ECOLE LIBRE AHAZAZA asbl

Transcription

1 ECOLE LIBRE AHAZAZA asbl MUHANGA (GITARAMA) - RWANDA MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE VERSION 2008 : DRAFT N 2008/009

2 GESTION DES VERSIONS DU MANUEL DATE DESCRIPTION MODIFICATION FAITE PAR : 2007 Texte de base / Première adaptation à la situation réelle Bruno Baert et Jean Baptiste Hategekimana VERSION N 2007/ Projet de texte 1 (Draft) Bruno Baert 2008/ Amendements et corrections Raina Luff 2008/ Projet de texte 2 (Draft) Bruno Baert 2008/ Projet texte et documents 3 (Draft) Bruno Baert 2008/ Amendements et corrections Raina Luff 2008/ Projet texte et documents 4 (Draft) Projet texte et documents 5 (Draft) Bruno Baert 2008/008 Bruno Baert 2008/009 Manuel des Procédures administratives et financières Page 2/65 Version 2008/009 du

3 TABLE DE MATIERES LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS 4 LISTE DES ANNEXES 5 INTRODUCTION 6 OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL 7 PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE 8 TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT, D AUTONOMIE ET DE COMPLEMENTARITE. 8 SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE 8 SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT 8 SECTION 3 : DE L'AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET ACTEURS 9 TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE 10 SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES 10 SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL 14 SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL 15 SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES 18 SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES 18 SECTION 9 : DES RAPPORTS 19 SECTION 10 : DE LA GESTION DES PROJETS 20 TITRE III : GESTION DU PERSONNEL 21 SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL 21 SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES 23 SECTION 13: REGIME DE CONGES 25 SECTION 14 : SUSPENSION DE FONCTION 26 SECTION 15 : EVALUATION DES PERFORMANCES 26 SECTION 17 : MISSION DE TRAVAIL 27 SECTION 18 : AVANTAGES DES MEMBRES 27 DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE TITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE 28 SECTION 19 : DES PREVISIONS BUDGETAIRES ET DE LEUR APPROBATION 28 TITRE V : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE 30 SECTION 21 : DES OPERATIONS COMPTABLES 30 SECTION 22 : ACTIFS IMMOBILISES 32 SECTION 23 : STOCKS ET MAGASINS 33 SECTION 24 : APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES 35 SECTION 25 : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE 38 SECTION 26 : GESTION DE LA PETITE CAISSE 39 SECTION 27 : PAIEMENT DES FACTURES 41 SECTION 28 : DES PLACEMENTS DES AVOIRS 42 SECTION 29 : DE L'AUDIT DES COMPTES 43 TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES 44 SECTION 30 : MISE A JOUR ET AMENDEMENTS 44 CONCLUSION 45 ANNEXES Manuel des Procédures administratives et financières Page 3/65 Version 2008/009 du

4 LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS BP CAC CE CESTRAR CSR FARG ICT P.O. R.O.I. TPR Boite Postale Commissaires aux Comptes Comité Exécutif Centrale des Syndicats des Travailleurs Rwandais Caisse Sociale du Rwanda Fonds d Assistance aux Rescapés du Génocide Information, Communication, Technologie Pour Ordre Règlement d ordre Intérieur Taxes Professionnelles sur le Revenu Manuel des Procédures administratives et financières Page 4/65 Version 2008/009 du

5 LISTE DES ANNEXES ANNEXE 01 : DOC P001 - ANNEXE 02 : DOC P002 - ANNEXE 03 : DOC F001 ANNEXE 04 : DOC F002 - ANNEXE 05 : DOC F003 - ANNEXE 06 : DOC I001 - ANNEXE 07 : DOC P003 - ANNEXE 08 : DOC F004 - ANNEXE 09 : DOC F005 - ANNEXE 10 : DOC F006 - ANNEXE 11 : DOC F007 - ANNEXE 12 : DOC I002 - ANNEXE 13 : DOC P004 - ANNEXE 14 : DOC P005 - ANNEXE 15 : DOC P005 - MODELE DU CONTRAT DE TRAVAIL MODELE DE CONTRAT A DUREE DETERMINEE RAPPORT FINANCIER MENSUEL LIVRE DE BANQUE LIVRE DE CAISSE REGISTRE DE L INVENTAIRE MENSUEL PROCES- VERBAL DECHARGE ET DECHARGE DE MATERIEL BON DE SORTIE DE CAISSE FORMULAIRE D'ARRET DE LA CAISSE BON DE REQUISITION DE MATERIEL BON DE COMMANDE FICHE DE STOCK BULLETIN DE PAIE AUTORISATION D ABSENCE AU SERVICE ORDRE DE MISSION Manuel des Procédures administratives et financières Page 5/65 Version 2008/009 du

6 INTRODUCTION L'élaboration des procédures administratives et financières se réfère à la vision de l Association AHAZAZA, à sa mission, à sa structure et aux principes d'unité de command e- ment de la Direction de l Ecole. Le présent manuel de procédures de gestion administrative et financière régit la gestion de la structure organisationnelle de l Association AHAZAZA. Il vient compléter les manuels existants dont notamment les statuts et le règlement d ordre intérieur de l Association AHAZAZA. Conformément aux dispositions des Statuts et du Règlement d'ordre Intérieur de l Association AHAZAZA, il est institué le présent manuel des Procédures de gestion admini s- trative et financière qui régit la gestion courante de l Association AHAZAZA. La gestion des ressources humaines est réglementée conformément au règlement du personnel de l Association AHAZAZA faisant partie intégrante de ce manuel. Les organes de l Association AHAZAZA assument les fonctions indispensables pour garantir l efficacité, l efficience, la transparence et l obligation de rendre compte, ainsi que les mécanismes de planification cohérente, de suivi et d évaluation des actions spécifiques de l Association AHAZAZA en matière d éducation. Le présent document est conçu de manière à ce qu il soit facile à utiliser en vue de s assurer de la participation de toutes les parties prenantes au bon fonctionnement de l Association AHAZAZA pour réaliser sa mission de contribuer à l édification d une société égalitaire, équitable, inclusive et participative en jouant le rôle d influence dans la lutte contre l ignorance et tenant compte de la politique de l éducation au Rwanda et à l échelle internationale. Manuel des Procédures administratives et financières Page 6/65 Version 2008/009 du

7 OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL 1. Expliquer les politiques, les lois et les règlements administratifs, financiers et comptables à suivre dans l exécution de sa mission par l Association Ahazaza ; 2. Décrire les procédures administratives, financières, comptables et juridiques qui feront partie du contrôle interne de l Association AHAZAZA ; 3. Servir de piste pour les diverses formes de vérification ; 4. Enoncer les normes de gestion de l Association AHAZAZA ; 5. Servir de guide de référence pour la formation de nouveaux agents ; 6. Normaliser le langage, les politiques, les pratiques, les procédures et les formulaires de gestion ; 7. Assurer la coordination entre les diverses activités de gestion administrative et financière, ainsi que les opérations avec les bénéficiaires de l Association AHAZAZA ; 8. Permettre la rapidité dans la prise des décisions journalières ; 9. Accroître la productivité du personnel de l Association AHAZAZA. Le document contient deux principales parties: I Les procédures de gestion administrative II Les procédures de gestion financière et comptable Manuel des Procédures administratives et financières Page 7/65 Version 2008/009 du

8 PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT, D AUTONOMIE ET DE COMPLEMENTARITE. SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE Article 1 : Le manuel Le manuel des procédures de gestion administrative et financière régit les relations de travail : la hiérarchie, la délégation de pouvoirs et la communication entre les différents agents de l Association AHAZAZA. Pour bien décrire ces relations, il importe de se référer au schéma de l'organigramme tel que décrit dans le Règlement d'ordre Intérieur de l Association AHAZAZA. Article 2 : Les responsabilités Les responsabilités des organes de l Association sont décrites dans les statuts et le règlement d ordre intérieur, tandis que celles assignées à chaque membre du Personnel de l Association AHAZAZA sont décrites dans le présent manuel. Il est important de préciser la responsabilité des membres du personnel en tant que principe qui sous-entend les procédures. Le personnel de conception, à savoir le Directeur Général doit faire appel à son esprit d'initiative et de créativité, tout en respectant la philosophie et la mission de l Association AHAZAZA. L'équipe du personnel fait sienne la vision, la mission et la philosophie de l Association AHAZAZA. SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT Article 3 : L Association L Association AHAZAZA est une association sans but lucratif de droit rwandais ayant son siège administratif dans les locaux de l école AHAZAZA dans le secteur Nyamabuye, District de MUHANGA. L Association AHAZAZA est dirigée par un comité exécutif composé par le bureau : Président, Secrétaire Général et Trésorier. Le Président du Comité Exécutif de l Association AHAZAZA supervise le fonctionnement de l Association et de la Direction de l Ecole. Le Directeur Général de l école coordonne les activités de l école, veille à la communication et à la concertation entre tous les agents de l Ecole. Il est responsable de la gestion courante de l Ecole et en assure les relations publiques pour les affaires courantes. Les interventions de différentes agents sous l'autorité du Directeur Général doivent viser en priorité l'atteinte des objectifs de l Association AHAZAZA. Manuel des Procédures administratives et financières Page 8/65 Version 2008/009 du

9 SECTION 3 : DE L'AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET ACTEURS Article 4 : L Autonomie L Association AHAZAZA est autonome dans la gestion de ses ressources et de ses programmes. Elle en rend compte aux autorités du District et du Ministère ayant l éducation dans leurs attributions dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Article 5 : Communication et concertation Sous la direction du Président de l Association AHAZAZA, la communication et la concertation entre le personnel de l école, les membres et les partenaires de l Association AHAZAZA est un outil pour faciliter la gestion courante, l'adaptation et la réaction rapide aux changements. Le personnel et la Direction de l école doivent avoir la capacité de formuler directement au Président, des propositions face aux changements, à des contraintes ou imprévus qui peuvent surgir dans l élaboration et le suivi de l'exécution de leurs programmes spécifiques. Manuel des Procédures administratives et financières Page 9/65 Version 2008/009 du

10 TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES Article 6 : Les organes de gestion administrative et financière Les organes impliqués dans la gestion administrative et financière sont les suivants : 1. L Assemblée Générale ; 2. Le Comité Exécutif ; 3. Le Conseil de Surveillance ; 4. La Direction. Article 7 : Des organes de décision, d orientation et de contrôle L Association AHAZAZA s est dotée d organes de décision, d orientation et de contrôle. Ce manuel met en place les différents mécanismes d équilibre des pouvoirs en vue d assurer le leadership, la transparence et la bonne responsabilisation qui sont des principes de base de la bonne gouvernance. La composition des organes, leurs rôles, leurs responsabilités et leur fonctionnement sont définis par les statuts et le règlement d ordre intérieur de l Association AHAZAZA. Ce manuel met en évidence les rôles et les responsabilités de différents organes statutaires de l Association AHAZAZA. SCHEMA DE L ORGANIGRAMME Assemblée Générale de l ASSOCIATION AHAZAZA Comité Exécutif Comité de surveillance (commissaires aux comptes) Directeur Général Assistance Administrative Financière et Logistique (secrétaire comptable) Assistance Académique et éducation Gardien Entretien Enseignants & Educateurs Manuel des Procédures administratives et financières Page 10/65 Version 2008/009 du

