Manuel Utilisateur Import manuel de comptes en masse

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2 SOMMAIRE 1 Introduction...4 Objectif du manuel Repères visuels Conseils d'utilisation Présentation générale de l'import manuel Points d'attention Doublons Cités scolaires Logins Exemples d'application spécifiques Objet du document Mode opératoire avec les fichiers «CSV» Description détaillée du format du fichier «CSV» Cas d utilisation 1 : Création de compte Colonnes du fichier CSV qui sont présentes pour tous les profils Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Personnel» Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Enseignant» Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Parent» Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Elève» Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Invité» Cas d utilisation 2 : Modification de compte Colonnes du fichier CSV qui sont présentes pour tous les profils Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Personnel» Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Enseignant» Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Parent» Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Elève» Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Invité» Cas d utilisation 3 : Suppression de compte Colonnes du fichier CSV qui sont présentes pour tous les profils Procédure d'import de comptes manuels en masse...27 Page 2 sur 41

3 6 Annexes Exemples de valeurs pour la colonne «Fonction» Exemples de valeurs pour la colonne «Discipline» Exemples de valeurs pour la colonne «Filière» Exemples de valeurs pour la colonne «MEF» Informations sur ce document Licence Crédits Version de l'ent Libre Suivi des versions du document...41 Page 3 sur 41

4 1 Introduction Objectif du manuel Ce manuel utilisateur est destiné à l'administrateur local / référent ENT. Il lui fournit les informations nécessaires pour utiliser les facilités d'import manuel de comptes en masse, offertes par l'ent. 1.1 Repères visuels Les repères visuels décrits ci-dessous sont destinés à faciliter votre lecture, ainsi qu à attirer votre attention sur des points de vigilance ou des astuces permettant d améliorer votre utilisation du service concerné. Légende Action utilisateur Présentation de l écran ou Résultat à l écran Point d attention Astuce 1.2 Conseils d'utilisation L'utilisation de la touche retour du navigateur est fortement déconseillée : celle-ci affiche des pages enregistrées par votre navigateur ne représentant plus la réalité des informations réellement stockées par votre service. Privilégier les fonctions proposées par la solution pour naviguer dans l'ent. Page 4 sur 41

5 2 Présentation générale de l'import manuel La création et la mise à jour des comptes de l'ent peuvent s'effectuer de trois manières différentes : Méthode Alimentation initiale Mises à jour ultérieures Accès à la Vie Scolaire de l'ent A B C Automatique, par un premier fichier «AAF» qui permet de charger un grand nombre de comptes en une seule fois Manuelle, par un fichier «CSV» produit par l'établissement, qui permet de créer et de supprimer un grand nombre de comptes en une seule fois Manuelle et unitaire. La console permet à l'administrateur local de créer et supprimer des comptes unitairement. Automatiquement chaque nuit par de nouveaux fichiers «AAF». La console permet à l'administrateur local de visualiser les informations relatives à ces comptes. Manuelle, par fichier CSV produit par l établissement qui permet de modifier un grand nombre de comptes en une seule fois La console permet à l'administrateur local de visualiser les informations relatives à ces comptes et de les mettre à jour. Par des modifications effectuées manuellement par l'établissement. La console permet à l'administrateur local de visualiser les informations relatives à ces comptes et de les mettre à jour. Oui (*), tous les profils sauf Invités Oui (*), tous les profils sauf Invités (*) Ces comptes ont accès aux modules de Vie Scolaire de l'ent (Scolarité, Notes, Absences, Emploi du Temps, Cahiers de Textes). Les fonctionnalités de ces modules dépendent largement de leur alimentation. Celle-ci se fait par un processus spécifique, qui est traité dans le Manuel de la Scolarité de l'ent. Le format «AAF» est un format de fichier xml produit par le système d'information de l'académie et par celui de la DRAAF. Ces fichiers «AAF» sont automatiquement et périodiquement chargés dans l'ent, sans aucune intervention de l'établissement. Le format «CSV» est un format répandu, que l'on peut produire et manipuler avec un simple tableur (Microsoft ou OpenOffice par exemple). Dans notre cas, le séparateur de colonnes est le point-virgule. Les méthodes B et C permettent à l'établissement de créer et de gérer manuellement les comptes qui ne seraient pas créés et gérés automatiquement par la méthode A. La méthode B est appelée. Non Page 5 sur 41

