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1 ECOLE LIBRE AHAZAZA asbl MUHANGA (GITARAMA) - RWANDA MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE VERSION 2008 : DRAFT N 2008/009

2 GESTION DES VERSIONS DU MANUEL DATE DESCRIPTION MODIFICATION FAITE PAR : 2007 Texte de base / Première adaptation à la situation réelle Bruno Baert et Jean Baptiste Hategekimana VERSION N 2007/ Projet de texte 1 (Draft) Bruno Baert 2008/ Amendements et corrections Raina Luff 2008/ Projet de texte 2 (Draft) Bruno Baert 2008/ Projet texte et documents 3 (Draft) Bruno Baert 2008/ Amendements et corrections Raina Luff 2008/ Projet texte et documents 4 (Draft) Projet texte et documents 5 (Draft) Bruno Baert 2008/008 Bruno Baert 2008/009 Manuel des Procédures administratives et financières Page 2/65 Version 2008/009 du

3 TABLE DE MATIERES LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS 4 LISTE DES ANNEXES 5 INTRODUCTION 6 OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL 7 PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE 8 TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT, D AUTONOMIE ET DE COMPLEMENTARITE. 8 SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE 8 SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT 8 SECTION 3 : DE L'AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET ACTEURS 9 TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE 10 SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES 10 SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL 14 SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL 15 SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES 18 SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES 18 SECTION 9 : DES RAPPORTS 19 SECTION 10 : DE LA GESTION DES PROJETS 20 TITRE III : GESTION DU PERSONNEL 21 SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL 21 SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES 23 SECTION 13: REGIME DE CONGES 25 SECTION 14 : SUSPENSION DE FONCTION 26 SECTION 15 : EVALUATION DES PERFORMANCES 26 SECTION 17 : MISSION DE TRAVAIL 27 SECTION 18 : AVANTAGES DES MEMBRES 27 DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE TITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE 28 SECTION 19 : DES PREVISIONS BUDGETAIRES ET DE LEUR APPROBATION 28 TITRE V : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE 30 SECTION 21 : DES OPERATIONS COMPTABLES 30 SECTION 22 : ACTIFS IMMOBILISES 32 SECTION 23 : STOCKS ET MAGASINS 33 SECTION 24 : APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES 35 SECTION 25 : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE 38 SECTION 26 : GESTION DE LA PETITE CAISSE 39 SECTION 27 : PAIEMENT DES FACTURES 41 SECTION 28 : DES PLACEMENTS DES AVOIRS 42 SECTION 29 : DE L'AUDIT DES COMPTES 43 TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES 44 SECTION 30 : MISE A JOUR ET AMENDEMENTS 44 CONCLUSION 45 ANNEXES Manuel des Procédures administratives et financières Page 3/65 Version 2008/009 du

4 LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS BP CAC CE CESTRAR CSR FARG ICT P.O. R.O.I. TPR Boite Postale Commissaires aux Comptes Comité Exécutif Centrale des Syndicats des Travailleurs Rwandais Caisse Sociale du Rwanda Fonds d Assistance aux Rescapés du Génocide Information, Communication, Technologie Pour Ordre Règlement d ordre Intérieur Taxes Professionnelles sur le Revenu Manuel des Procédures administratives et financières Page 4/65 Version 2008/009 du

5 LISTE DES ANNEXES ANNEXE 01 : DOC P001 - ANNEXE 02 : DOC P002 - ANNEXE 03 : DOC F001 ANNEXE 04 : DOC F002 - ANNEXE 05 : DOC F003 - ANNEXE 06 : DOC I001 - ANNEXE 07 : DOC P003 - ANNEXE 08 : DOC F004 - ANNEXE 09 : DOC F005 - ANNEXE 10 : DOC F006 - ANNEXE 11 : DOC F007 - ANNEXE 12 : DOC I002 - ANNEXE 13 : DOC P004 - ANNEXE 14 : DOC P005 - ANNEXE 15 : DOC P005 - MODELE DU CONTRAT DE TRAVAIL MODELE DE CONTRAT A DUREE DETERMINEE RAPPORT FINANCIER MENSUEL LIVRE DE BANQUE LIVRE DE CAISSE REGISTRE DE L INVENTAIRE MENSUEL PROCES- VERBAL DECHARGE ET DECHARGE DE MATERIEL BON DE SORTIE DE CAISSE FORMULAIRE D'ARRET DE LA CAISSE BON DE REQUISITION DE MATERIEL BON DE COMMANDE FICHE DE STOCK BULLETIN DE PAIE AUTORISATION D ABSENCE AU SERVICE ORDRE DE MISSION Manuel des Procédures administratives et financières Page 5/65 Version 2008/009 du

