Manuel de Présentation de TBMS TBMS Presentation Manual

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1 Manuel de Présentation de TBMS TBMS Presentation Manual Votre progiciel intégré de gestion administrative et financière Your integrated administrative and financial software Un produit de la Turbo System S.A. TBMS is a registered trademark of Turbo System S.A. Société d ingénierie de système d information

2 SOMMAIRE CONTENT Profil de la Turbo System S.A L'Expérience et la Compétence... 6 Turbo Business Management Solutions... 8 Une Solution Technologique Adaptée... 9 Une Solution Simple Une Solution Sécuritaire Architecture du Menu de TBMS TBMS Comptes À Recevoir TBMS Comptes À Payer TBMS Achats TBMS Ventes TBMS Analyse De Ventes TBMS Inventaire TBMS Grand Livre TBMS Services Bancaires TBMS Production TBMS Ressources Humaines TBMS Paie TBMS Approvisionnement TBMS Immobilisation Pourquoi Choisir TBMS? Les Avantages et les Possibilités Turbo System S.A. Profile Experience and Competence Turbo Business Management Solutions An Adapted Technological Solution A Simple Solution A Safe Solution TBMS Menu Architecture TBMS Accounts Receivable TBMS Accounts Payable TBMS Purchase TBMS Sales TBMS Sales Analysis TBMS Inventory TBMS General Ledger TBMS Banking Services TBMS Manufacturing TBMS Human Resources TBMS Payroll TBMS Procurement TBMS Fixed Assets Why Choose TBMS? Advantages and Possibilities... 53

3 TBMS TURBO BUSINESS MANAGEMENT SOLUTIONS Copyright Mai 2006 Ce document présente une vue globale du progiciel Turbo Business Management Solutions (TBMS). Il contient les informations pertinentes sur l architecture et les principales fonctionnalités du progiciel. TURBO SYSTEM S.A. se réserve le droit d'en modifier au besoin les spécifications. Sauf mention contraire, les noms de sociétés, d'organisations, de produits, de domaines, ainsi que les adresses de messagerie, les logos, les personnes, les lieux, et les événements mentionnés dans les exemples sont fictifs. Toute ressemblance avec des noms, des adresses, des logos, des personnes, des lieux ou des événements réels est purement fortuite et involontaire. L'usager est tenu d'observer la réglementation relative aux droits d'auteur applicable dans son pays Turbo System S.A. Tous droits réservés. Oracle est une marque déposée de Oracle Corporation. Windows est une marque déposée de Microsoft Corporation. Linux est une marque déposée de Linus Torvalds. Unix est une marque déposée de X/Open Company, Ltd.

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5 PROFIL DE LA TURBO SYSTEM S.A. La Compagnie La Compagnie Présent sur le marché haïtien depuis près de 20 ans, la TURBO SYSTEM S.A. est une société de service d ingénierie et d informatique. Elle développe des logiciels de qualité répondant aux spécificités nationales et conformes aux normes internationales. En alliant professionnalisme et savoir-faire, le staff a toujours su répondre efficacement aux sollicitations de la clientèle. La TURBO SYSTEM S.A. met à la disposition de ses clients des progiciels de haut niveau développés sur l environnement ORACLE. TURBO SYSTEM est l aînée des entreprises du Groupe Turbo*. Les Axes d Intervention Les interventions de la TURBO SYSTEM s articulent autour des points suivants: Elaboration de système d information Installation, mise en opération et maintenance Transfert de connaissances Evaluation de systèmes informatiques Les Atouts Pour permettre à sa clientèle de jouir pleinement de ses services haut de gamme, la TURBO SYSTEM lui propose un partenariat exemplaire axé autour des éléments suivants: Disponibilité du staff pour des interventions ponctuelles Prise en charge de la formation des utilisateurs Assistance à l exploitation Amélioration continue du système Support et assistance en ligne Le Staff La TURBO SYSTEM S.A. dispose d une équipe qualifiée et expérimentée, recrutée parmi les meilleurs spécialistes dans le domaine de l ingénierie de systèmes d information. Avec un staff d ingénieurs chevronnés, la compagnie s enorgueillit de posséder des professionnels aguerris et toujours motivés par le souci du travail bien fait. * Turbo System, Turbo Net, Turbo Consulting 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

6 L EXPERIENCE ET LA COMPETENCE.. Tout au long de ses multiples années d existence, la TURBO SYSTEM n a cessé de répondre aux besoins croissants de diverses entreprises qui n ont jamais caché leur satisfaction quant à la qualité de ses produits et services. CITIBANK, N.A. La Citibank, N.A. reçoit les services de la Turbo System depuis Sur sa demande, la Compagnie a développé : Un module de gestion de payroll Un module de gestion des immobilisations Les relations entre l Institution et la Direction de la compagnie ont toujours été cordiales, et sont caractérisées par le respect des engagements mutuels. D une manière générale, la Citibank est satisfaite des services fournis par la Turbo System. Michèle Jean-Jumeau Dépt. des Ressources Humaines Ordre des Comptables Professionnels Agréés D Haïti TBMS est un logiciel comptable d une grande rigueur qui témoigne du souci du concepteur de répondre à l amélioration d un bon système de contrôle interne garantissant la protection des actifs et la production d informations financières fiables, pour des décisions opportunes. TURBO SYSTEM mérite le respect et l encouragement de la communauté car cette œuvre s est élevée à la dimension d une véritable fierté nationale. Joseph Paillant Président de l OCPAH/Année Datacard Group En plus de développer sous la plateforme d Oracle le Système d'identification des Contribuables d Haïti, et plus tard le logiciel de Permis de Conduire et d'immatriculation de Véhicules, la Turbo System a fourni et fournit toujours des services de support (au gouvernement Haïtien) pour ces logiciels. Globalement, en tant que Directeur de Programmation, je juge que la Turbo System a fait un excellent travail de développement et travailler avec eux est un plaisir je considère la Turbo System davantage comme un associé plutot qu un contractant. Ils sont très consciencieux et respectent leur échéancier ainsi que les spécifications demandées. Gary C. Gaudette, CPCM, PMP Directeur Principal de Programmation (Ce témoignage a été traduit de l anglais) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

7 L EXPERIENCE ET LA COMPETENCE. Ministère de l Economie et des Finances de la République d Haïti Le Responsable de l Unité Informatique du Ministère de l Economie et des Finances prend plaisir à vous féliciter pour l excellent support reçu de la Turbo System lors du développement et l implantation du Système de Gestion des Dépenses Publiques et du Système de Payroll de l Etat. Serge J. FELIX Responsable de l Unité Informatique FARMATRIX Qualité de service irréprochable, personnel soucieux et ponctuel, interventions efficaces et rapides, interface d utilisation simple et conviviale, sentiment constant de sécurité, ne sont que quelques mots qui définissent nos relations avec la Turbo System S.A. Ralph Edmond Président de la Farmatrix UNITRANSFER USA, Inc Nous recherchions un système à l aide duquel nous pourrions controler la majeure partie de la création du produit de manière à pouvoir fonctionner sans compter sur un tiers à chaque fois qu un changement serait nécessaire. Après une recherche méticuleuse, nous avons décidé que le produit de la Turbo System ainsi que son équipe de support étaient nettement supérieurs aux autres. Nous avons choisi la Turbo System parce que nous savions qu'ils seraient soucieux de nos besoins en affaire et de nos recommandations concernant la façon de développer le produit. L'intelligence du système et le moteur de déroulement des opérations nous donne une flexibilité énorme ; leur formation et le support à la clientèle continu sont différents de tout ce que nous avons connu. Claude M. Richard Vice President, Information Technologique (Ce témoignage a été traduit de l anglais) Banque de l Union Haïtienne La Banque de l Union Haïtienne vous félicite pour votre professionnalisme et efficience. Les applications conçues pour la BUH par Turbo System ont en effet considérablement amélioré notre environnement de gestion. Et surtout, le service après vente s est révélé de première classe. Un bon point pour une performante compagnie! Guy Cuvilly Vice Président Sr. et Directeur Général 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