6 2.1 Points d'attention Doublons Les ensembles de comptes A, B et C sont disjoints. C'est à dire qu'un même compte ne peut pas être créé des trois façons, cela aurait pour effet de créer des doublons dans l'ent qu'il serait difficile de gérer et de rapprocher par la suite. Deux comptes sont identifiés par l'ent comme des doublons s'ils ont les mêmes nom+prénom+date de naissance+profil. Pour les comptes Parent, la comparaison porte sur les nom+prénom+profil puisqu'on ne dispose pas des dates de naissance Cités scolaires Chaque administrateur local peut utiliser les méthodes B et C pour son établissement, s'il a été créé au préalable dans l'ent. S'il est administrateur local d'une cité scolaire, il pourra le faire pour les deux (trois) établissements de la cité, si toutefois les établissements ont été liés dans l'ent au préalable Logins Si un compte créé par la méthode B ou C se trouve avoir le même login (prénom.nom) qu'un compte déjà existant dans l'ent, alors le nouveau compte aura pour login prénom.nom1 ou prénom.nom2, etc Exemples d'application spécifiques Pour les lycées privés sous contrat MEN : les parents, élèves et enseignants seraient dans les fichiers «AAF» les personnels non enseignants n'y seraient pas et devraient donc être créés dans l'ent via un fichier «CSV» Pour les lycées privés agricoles sous contrat : aucun compte ne serait disponible via des fichiers AAF tous les comptes seraient donc à alimenter via des fichiers «CSV» Pour les lycées publics (MEN et agricoles) : les apprentis et les formateurs ne sont pas dans les fichiers AAF ils seraient donc à créer dans l'ent via un fichier «CSV» Pour tous les lycées et collèges : les personnels de la région ou du département, parmi lesquels les AIP, ne sont pas dans les fichiers AAF ils seraient donc à créer dans l'ent via un fichier «CSV» Page 6 sur 41

7 2.3 Objet du document L'objet de ce document est de fournir à l'administrateur local de l'établissement les informations qui lui sont nécessaires pour produire le fichier «CSV» qui lui permettra d'utiliser la méthode B pour : 1-Alimenter un grand nombre de comptes dans l'ent de son établissement. 2-Modifier un grand nombre de comptes dans l ENT de son établissement. 3-Supprimer un grand nombre de comptes dans l ENT de son établissement. Ce document présente en détail comment doit être constitué le fichier «CSV» pour chaque cas d utilisation. Il présente également, la procédure d'utilisation de l'assistant d'import des fichiers «CSV» disponible depuis la console d'administration. Page 7 sur 41

8 3 Mode opératoire avec les fichiers «CSV» Le fichier CSV à produire contient une ligne par compte à créer, à modifier ou à supprimer. Chaque ligne comporte plusieurs colonnes, séparées par des points-virgules. Chaque colonne contient des informations dont certaines sont obligatoires et d'autres facultatives selon les profils et le cas d utilisation (création, modification, suppression) Si, dans un fichier CSV, des informations obligatoires sont manquantes ou si des informations obligatoires ou facultatives - ne respectent pas le format attendu pour un compte utilisateur, alors l ajout, la modification ou la suppression de ce compte ne sera pas réalisé. On dit qu'il sera «rejeté». Mais la suite du fichier sera traitée et tous les comptes correctement décrits dans le fichier CSV seront selon le cas d utilisation créés ou modifiés ou supprimés dans l'ent. Si une donnée facultative est manquante dans le fichier d import pour un compte utilisateur à ajouter ou à modifier, alors l ajout ou la modification de ce compte sera réalisé, mais le compte se retrouvera sans la donnée manquante. L'administrateur local pourra ultérieurement les compléter depuis la Console de l'ent. Étapes Description L'établissement produit le fichier CSV en respectant le format décrit dans ce document. A l'aide de l'assistant d'import en masse disponible depuis la Console de l'ent, l'établissement contrôle le fichier «CSV». L'assistant crée un rapport contenant les éventuelles erreurs détectées. Dans le cas où des corrections s'avèrent nécessaires dans le fichier «CSV», l'établissement relance l'étape de contrôle de ce fichier après modification à l'aide de l'assistant. Un nouveau rapport est alors disponible. A l'aide de l'assistant, l'établissement confirme la demande d'import du fichier «CSV». Les informations du fichier «CSV» considérées comme conformes par l'assistant seront intégrées dans l'ent par un traitement de nuit. Page 8 sur 41

9 A tous moments, l'administrateur local peut modifier les comptes créés ou modifiés par l'import d'un fichier «CSV» à l'aide de la Console (se reporter au Manuel Utilisateur de la Console d'administration). Page 9 sur 41

