De la réflexion... vers l organisation...

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1 De la réflexion... vers l organisation... Jean-Louis Lefèvre jean-louis.lefevre@univ-lyon1.fr Polytech Lyon Page 1/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 1

2 Qu est-ce qu un projet? Une suite d'actions délimitée dans le temps, en vue de produire un résultat spécifique, produit, service ou nouvelle organisation Sa réussite passe par une organisation, c est à dire la réalisation de différentes tâches. Page 2/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 2

3 Une organisation, c est à dire : Définir le périmètre : Le périmètre du projet correspond à la délimitation précise du projet. Le projet peut être ensuite subdivisé en sous-projets possédant chacun son propre périmètre. Définir le lotissement du projet : regroupement de sous-projets entre eux. Chaque regroupement est un lot du projet. Les lots peuvent parfois se chevaucher dans le temps ou se paralléliser partiellement. Organisation de l'équipe projet : La réussite d un projet passe par une organisation rigoureuse et efficace de l'équipe projet. Page 3/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 3

4 Comment faire? Définition d une tâche : Une tâche est une action à mener pour aboutir à un résultat. Les tâches sont reliées entre elles par des relations de dépendance (prédécesseur, successeur) A chaque tâche définie, il faut associer : - Un objectif précis et mesurable - Des ressources humaines, matérielles et financières adaptées - Une charge de travail exprimée en nombre de journées-homme - Une durée ainsi qu une date de début et une date de fin. Une tâche doit être assez courte (< ou = à 15 jours) Page 4/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 4

5 Comment faire? Définition de la planification de projet : C est déterminer et ordonnancer les tâches du projet, estimer leurs charges et déterminer les profils nécessaires à leur réalisation Le découpage du projet : la conduite d un projet repose sur un découpage chronologique (phases) du projet en précisant : Ce qui doit être fait (tâches) / Par qui cela doit être fait (Ressources) L outil requis est le planning, pour: déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés suivre et communiquer l avancement du projet affecter les ressources aux tâches Page 5/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 5

6 L ordonnancement des tâches Plan d action pour déterminer les séquencements ou au contraire les parallélismes possibles entre l exécution des tâches identifiées Méthode: pour chaque tâche élémentaire, lister les tâches antérieures, au vu des informations collectées sur le terrain et sélectionner les seules tâches immédiatement antérieures. Le planning doit permettre l identification de l ordonnancement des tâches du projet. Page 6/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 6

7 Vocabulaire de la gestion de projet... Dates au plus tôt et au plus tard : calculer pour chaque tâche la date au plus tôt et la date au plus tard (Début et Fin de l exécution de la tâche) La durée de la tâche est le temps œuvré qui s écoule entre le début et la fin de la tâche. Pour chaque tâche, il faut estimer la charge, ajuster le découpage du projet et prévoir la planification de l affectation des intervenants. Page 7/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 7

8 Vocabulaire de la gestion de projet... Chemin critique: séquence de tâches continues qui détermine la durée totale du projet Tout retard sur une tâche du chemin critique est intégralement répercuté sur la durée du projet et donc sa date de fin La tâche critique est une tâche du chemin critique. Toute modification sur la durée d une de ces tâches critiques impacte d autant la durée totale du projet Page 8/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 8

9 Vocabulaire de la gestion de projet... Marge: possibilité pour une tâche d être retardée sans impacter le projet. (Les tâches du chemin critique ont une marge nulle) La marge totale (MT) est égale à la différence entre le début au plus tard de la tâche suivante la plus contraignante et la fin au plus tôt de la tâche elle-même. C est aussi la différence entre les dates au plus tard et les dates au plus tôt de la tâche elle même. La marge Libre (ML) est égale à la différence entre la date de début au plus tôt du successeur le plus précoce, et la date de fin au plus tôt de la tâche elle-même. Page 9/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 9

10 Techniques de planification : GANTT, PERT, Carte Heuristique La construction du planning passe par la modélisation du réseau de dépendance entre tâches sous forme graphique. C est une décomposition structurée du travail Il faut décomposer le projet en sous-ensembles plus simples Page 10/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 10