8 TURBO BUSINESS MANAGEMENT SOLUTIONS (TBMS). Dans le souci d accompagner les entreprises dans leur besoin de compétitivité constante, la Turbo System S.A. a développé le TBMS. C est un progiciel intégré et multilingue de gestion administrative et financière capable de couvrir l ensemble des activités d une entreprise, à travers un système informatique unique et cohérent. Turbo System a conçu TBMS pour répondre aux exigences du marché en respectant les contraintes, l environnement et le besoin de flexibilité des unités décentralisées et des entreprises de toute taille (petites, moyennes et grandes). Le package TBMS est un ensemble de modules intégrés et détachables au besoin, développés avec les meilleurs outils technologiques actuels. Il présente un cadre de gestion convivial et souple qui permet de: Renforcer les points de contrôle dans une entreprise Automatiser les tâches répétitives Accélérer la production des rapports nécessaires aux prises de décision Augmenter le rendement économique de l entreprise TBMS est constitué des modules suivants: Inventaire, Ventes, Achats, Comptes à Payer, Comptes à Recevoir, Ressources Humaines, Paie, Grand Livre, Immobilisation, Production, Analyse de Vente, Services Bancaires, Approvisionnement, Gestion des Accès. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

9 UNE SOLUTION TECHNOLOGIQUE ADAPTEE. Les modules de gestion de TBMS sont faciles à mettre en œuvre et simples d utilisation. Ils ne mobilisent pas toutes les ressources de l entreprise qui peuvent ainsi se concentrer sur leurs activités stratégiques et économiser du temps. Les modules peuvent être déployés en mode centralisé et distribué. Ainsi, l entreprise tire le meilleur parti de ses ressources et de son savoir-faire. TBMS fonctionne en architecture client-serveur ou encore sur une architecture web* avec la même puissance et la même convivialité. Il est disponible sur les bases de données Oracle, dans les environnements MS Windows, Unix ou Linux. Les fonctionnalités des modules sont indépendantes de la plate-forme technologique utilisée, ce qui signifie que l entreprise peut choisir aisément de changer d environnement d exploitation. TBMS peut donc s adapter à un environnement informatique préexistant sans provoquer de bouleversements majeurs. Les différents modules de TBMS peuvent s adapter à la croissance et aux nouveaux besoins de l entreprise. Chacun d eux peut parfaitement être déployé en plusieurs étapes à mesure que la compagnie modifie son organisation et ce, sans mettre ses opérations quotidiennes en suspens. Progiciel de gestion d entreprise Le progiciel intègre toutes les fonctions de gestion d une entreprise moderne. Une base de données unique gère toutes les informations du système, ce qui en garantit la cohérence et l intégrité tout en permettant un contrôle global de l activité en temps réel. Elle est présente partout où elle est nécessaire : pas de temps perdu, moins d erreurs, des données fiables et cohérentes. Les modules de TBMS optimisent la circulation des informations au sein de l entreprise: les données sont accessibles en permanence, les décisions sont plus sûres et plus rapides. * L architecture web nécessite une infrastructure matérielle plus importante pour sa mise en application. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

10 UNE SOLUTION SIMPLE. Accès facile: Toutes les fonctions de TBMS peuvent être exploitées au sein du réseau d une entreprise : l utilisateur autorisé peut ainsi se connecter au système d information de manière fiable et sécurisée à partir d un poste pour accéder sans délai aux données dont il a besoin. Prise de décisions aisée: Les modules de TBMS procurent à une entreprise une grande facilité dans le traitement des informations de gestion et apportent en permanence à chaque responsable des données actualisées et des tableaux de bord leur permettant de prendre leurs décisions en toute connaissance de cause. Ils permettent également de mieux comprendre et expliquer les résultats des activités de l entreprise à partir d indicateurs et de tableaux ou de n importe quel écran de consultation du système. Des recherches qui nécessitaient auparavant plusieurs heures et parfois l intervention de plusieurs personnes sont désormais accessibles en un clic! Multi fonctionnalités: Grâce à l étendue et à la richesse des fonctions qu ils proposent, les modules de TBMS sont capables de répondre à la plupart des besoins des entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité. Multi langues, multi monnaies, multi sociétés, le progiciel s adapte naturellement à toute forme d organisation. Mise en oeuvre pratique: TBMS ne réclame pas de lourds investissements humains ou financiers. L entreprise peut continuer à travailler normalement pendant l installation de son nouveau système. Une fois installé, TBMS ne mobilise pas de grande équipe informatique pour assurer sa bonne exploitation. En outre, pour permettre à chaque entreprise de bénéficier des améliorations constantes du progiciel au fil du temps, les procédures de mise à jour ont été conçues pour un maximum de simplicité et de sécurité. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

11 UNE SOLUTION SECURITAIRE. Les dispositifs de sécurité de TBMS sont batis sur ceuxd Oracle tout en y intégrant des fonctionnalités additionnelles. Leurs mécanismes sont fondés sur la gestion des utilisateurs et des droits d'accès aux données et aux différents composants de l'application, des rapports jusqu aux champs des formulaires. Le comportement du système en terme de sécurité est conditionné par la liste des modules identifiés et sélectionnés lors de la mise en place de l'architecture de sécurité de l'application. Il est dicté aussi par les tables de contrôle d'accès aux formulaires, enregistrements et champs sélectionnés. Le module comprend trois parties : la définition de l architecture de sécurité la gestion des droits d'accès la gestion des utilisateurs La définition de l architecture de sécurité Cette partie correspond à la mise en place du système de sécurité proprement dit qui consiste en la détermination des modules (Formulaires) et des éléments de module (Enregistrements, Champs) dont on veut contrôler les accès. La gestion des droits d'accès La gestion des droits d'accès consiste à définir et à maintenir pour chaque groupe d'utilisateurs la liste des modules (Formulaires) et éléments de modules (Enregistrements, Champs) auxquels ces utilisateurs ont accès ainsi que l'ensemble des opérations permises sur ces objets. Ces privilèges diffèrent suivant le type d'objet accédé. La gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs est assurée par un ensemble de fenêtres à travers lesquelles l'administrateur maintient les éléments de base intervenant non seulement dans la définition même de l'utilisateur mais aussi dans la mise en place du système de sécurité. Elle permet d'une façon générale : d'identifier les éventuels utilisateurs du système, de définir les groupes auxquels ils appartiennent, de codifier les compagnies que l'application aura à gérer, de visualiser les accès des utilisateurs à travers le journal d audit, de mettre à jour les paramètres généraux regroupant les valeurs par défaut. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