10 4 Description détaillée du format du fichier «CSV» Un même fichier CSV contient la description de tous les comptes à créer, à modifier, à supprimer, tous profils confondus. Chaque compte de chaque profil est décrit avec un certain nombre d'éléments. Une colonne du fichier peut contenir plusieurs données. Dans ce cas, elles sont séparées par le caractère «+». Chaque fichier a besoin des colonnes A à X comme décrit ci-après. 4.1 Cas d utilisation 1 : Création de compte Colonnes du fichier CSV qui sont présentes pour tous les profils Tous les profils à créer ont besoin des colonnes A à I. Col Intitulé de la colonne du fichier Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne Exemples de valeurs possibles Longueur limite autorisée A ID CSV Oui Une Identifiant numérique unique sur l'ensemble du fichier. 245 Unique dans le fichier seulement B Action Oui Une A obligatoirement la valeur «CRE» CRE 3 caractères alphabétiques C RNE Etab. Oui Une Code RNE de l établissement dans lequel il faut créer l utilisateur. D Profil Oui Une Profil de l utilisateur à créer, ne pouvant contenir qu'une des cinq valeurs suivantes (notez que l'orthographe indiquée ci-dessous doit être scrupuleusement respectée) : Personnel Enseignant Parent Eleve Invite Personnel 10 caractères alphanumériques Valeurs fixes Page 10 sur 41

11 E Nom Oui Une Nom de l utilisateur à créer. Il faut au moins 2 caractères alphabétiques. Aucun chiffre et aucune ponctuation ne sont acceptés. Seuls sont acceptés les caractères : tiret, apostrophe, point, espace. F Prénom Oui Une Prénom de l utilisateur à créer Il faut au moins 2 caractères alphabétiques. Aucun chiffre et aucune ponctuation ne sont acceptés. Seuls sont acceptés les caractères : tiret, apostrophe, point, espace. G Civilité Non (1) Une Civilité de l utilisateur à créer H Date de naissance Ne peut contenir qu'une des trois valeurs suivantes: M. Mme Mlle Oui Une Date de naissance de l utilisateur à créer, au format jj/mm/aaaa Elle est obligatoire pour tous les profils sauf celui des parents. I ID ENT Non Une Identifiant ENT de l utilisateur utilisé pour la modification et la suppression des utilisateurs. DES- CHAMPS Pierre Entre 2 et 30 caractères alphabétiques Entre 2 à 40 caractères alphabétiques M. Valeurs fixes 05/06/1960 Date jj/mm/aaaa Identifiant existant : caractères numériques (1)La civilité est obligatoire pour les parents mais n'est pas obligatoire pour les autres profils. La colonne A fournit un identifiant qui doit être unique sur tout le fichier «CSV». Il sert entre autre à relier les parents et les élèves. Note concernant la colonne C «RNE Etablissement» : Le cas d'un enseignant qui serait rattaché à plusieurs établissements, n'est pas supporté par le fichier «CSV». Si ce cas se présente, mentionner Page 11 sur 41

12 en colonne C le RNE de l'établissement de rattachement et une fois le compte créé dans l'ent, à l'aide de la Console, ajouter les autres établissement (secondaires) à la fiche de cet utilisateur Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Personnel» Le fichier d import doit contenir, pour chaque utilisateur de profil «Personnel» à créer, les informations spécifiques suivantes (En plus des colonnes [A à I] décrites au 4.1.1) : Col Intitulé de la colonne du fichier Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne Exemples de valeurs possibles Longueur limite autorisée J Non Une Adresse académique, CR ou educagri de l utilisateur, au format : Q Fonction Oui Une Fonction de l utilisateur au format "3 caractères" + "$" + "texte" Le premier texte correspond au code de la fonction, le second à son libellé. R Discipline Oui Une Discipline de l utilisateur au format "texte" + "$" + "texte" Le premier texte correspond au code de la discipline, le second à son libellé. DIR$DIREC- TION D0010$DI- RECTION CHEF D'ETA- BLISSEMENT Jusqu à 100 caractères Le code de la fonction est composé de 3 caractères alphabétiques Et le libellé de la fonction peut contenir jusqu à 50 caractères alphabétiques. + le séparateur «$» Le code de la discipline peut contenir jusqu à 11 caractères alphanumériques et le libellé peut contenir jusqu a 50 caractères alphanumériques + le séparateur «$» Note concernant les codes Fonction et Discipline. Les codes utilisés ici doivent être cohérents avec ceux utilisés par les fichiers «AAF» en provenance des SI de l'académie ou de la DRAAF pour les établissements possédant ces référentiels. Page 12 sur 41