6 INTRODUCTION L'élaboration des procédures administratives et financières se réfère à la vision de l Association AHAZAZA, à sa mission, à sa structure et aux principes d'unité de command e- ment de la Direction de l Ecole. Le présent manuel de procédures de gestion administrative et financière régit la gestion de la structure organisationnelle de l Association AHAZAZA. Il vient compléter les manuels existants dont notamment les statuts et le règlement d ordre intérieur de l Association AHAZAZA. Conformément aux dispositions des Statuts et du Règlement d'ordre Intérieur de l Association AHAZAZA, il est institué le présent manuel des Procédures de gestion admini s- trative et financière qui régit la gestion courante de l Association AHAZAZA. La gestion des ressources humaines est réglementée conformément au règlement du personnel de l Association AHAZAZA faisant partie intégrante de ce manuel. Les organes de l Association AHAZAZA assument les fonctions indispensables pour garantir l efficacité, l efficience, la transparence et l obligation de rendre compte, ainsi que les mécanismes de planification cohérente, de suivi et d évaluation des actions spécifiques de l Association AHAZAZA en matière d éducation. Le présent document est conçu de manière à ce qu il soit facile à utiliser en vue de s assurer de la participation de toutes les parties prenantes au bon fonctionnement de l Association AHAZAZA pour réaliser sa mission de contribuer à l édification d une société égalitaire, équitable, inclusive et participative en jouant le rôle d influence dans la lutte contre l ignorance et tenant compte de la politique de l éducation au Rwanda et à l échelle internationale. Manuel des Procédures administratives et financières Page 6/65 Version 2008/009 du

7 OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL 1. Expliquer les politiques, les lois et les règlements administratifs, financiers et comptables à suivre dans l exécution de sa mission par l Association Ahazaza ; 2. Décrire les procédures administratives, financières, comptables et juridiques qui feront partie du contrôle interne de l Association AHAZAZA ; 3. Servir de piste pour les diverses formes de vérification ; 4. Enoncer les normes de gestion de l Association AHAZAZA ; 5. Servir de guide de référence pour la formation de nouveaux agents ; 6. Normaliser le langage, les politiques, les pratiques, les procédures et les formulaires de gestion ; 7. Assurer la coordination entre les diverses activités de gestion administrative et financière, ainsi que les opérations avec les bénéficiaires de l Association AHAZAZA ; 8. Permettre la rapidité dans la prise des décisions journalières ; 9. Accroître la productivité du personnel de l Association AHAZAZA. Le document contient deux principales parties: I Les procédures de gestion administrative II Les procédures de gestion financière et comptable Manuel des Procédures administratives et financières Page 7/65 Version 2008/009 du

