AU COURS DE LA SAISIE

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1 Rédiger un mémoire avec OpenOffice Writer (version 4) AU COURS DE LA SAISIE Dès que l on commence à saisir son mémoire, il faut prendre de bonnes habitudes, pour éviter d avoir à faire ultérieurement des corrections. 1 Dès le début de la rédaction du mémoire Récupérer et saisir du texte Saisir des caractères spéciaux Changer la casse Modifier la position d un caractère Accélérer la saisie des mots fréquents Masquer du texte Harmoniser les tableaux Légender tous les tableaux et figures Numéroter les annexes Insérer des renvois Se déplacer dans un document long DÈS LE DÉBUT DE LA RÉDACTION DU MÉMOIRE Une fois les styles mis en place, la saisie peut commencer. Deux points sont capitaux bien que peu logiques en apparence : 1. Tous les titres doivent être saisis en minuscule, avec une majuscule au premier mot. Si l on veut que les titres d un même niveau soient en majuscules ou petites majuscules, on modifiera le style correspondant. Par exemple, pour que les titres en style Titre 1 soient en majuscules : F11 (pour afficher la fenêtre Styles et formatage) > icône Styles de paragraphe > clic droit sur le style Titre 1 > Modifier > onglet Effets de caractères > sous la rubrique Effets, choisir Majuscules > OK. 2. Il ne faut saisir qu un seul saut de paragraphe à la fin d un paragraphe (texte ou titre). Pour séparer les paragraphes de texte ou placer une espace avant et après un titre, on utilisera le formatage de paragraphe. Pour modifier, par exemple, l espace après chaque paragraphe du corps de texte afin de séparer les paragraphes, avec une composition en pavé (cf. point 5.1 de la formation «Avant de commencer la saisie») : dans la fenêtre Styles et formatage > icône Styles de paragraphe > clic droit sur le style Corps de texte > Modifier > onglet Retraits et espacement > sous la rubrique Espacement, à droite de En dessous du paragraphe, choisir 0,5 cm > OK. 2 RÉCUPÉRER ET SAISIR DU TEXTE Vous avez trouvé une information intéressante dans un livre, une revue ou sur un site web. Il n est pas interdit de l intégrer dans votre mémoire, pourvu que vous citiez précisément la source. Comment procéder pour la récupérer? S il s agit d un texte ou d une image d une page Web, ne l imprimez pas. C est gâcher du papier. Vous pouvez passer par Copier-coller. Mais un simple Copier-coller du texte d une page Web donne le plus souvent de mauvais résultats car vous récupérez aussi les liens hypertextes et les images. Afin de ne récupérer que le texte, il faut réaliser un collage spécial : Ctrl+Maj+V (ou menu Édition > Collage spécial ) > Texte non formaté > OK.

2 Cette manip est également utile lorsque l on copie le texte d un autre document et que l on veut que le texte copié s adapte immédiatement au style du paragraphe. On est également amené parfois à copier-coller du texte d un fichier PDF. Dans la majorité des cas, on peut copiercoller le texte d une partie d un fichier PDF. Cependant, le résultat n est pas toujours satisfaisant, car un saut de paragraphe est souvent placé à chaque fin de ligne comme on le voit ci-dessous. Une manipulation simple permet de transformer rapidement le saut de paragraphe en une espace : sélectionner le texte > Ctrl+F > Rechercher : $ > Remplacer par : espace (saisir une espace) > si nécessaire, développer l arborescence de Plus d options > cocher Sélection active uniquement et Expressions régulières > Tout remplacer > OK > Fermer. Mais il est parfois impossible de copier-coller le texte de certains PDF qui sont protégés ou ne sont en fait que des images d un texte. Si vous disposez d un document papier, il faut utiliser un scanner et un logiciel de reconnaissance de caractères, souvent fourni avec le scanner, pour numériser le texte. Mais le résultat de la numérisation n est jamais parfait, surtout pour ce qui est de la mise en page. S il s agit du texte d un livre que vous avez emprunté à une bibliothèque, vous pouvez saisir le texte au clavier, ce qui est fastidieux surtout si vous ne tapez qu avec deux doigts, ou utiliser un logiciel de reconnaissance de la voix. Windows intègrent une application de reconnaissance de la voix. Mais la reconnaissance vocale nécessite un apprentissage afin que l outil s habitue à votre voix et fasse moins d erreurs de transcription. En tout cas, il est très utile pour saisir le texte d entretiens enregistrés. 3 SAISIR DES CARACTÈRES SPÉCIAUX Dans un mémoire ou un diaporama, si l on est amené à saisir un symbole ou un caractère spécial, il est nécessaire soit : d utiliser l application Table de caractères de Windows : Windows+S (ou, dans Windows 7 : Démarrer > sous Tous les programmes) > saisir : Table des caractères > cliquer sur : Table des caractères > à droite Police, sélectionner la police nécessaire > cliquer sur le caractère choisi > Sélectionner > Copier > fermer la fenêtre > copier dans l application. dans OpenOffice : menu Insertion > Caractères spéciaux > Police : sélectionner la police nécessaire > cliquer sur le caractère choisi > OK. Mais ces manipulations sont longues. Il est donc utile de connaître quelques raccourcis claviers : Caractère espace insécable Raccourci général Alt+0160 Alt+158 Alt+246 (tiret demi-cadratin) Alt+0150 (guillemet anglais ouvrant) Alt+0147 (guillemet anglais fermant) Alt+0148