12 ARCHITECTURE DU MENU DE TBMS 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

13 TBMS COMPTES À RECEVOIR.. Le module puissant et complet des Comptes à Recevoir fournit l'information nécessaire pour faire le suivi des comptes et permet de maintenir la marge brute de liquidité régulière. Pour satisfaire les divers besoins des clients, le module des Comptes à Recevoir supporte des comptes à solde reporté et des comptes d article en suspens. Les deux méthodes peuvent être utilisées dans le système dépendamment du client. Son interface est intégrable avec la Gestion des Stocks, les Ventes, le Grand Livre Ce module comporte les avantages suivants : Informations sur le client (permet de consulter et mettre à jour les informations sur les clients) Code de devise (possibilité de programmer une multitude de devises) Suivi des ventes (entrée interactive des ventes, des notes de débit, de crédit, des frais de finances) Gestion des honoraires périodiques (permet d effectuer une seule saisie de l information à des fins répétitives) Recherche facile et rapide de compte (permet à l utilisateur de répondre facilement aux requêtes des clients) Rapports de vieillissement des dettes 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

14 TBMS COMPTES À PAYER.. Ce module fournit des informations qui aident à réduire les dépenses et à augmenter la liquidité en évitant des frais de retard, en tirant profit des escomptes et des termes de paiement et en éliminant les erreurs coûteuses telles que les doubles paiements. Il est développé pour fournir une efficacité maximale concernant des points tels : Informations fournisseurs (gestion des noms, des codes, des devises, des termes de paiement ) Factures (permet de prendre en compte les nouvelles factures, les factures payées par anticipation) Dépenses récurrentes (permet de gérer le loyer, les paiements de voitures ) Méthodes de paiement (permet de gérer plusieurs méthodes et suivant les fournisseurs) Réconciliation de chèques (gestion de l historique de divers chèques) Annulation de chèques (permet de donner suite aux dossiers de réconciliation de chèques) Rapports de balance (permet de produire des rapports pour les utilisateurs et les fournisseurs sous formes détaillée, partielle, résumée ou total récapitulatif) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

15 TBMS ACHATS. Le module d'achat aide considérablement une entreprise à maintenir le contrôle serré de la marge brute d'autofinancement, le cheminement de l inventaire et les fournisseurs, mais également à surveiller la quantité et le prix des articles achetés. Ce module offre des options telles que la capacité de produire des ordres d'achat automatiquement pour les articles d inventaire dont la quantité se trouve en deçà des limites indiquées ou de produire des rapports montrant les fonds requis pour apporter l inventaire jusqu au niveau désiré. La Gestion des Achats permet d acheter quand c est nécessaire en tenant compte des avantages à tirer lors de ces transactions. Ce module s occupe des points suivants: Surveillance des commandes (permet de suivre les commandes du point de départ jusqu à la réception) Informations & fournisseurs (gère les informations pertinentes sur les produits, les prix, les fournisseurs) Vérification de l inventaire (permet de gérer la quantité minimale requise pour un produit) Commandes suggérées (permet de connaître à partir des rapports les quantités à commander et les fonds nécessaires) Réception des ordres d achat (les livraisons de marchandises sont saisies contre les ordres d achat donnés) Manipulation du fret (permet le calcul automatique du fret) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

16 TBMS VENTES. Le succès de ce module repose sur sa capacité à traiter tous les types de ventes facilement ( en ligne, en batch, sur pro-forma ) et assurer le service à la clientèle rapidement et efficacement. Après tout, les ventes constituent la pierre angulaire de n'importe quelle entreprise commerciale, si elles ne sont pas bien gérées, les conséquences sont généralement dévastatrices. Ce programme peut être intégré avec les modules de Gestion des Stocks, des Comptes à Recevoir, des Comptes à Payer et le Grand Livre. Cette intégration signifie que les entrées signalées par ce module mettent à jour automatiquement les niveaux des Stocks, les Comptes Clients, et, si le module Grand Livre est activé, un batch est automatiquement généré. Les ventes peuvent être effectuées en différentes monnaies et suivant plusieurs prix, en plusieurs unités et sous plusieurs présentations. Les avantages du module : Information client (stockage de toutes les informations nécessaires sur le client) Gestion des factures et des pro-forma Flexibilité à l encaissement (permet différents types de paiement : cash, chèque, carte de crédit) Changement programmé de prix (permet de programmer un prix pour être effectif à une date future) Promotion, prix spéciaux (permet d effectuer des ventes promotionnelles, facilite l application de prix spécifiques) Commandes en attente (permet de servir le client rapidement en facilitant le service dès l arrivée du stock) Gestion des fins de journée (permet de faire la fermeture automatique des transactions de la journée) Performances du personnel de vente (gère le dossier vendeur qui permet d établir les commissions en rapport avec les ventes) Ventes perdues (permet d identifier les articles non disponibles demandés par les clients) Gestion de retour des marchandises (prise en compte des problèmes de retour de produits avec les motifs) Gestion des prix (permet la configuration d un grand nombre de prix et de prix spéciaux) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

17 TBMS ANALYSE DE VENTES. Dans le monde des affaires, la surveillance et l'analyse détaillées des ventes sont indispensables au succès d une entreprise. Le module d Analyse de Ventes a été conçu pour fournir aux directeurs d entreprise des informations qui jadis demandaient des recherches et calculs fastidieux. Ce module aide à garder le contrôle minutieux des affaires en mettant l emphase sur des inefficacités lorsqu elles se produisent, et, de ce fait, permet de faire immédiatement les changements nécessaires aux procédures de gestion. Les tendances d achats des clients changent, et, plus les affaires peuvent s'ajuster rapidement aux changements du marché, plus les récompenses financières seront grandes. Le module d Analyse des Ventes est constitué d un ensemble de rapports utiles et clairs sur la ventilation et l historique des ventes. Il offre une grande flexibilité à l utilisateur qui pourra modifier aisément tous les aspects (lignes, colonnes, présentation et formatage, etc.) de ses rapports et de ses graphes en temps réel. Ce module offre la possibilité de juger de la performance des vendeurs tout en analysant les ventes par période (année, trimestre, mois, jour, etc.) suivant différents critères tels, le volume des ventes, le chiffre d affaires, le prix de revient des articles et le profit, en valeur et en pourcentage, à travers une analyse globale, intermédiaire ou détaillée par groupe d articles, par famille d articles, par dépôt, par article, par zone, En résumé, le module d Analyse de Ventes permet de : visualiser des détails de transactions de ventes, (dates, quantités, vendeur, etc...) par client, par article, ou par une combinaison des deux. obtenir toute sorte de rapports pour n importe quel intervalle de temps et selon différentes gammes d articles examiner des graphes reflétant les ventes rapidement et clairement 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

18 TBMS INVENTAIRE.. Gestion de l Inventaire est un module qui permet d effectuer des contrôles de stock en vue d une meilleure rotation et un meilleur positionnement de l entreprise face à la concurrence. Il prend en charge les mouvements d entrée et de sortie de stocks tels que les achats, les ajustements ainsi que différents rapports de gestion. Ce programme permet de surveiller l'efficacité et le profit en contrôlant chaque transaction en détail, en rapportant les manques et les surplus, et en fournissant un procédé physique facile de décompte. Ses avantages : Accès facile à l information d inventaire (Informations sur les fournisseurs, les articles, les quantités, les prix pratiqués dans chaque succursale) Date d expiration ( signale les produits expirés à date) Variation de prix (prise en compte des frais rattachés à chaque succursale) Unité de mesure (tient compte des unités d achat et des unités de vente) Calcul du prix de revient (tient compte de la position tarifaire en douane et autres) Sites multiples (gère plusieurs sites indépendants et/ou centralisés) Transfert d inventaire inter-succursale (gère les échanges d inventaire entre les succursales) Jeux d articles (prend en compte les produits constitués de plusieurs articles) Assortiment (gère les mélanges d articles suivant certains critères préétablis) Description d article (possibilité d avoir un nom d achat et un nom de vente pour un même article) Tient compte des produits manufacturés (gestion du processus intrantsproduits finis) Rapports sensibles aux dates / rapports selon plusieurs critères (quantité en stock, statistique, inventaire ) Recherche multi endroits (permet de localiser un article se trouvant à un autre entrepôt) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