11 Article 8 : L assemblée générale En tant qu organe suprême, l Assemblée Générale détient le pouvoir de prise de décision dans les matières suivantes : 1. Mise en place des organes, par élection démocratique des membres, du Comité Exécutif, du Conseil de surveillance et des commissions ad hoc ; 2. Adoption, amendement ou abrogation des Statuts et du Règlement d ordre intérieur lui soumis par le Comité Exécutif ; 3. Approbation du projet du budget lui transmis par le Comité exécutif ; 4. Adoption des plans pluriannuels et annuels d activités,élaborés par la Direction et / ou le Comite Exécutif ; 5. Approbation des rapports annuels d activités présentés par le Comité exécutif ; 6. Acceptation ou exclusion des membres sur base d un rapport présenté par le Comité exécutif ; 7. Décision sur la poursuite judiciaire d un membre, et de tout responsable de la gestion ou de la direction ; 8. Acceptation, rectification ou rejet des comptes et opérations intéressant le patrimoine de l Association AHAZAZA ou concernant l affectation des ressources (examen des rapports financiers) ; 9. Décision de créer, de modifier, de remplacer ou de supprimer toutes les structures internes, hormis celles qu imposent les textes législatifs ou réglementaires ; 10. Approbation du partenariat avec d autres institutions ou organisations en vue de pouvoir exécuter ses plans et réaliser sa mission et ses objectifs ; 11. Acceptation de dons ou legs et autorisation de l annulation des créances jugées irrécouvrables ou la cessation d un bien ou d une immobilisation ; 12. Dissolution de l Association AHAZAZA et affectation de ses biens. Article 9 : Le Comité Exécutif Le comité Exécutif s acquitte des fonctions suivantes pour le compte de l Assemblée générale : 1. Préparer les réunions des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires. C est le Président, assisté par les autres membres du Comité Exécutif, qui prépare, convoque et dirige les réunions du Comité Exécutif et de l Assemblée Générale ; 2. Mettre en exécution les décisions de l Assemblée Générale en assurant la supervision générale de la gestion administrative et financière conformément aux principes agrées par l Assemblée générale ; 3. Préparer les plans d action de l Association AHAZAZA en assurant la coordination du processus d élaboration et en fournissant un feed-back sur la performance des plans élaborés ; 4. Faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources des différentes sources afin de fournir à tous les organes les moyens nécessaires à la bonne marche de leurs activités ; 5. Analyser les rapports d activités de l Association AHAZAZA élaborés par la Direction et les autres services exécutifs et techniques de l Association AHAZAZA. A la fin de chaque tri- Manuel des Procédures administratives et financières Page 11/65 Version 2008/009 du

12 mestre, les titulaires de chaque classe (headmasters) sont tenus de fournir des rapports de progression qui seront rassemblés par Directeur Général à l attention du Comité Exécutif ; 6. Superviser les activités de la Direction en menant un suivi de la mise en œuvre des politiques approuvées par l Assemblée Générale. Le Comité Exécutif supervise l exécution des plans et politiques et examine les dépenses encourues en conséquence. Il s acquitte de cette tâche de deux manières : d abord en leur qualité de Secrétaire et de Trésorier, ceux-ci font, chacun en ce qui le concerne, la supervision du fonctionnement de la Direction et en font des rapports spécifiques au Président de l Association AHAZAZA. Ensuite, tous les membres du Comité Exécutif peuvent, agissant collectivement, faire le suivi des politiques et des plans de l Association AHAZAZA ; 7. Approuver les résultats issus du processus de recrutement et de licenciement. La décision d engagement définitif ou de licenciement d un membre du personnel est prise par le Comité Exécutif ; 8. Recevoir les demandes d adhésion ou de démission des membres. Toute demande d adhésion ou de démission est adressée par écrit au Président du Comité Exécutif de l Association AHAZAZA qui la soumet à l Assemblée générale la plus proche pour examen et adoption ; 9. Fixer les conditions de travail des agents de l Association AHAZAZA et de son personnel. A la fin de l année, le Comité Exécutif, par le biais du Directeur Général, fait une évaluation des performances des services par rapports aux plans de travail et aux budgets spécifiques approuvés. Il donne des conseils sur les voies et moyens susceptibles d améliorer leurs performances et leurs conditions de travail ; 10. Autoriser les dépenses des différentes activités de l Association AHAZAZA en approuvant les plans de travail des départements et les budgets y relatifs. A la fin de chaque trimestre, les membres du C E, selon leur compétence, feront des plans de travail et les budgets trimestriels. Ils élaborent également des projets des budgets annuels. Il reviendra au Comité Exécutif de vérifier s ils sont conformes au plan d actions et au budget approuvés par l Assemblée générale ; 11. Prendre les décisions urgentes qui sont du ressort de l Assemblée Générale lorsque celle-ci ne peut pas se réunir et en soumettre la décision définitive à la plus prochaine réunion de l Assemblée Générale ; 12. Mener toute activité qui est de nature à favoriser la mise en œuvre des objectifs, de la mission et des décisions de l Association AHAZAZA. Le Comité Exécutif est en définitive l organe qui supervise la gestion quotidienne de l Association AHAZAZA dans la réalisation de sa mission et de ses objectifs. Manuel des Procédures administratives et financières Page 12/65 Version 2008/009 du

13 Article 10 : Le Conseil de surveillance L Assemblée Générale élit aussi les commissaires aux comptes qui composent le Conseil de Surveillance de l Association AHAZAZA. Les commissaires aux comptes ont un mandat collectif défini comme suit : 1. Vérifier, sans les déplacer les livres, la caisse et les valeurs de l Association AHAZAZA en banque, le patrimoine en général, les inventaires et les bilans ainsi que l exactitude des écritures comptables. Cette activité se fait au moins une fois par an et autant que de besoin ; 2. Opérer à tout moment des vérifications ou contrôle qu ils jugent opportuns sans toutefois s immiscer dans la gestion journalière de l Association AHAZAZA ; 3. Vérifier si les décisions de l Assemblée Générale et du Comité Exécutif ont été exécutées et veiller à ce que les statuts et le règlement d ordre intérieur soient observés ; 4. Connaître et trancher les différends pouvant survenir entre les membres de l Association AHAZAZA ; 5. Contrôler et vérifier les rapports présentés par le Comité Exécutif ; 6. Mener toute autre mission leur confiée par l Assemblée Générale ; 7. Présenter les rapports de leurs activités à l Assemblée Générale. Article 11 : La Direction Pour atteindre les objectifs de l Association AHAZAZA et appliquer les décisions et les recommandations des organes de décision et d orientation, notamment de l Assemblée Générale telles qu elles sont consignées dans le plan d action, le Comité Exécutif met en place une Direction des services de l Association AHAZAZA. C est ainsi qu il y a la Direction de l Ecole libre AHAZAZA qui est constituée d un ensemble des services chargés de la gestion quotidienne de l Ecole Libre AHAZAZA. L organigramme et les attributions de ces services sont arrêtés par le Comité Exécutif. La Direction élabore les plans d actions et le programme d activités de l école qui sera approuvé par l Assemblée Générale sur proposition du Comité Exécutif. La Direction est chargée d exécuter et d assurer la gestion et la coordination quotidienne des activités de l école AHAZAZA. La Direction est l organe d exécution des activités de l école AHAZAZA. Il est composé de tout le personnel engagé par l école AHAZAZA suivant la procédure définie dans le présent manuel dans la partie concernant le règlement du personnel. Ce règlement du Personnel ne régit pas le personnel expatrié, car celui-ci doit être régi par des dispositions particulières notamment le contrat entre l Association AHAZAZA et l Organisation partenaire ou le Consultant qui offre l assistance. Les dispositions de ce contrat ne peuvent pas aller à l encontre des principes généraux de ce manuel et de la philosophie de l Association AHAZAZA en particulier et du pays en général. La Direction est coordonnée par un Directeur Général qui collabore étroitement avec l Assistant Administratif et Financier et l Assistant Académique. Ces personnes forment une équipe de direction et fonctionnent de manière à rendre compte au Comité Exécutif qui rend compte à son Manuel des Procédures administratives et financières Page 13/65 Version 2008/009 du

14 tour à l Assemblée Générale. Le présent document se concentre sur le fonctionnement de la Direction de l Ecole Libre AHAZAZA. Cependant, le Directeur Général est responsable devant le Comité Exécutif de la bonne marche et de la gestion quotidienne de l Ecole Libre. SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL Article 12 : La Direction de l école est constituée du personnel réparti dans les catégories suivantes: 1. Direction 2. Administration et Finances 3. Gestion et exécution des Programmes L Association AHAZAZA peut également faire appel à une expertise externe (des consultants temporaires) pour initier et/ou exécuter des travaux concernant l administration, les finances, la gestion et la didactique des programmes. En fonction de l évolution des programmes et des financements correspondants, le Comité Exécutif peut ouvrir d autres postes conformément au règlement du personnel faisant partie intégrante du présent manuel. Article 13 : La classification par service ou département se fait de la façon suivante: 1. La Direction Générale Le Directeur Général 2. Gestion et Exécution des Programmes L Assistant Académique 3. L Administration, Finances et Logistique L Assistant Administratif, Financier et Logistique (Le secrétaire comptable) Deux de ces fonctions peuvent être effectuées (combinées) par une personne : Direction Générale + Administration, Finances et Logistique ou Direction Générale + Gestion et Exécution des Programmes Manuel des Procédures administratives et financières Page 14/65 Version 2008/009 du

15 SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL Article 14 : Description des tâches des agents pour chaque poste 1. Le Directeur Général Sous la supervision directe du Président du Comité Exécutif et conformément aux orientations et décisions de l Assemblée générale et du Comité Exécutif, le Directeur Général a les responsabilités suivantes: Assurer la mise en application des décisions du Comité Exécutif; Coordonner la préparation et l élaboration des documents inscrits à l ordre du jour du Comité Exécutif et de l Assemblée Générale; Planifier, coordonner, assurer et rapporter la gestion quotidienne de l Ecole; Sur mandat du Président de l Association, représenter l école libre AHAZAZA dans différentes circonstances; S assurer de la coordination des programmes de l Ecole ; Organiser les activités de préparation et d élaboration du plan d action et veiller à ce que les différents départements soient impliqués ; Soumettre le plan d action pour adoption au Comité Exécutif, veiller à sa réalisation et à son impact sur les personnes concernées ; Suivre le développement des politiques du pays et élaborer les stratégies d articulation des plans de l école pour les adapter à ceux du Ministère de l Education ; Sur délégation du Comité Exécutif : participer dans l élaboration et dans la recherche-action sur l éducation en vue d atteindre la mission de l Association AHAZAZA ; jouer le rôle d interlocuteur (lobby, advocacy and liaison) en amont et en aval de l Association AHAZAZA ; jouer le rôle de point focal entre l Ecole et les différents partenaires en amont et en aval de l Association AHAZAZA ; S assurer du renforcement institutionnel de l Ecole, spécifiquement la mise en oeuvre du programme de renforcement institutionnel et du développement des ressources humaines ; Présenter le rapport d activités et des états financiers de l Ecole au Comité Exécutif ; Soumettre au Comité Exécutif une politique de mobilisation de fonds et assurer sa mise en application; Préparer toute documentation relative aux actes juridiques et faire constamment le suivi du respect des règles et lois qui régissent la vie de l école. Exécuter toute autre tâche jugée utile à la bonne marche de l Ecole par le Comité Exécutif ; Identifier les besoins en recrutement du personnel. Evaluer (ou actualiser) les besoins en renforcement des capacités des enseignants et du personnel administratif; Mobiliser les fonds nécessaire au bon fonctionnement de l Ecole ; Rendre compte à son supérieur hiérarchique. Manuel des Procédures administratives et financières Page 15/65 Version 2008/009 du

