8.3 - Création et utilisation d'un document type

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1 8.3 - Création et utilisation d'un document type Ce chapitre décrit la création de documents type et leur utilisation dans moveon pour la création de documents personnalisés tels que lettres, attestations, contrats étudiants, bordereaux de versement, etc. pour un ou plusieurs destinataires. 1- Principe de fonctionnement Les documents type utilisés dans moveon sont des documents de publipostage MS Word. Un document de publipostage MS Word est un document associé à une source de données contenant les données de un ou plusieurs destinataires (dans le cadre de moveon il s'agit d'un fichier MS Excel reprenant les données de moveon). Ce document inclut des champs de fusion associés à des champs de la source de données (dans le cadre de moveon il s'agit par exemple du nom, de l adresse du destinataire, du nom de l établissement, etc.). Lors de la fusion du document de publipostage, un document est créé par destinataire, les champs de fusion étant automatiquement personnalisés en fonction du destinataire en reprenant les données de la source de données. Les documents de publipostage sont créés avec MS Word puis référencés dans moveon comme documents type. Dans moveon, le bouton Document permet ensuite d'ouvrir, dans divers formulaires, un des documents type référencés pour un ou plusieurs destinataires. Lors de l'ouverture, moveon crée automatiquement un fichier MS Excel contenant les données des destinataires sélectionnés, ouvre le document type et configure automatiquement le fichier MS Excel comme source de données du document de publipostage. Les champs de fusion doivent ensuite être ajoutés dans le document. Lors d'une utilisation ultérieure, les données du ou des destinataires s'afficheront automatiquement à l'ouverture du document type dans MS Word. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de publipostage de manière analogue pour créer des enveloppes, des étiquettes ou des messages électroniques personnalisés. Il vous suffit, dans la première étape de l assistant de publipostage de MS Word, de sélectionner le type de document souhaité et de vous laisser guider par l assistant. 2- Création d'un nouveau document type Pour créer un nouveau document type et pouvoir l utiliser directement depuis moveon, vous devez effectuer les étapes suivantes : 1. créer un document MS Word 2. référencer ce document comme document type dans moveon 3. ouvrir le document type depuis moveon grâce au bouton Document 4. insérer les champs de fusion dans le document type Etape 1 - Création d'un document MS Word Créez tout d abord un document dans MS Word soit en créant et formatant un nouveau document, soit en utilisant un document existant. N utilisez pas durant cette première phase les fonctionnalités de publipostage. Une fois votre document prêt, enregistrez-le au format.doc et fermez le document. Pour retrouver facilement les documents utilisés dans moveon et afin que ces documents puissent être utilisés par tous les utilisateurs de moveon, il est conseillé d enregistrer tous ces documents dans un dossier sur un serveur de fichiers commun accessible par tous les utilisateurs, par exemple sous M:/documents/ où M:/ est le dossier commun réservé à moveon. Le dossier documents peut lui-même être divisé en plusieurs sous-dossiers correspondant à chaque type de destinataire (étudiants sortants, contacts externes, etc.). Etape 2 - Référencement du document comme document type dans moveon Une fois le document MS Word créé, vous devez le référencer comme document type dans moveon dans le formulaire de configuration des documents type. Pour ouvrir ce formulaire, cliquez dans le menu principal sur «Configuration» puis «Documents type» Création et utilisation d'un document type page 1