19 TBMS GRAND LIVRE. Comme avec tous les modules du progiciel TBMS, la flexibilité est une caractéristique clef du module de Grand Livre : les Comptes à Recevoir, les Comptes à Payer, le Stock, le module d'achat et de Vente, la Paie peuvent être interfacés au Grand Livre, avec pour résultat des informations à jour pour les utilisateurs. On y retrouve : Charte des comptes (prise en compte de la structure et de la nature des comptes) Génération de rapports pour tous les comptes ou une partie suivant des intervalles de date Transactions prédéfinies (permet la gestion des transactions à montants fixes saisies une fois pour toutes) Production des états et des rapports financiers à date (un générateur de rapports financiers permet de produire différents types de rapport) Fin de période (plusieurs périodes peuvent être simultanément actives) Antidatation des transactions (permet de passer des transactions hors période) Possibilité de ré-exécuter les relevés des états financiers pour un mois antérieur suivant un processus sécuritaire excluant toute possibilité de fraude Fonctions de fin d année (gère les chiffres comparatifs d année antérieure en les mettant à jour automatiquement) Maintenance de deux années simultanément (permet de gérer les transactions de deux années en même temps sans obligation de fermer l année antérieure pour saisir les transactions de l année en cours) Possibilité d avoir une balance journalière sur les comptes/les centres de coûts et de profit Importation et exportation des données vers d autres systèmes Gestion des budgets par période, par centre de coût 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

20 TBMS SERVICES BANCAIRES. Le module des Services Bancaires est une réponse aux besoins des entreprises de mettre à jour les données de leurs comptes bancaires. Ce module prend en charge les mouvements d entrée et de sortie sur les comptes bancaires tels que les dépôts, les retraits, les dépenses par carte de crédit. Il permet également d effectuer la conciliation bancaire. Le module des Services Bancaires permet de : Tenir compte des chèques retournés des clients (pour chaque chèque retourné d un client, le compte bancaire sera crédité pour le montant du chèque et les frais y relatifs, et le compte du client sera débité pour le même montant) Emettre des chèques et de réaliser des transferts entre différents comptes bancaires Tenir compte des chèques retournés de la Compagnie (pour chaque chèque retourné de la Compagnie, le compte bancaire correspondant sera débité ainsi qu un compte de charge pour les frais bancaires le cas échéant et le compte du destinataire, fournisseurs ou autres, sera crédité pour le montant du chèque et éventuellement les frais bancaires) Faire des dépôts qui peuvent débiter le compte bancaire ou le compte carte de crédit correspondant au Grand Livre Tenir compte des chèques annulés, des intérêts débiteurs, des frais bancaires, des intérêts sur découvert, des intérêts créditeurs, des transferts de banque à banque (i.e. créditer un compte bancaire et en débiter un autre), des transactions sur carte de crédit Concilier les comptes bancaires (processus au cours duquel on retrace tous les chèques émis et qui sont payés par la banque, tous les dépôts effectués par la Compagnie qui sont retracés à l état de banque, et on inscrit les charges : frais bancaires, intérêts créditeurs, etc... Concilier les comptes de cartes de crédit. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

21 TBMS PRODUCTION. La Gestion de Production de TBMS est conçue pour fonctionner de façon intégrée au module de Gestion de Stock. Elle s adresse aux entreprises qui souhaitent se doter d'une gestion de production performante avec la perspective d'intégrer progressivement d'autres fonctions du progiciel jusqu'à former un système de gestion global et cohérent. Ce module définit des données techniques au travers de nomenclatures, centres et postes de charge, et est doté d'une gestion de la gamme de production. Il propose également un suivi des stocks, une fonction de contrôle de gestion avec calcul des coûts prévisionnels et réels. De nombreux indicateurs de performance sont disponibles, assurant ainsi la qualité et le contrôle de la production industrielle. On y retrouve les fonctionnalités suivantes: Gestion des lancements de fabrication (lancement multi articles, dossier de production, interventions matières et charges ) Outils d aide à la décision (planning global, statistiques de production, diagramme de Gantt, ) Consultations (en-cours par article, en-cours charge, stock projeté à date, ruptures matières, analyse des charges en graphique, ordres à replanifier, ) Gestion des articles (association de catégories et de familles d'articles, différents modes de gestion, données utilisées pour le contrôle de gestion, multi unités de fabrication, ) Contrôle de gestion (définition de sections de valorisation, calcul de coûts prévisionnels, calcul du prix de revient de fabrication/valorisation de l en-cours, analyses d'écarts par article, interface avec le GL, interface avec le module des Stocks, ) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

22 TBMS RESSOURCES HUMAINES. Ce module prend en compte toutes les informations concernant les ressources humaines. Il permet de suivre l évolution de l employé de l embauche à la retraite et peut servir d outil de référence dans les prises de décision relatives aux situations des employés. Le module offre la possibilité de définir la structure organisationnelle et administrative ainsi que la grille de salaire de l entreprise. Il traite différents points tels que : Dossier des employés (permet de constituer et de maintenir le dossier complet des employés avec les informations de base, les contacts, les dépendants, le niveau de formation, les expériences ) Embauche (automatise le processus de recrutement des employés en permettant de faire sortir les offres d emploi, de gérer les demandes d emploi, les dossiers des postulants et les affectations de poste). Il constitue une banque de données où puiser les ressources nécessaires. Mouvements (gère les nominations, les ajustements, les transferts, les promotions, l augmentation globale, les révocations, les démissions, ) Gestion des sanctions et gratifications (permet de prendre en compte les conditions d application des sanctions et des gratifications) Congés ( permet de planifier les congés annuels des employés et de traiter les congés spéciaux : maladie, maternité ) Absences et retards ( tient compte du nombre de jours d absence ainsi que les retards de chacun des employés) Projets (possiblité de ventiler le salaire de l employé par source de financement) Formation (gère la formation offerte par l institution qui engage l employé à l interne ou à l externe) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

