne sont recommandés que pour les faibles volumes de données. - Les disques durs externes offrent des volumes de stockage pouvant être très important. Cependant, leur technologie évolue rapidement. Il convient de faire préciser par des spécialistes en matériel informatique les caractéristiques des disques durs qui devront être employés. La pérennité des informations présentes sur les supports numériques nécessitent une maintenance et des migrations régulières. Ces contraintes doivent être envisagées dès le début du projet. 10

11 Contrôle Deux types d erreur peuvent être constatés : Les erreurs majeures et les erreurs mineures. Les erreurs majeures : On entend par erreurs majeures tout défaut qui ne permet pas la consultation d un fichier. Les raisons peuvent être les suivantes : - fichier numérique altéré et inexploitable, - mode colorimétrique, format de fichier ou profondeur d échantillonnage incorrect, - image floue, - document tronqué, - images trop surexposées ou trop sous-exposées, - poids de fichier inexploitable dans les conditions d utilisation prévues par le CCTP. Aucune erreur majeure ne peut être acceptée. Les erreurs mineures : On entend par erreurs mineures tout élément ne répondant pas aux exigences qualitatives du CCTP mais qui n empêchent pas la consultation du fichier. Les erreurs mineures peuvent être les suivantes : - absence de profil colorimétrique ou profil incorrect, - résolution incorrecte mais exploitable, - document positionné de travers, - marges très irrégulières ou trop importantes, - document tronqué sur les bords, mais ne supprimant aucune partie de dessin, texte ou mention manuscrite, - lisibilité du document possible mais insuffisante en raison des réglages du matériel ou du traitement. La liste des erreurs décelées devra être notifiée en précisant les noms des fichiers concernés. Le nombre constaté d erreurs mineures parmi les fichiers contrôlés sera exprimé en pourcentage. Au delà du taux d erreurs mineures accepté, précisé dans le CCTP, le lot sera refusé. Le rapport de contrôle doit préciser les informations suivantes : - Les références du service qui effectue le contrôle. - Les références du marché concerné. - Le nom du prestataire ayant effectué la numérisation. - Le numéro du lot contrôlé. - Le fonds numérisé et les cotes extrêmes du lot. - Le nombre total de vues que comporte le lot. - Le nombre de vues contrôlées. - La date du contrôle. - La liste des erreurs constatées et des fichiers concernés. - La validation ou non du lot 11

12 Annexes Normes ISO et AFNOR - Z : Micrographie en noir et blanc des documents sur 35 mm. - Z : Micrographie en noir et blanc des documents sur 16 mm. - Z : Densité visuelle des microformes - méthode de mesurage et valeurs. - Z : Caractère ISO et mire ISO n 1 - Description et utilisation. - Z : Symboles graphiques applicables à la micrographie. - ISO 4332 : Film photographique noir et blanc traité pour la conservation d'archives - ISO 5466 : (Z ) : Films photographiques de sécurité traités - Directives pour l archivage. - ISO : (Z ) : Film de type gélatino-argentique noir et blanc traité Spécifications pour la stabilité. - ISO 6199:2005 : Microfilmage des documents sur microfilms gélatino-argentiques de 16 mm et 35 mm - Modes opératoires - ISO : Micrographie - Repère d image (pavé optique) utilisé sur des films en rouleau 35 mm. Bibliographie Marie-Claude Delmas et Olivier de Solan, «Conservation matérielle des archives», dans Association des archivistes français, Abrégé d archivistique, 2 e éd. Angers, 2007, p Voir également sur le site officiel des Archives de France ce qui concerne le microfilmage et la numérisation : 12

13 ARCHIVES NATIONALES Paris BORDEREAU DE LIVRAISON DE DOCUMENTS A MICROFILMER Section Responsable de l opération N tél. Cotes des articles Nombre d articles Type Prise de vue Nombre de vues estimées Observations Date de livraison: Signature du responsable de la Section Signature du prestataire BORDEREAU DE RETOUR A LA SECTION Nombre de vues réalisées Observations Date de retour à la section: Signature du responsable de la Section Signature du prestataire 13

14 Fonds : Astérisque : Cote : Intitulé du fonds FICHE DESCRIPTIVE Intitulé de la série et/ou de la sous-série Analyse de l article. Date de début Date de fin Mots-clés Notes : ARCHIVES NATIONALES Site de Paris 14

15 ARCHIVES NATIONALES Paris Stage technique international 2009 FICHE DE L ETAT MATERIEL DE L ARTICLE Section Responsable de l opération N tél. Cote de consultation Conditionnement Type Prise de vue Nombre de vues estimées Etat matériel du document Symboles valant pour tout l article oui / non Symboles insérés en cours d article oui / non 15