3 4 CHANGER LA CASSE On nomme casse, l alternative entre majuscule, petite majuscule et minuscule. Parce qu ils sont lus moins fréquemment, mais aussi parce que leurs tracés sont parfois voisins, les mots en majuscules s avèrent moins lisibles que les minuscules. Il ne faut donc pas en abuser et les réserver pour les titres. Pour améliorer le confort du lecteur, il est nécessaire de conserver l accentuation sur les majuscules car certains mots peuvent se révéler ambigus, surtout dans un titre ou une expression isolée. La phrase signifie-t-elle ou LE MAGASIN FERME A CAUSE DES EMEUTES LE MAGASIN FERME À CAUSE DES ÉMEUTES LE MAGASIN FERMÉ A CAUSÉ DES ÉMEUTES. Pour accentuer une lettre d un mot qui doit être écrit en majuscule, le plus simple est de saisir le mot en minuscule avec l accent, de le sélectionner > clic droit > Casse/Caractères > MAJUSCULES. Si l on souhaite que des titres de même style soient en majuscules, il faut les saisir en minuscule avec une majuscule initiale et modifier le style pour que les caractères soient en majuscules. On n oubliera pas que, si l on souhaite que des titres de même style soient en majuscules, il faut les saisir en minuscule avec une majuscule initiale et régler le format des caractères de ce style. Il est bon de connaître quelques raccourcis clavier utiles 1 : Caractère É È À Ç Raccourci général Alt+144 Alt+0200 Alt+0192 Alt+0199 Les PETITES MAJUSCULES (que l on obtient à l aide de la manip : menu Format > Caractère > onglet Effets de caractère > sous Effets, choisir Petites majuscules) ne sont pas plus lisibles que les majuscules. Elles peuvent être choisies pour des titres ou les noms propres qui ne doivent pas être écrits tout en majuscules : Le président de l Assemblée nationale, Georges FANJEAUX 5 MODIFIER LA POSITION D UN CARACTÈRE La mise en exposant d un caractère s obtient : Une piscine de 72 m² Pour le 2, par une touche du clavier situé à gauche de la touche 1 du clavier alphabétique. Dans OpenOffice, en sélectionnant le ou les caractère(s) > raccourci clavier Ctrl+Maj+P (ou menu Format > Caractère > onglet Position > cocher Exposant > OK). Les numéros des notes de bas de page sont mis automatiquement en exposant. Il est plus élégant d utiliser l exposant dans les abréviations comme M me, M lle, M e, C ie, 1 er, 2 e, etc. Mais on n oubliera pas que, hormis dans les tableaux et les diaporamas, selon le code typographique, les ordinaux doivent être écrits en toutes lettres : Il arriva en troisième position. 1 D autres raccourcis à l URL