13 Remarque concernant les 3 caractères du code de la Fonction : Certains codes jouent un rôle particulier dans l'ent. Ce sont : DIR : pour les personnels de direction EDU : pour les personnel d'éducation (CPE) ORI : pour les personnels d'orientation DOC : pour les personnels documentaliste Des exemples de codes et de libellés sont proposés en Annexe Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Enseignant» Le fichier d import doit contenir, pour chaque utilisateur de profil «Enseignant» à créer, les informations spécifiques suivantes (En plus des colonnes [A à I] décrites au 4.1.1) : Col Intitulé de la colonne du fichier Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne J Non Une Adresse académique, CR ou educagri de l utilisateur, au format com Q Fonction Oui Une Fonction de l utilisateur au format "3 caractères" + "$" + "texte" Le premier texte correspond au code de la fonction, le second à son libellé. R Discipline Oui Une Discipline de l utilisateur au format "texte" + "$" + "texte" Le premier texte correspond au code de la discipline, le second à son libellé. Exemples de valeurs possibles ENS$ENSEI- GNEMENT L0201$LETTR ES CLAS- SIQUES Longueur limite autorisée Jusqu à 100 caractères Le code de la fonction est composé de 3 caractères alphabétiques et le libellé de la fonction peut contenir jusqu à 50 caractères alphabétiques. Le code de la discipline peut contenir jusqu à 11 caractères alphanumériques et le libellé peut contenir jusqu à 50 caractères alphanumériques + le séparateur «$» Page 13 sur 41

14 S Matières Non Plusieurs Matières enseignées par l utilisateur U MEF Non Plusieurs MEF de l utilisateur au format : "texte" + "$" + "texte" Le premier texte correspond au code du MEF, le second à son libellé. V Classes Non Plusieurs Classes dans lesquelles l utilisateur enseigne MATHEMA- TIQUES $ 2GT EURO- PEENNE 2S8 + P$1F4 Jusqu à 50 caractères alphabétiques par matière ajoutée Le code du MEF peut contenir jusqu à 11 caractères alphanumériques et le libellé peut contenir jusqu à 50 caractères alphanumériques+ le séparateur «$» Jusqu à 30 caractères W Groupes Non Plusieurs Groupes dans lesquels l utilisateur enseigne 2S8GA + 1F4G1 + 1F4GB Jusqu à 50 caractères Si un enseignant est professeur principal d'une classe, le nom de la classe en colonne V doit être précédé de «P$». Exemple d un professeur principal en 3 ème 2 : «P$3 ème 2» Note concernant les codes Fonction, Discipline, MEF et concernant les Matières, Classes et Groupes. Les valeurs utilisées ici doivent être cohérentes avec celles utilisées dans les fichiers «AAF» en provenance des SI de l'académie ou de la DRAAF pour les établissements possédant ces référentiels. Par exemple, le code Fonction est obligatoirement «ENS» pour les enseignants. D'autre part, il est possible pour un administrateur local, d'ajouter à posteriori, des classes à un enseignant depuis la Console. Mais il ne pourra le faire qu'avec des classes qui existent déjà dans l'ent. Il est donc vivement conseillé de faire apparaître dans le fichier CSV au moins une fois chaque classe de l'établissement. Page 14 sur 41

15 4.1.4 Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Parent» Le fichier d import doit contenir, pour chaque utilisateur de profil «Parent» à créer, les informations spécifiques suivantes (En plus des colonnes [A à I] décrites au 4.1.1) : Col K L Intitulé de la colonne du fichier Téléphone domicile Téléphone professionnel Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne Non Une Numéro de téléphone du domicile de l utilisateur à créer Non Une Numéro de téléphone professionnel de l utilisateur à créer M Adresse Non Une Adresse de l utilisateur à créer N Code postal Non Une Code postal de l utilisateur à créer Exemples de valeurs possibles Longueur limite autorisée Jusqu à 17 caractères numériques Jusqu à 17 caractères numériques Jusqu à 131 caractères alphanumériques caractères numériques O Ville Non une Ville de l utilisateur à créer P Pays Non Une Pays de l utilisateur à créer Amiens France Jusqu à 50 caractères alphabétiques Jusqu à 40 caractères alphabétiques Les comptes Parent de type «Contact» ou «Financier» ne doivent pas apparaître dans le fichier «CSV» car seuls les comptes de type «Parent» sont créés dans l'ent. Les informations indiquées dans le tableau ci-dessus ne sont pas obligatoires dans le sens où leur absence n'empêchera pas le chargement du fichier CSV dans l'ent. Néanmoins, il est vivement conseillé de documenter le plus d'informations possible afin de les retrouver dans les différents services de l'ent. Page 15 sur 41