16 2. L Assistant Académique et Education Sous la supervision du Directeur Général, l Assistant Académique a pour tâches de : Définir ensemble avec le Directeur Général et le corps enseignant le processus et la méthodologie de planification des cours à court, à moyen et à long terme ; Remplacer le Directeur Général en cas d absence ; Animer ou co-animer les ateliers de planification et de programmation ; Etablir ensemble avec le corps enseignant un système de suivi évaluation et de rapportage du plan d action et différents programmes initiés par l école ; S assurer de la bonne marche des programmes et formuler le cas échéant des propositions visant l amélioration des programmes ; Identifier les besoins en renforcement des capacités institutionnelles et formuler des propositions sur des actions à mener pour y répondre ; Accompagner les différents services à mettre en place les outils nécessaires à une bonne planification, exécution, suivi et évaluation de leur travail ; Fournir toute autre assistance technique aux différents services de nature à améliorer la planification, l exécution, la gestion et le suivi évaluation des différentes activités ; Appuyer l analyse et l élaboration des programmes d activités et des plans opérationnels de l Ecole ; Faire toute autre tâche lui confiée par ses supérieurs hiérarchiques. Proposer un programme (ou réactualiser) de renforcement des capacités du personnel et des enseignants. Organiser et gérer les activités relatives à la formation ou aux autres activités de renforcement des capacités; Harmoniser les différents plans et rapports d activités de l Ecole ; Rendre compte au Directeur Général. 3. L Assistant Administratif, Financier et Logistique (Le secrétaire comptable) Sous la supervision du Directeur Général, l Assistant Administratif, Financier et Logistique a les responsabilités suivantes : Planifier, coordonner et assurer la gestion des ressources matérielles, financières et humaines de l Association et leur affectation rationnelle aux programmes. En ce qui concerne la gestion des ressources humaines, l Assistant Administratif, Financier et Logistique est responsable de la préparation des contrats du personnel, de la tenue des dossiers du personnel et leur mise à jour, de l examen des dossiers de demande de congés annuels et de récupération, de la supervision de la paie sur demande du Directeur Général; Proposer à l organe habilité une politique de gestion administrative et des ressources matérielle, humaine et financière adaptée aux besoins de l Ecole ; Préparer les rapportages financiers à soumettre au Comité Exécutif et à l Assemblée Générale par le Comité Exécutif et destinés aux bailleurs de fonds. S assurer de l établissement des prévisions budgétaires périodiques. Analyser la cohérence et la rationalisation entre l utilisation des ressources et des actions de l Association en général et de l Ecole en particulier ; S occuper du classement et de la tenue à jour des dossiers du personnel. Assurer la transmission du courrier à qui de droit ou procéder au classement selon les annotations du Directeur Général ; Manuel des Procédures administratives et financières Page 16/65 Version 2008/009 du

17 Classer le courrier ou tout autre document émanant du Directeur Général ou des autres services ; Organiser l agenda des rendez-vous, des réunions, des invitations ; S occuper de l organisation de la logistique des réunions ou visites du Directeur Général, et autres rencontres ; Produire/saisir les documents relatifs à l Ecole et à l Association AHAZAZA et les rapports de réunions; Préparer et expédier le courrier ordinaire. Recevoir le courrier de l Association AHAZAZA et de l Ecole et l'orienter auprès du service habilité; Effectuer la saisie des documents relatifs au fonctionnement de l Ecole et de l Association AHAZAZA ; S occuper de la gestion et de la distribution du matériel à l aide des fiches de stock et en faire rapport aux supérieurs hiérarchiques. Identifier et planifier les besoins du secrétariat en matériel et fournitures de bureau ; Tenir la caisse, compléter le livre de caisse d une façon journalière et faire le classement de toutes les pièces relatives à la caisse ; Préparer les payements par virement banquier ; Exécuter les tâches relatives au paiement mensuel des salaires ; Saisir les écritures comptables sur le logiciel de comptabilité ; S occuper du dédouanement du matériel commandé à l étranger s il y a lieu; Organiser l entretient des bâtiments et des terrains ; Organiser le gardiennage des infrastructures et des biens de l école ; Faire toute autre tâche lui confiée par ses supérieurs hiérarchiques. Rendre compte au Directeur Général. Article 15 : Profil des agents pour chaque poste Emploi type Directeur Général Assistant Académique et Education Assistant Administratif, Financier et Logistique (secrétaire comptable) Exigences et particularités du poste de travail Avoir un diplôme en Economie, Gestion, Administration ou domaines connexes, avec une expérience d au moins de 5 ans dans un poste de responsabilité ; Maîtriser l outil informatique, l anglais et le français. Avoir un diplôme en Droit, Economie, Gestion, Sciences Sociales (l enseignement), Administration ou domaines connexes, avec une expérience pertinente dans un poste de responsabilité ou de conseiller ; Maîtriser l outil informatique, les techniques de conseil, l anglais, le français et le kinyarwanda Avoir un diplôme en Administration, Economie, Gestion, finances publiques, planification ou domaines connexes, avec une expérience pertinente en administration, finances et logistique. Maîtriser l outil informatique (logiciels comptables), l anglais, le français et le kinyarwanda. Manuel des Procédures administratives et financières Page 17/65 Version 2008/009 du

18 SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES Article 16 : Toute correspondance adressée au Président de l Association AHAZAZA, et réceptionnée par le Directeur Général sera transmise au Président pour suite à donner. Article 17 : Toute correspondance reçue et adressée au Président de l Association AHAZAZA peut donner lieu soit à une réponse directe du Président, soit à un projet de réponse préparé par le Directeur Général à soumettre à la signature du Président. Article 18 : Le Président de l Association AHAZAZA peut autoriser le Directeur Général à signer toute correspondance concernant les affaires d'administration quotidienne. Article 19 : Toute correspondance adressée à une autre institution publique doit être soumise à la signature du Président de l Association Article 20 : Le Directeur Général peut autoriser l Assistant Académique et/ou l Assistant Administratif, Financier et Logistique (Le secrétaire comptable) à signer la correspondance (particulière) concernant leurs taches d'administration quotidiennes. Article 21 : Toute correspondance sortante et signée par les personnes désignées est réservée en copie au Directeur Général. SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES Article 22 : Les visites et les communications téléphoniques des/avec les membres de l Association AHAZAZA, bailleurs de fonds et autres partenaires font l'objet des memoranda adressés au Président par le Directeur Général et au Directeur Général par ses assistants. Article 23 : Un mémorandum comporte les renseignements suivants : Date : Noms : Fonction de la personne contactée : Organisation : Sujet traité : Conclusion : Action à entreprendre : Sauf urgence, le Président, les membres du Comité Exécutif et le Directeur Général prennent connaissance des correspondances reçues, des memoranda et des rapports particuliers par voie du signataire. Manuel des Procédures administratives et financières Page 18/65 Version 2008/009 du

19 Article 24 : Un membre peut faire le feedback par rapport à une initiative et/ou partager ses expériences avec les autres en réunions ordinaires ou extraordinaires ou en demandant par note que le sujet nécessitant l échange soit mis à l ordre du jour de la prochaine réunion. Article 25 : Les membres de l Association AHAZAZA peuvent, le cas échéant, participer aux événements nationaux ou locaux. Sur base de la documentation sur les thèmes de l événement, le Présidente produit et signe un mémorandum à mettre à la portée des membres comme base de documentation. Cependant, le Président de l Association AHAZAZA peut déléguer un représentant en cas d invitation lui adressée. SECTION 9 : DES RAPPORTS Article 26 : Les activités de l Association AHAZAZA font l'objet de rapports narratifs et financiers, trimestriels et annuels. Les rapports trimestriels sont adressés au Comité Exécutif et à tous les membres de l Association AHAZAZA. Toute personne physique ou morale intéressée ou soutenant la mission et les objectifs de l Association AHAZAZA. peut en prendre connaissance sur demande au siège de l Association. Les rapports annuels sont diffusés, après leur adoption, par l'assemblée Générale de l Association AHAZAZA. Article 27 : Chaque membre envoyé en mission de travail pour le compte de l Association AHAZAZA rédige un rapport de mission dans un délai ne dépassant pas 15 jours conformément au format de rapport convenu. Article 28 : Des rapports adressés aux bailleurs de fonds sont rédigés selon des formats spécifiés dans des contrats spécifiques. Manuel des Procédures administratives et financières Page 19/65 Version 2008/009 du

20 SECTION 10 : DE LA GESTION DES PROJETS Article 29 : De l élaboration des projets Le format de la présentation d un projet comprend les activités et leur budget ainsi que les frais de fonctionnement. Article 30 : De la mobilisation des fonds L Association AHAZAZA bénéficie de la contribution financière des parents des enfants qui fréquentent l école sous forme d un minerval annuel et un droit d inscription unique, fixé par l Assemblée Générale de l Association. L Association AHAZAZA élabore également, des projets spécifiques qui cadrent avec son plan stratégique à présenter aux bailleurs de fonds et aux autres partenaires financiers pour mobiliser les fonds d activités et de fonctionnement notamment en termes de transport, communication, médiatisation, logistique, imprévus, etc. Article 31 : Allocation des ressources Le budget d un projet doit généralement être réparti en réservant une part importante aux activités du projet. Le budget doit être reparti comme suit : Activités spécifiques ; Salaire du personnel ; Frais de communication et transport pour le Comité Exécutif et membres ; Imprévus. Manuel des Procédures administratives et financières Page 20/65 Version 2008/009 du

21 TITRE III : GESTION DU PERSONNEL SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL Article 32 : Les agents de l Association AHAZAZA sont recrutés et affectés sur base de l organigramme et du cadre organique confirmé par l organe compétent. Le Directeur Général avise le président de l Association AHAZAZA de la vacance des postes qui, après, en informe le Comité Exécutif. Le Directeur Général doit lancer l appel d offre. Le Président invite les candidats intéressés à postuler aux postes ouverts. Les dossiers de candidatures doivent être complets et comporter tout ce qui est exigé pour que le candidat soit admis au concours. Le dossier de candidature est composé de documents suivants : La lettre de demande d emploi, manuscrite, adressée au Président ;. Une copie de diplôme certifiée conforme à l originale ; Le curriculum vitae ; Deux photos passeports ; Une attestation de services rendus Si le poste ouvert au concours est l un des postes de responsabilité, au dossier de candidature doit s ajouter ce qui suit : Le candidat doit indiquer les noms et adresses de deux ou trois personnes de référence. Ces personnes de référence sont, soit celles qui l ont dirigé,lui ont enseigné ou qui ont travaillé avec lui ; Le candidat présente l attestation de service délivrée par son dernier employeur. Les conditions d admission au concours sont les suivantes : Etre âgé de dix huit ans au moins ; Etre reconnu mentalement et physiquement apte pour exercer l emploi mis en compétition. Un comité de présélection et de sélection est proposé par le Comité Exécutif. Les candidatures retenues à la présélection doivent présenter les originaux des diplômes avant de passer l examen et l interview; L examen pratique est préparé conformément aux exigences du poste ouvert au concours. L interview évalue les aptitudes, les capacités professionnelles, les qualités intellectuelles et morales. Manuel des Procédures administratives et financières Page 21/65 Version 2008/005 du