23 TBMS PAIE. Le module de Gestion de la Paie aide considérablement à la préparation du Livre de Paie. Le système offre à l utilisateur la possibilité de définir plusieurs monnaies de paie et de salaire, outre le salaire régulier, d autres revenus qu il peut choisir d intégrer ou non dans le calcul du boni à la fin de l année. Le nombre de revenus supplémentaires que l utilisateur peut définir est illimité. Plusieurs méthodes de calcul de l impôt sur le revenu sont considérées par le système (la moyenne mobile, le cumul par paie et la moyenne des revenus). Le système offre la possibilité de modifier le barème de la Direction Générale des Impots (DGI). Il permet de gérer la paie de plusieurs compagnies de façon simultanée. Ses principaux éléments sont : Traitement du payroll (prend en compte les mouvements, les sanctions, les heures supplémentaires, les prélèvements ) Gestion du payroll (ensemble de procédures allant de la préparation à la fermeture du payroll prenant en compte la gestion des prélèvements/obligations: avances, prêts, assurances, impôts et taxes) Chèque et talon de chèque (permet de générer des chèques et des talons de chèques) Rapports (permet la production d une grande variété de rapports, ex : rapport de la paie imprimé par département, par mois, par semaine, par personne ) Obligations et redevances (permet de gérer les obligations et redevances globales imputables à tous les employés et celles propres à chaque employé) Prestations (permet de calculer automatiquement les prestations, lors d une mise à pied ou d une démission en tenant compte du préavis, du nombre de jours de congé dûs, des dettes de l employé) Boni (permet d effectuer le calcul automatique du boni sur la base des salaires, heures supplémentaires accumulées dans les historiques) * Un horodateur peut être intégré au système au besoin. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

24 TBMS APPROVISIONNEMENT. La qualité d'un module d'approvisionnement est essentielle en vue d'améliorer la profitabilité d'une entreprise par une cohérence optimale de ses données et un suivi de l'état du stock en temps réel. Le module d'approvisionnement de TBMS permet une gestion avancée de l'approvisionnement, entièrement paramétrable sur chaque site grâce à une gestion multi sites et multi dépôts. Il offre de puissantes fonctionnalités: Gestion des Réquisitions (permet de gérer avec une grande facilité les réquisitions internes et externes) Gestion des mouvements des Commandes et des achats de Fournitures (gère les réquisitions ainsi que la réception des commandes et la livraison des fournitures) Imputation des articles aux centres de coût (permet de réaliser l imputation des articles aux centres de coût) Gestion multi sites (permet de gérer plusieurs dépôts en contrôlant l accès aux stocks par groupe d utilisateurs et par type de transaction) Gestion des unités de mesure selon la structure organisationnelle (permet de gérer différentes unités de stock) Frais paramétrables (prise en compte de différents frais dans le calcul des prix de revient tels que : douanes, courtage, transport ) Différents modes de répartition des frais (sur la valeur, sur le poids, le volume, cardinal, manuel) Spot Check Inventaire (s occupe de l inventaire en réalisant un spot check inventaire pouvant servir de support à l inventaire physique) Différents modes de gestion des stocks (FIFO, LIFO) Génération automatique des ajustements de stock découlant de l'inventaire (ajustement positif/négatif) Statistiques stock (présente divers rapports de gestion, rapports de stock valorisé, historique de toutes les opérations du système) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

25 TBMS IMMOBILISATION. TBMS intègre tout le savoir-faire fonctionnel en matière de gesstion des immobilisations à travers un module dédié. Cette gestion complète des actifs de l entreprise garantit une parfaite cohérence entre vos données comptables et la gestion opérationnelle de vos biens. Il est également possible d exporter les écritures comptables générées par le système vers un Grand Livre. Ce module offre la possibilité de visualiser les données suivantes: Fiches d immobilisation (identification et immatriculation, date d acquisition, date de mise en service, différents plans d amortissements, ) Affectation des immobilisations à des centres de coût et de profit (centres de responsabilités) Différentes méthodes de dépréciation (linéaire, régressif, manuel) Période de calcul paramétrable (mensuel, trimestriel, annuel) Transferts (changement d imputation analytique, changement de localisation) Changement des paramètres d amortissement (méthode, durée, valeur résiduelle, ) Gestion des dépréciations (dépréciation mensuelle, dépréciation cumulée sur l année par plan d'amortissement, historique des transactions de dépréciation par actif, ) Etats de synthèse ( situation d un plan d amortissement, simulation d un plan d amortissement, liste des immobilisations... ) Elaboration de multiples rapports ( liste des actifs matériels, liste des actifs immatériels, liste des groupes d immobilisation, liste des types de bien, liste des produits, définition de l interface avec le GL, liste des actifs par centre de coût, dépréciation cumulée par centre de coût et par plan, ) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

26 POURQUOI CHOISIR TBMS?. Le monde des affaires requiert, aujourd hui, un parfait équilibre entre deux éléments fondamentaux en vue d une bonne productivité : une conception moderne de la gestion et des outils technologiques puissants et adaptés. Le choix d un système informatique adéquat devient, par conséquent, un élément incontournable pour la compétitivité d une entreprise. En s appuyant sur des critères de saine gestion, la TURBO SYSTEM S.A. met sur le marché, un produit évolutif, convivial et robuste : le Turbo Business Management Solutions. TBMS est un outil complet de gestion administrative et financière intégrée développé en vue de répondre aux besoins spécifiques de différents secteurs (industriel, commercial, financier ) en matière de systèmes informatiques. Ce progiciel offre la possibilité : d importer et d exporter les données de systèmes pré existants (enregistrement dans une base de données d informations externes tirées d autres logiciels comptables) de générer des rapports de format Excel, PDF, HTML, HTML Style Sheet, RTF, Postscript, Delimited, XML de distribuer les rapports par courriel en un seul clic. Cette solution adaptable à toutes les catégories d entreprise est développée par un staff compétent, expérimenté et disponible au besoin. Le personnel de la Turbo System évolue dans un environnement de travail qui favorise : l esprit d équipe la croissance personnelle la recherche de l excellence. TBMS offre des outils non seulement pour les besoins standards de gestion mais aussi et surtout pour répondre à des critères sensibles aux responsables d entreprises tels : Sécurité des données et des transactions de l entreprise Meilleur rapport possible qualité/prix Environnement technologique robuste Flexibilité aux spécificités locales Facilité d utilisation avec différents systèmes d exploitation. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

27 LES AVANTAGES ET LES POSSIBILITES. Un partenariat avec la Turbo System S.A. équivaut au choix d une solution appropriée en termes de qualité de service et d efficacité. La Turbo System garantit à chacun de ses clients: Une installation rapide et simple Un support technique fiable (en ligne, au téléphone, par courrier, ) Une large gamme de produits et de services L opportunité d acquérir les plus hautes et meilleures technologies à des prix extrêmement compétitifs Un système de sécurité facile à configurer mais rigoureux, capable de protéger le passé, le présent et le futur de l organisation Des services d implémentation et d accompagnement variés: consultation étude et analyse des besoins intégration avec d autres logiciels formation des administrateurs et utilisateurs maintenance etc 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél : (509) / 64 ; Fax : (509)

28 TBMS Presentation Manual English Version Your integrated administrative and financial software TBMS is a registered trademark of Turbo System S.A. Société d ingénierie de système d information

29 TBMS TURBO BUSINESS MANAGEMENT SOLUTIONS Copyright May 2006 The material in this document constitutes a snapshot of Turbo Business Management Solutions (TBMS). It contains relevant information on the architecture as well as the main software features. Due to continuing product development, product specifications are subject to change without notice. If not specifically mentioned otherwise, the names of companies, organizations, products, fields as well as s, logos, people, places, and events mentioned in the examples are imaginary. Any resemblance to real names, addresses, logos, people, places or events is purely incidental and involuntary. The user is held to observe the regulation regarding copyrights applicable in his or her country Turbo System S.A. All rights reserved. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation. Windows is a registered trademark of Microsoft Corporation. Linux is a registered trademark of Linus Torvalds. Unix is a registered trademark of X/Open Company, Ltd.