16 4.1.5 Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Elève» Le fichier d import doit contenir, pour chaque utilisateur de profil «élève» à créer, les informations spécifiques suivantes (En plus des colonnes [A à I] décrites au 4.1.1) : Col Intitulé de la colonne du fichier Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne Exemples de valeurs possibles T Filière Oui Une Filière de l élève SECONDE GE- NERALE U MEF Oui Une MEF de l utilisateur au format : "texte" + "$" + "texte" V Classes Oui Une Classe à laquelle appartient l'élève. W Groupes Non Plusieurs Groupes d'enseignement dont l'élève fait partie. X ID CSV des parents Non Plusieurs 2 ID maximum ID du parent de l élève à créer, tel qu'il apparaît en colonne A de ce même fichier «CSV» $2 GT EURO- PEENNE 2S8 2S8GA Longueur limite autorisée Le code du MEF peut contenir jusqu à 11 caractères alphanumériques et le libellé du peut contenir jusqu a 50 caractères alphanumériques Jusqu à 30 caractères Jusqu à 50 caractères Unique dans le fichier seulement Les lignes décrivant les comptes parents et élèves doivent obligatoirement être regroupées au sein du même fichier CSV pour que l'ent puisse rapprocher les élèves de leurs parents grâce à la colonne X des élèves. Si les contraintes de la colonne X n'étaient pas respectées, le compte de l'élève serait néanmoins créé mais sans valeur pour ce champ, à la charge de l'administrateur local de le renseigner manuellement par la suite, et par l'interface de la Console, afin d'établir le lien parentélève. En revanche, les comptes parents qui ne seraient pas reliés à un élève au moins, ne seront pas créés du tout. Car l'ent ne peut avoir de parents sans élève. Page 16 sur 41

17 4.1.6 Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Invité» Ce profil n'a aucune colonne spécifique. Il lui suffit les colonnes A à I décrites au Cas d utilisation 2 : Modification de compte L import de comptes manuels en masse permet de modifier n importe quel compte manuel de l ENT, qu il s agisse de comptes créés à la main, ou de comptes créés lors d un import en masse précédent. En revanche, l import de comptes manuels en masse ne permet pas de modifier des comptes issus de l annuaire académique fédérateur. Les champs qui ne doivent pas être modifiés doivent être vides dans le fichier d import. Un champ vide dans une colonne du fichier d import indique ainsi que le champ associé ne doit pas être mis à jour dans l ENT. Pour vider un champ de sa valeur, il faut saisir la valeur «##» pour ce champ dans le fichier d import. Si un champ contient la valeur «##» dans le fichier d import, alors le champ associé dans l ENT sera vidé de sa valeur. Par conséquent, tous les champs obligatoires doivent être renseignés selon le format attendu, ou vides, mais ne peuvent pas contenir la valeur «##». Lors de la modification d un compte par import en masse, les champs qui étaient obligatoires à la création peuvent être modifiés, mais ne peuvent pas être vidés de leur valeur. Lors de la modification d un compte par import en masse, tous les champs renseignés dans le fichier d import viennent écraser les données existantes, qu elles aient été saisies lors d un précédent import en masse ou via la console d administration. Page 17 sur 41

18 4.2.1 Colonnes du fichier CSV qui sont présentes pour tous les profils Tous les profils ont besoin des colonnes A à I. Col Intitulé de la colonne du fichier Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne Exemples de valeurs possibles Longueur limite autorisée A ID CSV Oui Une Identifiant numérique unique sur l'ensemble du fichier 245 Unique dans le fichier seulement B Action Oui Une A obligatoirement la valeur «MOD» MOD 3 caractères alphabétiques C RNE Etab. Oui Une Code RNE de l établissement dans lequel il faut modifier l utilisateur. D Profil Oui Une Profil de l utilisateur à modifier, ne pouvant contenir qu'une des cinq valeurs suivantes (notez que l'orthographe indiquée ci-dessous doit être scrupuleusement respectée) : Personnel Enseignant Parent Eleve Invite Ne peut pas être modifié E Nom Non Une Nouveau nom de l utilisateur à modifier. Champ vide pour ne pas le modifier Format: Il faut au moins 2 caractères alphabétiques. Aucun chiffre et aucune ponctuation ne sont acceptés. Seuls sont acceptés les caractères : tiret, apostrophe, point, espace. F Prénom Non Une Nouveau prénom de Personnel DESCHAMPS 10 caractères alphanumériques Valeurs fixes Entre 2 et 30 caractères alphabétiques Pierre Entre 2 à 40 carac- Page 18 sur 41

