Gouvernance des clubs équestres. Rôle du C.A. et des administrateurs, obligations légales d un OSBL, les politiques, les assemblées.

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1 Gouvernance des clubs équestres Rôle du C.A. et des administrateurs, obligations légales d un OSBL, les politiques, les assemblées.

2 Rôle du C.A. Qu est ce qu un C.A.? Le C.A. est un groupe de personnes, morales ou physiques qui est chargé de diriger une institution, comme une association, une entreprise ou un établissement public. Il comprend plusieurs membres, dont un président désigné ou élu, et un secrétaire. Il peut également compter un ou deux vice-présidents ainsi qu un trésorier.

3 Rôle du C.A. Qu est ce qu un C.A.? Le conseil d administration est le MANDATAIRE de l association et il est imputable de ses décisions et de ses gestes. L organisation et le fonctionnement du conseil d administration sont fixés par le statut et le règlement de l association.

4 Fonctions légales des administrateurs Ce que dit le code civil du Québec 321. L'administrateur est considéré comme mandataire de la personne morale. Il doit, dans l'exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la loi, l'acte constitutif et les règlements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. 1991, c. 64, a L'administrateur doit agir avec prudence et diligence. Il doit aussi agir avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt de la personne morale. 1991, c. 64, a. 322.

5 Fonctions légales des administrateurs Ce que dit le code civil du Québec 335. Le conseil d'administration gère les affaires de la personne morale et exerce tous les pouvoirs nécessaires à cette fin; il peut créer des postes de direction et d'autres organes, et déléguer aux titulaires de ces postes et à ces organes l'exercice de certains de ces pouvoirs. Il adopte et met en vigueur les règlements de gestion, sauf à les faire ratifier par les membres à l'assemblée qui suit. 1991, c. 64, a. 335

6 Fonctions légales des administrateurs Ce que dit le code civil du Québec 323. L'administrateur ne peut confondre les biens de la personne morale avec les siens; il ne peut utiliser, à son profit ou au profit d'un tiers, les biens de la personne morale ou l'information qu'il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu'il ne soit autorisé à le faire par les membres de la personne morale. 1991, c. 64, a. 323.

7 Fonctions légales des administrateurs Ce que dit le code civil du Québec 324. L'administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d'administrateur. Il doit dénoncer à la personne morale tout intérêt qu'il a dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d'intérêts, ainsi que les droits qu'il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur. Cette dénonciation d'intérêt est consignée au procès-verbal des délibérations du conseil d'administration ou à ce qui en tient lieu. 1991, c. 64, a. 324

8 Fonctions légales des administrateurs Ce que dit le code civil du Québec 337. Tout administrateur est responsable, avec ses coadministrateurs, des décisions du conseil d'administration, à moins qu'il n'ait fait consigner sa dissidence au procès-verbal des délibérations ou à ce qui en tient lieu. Toutefois, un administrateur absent à une réunion du conseil est présumé ne pas avoir approuvé les décisions prises lors de cette réunion. 1991, c. 64, a. 337.

9 Fonctions légales des administrateurs Ce que dit le code civil du Québec 316. En cas de fraude à l'égard de la personne morale, le tribunal peut, à la demande de tout intéressé, tenir les fondateurs, les administrateurs, les autres dirigeants ou les membres de la personne morale qui ont participé à l'acte reproché ou en ont tiré un profit personnel responsables, dans la mesure qu'il indique, du préjudice subi par la personne morale. 1991, c. 64, a D où l importance de se doter d une bonne couverture d assurance!

10 Fonctions légales des administrateurs En résumé les administrateurs: Sont mandataires de l association; Sont dépositaires des lettres patentes et du règlement; Sont responsables de l interprétation de la mission; Doivent s assurer que les obligations légales soient rencontrées; Doivent parler d une seule voix et être solidaires; Doivent être loyaux envers l association; Doivent faire preuve de transparence; Doivent faire preuve d ouverture d esprit; Doivent être à l écoute de leurs membres; Doivent agir avec prudence et diligence;

11 Fonctions légales des administrateurs En résumé le C.A. Doivent faire primer les intérêts de l association; Doivent représenter dignement l association.

12 Les règlements généraux c est essentiel! Ce que dit le code civil du Québec 313. Les règlements de la personne morale établissent des rapports de nature contractuelle entre elle et ses membres. 1991, c. 64, a. 313 Ceux-ci doivent être révisés et modifiés lorsque des changements sont adoptés par le C.A. ou l assemblée. Tout changement adopté par le C.A. est effectif au moment de son acceptation et doit être ratifié lors de l AGA.

13 Avoir une mission c est essentiel! Pourquoi la définir? Pour orienter les réflexions et les actions des dirigeants. Pour orienter les actions des bénévoles et des membres. Pour se rappeler pourquoi on existe et pour qui nous travaillons.