22 Article 33 : Tout agent de l Association AHAZAZA recruté est soumis à un stage probatoire de trois mois au moins d activités, au cours duquel son supérieur hiérarchique direct évalue ses performances par rapport à ses aptitudes, ses capacités professionnelles, ses qualités intellectuelles et morales. Manuel des Procédures administratives et financières Page 22/65 Version 2008/005 du

23 SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES Article 34 : Droits L agent de l Association AHAZAZA jouit des droits et libertés reconnus au citoyen. Il les exerce dans le cadre des lois et règlements en vigueur : L agent de l Association AHAZAZA a droit à l existence d un dossier professionnel personnel tenu par l agent ayant la gestion du personnel dans ses attributions et contenant toutes les pièces relatives à sa situation administrative et au déroulement de son travail ; L agent de l Association AHAZAZA jouit du droit d accès à son dossier professionnel personnel et peut notamment exiger à l Association AHAZAZA, la clarification, la rectification, la mise à jour, le complément ou le retrait des informations qui sont inexistantes, incomplètes, équivoques, périmées et dont la collecte, l utilisation, la communication ou la conservation est interdite. L agent de l Association AHAZAZA intéressé en fait la demande. Le responsable concerné doit procéder à la modification demandée, après approbation du chef hiérarchique. L Association AHAZAZA est tenue, dans la mesure de ses possibilités, d assurer à son agent, la protection contre les menaces, outrages, violences, voies de fait et diffamation dont il peut être victime, en raison ou à l occasion de l exercice de ses fonctions. Article 35 : Obligations L agent de l Association AHAZAZA est tenu d assurer professionnellement le service attendu de lui, et de s y consacrer dans toutes les circonstances avec diligence, probité, objectivité, neutralité, respect des actifs de l Association AHAZAZA, sens de responsabilité et d intérêt général et rigueur au travail; Il est également tenu de satisfaire aux demandes d information du public, dans le respect des règles relatives aux obligations des réserves et de discrétion professionnelle ; L agent de l Association AHAZAZA doit s abstenir de toute activité contraire à l éthique et à la morale caractéristiques du Rwanda ; Il est responsable de l exécution des tâches qui lui sont confiées. A ce titre, il est tenu d obéir aux instructions individuelles ou générales données par son supérieur hiérarchique dans le cadre du service et conformément aux lois et règlements en vigueur ; Manuel des Procédures administratives et financières Page 23/65 Version 2008/005 du

24 L agent de l Association AHAZAZA doit faire preuve de discrétion professionnelle pour ce qui concerne les faits, informations ou documents dont il a eu connaissance dans l exercice de ses fonctions. L agent de l Association AHAZAZA qui, dans l exercice de ses fonctions, se distingue particulièrement par son dévouement au service en toute probité, objectivité, neutralité, rigueur au travail et qui contribue à l accroissement du rendement et à l efficacité de l Association AHAZAZA, peut recevoir l une des récompenses suivantes : 1. lettre d encouragement ; 2. lettre de félicitation ; 3. témoignage officiel de satisfaction. Article 36 : Avantages et Retenues Des retenues de nature fiscale et pour charges sociales sont prélevées du salaire brut pour donner lieu au salaire net, à libérer mensuellement à l agent de l Association AHAZAZA, à terme échu. Il s agit du FARG, CRS et TPR. Le salaire de l agent de l Association AHAZAZA commence à être calculé dès son entrée en service et suspendu le lendemain de cessation de service. Lorsque la salaire du mois n est pas dû entièrement, il est fractionné. Article 37 : Formations et perfectionnement ou recyclage et mise á jour des connaissances acquises La mise en formation est la position de l agent de l Association AHAZAZA qui est appelé à interrompre provisoirement ses fonctions pour suivre à temps partiel ou à temps plein tout enseignement à durée variable, organisé au sein ou en dehors de son milieu régulier de travail, pour acquérir des connaissances nouvelles destinées à renforcer ses capacités professionnelles par rapport au poste de travail occupé ou à occuper. La formation peut se faire à l intérieur du pays ou à l extérieur du pays. Le perfectionnement des agents de l Association AHAZAZA se fait sous quatre formes : La formation professionnelle de courte durée ou de longue durée ; La recherche et les études individuelles ; Les stages de perfectionnement et de recyclage ; Les voyages d études L étude individuelle est la méthode de perfectionnement prioritaire, notamment pour le corps enseignant. Chaque enseignant doit, en effet, veiller à enrichir ses connaissances de base, par la lecture, par les contacts avec les collègues d autres milieux ou par toute autre moyen apte à Manuel des Procédures administratives et financières Page 24/65 Version 2008/005 du

25 le tenir au courant des diverses innovations dans un monde en constante évolution à rythme élevé. L agent de l Association AHAZAZA est en effet tenu de se recycler régulièrement dans son champ de compétence, pour lui permettre d actualiser ses connaissances et ses aptitudes professionnelles. La formation professionnelle de courte ou de longue durée vise l acquisition de nouvelles connaissances et aptitudes professionnelles, et se fait au sein d un établissement de formation national ou international agréé. La formation professionnelle au cours de l emploi doit être pratiquée en harmonie avec la description des tâches du poste occupé. L agent de l Association AHAZAZA peut effectuer des voyages d études qui constituent un des meilleurs moyens d apprentissage et de compréhension des réalités de travail dans son action. L autorisation de suivre une formation peut être demandée par le supérieur hiérarchique ou l agent lui-même. Au terme de la formation, le concerné produit un rapport comprenant aussi un plan de suivi de la mise en application des notions apprises. SECTION 13: REGIME DE CONGES Article 38 : Outre le congé annuel statutaire, l agent de l Association AHAZAZA peut bénéficier du congé de maladie, du congé de circonstance ou d une permission d absence au service. Au terme de douze (12) mois d activité, l agent de l Association AHAZAZA doit obligatoirement bénéficier d un congé annuel de trente (30) jours calendriers. Le congé annuel est calculé sur base de jours et demie (2,5) par mois et peut être fractionné en trois tranches au maximum. Article 39 : L agent de l Association AHAZAZA bénéficie du congé de circonstance dans les limites suivantes : - mariage de l employé : 2 jours ouvrables ; - accouchement de l épouse : 4 jours ouvrables ; Manuel des Procédures administratives et financières Page 25/65 Version 2008/005 du

26 - décès du conjoint : 6 jours ouvrables ; - décès d un ascendant ou descendant en ligne directe au première degré : 3 jours ouvrables ; - décès d un frère ou sœur, d un beau-père ou de la belle-mère : 2 jours ouvrables ; - décès d un beau-frère ou d une belle-sœur : 1 jour ouvrable ; - douze (12) semaines consécutives de congé de maternité dont au moins deux sont obligatoires avant la délivrance et six semaines après l accouchement. Tout conge de circonstance doit faire l objet d une demande préalable adressée au Directeur Général de l Ecole sauf dans le cas fortuit qui met l agent dans l impossibilité d aviser la Direction. Dans cette éventualité la Direction doit être avisée dans les 48 heures. SECTION 14 : SUSPENSION DE FONCTION Article 40 : L agent de l Association AHAZAZA fait l objet d une suspension de fonction pour des raisons ci-après: s il abandonne le service, sans motif valable et sans autorisation, pendant au moins quinze (15) jours successifs ; s il est puni d une sanction disciplinaire de suspension temporaire ; s il a été condamné à une peine d emprisonnement d au moins six mois ; si une faute disciplinaire grave, susceptible d entraîner une sanction de suspension temporaire ou de révocation est constatée à sa charge. SECTION 15 : EVALUATION DES PERFORMANCES Article 41 : Les agents de l Association AHAZAZA sont soumis obligatoirement à une évaluation annuelle de performances par leurs supérieurs hiérarchiques après une période d activité de douze(12) mois. L évaluation a pour but d éclairer l Administration de l Association AHAZAZA sur la valeur de son agent, ses aptitudes et sa manière de servir. Elle constitue la base essentielle d une détermination éventuelle de son droit à l accroissement annuel du salaire. Manuel des Procédures administratives et financières Page 26/65 Version 2008/005 du

27 SECTION 17 : MISSION DE TRAVAIL Article 43 : Mission à l intérieur du pays L ordre de mission à l intérieur du pays précise l objet, la durée et le montant de l indemnité journalière de la mission. Le montant de l indemnité journalière de la mission est conforme aux décisions prises par l Assemblée Générale de l Association AHAZAZA. Celle-ci accorde aussi les frais de communications aux agents et aux membres qui partent en missions de travail. Article 44 : Mission à l extérieur du pays En plus de la prise en charge mentionnée dans les invitations, chaque membre de l Association AHAZAZA peut bénéficier des frais de mission à l étranger. SECTION 18 : AVANTAGES DES MEMBRES Article 45 : Les membres du Comité Exécutif de l Association AHAZAZA bénéficient des facilités de communication par mois sur base des pièces justificatives. Un membre de l Association qui part en mission de l Association AHAZAZA à l intérieur du pays en dehors du District de Muhanga bénéficie des frais de communication et jouit des frais de transport et de mission. Article 46 : Les frais de transport sont remboursés aux membres du Comité Exécutif. Les membres jouissent des services des agents de l Association AHAZAZA dans le cadre du renforcement de leurs capacités. Manuel des Procédures administratives et financières Page 27/65 Version 2008/005 du

28 DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE TITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE SECTION 19 : DES PREVISIONS BUDGETAIRES ET DE LEUR APPROBATION Article 50 : Préparation du Budget annuel Par budget annuel, on entend le budget des activités de l Association AHAZAZA pour la période allant du 1 er janvier au 31 décembre de chaque année. Il est présenté en Francs rwandais ; Le budget annuel est suffisamment détaillé. Il est préparé par la personne chargée de l Administration et sur base des besoins lui présentés par le Comité Exécutif, la Direction de l école et les autres membres du personnel. Après présentation et discussion en Comité Exécutif avec le Trésorier de l Association AHAZAZA, le budget est revu le cas échéant à la lumière des recommandations et observations du Comité Exécutif avant qu il ne soit transmis à l Assemblée Générale pour approbation. Article 51 : Prévisions budgétaires Une fois le budget approuvé, le Directeur Général en extrait les prévisions budgétaires liées aux dépenses de fonctionnement et d exécution des activités de l Association AHAZAZA pour une période donnée. SECTION 20 : PREPARATION DES RAPPORTS FINANCIERS Article 52 La personne chargée de l administration prépare les rapports d'analyse des écarts entre le budget et les réalisations, assure le suivi des engagements et l'exécution du budget. Les rapports sont revus par le Directeur Général, soumis au Trésorier pour vérification avant d être présentés au Comité Exécutif et à l Assemblée Générale pour approbation. Il est de la responsabilité du Trésorier de s'assurer que les rapports mensuels et de fin d'année soient préparés et présentés au Comité Exécutif dans les délais impartis. Par rapports périodiques, on entend les rapports mensuels, trimestriels et annuels. Manuel des Procédures administratives et financières Page 28/65 Version 2008/005 du