19 l utilisateur à modifier. Champ vide pour ne pas le modifier Format : Il faut au moins 2 caractères alphabétiques. Aucun chiffre et aucune ponctuation ne sont acceptés. Seuls sont acceptés les caractères : tiret, apostrophe, point, espace. G Civilité Non (1) Une Civilité de l utilisateur à modifier H Date de naissance Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider Format : M. Mme Mlle Non Une Date de naissance de l utilisateur à modifier, au format : jj/mm/aaaa Champ vide pour ne pas le modifier I ID ENT Oui Une ID ENT de l utilisateur à modifier (généré lors de la création de cet utilisateur) tères alphabétiques M. Valeurs fixes 05/06/1960 Date jj/mm/aaaa Identifiant existant : caractères numériques (1)La civilité ne peut pas être vidée pour les parents (ne peut pas prendre la valeur ##). En dehors de l ID ENT de l utilisateur, de son profil et des informations sur les parents d un élève, toutes les informations d un compte peuvent être mises à jour lors d une modification de compte par import en masse. Note concernant l ID ENT : Lors d une modification de compte par import en masse, c est l ID ENT de l utilisateur (généré lors de sa création) qui est utilisé pour identifier le compte à modifier. Cet identifiant est donc obligatoire dans une demande de modification et n est pas modifiable. Page 19 sur 41

20 Note concernant les multi-établissements : Lors de la modification d un compte par import en masse, un utilisateur ne peut être affecté qu à un seul établissement. L import en masse ne gère que des comptes mono-établissement et ne peut pas affecter plus d un établissement à un utilisateur. Il est donc possible de modifier l établissement d affectation d un utilisateur, mais pas de lui en ajouter d autres. En cas de demande de modification de l établissement de rattachement d un utilisateur, c est l établissement présent dans la colonne «RNE Etablissement» qui sera le nouvel établissement de rattachement de l utilisateur. L affectation d un compte manuel à plusieurs établissements doit se faire par modification manuelle du compte dans la console d administration, grâce aux pages de gestion des comptes utilisateurs Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Personnel» Les colonnes qui peuvent être modifiées (En plus des colonnes [A à I] décrites au 4.2.1) pour le profil «personnel» sont les suivantes : J, Q, R Col Intitulé de la colonne du fichier Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne Exemples de valeurs possibles Longueur limite autorisée J Non Une Adresse académique, CR ou educagri de l utilisateur, au format : Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider Q Fonction Non Une Fonction de l utilisateur au format "3 caractères" + "$" + "texte" Le premier texte correspond au code de la fonction, le second à son libellé. DIR$DIRECTION Jusqu à 100 caractères Le code de la fonction est composé de 3 caractères alphabétiques Et le libellé de la fonction peut contenir jusqu à 50 caractères alphabétiques. Page 20 sur 41

21 Champ vide pour ne pas le modifier R Discipline Oui Une Discipline de l utilisateur au format "texte" + "$" + "texte" Champ vide pour ne pas le modifier Le premier texte correspond au code de la discipline, le second à son libellé. D0010$DIREC- TION CHEF D'ETABLISSE- MENT Le code de la discipline peut contenir jusqu à 11 caractères alphanumériques et le libellé peut contenir jusqu a 50 caractères alphanumériques Note concernant les codes Fonction et Discipline. Les codes utilisés ici doivent être cohérents avec ceux utilisés par les fichiers «AAF» en provenance des SI de l'académie ou de la DRAAF pour les établissements possédant ces référentiels. Si le champ «Fonction» d un enseignant où d un personnel est modifié (n est pas vide), alors le champ «Discipline» ne peut pas non plus être vide et vice versa, si le champ «Discipline» n est pas vide, alors le champ «Fonction» ne peut pas non plus être vide Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Enseignant» Les colonnes qui peuvent être modifiées (En plus des colonnes [A à I] décrites au 4.2.1) pour le profil «Enseignant» sont les suivantes : J, Q, R, S, U, V, W Col Intitulé de la colonne du fichier Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne J Non Une Adresse académique, CR ou educagri de l utilisateur, au format Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider Q Fonction Non Une Fonction de l utilisateur au format Exemples de valeurs possibles marie.des- fr Jusqu à 100 caractères ENS$ENSEI- GNEMENT Longueur limite autorisée Le code de la fonction est com- Page 21 sur 41