2 Fig. 1 : Formulaire «Documents type» Pour ajouter un document type, cliquez sur le bouton Ajouter qui ouvre la fenêtre d'ajout des documents type. Fig. 2 : Fenêtre d'ajout/modification des documents type Pour chaque document type, vous pouvez définir les données suivantes (les données signalées par un astérisque sont obligatoires) : - Destinataires (*) (à sélectionner dans une liste déroulante) - Nom du document type dans moveon (*) (peut être choisi librement) - Chemin d accès vers le fichier MS Word (*) (à sélectionner en cliquant sur le bouton Sélectionner un fichier) Etape 3 - Ouverture du document type depuis moveon Avant d'ajouter les champs de fusion dans le document type, il est nécessaire d'ouvrir une première fois le document type depuis moveon afin que moveon génère automatiquement le fichier MS Excel contenant les données des destinataires et le configure comme source de données du document type. La partie 3 de ce chapitre décrit en détails comment ouvrir un document type depuis moveon. Utilisez pour cela le bouton Documents dans le formulaire de données ou de sélection correspondant au type de destinataire du document type précédemment créé. N'importe quel destinataire peut être sélectionné pour cette opération. page Création et utilisation d'un document type

3 A l'ouverture du document le ficher MS-Excel est automatiquement configuré comme source de données du document type. La barre d'outils de publipostage est apparue dans la partie supérieure de l écran. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez l activer en sélectionnant Barres d outils, puis Publipostage dans le menu Affichage. Fig. 3 : Barre d'outil MS Word de publipostage Etape 4 - Insertion des champs de fusion dans le document type Vous devez maintenant insérer les champs de fusion dans le document de publipostage. Placez le curseur à l endroit souhaité, cliquez dans la barre d'outils Publipostage sur le bouton Insérer un champ de fusion. Une liste apparaît dans laquelle vous pouvez sélectionner le champ de moveon à insérer. Une fois sélectionné et validé, le champ s insère à l endroit souhaité. Répétez cette opération autant de fois que nécessaire pour obtenir tous les champs souhaités. Le chapitre 10.1 présente la liste détaillée des champs de données dans moveon. Fig. 4 : Fenêtre de sélection des champs de fusion Le bouton ABC permet de passer des noms des champs de fusion aux données de la source de données. Vous avez ainsi un aperçu du document avec les données réelles de moveon. Fig. 5 : Bouton ABC Enregistrez le document, puis protégez-le en écriture afin d éviter que le format ou le contenu ne soit altéré lors de l utilisation du document. Pour activer la protection en écriture, activez l'option Lecture seule dans les propriétés du fichier. 3- Ouvrir un document type depuis moveon Les documents type peuvent être utilisés pour créer un document personnalisé pour un destinataire unique (en utilisant les formulaires de données) ou pour plusieurs destinataires (en utilisant les formulaires de sélection). Utiliser les documents type pour un destinataire unique Si vous souhaitez ouvrir un document type pour un destinataire unique, ouvrez le formulaire de données correspondant au type de destinataire souhaité. Cliquez ensuite sur le bouton Document qui ouvre la fenêtre de sélection du document type. Sélectionnez le document type souhaité parmi l ensemble des documents disponibles pour ce type de destinataire. Cliquez ensuite sur le bouton Document pour ouvrir le document dans MS Word. Exemple : Document type à destination d'un contact externe Création et utilisation d'un document type page 3

4 Ouvrez le formulaire «Etablissements», sélectionnez un établissement, puis sous l'onglet «Contacts» cliquez sur le bouton Document correspondant à l'un des contacts affichés. Fig. 6 : Formulaire «Etablissements», Onglet «Contacts» La fenêtre de sélection des documents type s'ouvre. Fig. 7 : Fenêtre de sélection du document type Sélectionnez le document type souhaité. Cliquez ensuite sur le bouton Document pour ouvrir le document dans MS Word. Utiliser les documents type pour plusieurs destinataires Si vous souhaitez éditer un même document type pour plusieurs destinataires, utilisez le formulaire de sélection correspondant au type de destinataire souhaité. Sélectionnez à l aide des critères de sélection les destinataires du document type. Puis cliquez sur Suivant pour ouvrir le formulaire «Correspondance, Listes, Outils». Dans le formulaire «Correspondance, Listes, Outils», sous l onglet «Correspondance», sélectionnez le document type souhaité parmi l ensemble des documents disponibles pour ce type de destinataire. Cliquez ensuite sur le bouton Document pour ouvrir le document dans MS Word. Exemple : Document type à destination de plusieurs contacts externes. Ouvrez le formulaire «Sélection de contacts externes», accessible depuis le menu principal en cliquant sur «Etablissements», «Selection de contacts externes». Sélectionnez les contacts externes souhaités puis cliquez sur le bouton Suivant. page Création et utilisation d'un document type