8 PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT, D AUTONOMIE ET DE COMPLEMENTARITE. SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE Article 1 : Le manuel Le manuel des procédures de gestion administrative et financière régit les relations de travail : la hiérarchie, la délégation de pouvoirs et la communication entre les différents agents de l Association AHAZAZA. Pour bien décrire ces relations, il importe de se référer au schéma de l'organigramme tel que décrit dans le Règlement d'ordre Intérieur de l Association AHAZAZA. Article 2 : Les responsabilités Les responsabilités des organes de l Association sont décrites dans les statuts et le règlement d ordre intérieur, tandis que celles assignées à chaque membre du Personnel de l Association AHAZAZA sont décrites dans le présent manuel. Il est important de préciser la responsabilité des membres du personnel en tant que principe qui sous-entend les procédures. Le personnel de conception, à savoir le Directeur Général doit faire appel à son esprit d'initiative et de créativité, tout en respectant la philosophie et la mission de l Association AHAZAZA. L'équipe du personnel fait sienne la vision, la mission et la philosophie de l Association AHAZAZA. SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT Article 3 : L Association L Association AHAZAZA est une association sans but lucratif de droit rwandais ayant son siège administratif dans les locaux de l école AHAZAZA dans le secteur Nyamabuye, District de MUHANGA. L Association AHAZAZA est dirigée par un comité exécutif composé par le bureau : Président, Secrétaire Général et Trésorier. Le Président du Comité Exécutif de l Association AHAZAZA supervise le fonctionnement de l Association et de la Direction de l Ecole. Le Directeur Général de l école coordonne les activités de l école, veille à la communication et à la concertation entre tous les agents de l Ecole. Il est responsable de la gestion courante de l Ecole et en assure les relations publiques pour les affaires courantes. Les interventions de différentes agents sous l'autorité du Directeur Général doivent viser en priorité l'atteinte des objectifs de l Association AHAZAZA. Manuel des Procédures administratives et financières Page 8/65 Version 2008/009 du

9 SECTION 3 : DE L'AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET ACTEURS Article 4 : L Autonomie L Association AHAZAZA est autonome dans la gestion de ses ressources et de ses programmes. Elle en rend compte aux autorités du District et du Ministère ayant l éducation dans leurs attributions dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Article 5 : Communication et concertation Sous la direction du Président de l Association AHAZAZA, la communication et la concertation entre le personnel de l école, les membres et les partenaires de l Association AHAZAZA est un outil pour faciliter la gestion courante, l'adaptation et la réaction rapide aux changements. Le personnel et la Direction de l école doivent avoir la capacité de formuler directement au Président, des propositions face aux changements, à des contraintes ou imprévus qui peuvent surgir dans l élaboration et le suivi de l'exécution de leurs programmes spécifiques. Manuel des Procédures administratives et financières Page 9/65 Version 2008/009 du

10 TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES Article 6 : Les organes de gestion administrative et financière Les organes impliqués dans la gestion administrative et financière sont les suivants : 1. L Assemblée Générale ; 2. Le Comité Exécutif ; 3. Le Conseil de Surveillance ; 4. La Direction. Article 7 : Des organes de décision, d orientation et de contrôle L Association AHAZAZA s est dotée d organes de décision, d orientation et de contrôle. Ce manuel met en place les différents mécanismes d équilibre des pouvoirs en vue d assurer le leadership, la transparence et la bonne responsabilisation qui sont des principes de base de la bonne gouvernance. La composition des organes, leurs rôles, leurs responsabilités et leur fonctionnement sont définis par les statuts et le règlement d ordre intérieur de l Association AHAZAZA. Ce manuel met en évidence les rôles et les responsabilités de différents organes statutaires de l Association AHAZAZA. SCHEMA DE L ORGANIGRAMME Assemblée Générale de l ASSOCIATION AHAZAZA Comité Exécutif Comité de surveillance (commissaires aux comptes) Directeur Général Assistance Administrative Financière et Logistique (secrétaire comptable) Assistance Académique et éducation Gardien Entretien Enseignants & Educateurs Manuel des Procédures administratives et financières Page 10/65 Version 2008/009 du

