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1 Janvier 2013 Module «Pilotage de Projet» - Module GPRO-0 Utilisation de l outil MS Project - version 2010 ING1 promo 2015 Restrictions d utilisation du présent document Ce document est la propriété de Christian VIALLET. Toutes les informations présentées ici sont classées Personnel et ne peuvent en aucun cas être copiées ou communiquées à aucune tierce partie sans l accord écrit préalable de Christian VIALLET.

2 Sommaire 1 - Introduction Initialisation du projet «Services Telco» Création du projet Choix des options du projet Services Telco... 4 Onglet Task (tâche)... 4 Onglet Calendrier (Change Working Time)... 5 Onglet Options de l écran «Change Working Time» Planification du projet «Services Telco» Saisie des Activités du projet «Services Telco» Saisie des interdépendances entre chacune des Activités du projet «Service TELCO» Saisie et affectation des ressources du projet «Service TELCO» Saisie des ressources affectées au projet «Services TELCO» Affectation des ressources aux activités du projet «Service TELCO» Identification des Jalons du projet «Service TELCO» Optimisation de la planification du projet «Services Telco» Le constat L aspect «Contrôle de la charge de travail des consultants» L aspect «Chemin critique des Activités du projet La recherche de l optimisation Coût du projet «Services TELCO» Mémorisation du planning initiale du projet «Services TELCO»... 20

3 1 - Introduction Le cas pratique présenté ci-après va vous permettre d utiliser l outil MS Project 2010 dans le cadre d un exemple de projet intitulé «Services TELCO». Il vous est demandé de travailler sur un fichier courant nommé «Telco.mpp» et de faire des sauvegarde régulière. 2 - Initialisation du projet «Services Telco» Création du projet La 1ere étape est de créer les caractéristiques générales du projet «Services Telco». Pour se faire : Allez dans : Projet, Informations sur le projet - Saisissez la date de début du projet 02 janvier Sélectionnez dans le champ «Prévisions à partir de» Date de début de projet - Sauvegardez les informations

4 2.2 - Choix des options du projet Services Telco L objectif est de choisir les options de planification devant dans le futur gérer le projet. Pour se faire, nous allons utiliser les menus Outils, Options, Onglet Task (tâche) On choisit d afficher les tâches par défaut sous la forme de «diagramme de Gantt». Vous aurez la possibilité d afficher le CHEMIN CRITIQUE de votre planning en choisissant l option «Tracking Gantt».

5 Onglet Calendrier (Change Working Time) Cet écran permet de définir les journées de la semaine travaillées ainsi que les horaires journaliers de travail.

6 Pour définir les journées de travail, renseignez l écran suivant :

7 Onglet Options de l écran «Change Working Time» Cet écran permet : - (1) - de paramétrer les heures de travail - en règle général, nous conserverons les paramètres proposés en standard, - (2) de laisser le produit MS Project calculer AUTOMATIQUEMENT les dates de début et de fin des activités en fonction des interdépendances entre les activités et les ressources assignées à leur réalisation, - (3) d indiquer la charge de travail (Work) et le délai de réalisation (Duration) avec la même «unité d œuvre» - en règle générale, nous travaillerons avec la même unité d œuvre entre les 2 notions - la journée, (3) (1) (2)

8 3 Planification du projet «Services Telco» 3.1 Saisie des Activités du projet «Services Telco» Dans un 1 er temps, créez 3 nouvelles colonnes précédant la colonne «Libellé Activité/Task Name» ou «Durée/Duration» dans lesquelles vous indiquerez : - Le WBS de l activité (Code WBS) - Le % d avancement de l activité (Code % complete) que vous renseignerez au «fil de la réalisation» du projet - La charge de travail de l activité (Code Work) qui vous permettra de saisir la Charge de Travail de chacune des activités indiquées, l outil MS Project calculant alors automatiquement le délai de réalisation en fonction des ressources consacrées à chacune des activités. Pour se faire, cliquez sur la colonne «Durée/Duration», puis cliquez «droit» et insérez une nouvelle colonne. Choisissez la caractéristique «Travail» et le libellé «Charge de travail». Au final, votre MS Project se présente de la façon suivante :

9 Saisissez maintenant à partir du menu «Task/Tâche» et «Libellé Activité/Task Name» la liste des Activités telle qu indiquée ci-dessous. Pour chacune des activités que vous considérez comme des «sous-activités», cliquez sur «flèche droite» du bordereau au milieu de l écran pour lui signifier qu elle est une «sous-activité» comme montré ci-dessous.