29 Article 53 : Sous la supervision du Directeur Général, la personne chargée de l administration prépare les rapports suivants : Mensuels : Rapport de l'état de la trésorerie Réconciliations bancaires Situation de la caisse Rapport du stock Exécution et suivi budgétaire Trimestriel : Préparation du Rapport d'exécution du Budget. Annuel: Le rapport annuel financier donne un aperçu global sur les éléments suivants : La trésorerie L exécution du budget de l exercice La situation des stocks La situation patrimoniale. En cas de nécessité, une expertise extérieure dans le domaine peut être sollicitée. Manuel des Procédures administratives et financières Page 29/65 Version 2008/005 du

30 TITRE V : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE SECTION 21 : DES OPERATIONS COMPTABLES Article 54 : Système comptable Le Système Comptable consiste en la description complète des postes comptables de l Association AHAZAZA selon les lignes budgétaires conformément à ses activités. Le plan Comptable est le système de codification numérique des postes comptables du système de la comptabilité de l Association AHAZAZA. Le numéro de codification des postes comptables devra apparaître sur toutes les pièces justificatives avant d être présentées à la personne ayant l autorité d assurer une ventilation. Le Trésorier, le Directeur Général, le responsable de l administration ont l autorité sur la codification de toutes les transactions comptables. Article 55 : Documents Comptables La description qui suit, reste en vigueur jusqu'au moment où le logiciel de comptabilité sera opérationnel. Le Rapport Financier (Annexe 3 DOCUMENT F001) est obligatoire. Ce rapport a pour objet de faire apparaître les décaissements effectués par Association AHAZAZA pour chaque élément/rubrique budgétaire, sur une base mensuelle, trimestrielle et cumulative pour l année. Ce rapport sert également à vérifier le solde disponible au budget à une date donnée et permet à l Association AHAZAZA de tenir le compte de son fonctionnement général. Ce rapport devrait être disponible au plus tard dans les quinze (15) jours qui suivent la fin du mois, du trimestre ou de l année. Le livre de banque (Annexe 4 DOCUMENT F002) a pour but de comptabiliser de façon permanente par compte bancaire, et dans l ordre chronologique, tous les fonds encaissés et décaissés par L Association AHAZAZA. Il est le document de base pour le rapprochement bancaire obligatoirement fait chaque mois. Le livre de la caisse (Annexe 5 DOCUMENT F003) enregistre toutes les entrées et sorties de la petite caisse à plafond fixe ouverte à Association AHAZAZA. Le registre de l inventaire (Annexe 6 DOCUMENT I001) est un instrument de contrôle des biens durables acquis par Association AHAZAZA et donne des indications détaillées sur l utilisation faite de ces biens. Manuel des Procédures administratives et financières Page 30/65 Version 2008/005 du

31 Article 56 : Plan comptable La description des postes est la suivante : Poste d actif : 1. Caisses 2. Banques et Institutions financières 3. Autres actifs à recevoir 4. Régularisations d actif 5. Immobilisations Poste du Passif : 1. Financement des bailleurs des Fonds 2. Fournisseurs 3. Créditeurs divers 4. Régularisations du passif 5. Fonds propres 6. Résultats Postes de revenus : 1. Bénéfices de change 2. Subventions d exploitation 3. Résultat sur cession d actifs 4. Produits divers Postes de dépenses : 1. Rémunérations du personnel 2. Autres frais du personnel 3. Caisse Sociale du Rwanda 4. Visites médicales 5. Frais de bureau 6. Frais de communications 7. Eau et électricité 8. Frais de déplacement 9. Frais de mission 10. Entretien et réparations matériel et équipement 11. Assurances 12. Taxes diverses 13. Frais bancaires 14. Autres charges et pertes diverses 15. Amortissements & provision Pour une comptabilité budgétaire, chaque ligne budgétaire devrait avoir une fiche pour enregistrer des opérations comptables. Les augmentations des comptes d actif sont enregistrés au Débit du compte et les diminutions au Crédit du compte sur la fiche correspondante. Les augmentations des comptes du passif sont enregistrées au Crédit du compte et les diminutions au Débit du compte sur la fiche correspondante. Manuel des Procédures administratives et financières Page 31/65 Version 2008/005 du

32 SECTION 22 : ACTIFS IMMOBILISES Article 57 : Gestion des actifs immobilisés a) Toute acquisition d'actifs immobilisés est sujette aux mêmes procédures d'approvisionnement répertoriées sous la section " Approvisionnement en biens et services". b) Après que toutes les procédures de passation de marché aient été accomplies, un bon de commande est établi au nom du fournisseur sélectionné. c) Le responsable de l administration tient un registre des immobilisations contenant les détails suivants: 1) Description de l'immobilisation 2) Numéro de série ou de modèle 3) Date d'acquisition 4) Localisation et état de l'immobilisation 5) Coût en Francs Rwandais 6) Numéro de référence interne 7) Taux d'amortissement annuel 8) Amortissement pour l'année 9) Amortissements cumulés 10) La valeur nette comptable. a. Tous les actifs immobilisés sont marqués d une étiquette précisant l'identification et les numéros de série (si possible). b. La cession des actifs de l Association AHAZAZA est faite conformément à la réglementation en vigueur. d) Des vérifications physiques annuelles et périodiques sont exécutées et les résultats comparés au registre des immobilisations. Le responsable de l administration met à jour le registre des immobilisations suivant les changements intervenus. e) L'inventaire physique annuel des actifs sera organisé par le Directeur Général. C'est la responsabilité de ce dernier de réconcilier le registre des immobilisations avec les résultats de l'inventaire physique. Toute différence inexpliquée est communiquée au Comité Exécutif de l Association AHAZAZA qui prend les mesures appropriées. f) Le suivi de la maintenance et la conservation du matériel de bureau sont sous la responsabilité du responsable de l administration. Toute altération de l'équipement lui est rapportée rapidement par les utilisateurs. Manuel des Procédures administratives et financières Page 32/65

33 g) Les contrats de service avec des sociétés compétentes doivent être signés pour assurer convenablement la maintenance (cas des équipements informatiques). h) Les agents en charge des actifs en prennent soin de façon appropriée. Tout vol ou perte d'actif est rapporté au Directeur Général qui en fait rapport au Comité Exécutif. Celui-ci effectue des investigations et prend des mesures appropriées. Article 58 : Capitalisation Les actifs ayant une valeur inférieure à Frw ne sont pas inclus dans le registre des immobilisations. Le responsable de l administration informe le Chef de chaque service par un mémorandum interne de la localisation de tout achat d actif immobilisé dans ses services. Une liste d'actifs non capitalisés est tenue pour des achats de moins de Frw et pour les autres, qui par nature serviront l Association AHAZAZA pour plus d'un an. Article 59 : Mouvements d'actifs Il y a inévitablement des mouvements d'actifs d'un lieu/service à un autre, soit pour des besoins administratifs, des transferts permanents ou pour toute autre raison. Ces transferts sont bien coordonnés et autorisés par le responsable de l administration. SECTION 23 : STOCKS ET MAGASINS Article 60 : Tout achat est fait selon les besoins et conformément au budget approuvé. Les procédures d'achat définies sous la Section (Approvisionnement en biens et services) de ce manuel sont applicables sans exception. a) Des fiches de stock (Annexe 13 DOCUMENT I002) sont tenues pour enregistrer les mouvements des biens. Elles sont mises à jour régulièrement par le responsable de l administration et contiennent les informations suivantes: 1) Date d acquisition 2) Description des biens 3) Numéro du bon de réception ; 4) Numéro du bon de commande 5) Nom du fournisseur 6) Quantité entrée et sortie 7) Solde du stock 8) Les services utilisateurs des biens 9) Valeur des articles en stock Manuel des Procédures administratives et financières Page 33/65

34 b) Le responsable de l administration reçoit tous les articles achetés par l Association AHAZAZA et : les examine pour s assurer qu'ils correspondent à la description établie sur le bon de commande ; effectue un comptage pour vérifier les quantités ; compare le prix sur la facture ou le bon de livraison avec celui indiqué sur le bon de commande ; signe le bon de livraison pour la quantité reçue, avec une note des réserves pour toute anomalie éventuelle au niveau de la qualité. Toute anomalie relevée est adressée au Directeur Général qui prendra des mesures appropriées. Le responsable de l administration effectue le suivi avec le vendeur pour rectification. c) Quand des biens sont endommagés ou lorsqu un service honoré est en dessous du niveau souhaité, les biens/services sont rejetés et le fournisseur est avisé immédiatement. Tous les biens rejetés sont retournés au fournisseur dans les mêmes conditions de réception. d) A la fin de chaque mois, un rapport de stock est préparé par le responsable de l administration et soumis au Directeur Général pour contrôle. e) A la fin de chaque trimestre et à la fin de l'année, le Directeur Général procède à l inventaire du stock. Tout écart doit être justifié. f) Tout stock endommagé, obsolète et inutilisable est répertorié trimestriellement et la liste est transmise au Comité Exécutif pour approbation de la cession. Le mode de cession est déterminé. Manuel des Procédures administratives et financières Page 34/65

35 SECTION 24 : APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES Article 61 : Procédures d approvisionnement de biens et services Les procédures décrites ci-dessous concernent les biens et services achetés sur le budget courant. Les biens et services ayant une valeur inférieure ou égale à Frw sont payés par caisse suivant les procédures établies pour les paiements par caisse. Les achats de biens et services ayant une valeur supérieure à Frw et inférieure ou égale à Frw sont soumis aux procédures. Les achats de biens et services pour des montants supérieurs à Frw sont soumis à l assemblée générale pour approbation. Article 62 : Engagement des dépenses Un bon de réquisition (Annexe 10 DOCUMENT F006) pour biens et services est établi par le demandeur, et transmis au Directeur Général. Ce bon de réquisition contient des informations précises sur les biens et/ou services réquisitionnés ainsi que sur les termes de référence. Le responsable de l administration vérifie la disponibilité des fonds pour l'article budgétaire concerné. En cas d'insuffisance, il examine la possibilité de virement des fonds d un article budgétaire où il y a un surplus pour financer l article budgétaire déficitaire. Il soumet ensuite la proposition au Directeur Général pour vérification et autorisation. Pour les biens et services dont la valeur est supérieure à FRW , le Directeur Général réunit les offres de fournisseurs potentiels. Ensuite, il procède à leur analyse en profondeur et propose dans la transparence, au Comité Exécutif les fournisseurs le mieux offrants. Le nombre minimum d'offres à réunir est de trois (3). Le choix des offres se fait sur base du prix le plus bas, mais tient aussi en considération la qualité des biens et services. Le choix du fournisseur est décidé à la majorité des membres présents. Le quorum doit être composé d au moins 2/3 des membres de la Commission. Manuel des Procédures administratives et financières Page 35/65