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31 TURBO SYSTEM S.A. PROFILE Company TURBO SYSTEM, the first-incorporated company of the Turbo Group*, is a software development firm that specializes in information system engineering. Founded in the late 80 s, it is renowned as a reliable source for IT solutions. TURBO SYSTEM S.A. implements cutting edge software packages, developed on ORACLE environment, that comply with international standards. Qualification TURBO SYSTEM s qualifications include the following points: System development System integration and customization Knowledge transfer System evaluation Services In order to fully enjoy the high quality services offered by the institution to its customers, TURBO SYSTEM proposes a solid partnership focused on: Staff availability for ad hoc interventions Training Customer support service and Help desk Continuous system improvement Staff TURBO SYSTEM s qualified and experienced team is recruited among the best specialists in the information system engineering field. With a staff of expert engineers, the company is proud to have professionals whom are devoted to their work. By combining professionalism and know-how, the staff is always ready to serve the customer to his every whim. * Turbo System, Turbo Net, Turbo Consulting 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

32 EXPERIENCE AND COMPETENCE.. Throughout its multiple years of experience, TURBO SYSTEM kept on satisfying the increasing needs of various companies which have always expressed their satisfaction when it comes to the quality of its products and services. CITIBANK, N.A. Citibank, N.A. has been receiving Turbo System s services since Upon its request, the Company developed: A payroll management module A fixed assets management module The relations between the Institution and the Management of the company have always been cordial, and are characterized by the respect of mutual obligations. From a general view, Citibank is satisfied with the services provided by Turbo System. Michèle Jean-Jumeau Human Resources Dept. (This testimonial has been translated from French) Order of the Certified Professional Accountants Of Haiti TBMS is an accounting software of great stringency which shows the designer s concern to answer to the improvement of a good system of internal audit guaranteeing the protection of the assets and the production of reliable financial information, for convenient decisions. TURBO SYSTEM deserves the respect and the encouragement of the community because this work has risen to the dimension of a true national pride. Joseph Paillant OCPAH President/Year (This testimonial has been translated from French) Datacard Group In addition to developing the Oracle Software for the Haiti Taxpayer Identification System, and subsequently the Driver s License and Vehicle Registration software, Turbo System provided and still provides support services (to the Haitian Government) for the software developed for these programs. From my perspective as the overall Program Manager of these programs, Turbo System is an excellent developer of Oracle software and is a pleasure to work with I considered Turbo System more of a partner than a contractor. They are very thorough and follow through with their schedule and specification commitments. Gary C. Gaudette, CPCM, PMP Principal Program Manager 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

33 EXPERIENCE AND COMPETENCE. Economy and Finances Ministry of the Republic of Haiti The IT Unit Manager of the Economy and Finances Ministry takes pleasure to congratulate Turbo System for the excellent support during the development and the establishment of the Public Expenses Management System and the State Payroll System. Serge J. FELIX IT Unit Manager (This testimonial has been translated from French) FARMATRIX Irreproachable quality of service, concerned and reliable personnel, effective and fast support, simple and user-friendly interface, constant feeling of safety, are only some words that define our relationship with Turbo System S.A. Ralph Edmond Farmatrix CEO (This testimonial has been translated from French) UNITRANSFER USA, Inc We were looking for a system where we could control most of the product creation, functionality without relying on a third party every time we wanted to make a change. After careful review, we decided that the Turbo System product and its support staff were far more superior to all others. We chose Turbo System because we knew they would be responsive to our business needs and our recommendations on how to develop the product. The system s intelligence and workflow engine gives us tremendous flexibility; their training and ongoing customer support is unlike any we've experienced. Claude M. Richard Vice President, Information Technology Banque de l Union Haïtienne Banque de l Union Haïtienne congratulates you for your professionalism and efficiency. The applications designed for BUH by Turbo System have indeed considerably improved our management environment. And above all, the support service has revealed itself to be of first class. A good point for an outstanding company! Guy Cuvilly Sr Vice President and General Manager (This testimonial has been translated from French) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

34 TURBO BUSINESS MANAGEMENT SOLUTIONS (TBMS). TBMS is a multilingual integrated administrative and financial management software package that is capable of handling all the activities of a company, through a single and coherent information processing system. Turbo System conceived TBMS to fulfill the market requirements by respecting the constraints of the environment and the need for flexibility of branch offices and companies of all sizes (small, average and large). The TBMS package consists of integrated and detachable (if needed) modules, developed with the best current technological tools. It offers a user-friendly and flexible management environment, which allows it to: Reinforce control in a company Automate repetitive tasks Accelerate the production of decisive reports Increase the economic output of the company TBMS incorporates the following modules: Inventory, Sales, Purchase, Accounts Payable, Accounts Receivable, Human Resources, Payroll, General Ledger, Fixed Assets, Manufacturing, Sales Analysis, Banking Services, Procurement, Access Control. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

35 AN ADAPTED TECHNOLOGICAL SOLUTION. TBMS management modules are easy to implement and simple to use. They do not shackle all of the resources of the company, which will be more apt to focus on their strategic activities without transition delay. The modules can be deployed in a centralized or distributed mode. Therefore, the company best benefits from its resources and its know-how. TBMS functions in client-server or web* architecture with as much power and ease of use. It is available with Oracle Databases, in MS Windows, Unix or Linux environments. In addition, the module features are independent of the technological platform used, which means that the customer can easily choose to change its operating environment. TBMS (may be integrated to pre-existing software) can also adapt to a pre-existent data-processing environment without causing major upheavals. The various modules of TBMS can adapt to the growth and the future needs of a customer. Each module can perfectly be deployed in several steps as the customer changes its organizational structure and this, without deferring its daily operations. Company management software package The software package integrates all the modern functions of company management. A single database manages all of the system s information, which guarantees its coherence and integrity while allowing total control of all the activities in real time. It is present where it is necessary: no waste of time, less errors, reliable and coherent data everywhere. It optimizes the information flow within the company: the data are accessible permanently and in any place, thus allowing faster and trustworthy decisions. * Web architecture requires a more important material infrastructure to its implementation. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

36 A SIMPLE SOLUTION. Secured Access: All the TBMS functions can be operated within a company s network: authorized users can easily and reliably connect to the information system from a workstation in order to obtain the data needed. Easy decision-making: The TBMS modules confer to a company great facility in the processing of all the data related to management and provide constantly up to date data and dashboards to each person in charge enabling them to take decisions with full knowledge of the facts. The modules of the software package also facilitate understanding and explanation of the results of the company s activities thanks to indicators and tables of the system. Inquiries, which before required several hours and sometimes the intervention of several people, is from now on accessible in just one click! Multi functionalities: Thanks to the extent and the richness of the functions proposed, the TBMS modules are able to fulfill the majority of the needs of companies, whatever their size and their activity. Multi language, multi currency, multi company, the software package adapts naturally to any type of organization. Practical implementation: TBMS does not require heavy human or financial investments. Better yet: a company can continue working normally during the installation of the new system. Once installed, TBMS does not hinder a large data-processing team to ensure its operation. Furthermore, in order for each company to benefit from the constant improvements of the software package, the update procedures were conceived for a maximum amount of simplicity and security. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