10 Enfin, pour chacune des Activités de «base», indiquez la charge de travail en nombre de jours. Remarquez que la Charge totale de travail du projet «Service TELCO» (1ere ligne) est égale à 250 jours alors que la Durée totale (délai de réalisation) est égale à UN JOUR. QUESTION 1 Pourquoi 250 jours en charge de travail et 1 jour en délai de réalisation? 3.2 Saisie des interdépendances entre chacune des Activités du projet «Service TELCO» Pour le projet «Service TELCO», les liens entre activités sont indiqués ci-dessous. Saisissez ces liens pour chacune des sous-activités. Vous noterez alors que la Charge totale de travail du projet «Service TELCO» (1ere ligne) reste à 250 jours mais que la Durée totale (délai de réalisation) est passé à 21 jours. QUESTION 2 Pourquoi 250 jours en charge de travail et 21 jours en délai de réalisation?

11 L avant-dernière activité (WBS 1.7.1) a plusieurs dépendances. Celles-ci peuvent être saisies comme indiquées ci-dessus, ou en utilisant l écran présenté ci-dessous. Pour se faire, Cliquez dans la colonne de gauche et positionnez vous dans l onglet «Prédécesseurs». Notez aussi que c est le même écran qui vous permet : - Le LAG que vous souhaitez indiquer entre 2 activités, - le TYPE de dépendance que vous souhaitez indiquer entre les activités.

12 3.3 Saisie et affectation des ressources du projet «Service TELCO» Saisie des ressources affectées au projet «Services TELCO» Le projet «Service TELCO» fait appel aux ressources suivantes : - Un chef de projet (Bernard) a une disponibilité de 100%. Il a une compétence d Architecte RESEAU et a à sa disposition une équipe d Ingénieurs/Consultants dont la composition est la suivante : o Un consultant spécialiste Architecture Technique et Réseau Isabelle (disponibilité de 50 %). o Un consultant spécialiste Application fonctionnelle Pierre (disponibilité de 100 %) - une ressource Client avec une disponibilité de 100%. Puis, saisissez les coûts horaire de chacun d entre eux sont les suivants : - Bernard Isabelle 80 - Pierre 80 Client 0 Saisissez ces «Ressources» en allant dans le menu «File» et «Resource Sheet» Affectation des ressources aux activités du projet «Service TELCO» Retournez dans les menus «File, Chart Gant,

13 et renseignez la colonne «Resource Name» tel qu indiqué ci-dessous en choisissant le consultant adéquat, sachant que les activités de «relecture des dossiers (feed-back) sont assurées par la ressource «Client».

14 Lorsqu il y a plusieurs ressources affectées à une activité, Cliquez sur l activité concernée et renseignez l onglet «ressource» comme indiqué ci-dessous : ID WBS % Task Name Work Duration Start Finish Predecessors Resource Names Complete 1 1 0% Services TELCO 250 days 274 da... Mon 02/01/... Fri 18/01/ % Lancement du projet 16 days 16 days? Mon 02/01/... Mon 23/01/ % Rédaction du Plan projet 10 days 10 days? Mon 02/01/... Fri 13/01/12 Bernard % Préparation Kick-off de 5 days 5 days? Mon Fri 20/01/12 3 Bernard lancement 16/01/ % Kick-off 1 day 1 day? Mon 23/01/... Mon 23/01/12 4 Bernard % Management de Projet 35 days 1 day? Tue 24/01/12 Tue 24/01/ % Pilotage de projet 35 days 1 day? Tue 24/01/12 Tue 24/01/ % Technical Architecture 37 days 69 days? Tue 24/01/12 Fri 27/04/ %. Upgrade 1 Technical Architecture 20 days 40 days? Tue 24/01/12 Mon 19/03/12 5 Isabelle[50%] %. Feed-Back 1 5 days 5 days? Tue 20/03/12 Mon 26/03/12 9 Client %. Upgrade 2 Technical 10 days 20 days? Tue 27/03/12 Mon 23/04/12 10 Isabelle[50%] Architecture %. Acceptance 2 days 4 days? Tue 24/04/12 Fri 27/04/12 11 Isabelle[50%] % NetWork Specification 32 days 59 days? Mon 30/04/... Fri 20/07/ %. Upgrade 1 Netw ork 15 days 30 days? Mon Mon 11/06/12 8 Isabelle[50%] Specification 30/04/ %. Feed-Back 1 5 days 5 days? Tue 12/06/12 Mon 18/06/12 14 Client %. Upgrade 1 Netw ork Specification 10 days 20 days? Tue 19/06/12 Mon 16/07/12 15 Isabelle[50%] %. Acceptance 2 days 4 days? Tue 17/07/12 Fri 20/07/12 16 Isabelle[50%] % Functional Architecture 42 days 42 days? Mon Tue 18/09/12 (Global Design) 23/07/ %. Specification Delivery 1 25 days 25 days? Mon 23/07/... Fri 24/08/12 13 Pierre %. Feed-Back 1 10 days 10 days? Mon 27/08/... Fri 07/09/12 19 Client %. Delivery 2 for Acceptance5 days 5 days? Mon 10/09/... Fri 14/09/12 20 Pierre %. Acceptance 2 days 2 days? Mon 17/09/... Tue 18/09/12 21 Pierre % Functional Architecture 82 days 82 days? Wed Thu 10/01/13 (Detailed Design) 19/09/ %. Specification Delivery 1 45 days 45 days? Wed 19/09/... Tue 20/11/12 18 Pierre %. Feed-Back 1 20 days 20 days? Wed 21/11/... Tue 18/12/12 24 Client %. Delivery 2 for Acceptance15 days 15 days? Wed 19/12/... Tue 08/01/13 25 Pierre %. Acceptance 2 days 2 days? Wed 09/01/... Thu 10/01/13 26 Pierre % General Acceptance 6 days 6 days? Fri 11/01/13 Fri 18/01/ %. Preparation 5 days 5 days? Fri 11/01/13 Thu 17/01/13 2;8;13;18;23 Bernard %. Meeting Closure Acceptance 1 day 1 day? Fri 18/01/13 Fri 18/01/13 29 Bernard 02 Jan '12 09 Jan '12 16 Jan '12 M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S Bernard Bernard Bernard Isabelle[50%]