22 "3 caractères" + "$" + "texte" Le premier texte correspond au code de la fonction, le second à son libellé Champ vide pour ne pas le modifier. R Discipline Non Une Discipline de l utilisateur au format U MEF Non Plusieurs V Classes Non Plusieurs W Groupes Non Plusieurs "texte" + "$" + "texte" Le premier texte correspond au code de la discipline, le second à son libellé. Champ vide pour ne pas le modifier Matières enseignées par l utilisateur Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider MEF de l utilisateur au format : "texte" + "$" + "texte" Le premier texte correspond au code du MEF, le second à son libellé. Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider Classes dans lesquelles l utilisateur enseigne Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider Groupes dans lesquels l utilisateur enseigne Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider L0201$LETTRE S CLASSIQUES S Matières Non Plusieurs MATHEMA- TIQUES $2 GT EURO- PEENNE 2S8 + P$1F4 2S8GA + 1F4G1 + 1F4GB posé de 3 caractères alphabétiques Et le libellé de la fonction peut contenir jusqu à 50 caractères alphabétiques. Le code de la discipline peut contenir jusqu à 11 caractères alphanumériques et le libellé peut contenir jusqu a 50 caractères alphanumériques Jusqu à 50 caractères alphabétiques par matière ajoutée Le code du MEF peut contenir jusqu à 11 caractères alphanumériques et le libellé du MEF peut contenir jusqu a 50 caractères alphanumériques Jusqu à 30 caractères Jusqu à 50 caractères Note concernant les codes Fonction, Discipline, MEF et concernant les Matières, Classes et Groupes. Les valeurs utilisées ici doivent être cohérentes avec celles utilisées dans les fichiers «AAF» en Page 22 sur 41

23 provenance des SI de l'académie ou de la DRAAF pour les établissements possédant ces référentiels. Les champs multi-valués doivent contenir toutes les valeurs qui doivent être présentes après la modification. Par exemple, si une seule classe est renseignée pour un enseignant dans le fichier d import pour une modification, alors cet enseignant n aura qu une seule classe après l alimentation, même s il avait auparavant 10 classes. Si un enseignant est professeur principal d'une classe, le nom de la classe en colonne V doit être précédé de «P$» Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Parent» Les colonnes qui peuvent être modifiées (En plus des colonnes [A à I] décrites au 4.2.1) pour le profil «Parent» sont les suivantes: K, L, M, N, O, P Col K L Intitulé de la colonne du fichier Téléphone domicile Téléphone professionnel Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne Non Une Numéro de téléphone du domicile de l utilisateur à modifier Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider Non Une Numéro de téléphone professionnel de l utilisateur à modifier Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider M Adresse Non Une Adresse de l utilisateur à modifier Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider N Code postal Non Une Code postal de l utilisateur à modifier Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» Exemples de valeurs possibles Longueur limite autorisée Jusqu à 17 caractères numériques Jusqu à 17 caractères numériques Jusqu à 131 caractères alphanumériques caractères numériques Page 23 sur 41

24 pour le vider O Ville Non une Ville de l utilisateur à modifier Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider P Pays Non Une Pays de l utilisateur à modifier Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vider Amiens France Jusqu à 50 caractères alphabétiques Jusqu à 40 caractères alphabétiques Le processus d import de comptes manuels en masse ne permet pas la modification des informations «parents» d un élève, ni des informations «enfants» d un parent Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Elève» Les colonnes qui peuvent être modifiées (En plus des colonnes [A à I] décrites au 4.2.1) pour le profil «Elève» sont les suivantes: T, U, V, W. Col Intitulé de la colonne du fichier Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne T Filière Non Une Filière de l élève Champ vide pour ne pas le modifier U MEF Non Une MEF de l utilisateur au format : "texte" + "$" + "texte" Champ vide pour ne pas le modifier V Classes Non Une Classe à laquelle appartient l'élève. Champ vide pour ne pas le modifier W Groupes Non Plusieurs Groupes d'enseignement dont l'élève fait partie. Champ vide pour ne pas le modifier, ou «##» pour le vide Exemples de valeurs possibles SECONDE GENERALE $ 2GT EURO- PEENNE 2S8 2S8GA Longueur limite autorisée Le code du MEF peut contenir jusqu à 11 caractères alphanumériques et le libellé du MEF peut contenir jusqu a 50 caractères alphanumériques Jusqu à 30 caractères Jusqu à 50 caractères Page 24 sur 41