5 Fig. 8 : Formulaire «Sélection de contacts externes» Dans le formulaire «Correspondance, Listes, Outils», sous l onglet «Correspondance», sélectionnez le document type souhaité puis cliquez sur le bouton Document pour ouvrir le document dans MS Word. Fig. 9 : Formulaire «Correspondance, Listes, Outils», Onglet «Correspondance» 4- Utilisation de la barre d outils de publipostage dans MS Word Cette partie décrit les fonctionnalités principales de la barre d'outils de publipostage. Fig. 10 : Barre d'outil MS-Word de publipostage Création et utilisation d'un document type page 5

6 Bouton ABC: Ce bouton vous permet de passer des noms des champs de fusion aux données réelles de moveon. Bouton «Insérer un mot clé»: Ce bouton donne accès à plusieurs fonctionnalités avancées. La fonctionnalité Si Alors Sinon permet d'insérer par exemple des formulations dépendant du sexe du destinataire, par exemple la formule d introduction dans une lettre. Cette fonctionnalité vous permet de tester si le contenu du champ sexe du destinataire est égal à M (masculin) et de définir deux valeurs (par ex. Monsieur ou Madame) en fonction du résultat. Boutons de navigation: si plusieurs destinataires ont été sélectionnés, ces boutons vous permettent de naviguer entre ces différents destinataires. Bouton «Fusionner vers un nouveau document»: ce bouton permet de sauvegarder le résultat du publipostage dans un nouveau document. Celui-ci n est alors plus relié à la base de données. Cette opération n'altère pas le document type et vous permet, par exemple, de retoucher chaque lettre individuellement en fonction du destinataire. Bouton «Fusionner vers l imprimante»: ce bouton permet d imprimer le document pour tous les destinataires. Le bouton classique d impression ne permet d imprimer le document que pour le destinataire affiché. 5- Configuration du chemin de sauvegarde des fichiers MS Excel (optionnel) Lors de la création des documents, un fichier MS-Excel est généré automatiquement et est utilisé comme source de données des documents type. Par défaut ces fichiers sont sauvegardés temporairement dans le répertoire temporaire personnel de l'utilisateur. Si la sauvegarde automatique du fichier MS Excel ne fonctionne pas correctement dans votre établissement, vous pouvez indiquer dans la configuration de moveon un chemin d'accès vers un répertoire local ou personnel à utiliser pour la sauvegarde des fichiers MS-Excel. Ce paramètre est optionnel et ne doit être renseigné que si la sauvegarde automatique des fichiers dans les répertoires temporaires ne fonctionne pas. Si le paramètre est renseigné, le répertoire, identique pour tous les utilisateurs de moveon, doit être éventuellement créé sur chaque poste de travail (exemple : C:/ Programmes/moveon/xls/). La configuration des paramètres généraux est décrite en détails au chapitre Formatage des champs de fusion Lorsque vous utilisez dans des documents de publipostage des champs contenant des nombres, des données financières ou des dates, vous pouvez en modifier le format grâce à des commutateurs. Vous trouverez ci-dessous la façon dont vous pouvez éditer le code d un champ de fusion et des exemples d utilisation de ces commutateurs. Modification du formatage des champs de fusion avec MS Word XP/2003 Ouvrez le document type que vous souhaitez modifier. Cliquez si nécessaire sur le bouton ABC de la barre d outils de publipostage pour passer de l aperçu des données à l'aperçu des champs de fusion. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ de fusion dont vous souhaitez modifier le format puis cliquez dans le menu contextuel sur l entrée «Basculer les codes de champs», le code du champ de fusion s affiche. Insérez un espace entre le nom du champ de fusion et l accolade fermant le code puis saisissez le format du champ en commençant par un commutateur (\@, \#, etc.) en vous inspirant des exemples suivants. Cliquez de nouveau sur «Basculer les codes de champs», le code du champ est de nouveau masqué. Cliquez alors sur le bouton ABC de la barre d outils de publipostage pour afficher l aperçu avec les données de la source de données. Apparence dans l aperçu du publipostage avant modification du format : 2004/12/25 Apparence du champ lorsque le code du champ n est pas affiché : «mobilities#mobility_startdate» Apparence du champ lorsque le code du champ est affiché : {Mergefield mobilities#mobility_startdate} Apparence du champ lorsque le commutateur souhaité a été inséré : {Mergefield mobilities#mobility_startdate \@ "dd/mm/yyyy" } Apparence dans l aperçu du publipostage après modification du format : page Création et utilisation d'un document type

