Club de Biathlon Vaudreuil-Soulanges Règlements généraux

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1 Club de Biathlon Vaudreuil-Soulanges Pouvoirs des membres du conseil d administration Description des tâches du conseil d administration

2 Table des matières Chapitre 1 Chapitre 2 Pouvoirs des membres du conseil d administration et description des tâches CBVS_Statuts-Reglements.doc Page 2 28/04/2016

3 Club Biathlon Vaudreuil-Soulanges Conseil d administration Christian Valet Président Vice-Président Administration Marcel Séguin Vp opération Edgar Garcia Trésorier Secrétaire/Registraire CBVS_Statuts-Reglements.doc Page 3 28/04/2016

4 Chapitre 1 Article 1. Dénomination sociale La dénomination sociale de la corporation est: Club Biathlon Vaudreuil-Soulanges Vaudreuil-Soulanges Biathlon Club Ci-après nommé avec l acronyme CBVS. Article 2. Objets Les objets de la corporation sont: a. promouvoir le biathlon dans la région de la Montérégie; b. promouvoir le regroupement des individus et organismes intéressés au biathlon dans les régions desservie par le CBVS; c. assurer une représentation de la région au niveau provincial et collaborer au développement du sport et des athlètes. Article 3. Année financière L année financière de la corporation se termine le 30 septembre. Article 4. Contrats Tous les documents requérant la signature de la corporation sont signés par les personnes autorisées à cette fin par l assemblée des membres et du conseil d administration en vertu d un mandat général ou d un mandat exprès qui leur est confié. La corporation demeure la seule responsable des contrats signés. Article 5. Territoire Le territoire de la corporation est la région administrative de la Montérégie. Cependant, il est permis à la corporation de fournir des services ou d accepter des membres de l extérieur de son territoire lors de situations particulières ou si aucun club n est présent dans ce secteur. Dans le contexte des Jeux du Québec, en conformité avec la demande de la Fédération Québécoise de Biathlon, le club représente les régions suivantes : Sud-Ouest Rive-Sud Richelieu Yamaska Bourassa Montréal Concordia Lac ST-Louis Article 6. Les membres Les membres de l organisation sont toutes les personnes, athlètes, entraîneurs, officiels et bénévoles, inscrites comme membre du CBVS au tableau de la fédération québécoise de biathlon (ci-après nommé FQB) et qui a déboursé le montant de son abonnement annuel avec le CBVS. CBVS_Statuts-Reglements.doc Page 4 28/04/2016

5 Article 7. Cotisation annuelle Le montant de la cotisation est déterminé par le conseil d administration après la réception des informations des coûts d abonnement pour les différentes catégories de membres de Biathlon Canada et Biathlon Québec. Article 8. Composition de l assemblée des membres L assemblée des membres est composée de toutes personnes ayant acquitté le sa cotisation annuelle correspondant à sa catégorie de membre. Article 9. Vote a. Chaque membre a droit à un vote. b. Dans le cas où un membre ne pourra être présent à l assemblée annuelle, Il sera possible de se faire représenter par un autre membre auquel il aura donné une procuration. c. Le procurateur devra avoir avec lui la procuration lors de l AGA. Article 10. Quorum Le quorum sera formé des membres présents et de la somme des procurations. Article 11. Assemblée générale annuelle a. L assemblé général annuel devrait généralement avoir lieu la dernière semaine du mois d avril, de chaque année. b. L avis de convocation pour l assemblée annuelle doit être transmis au moins 14 jours à l avance. Article 12. Assemblée spéciale des membres Une assemblée spéciale des membres est convoquée sur demande du conseil d administration ou sur demande d au moins 50% des membres. L avis de convocation devra être envoyé au moins 14 jours à l avance. Article 13. Pouvoir de l assemblée des membres Outre les pouvoirs dévolus dans ces présents règlements, l assemblé des membres a le pouvoir: a. Élire le conseil d administration; b. de combler tout poste laissé vacant sur le conseil d administration; c. de faire le suivi du comité exécutif et de lui déléguer tous les pouvoirs jugés opportuns à l extérieur de sa description de tâches prévues au présent règlement; d. de démettre de ses fonctions un membre du conseil d administrations; e. de voir à la création et à la règlementation des comités généraux de la corporation et d en nommer les membres. Article 14. Amendements aux règlements généraux À moins qu il n en soit autrement prévu par la loi, le conseil d administration peut, entre deux assemblées des membres, apporter des modifications aux présents règlements. Chaque modification est en vigueur dès le moment de son adoption et jusqu à la prochaine assemblée générale des membres de la corporation et doit alors être ratifiée, autrement elle cesse, mais de ce jour seulement, d être en vigueur. CBVS_Statuts-Reglements.doc Page 5 28/04/2016