11 Article 8 : L assemblée générale En tant qu organe suprême, l Assemblée Générale détient le pouvoir de prise de décision dans les matières suivantes : 1. Mise en place des organes, par élection démocratique des membres, du Comité Exécutif, du Conseil de surveillance et des commissions ad hoc ; 2. Adoption, amendement ou abrogation des Statuts et du Règlement d ordre intérieur lui soumis par le Comité Exécutif ; 3. Approbation du projet du budget lui transmis par le Comité exécutif ; 4. Adoption des plans pluriannuels et annuels d activités,élaborés par la Direction et / ou le Comite Exécutif ; 5. Approbation des rapports annuels d activités présentés par le Comité exécutif ; 6. Acceptation ou exclusion des membres sur base d un rapport présenté par le Comité exécutif ; 7. Décision sur la poursuite judiciaire d un membre, et de tout responsable de la gestion ou de la direction ; 8. Acceptation, rectification ou rejet des comptes et opérations intéressant le patrimoine de l Association AHAZAZA ou concernant l affectation des ressources (examen des rapports financiers) ; 9. Décision de créer, de modifier, de remplacer ou de supprimer toutes les structures internes, hormis celles qu imposent les textes législatifs ou réglementaires ; 10. Approbation du partenariat avec d autres institutions ou organisations en vue de pouvoir exécuter ses plans et réaliser sa mission et ses objectifs ; 11. Acceptation de dons ou legs et autorisation de l annulation des créances jugées irrécouvrables ou la cessation d un bien ou d une immobilisation ; 12. Dissolution de l Association AHAZAZA et affectation de ses biens. Article 9 : Le Comité Exécutif Le comité Exécutif s acquitte des fonctions suivantes pour le compte de l Assemblée générale : 1. Préparer les réunions des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires. C est le Président, assisté par les autres membres du Comité Exécutif, qui prépare, convoque et dirige les réunions du Comité Exécutif et de l Assemblée Générale ; 2. Mettre en exécution les décisions de l Assemblée Générale en assurant la supervision générale de la gestion administrative et financière conformément aux principes agrées par l Assemblée générale ; 3. Préparer les plans d action de l Association AHAZAZA en assurant la coordination du processus d élaboration et en fournissant un feed-back sur la performance des plans élaborés ; 4. Faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources des différentes sources afin de fournir à tous les organes les moyens nécessaires à la bonne marche de leurs activités ; 5. Analyser les rapports d activités de l Association AHAZAZA élaborés par la Direction et les autres services exécutifs et techniques de l Association AHAZAZA. A la fin de chaque tri- Manuel des Procédures administratives et financières Page 11/65 Version 2008/009 du

12 mestre, les titulaires de chaque classe (headmasters) sont tenus de fournir des rapports de progression qui seront rassemblés par Directeur Général à l attention du Comité Exécutif ; 6. Superviser les activités de la Direction en menant un suivi de la mise en œuvre des politiques approuvées par l Assemblée Générale. Le Comité Exécutif supervise l exécution des plans et politiques et examine les dépenses encourues en conséquence. Il s acquitte de cette tâche de deux manières : d abord en leur qualité de Secrétaire et de Trésorier, ceux-ci font, chacun en ce qui le concerne, la supervision du fonctionnement de la Direction et en font des rapports spécifiques au Président de l Association AHAZAZA. Ensuite, tous les membres du Comité Exécutif peuvent, agissant collectivement, faire le suivi des politiques et des plans de l Association AHAZAZA ; 7. Approuver les résultats issus du processus de recrutement et de licenciement. La décision d engagement définitif ou de licenciement d un membre du personnel est prise par le Comité Exécutif ; 8. Recevoir les demandes d adhésion ou de démission des membres. Toute demande d adhésion ou de démission est adressée par écrit au Président du Comité Exécutif de l Association AHAZAZA qui la soumet à l Assemblée générale la plus proche pour examen et adoption ; 9. Fixer les conditions de travail des agents de l Association AHAZAZA et de son personnel. A la fin de l année, le Comité Exécutif, par le biais du Directeur Général, fait une évaluation des performances des services par rapports aux plans de travail et aux budgets spécifiques approuvés. Il donne des conseils sur les voies et moyens susceptibles d améliorer leurs performances et leurs conditions de travail ; 10. Autoriser les dépenses des différentes activités de l Association AHAZAZA en approuvant les plans de travail des départements et les budgets y relatifs. A la fin de chaque trimestre, les membres du C E, selon leur compétence, feront des plans de travail et les budgets trimestriels. Ils élaborent également des projets des budgets annuels. Il reviendra au Comité Exécutif de vérifier s ils sont conformes au plan d actions et au budget approuvés par l Assemblée générale ; 11. Prendre les décisions urgentes qui sont du ressort de l Assemblée Générale lorsque celle-ci ne peut pas se réunir et en soumettre la décision définitive à la plus prochaine réunion de l Assemblée Générale ; 12. Mener toute activité qui est de nature à favoriser la mise en œuvre des objectifs, de la mission et des décisions de l Association AHAZAZA. Le Comité Exécutif est en définitive l organe qui supervise la gestion quotidienne de l Association AHAZAZA dans la réalisation de sa mission et de ses objectifs. Manuel des Procédures administratives et financières Page 12/65 Version 2008/009 du