15 Vous noterez que la Charge totale de travail du projet «Service TELCO» (1ere ligne) reste à 250 jours alors que la durée totale (délai de réalisation) est égale à 274 jours. QUESTION 3 Pourquoi 250 jours en charge de travail et 24 jours en délai de réalisation?

16 3.4 Identification des Jalons du projet «Service TELCO» Le projet a un certain nombre de Dates et Points Clés (Jalons, Deadlines, Milestones) qui doivent être clairement identifiés afin de pouvoir les suivre plus aisément durant le déroulement du projet. Pour se faire, l outil MS Project vous permet : Soit d insérer une nouvelle activité en la désignant comme une «deadline/jalon/milestone» - ALLEZ dans le menu «Task» et cliquez sur «Milestone» Soit «double cliquez» sur l activité que vous souhaitez indiquée comme une «deadline/jalon/milestone» - COCHEZ la zône «Mark task as milestone».

17 Vous avez alors la possibilité d afficher tous les jalons en allant dans l onglet «View» et en filtrant sur le critère «Milestone» Vous obtenez la vue suivante :

18 4 Optimisation de la planification du projet «Services Telco» 4.1 Le constat La planification du projet «Services TELCO» ayant été réalisée, vous pouvez remarquer que le Planning initial proposé par l outil MS Project vous propose UNE DATE DE FIN DE PROJET («Meeting de Validation») égale au MARDI 18 JANVIER Il est donc maintenant nécessaire de rechercher les optimisations possibles tout en veillant : - à respecter les disponibilités de chacun des consultants affectés sur le projet, - à rechercher dans la mesure du possible une fin de projet en adéquation avec le souhait initial du client (qu il a exprimé dans son expression de besoins SOIT FIN JUILLET 2012 Pour se faire, vous pouvez travailler sur l enchaînement des activités (les interdépendances F/F D/D F/F) tout en veillant à deux aspects : L aspect «Contrôle de la charge de travail des consultants» En utilisant «View» et «Resource Graph», vous pourrez visualiser le % de charge de travail assuré par chacun des intervenants sur le projet.

19 L aspect «Chemin critique des Activités du projet En utilisant «View» et «Tracking Gantt», vous pourrez alors visualiser les activités figurant sur le Chemin Critique, comme l exemple donné ci-dessous. 4.2 La recherche de l optimisation L OBJECTIF est de respecter LES POINTS CLES et DATES CLES du projet qui demande que la RECETTE GENERALE de toutes les spécifications se fasse AU PLUS TARD FIN JUILLET TRAVAIL à EFFECTUER : Chercher à optimiser le planning de réalisation en «jouant» sur les informations suivantes : Liaisons entre les différentes activités, Ressources en charge de la réalisation des activités tout en veillant à ce que chaque intervenant soit toujours dans la limite de leur disponibilité comme indiquée en page 11, Identification du Chemin Critique

20 4.3 - Coût du projet «Services TELCO» Vous pouvez visualiser le coût du projet par Activité et en global en créant une nouvelle colonne avec le critère «Work». Le coût global du projet est de réparti comme suit : 4.4 Mémorisation du planning initiale du projet «Services TELCO» Une fois que vous êtes satisfait de votre planning, vous pouvez l enregistrer comme étant votre «Planification initiale» et qui servira de base pour les évolutions à venir. Pour se faire, allez dans «Project» et «Set baseline» et enregistrer votre planification initiale.

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