14 Les politiques c est important! Pourquoi? Pour que ce soit écrit noir sur blanc Pour augmenter l efficacité du C.A. et diminuer les zones d incertitude. Avec le resserrement des exigences de transparence et de reddition de compte imposées aux organismes sans but lucratif (OSBL), il est plus important que jamais que ces derniers se dotent de politiques et de méthodes qui démontrent qu'ils agissent avec toute la diligence requise.

15 Les politiques c est important! Pourquoi? La rédaction des politiques et des méthodes incombe au conseil d'administration. C'est un travail long et fastidieux, mais qui, une fois terminé, est utile pour toute la durée de vie de l association.

16 Les politiques c est important! On parle de quoi en terme de politiques? Règlements généraux Règlement de sécurité Code d éthique pour les administrateurs Code d éthique pour les membres Procédures de remboursement des cotisation Et toutes autres politiques qui permettront à l association de clarifier son rôle, ses attentes, sa structure de fonctionnement, etc.

17 Les obligations légales Quelles sont les obligations légales annuelles d un club équestre? Produire une déclaration de revenus et de renseignements des sociétés sans but lucratif (formulaire CO-17-SP) Produire une déclaration annuelle de renseignements au registraire des entreprises du Québec et payer sa cotisation. /declaration_annuelle.aspx

18 Les obligations légales Quelles sont les obligations légales annuelles d un club équestre? Produire une déclaration de mise à jour courante au registraire des entreprises s il y a modification de la composition d un conseil d administration en cours d année. jour/declaration_modificative.aspx Tenir chaque année une assemblée générale en présence des membres

19 Autres obligations Quelles sont les autres obligations essentielles? Produire un budget annuel Présenter un rapport financier annuel lors de l assemblée des membres Présenter un rapport d activités lors de l assemblée générale annuelle des membres

20 L assemblée des membres Ce que dit le code civil du Québec 345. L'assemblée des membres est convoquée chaque année par le conseil d'administration, ou suivant ses directives, dans les six mois de la clôture de l'exercice financier. La première assemblée est réunie dans les six mois qui suivent la constitution de la personne morale. 1991, c. 64, a. 345.

21 L assemblée des membres Ce que dit le code civil du Québec 346. L'avis de convocation de l'assemblée annuelle indique la date, l'heure et le lieu où elle est tenue, ainsi que l'ordre du jour; il est envoyé à chacun des membres habiles à y assister, au moins 10 jours, mais pas plus de 45 jours, avant l'assemblée. Il n'est pas nécessaire de mentionner à l'ordre du jour de l'assemblée annuelle les questions qui y sont ordinairement traitées. 1991, c. 64, a. 346.

22 L assemblée des membres Ce que dit le code civil du Québec 347. L'avis de convocation de l'assemblée annuelle est accompagné du bilan, de l'état des résultats de l'exercice écoulé et d'un état des dettes et créances.1991, c. 64, a. 347.

23 L assemblée des membres Ce que dit le code civil du Québec 348. L'assemblée des membres ne peut délibérer sur d'autres questions que celles figurant à l'ordre du jour, à moins que tous les membres qui devaient être convoqués ne soient présents et n'y consentent. Cependant, lors de l'assemblée annuelle, chacun peut soulever toute question d'intérêt pour la personne morale ou ses membres. 1991, c. 64, a. 348.

24 L assemblée des membres Ce que dit le code civil du Québec 349. L'assemblée ne délibère valablement que si la majorité des voix qui peuvent s'exprimer sont présentes ou représentées. 1991, c. 64, a Les décisions de l'assemblée se prennent à la majorité des voix exprimées. Le vote des membres se fait à main levée ou, sur demande, au scrutin secret. 1991, c. 64, a. 351.

25 L assemblée des membres Rôles et pouvoirs de l assemblée Recevoir le rapport du président Recevoir le rapport du trésorier Nommer les vérificateurs, le cas échéant Ratifier les changements aux règlements généraux Ratifier les faits et gestes des administrateurs Ratifier le montant des cotisations, le cas échéant Élire les administrateurs

26 L assemblée des administrateurs Ce que dit le code civil du Québec 353. Les administrateurs ou les membres peuvent renoncer à l'avis de convocation à une réunion du conseil d'administration, à une assemblée des membres ou à une séance d'un autre organe. Leur seule présence équivaut à une renonciation à l'avis de convocation, à moins qu'ils ne soient là pour contester la régularité de la convocation. 1991, c. 64, a. 353.

27 L assemblée des administrateurs Ce que dit le code civil du Québec 354. Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d'une réunion du conseil d'administration, d'une assemblée des membres ou d'une séance d'un autre organe. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations ou ce qui en tient lieu. 1991, c. 64, a. 354.

28 En résumé Le conseil d administration Joue un rôle primordial au sein de l organisme Il oriente les actions il encadre les prises de décisions Il développe et garde un contact avec ses membres et la communauté Se préoccupe de la viabilité de l organisme S assure de l intégrité des processus suivis Approuve les budgets