36 Le responsable de l administration est notifié du choix du fournisseur pour qu il puisse établir le bon de commande (Annexe 11 DOCUMENT F007). Ce bon de commande est ensuite transmis pour autorisation au Directeur Général qui s assure de la régularité de l opération et de la conformité aux normes et procédures en vigueur. Dès que le bon de commande est approuvé, il est envoyé au(x) fournisseur(s). Le bon de commande pré numéroté est établi en trois copies : L originale et une copie sont envoyées au fournisseur La copie de la souche est retenue par la comptabilité pour classement. Une commande qui n a pas été honorée correctement doit être annulée. Les dépenses en eau, électricité et frais de téléphone qui résultent d engagements dont l incidence financière ne peut être évaluée qu après service rendu, sont engagées au moment où elles sont constatées et les paiements faits sur base de pièces justificatives. Article 63 : Liquidation des dépenses La liquidation des dépenses se fait quand les biens et/ou services commandés sont livrés et/ou rendus. Les livraisons des biens sont accompagnées de bons de livraison, de factures définitives et l originale du bon de commande. La réception des biens et/ou services suit la procédure indiquée à la section «Approvisionnement en biens et services» La qualité des biens et services est vérifiée par le service utilisateur/demandeur, signée et certifiée par l Assistant Administratif et Financier. Le montant à payer est arrêté conformément aux résultats de la liquidation et prend en considération les avances versées et les remises obtenues. Manuel des Procédures administratives et financières Page 36/65

37 Article 64 : Ordonnancement de la dépense Les factures des fournisseurs sont réceptionnées par le responsable de l administration de l Association AHAZAZA qui leur appose un tampon pour accuser réception. Il les consigne ensuite dans le registre des factures qui contient les détails suivants : La nature et le nombre de documents reçus Les numéros de référence des documents (facture) La date de la facture Le nom du fournisseur Le libellé de la facture Le montant de la facture. Le responsable de l administration annexe la facture au bon de livraison, au bon de réquisition et à l originale du bon de commande et à tout autre document justifiant l achat. Le responsable de l administration vérifie les documents pour s assurer de leur exactitude, leur concordance et leur exhaustivité. Il appose ensuite sur la facture le tampon «Bon à payer» et y indique l imputation comptable y relative. Après vérification des pièces justificatives de l'engagement et de la liquidation, il est procédé à la préparation de l'ordre de paiement ou du chèque barré. Ces documents sont transmis Directeur Général pour la signature. Le chèque barré ou l OP est établi au nom du fournisseur. La souche doit porter les informations du chèque et une photocopie doit être faite pour le classement. Manuel des Procédures administratives et financières Page 37/65

38 Article 65 : Paiement de la dépense Le paiement de la dépense comprend deux opérations: a. La vérification des ordonnances de paiement avant l admission en paiement de la dépense. b. Le paiement proprement dit à travers la Banque. Lorsqu on paie par Ordre de Paiement, la Banque signe pour réception. Les ordonnances de paiement dûment signées pour réception seront utilisées pour l enregistrement du paiement dans les livres de banques et pour le classement. La Comptabilité attribue un numéro de référence à l ordre de paiement et aux pièces justificatives qui sont ensuite classés séquentiellement. SECTION 25 : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE Article 66 : Opérations liées aux comptes bancaires Ces procédures visent à décrire le système utilisé dans la gestion et le contrôle de comptes bancaires et les procédures à suivre par l Association AHAZAZA en matière de retraits et d'encaissements de fonds. Article 67 : Ouverture et fermeture de comptes bancaires a. Les comptes bancaires sont ouverts avec l'approbation de l Assemblée Générale de l Association AHAZAZA. Après l'obtention de l'autorisation, une demande écrite est adressée par le Président de l Association AHAZAZA à la banque pour ouvrir les comptes au nom de l Association AHAZAZA. b. L Association AHAZAZA peut ouvrir un compte à tout moment que c est nécessaire. Article 68 : Signataires de comptes bancaires a. Toute opération bancaire est effectuée par l autorisation d au moins deux signatures : celle du Président, du Commissaire aux Comptes ou du Trésorier. b. Les chèques/ordres de paiement, bon de paiement et autres pièces justificatives sont présentés aux signataires pour vérification avant la signature ; Manuel des Procédures administratives et financières Page 38/65

39 c. Il est strictement interdit de signer et/ou contresigner des chèques et des ordres de paiement en blanc. Article 69 : Fonds reçus et encaissés Le responsable de l administration peut enregistrer les virements des bailleurs de fonds conformément à l article de la loi portant création de l Association AHAZAZA, les subventions du Gouvernement ainsi que les intérêts créditeurs au vu des avis de crédit. Il les vérifie ensuite sur base des bordereaux de remise et/ou tout autre correspondance provenant des bailleurs de fonds. Article 70: Réconciliations bancaires A la fin de l année, un état de réconciliation bancaire pour chaque compte bancaire est préparé par le responsable de l administration et revu par le Directeur Général. La réconciliation est signée et datée par son auteur et le réviseur comme preuve de cette vérification. Tous les mouvements connus au débit et au crédit sont enregistrés dans le livre de banque. Les mouvements non identifiés sont relevés par l Assistant Administratif, Financier et Logistique, et rapportés au Directeur Général et au Trésorier qui prennent des mesures appropriées. Les chèques non encaissés depuis 2 mois sont retournés dans les livres et un ordre de nonpaiement est établi. Un nouveau chèque est signé en faveur du bénéficiaire, l'ancien devant être confirmé perdu pendant les transactions. SECTION 26 : GESTION DE LA PETITE CAISSE Article 71: Fonctionnement de la petite caisse L Association AHAZAZA gère une petite caisse en Francs Rwandais pour faciliter le paiement de dépenses mineures. Le plafond est fixé à FRW La petite caisse est utilisée pour des paiements inférieurs ou égaux à FRW Pour éviter les incompatibilités de tâches et respecter les niveaux de contrôle requis en matière de gestion financière, la gestion de la caisse est confiée à une personne autre que l Assistant Administratif et financier au cas où il assume les rôles de comptables et par conséquent ne peut cumuler cette fonction avec celle de gestion de la caisse. La garde de la caisse peut être confiée par exemple au Directeur Général ou au Secrétaire de Direction. Manuel des Procédures administratives et financières Page 39/65

40 Les fonds sont gardés dans un petit coffre fermé à clef, gardé dans un endroit protége. Le Responsable de la gestion de la petite caisse est personnellement responsable des espèces reçues. Tout abus constitue une faute grave. Le Responsable de la gestion de la caisse tient un livre de caisse dans lequel les mouvements de la caisse sont enregistrés. Les Bons de sortie de Caisse (Annexe 8 DOCUMENT F004) pré numérotés, sont utilisés pour justifier la sortie des fonds. Le journal de la caisse contient les détails suivants: a. Numéro du Bon de sortie b. Date c. Description de la transaction d. Montants reçus/payés e. Solde de la caisse f. Observations, si nécessaire Article 72 : Approvisionnement de la petite caisse Pour approvisionner la petite caisse, le Responsable de la gestion de la petite caisse établit une réquisition qui doit être accompagnée des justificatifs de l utilisation de l approvisionnement précédent. Cette réquisition est soumise au Trésorier pour autorisation après s être informé de la situation de la trésorerie auprès du responsable de l administration. Après l autorisation par le Trésorier de l Association AHAZAZA, le responsable de l administration émet un chèque et le transmet aux différents signataires. Après avoir encaissé les fonds, le Responsable désigné pour la gestion de la caisse enregistre l opération dans son livre de caisse. Un solde de Frw devra déclencher le mécanisme d approvisionnement de la petite caisse. Le trésorier de l Association AHAZAZA effectue des contrôles de la caisse au moins une fois par mois. Ces contrôles sont indiqués sur le Formulaire d'arrêt de la Caisse ( Annexe 9 - DOCUMENT F005). A la fin de chaque mois, le Responsable de la gestion de la caisse clôture les opérations de la caisse et en transmet les extraits au responsable de l administration pour vérification et comptabilisation. Article 73 : Décaissements Toute réquisition de fonds est adressée au Directeur Général au moyen d un bon de réquisition qui définit clairement le motif et le coût de la dépense ; Le bon de réquisition approuvé par le Trésorier est transmis au Responsable de la gestion de la petite caisse pour paiement. Le bénéficiaire signe pour réception des espèces ; Les espèces payées par caisse en avance doivent être justifiées dans un délai de 48 heures à partir du jour de paiement. Manuel des Procédures administratives et financières Page 40/65

41 Après la dépense, le réquisitionnaire soumet au Responsable de la gestion de la petite caisse les documents originaux justifiant la dépense ainsi que le solde éventuel. Le Responsable de la gestion de la petite caisse complète le Bon de sortie de caisse en deux exemplaires en indiquant les détails du montant. Le reliquat doit être indiqué sur le Bon de réquisition. En cas d anomalie constatée dans la caisse, le Trésorier en réfère par écrit au Président de l Association AHAZAZA. SECTION 27 : PAIEMENT DES FACTURES Article 74 : Paiement de factures normales Les procédures pour le paiement des factures sont détaillées dans les articles ci-dessus. L Association AHAZAZA règle les factures dès réception selon la disponibilité des fonds et suivant le principe de FIFO «First In, First Out». Si un chèque ou un ordre de paiement vient à être annulé, le responsable de l administration appose un tampon "ANNULE" et signe au recto du chèque. Tous les chèques annulés sont classés par ordre chronologique. Article 75 : Paiement des salaires des agents La liste de paie de l Association AHAZAZA est conforme au budget. Elle est préparée en Francs Rwandais. Les salaires, les avantages et indemnités payés sont en accord avec le Règlement d'ordre Intérieur de l Association AHAZAZA, et en conformité avec la loi fiscale et toute autre réglementation en vigueur. Avant le 22 ème jour de chaque mois, le responsable de l administration prépare la liste de paie mensuelle. Elle est transmise pour revue au Directeur Général. Les éléments suivants sont à tenir en compte: Engagement Nomination Fin d'emploi Augmentations de salaire et promotions Indemnités (ad intérim, responsabilité) Avis de retenues sur salaire Tous ces éléments doivent être sanctionnés par une note officielle signée par le Directeur Général de l Association AHAZAZA. Manuel des Procédures administratives et financières Page 41/65

42 La revue de la liste de paie porte sur: L'exactitude et l'exhaustivité de la liste de paie établie; L'existence des personnes mentionnées; L'exactitude des changements effectués, quand il y a lieu; L'exactitude des recouvrements ou des dettes dues à des tierces parties. La liste de paie est, par la suite, transmise au Trésorier pour autorisation et est ensuite renvoyée au responsable de l administration pour la préparation des ordres de paiement. Le responsable de l administration s'assure de la disponibilité des fonds sur le compte bancaire avant le 24 ème jour de chaque mois pour payer les salaires mensuels. Les salaires du personnel sont payés, par banque au plus tard le 8 ème jour de chaque mois. Il est établi pour chaque employé un bulletin de paie mensuel (annexe 13 DOCUMENT P004), présentant le salaire de base et toutes les indemnités octroyées, les retenues et le net à payer. Les retenues réglementaires sont effectuées au moment du paiement des salaires. Le personnel quittant l Association AHAZAZA est retiré de la liste de paie immédiatement. On procède aussitôt au calcul et au paiement du décompte final. SECTION 28 : DES PLAC EMENTS DES AVOIRS Article 76: Les ressources financières de l Association AHAZAZA sont placées dans un ou des comptes d'une ou des banques implantée(s) au Rwanda. L'autorisation d ouvrir un compte bancaire dans un autre pays est accordée par l Assemblée Générale de l Association AHAZAZA. Article 77 : Les signataires des comptes de l Association AHAZAZA sont désignés par le Comité Exécutif selon les statuts de l Association AHAZAZA. Les documents bancaires portent au moins 2 signatures conjointes dont celle du Président est obligatoire. Manuel des Procédures administratives et financières Page 42/65