13 Article 10 : Le Conseil de surveillance L Assemblée Générale élit aussi les commissaires aux comptes qui composent le Conseil de Surveillance de l Association AHAZAZA. Les commissaires aux comptes ont un mandat collectif défini comme suit : 1. Vérifier, sans les déplacer les livres, la caisse et les valeurs de l Association AHAZAZA en banque, le patrimoine en général, les inventaires et les bilans ainsi que l exactitude des écritures comptables. Cette activité se fait au moins une fois par an et autant que de besoin ; 2. Opérer à tout moment des vérifications ou contrôle qu ils jugent opportuns sans toutefois s immiscer dans la gestion journalière de l Association AHAZAZA ; 3. Vérifier si les décisions de l Assemblée Générale et du Comité Exécutif ont été exécutées et veiller à ce que les statuts et le règlement d ordre intérieur soient observés ; 4. Connaître et trancher les différends pouvant survenir entre les membres de l Association AHAZAZA ; 5. Contrôler et vérifier les rapports présentés par le Comité Exécutif ; 6. Mener toute autre mission leur confiée par l Assemblée Générale ; 7. Présenter les rapports de leurs activités à l Assemblée Générale. Article 11 : La Direction Pour atteindre les objectifs de l Association AHAZAZA et appliquer les décisions et les recommandations des organes de décision et d orientation, notamment de l Assemblée Générale telles qu elles sont consignées dans le plan d action, le Comité Exécutif met en place une Direction des services de l Association AHAZAZA. C est ainsi qu il y a la Direction de l Ecole libre AHAZAZA qui est constituée d un ensemble des services chargés de la gestion quotidienne de l Ecole Libre AHAZAZA. L organigramme et les attributions de ces services sont arrêtés par le Comité Exécutif. La Direction élabore les plans d actions et le programme d activités de l école qui sera approuvé par l Assemblée Générale sur proposition du Comité Exécutif. La Direction est chargée d exécuter et d assurer la gestion et la coordination quotidienne des activités de l école AHAZAZA. La Direction est l organe d exécution des activités de l école AHAZAZA. Il est composé de tout le personnel engagé par l école AHAZAZA suivant la procédure définie dans le présent manuel dans la partie concernant le règlement du personnel. Ce règlement du Personnel ne régit pas le personnel expatrié, car celui-ci doit être régi par des dispositions particulières notamment le contrat entre l Association AHAZAZA et l Organisation partenaire ou le Consultant qui offre l assistance. Les dispositions de ce contrat ne peuvent pas aller à l encontre des principes généraux de ce manuel et de la philosophie de l Association AHAZAZA en particulier et du pays en général. La Direction est coordonnée par un Directeur Général qui collabore étroitement avec l Assistant Administratif et Financier et l Assistant Académique. Ces personnes forment une équipe de direction et fonctionnent de manière à rendre compte au Comité Exécutif qui rend compte à son Manuel des Procédures administratives et financières Page 13/65 Version 2008/009 du

14 tour à l Assemblée Générale. Le présent document se concentre sur le fonctionnement de la Direction de l Ecole Libre AHAZAZA. Cependant, le Directeur Général est responsable devant le Comité Exécutif de la bonne marche et de la gestion quotidienne de l Ecole Libre. SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL Article 12 : La Direction de l école est constituée du personnel réparti dans les catégories suivantes: 1. Direction 2. Administration et Finances 3. Gestion et exécution des Programmes L Association AHAZAZA peut également faire appel à une expertise externe (des consultants temporaires) pour initier et/ou exécuter des travaux concernant l administration, les finances, la gestion et la didactique des programmes. En fonction de l évolution des programmes et des financements correspondants, le Comité Exécutif peut ouvrir d autres postes conformément au règlement du personnel faisant partie intégrante du présent manuel. Article 13 : La classification par service ou département se fait de la façon suivante: 1. La Direction Générale Le Directeur Général 2. Gestion et Exécution des Programmes L Assistant Académique 3. L Administration, Finances et Logistique L Assistant Administratif, Financier et Logistique (Le secrétaire comptable) Deux de ces fonctions peuvent être effectuées (combinées) par une personne : Direction Générale + Administration, Finances et Logistique ou Direction Générale + Gestion et Exécution des Programmes Manuel des Procédures administratives et financières Page 14/65 Version 2008/009 du