37 A SAFE SOLUTION. The security features of TBMS are built on Oracle s safety features while adding some extra functionalities. Their mechanisms rely on user management along with data and various components of the application s access rights, from the reports to the fields of the forms. In terms of security, the system s behavior is conditioned by the list of modules identified and selected at the time of the installation of the application s security architecture. It is also dictated by the access control panel to the forms, blocks and selected fields. The module includes three elements: security architecture definition access right management user management Security architecture definition This part is related to the installation of the security system that consists of the determination of the modules or forms and elements of module (Blocks, Fields), to which access will be monitored. Access right management Access right management consists of defining and monitoring, for each user group, the list of modules (Forms) and module elements (Blocks, Fields) to which these users have access as well as the series of operations allowed on these objects. These privileges differ according to the type of object accessed. User management User management is provided by a series of windows through which the administrator maintains the basic elements that take part not only in the definition of the user but also in the installation of the security system. In a general way, it allows: the identification of the possible users of the system the definition of the groups to which they belong the codification of the companies which the application will manage, the display of the users accesses through the trace log the update of the general parameters gathering default values. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

38 TBMS MENU ARCHITECTURE 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

39 TBMS ACCOUNTS RECEIVABLE.. The powerful and complete module of Accounts Receivable provides information necessary to follow up on accounts. This module also makes it possible to maintain the regular gross margin of liquidity. To satisfy various customer requirements, the Accounts Receivable module supports accounts with deferred balance and accounts of pending items. The two methods can be used in the system depending on the customer. It can be interfaced with Inventory Management, Sales, General Ledger This module has the following advantages: Customer information (allows to consult and update customer information) Currency code (allows to program a wide variety of currencies) Sales follow up (interactive entry of sales, debit and credit notes, business expenses) Management of periodic fees (allows to enter information only once for repetitive purposes) Easy and fast research of accounts (allows users to easily answer to customer requests) Debt aging reports 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

40 TBMS ACCOUNTS PAYABLE... This module provides information, which will help reduce expenses and increase liquidity by avoiding late fees, by benefiting from discounts and terms of payment and by correcting costly errors such as double payments. The module has been designed to provide maximum effectiveness related to subjects such as: Supplier information (management of names, codes, currencies, terms of payment...) Invoices (allows to take into account new invoices, invoices paid by anticipation) Recurring expenses (allows to manage rent, car payments...) Payment methods (allows to manage several methods and according to suppliers) Check reconciliation (manages the history of various types of checks) Check cancellation (allows to follow up on check reconciliation files) Balance reports (allows to produce reports for users and suppliers using detailed, partial, summarized forms or recapitulative total). 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

41 TBMS PURCHASE.. The Purchase Management module helps a company considerably by maintaining a tight control of the cash flow, the inventory and the suppliers, by supervising the quantity and the price of purchased articles. This module offers options such as the possibility to produce automatically purchase orders for inventory articles of which the quantity falls below some predetermined indicator, or to produce reports showing the funds necessary to bring the inventory up to the desired level. The Purchase Management module makes it possible to buy whenever it is necessary according to the advantages that can be benefited during these transactions. It takes care of details such as: Order supervision (allows to follow the order from beginning to end, the end being the reception of the order aforesaid) Information & suppliers (manages relevant information about products, prices, suppliers) Inventory verification (monitors the minimal quantity required for a product) Suggested orders (allows to know, based on reports, the quantities to be ordered and the necessary funds) Reception of purchase orders (the delivery of merchandise is entered into the system for the given purchase orders) Manipulation of freight (allows an automatic calculation of the freight) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

42 . TBMS SALES. The module s success rests on its capacity to treat with ease all types of sales (on line, in batch, by interim invoice) and to ensure efficient and prompt customer care service. After all, the sales department is considered to be the cornerstone of any business, if they are not well managed, the consequences are generally devastating. This program can be integrated with the Stock Inventory, Accounts Receivable, Accounts Payable and the General Ledger modules. This integration means that the entries pointed out by this module automatically update Stock levels, the Client Accounts, and, if the General Ledger module has been activated, a batch will be generated automatically. Sales can be made through various currencies and according to several prices, in several units and under several presentations. The module offers the following advantages: Customer information (stores all kinds of customer information) Invoices and pro forma management Cashing flexibility (allows various types of payment: cash, check, credit card) Programmed price change (allows to program a price that will be effective on a future date) Promotion, special prices (allows to carry out promotional sales, facilitates the application of specific prices) Orders on standby (possibility to quickly serve customers by facilitating the service from the arrival of the items) End of day closing (allows to make an automatic closing of the day s transaction) Sale force performance (allows to manage the salesman file, which makes it possible to establish the commissions related to sales) Lost sales (allows to identify unavailable items requested by the customer) Retuned merchandise management (takes care of problems related to returned products along with the return motive) Price management (allows the configuration of various prices and special prices) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

43 TBMS SALES ANALYSIS. In the business world, monitoring and analyzing the sales in detail is essential to a company s success. The Sales Analysis module was designed to provide to company decision-makers information, which previously required tedious research and calculations. This module helps keep a meticulous control of business by emphasizing on inefficiencies whenever they occur, thus, providing immediately the opportunity to make necessary changes to management procedures. Customers purchase tendencies change, in addition, the faster a business can adjust to market changes, the better the financial rewards will be. The Sales Analysis module consists of useful and clear reports on the distribution and the history of sales. It offers a great flexibility to the user who will be able to modify with ease all the aspects (lines, columns, presentation and formatting, etc.) of the reports and the graphs in real time. In this module, it is possible to judge the sale force s performance while analyzing the sales periodically (yearly, quarterly, monthly, daily, etc.) according to various criteria such as sales volume, turnover, item cost price and profit, expressed in value and in percentage, through a global analysis, intermediate or detailed by group of items, family of items, by warehouse, by item, by area, In summary, the Sales Analysis module allows to: display sales transaction details (dates, quantities, salesman, etc...) by customer, by item, or by a combination of both. obtain all kinds of reports for any time period and selected according to desired product ranges examine graphs reflecting quickly and clearly the sales. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

44 TBMS INVENTORY.. Inventory Management is a module that allows its user to monitor stock for a better turnover and a better position of a company when it comes to its competitors. It takes care of the input and output movements of the inventory such as purchases, adjustments so as various management reports. This program makes it possible to put in review the effectiveness and the profit by controlling each transaction in detail, by reporting the lacks and the surpluses, and by providing an easy physical process of calculation. The advantages: Easy access to inventory information (Information about suppliers, items, quantities, price per branch) Expiration date (indicates the product s expiration date) Price variation (takes into account expenses attached to each branch) Measuring unit (takes into account the purchase units and the sale units) Cost price calculation (takes into account the tariff status in customs and others) Multiple sites (manages several independent and/or centralized sites) Inventory transfer inter-branch (manages inventory trades between branches) Sets of items (takes into account products made from several items) Assortment (manages item mixtures according to pre-established criteria) Item description (provides the possibility to have a purchase name and a sale name for the same item) Takes into account manufactured products (management of the product s input-output process) Date sensitive reports/ reports according to several criteria (quantity in stock, statistics, inventory ) Multiple place inquiry (allows to find an item located in another warehouse) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