7 25/12/2004 Attention, selon le pays sélectionné dans MS Windows, différents symboles et formats sont utilisés pour les champs numériques, pour les données financières ou les dates. Si vous avez un doute sur les symboles ou formats utilisés pour le pays sélectionné, vous pouvez vérifier dans MS Windows sous : Démarrer Panneau de configuration Paramètres régionaux. Exemples de formatage des champs de fusion Champs numériques «3» : { Mergefield grantsgrant_duration} «03» : { Mergefield grantsgrant_duration \# "00"} «6.50» : { Mergefield grantsgrant_duration \# "0.00"} «6,5» : { Mergefield grantsgrant_duration \# "0,0"} Données financières «EUR 1.234,50» : { Mergefield entriesentry_amount \# "EUR ###.##0,00" } «1.234,50» : { Mergefield entriesentry_amount \# "###.##0,00" } Vous pouvez également faire varier le format selon que le montant est positif, négatif ou nul { Mergefield entriesentry_amount \# "0,00;-0,00;''" } Le texte du commutateur mis entre guillemets se compose alors de 3 parties. La première partie correspond au format pour une valeur positive, la deuxième pour une valeur négative et la troisième partie se compose de deux guillemets simples (efface le zéro lorsque le montant est nul). Dates Les caractères de remplacement sont d (day) pour jour, y (year) pour année, M (month) pour mois. La casse doit absolument être respectée, un m (minute) minuscule correspondant à minute. La façon dont le mois ou le jour de la semaine apparaît dépend des paramètres régionaux de votre ordinateur que vous pouvez modifier dans le Panneau de configuration de MS Windows (cf. ci-dessus). «25/12/2004» : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate \@ "dd/mm/yyyy" } « » : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate \@ "dd.mm.yyyy" } « » : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate \@ "yyyy-mm-dd" } «25 déc. 2004» : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate \@ "d MMM. yyyy" } «25 décembre 2004» : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate \@ "d MMMM yyyy" } «décembre» : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate \@ "MMMM" } «samedi» : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate \@ "dddd" } Bug dans MS Word XP: Confusion entre le jour et le mois dans les champs de fusion MS Word XP donne malheureusement des résultats erronés pour les champs contenant une date. Dans ces champs, le jour et le mois sont intervertis lorsque vous avez sélectionné un affichage abrégé de la date dans le Panneau de configuration de MS Windows (par exemple, d.m. yyyy), et que le jour de la date est inférieur ou égal à 12. La date est correcte lorsque le jour est supérieur à 12 et erronée dans les autres cas. Ce problème est corrigé dans le Service Pack 3 de MS Office XP. Pour résoudre le problème, vous devez donc installer ou faire installer le dernier Service Pack de Microsoft Office XP sur votre ordinateur Création et utilisation d'un document type page 7