4 La position en indice est surtout utile pour les formules chimiques : L équation de la fermentation alcoolique est : C 6H Levures 2 CH 3CH 2OH + 2 CO 2 La mise en indice d un caractère s obtient en sélectionnant le ou les caractère(s) puis, dans OpenOffice, Ctrl+Maj+B (ou menu Format > Caractères > onglet Position > cocher Indice > OK 6 ACCÉLÉRER LA SAISIE DES MOTS FRÉQUENTS Dans un mémoire, on est amené à saisir souvent le même mot. Il est donc utile de prévoir une correction en cours de frappe pour accélérer la saisie. Par exemple, si le mémoire concerne le yield management, il serait plus rapide de saisir à chaque fois «ym». Avec OpenOffice : menu Outils > Options d AutoCorrection > onglet Remplacer > Remplacer : ym > Par : yield management > Nouveau > OK. 7 MASQUER DU TEXTE Dans un mémoire, lorsque l on fait une référence à un livre, on doit citer la ou les pages où l on a trouvé l information. Mais quand on fait référence à un article, il n est pas nécessaire de préciser le numéro de page. Cependant, il peut être utile, pour l auteur, de garder l emplacement exact de l information dans l article. Pour masquer du texte, qui ne sera pas imprimé et ne s affichera que si l on affiche tous les caractères (à l aide de Ctrl+F10 ou de l icône Caractères non imprimables dans la barre d outil standard) : sélectionner le texte à masquer > clic droit Caractères > onglet Effets de caractère > cocher Masqué > OK. 8 HARMONISER LES TABLEAUX Tous les tableaux d un mémoire et même d un diaporama doivent avoir la même présentation. Il serait chronophage de formater chaque tableau manuellement alors qu il existe des formatages de tableau automatique. Dans OpenOffice, après avoir inséré un tableau : menu Tableau > AutoFormat > choisir un format de tableau et l utiliser pour tous les tableaux du mémoire. Il arrive qu un tableau passe sur deux pages, comme c est le cas dans le tableau à la page du modèle de mémoire. Il faut éviter qu une cellule soit coupée et faire en sorte que l en-tête du tableau soit reproduit en haut de la deuxième page : cliquer dans le tableau > menu Tableau > Propriétés du tableau > onglet Enchaînements > cocher Autoriser le fractionnement des tableaux sur plusieurs pages et colonnes > décocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages et colonnes > cocher Répéter le titre > Les premières lignes :1 > OK. 9 LÉGENDER TOUS LES TABLEAUX ET FIGURES Tous les tableaux, graphiques et figures d un mémoire doivent être légendés. Dans OpenOffice, lorsque l on ajoute un tableau, une légende est automatiquement insérée. Si ce n est pas le cas : Outils > Options > développer l arborescence de OpenOffice Writer > Légende automatique > cocher Tableau OpenOffice Writer > OK. Pour insérer manuellement une légende : menu Insertion > Légende > sous Légende, saisir le texte de la légende > OK. Si la légende apparaît en dessous d un tableau, pour la faire passer au-dessus : cliquer dans le tableau > menu Insertion > Légende > à droite de Position, choisir > Supra > OK. Pour ajouter une légende en dessous d une image : clic droit au-dessus de l image > Légende > dans la zone de saisie sous Légende, saisir le texte de la légende > Position : Supra > OK.

5 10 NUMÉROTER LES ANNEXES Les annexes d un mémoire doivent être numérotées (par exemple A, B, C ), comme les tableaux et graphiques. Dans OpenOffice, les titres des annexes seront en style Titre 9. Pour qu ils s affichent sous la forme Annexe A Lorem ipsum : menu Outils > Numérotation des chapitres > onglet Numérotation > sous Niveau, cliquer sur 9 > Numéro : A, B, C, > Afficher les niveaux : 1 > à droite de Devant, saisir : Annexe + espace > à droite de Derrière, saisir un espace puis un tiret long obtenu avec Alt+0150 > onglet Position > Numérotation suivie par : Espace > OK > saisir un texte et lui affecter le style Titre 9 pour vérifier. 11 INSÉRER DES RENVOIS Au cours de la saisie, on est amené à créer des renvois vers un tableau, un graphique, le titre d un paragraphe, une annexe, une note de bas de page. Comme la numérotation de ces éléments est amenée à changer au cours de la rédaction, le renvoi doit être automatique. Par exemple, pour un renvoi vers un titre, dans OpenOffice : menu Insertion > Renvoi > onglet : Renvoi > Type de champ : Titres > sous Sélection, cliquer sur le titre > sous Insérer une référence à, choisir ce que l on veut faire apparaître dans le texte > Insérer. Après des modifications de titre ou l adjonction de tableaux ou graphiques, pour faire en sorte que les renvois soient mis à jour, il faut sélectionner tout le texte (Ctrl+A) puis F9. 12 SE DÉPLACER DANS UN DOCUMENT LONG En passant par le navigateur, que l on active avec la touche F5, on peut accéder à un titre en développant l arborescence en cliquant sur le signe + à gauche de Titres. On peut de la même manière, dans le navigateur, atteindre un tableau ou une image précis. Malheureusement, il faut connaître le numéro de l élément à atteindre.