43 Article 78 : Les ordres de paiement, les autorisations de retraits de fonds ou les certificats de dépôts à la banque sont signés conjointement par le Président, le trésorier, et le Directeur Général. Tout mouvement ou toute opération comptable doit être appuyé par une pièce comptable en bonne et due forme. Les dépenses de fonctionnement sont effectuées à partir de la caisse. SECTION 29 : DE L'AUDIT DES COMPTES Article 79 : Audit Pour son audit comptable, l Association AHAZAZA se confie à un cabinet d'audit agréé au Rwanda, chargé notamment de: Vérifier annuellement la tenue de la comptabilité (enregistrement de base, justificatifs et imputations comptables attribuées) ; Certifier les états financiers Manuel des Procédures administratives et financières Page 43/65

44 TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES SECTION 30 : MISE A JOUR ET AMENDEMENTS Article 80 : Révision du manuel La procédure à suivre pour effectuer une mise à jour de ce manuel lorsqu un changement permanent survient dans une politique, pratique ou procédure, est mise en œuvre par le Comité Exécutif ou le Directeur Général. Toute mise à jour sera mentionnée sur la page 2 du manuel. Le numéro et la date d une version du manuel doit être mentionné sur la première page du manuel et en contrebas de chaque page. Toute suggestion d amendement devra être soumise au Secrétaire de l Association AHAZAZA qui procédera à l analyse nécessaire et soumettra au Comité Exécutif les projets d amendement qui feront l objet, par la suite d une adoption par l AG. En matière de gestion du personnel, ce qui n est pas précisé dans ce manuel est régi par le code du travail au Rwanda. Article 81 : Modifications Toute disposition ou modification d'un de ces articles, proposée par le Comité Exécutif et adoptée par l Assemblée Générale de l Association AHAZAZA fait l'objet d'un procès-verbal. Article 82 : Le présent Manuel des Procédures de gestion Administrative et Financière, tel qu'adopté par l Assemblée Générale, le /../2008, entre en vigueur à la date de sa signature. Fait à Muhanga le../../ Pour l Association AHAZAZA Madame RAINA Luff Présidente du Comité Exécutif Représentante Légale Manuel des Procédures administratives et financières Page 44/65

45 CONCLUSION Ce manuel des procédures de gestion administrative et financière décrit clairement les différents mécanismes d équilibre des pouvoirs en vue d assurer le leadership, la transparence et la bonne responsabilisation des parties prenantes du fonctionnement de l Association AHAZAZA, qui sont les principes de base de la bonne gouvernance. Il s agit d un instrument indispensable qui contribue à améliorer le fonctionnement de l Association AHAZAZA dans son ensemble pour la réalisation efficace et efficiente de sa mission. Cependant, l expérience nous a montré que la disponibilité d un manuel ne suffit pas pour améliorer les performances, mais qu il importe, également, d assurer sa mise en application. Ceci dépend de plusieurs facteurs notamment la capacité, la compétence et la détermination des membres et du personnel de l Association AHAZAZA à utiliser cet instrument stratégique. Des mesures d accompagnement seront prises pour permettre une meilleure exploitation de ce manuel. Des notes de service ou instructions de travail clarifiant l applicabilité des termes et principes consignés dans ce manuel seront faits á temps opportun par le Directeur Général et à l endroit de tout le personnel. Cela constitue un mécanisme qui permettra au Comité Exécutif de pouvoir gérer les questions quotidiennes et exploiter les opportunités qui se présentent au cours de la mise en œuvre des activités de l Association AHAZAZA et du fonctionnement de celle-ci. Le contenu de ce manuel est conforme à la législation rwandaise et au directives du département de l enseignement rwandais. Tout changement d un des articles de ce manuel doit être approuvée par l assemblée générale de l Association AHAZAZA sur proposition du Comité Exécutif. Manuel des Procédures administratives et financières Page 45/65

46 ANNEXES ANNEXE 1 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : P001 CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE INDETERMINEE Entre L Association AHAZAZA», ayant son siège social à Muhanga, B.P. 35 Muhanga et représentée par Madame/Monsieur, Fonction, appelé employeur d une part; Et Madame/Monsieur, Né(e) à, le, Résident(e) à, Nationalité, Etat Civil, Portant carte d identité n délivrée à le. et se déclarant libre de tout engagement, appelé travailleur d autre part; a été établi le présent contrat régi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail de la République Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son exécution. Article 1: DE LA DUREE DU CONTRAT Le présent contrat a été établi pour une durée indéterminée et prend cours à partir du Manuel des Procédures administratives et financières Page 46/65

47 Article 2: DE LA NATURE DU TRAVAIL Le travailleur exercera, sous le contrôle de ses chefs hiérarchiques, la fonction de, catégorie, échelon Une description détaillée des tâches du travailleur est annexée au présent contrat et en constitue partie intégrante. Article 3: DE LA PERIODE D ESSAI La durée de la période d essai est fixée à. Le présent contrat ne deviendra définitif qu à l expiration de cette période sous réserve du rapport de la période d essai. En cas de rupture de contrat par l une ou l autre partie, aucune autre indemnité ne sera due que celle compensatrice de congé payé au prorata du temps de service. La loi prévoit que l on peut rompre le contrat à l essai sans préavis et sans indemnité. Article 4: DU SALAIRE ET DES AVANTAGES SOCIAUX La rémunération mensuelle est fixée à Frw pour la durée légale du travail, majorée selon les dispositions de la loi, et des règlements du Personnel Article 5: DES OBLIGATIONS DU TRAVAILLEUR Le travailleur s engage à : 1. S acquitter avec zèle et fidélité des obligations de son travail. 2. Apporter tous ses soins à l utilisation rationnelle de tout matériel qui lui a été confié. 3. S interdire de livrer pendant ou après son temps de travail tous les renseignements de nature confidentielle et garder le secret professionnel 4. Consacrer tout son temps dans la limite des règlements en vigueur au service de l employeur. 5. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda. 6. Adhérer au Règlement d ordre intérieur et au Manuel des procédures de l Association AHAZAZA. Article 6: DES OBLIGATIONS DE L EMPLOYEUR L employeur s engage à : 1. Payer aux temps prévus le salaire et avantages des travailleurs et suivre tous les règlements en la matière. 2. Donner des instructions nécessaires à la bonne marche du travail. 3. Evaluer le travailleur annuellement. Manuel des Procédures administratives et financières Page 47/65

48 4. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda et des dispositions du Règlement du Personnel de l Association AHAZAZA. Article 7: DE LA RESILIATION DU CONTRAT Le contrat pourra à tout moment être résilié par l une ou l autre partie moyennant un préavis de jours conformément à la loi et au Règlement du Personnel de l Association AHAZAZA. Il pourra être rompu sans préavis en cas de faute lourde, suivant l article 25 du code du travail et sous réserve de l appréciation de la juridiction compétente en ce qui concerne la gravité de la faute. Article 8: DES REGLEMENTS DES DIFFERENDS Le tribunal compétent dans les différends nés à l occasion de l exécution du présent contrat est celui du lieu de travail si une tentative de conciliation devant l Inspecteur du travail n a pu aboutir à un accord. Article 9: DISPOSITION TRANSITOIRES Pour ce qui n est pas précisé au présent contrat, les parties s en remettent aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, ou encore aux usages. Fait à. le Signature de l employeur (Nom, Prénom, Fonction et Signature) Signature du travailleur (Nom, Prénom et Signature) Manuel des Procédures administratives et financières Page 48/65

49 ANNEXE 2 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : P002 CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMINEE Entre L Association AHAZAZA», ayant son siège social à Muhanga, B.P. 35 Muhanga et représentée par Madame/Monsieur, Fonction, appelé employeur d une part; Et Madame/Monsieur, Né(e) à, le, Résident(e) à, Nationalité, Etat Civil, Portant carte d identité n délivrée à le. et se déclarant libre de tout engagement, appelé travailleur d autre part; a été établi le présent contrat régi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail de la République Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son exécution. Article 1: DE LA DUREE DU CONTRAT Le présent contrat a été établi pour une durée déterminée de : (mois, années) (ne dépassant pas 2 ans : Apres 2 sans le contrat devient a durée indéterminée) Le présent contrat prend cours à partir du Manuel des Procédures administratives et financières Page 49/65

50 Article 2: DE LA NATURE DU TRAVAIL Le travailleur exercera, sous le contrôle de ses chefs hiérarchiques, la fonction de, catégorie, échelon Une description détaillée des tâches du travailleur est annexée au présent contrat et en constitue partie intégrante. Article 3: DE LA PERIODE D ESSAI La durée de la période d essai est fixée à. Le présent contrat ne deviendra définitif qu à l expiration de cette période sous réserve du rapport de la période d essai. En cas de rupture de contrat par l une ou l autre partie, aucune autre indemnité ne sera due que celle compensatrice de congé payé au prorata du temps de service. La loi prévoit que l on peut rompre le contrat à l essai sans préavis et sans indemnité. Article 4: DU SALAIRE ET DES AVANTAGES SOCIAUX La rémunération mensuelle est fixée à Frw pour la durée légale du travail, majorée selon les dispositions de la loi, et des règlements du Personnel Article 5: DES OBLIGATIONS DU TRAVAILLEUR Le travailleur s engage à : 1. S acquitter avec zèle et fidélité des obligations de son travail. 2. Apporter tous ses soins à l utilisation rationnelle de tout matériel qui lui a été confié. 3. S interdire de livrer pendant ou après son temps de travail tous les renseignements de nature confidentielle et garder le secret professionnel 4. Consacrer tout son temps dans la limite des règlements en vigueur au service de l employeur. 5. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda. 6. Adhérer au Règlement d ordre intérieur et au Manuel des procédures de l Association AHAZAZA. Article 6: DES OBLIGATIONS DE L EMPLOYEUR L employeur s engage à : 1. Payer aux temps prévus le salaire et avantages des travailleurs et suivre tous les règlements en la matière. 2. Donner des instructions nécessaires à la bonne marche du travail. 3. Evaluer le travailleur annuellement. Manuel des Procédures administratives et financières Page 50/65

51 4. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda et des dispositions du Règlement du Personnel de l Association AHAZAZA. Article 7: DE LA RESILIATION DU CONTRAT Le contrat pourra à tout moment être résilié par l une ou l autre partie moyennant un préavis de jours conformément à la loi et au Règlement du Personnel de l Association AHAZAZA. Il pourra être rompu sans préavis en cas de faute lourde, suivant l article 25 du code du travail et sous réserve de l appréciation de la juridiction compétente en ce qui concerne la gravité de la faute. Article 8: DES REGLEMENTS DES DIFFERENDS Le tribunal compétent dans les différends nés à l occasion de l exécution du présent contrat est celui du lieu de travail si une tentative de conciliation devant l Inspecteur du travail n a pu aboutir à un accord. Article 9: DISPOSITION TRANSITOIRES Pour ce qui n est pas précisé au présent contrat, les parties s en remettent aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, ou encore aux usages. Fait à. le Signature de l employeur (Nom, Prénom, Fonction et Signature) Signature du travailleur (Nom, Prénom et Signature) Manuel des Procédures administratives et financières Page 51/65