15 SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL Article 14 : Description des tâches des agents pour chaque poste 1. Le Directeur Général Sous la supervision directe du Président du Comité Exécutif et conformément aux orientations et décisions de l Assemblée générale et du Comité Exécutif, le Directeur Général a les responsabilités suivantes: Assurer la mise en application des décisions du Comité Exécutif; Coordonner la préparation et l élaboration des documents inscrits à l ordre du jour du Comité Exécutif et de l Assemblée Générale; Planifier, coordonner, assurer et rapporter la gestion quotidienne de l Ecole; Sur mandat du Président de l Association, représenter l école libre AHAZAZA dans différentes circonstances; S assurer de la coordination des programmes de l Ecole ; Organiser les activités de préparation et d élaboration du plan d action et veiller à ce que les différents départements soient impliqués ; Soumettre le plan d action pour adoption au Comité Exécutif, veiller à sa réalisation et à son impact sur les personnes concernées ; Suivre le développement des politiques du pays et élaborer les stratégies d articulation des plans de l école pour les adapter à ceux du Ministère de l Education ; Sur délégation du Comité Exécutif : participer dans l élaboration et dans la recherche-action sur l éducation en vue d atteindre la mission de l Association AHAZAZA ; jouer le rôle d interlocuteur (lobby, advocacy and liaison) en amont et en aval de l Association AHAZAZA ; jouer le rôle de point focal entre l Ecole et les différents partenaires en amont et en aval de l Association AHAZAZA ; S assurer du renforcement institutionnel de l Ecole, spécifiquement la mise en oeuvre du programme de renforcement institutionnel et du développement des ressources humaines ; Présenter le rapport d activités et des états financiers de l Ecole au Comité Exécutif ; Soumettre au Comité Exécutif une politique de mobilisation de fonds et assurer sa mise en application; Préparer toute documentation relative aux actes juridiques et faire constamment le suivi du respect des règles et lois qui régissent la vie de l école. Exécuter toute autre tâche jugée utile à la bonne marche de l Ecole par le Comité Exécutif ; Identifier les besoins en recrutement du personnel. Evaluer (ou actualiser) les besoins en renforcement des capacités des enseignants et du personnel administratif; Mobiliser les fonds nécessaire au bon fonctionnement de l Ecole ; Rendre compte à son supérieur hiérarchique. Manuel des Procédures administratives et financières Page 15/65 Version 2008/009 du