6 Article 15. Composition du conseil d administration : Le conseil d administrations est composé de: a. le président b. le vp-administration et marketing c. le vp-opérations d. le trésorier e. le secrétaire Article 16. Mandat La durée du mandat est de un an pour les directeurs et deux ans pour les membres de l exécutif. Les élections des postes se feront sur une base bisannuel et de la façon suivante : Année PAIR Président VP-Opérations Année IMPAIR VP-Administration Trésorier Secrétaire Article 17. Assemblée Le conseil d administration se réunit aussi souvent qu il est jugé nécessaire, sur demande du président ou d un membre du conseil. L avis de convocation peu prendre différentes formes: avis téléphonique, par courrier électronique, par télécopieur, par la poste ou tout moyen qui permettra d informer les membres du conseil d administration. Le quorum est de trois membres. Le conseil d administration peut s adjoindre toute personne qu il désigne pour l aider. Ces personnes ont le droit de parole lors des assemblées mais n ont pas le droit de vote. Article 18. Postes vacants Tout poste vacant peut être comblé par le conseil d administration. L administrateur ainsi élu termine le mandat de son prédécesseur. Malgré toute vacance, le conseil d administration peut continuer d agir en autant qu il y ait quorum. Article 19. Pouvoir du conseil d administration Outre les pouvoirs qui lui sont dévolus par la charte ou les règlements de la corporation, le conseil d administration possède les pouvoirs suivants: a. administrer les affaires de la corporation; b. mettre en application les politiques générales de fonctionnement; c. être responsable du personnel; d. soumettre à l assemblée des membres le bilan; e. accomplir toute tâche confiée par l assemblée des membres. Article 20. Comités, sous-comités Le conseil d administration peut former les comités et les sous-comités qu il juge nécessaires. Ces comités et sous-comités sont consultatifs et n ont qu un pouvoir de recommandation auprès du conseil d administration. CBVS_Statuts-Reglements.doc Page 6 28/04/2016

7 Article 21. Composition et fonctionnement des comités La composition et les règles de fonctionnement des comités et des sous-comités sont déterminées par le conseil d administration en fonction des mandats qui leurs sont accordés. Article 22. Procédures judiciaires Les membres du conseil d administration de la corporation ainsi que toute autre personne désignée par l assemblée des membres sont autorisés à représenter la corporation devant les tribunaux et à signer tous les documents requis. Chapitre 2 Pouvoirs des membres du conseil d administration et description des tâches Article 30. Président a. Assurer la saine gestion des affaires de la corporation ; b. Ordonner et présider les réunions du conseil d administration et de l exécutif; c. Représenter la corporation dans ses actes officiels; d. Désigner les effets bancaires conjointement avec le trésorier ou tout autre personne désignée; e. Voir à l application des résolutions dûment adoptées lors des assemblées des membres ; f. Signer les procès-verbaux conjointement avec le ou la secrétaire et les états financiers conjointement avec le trésorier ; g. Être membre d office de tous les comités et sous-comités ; h. S assurer que la constitution est observée et voir à ce que les membres du conseil s occupent avec soin de leurs responsabilités respectives; i. S occuper des relations publiques; j. Promouvoir le biathlon; k. Superviser les activités de biathlon Québec de façon globale ; l. S occuper des liaisons avec les autres organismes dont la Fédération Québécoise de Biathlon (FQB), Biathlon Canada (BC), URLS Montérégie et SportQuébec. Article 31. Vice-Président Administration a. Assister le président dans ses fonctions; b. Participer aux rencontres du conseil d administration; c. Assurer les responsabilités de la campagne annuelle de souscription (membership). Voir à la mise à jour de la liste des membres de la corporation et informer le trésorier des montants à débourser la FQB et Biathlon Canada via Zone4; d. Assurer la communication avec les instances gouvernementales comme l URLS et Sport Québec; e. Maintenir la correspondance intrant et extrant dur club; f. Assumer toute autre tâche pertinente que pourrait lui assigner le conseil. CBVS_Statuts-Reglements.doc Page 7 28/04/2016