52 ANNEXE 3 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : F001 (Excel) RAPPORT FINANCIER MENSUEL DU N AU 28/30/31-XX-200N N Comptes Comptes Liquides Situation début 200N Prévisions FRW Réalisation FRW budget gris = 5 CAISSE 01/01/200N 0 5 BANQUE 01/01/200N 0 TOTAL LIQUIDES 01/01/200N 0 % des prévisions valeur à introduire Ecart Ecart Recettes DU 01/01/200N AU 01/XX/200N Ecart nég. Ecart pos Apports (cotisations membres) 0 0 0,00% Frais scolaires 0 0 0,00% Dons divers 0 0 0,00% Ventes diverses 0 0 0,00% Profits de change et autres 0 0 0,00% Créditeurs divers 0 0 0,00% Débiteurs (Arriérés) 0 0 0,00% 0 0 TOTAL RECETTES 0 0 0,00% 0 0 Dépenses DU 01/01/200N AU 01/XX/200N Ecart pos. Ecart nég Terrain 0 0 0,00% Construction 0 0 0,00% Mobilier 0 0 0,00% Equipements divers 0 0 0,00% Rémunérations dues au personnel 0 0 0,00% Eau et électricité 0 0 0,00% Uniforme 0 0 0,00% Fournitures scolaires 0 0 0,00% Achat de livres 0 0 0,00% Fournitures de bureau 0 0 0,00% Petits outillages 0 0 0,00% Transport 0 0 0,00% Transport aérien 0 0 0,00% Entretien et réparation 0 0 0,00% Courrier et communiqués 0 0 0,00% Téléphone 0 0 0,00% 0 0 Manuel des Procédures administratives et financières Page 52/65

53 N Comptes Comptes Prévisions FRW Réalisation FRW % des prévisions Ecart Ecart Internet 0 0 0,00% Honoraires et frais d'actes 0 0 0,00% Photocopies et scanning 0 0 0,00% Saisie impression et reliure 0 0 0,00% Frais de mission 0 0 0,00% Pertes et charges diverses 0 0 0,00% Assurances 0 0 0,00% Cotisation FARG 0 0 0,00% Salaires et prestation de services 0 0 0,00% Caisse Sociale 0 0 0,00% Rwanda Revenue Authority 0 0 0,00% Frais de douane 0 0 0,00% Frais bancaires 0 0 0,00% Remboursement crédits 0 0 0,00% Avances 0 0 0,00% 0 0 TOTAL DEPENSES 0 0 0,00% 0 0 Liquides Situation fin du mois XX/200N 5 CAISSE 31/11/200N 0 5 BANQUE 31/11/200N 0 TOTAL LIQUIDES 31/XX/200N 0 RESUME Situation fin du mois XX/200N 5 TOTAL LIQUIDES 01/01/200N 0 7 TOTAL RECETTES 0 6 TOTAL DEPENSES 0 GRAND TOTAL 0 5 TOTAL LIQUIDES 31/XX/200N 0 Contrôle ok Préparé par : Approuvé par : Date :. Date :. Nom :... Nom :... Fonction :... Fonction :... Signature :... Signature :... Vérifié par : Cachet de l'école : Date :. Nom :... Fonction :... Signature :... Manuel des Procédures administratives et financières Page 53/65

54 ANNEXE 4 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : F002 (Registre) LIVRE DE BANQUE MENSUEL PERIODE DU 01-XX-200N AU 28/30/31-XX-200N Date de l opération N titre bancaire Libellés Montants Entrés Montants Sortis Solde Extraits bancaires Observations Préparé par : Approuvé par : Date :. Date :. Nom :... Nom :... Fonction :... Fonction :... Signature :... Signature :... Vérifié par : Cachet de l'école : Date :. Nom :... Fonction :... Signature :... Manuel des Procédures administratives et financières Page 54/65

55 ANNEXE 5 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : F003 (Registre) LIVRE DE CAISSE MENSUEL PERIODE DU 01-XX-200N AU 28/30/31-XX-200N Date Libellés Bon de Sortie Bon d entrée Montants Entrées Montants Sortis Solde Date de justification Montant justifiés Elément budgétaire Observation Préparé par : Approuvé par : Date : Nom : Fonction : :. Signature :.. Date :. Nom :. Fonction :. Signature : Vérifié par : Cachet de l'école : Date :. Nom :... Fonction :... Signature :... Manuel des Procédures administratives et financières Page 55/65

56 ANNEXE 6 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : I001 (Registre) INVENTAIRE TRIMESTRIELLE DATE DE L INVENTAIRE: XX-YY-200N Date acquisition N de série Description Source Affectation N inventaire Qte Coût d achat Etat (*) Observation (*) Etat : 1 =Très bon 2 = Bon 3 = à réparer 4 = à déclasser Préparé par : Approuvé par : Date :. Date :. Nom :... Nom :... Fonction :... Fonction :... Signature :... Signature :... Vérifié par : Cachet de l'école : Date :. Nom :... Fonction :... Signature :... Manuel des Procédures administratives et financières Page 56/65

57 ANNEXE 7 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : P003 PROCES- VERBAL DE CHARGE ET DE DECHARGE DE MATERIEL (A rédiger en deux exemplaires une pour chaque agent) Je soussigné confirme que j'ai reçu temporairement les actifs (matériels) suivants, nécessaires pour ma fonction au sein de L ASSOCIATION AHAZAZA : Date :... Nom :... Fonction :... Signature :... Je soussigné... confirme que les actifs (matériels) suivants ont été rendus à l ASSOCIATION AHAZAZA. N DESCRIPTION DU MATERIEL NOMBRE DATE REÇU DATE RENDU Les éléments suivants ont été égarés pendant la période de la fonction ou à la date de départ : Sujet à un paiement de FRW.. pour compenser la perte des éléments ci-dessus, L ASSOCIATION AHAZAZA certifie la décharge. Date :... Cachet de l'école : Nom :... Fonction :... Signature :... Manuel des Procédures administratives et financières Page 57/65

58 ANNEXE 8 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : F004 BON DE SORTIE DE CAISSE No 200N/00X (A rédiger en deux exemplaires) Payé à Mr/ Mme. Le montant de FRW (en lettres :) Motif :. Pour réception (le destinataire/demandeur) Nom :... Fonction :... Date :. Signature :... Montant utilisé FRW Solde remis... FRW Pour réception (le caissier) Nom :... Fonction :... Date :. Signature :... Cachet de l'école : Manuel des Procédures administratives et financières Page 58/65

59 ANNEXE 9 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : F005 FORMULAIRE D'ARRET DE LA CAISSE MENSUEL DATE :.././200.. Espèces en caisse FRW Billets de 5000 Billets de 1000 Billets de 500 Billets de 100 Pièces de 50 Pièces de 20 Pièces de 10 Pièces de 5 Pièces de 1 TOTAL ESPECES EN CAISSE Préparé par : Approuvé par : Date :. Date :. Nom :... Nom :... Fonction :... Fonction :... Signature :... Signature :... Vérifié par : Cachet de l'école : Date :. Nom :... Fonction :... Signature :... Manuel des Procédures administratives et financières Page 59/65

60 ANNEXE 10 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : F006 BON DE REQUISITION DE MATERIEL NO /ANNEE 200 LA DEMANDE : Article Quantité réquisitionnée Descriptions détaillées/ Caractéristiques des biens ou services réquisitionnés 1 Préparé par : (le demandeur) 2 Vérifié par : (l administrateur) Date :.. Date :. Nom :... Nom :... Fonction :... Fonction :... Signature :... Signature :... 3 Approuvé par : (la direction) 4 Cachet de l'école : Date :. Nom :... Fonction :... Signature :... Manuel des Procédures administratives et financières Page 60/65

61 ANNEXE 11 : Ecole libre AHAZAZA asbl BP 35 à Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : F007 BON DE COMMANDE NO /ANNEE 200 FOURNISSEUR :.. ADRESSE DE LIVRAISON :.. Quantité Désignation Prix Unitaire Prix Total Total Préparé par : Approuvé par : Date :. Date :. Nom :... Nom :... Fonction :... Fonction :... Signature :... Signature :... Cachet de l'école : Manuel des Procédures administratives et financières Page 61/65

62 ANNEXE 12 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : I002 - FICHE DE STOCK ARTICLE : PAGE N... Date No. Du Bordereau d expédition ou Bon de réquisition Fournisseur/ No. Bon de Commande ENTREE (unités) SORTIE (unités) ENTREE & SORTIE (FRW) SOLDE STOCK (unités) SOLDE STOCK (FRW) Destination Nom + Prénom + Signature (du bénéficiaire) Manuel des Procédures administratives et financières Page 62/65

63 Manuel des procédures de gestion administrative et financière ANNEXE 13 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : P004 BULLETIN DE PAIE POUR LA PERIODE : DU AU.. (A rédiger en deux exemplaires) NOM PRENOM FONCTION N MATRICULE SALAIRE DE BASE BRUT TRANSPORT LOGEMENT TOTAL IMPOSABLE TPR CRS PART PERSONNELLE FARG RETENUES NET A PAYER 1 Préparé par : (l administrateur) 2 Approuvé par : (la direction) Date :. Date :. Nom :... Nom :... Fonction :... Fonction :... Signature :... Signature :... 3 Pour acquit : (l employeur) Cachet de l'école : Date :. Nom :... Fonction :... Signature :... Manuel des Procédures administratives et financières Page 63/65

64 Manuel des procédures de gestion administrative et financière ANNEXE 14: Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : P005 AUTORISATION D ABSENCE AU SERVICE Nom :... Prénom :. Fonction :... Est autorisé(e) à s absenter au service de/du à/au. (Heure et/ou jour) Motif :... (Maladie, Récupération, Congé annuel, Congé de circonstance, Autre) REMARQUE : En cas de maladie, l employé doit présenter une attestation médicale de repos délivrée par le médecin traitant. Préparé par : (l employeur) Approuvé par : (la direction) Date :. Date :. Nom :... Nom :... Fonction :... Fonction :... Signature :... Signature :... Cachet de l'école : Manuel des Procédures administratives et financières Page 64/65

65 Manuel des procédures de gestion administrative et financière ANNEXE 15 : Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda Document : P006 ORDRE DE MISSION (A rédiger en deux exemplaires) Monsieur/Madame Fonction :... Est autorisé(e) à se rendre à... Pour.... Date/heure de départ : Durée de la mission :. Date/heure de retour : Préparé par : Approuvé par : Date :. Date :. Nom :... Nom :... Fonction :... Fonction :... Signature :... Signature :... Cachet de l'école : Date/heure d arrivée, visa et cachet de l institution visitée Date/heure de départ, visa et cachet de l institution visitée Manuel des Procédures administratives et financières Page 65/65