16 2. L Assistant Académique et Education Sous la supervision du Directeur Général, l Assistant Académique a pour tâches de : Définir ensemble avec le Directeur Général et le corps enseignant le processus et la méthodologie de planification des cours à court, à moyen et à long terme ; Remplacer le Directeur Général en cas d absence ; Animer ou co-animer les ateliers de planification et de programmation ; Etablir ensemble avec le corps enseignant un système de suivi évaluation et de rapportage du plan d action et différents programmes initiés par l école ; S assurer de la bonne marche des programmes et formuler le cas échéant des propositions visant l amélioration des programmes ; Identifier les besoins en renforcement des capacités institutionnelles et formuler des propositions sur des actions à mener pour y répondre ; Accompagner les différents services à mettre en place les outils nécessaires à une bonne planification, exécution, suivi et évaluation de leur travail ; Fournir toute autre assistance technique aux différents services de nature à améliorer la planification, l exécution, la gestion et le suivi évaluation des différentes activités ; Appuyer l analyse et l élaboration des programmes d activités et des plans opérationnels de l Ecole ; Faire toute autre tâche lui confiée par ses supérieurs hiérarchiques. Proposer un programme (ou réactualiser) de renforcement des capacités du personnel et des enseignants. Organiser et gérer les activités relatives à la formation ou aux autres activités de renforcement des capacités; Harmoniser les différents plans et rapports d activités de l Ecole ; Rendre compte au Directeur Général. 3. L Assistant Administratif, Financier et Logistique (Le secrétaire comptable) Sous la supervision du Directeur Général, l Assistant Administratif, Financier et Logistique a les responsabilités suivantes : Planifier, coordonner et assurer la gestion des ressources matérielles, financières et humaines de l Association et leur affectation rationnelle aux programmes. En ce qui concerne la gestion des ressources humaines, l Assistant Administratif, Financier et Logistique est responsable de la préparation des contrats du personnel, de la tenue des dossiers du personnel et leur mise à jour, de l examen des dossiers de demande de congés annuels et de récupération, de la supervision de la paie sur demande du Directeur Général; Proposer à l organe habilité une politique de gestion administrative et des ressources matérielle, humaine et financière adaptée aux besoins de l Ecole ; Préparer les rapportages financiers à soumettre au Comité Exécutif et à l Assemblée Générale par le Comité Exécutif et destinés aux bailleurs de fonds. S assurer de l établissement des prévisions budgétaires périodiques. Analyser la cohérence et la rationalisation entre l utilisation des ressources et des actions de l Association en général et de l Ecole en particulier ; S occuper du classement et de la tenue à jour des dossiers du personnel. Assurer la transmission du courrier à qui de droit ou procéder au classement selon les annotations du Directeur Général ; Manuel des Procédures administratives et financières Page 16/65 Version 2008/009 du

17 Classer le courrier ou tout autre document émanant du Directeur Général ou des autres services ; Organiser l agenda des rendez-vous, des réunions, des invitations ; S occuper de l organisation de la logistique des réunions ou visites du Directeur Général, et autres rencontres ; Produire/saisir les documents relatifs à l Ecole et à l Association AHAZAZA et les rapports de réunions; Préparer et expédier le courrier ordinaire. Recevoir le courrier de l Association AHAZAZA et de l Ecole et l'orienter auprès du service habilité; Effectuer la saisie des documents relatifs au fonctionnement de l Ecole et de l Association AHAZAZA ; S occuper de la gestion et de la distribution du matériel à l aide des fiches de stock et en faire rapport aux supérieurs hiérarchiques. Identifier et planifier les besoins du secrétariat en matériel et fournitures de bureau ; Tenir la caisse, compléter le livre de caisse d une façon journalière et faire le classement de toutes les pièces relatives à la caisse ; Préparer les payements par virement banquier ; Exécuter les tâches relatives au paiement mensuel des salaires ; Saisir les écritures comptables sur le logiciel de comptabilité ; S occuper du dédouanement du matériel commandé à l étranger s il y a lieu; Organiser l entretient des bâtiments et des terrains ; Organiser le gardiennage des infrastructures et des biens de l école ; Faire toute autre tâche lui confiée par ses supérieurs hiérarchiques. Rendre compte au Directeur Général. Article 15 : Profil des agents pour chaque poste Emploi type Directeur Général Assistant Académique et Education Assistant Administratif, Financier et Logistique (secrétaire comptable) Exigences et particularités du poste de travail Avoir un diplôme en Economie, Gestion, Administration ou domaines connexes, avec une expérience d au moins de 5 ans dans un poste de responsabilité ; Maîtriser l outil informatique, l anglais et le français. Avoir un diplôme en Droit, Economie, Gestion, Sciences Sociales (l enseignement), Administration ou domaines connexes, avec une expérience pertinente dans un poste de responsabilité ou de conseiller ; Maîtriser l outil informatique, les techniques de conseil, l anglais, le français et le kinyarwanda Avoir un diplôme en Administration, Economie, Gestion, finances publiques, planification ou domaines connexes, avec une expérience pertinente en administration, finances et logistique. Maîtriser l outil informatique (logiciels comptables), l anglais, le français et le kinyarwanda. Manuel des Procédures administratives et financières Page 17/65 Version 2008/009 du