8 Article 32. Vice-Président marketing a. S occuper d effectuer les démarches relatives aux levées de fonds; b. Participer aux rencontres du conseil d administration; c. Assurer la promotion et la visibilité du CBVS; d. Solliciter les commanditaires potentiels; e. Développer et assurer le suivi d un plan de marketing; f. Assurer les communications avec les médias lors d événements ou pour tout occasion pertinente (résultats de nos athlètes à l extérieur, Coupe Québec, etc.); g. Assumer toute autre tâche pertinente que pourrait lui assigner le conseil. Article 33. Vice-Président Opérations a. Superviser la formation et le travail des entraîneurs; b. Participer aux rencontres du conseil d administration; c. Planifier et coordonner les activités de formation des officiels; d. Travailler en collaboration avec l entraîneur-chef pour assurer le développement des athlètes; e. Contrôler la répartition des carabines et s assurer du respect de la règlementation; f. S assurer que l équipement en place est fonctionnel; g. Assumer toute autre tâche pertinente que pourrait lui assigner le conseil; h. Supporter le président ou les vice-présidents dans l exercice de leurs fonctions; i. Diriger certains projets spéciaux et faire rapport au conseil d administration; j. Assumer toute tâche confiée par le conseil d administration ou l assemblée des membres. Article 34. Trésorier a. Voir à la planification financière et établir le bilan de la corporation; b. Tenir à jour les effets bancaires et les livres comptables; c. Effectuer les dépôts bancaires au nom de la corporation et fournir au conseil d administration un rapport périodique des transactions financières et le signer conjointement avec le président; d. Contrôler les achats et les dépenses afin de s assurer que la corporation demeure dans une position financière viable en tout temps; e. Percevoir les cotisations des membres; f. Participer aux rencontres du conseil d administration; g. Signer les effets bancaires conjointement avec le président; h. Préparer le bilan financier pour l assemblée des membres; i. Accomplir tous les déboursés autorisés par l assemblée des membres ou le conseil d administration; j. Voir à compléter chaque années la déclaration annuelle de l inspecteur général des institutions financières; k. Assurer le paiement de la cotisation annuelle de la corporation à Biathlon Québec et Biathlon Canada; l. Assumer toute autre tâche pertinente que pourrait lui assigner le conseil. CBVS_Statuts-Reglements.doc Page 8 28/04/2016

9 Article 35. Secrétaire a. Participer aux rencontres du conseil d administration; b. Rédiger les agendas des assemblées du comité exécutif et des réunions du conseil d administration; c. Rédiger les procès-verbaux des assemblées du comité exécutif et des réunions du conseil d administration; d. Tenir à jour le registre des procès-verbaux; e. Conseiller le président sur les questions de protocole et procédures; f. Donner accès au registre des procès-verbaux à tous les membres désirant en prendre connaissance; g. Faire la lecture de tous les documents qui doivent être portés à la connaissance des membres lors des assemblées; h. Faire parvenir aux membres l avis de convocation de l assemblée générale annuelle des membres dans les délais prescrits; i. Faire parvenir aux membres l avis de convocation des assemblées du conseil d administration et de l exécutif; j. Transmettre à la fin de son mandat à son successeur tous les documents sous sa garde; k. Assumer toute autre tâche pertinente que pourrait lui assigner le conseil. CBVS_Statuts-Reglements.doc Page 9 28/04/2016