11 Techniques de planification : GANTT, PERT, Carte Heuristique Deux représentations efficaces, à la base de toute construction de planning : La technique PERT : architecture du projet, séquencement des tâches, calcul des marges La technique GANTT avec prédécesseurs et successeurs: visualisation graphique du planning, calendrier, ressources Carte Heuristique / conceptuelle: qui-fait-quoi Page 11/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 11

12 La technique PERT Technique américaine de modélisation de projet (Program Evaluation and Review Technique) Consiste à mettre en ordre sous forme de réseau plusieurs tâches avec leurs dépendances et à leur chronologie Caractéristiques : Les tâches sont représentées par des flèches Les étapes sont représentées par des cercles Le réseau visualise des dépendances entre tâches Limites : pas de représentation efficace de durée, date et de ressources Page 12/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 12

13 Exemple PERT Page 13/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 13

14 Le diagramme de GANTT Technique et représentation graphique dans le temps des phases, activités, tâches et ressources du projet. Lignes: liste les tâches Colonnes: jours, semaines ou mois. Tâches représentées par des barres proportionnelles à la durée Les tâches peuvent se succéder ou se réaliser en parallèle entièrement ou partiellement. Des flèches relient la tâche précédente à la tâche suivante Conçu par Henry L. GANTT (en 1917) et est encore aujourd'hui la représentation la plus utilisée Page 14/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 14

15 Exemple GANTT Page 15/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 15

16 Utilité de PERT et GANTT Détermine les dates de réalisation d un projet Identifie les marges existantes sur certaines tâches Visualise d un seul coup d œil le retard ou l avancement des travaux Outil de communication efficace Page 16/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 16

17 Comment faire? Découpez le projet en tâches Visualisez les dépendances Gérez les ressources affectées à la réalisation d une tâche et dont la disponibilité en temps est limitée Page 17/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 17

18 WBS (Work Breakdown Structure) La WBS est une décomposition hiérarchique, orientée livrable, du travail exécuté par l équipe projet. Chaque niveau inférieur (appelé work package ou lot) représente une définition de plus en plus détaillée des tâches du projet Le but est d atteindre les objectifs du projet en créant les livrables requis. Le WBS organise et définit le champ global d application du projet. Page 18/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 18

19 Exemple WBS projet construction maison Page 19/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 19

20 Logiciels de gestion de projet De nombreux logiciels de gestion de projet existent sur le marché, permettant de planifier et d optimiser la gestion d un projet : PMW (Project Management Workbench), GPM (Galaxys Project Management), MSP (Microsoft Project) ou son alternative Open Source Gantt Project, Open Workbench et bien d'autres... Un site proposant une analyse succincte et les liens des différents logiciels de gestion de projet : rubrique «logiciels» Page 20/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 20

21 Logiciel GanttProject Logiciel «libre» : GanttProject est distribué sous la licence GPL (General Public License). Ce logiciel est né au cours d'un projet informatique en maîtrise d'informatique à l'université de Marne-la- Vallée. permet de planifier un projet selon la méthode du diagramme de GANTT. Téléchargeable: Page 21/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 21

22 Le logiciel GanttProject permet de : Construire un diagramme de GANTT, Visualiser l état d avancement du projet, Visualiser le travail de chaque personne (ressource), le chemin critique. Transformer le diagramme de GANTT en réseau PERT, Réaliser des modifications (dates, ressources, tâches supplémentaires ) en cours de réalisation du projet, et visualiser directement les implications dans le temps, Imprimer ces diagrammes.. Page 22/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 22

23 Page GanttProject Page 23/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 23

24 Page GanttProject Page 24/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 24

25 Attention à votre représentation PERT NON! OUI! Page 25/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 25

26 Carte heuristique - Freemind FreeMind is a free mind mapping application written in Java, licensed under the GNU General Public License. It provides extensive export capabilities. It runs on Microsoft Windows, Linux and Mac OS X via the Java Runtime Environment. As with other mind mapping software packages, FreeMind allows the user to edit a hierarchical set of ideas around a central concept. The non-linear approach assists in brainstorming new outlines and projects as ideas are added around the mind map. As a Java application, FreeMind is portable across multiple platforms and retains the same user interface, causing some amount of variation from the common interface on each platform. Mac users may notice the most difference from their traditional user interface, but a MacWorld reviewer says the software's features should still appeal to the segment of users who accept function over form. Page 26/ Pratique Management Projets - JL Lefèvre Page 26