18 SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES Article 16 : Toute correspondance adressée au Président de l Association AHAZAZA, et réceptionnée par le Directeur Général sera transmise au Président pour suite à donner. Article 17 : Toute correspondance reçue et adressée au Président de l Association AHAZAZA peut donner lieu soit à une réponse directe du Président, soit à un projet de réponse préparé par le Directeur Général à soumettre à la signature du Président. Article 18 : Le Président de l Association AHAZAZA peut autoriser le Directeur Général à signer toute correspondance concernant les affaires d'administration quotidienne. Article 19 : Toute correspondance adressée à une autre institution publique doit être soumise à la signature du Président de l Association Article 20 : Le Directeur Général peut autoriser l Assistant Académique et/ou l Assistant Administratif, Financier et Logistique (Le secrétaire comptable) à signer la correspondance (particulière) concernant leurs taches d'administration quotidiennes. Article 21 : Toute correspondance sortante et signée par les personnes désignées est réservée en copie au Directeur Général. SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES Article 22 : Les visites et les communications téléphoniques des/avec les membres de l Association AHAZAZA, bailleurs de fonds et autres partenaires font l'objet des memoranda adressés au Président par le Directeur Général et au Directeur Général par ses assistants. Article 23 : Un mémorandum comporte les renseignements suivants : Date : Noms : Fonction de la personne contactée : Organisation : Sujet traité : Conclusion : Action à entreprendre : Sauf urgence, le Président, les membres du Comité Exécutif et le Directeur Général prennent connaissance des correspondances reçues, des memoranda et des rapports particuliers par voie du signataire. Manuel des Procédures administratives et financières Page 18/65 Version 2008/009 du

19 Article 24 : Un membre peut faire le feedback par rapport à une initiative et/ou partager ses expériences avec les autres en réunions ordinaires ou extraordinaires ou en demandant par note que le sujet nécessitant l échange soit mis à l ordre du jour de la prochaine réunion. Article 25 : Les membres de l Association AHAZAZA peuvent, le cas échéant, participer aux événements nationaux ou locaux. Sur base de la documentation sur les thèmes de l événement, le Présidente produit et signe un mémorandum à mettre à la portée des membres comme base de documentation. Cependant, le Président de l Association AHAZAZA peut déléguer un représentant en cas d invitation lui adressée. SECTION 9 : DES RAPPORTS Article 26 : Les activités de l Association AHAZAZA font l'objet de rapports narratifs et financiers, trimestriels et annuels. Les rapports trimestriels sont adressés au Comité Exécutif et à tous les membres de l Association AHAZAZA. Toute personne physique ou morale intéressée ou soutenant la mission et les objectifs de l Association AHAZAZA. peut en prendre connaissance sur demande au siège de l Association. Les rapports annuels sont diffusés, après leur adoption, par l'assemblée Générale de l Association AHAZAZA. Article 27 : Chaque membre envoyé en mission de travail pour le compte de l Association AHAZAZA rédige un rapport de mission dans un délai ne dépassant pas 15 jours conformément au format de rapport convenu. Article 28 : Des rapports adressés aux bailleurs de fonds sont rédigés selon des formats spécifiés dans des contrats spécifiques. Manuel des Procédures administratives et financières Page 19/65 Version 2008/009 du

20 SECTION 10 : DE LA GESTION DES PROJETS Article 29 : De l élaboration des projets Le format de la présentation d un projet comprend les activités et leur budget ainsi que les frais de fonctionnement. Article 30 : De la mobilisation des fonds L Association AHAZAZA bénéficie de la contribution financière des parents des enfants qui fréquentent l école sous forme d un minerval annuel et un droit d inscription unique, fixé par l Assemblée Générale de l Association. L Association AHAZAZA élabore également, des projets spécifiques qui cadrent avec son plan stratégique à présenter aux bailleurs de fonds et aux autres partenaires financiers pour mobiliser les fonds d activités et de fonctionnement notamment en termes de transport, communication, médiatisation, logistique, imprévus, etc. Article 31 : Allocation des ressources Le budget d un projet doit généralement être réparti en réservant une part importante aux activités du projet. Le budget doit être reparti comme suit : Activités spécifiques ; Salaire du personnel ; Frais de communication et transport pour le Comité Exécutif et membres ; Imprévus. Manuel des Procédures administratives et financières Page 20/65 Version 2008/009 du

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