45 TBMS GENERAL LEDGER. Like all modules in the TBMS software package, flexibility is a key characteristic of the General Ledger module: Accounts Receivable, Accounts Payable, Inventory, Purchase and Sales Management modules along with the Payroll module can be interfaced with the General Ledger, thus resulting in up to date information for users. This module offers features such as: Chart of accounts (takes into account the structure and the nature of the accounts) Reports based on date (manages the reports for all the accounts or for some based on date intervals) Predefined transactions (allows to manage once and for all transactions with fixed amounts) Production of up-to-date financial statements and reports (formatted to produce several types of reports) End of period (manages end of periods without the end of month procedure) Transaction antedating (makes it possible to re-run the financial statements of a previous month according to a secure process that prevents fraud) End of year functions (manages the comparative figures of the previous year by automatically updating them) Maintenance of two years simultaneously (allows to manage the transaction of two years at the same time without the obligation to close the former year in order to enter the transactions of the current year) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

46 TBMS BANKING SERVICES. The Banking Services Module answers to the needs of companies that wish to update the data on their bank accounts. This module deals with the input and output movements on bank accounts such as deposits, withdrawals, and credit card expenses. It also makes it possible to carry out banking reconciliation. The Banking Services module makes it possible to: Take into account checks returned by customers (for each check a customer returns, the bank account will be credited for the check s amount along with its expenses, and the customer s account will be debited for the same amount) Issue checks and carry out transfers between various bank accounts Take into account checks returned by the Company (for each check the Company returns, the corresponding bank account will be debited as well as a charge account for the bank fees if necessary and the recipient s account, suppliers or others, will be credited for the amount of the check and possibly the bank fees) Make deposits that can debit the bank account or the credit card account corresponding to the General Ledger Take into account cancelled checks, debit interests, bank fees, uncovered interests, credit interests, bank to bank transfers (i.e. crediting a bank account and debiting another one), credit card transactions Reconcile bank accounts (process during which all the issued checks are traced and are paid for by the bank, all the deposits carried out by the Company are traced with the bank statement, and the fees are registered: bank fees, credit interests, etc... Reconcile credit card accounts. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

47 TBMS MANUFACTURING. The TBMS Manufacturing module was designed to function alongside the Inventory Management module. It best suits companies that wish to obtain high performance manufacturing management with the possibility to gradually integrate other functions of the software package in order to create a total and coherent management system. This module defines technical data through nomenclatures, load centers and stations, and is equipped with management of manufacturing scale. It also features inventory follow up, a function of control management with calculation of the estimated and real costs. Many performance indicators are available, ensuring the quality and the control of the industrial production. The module offers the following functionalities: Management of the launching of processes (multi item launching, production file, material and load interventions...) Decision aid tools (global planning, production statistics, Gantt chart...) Inquiries (work-in-progress by item, work-in-progress charges, upto-date projected stock, material breach, graphic load analysis, orders to re-plan,...) Item management (association of categories and families of items, various management methods, data used for management control, multi manufacturing units...) Control management (definition of valuing sections, calculation of estimated costs, calculation of the cost price of fabrication/valuing of the work-in-progress, analysis of variations per item, interface with the General Ledger, interface with the Inventory Management module...) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

48 TBMS HUMAN RESOURCES. This module manages all information concerning human resources. It follows the evolution of the employee from recruitment to retirement and can be used as a reference tool when it comes to making decisions regarding the company s personnel. The module allows the definition of the organizational, administrative as well as the salary grid structure of a company. It offers various possibilities such as: Employee files (puts together and monitors a complete file of the employees with basic information, contacts, dependents, training level, experience...) Hiring (automates the process of recruiting employees with features such as job offers, applications, applicants files and job assignments management). It constitutes a data bank where necessary resources can be found. Movements (manages appointments, adjustments, transfers, promotions, global raises, dismissals, resignations...) Sanctions and gratuities (allows to manage the conditions for the application of sanctions and gratuities) Holidays (manages the employee s holidays: sick leave, maternity leave, ) Absence and tardiness (takes care of absences as well as tardiness of each employee) Projects (gives the possibility to allot an employee s salary depending on the source of financing) Training (manages training sessions offered by the company internally or externally for the employee) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

49 TBMS PAYROLL. The Payroll Management module helps considerably with the preparation of payroll. By carefully executing various preliminary steps to achieve the payroll, precise and quick calculation is guaranteed. The system offers the possibility to define several pay currencies and salary, in addition to regular salary, other incomes that it can choose to integrate or not in the calculation of the bonus at the end of the year. The number of additional incomes that a user can define is unlimited. The system considers several methods of income tax calculation (moving average, accumulation by pay and incomes average). The system can manage the payments of several companies simultaneously. Its principal features are: Payroll processing (takes care of movements, sanctions, overtime, withdrawal...) Payroll management (procedures from preparing to closing the payroll including the withdrawal/obligations management: advances, loans, insurances, rates and taxes) Direct relationship between the accounting line and the pay items, which makes it possible to export the payroll entries towards a General Ledger or a banking structure for the allocation of the accounts Reports (produces a large variety of reports, i.e. payroll report per department, per month, per week, per person ) Check and check stub (generates checks and check stubs) Obligations and fees (makes it possible to manage the obligations and ascribable total dues of all employees) Compensation (calculates automatically the compensation of an employee by considering his or her notice, the due holidays and also his or her debts) Bonus (allows an automatic calculation of the bonus) * A Time Clock can be integrated to the system if needed. 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

50 TBMS PROCUREMENT. The quality of a Procurement Management module is essential in order to improve the profitability of a company by an optimal coherence of its data and a follow-up of the state of inventory in real time. The Procurement Management module of TBMS allows an advanced management of the supplies, entirely customizable on each site thanks to multi site and multi warehouse management. It offers powerful functionalities: Requisition management (allows to manage with great facility the internal and external requisitions) Management of the Orders movements and of the purchase of Supplies (manages the requisition as well as the reception of the orders and the delivery of the supplies) Imputation of the items to the cost centers (allows to carry out the imputation of the items to the cost centers) Multi site management (allows to manage several warehouses by controlling the access to stocks by user groups and types of transaction) Management of the measuring units according to the organizational structure (allows to manage various units of stock) Customizable fees (takes into account various expenses while calculating cost prices such as: customs, brokerage, transportation...) Various modes of cost distribution (by value, by weight, volume, cardinal, manual) Spot Check Inventory (deals with the inventory by carrying out a spot check inventory which can support physical inventory) Various modes of inventory control (FIFO, LIFO) Automatic generation of stock adjustments resulting from the inventory (positive/negative adjustment) Inventory statistics (presents various management reports, valued inventory reports, history of all system operations) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

51 TBMS FIXED ASSETS. TBMS integrates all the functional know-how related to assets management through a dedicated module, which allows the complete management of a company s assets and guarantees a perfect coherence between your accounting data and the operational management of your goods. Exporting the accounting entries generated by the system is also possible. This module displays the following data: Fixed assets slips (identification and registration, purchase date, activity date, various amortization plans...) Assignment of the fixed assets to cost and profit centers (responsibility centers) Various methods of depreciation (linear, regressive, manual) Customized calculation period (monthly, quarterly, annually) Transfers (change of analytical imputation, change of localization) Change of the amortization parameters (method, duration, residual value...) Depreciation management (monthly depreciation, depreciation cumulated over the year per amortization plan, history of the depreciation transactions by asset...) Synthesis states (situation of an amortization plan, simulation of an amortization plan, fixed assets list...) Multiple reports production (list of material assets, list of immaterial assets, lists of fixed assets groups, types of goods lists, lists of products, GL interface definition, lists of assets by cost center, depreciation cumulated by center of cost and plan...) 30, rue Garoute. Pacot, HT6112. Port-au-Prince, Haïti. Tél: (509) / 64 ; Fax: (509)

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