25 Lors d une modification de compte par import en masse, un parent ne peut pas être ajouté ou supprimé sur un compte élève, et un enfant ne peut pas être ajouté ou supprimé sur un compte parent. Ce type de mise à jour doit se faire par modification manuelle des comptes dans la console d administration, grâce aux pages de gestion des comptes utilisateurs. Le processus d import de comptes manuels en masse ne doit donc pas permettre la modification des informations «parents» d un élève, ni des informations «enfants» d un parent Colonnes du fichier CSV qui sont spécifiques au profil «Invité» Ce profil n'a aucune colonne spécifique. Il lui suffit les colonnes A à I décrites au Cas d utilisation 3 : Suppression de compte L import de comptes manuels en masse permet de supprimer n importe quel compte manuel de l ENT, qu il s agisse de comptes créés à la main dans la console d administration, ou de comptes créés par un import en masse précédent. En revanche, l import de comptes manuels en masse ne permet pas de supprimer des comptes issus de l annuaire académique fédérateur Colonnes du fichier CSV qui sont présentes pour tous les profils Pour la suppression seules les colonnes A, B, D, I sont à renseigner quel que soit le profil, comme décrit ciaprès : Col Intitulé de la colonne du fichier Obligatoire? Nb de valeurs Contenu de la colonne Exemples de valeurs possibles Longueur limite autorisée A ID CSV Oui une Identifiant numérique unique sur l'ensemble du fichier 245 Unique dans le fichier seulement B Action Oui Une A obligatoirement la valeur «SUP» SUP 3 caractères alphabétiques D Profil Oui Une Profil de l utilisateur à supprimer, ne pouvant contenir qu'une des cinq valeurs suivantes (notez que l'orthographe indiquée ci-dessous doit être scrupuleusement respectée) : Personnel Personnel Valeurs fixes Page 25 sur 41

26 Enseignant Parent Eleve Invite I ID ENT Oui Une ID ENT de l utilisateur à supprimer Identifiant existant : caractères numériques Lors d une demande de suppression d un compte, l ID ENT de l utilisateur est utilisé pour identifier le compte à supprimer. Il s agit donc d une information à fournir obligatoirement. Page 26 sur 41

27 5 Procédure d'import de comptes manuels en masse Description L'import de comptes manuels en masse s'effectue à partir de la console d'administration de l'ent. Un assistant d'import en masse permet à l'utilisateur de spécifier le fichier CSV qu'il souhaite intégrer dans l'ent. La création des comptes dans l'ent est réalisée la nuit qui suit la demande effectuée à l'aide de l'assistant d'import des fichiers. Un administrateur local / référent ENT ne peut effectuer qu'une seule demande d'import de fichier par jour. Un message affiché par l'assistant informe l'utilisateur si une demande d'import est déjà en cours de traitement. Page 27 sur 41

28 Pas à pas Étapes Description Depuis la console d'administration, effectuez un clic droit sur le menu «Utilisateurs». L'option «Importer des utilisateurs» est alors proposée. Cliquez sur l'option «Importer des utilisateurs» pour ouvrir l'assistant de chargement des fichiers CSV. Le premier écran de l'assistant demande à l'utilisateur de sélectionner le fichier CSV à importer. Page 28 sur 41

29 Étapes Description A l'aide du bouton «Parcourir», sélectionnez le fichier des utilisateurs à importer dans l'ent. Le bouton «Annuler» permet à l'utilisateur de quitter l'assistant de chargement des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton «Suivant» pour valider votre choix. L'assistant de chargement des fichiers effectue un contrôle d'intégrité des informations du fichier CSV. A la fin du traitement de contrôle, l'assistant affiche un écran de demande de confirmation de l'import ainsi que la possibilité de consulter le rapport des erreurs éventuellement détectées. Page 29 sur 41

30 Étapes Description L'utilisateur peut consulter le rapport d'erreur en cliquant sur la ligne «Rapport de conversion du fichier d'import du...». Dans le cas où l'assistant a détecté des erreurs, l'utilisateur peut les corriger dans le fichier CSV et relancer le traitement de contrôle d'intégrité des informations. Le bouton «Précédent» permet de relancer l'étape 3. Le bouton «Annuler» permet à l'utilisateur de quitter l'assistant de chargement des fichiers CSV. Pour confirmer à l'assistant l'import du fichier, cliquez sur le bouton «Confirmer la demande d'import». L'assistant affiche un écran demandant à l'utilisateur de confirmer ou pas la demande d'import. Cliquez sur le bouton «Oui» pour confirmer à l'assistant la demande d'import. Un message informe l'utilisateur de la prise en compte du fichier d'import et qu'il sera intégré durant la nuit suivante. Cliquez sur le bouton «OK» pour quitter l'assistant et retourner sur la console d'administration. Cliquez sur le bouton «Non» pour annuler la demande d'import. Page 30 sur 41

31 Étapes Description L'assistant se repositionne sur l'écran de l'étape 3. Page 31 sur 41

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